仕事で大容量のファイルを受け渡しするには、メールで複数回に分けて送信しなければなりません。そのため、一度にファイルを受け渡しできるようにファイル転送サービスを利用する企業もあります。
しかし、「数多くあるサービスからどれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、大容量ファイルのアップロードや受け渡しに役立つサービス5選を中心に紹介します。
- メールでファイルを送り合うことが面倒だと感じている
- ファイルアップロードサービスを検討しているがどれを選ぶべきか分からない
- 大容量のファイルを複数回に分けて共有する手間を省きたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイル転送サービスの比較ポイントが分かり、自社に最適なサービスの導入に役立ちます。
目次
ファイル共有サービスにおける無料・有料の3つの違い
ファイル共有サービスを選ぶときに悩むのが「無料と有料のどちらを選ぶべきか」という点です。そこで以下では、ファイル共有サービスを比較する際に、コスト以外で重要になる3つの違いを紹介します。
（1）高度なセキュリティが備わっている
無料サービスと有料サービスの一番大きな違いは、セキュリティレベルです。
とくに、企業でファイル転送サービスを導入するときは、社外秘のデータを扱う頻度が高いために、セキュリティ基準が大きな比較ポイントとなります。
有料サービスでは、アップロードしたファイルにアクセス制限をかけられることが多いですが、ほとんどの無料サービスでは制限をかけられません。また、無料サービスはファイル送信履歴を確かめられないものも多く、情報漏えいの対策が乏しいと言えます。
したがって「企業の貴重な財産であるデータを共有すること」を考慮すると、セキュリティの高い有料サービスが求められるのです。
（2）誰でも簡単に使いこなせる
無料サービスに比べ、有料サービスの方が簡単に使いこなしやすいです。
多くの無料サービスが収入源としているのは「広告」です。そのため、操作画面に表示された広告から無駄な”ページ転移”や”読み込み”が頻発して、ストレスを感じるようになるのです。
一方、有料サービスの場合、サービス利用料を徴収している分広告が表示されないのはもちろん、ユーザーにとって使いやすい画面になっています。
また、無料サービスでは転送できる容量が小さい場合が多く、大容量のデータを転送する場合には結局メールのように分割したりしなければなりません。日々利用するツールでこのような手間が発生すれば、業務効率が低下する可能性があります。
（3）手厚いサポートが受けられる
無料サービスと有料サービスでは、サポートにも違いが生じます。
基本的に、無料サービスの場合は運用に関するサポートを受けられません。そのため、不明点があっても自分で解決しなければならず、専門知識が豊富なメンバーが必要です。
一方、有料サービスでは、不明点があったらすぐにメールや電話でカスタマーサポートセンターに問い合わせられます。さらに、サービスによっては利用方法の講習会などが開催されており、導入時の教育コストを減らせるメリットもあるのです。
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大容量ファイルの受け渡しに役立つサービス5選
以下では、大容量のファイルの受け渡しに役立つおすすめのファイル転送サービスを5つ紹介します。
社外秘のデータを扱うファイル転送サービスに必要なのは、サービスの”セキュリティ”です。とくに、「通信内容の暗号化」や「アクセスログ機能」は重要なデータを守るための最低条件だと言えます。
また、ファイルを受け渡すたびにアップロードやダウンロードするのは手間がかかるうえに、データの管理が属人化するので情報漏えいのリスクが高まります。したがって、安全で効率的に情報共有できるサービスを利用しなければなりません。
結論、大容量ファイルを安全に受け渡せるサービスは、情報共有に必要なセキュリティと機能を過不足なく備えた「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に業務の情報を直接書き込めば、一つひとつのファイルを共有する手間が省けます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」も利用できるので、ファイルに関するやりとりにメールやチャットを使う必要はありません。
【Stock】非IT企業の65歳でも簡単に使えるサービス
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【データ便】ダウンロード通知機能があるサービス
＜データ便の特徴＞
- 無料プランがある
- ダウンロードパスワード機能
すぐに使い始められる無料プランがあります。ただし、一度に送れる容量に制限があるので注意が必要です。
パスワードを設定して、ファイルをダウンロードする受信者に入力させれば、情報漏えいのリスクを抑えられます。
＜データ便の注意点＞
- 未登録だと容量が小さい
会員登録をしていない場合は、容量が1回500MBまでに制限されます。
＜データ便の料金体系＞
- ライトプラン：0円
- フリープラン：0円
- ビジネスプラン（送信のみ）：330円/ユーザー/月
- ビジネスプラン（送受信）：550円/ユーザー/月
会員登録不要でデータ保存は3日間、500MBまでの容量が転送できるプランです。
