カスタマーサポートやインサイドセールスなどの複数人でメールを管理する部門において、メールを共有する仕組みづくりは必須です。個人ではなくチームで受信したメールを共有すれば、対応の属人化防止にもつながります。
しかし、メール管理が煩雑でチーム内にうまく展開できず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介します。
- メール内容を他の人に共有する具体的な方法が知りたい
- メール対応する際のトラブル発生を予防したい
- 業務に関する情報をスムーズに共有できる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、メール共有の方法がわかり、チームでメールを一元管理可能になります。
目次
メールを共有するメリットとは
ここでは、メールを共有して得られる2つのメリットをご紹介します。自社でメールを共有する仕組みが整っていない企業は業務が停滞する恐れがあるので、以下のメリットを踏まえて対策を検討しましょう。
やりとりの履歴がチーム内に残る
メールを共有すると、やりとりの履歴がチーム内に残る点がメリットです。
メール履歴が残れば、担当者以外のメンバーもメール対応の情報をさかのぼれるので、対応が属人化しません。したがって、担当者が不在でも過去のやりとりを踏まえて対応できるようになります。
さらに、やりとりの履歴はノウハウとして蓄積されるので、メンバーはメール対応の成功・失敗事例を参考に適切な返信が行えるようになります。そのため、メール共有はチーム全体の顧客対応スキルの均一化にも効果的なのです。
対応ミスを抑制できる
メールの共有は、対応ミスの抑制にもつながります。
複数人で顧客対応を行う場合、担当者以外のメンバーが一次対応を行う可能性があります。そこで、メールを適切に共有すると誰がいつどのメールに対応したのかわかりやすくなり、顧客の対応漏れや二重対応などのミスを未然に防げるのです。
さらに、対応ミスが起きた場合も、共有しているメールから原因や責任の所在を調べやすくなります。
メール共有をすべき人の特徴
ここでは、メールを共有すべき人の特徴を2つご紹介します。以下に当てはまる場合は、業務をスムーズに進めるためにメール共有を取り入れましょう。
複数人で問い合わせ対応に取り組む人
複数人で問い合わせ対応に取り組む人は、メール共有を活用しましょう。
顧客満足度を高めるうえで、スピーディーな問い合わせ対応は重要です。しかし、複数人で取り組む場合は連絡が重複するリスクがあるので、問い合わせ管理を工夫する必要があります。
そこで、メールを共有することで、ほかの人が既に対応しているかを確かめることができるので、業務の円滑化につながります。
ほかのメンバーの業務の進捗を把握したい人
ほかのメンバーの業務の進捗を把握したい人も、メール共有の利用が便利です。
たとえば、プロジェクトを進めるときには「期日までに確実に目標を達成すること」が重要になります。そのため、プロジェクトの管理者は、業務が円滑に進んでいるかを常に把握しなければなりません。
そこで、メール共有で状況を報告すれば、メンバーの業務ミスや作業遅延に気付きやすくなるのです。したがって、とくに期日が細かく決まっている業務をマネジメントする人はメール共有を取り入れましょう。
【種類別】メール共有の方法
ここでは、「Gmail」「Outlook」「Yahoo!メール」の3種類のクラウドメールでの共有方法を解説します。以下の手順に沿って対応すると、簡単にメールが共有可能です。
Gmail
Gmailでメール共有するには共通メールアドレスを作成し、以下の方法でアクセス権限をメンバーに付与します。
- Gmailを開き、右上の歯車アイコンから「すべての設定を表示」をクリックする
- 「アカウントとインポート」をクリックする
- 「アカウントへのアクセスを許可」から「別のアカウントを追加」をクリックする
- 追加するユーザーのメールアドレスを入力する
- 「次のステップ」「メールを送信してアクセスを許可」をクリックする
Gmailは組織的に利用すると、最大1000人までメールを共有できます。ただし、追加するメールアドレスのドメインはgmail.comでなければ対応できません。
Outlook
Outlookでは「共有メールボックス」を作成し、共有するユーザーを追加します。ユーザーの追加方法は以下の通りです。
- 管理者アカウントでログインする
- 管理センターで「Teams & グループ」をクリックし、「共有メールボックス」ページへ移動する
- 「+共有メールボックスを追加」をクリックする
