仕事では日々大量のメールが届きます。メールは気軽な連絡手段ですが次から次に蓄積していくため、確認方法を工夫しなければ処理しきれなくなってしまいます。
とくに、取引先や社内共有が多く大量にメールがたまるなかでも処理方法がわからず、メール処理だけで一日の大半が終わることに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、大量のメールをストレスなく管理する対処法についてご紹介します。
- 日々大量のメールが届くので確認にストレスを感じている
- 大量のメールを送信する方法が知りたい
- 顧客からのメールを見落とさず管理できる体制を整えたい
という方は今回の記事を参考にすると、大量のメール処理を効率化する方法がわかり、ストレスのない情報管理が実現できます。
目次
【すぐできる】大量のメールを管理する方法
ここでは、大量のメール管理の負担をなくす、かつすぐに実践できる方法を紹介します。メール対応に時間がかかっている方は、日々の管理方法から改善しなければなりません。
メールを分類する
まずはメールを種類ごとに分類しましょう。受信メールをあらかじめ分類できればひと目で対応の方向が確認できます。
具体的な方法としては、フォルダ分けやフィルターの設定が有効です。たとえばフォルダに「社内連絡」「〇〇社」と命名して作成すれば、すべての受信メールがひとつのメールボックスに溜まることがありません。
また、メルマガや宣伝メールといった返信が不要なメールは、フィルター設定を行えば自動的に整理できます。このように、メールを分類化し整理しておけば、確認時間の短縮につながるのです。
再通知を設定する
重要なメールの見落とし防止には、再通知機能を設定しましょう。再通知を設定しておけば、「あとで確認し直す」と記憶する必要がありません。
たとえば、打ち合わせ予定があり即時対応が難しいメールに再通知を設定しておけば、決まった時間にアラートされるため、見落としの心配をせずに打ち合わせへ臨めます。
確認が必要なメールでもすぐに対応できないときには再通知を設定し、対応ミスを予防しましょう。
重要度を設定する
一瞬で重要なメールだと判別するには、重要度の設定も不可欠です。
重要度を設定すればメールに目印が付き見落としがなくなります。さらに、件名横にマークが入りほかのメールと区別できるうえ、重要度の高いメールは一覧でまとめて確認可能です。
とくに大切なメールには重要度を設定し、ほかのメールと混じらないように管理しておきましょう。ちなみに、重要度を示す目印は一般的に「スター」や「フラグ」といった名称がついていますが、ツールによって名称が異なるため注意が必要です。
【重要】メールが管理できない3つの原因
以下では、メール管理の効率を下げる3つの原因を説明します。
メールが大量にあり処理しきれなくなる背景には、メール管理の方法が不適切な状況があります。原因を理解し、管理方法を見直しましょう。
(1)メールが来た順に対応してしまう
メールが来た順に確認すると都度判断が必要になり、対応に時間がかかってしまいます。
受信した順番でメールを処理すると場当たり的な対応になるため、緊急度と重要度を一通ごとに判断する必要があります。一通の確認時間は短くとも、蓄積すれば膨大に時間がかかるのです。
したがって、確認時間を短縮させるには、メールは緊急性や重要性で分類したうえで対応しましょう。
(2)不要なメールを制限していない
不要なメールに制限を設けなければ、受信ボックスが乱雑になってしまいます。
たとえば、大量に送付される迷惑メールは、放置しておくと重要なメールを見落とすリスクが高まります。さらに、誤ってメールを開きウイルスに感染する事態にもなりかねないため、ほかのメールと明確な区別が必要です。
以上を踏まえ、不要なメールはフォルダに自動振り分けされるように設定したり、受信拒否設定を行ったりする対策を講じましょう。
(3)情報共有がメールに集中している
情報の共有方法がメールに集中していると、メールの受信数が増え大量のメールを処理する必要が出てきます。
たとえば、社内情報をメールで共有していると、社内外の連絡がすべてメールに集中します。とくに、CcやBcc・メーリングリストに自身のアドレスが含まれているとメールがたまりやすくなり、重要度の高いメールに気づきづらくなってしまうのです。
したがって、情報共有として送られてきたメールは、返信が必要なメールとの区別が必要です。また、メール業務を効率的に捌くには、「Stock」のような情報共有ツールを活用して、情報の共有方法をメール以外の手段に切り替えることが有効です。
チーム間で情報を簡単に共有できる最もおすすめのツール
以下では、チーム間で情報を簡単に共有できる最適なツールを紹介します。
大量のメールのやりとりが起こるのは、共有が必要な情報を都度メールで送付していることが原因です。そこで、社内のメンバーに連絡すべきことはメール以外のツールを利用すれば、受信数が限定されるので大量のメールを処理する負担を軽減できます。
したがって、複数のメンバーに簡単に情報を伝えるには「共有事項を周知・管理できるITツール」が必要です。しかし、難解なツールを導入すると結局誰も使わなくなってしまい、メールに代わる情報共有手段として社内に定着しません。
そのため、誰でも簡単に扱えるツールの導入が不可欠です。そこで、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでもすぐに使える情報共有ツールであれば、メールの非効率さを即解消できます。
Stockはメールで共有するような情報は「ノート」にメモ感覚で残しつつ、リアルタイムでチームメンバーに共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」は情報が混ざりやすいメールとは異なり、話題が錯綜しない点が大きな特徴です。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Outlook・Gmail】大量のメールを送信する方法
ここでは、Outlook・Gmailで大量のメールを送信する方法を説明します。メールサービスによってやり方が異なるので、自社のメールサービスの手順を以下で確認しましょう。
Outlookでのやり方
Outlookでメールを大量送信するには、以下の手順で進めましょう。
- Outlook for Windows を開きます。
- [ホーム]、[新しい電子メール] の順に選択します。
- グループ情報を入力します。
- メンバーの受信トレイにグループのすべての会話やイベントを送信します。
- [作成] を選び、グループを作成します。
Gmailでのやり方
Gmailで大量送信するには、以下の手順で進めましょう。
- Gmail を開きます。
- 左上にある [作成] を開きます。
- [To] にグループ名を入力します。 入力中にリストが表示されたら、リストからグループを選択します。
- [To] に連絡先のリストが表示されます。
大量のメールをストレスなく管理する対処法のまとめ
これまで、大量のメールをストレスなく管理する対処法をご紹介してきました。
大量のメールを管理するには、「分類・再通知・重要度づけ」がポイントです。また、情報共有の方法がメールに集中している場合は、情報共有手段をITツールに切り替えることで、メール連絡を最低限に抑えられます。
しかし、ITツールを導入しても、メンバー全員が使いこなせなければ情報共有が滞り、無駄な費用だけがかかり続けます。そのため、確実に情報共有できるように仕組み化するには「年齢やITリテラシーに関係なく活用できるツール」が必須なのです。
そこで、今回ご紹介したメールにありがちな煩雑さがなく直感的に操作できる情報共有ツールのStockを使うと、メール処理で発生しがちなストレスが解消します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内情報を効率的に共有しましょう。
