営業活動において、メールは取引先との連絡に欠かせない手段です。そのため、個人や大企業までさまざまな規模のユーザーが、ビジネス用途に「クラウドメールサービス」を利用しています。
しかし、なかには「クラウドメールに多くの種類があり、どのサービスが良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選を中心にご紹介します。
- 社内外のメールを複数端末で安全かつ効率的に管理したい現場責任者
- オンプレミス型のメール管理に課題を感じている中小企業の管理職
- どのクラウドメールを導入すべきか悩んでいる担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドメールサービスが分かり、メール管理を効率化できるようになります。
目次
クラウドメールサービスとは
クラウドメールサービスとは、メールサーバーやストレージをインターネット上で提供するサービスのことを指します。おもな特徴・メリットは以下の通りです。
- 低コストで導入・運用できる
クラウドメールサービスは、オンプレミス型とは異なり、自社サーバーの設置やソフトウェアのインストールが不要です。そのため、低コストで導入・運用できます。 - インターネット環境があればすぐに使える
Webブラウザやアプリに対応しているため、インターネットに接続されていれば、PCやスマホなどの端末を問わずどこでも使えます。 - 大容量のメールボックスを使える
受信メールはベンダーが保有する大規模なサーバーに蓄積されるので、状況に応じて容量を増やして大量のメールを管理できます。
このように、クラウドメールサービスには、端末を問わずに使えたり、低コストで大量のメール管理ができたりするメリットがあります。
法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント
ここでは、法人向けクラウドメールサービスの選定ポイントを3つ紹介します。クラウドメールの選定方法に悩んでいる担当者の方は必見です。
無料重視 or セキュリティ重視
1つ目は、「無料（コスト）重視 or セキュリティ重視か」という点です。
無料・低コストプランは導入しやすい一方で、保存容量や管理機能に制限がある場合があります。また、アクセス制限や監査ログ機能が不足しているケースもあり、機密情報を扱う企業には不向きです。
運用コストだけで導入を判断すると、 十分なセキュリティがなく、ウイルス感染・情報漏えいなど多くの問題が発生してしまいます。そのため、「自社が取り扱う情報に必要なセキュリティ水準か」という点も考慮してサービスを選びましょう。
メール機能重視 or 外部連携重視
2つ目は、「メール機能重視 or 外部連携重視か」という点です。
たとえば、問い合わせ対応が多い企業では、共有メールや自動振り分け機能が役立ちます。一方、営業活動や社内のやりとりに活用したい企業では、スケジュールやファイル共有などほかのアプリと連携できるサービスが便利です。
したがって、自社の使用目的に合わせてメール自体の機能と外部ツール連携のどちらを重要視するか検討する必要があります。
社内利用中心 or 外出先利用中心
3つ目は、「社内利用中心 or 外出先利用中心か」という点です。
社内利用が中心であれば、PCでの操作性や管理機能が重要になります。一方で、営業先や出張先から利用する場合は、スマートフォンでの操作性や通信環境に左右されにくい設計が必要です。
そのため、社外でのメール活用の機会が多い場合は、外出先利用中心のサービスを選びましょう。こうしたサービスであれば、スマートフォンでも快適に操作できるため、移動中でもスムーズに業務を進められます。
無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選
以下では、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選をご紹介します。各ツールの特徴を把握して、自社に導入するツールの選定に役立てましょう。
【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス
Gmailの特徴・使い方
- オフラインでも使える
オフラインGmailを利用すれば、インターネットに接続されていなくてもメールの閲覧や作成ができます。 - 独自ドメインが作成できる
ビジネス向けGmailはメールアドレスのドメイン（〇〇@gmail.com）を変えられるので、独自ドメインを作成できます。
Gmailがおすすめの企業
- セキュリティを重要視する企業
Gmailには迷惑メール、フィッシング、不正ソフトウェアの99.9％以上をブロックする強固なセキュリティ機能やAIによる脅威防御機能があります。そのため、メールで多くの情報をやりとりする企業におすすめです。 - ほかのGoogleアプリも活用している企業
GoogleカレンダーやMeet、ドライブなど、他のGoogleアプリと簡単に連携できます。そのため、Googleアプリの活用頻度が高い企業におすすめです。
Gmailの注意点
- 無料版のストレージ制限
Gmailの無料プランは15GBのストレージ制限があり、法人として利用するには容量が不足する恐れがあります。 - 必要な情報が埋もれやすい
Gmailの料金体系
Gmailは無料でも利用できますが、有料版（Google Workspace）を契約することで、AIを使って情報を検索したり、要約したりできるようになります。なお、料金プランは以下の通りです。