会員登録でデータ保存は3日間、2GBまでの容量が転送できるプランです。
容量・保存期間が無制限で、ファイルの送信機能のみが利用できる。
容量・保存期間が無制限で、ファイルの送受信できるプランです。
【firestorage】容量無制限で使えるファイル受け渡しサービス
＜firestorageの特徴＞
- ファイルグループ機能
- メールサポートがある
数回に分けてファイルをアップロードして、あとからダウンロード用URLを一つにまとめられる”ファイルグループ機能”があります。
未登録会員でもメールサポートを受けられるのが特徴です。
＜firestorageの注意点＞
- 相手のダウンロードを確認できない場合がある
未登録会員の場合、相手がファイルをダウンロードしたか確認できないので注意が必要です。
＜firestorageの料金体系＞
- 未登録会員：0円
- 無料会員：0円
- ライト会員：1,037円/月
- 正会員：2,085円/月
- 法人向けプラン：1TB 49,800円/月～
1ファイルあたりのアップロードサイズは2GiBまで
アップロードサイズは2GiB/ファイルまで、ストレージの保存容量は2GiBまで
アップロードサイズは5GiB/ファイルまで、ストレージの保存容量は25GiBまで
アップロードサイズは10GiB/ファイルまで、ストレージの保存容量は100GiBまで
【Google Drive】Googleアカウントのみで利用できるサービス
＜Google Driveの特徴＞
- Googleのサービスとの連携
- 保存容量が大きい
「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などで作成した資料をスムーズに保存、共有できます。
15GBまで無料で利用でき、ほかのサービスに比べて容量が大きいのが特徴です。ビジネス向けの有料プランも用意されています。
＜Google Driveの注意点＞
- 情報へのアクセス性が悪い
Google Driveは「フォルダ」を何階層も作って情報を管理します。そのため、やりとりするファイルの量が増えるほど、必要な情報へのアクセスが悪くなるのです。
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。ビジネスでそれ以上の容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約が必要です。
Google Workspaceの料金
- Business Starter：￥680/ユーザー/月
- Business Standard：￥1,360/ユーザー/月
- Business Plus：￥2,040/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Dropbox】外部サービスとも連携しやすいサービス
＜Dropboxの特徴＞
- 大容量ファイルの共有
- マルチデバイスに対応
ファイルのリンクを取得して送信するだけで、大容量のファイルを共有できるので、圧縮したり複数に分割してメールで送ったりする手間省けます。
Dropboxは、PCだけでなくiPhoneやAndroidにも対応しているので、さまざまなデバイスから操作できるのが特徴です。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランには容量制限がある
無料プランでは2GBまでしか利用できません。そのため、ビジネスで大容量のファイルを受け渡しするには有料プランを契約する必要があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- 個人向けプラン
- ビジネス向けプラン
無料プラン：0円（2GBまで）
Plus：1,500円/月（月間払い）
Family：2,500円/家族/月（6名まで、月間払い）
Professional：2,400円/月（月間払い）
Standard：1,800円/ユーザー/月（月間払い）
Advanced：2,880円/ユーザー/月（月間払い）
Enterprise：要問い合わせ
ファイル転送サービスのメリット2選
以下では、ファイル転送サービスを利用するメリットについて解説します。効果の高いサービスを選ぶために、まずはどのようなメリットがあるかを把握しましょう。
（1）大容量のファイルの送受信が可能
ファイル転送サービスの最大のメリットは、大容量ファイルを受け渡せることです。
大容量のデータを一度にメールで送信するのは難しいため、従来は分割して送信したりUSBに移して送ったりしていました。しかし、ファイル転送サービスを利用すれば、大容量のファイルでも一度にアップロード可能なので手間がかかりません。
また、受信者側はデバイスをインターネットに接続すればサービスへアクセスできるので、大容量ファイルでも社外からダウンロード可能というメリットがあります。
（2）低コストで導入・運用できる
低コストで導入、運用できるのもファイル転送サービスのメリットです。
自社内でファイルを転送するシステムを開発しようと考えると、莫大な予算や時間が必要です。しかし、ファイル転送サービスを利用すれば開発費用を抑えられるうえに、契約するだけですぐに始められます。
また、有料サービスなら導入に際してサポートを受けたり、メールや電話で問い合わせしたりできるので、コストを抑えつつスムーズな運用が実現するのです。
