図面を適切に管理できると、「目的の図面がどこにあるか分からず、見つけるのに時間がかかった」といった事態を防げます。とくに、製造業や建設業は膨大な量の図面を扱うので、徹底した管理が求められます。
しかし、「自社に合った図面管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、図面管理の方法や重視すべきポイントを中心にご紹介します。
- 自社に最適な図面の管理方法知りたい
- 図面管理のポイントを把握して、今後の管理に活かしたい
- 図面管理を簡単に実現できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、図面管理の方法やポイントが分かるうえに、自社に合った管理ツールを見つけられます。
目次
図面管理の重要性とは
図面管理とは、製品の設計や建築に使われる図面を管理・保管することです。
図面は企業にとって重要な「資産」です。したがって、適切に管理して紛失や漏えいを防がなければなりません。
とくに、製造業や建設業は多くの図面を扱うので、錯綜しないように見やすく整理する必要があります。また、図面を確認する場面も多いので、徹底した管理によって図面を探す時間を短縮すれば、作業効率化を期待できるのです。
図面管理における3つのポイント
ここでは、図面管理で重視すべき3つのポイントを紹介します。以下を参考に、効果的な図面管理を実現しましょう。
（1）フォルダで管理する
フォルダを使えば、図面を見やすく管理できます。
具体的には、種類ごとに分類してフォルダで管理すれば、保管場所を大まかに把握できるので、膨大な量の図面から探す手間がなくなります。
また、誰が見ても分かりやすいように、フォルダ名の表記方法や分類方法のルールを決めておきましょう。なぜなら、フォルダの管理方法がメンバーによって異なると、結果として管理が煩雑になってしまうからです。
（2）更新データを明確にする
図面の更新データを明確することも重要です。
作業を進めるなかで、当初の図面を変更するケースは少なくありません。そのため、図面の更新データを明確にして、古い図面と最新の図面を区別できるようにする必要があるのです。
万が一、図面の更新データを把握していなければ、取引先に古い図面を誤って送ってしまうトラブルにつながります。以上のことから、「どの図面が最新版なのか」すぐに判断できるように、ファイル名には更新日時を記載するなどの工夫をしましょう。
（3）セキュリティ対策を重視する
図面管理では、セキュリティ対策も必要です。
企業にとって図面は「資産」なので、図面情報の流失を防ぐための対策を講じなければなりません。たとえば、PCで管理するときには、ウイルス対策ソフトを入れたり、アクセス権を制限したりすれば、セキュリティ対策を強化できます。
また、紙の場合は紛失の恐れがあるので、一定の保管スペースを確保して慎重に管理しなければなりません。
図面管理の方法と注意点とは
ここでは、図面管理の方法とそれぞれの注意点を解説します。以下を参考にすると、さまざまな管理方法を比較でき、自社に合った方法が分かります。
紙で管理する
はじめに、図面管理の方法のひとつが「紙」です。
紙で作成した図面を、そのままファイリングするだけで管理できます。しかし、離れた場所にいるメンバーとの円滑な共有が難しいので、現場仕事が多い職場には不向きです。
さらに、紛失や破損のリスクがある点にも注意しましょう。以上のことから、スムーズな共有を実現したり、紛失のリスクに備えたりするにはデータ化が必須なのです。
Excelで管理する
次に、図面データをExcelのデータに置き換えて管理する方法です。
Excelはほとんどの企業が利用しているので、追加費用や教育コストをかけずに図面管理できます。しかし、PC向けのツールなのでスマホやタブレットでは使いづらく、現場仕事が多い場合には不向きです。
また、図面を変更してもリアルタイムで更新されないので、「変更内容を共有できず、古い図面を誤って使ってしまった」という事態になりかねません。
システムで管理する
最後に、紙やExcelのデメリットを解消するには、システム導入が必須です。
具体的には、システムを使うと、データ化した図面をフォルダ等で分かりやすく管理できます。また、「検索機能」や「複数デバイスへの対応」も充実しているので、欲しい図面を即座に見つけられるのです。
シシステムは、自社でサーバーを用意する「オンプレミス」と、サーバーを用意せずにインターネットから利用する「クラウド」に分けられます。
- オンプレミス
- クラウド
オンプレ型は、業務委託によって、企業独自のスタイルに合わせたシステムの設計できます。しかし、導入コストが高く、操作が難しい傾向にあるので教育コストがかかることも懸念されます。
サーバー等の購入が不要なので、導入コストを抑えて利用を始められます。また、スマホやタブレットから手軽に使えるので、現場や外出先でも簡単に図面を確認できます。
ただし、外出先で使用する場合、セキュリティが高いシステムであることが大前提です。そのため、国際レベルのセキュリティ水準を持つ「Stock」のようなシステムを選びましょう。
【これで解決】図面管理を最も簡単にできるおすすめのツール
以下では、図面管理を最も簡単にできるおすすめのツールをご紹介します。
紙で図面を管理すると、共有が困難なだけでなく紛失の恐れもあるので、電子化は必須です。ただし、Excelはスマホやタブレットで使いづらかったり、変更内容がリアルタイムで更新されなかったりするので図面管理には適していません。
したがって、「複数デバイスに対応しており、リアルタイムで共有できるシステム」が不可欠です。しかし、多機能で操作が難しいと、ITに詳しくない方にはオーバースペックだと言えます。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に図面を管理・共有できる「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に図面のデータや画像などのあらゆる情報を保存して、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、種類ごとに「フォルダ」を分けて管理でき、「検索機能」を使ってキーワードを入力すれば、欲しい図面をすぐに見つかります。
非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使える「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
図面管理するポイントと注意点まとめ
これまで、図面管理のポイントや方法、注意点を中心にご紹介しました。
図面管理を徹底すると、図面データの流出防止や作業の効率化を期待できます。しかし、紙やExcelではスマホやタブレットで手軽に確認できないうえに、リアルタイムでの共有が難しいので、システムを使って管理しましょう。
ただし、多くのシステムは多機能なので使いこなせず、ITが苦手な人が多い現場にはオーバースペックだと言えます。そのため、「セキュリティが万全で、共有機能や検索機能を備えたシンプルなシステム」がおすすめです。
以上のことから、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない方でも使いこなせる情報システムの「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社に合った図面管理を実現しましょう。