- 無料版：0円
- Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス
Yahoo!メールの特徴・使い方
- 簡単にメールの整理ができる
メール作成やフォルダ分けはもちろん、転送や通知設定の機能も充実しているため、自社にあわせた柔軟なメール管理ができます。 - カレンダーと紐づけられる
Yahoo!メールはYahoo!カレンダーに紐づいているため、受信した予約メールを自動でカレンダーに登録でき、確認漏れを防げます。
Yahoo!メールがおすすめの企業
- 顧客・取引先ごとに受信先を分けて管理している企業
Yahoo!メールは、IDを変更しなくても自由にアドレスを変更させられるほか、無料でも最大10個までサブアドレスを作れます。そのため、受信先・案件ごとにメールアドレスを分けている企業におすすめです。 - 複雑な操作なしで使えるメールサービスを探している企業
シンプルな操作性で簡単にメール管理の環境を整えられます。そのため、使いやすさ・画面構成の分かりやすさを重要視する企業におすすめです。
Yahoo!メールの注意点
- セキュリティ強化に追加費用がかかる
基本機能は無料で使えますが、セキュリティを強化するには月額費用がかかります。また、マイネームアドレスの作成にも追加費用がかかる点に注意が必要です。 - なりすまし・迷惑メールが多い
Yahoo!メールの料金体系
- 基本機能は無料で利用できます。
【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール
Zoho Mailの特徴・使い方
- 高精度なフィルター機能・検索機能がある
自動的にメールを振り分けて整理したり、曖昧な情報も検索で見つけられたりするアジャイル機能を使うと、受信トレイの整理・検索が簡単です。 - ユーザーを一覧表示できる
管理者であれば、組織アカウント内のユーザーを一覧で見られます。また、各ユーザーをクリックするとユーザーの詳細な情報まで確認可能です。
Zoho Mailがおすすめの企業
- メールと顧客対応を連携させたい企業
顧客データベースと連携する機能により、メールの開封、クリック率や架電状況など顧客の行動・対応状況に適した営業活動に役立ちます。そのため、顧客対応を強化したい企業におすすめです。 - メール対応を迅速・統一したい企業
Zoho Mailは、繰り返し送信するメールに対し、再利用可能なメールテンプレートを作成できます。そのため、「対応を迅速化したい」「担当者による対応のばらつきを防ぎたい」企業におすすめです。
Zoho Mailの注意点
- 無料プランは最大5人まで
6人以上で使うには、有料プランに加入する必要があります。 - メール設定のやり方が分かりにくい
Zoho Mailの料金体系
- Zoho MAIL ライト（5GB）：120円/ユーザー/月（年払い）
- Zoho MAIL ライトE（10GB）：150円/ユーザー/月（年払い）
- Zoho MAIL プレミアム：480円/ユーザー/月（年払い）
- Zoho Workplace スタンダード：480円/ユーザー/月（月払い）
- Zoho Workplace プロフェッショナル：840円/ユーザー/月（月払い）
- Zoho Workplace エンタープライズ：要問い合わせ
【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス
Customers Mail Cloudの特徴・使い方
- メールが届かない原因を解析できる
携帯キャリアのエラー応答をデータベース化し、高精度のエラー解析が可能なため、メールが相手に届かない原因を把握できます。 - Webhook（ウェブフック）によって受信メールや送信エラーを通知される
Webhook（ウェブフック）で、受信メールや送信エラーが発生した場合、リアルタイムに通知されます。
Customers Mail Cloudがおすすめの企業
- 大量メールを管理したい企業
SMTPによるメールリレーの機能により、高い到達率で配信できるため、一斉・大量メールを扱う企業におすすめです。また、送信ログの検索や送信状況のグラフ表示機能によって、メールの配信状況を管理者が確認するのも役立ちます。 - 充実したサポートを受けたい企業
専任スタッフが導入・運用に関するトラブルや不明点解消をサポートしてくれるため、充実したサポートを受けたい企業におすすめです。
Customers Mail Cloudの注意点
- 配信ログには保管期間がある
配信ログは40日間しか残らないので、期間を超えたログは確認できなくなります。 - メールの暗号化ができないプランがある
「Business」プランではメール暗号化に対応するS/MIMEを利用できません。また、「Enterprise」や「OEM」プランの場合でも、S/MIMEは標準機能ではなく、別途オプション契約が必要になるため注意が必要です。
Customers Mail Cloudの料金体系
各プラン詳細はお問い合わせが必要です。
- Business：BtoB向けのメール配信プラン
- Enterprise：BtoC向けのメール配信プラン
- OEM：事業者が自社サービスにCMCをメール配信基盤として組み込めるプラン
- Domain Protection：DMARCレポート分析・可視化ツールを利用できるプラン
