日々の業務において、内容を後任担当者に伝達する申し送りは重要な意味を持ちます。申し送りが十分にできていない状況で作業を引き継げば、さまざまなトラブルを引き起こしかねないからです。
しかし、日々申し送りを実施しているものの、形骸化しており意味のあるものにできていないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申し送りで伝えるべき内容と効率的にすすめるコツについて解説します。
- 介護施設で申し送りする目的や書くべき内容を理解したい
- 申し送り表を効率化に作成するコツを知りたい
- 申し送りをスムーズに作成できるアプリを教えてほしい
という方は今回の記事を読むと、申し送りで伝えるべき内容やポイントを押さえながら、効果的な申し送りを実現できるようになります。
目次
介護現場における申し送りとは
申し送りとは、シフト交代時などに後任担当者に業務を引き継ぐ時に、必要事項を伝えることです。申し送りを作成する前に、目的や伝えるべき内容、基本構成を理解しておきましょう。
申し送りを作成する目的
申し送りを作成する目的は、主に以下の3つです。
- 利用者に寄り添ったサポートを提供するため
- 事故やトラブルを未然に防ぐため
- 提供するサービスの見直しや改善につなげるため
利用者の体調や状況は、日々変化します。利用者ひとり一人の情報を申し送りで共有することで、職員が交代しても一貫した適切なサービスを提供できます。
施設内で起こる事故やトラブルを放置してしまうと、利用者の命に係わる事態に発展しかねません。申し送りで共有することで、トラブルの拡大や再発を防げます。
介護職員だけでなく、医師や看護師などの他職種とも申し送りで情報共有することで、利用者ひとり一人に合ったケアを提供できます。その結果、サービスの質が向上し、利用者の満足度につながります。
このように、申し送りは利用者への安心・安全なサービスの提供のためにとても重要な役割を果たしていると言えます。
申し送りで伝えるべき内容
介護現場における申し送りで伝えるべき内容としては、以下の項目があります。
- 利用者の精神状態や体調の変化
- 利用者の要望
- 利用者の家族からの要望や連絡内容
- 施設内で発生した事故やトラブルの内容
- さまざまな事務連絡
いずれも業務を円滑に進めるうえでは欠かせない情報になるので、上記の情報を把握せずに業務を進めては思わぬトラブルを起こしかねません。したがって、引き継ぎ時は申し送りを徹底し、後任者がスムーズに常務を開始できるような心がけが必要です。
申し送りの基本構成
申し送りの基本構成は以下の通りです。
- 利用者の名前と状況変化
- ケア内容や重要な出来事
- 引き継ぐべき注意点や対応事項
（例）Aさん：昨日13時の検温で37.6度でしたが、現在は36.7度まで下がっています。
（例）昨夜の夜間巡視時、ベッドから降りようとしているのを発見しました。転倒の危険があるため、センサーマットの再確認と、ベッドサイドへの手すり設置について検討が必要です。
（例）昼食後の薬を飲みたがらない様子でした。お好きなゼリーに混ぜて提供したところ、すべて服用されました。今後の服薬も同様の方法で試してみてください。
これらの項目は基本的なものであるため、現場に合わせて必要な項目を追加しましょう。
介護現場で申し送りを効率的に伝えるコツ
申し送りは、単に情報を伝えるだけでなく、後任者が正しく理解できる内容にする必要があります。以下で解説するポイントを意識して効果的に申し送りを伝えることで、情報共有を意味のあるものにしましょう。
情報を正確に伝える
申し送りでは情報を正確に伝えましょう。
伝えた情報に時間や場所などの不足があると、後任者がどのように対応すべきか分からず、利用者に迷惑をかけてしまいます。そのため、申し送りをする時は、5W1Hが正しく含まれているかをよく確認しましょう。5W1Hとは以下の6項目を指します。
- When：いつ
- Where：どこで
- Who：誰が
- What：何を
- Why：なぜ
- How：どのように
これらの項目のいずれかが欠けると情報が不正確になり、後任者の負担を増やすため、申し送りの内容にすべての要素が含まれているかを必ず確認しましょう。
順序だてて伝える
申し送りでは、内容を順序だてて伝えましょう。
時系列で詳細を話すと、後任者は最後まで聞かないと結論を把握できません。そのため、申し送りは結論や重要なポイントを先に伝え、その後で補足情報を加えるようにしましょう。
伝わりにくい申し送りにならないように、どのような順序で話せば相手が理解しやすくなるかを考慮したうえで、相手目線に立った構成を立てておきましょう。
事実と意見を混同しない
申し送りをする時は、事実と意見を混同しないよう注意しましょう。
事実と意見を混同して伝えるとその情報が本当にあった出来事なのか、話し手の主観なのかが分かりにくいです。場合によっては、話し手と聞き手の間に認識齟齬が生じてしまう恐れもあります。
そのため、事実と意見を明確に区分したうえで伝えましょう。まずは事実を一貫して伝え、そのあとから意見をまとめて伝えるようにすれば、内容の混同が防げます。
介護現場で申し送りをする3つの方法
以下では、申し送りをする3つの方法を解説します。いずれの方法にもメリット・デメリットが存在するため、十分理解したうえでの利用が必要不可欠です。
