KPIを設定すると、やるべきタスクや業務プロセスが明確になり、作業に取り組みやすくなります。また、設定したKPIを定期的に見直せば、進捗を正確に把握でき、目標達成に向けて着実にプロジェクトを進められるのです。
しかし、「Excelを使ってKPI管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPI管理で使えるおすすめのExcelテンプレートや管理表の作り方を中心にご紹介します。
- KPI管理表の作り方を知りたい
- Excelテンプレートを使って簡単にKPI管理したい
- KPIを正しく管理して営業活動の成果を最大化したい
という方は本記事を参考にすると、KPIを簡単に管理できる方法が分かり、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。
目次
KPI管理とは
KPIは企業戦略における「プロセス」や「中間目標」のことで、KGIやKSFと合わせて使われる指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。
- KPI（重要業績評価指数）
- KGI（重要目標達成指標）
- KSF（重要成功要因）
KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を、定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。
KPIが中間目標を示すのに対し、KGIは最終目標の指標を指します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。
KSFは、最終目標を達成するために必要な要素を指します。たとえば、売上高をKGIとした場合、KSFとして優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。
以上を踏まえると、KPI、KGI、KSFの3者の関係は下記画像のように示せます。
このように、KPIはKSFをより具体的に定量化した指標で、KGIを達成するための中間目標を指します。そして、KPIを管理することで、業務の進捗を定量的に把握し、目標達成につなげられるのです。
KPI管理表の作り方とは
ここでは、KPI管理表の作り方を3ステップで解説します。以下を参考にすると、KPI管理表を簡単に作れるので必見です。
ステップ1｜KGI、KSFを設定する
はじめに、KGIとKSFを設定します。
KGIを設定して最終目標を決定したら、その達成要因となるKSFを洗い出しましょう。たとえば、「利益を20%増やす」をKGIとすると、KSFには「コスト削減」「売り上げの増加」「技術の向上」などが挙げられます。
また、KSFを決めるうえでは、自社の内部環境と外部環境の観点から現状を把握する「SWOT分析」を使うと効果的です。
ステップ2｜KPIを記入する
次に、KPIを設定して書き出しましょう。
KGIとKSFを設定したら、達成のために必要なプロセスであるKPIを決定します。たとえば、「コスト削減」という目標であれば「オフィスを移転する」「人件費を3%下げる」「材料費を10%下げる」などが挙げられます。
KPIは数量的な指標なので、KGIやKSFよりも詳細に示すことが必要です。
ステップ3｜タスクを洗い出す
最後に、KPI達成のために必要なタスクを洗い出します。
設定したKPIを達成するため、具体的にやるべきことを確認しましょう。たとえば、「オフィスを移転する」というKPIの達成には、「現在のオフィス費用の把握」「移転先の決定」「移転費用の計算」などが挙げられます。
タスクを洗いだしたら担当者を割り振ります。その後は、業務に関わるメンバー間の定期的な進捗共有が必須です。
無料で使える！KPIのExcelテンプレート4選
以下では、KPIのExcelテンプレート4選を紹介します。テンプレートを使うと一から表を作成する手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できます。
（1）KPIツリーのフォーマット
こちらは、KPIツリーのフォーマットです。
KGI、KSF、KPIの関係が階層的に示されており、常に全体像を把握しながらタスクに取り組めます。細かい管理を始める前に、ざっくりと目標を整理する用途で活用しましょう。
（2）インサイドセールスのKPIテンプレート
こちらは、インサイドセールスのKPI管理に使えるテンプレートです。
「週ごとの比較」と「月の合計」をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。自社のセールスフローに合わせて、項目を編集して使いましょう。
（3）採用活動のKPI管理シート
こちらは、採用活動のKPI管理に使えるテンプレートです。
「応募」から「入社」までの各段階における人数を記入できます。「採用単価」「採用コスト」の記入欄もあり、採用活動に特化しています。
（4）売上目標管理表テンプレート
こちらは、売上目標のKPI管理に使えるテンプレートです。
テンプレートに数値を入力するだけで、毎日の目標達成率をグラフ化して管理できます。成果を目に見える形で保管できるので、モチベーションの維持にもつながります。
【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール
以下では、誰でも簡単にKPI管理できるツールを紹介します。
これまでに紹介したExcelのテンプレートを使えば、KPI管理表を簡単に作成できます。しかし、KPIや業務の進捗状況を組織で共有できる環境が整っていなければ、KPI管理表をうまく活用できません。