※ただし、メール配信は利用不可 - Pro：メール送信性能、セキュリティ、信頼性等の要件に応じた占有型のメール配信システム
【Outlook】Microsoftツールと連携がしやすいクラウドサービス
Outlookの特徴・使い方
- 必要な情報が1つに集約される
メールや予定表、連絡先、ToDOリストなどといった必要な情報が、1つの画面に集約されるため情報の確認がしやすいです。 - メールをタグで分類できる
各メールの内容に合わせて、タグを使って分類できます。メールのプレビューでもどのタグに分類したメールか確認でき、目的のメールをすぐに見つけられます。
Outlookがおすすめの企業
- Microsoftツールを活用している企業
WordやPowerPoint、ExcelをOneDriveファイルに紐付けられるため、Office製品を多用している企業におすすめです。 - メールをタスクとして管理したい企業
重要なメールに「フラグ」をつけることで、視覚的なリマインダーとして活用できます。メールに期限を設定して重要なメールの確認漏れを防ぐのに最適です。
Outlookの注意点
- 無料プランはメール容量が15GBまで
無料プランは、メール容量が最大15GBなため、大容量メールを多く扱う場合は、有料プランの契約が必須です。 - 検索機能が不十分
Outlookの料金体系
- 無料版：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス
Exchange Onlineの特徴・使い方
- Outlookと統合できる
同じくMicrosoftが提供する「Outlook」と統合されているため、Outlookユーザーであれば使い慣れた画面で操作できます。 - 年中無休のサポートが受けられる
Exchange Onlineは24時間365日、電話による問い合わせを受け付けているため、充実したサポートが受けられます。
Exchange Onlineがおすすめの企業
- スムーズな顧客対応につなげたい企業
「優先受信トレイ」では、重要なメールから先に見られるため、スムーズな顧客対応につながります。 - スケジュールと紐づけて管理したい企業
「予定表」では、各々のスケジュール管理はもちろん、メールから自動的に情報を取り出したり、現在地に基づいて会議場所を提案したりすることもできるため、メールをスケジュールと紐づけて管理したい企業におすすめです。
Exchange Onlineの注意点
- 有料プランでもセキュリティ機能に差がある
有料プランであっても、アクセス管理などが含まれていないプランがあるため、注意が必要です。 - 移行作業が難しい
どんな進め方をすればスムーズに移行できるかの具体的手順がマイクロソフトのナレッジには皆無なので、なんとかしてほしいですね、、」というユーザーもいます。（参考：ITreview）
Exchange Onlineの料金体系
- Exchange Online（プラン1）：599円/ユーザー/月（年払い）
- Exchange Online（プラン2）：1,199円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard (Teams なし)：1,392円/ユーザー/月（年払い）
【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス
Active!mailの特徴・使い方
- 検索性が充実している
メールボックス内のフォルダを”ツール”上に表示できるので、案件ごとに整理しやすいです。また、選択したフォルダから「送信、宛先、ヘッダ全体/本文、日付」で絞り込んで検索できます。 - HTMLメールを作成できる
ツールバーのボタンで簡単にHTMLメールを作成できます。
Active!mailがおすすめの企業
- 海外とのやりとりが多い企業
日、英、中、韓の4か国語に言語を切り替えて対応できます。そのため、海外企業とのメールをする機会が多い企業におすすめです。 - 直感的な操作性を求める企業
見やすいインターフェイスと、豊富な機能を備えているため、多くの機能を直感的に利用したい企業におすすめです。
Active!mailの注意点
- オプション費用がかかる
添付ファイル画像化機能、ファイル管理拡張機能などに追加費用がかかります。 - アクセスできなくなることがある
Active!mailの料金体系
- ベースライセンス（100ユーザー）：300,000円/年
- ベースライセンス（500ユーザー）：1,188,000円/年
- ベースライセンス（1,000ユーザー）：1,428,000円/年
- ベースライセンス（3,000ユーザー）：2,028,000円/年
＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧
| Gmail | Yahoo!メール | Zoho Mail | Customers Mail Cloud | Outlook | Exchange Online | Active!mail | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 無料で使える大容量クラウドメールサービス | サブメールアドレスが登録できるサービス | 顧客管理ができるクラウドメール | 通知メールを大量送信できるサービス | Microsoftツールと連携がしやすいクラウドサービス | Microsoftが提供する法人向けサービス | インターフェイスが優れたサービス |