口頭で伝達する
最も簡単な申し送り方法として、全スタッフを集めて、口頭で申し送り事項を伝達する方法があります。
口頭での申し送りは、その場で全員に情報を共有でき、文章では伝えにくいニュアンスを伝えられる利点があります。一方で、シフト制の勤務体制では全員が集まるのが難しく、内容が記録に残らないため、伝え忘れやメモを取る手間が生じるという欠点もあります。
したがって、口頭で申し送りを伝える時には、別途内容を記録しておき、振り返れる仕組みづくりを並行する必要があります。
ノートを利用する
申し送り専用ノートを使用すれば、各職員が好きなタイミングで情報を確認・記載できます。
この方法では、全員で集まる必要がなく、後からでも内容を振り返れるのが利点です。しかし、リアルタイム性に欠け、疑問点をすぐに解消できなかったり手書きする時間がかかったり、ノートの閲覧や記載待ちの「ノート渋滞」が発生するという課題があります。
そのため、ノートの紛失や損傷のリスクを考慮し、恒久的な情報管理のためには別のツールを併用する必要があります。
情報共有ツールを利用する
昨今注目を浴びているのが、情報共有ツールの活用によって申し送りを伝える方法です。
端末にインストールしたアプリは、場所や時間を問わず情報の記入や確認ができ、検索機能により必要な情報に素早くアクセスできます。しかし、導入には職員教育やコストが発生するほか、アプリが複雑すぎるとかえって情報共有を妨げてしまう可能性もあります。
そのため、ツールの導入にあたっては、必要な機能が過不足なく備わっているか十分に検討しましょう。特に、一時的なやりとりに特化したツールは情報が流れてしまい、蓄積には向かないため注意が必要です。
介護現場での申し送りに使用できるテンプレート
以下では介護現場における申し送りに使用できるテンプレートと、テンプレートを活用するメリットについてご紹介します。
申し送りにテンプレートを使用するメリット
申し送りにテンプレートを使用するメリットは、「効率的にかつ均質な申し送りを作成できる点」です。
テンプレートの活用により、誰でも必要な情報を網羅した質の高い記録を作成できるため、記録漏れや記載内容のばらつきを防げます。これにより、業務の標準化が進み、職員間の情報共有がより円滑になります。
結果として、申し送りにかかる時間や労力が削減され、より質の高いケアに集中できるようになるのです。
基本的な申し送りノートのテンプレート
このA4サイズのテンプレートは、1週間分の情報をシンプルに記録でき、汎用性が高いことが特徴です。しかし、行数が限られているため、詳細な情報を記載するには不向きな点に注意が必要です。
申し送りで多くの情報を共有する施設は、情報量の制限がなく、必要な伝達事項をすべて共有できる「Stock」などのITツールの導入を検討しましょう。
介護現場での申し送りを効率化するおすすめのツール
以下では、介護現場での申し送りを効率化するおすすめのツールを紹介します。
申し送りを効率化するには、「ITツールの活用」が最も効果的です。なぜなら紙媒体での申し送りでは、作成に手間がかかるだけでなく、リアルタイムで情報を共有できないため最新の状況を反映できないからです。
ただし、情報共有に一般的に用いられるチャットツールは、リアルタイムでのやりとりが可能ですが、記載した情報が流れてしまうというデメリットもあります。そこでチャット機能を備えつつ、情報を蓄積でき必要な時にすぐに探し出せるツールがおすすめです。
結論、介護現場での申し送りには、誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」に直接入力するだけで申し送りが作成でき、テンプレート機能を使えば必要項目の伝達漏れを防ぎつつ効率的な情報共有が可能です。さらに「メッセージ」機能でリアルタイムでやりとりでき、「フォルダ」機能で利用者の情報を混ざることなく管理できます。
介護現場での情報共有を最も簡単に効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
申し送りで伝えるべき内容と効率化させるコツのまとめ
ここまで、申し送りで伝えるべき内容と効率化させるコツを解説しました。
利用者の状況や事務連絡など、後任担当者が業務内容を正確に引き継ぐには申し送りの徹底が必要です。申し送りの方法は口頭・ノート・ツールの3つの方法がありますが、効率性と恒久的な情報管理、そして検索性を考えるとITツールでの管理一択です。
しかし、申し送りは日々の業務に密接に関わるため、導入したツールの使い勝手が悪いようなことがあれば、かえって業務効率を低下させる原因になりかねません。したがって、職員がストレスなく使いこなせる操作性があるかの見極めが大前提です。
たとえば、今回ご紹介したStockは、福祉業界におけるITリテラシーの低い人でも使いこなせる情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在240,000社以上の企業に導入されており、自社の情報共有の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社での申し送りの効率化を図りましょう。