そのため、リードや金額などの数値はExcelで管理しつつ、成果までのプロセスをITツールで共有するべきなのです。また、成果を得るまでの過程は会社にとって重要なノウハウであるため、必要なときに誰もが情報にアクセスできる状態にしておく必要があります。
したがって、組織内のナレッジを適切に共有するためにアクセス性に優れたツールを選択するべきなのです。結論、Excelと併用するべきツールは、高精度の検索機能を備え、業務プロセスに関するナレッジを一元管理できるツール「ナレカン」一択です。
KPIの詳細や目標達成までの過程を記載したナレカンの「記事」には、Excelで作成したKPI管理表をそのまま添付できます。また、「ファイル要約機能」によってファイルの中身をAIが自動要約するほか、「ファイル内検索」によって情報をすばやく探し出せるのです。
最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜営業向け＞ナレカンですぐに使えるKPI策定テンプレート
以下では、「ナレカン」でそのまま使える、KPIを決める際に便利なテンプレートをご紹介します。このテンプレートを用いると、KPIを策定するにあたって行われる経営会議の議事録が作成可能です。
企業認知拡大プロジェクト 経営会議
日時：2024年3月1日（金） 16時30分から17時30分
場所：会議室A
参加者：営業企画部 大道課長、田中係長、長谷川 / 広報部 高橋、山田
KGI：年間新規顧客100件獲得
KSF設定
（1）Facebookアカウントの開設と投稿
・無料で実施できる
・利用者の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている
（2）オンラインセミナーの開催
・定期的に開催することで、企業認知度の高まりが期待できる
・過去の実施時のナレッジがある
KPI設定
（1）Facebookアカウントのフォロワー1,000人
・開設から3ヶ月で上記目標を達成する。
（2）セミナーからのリードを20件獲得
・半期で2回のセミナーを開催する。
次回の議題：上記で決定したKSFである（1）（2）についてチームを組み、担当者やタスクを決定する
このように、KGIをもとに、KSF＞KPIと目標を細分化していきましょう。。また、ナレカンに、KPI管理に必要な「議事録」や「日報」専用のテンプレートを登録すれば、「KPIに関係する情報を簡単に記録できる」のが大きな特徴です。
ナレカンでのKPI管理イメージ
上記のように、Excelとナレカンを併用すると、組織のKPI管理がより円滑になります。例えば、会議で決定したKPIやKSFは、ナレカンにテキストベースで残しておけば、任意の社員へ簡単に共有できるのです。
また、リード数や金額はExcel上で管理して、議事録などと同一のノートに添付すれば、ファイルの内容を検索しやすくなります。
KPI管理の必要性とは
ここでは、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しいKSFの抽出ができている企業は、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。
進捗を把握するため
1つ目の理由は、KPI管理は、日々の進捗を把握するために必要です。
企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返れず、次の営業活動へ活かせないのです。
そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。
ビジネス環境に対応するため
2つ目の理由に、KPI管理によって、複雑化したビジネス環境に柔軟に対処できることが挙げられます。
経営戦略を立てたあとも、日々ビジネス環境は変化します。情勢に対応できないKPIを設定したままではKGIが未達成になるうえに、現場メンバーのモチベーション低下にも繋がってしまうので、KPIは適宜見直さなければなりません。
ただし、一度設定したKPIを安易に変更すると、現場メンバーの業務効率が悪くなり、マネジメント側の管理も工数がかかります。したがって、運用のなかで「1ヶ月に1度」など、期間を決めてKPIの見直しを検討しましょう。
生産性向上のため
3つ目に、KPI管理によって、社員の負担を軽減し生産性の向上を図れます。
KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。
また、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。
KPI管理の必要性とテンプレート4選まとめ
これまで、KPI管理の必要性とテンプレート4選を中心にご紹介しました。
KPI管理をすると、進捗を定期的に把握でき、着実に目標を達成できます。また、テンプレートを活用すればフォーマットを統一できるので「メンバーによって管理方法が異なり、認識にばらつきが生じる」事態を防げるのです。
一方、KPIのように事業戦略にも活用できる情報は「ナレッジ」として確実に管理し、KRI管理表をいつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに取り出せる「ナレッジ管理ツール」をExcelと併用して使うべきです。
ただし、検索スキルは人によってばらつきがあるため、誰もが必要な情報にたどり着ける検索性に優れたツールが求められます。したがって、自社のKPI管理には、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、適切にKPI管理しましょう。
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