| シンプルor多機能 | 多機能 | シンプル | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 | シンプル |
| 社内利用中心・外出先利用中心 | 外出先利用中心 | 外出先利用中心 | 社内利用中心 | 社内利用中心 | 外出先利用中心 | 外出先利用中心 | 社内利用中心 |
| 無料重視・セキュリティ重視 | セキュリティ重視 | 無料重視 | セキュリティ重視 | セキュリティ重視 | セキュリティ重視 | セキュリティ重視 | セキュリティ重視 |
| 注意点 | 無料版ではストレージ制限が15GBまで | セキュリティを強化するには追加費用がかかる | 無料で使えるのは5人まで | 配信ログには保管期間がある | 検索機能が不十分 | 移行作業が難しい | オプション費用がかかる |
| 料金 |
・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料プランあり ・有料プラン：120円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プラン：要問い合わせ |
・無料プランあり ・有料プラン：1,079円/月～ |
・無料プランなし ・有料プラン：599円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プラン：300,000円/年～ |
| 公式サイト |
「Gmail」の詳細はこちら |
「Yahoo!メール」の詳細はこちら |
「Zoho Mail」の詳細はこちら |
「Customers Mail Cloud」の詳細はこちら |
「Outlook」の詳細はこちら |
「Exchange Online」の詳細はこちら |
「Active!mail」の詳細はこちら |
上記のように、クラウドメールサービスによって、機能性や料金はさまざまです。そのため、「長期的に運用できるか」を軸にサービスを選定するのがおすすめです。
クラウドメールサービスを利用する注意点
クラウドメールサービスは便利な一方、以下のデメリットに注意が必要です。
- 用途によってはコストが多くかかる
有料サービスの場合は、チームの人数や利用する機能によって、料金が高額になるケースも多いです。そのため、しっかり予算を確保しなければなりません。 - セキュリティリスクがある
無料プランの場合、セキュリティ機能が不十分なサービスもあります。また、ログイン情報を知っていれば、外部のメンバーでもアクセスできてしまう点もリスクです。 - 情報が埋もれてしまう
受信トレイに大量のメールが溜まっていれば、ほかのメールに埋もれて目的の情報を振り返りづらかったり、見落としが生じたりする恐れがあります。
このように、クラウドメールサービスを選ぶときは、セキュリティや情報の管理方法に注意が必要です。
＜これで課題解決＞クラウドメールサービスと併用すべきツール
以下では、クラウドメールサービスと併用すべきツールをご紹介します。
クラウドメールサービスは、メールの送受信や保存には便利な一方で、案件ごとに情報を整理・蓄積するには向いていません。とくにお客様からの問い合わせ対応では、過去の対応履歴をチーム全体で把握できなければ、対応漏れや二重対応が発生します。
対策として、共有した内容を整理して別でまとめるなどメールの管理体制の見直しが挙げられます。しかし、共有のたびに案件ごとに整理するのは手間がかかるうえ、更新漏れや情報の分散によって、かえって管理が煩雑になってしまう恐れがあるのです。
そこで、「メールで共有したあらゆる情報を自動で整理・管理できるツール」を併用すると、メール管理にかかる手間を大幅に削減できます。また、蓄積型のツールであれば、「過去の対応履歴がどこにあるか分からない」という事態も防げます。
なかでも最適なのが、メールや添付資料を自動で「フォルダ」に転送し「ノート」形式で情報を一元的に蓄積できるツール「Stock」です。社内問い合わせやお客様からの問い合わせ対応の履歴を案件ごとに整理・共有できるため、対応漏れの防止に役立ちます。
重要な情報が埋もれず一元管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ
これまで、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選を中心にご紹介しました。
クラウドメールサービスを選定するときは、高いセキュリティに加え、自社に適した機能を備えていることが重要です。ただし、クラウドメールサービスのみで情報管理をすると、重要な案件が埋もれたり、未対応のまま流れてしまったりする恐れがあります。
そこで、「メールで共有した情報を整理して管理する蓄積型のツール」を併用しましょう。しかし、共有のたびに手作業で案件・問い合わせを整理するのは手間がかかり、情報の抜け漏れも発生しやすいため、自動で整理されるツールを選ぶべきです。
なかでもクラウドメールサービスとの併用に最適なのが、「ノート」形式であらゆる情報が蓄積され、メールで共有された情報・資料を自動で「フォルダ」に転送して一元管理できるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、円滑なメール管理を実現しましょう。
