メールはビジネスに欠かせない連絡手段ですが、やり取りが増えるほど受信トレイは膨れ上がり、日々の業務を圧迫する存在になります。とくにBtoBの現場では、顧客対応・社内連絡・各種申請などがすべてメールに集中し「大量メール」が慢性化している企業も少なくありません。
しかし、「毎日大量のメール処理に追われ、本来の業務に集中できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メール中心の組織の弱点を中心にご紹介します。
- 大量のメールに埋もれて、重要な情報が見つからない
- メールでの情報共有に限界を感じている
- メールの運用方法を改めるべきか悩んでいる
という方はこの記事を参考にすると、大量メールを「処理し続ける」のではなく、運用そのものを見直すべきかどうかを判断でき、自社にとって最適な情報管理のあり方が見えてきます。
目次
なぜ大量のメールが溜まる？
以下の状態が当てはまっている場合、大量のメールが蓄積されてしまいます。
- 対応を後回しにする
- 迷惑メールが届く
- CC文化が常態化している
メール対応を後回しにすると、徐々にメールが蓄積していき、最終的に大量のメールが溜まってしまいます。すぐに終わる返信も、時間がかかるものも、後回しにしないで対応しましょう。
迷惑メールが届くと、既読しないままメール通知が溜まっていきます。迷惑メールは、別の受信フォルダに届くように設定するなどして対策しましょう。
「念のため全員に送る」という文化が常態化しているため、自分に関係性の薄いメールも届いてしまいます。そのため、一日に届くメールの数が増えて、最終的に大量のメールが溜まっていくのです。
このように、対応漏れだけでなく、メール自体の構造や運用方法にも原因が挙げられます。したがって、大量にメールが溜まっている場合は、自社でのメールの使い方を改善しましょう。
メールを廃止せず、使い続ける理由
「メールが大量に溜まってしまい、困っている」という課題を感じていても、メールが使われ続ける背景には、以下が挙げられます。
- メールの使用が慣習化している
- 社外との共通インフラ
これまで企業では、社内外の連絡手段にメールを活用するのは「共通認識」だったと言えます。そのため、ほかのITツールが開発された今でも、年配層の社員にも浸透しているメール中心の業務が継続されているのです。
メールは、「取引先」「顧客」「公的機関」など、ほぼすべての企業や組織が使える通信手段です。そのため、双方の導入が必須なSlackやTeamsのようなツールではなく、アドレスさえ知っていれば連絡可能なメールが使用されていると言えます。
以上のような理由で、メールを完全に廃止することは不可能だといえます。そのため、メール中心の業務に限界を感じたときは、メールの役割を見直すことが重要です。
メール中心の業務が招く「組織」の3つの弱点とは
ここでは、メール中心の業務が招く組織の弱点を3つご紹介します。以下の内容を押さえて、メール依存から抜け出すことがいかに重要かを確認しましょう。
「過去の情報」がブラックボックス化する
1つ目の弱点は、過去の情報がブラックボックス化して、重要な情報に素早くアクセスできない点です。
日々大量のメールが届くため、過去に受信したメールを探すだけで時間がかかります。たとえば、上司からメールで指示が送られてきた場合、後日見返そうとしても目的のメールが見つからず、指示内容をすぐに確認できなくなってしまいます。
このように、過去のメールにすぐにアクセスできず、業務がスムーズに進まないという事態を避けるために、メールでの情報管理を避けるべきです。情報の管理・共有に特化したITツールを導入するなどして、メール依存を脱却しましょう。
「責任感とスピード」が鈍化する
2つ目の弱点は、責任感とスピードの鈍化です。
関係者全員に送るCC文化が常態化しているため、メール中心業務では、責任の所在が不明瞭になりやすいです。そのため、社員の責任感が薄れ、意思決定にスピード感がない企業になってしまい、結果として他社との競合に負けていしまいます。
そのため、メール本文で「業務の責任者」や「対応期日」を明確にして、スピード感を損なわないやりとりを心がけましょう。
「メールを捌くこと」が目的になる
3つ目の弱点は、メールを捌くことが目的になる点です。
毎日メールの返信に追われていては、思考を伴う業務の機会損失につながります。また、溜まったメールの返信を終わらせることが目的になってしまい、その先の目的を見失いがちです。
メールはあくまでも連絡手段のひとつであり、重要なのは最終的な「決定事項」や「ToDo」まで落とし込んだ状態にすることです。たとえば、あらゆる情報を「管理」できる「Stock」のようなツールを活用すれば、あとから振り返れる状態をつくれます。
メールは連絡手段！正しく情報を「管理」する方法
以下では、正しく情報を管理する方法をご紹介します。
メールを活用した業務には「一切なくすこと」はできませんが、現状を放置すると「メールが大量に溜まった状態」を解消するのは困難です。そのため、メールは連絡手段として位置付け、情報の管理・共有は、ITツールを導入して対応するなど役割を分割するのが最適です。
ただし、機能が多くて使いづらいツールでは、年配の社員などにすぐに浸透しない可能性があるため、シンプルで使いやすく、機能に過不足のないツールを導入しましょう。
結論、メール中心の業務から抜け出すためには、シンプルで使いやすい情報共有ツール「Stock」の導入が最適です。
Stockは、メール転送機能があるため、登録したアドレスからのメールが自動で「ノート」に転送されます。また、「ノート」は、フォルダで管理されて、検索機能を使うこともできるため、目的のノートにすぐにアクセスすることができます。
シンプルで簡単に情報を管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
大量のメールが溜まる理由まとめ
これまで、メール依存業務の弱点と大量のメールが溜まる理由を中心にご紹介しました。
大量のメールが溜まる問題点として、「過去の情報がブラックボックス化する」「意思決定が遅れる」「メールを捌くことが目的化する」などが挙げられます。そこで、メールは「連絡手段」として運用し、「情報管理」としての役割は減らしましょう。
そこで、情報の管理・共有に特化したITツールを導入すれば、メールの役割を分担できます。なかでも、メール転送機能などがあるITツールの導入すると、手作業で情報を移管していく手間がかかりません。
結論、自社が導入すべきITツールは、メール転送機能のある情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、メール依存の業務から脱却し、仕事を円滑に進めましょう。