ファイル転送サービス4つののデメリット
以下では、ファイル転送サービスのデメリットについて解説します。「導入後に不備が見つかって余計にコストがかかった」という事態を避けるために、あらかじめデメリットを確認しておきましょう。
（1）受け渡しに手間がかかる
1つ目のデメリットは、ファイルの受け渡しに手間がかかるという点です。
ファイル転送サービスで受け渡しするとき、場合によっては送信者がアップロードの際に保存期間やパスワードを設けたり、URLを取得してメールやチャットで受信者に送ったりしなければなりません。
また、受信者側はわざわざサービスにアクセスしてダウンロードする必要があります。このように、一つのファイルのやりとりだけでも複数の工程があり非効率なのがデメリットです。
（2）ログを確認できない
2つ目のデメリットは、アクセスログなどの履歴を確認できない点です。
とくに、無料サービスは「受信したURLをクリックする」「パスワードを入力する」という操作のみでファイルのダウンロードができ、履歴が残りません。
そのため、情報流出のリスクが高いうえに”誰が、いつファイルをダウンロードしたか分からない”という状況になります。つまり、無料サービスはトラブルが発生するリスクが高く、原因が分かりづらいのです。
（3）安全性に欠ける場合がある
3つ目のデメリットは、サービスそのものが安全性に欠ける場合がある点です。
とくに、無料のサービスはコストがかからない分、セキュリティ機能がほとんど搭載されていない場合が多いので注意しましょう。
ファイル転送サービスを使うなら「通信が暗号化されているか」「厳重なセキュリティ資格のもと運用されているか」という点は最低条件として、自社の重要なデータを守るために必要な機能が搭載されているか確認しましょう。
たとえば、セキュリティ機能に過不足がなく、国際的なセキュリティ資格であるISO27001(ISMS)を取得している「Stock」のようなサービスなら、非IT企業でも安心して導入できます。
（4）スマホから使えない場合がある
4つ目のデメリットは、スマホから利用できない場合がある点です。
PCからしか使えなければ、移動中や外出先でファイルをやりとりすることが難しいので、重要な資料の確認が遅れかねません。とくに、外回りが多い部署やテレワークなどのオフィス以外での作業が多い場合は不便です。
したがって、ファイル転送サービスを導入する場合は、利用できるデバイスが限られていないか必ず確認しましょう。
ファイル転送サービスを選ぶときのポイント4選
以下では、ファイル転送サービスを選ぶときに注意すべきポイントを解説します。ポイントを押さえて、自社に最適なサービスの導入に役立てましょう。
（1）容量に過不足がないか
まずは、アップロードできるファイルの容量を確認しましょう。
多くのサービスではプランごとに利用できる容量が異なります。あらかじめ利用人数や必要な機能を洗い出しておけば、該当するプランをすぐに探し出して容量を確かめられるので効率的です。
また、ファイル容量の上限だけでなく、ダウンロードできる回数や追加容量の料金なども確かめておきましょう。
（2）セキュリティ基準を満たしているか
受け渡すファイルには社外秘のデータもあるので、セキュリティを確認しましょう。
セキュリティの確認項目としては「暗号化されているか」「閲覧の権限を特定のメンバーのみに制限できるか」などが挙げられます。プランによってセキュリティの高さが異なるため、自社のセキュリティポリシーと照らし合わせましょう。
情報漏えいは企業にとって重大な損害なので、万が一に備えて十分なセキュリティ対策がとられている安全なサービスを選択すべきです。
（3）費用対効果が高いか
継続的に利用できるサービスかを見極めるためには、サービスの費用対効果を確認する必要があります。
たとえば、多機能でさまざまな用途に活用できるサービスでも「機能を使いこなすのが難しい」「操作が複雑で覚えられない」という場合、利用する機会が減って費用対効果が低くなるのです。
したがって、必要な機能を過不足なく備えた「Stock」のようなサービスであれば、高い費用対効果のもと継続的に利用できます。
（4）誰でも簡単に使いこなせるか
操作性が良く、社内に浸透しやすいことも重要なポイントです。
たとえば、高機能なサービスは専門知識が必要な場合があり、結果的に「教育コストがかかる」「社内に定着せず、誰もサービスを使わない」という状態になりかねないので注意しましょう。
導入しても誰も使わないという事態を避けるために、”誰でも直感的に操作できるシンプルな仕様”で操作性の良いサービスを選びましょう。
ファイルのアップロード・受け渡しに役立つサービスまとめ
ここまで、大容量ファイルのアップロードに役立つおすすめのファイル転送サービスやサービスの選び方を解説しました。
多数のサービスから最適なものを選ぶには「容量が大きい」「セキュリティが高い」「費用対効果が高い」「操作性が良い」の4点を満たしているか確認しましょう。
ただし、これらの要素を満たしていても、社内に浸透せず導入に失敗するケースもあります。したがって、誰もが簡単に利用できるほどシンプルなサービスを選びましょう。
たとえば、ビジネスにおける情報共有に最適なStockは、情報共有の機能に過不足がなく、非IT企業の社員でも使いこなせるほど簡単なサービスです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でファイルや情報の共有を効率化しましょう。