- メールボックスの名前を入力し、「変更を保存」をクリックする
- 「次のステップ」「このメールボックスにメンバーを追加する」をクリックする
- 「+メンバーの追加」をクリックし、共有するメンバーにチェックをつける
- 「閉じる」をクリックする
Outlookでメールを共有すると、チームのタスクや予定表なども閲覧できるようになります。しかし、Outlookでは一人がメールを開封すると全員のデバイスで既読となるので、対応漏れに注意が必要です。
Yahoo！メール
Yahoo！メールではメールをサーバー上で直接処理する「IMAP」を活用する方法があります。
IMAPを活用すると、場所やデバイス問わずYahoo！メールアドレスで送受信したメールを閲覧できるようになります。したがって、共有するメールアドレスの設定からIMAPを有効にして任意のデバイスでログインすると複数名で送受信・管理可能です。
ただし、IMAPはサーバーの設定が必要になるうえ、メールソフトによって設定方法が異なるため注意が必要です。
【注意】メール共有を円滑に進めるポイント
メール共有を円滑に進める際は、以下の2つのポイントを注意する必要があります。
- 情報漏えいへの注意
- 共有方法の簡易化
共通のアドレスでメールを共有すると、チームや顧客の情報が漏えいするリスクが大きくなります。したがって、たとえば「セキュリティを確保したメールの取り扱い方法を定める」「閲覧権限を限定する」などの対策が必要です。
共有手順が複雑だと対応を面倒に感じるメンバーが発生する恐れがあります。そのため、メール共有の形骸化を防ぐには、簡単な共有方法を策定しましょう。
とくに、メールの共有方法を容易にするには、操作が簡単なツールの使用が必須です。多機能なツールを導入しても操作が難しく、メンバーが使いこなせないので、「Stock」のようにシンプルにメール共有できるツールを選定しましょう。
【必見】メール共有を効率化するおすすめのITツール
以下では、メール共有を効率化するおすすめのITツールをご紹介します。
チームでメールを共有すると対応の属人化や対応ミスの発生を防止できます。しかし、共通方法が不適切だと社外秘の情報が漏えいするリスクを生まれるうえ、管理が煩雑になり確認しづらくなる可能性が高まるのです。
したがって、情報漏えいのリスクを抑制しつつ、メールの履歴を管理できるITツールを活用すべきです。ただし、高性能なツールを導入しても、操作が複雑であれば使いこなすには高いITリテラシーが求められます。
そのため、非IT企業は「メール管理に過不足のない機能を備えた、シンプルな情報共有ツール」を活用しましょう。結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単にメールを管理できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはメールの情報を自動転送して記録可能なだけでなく、任意のメンバーへの共有も容易です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を活用すると、話題が混ざらないので複数のメールについて同時にやりとりしても混乱しません。
メールを簡単にチーム内へ共有できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メール共有のメリットや共有方法まとめ
これまで、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介しました。
メールを共有すると、やりとりの履歴が残るので「属人化の防止」「ノウハウの蓄積」「対応ミスの予防」につながります。しかし、GmailやOutlookなどのクラウドメールサービスで共有すると情報漏えいリスクが大きくなるうえ、操作手順が多くメールや顧客情報の管理が煩雑になりがちなのです。
そこで、セキュリティ対策が施されたメール履歴を残せるITツールの活用が求められます。ただし、多機能なツールを導入しても、ITリテラシーの低いメンバーが使いこなせず放置してしまうので、非IT企業には「シンプルな情報共有ツール」が最適です。
結論、「ノート」「タスク」「メッセージ」のメール管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール：Stockを活用しましょう。導入すれば、メールだけでなく顧客情報の管理などに横展開することも可能です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、効率的なメール共有を実現しましょう。
