KPIを設定すると、やるべきタスクや業務プロセスが明確になり、作業に取り組みやすくなります。また、設定したKPIを定期的に見直せば、進捗を正確に把握でき、目標達成に向けて着実にプロジェクトを進められるのです。
しかし、「Excelを使ってKPI管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPI管理で使えるおすすめのExcelテンプレートや管理表の作り方を中心にご紹介します。
- KPI管理表の作り方を知りたい
- Excelテンプレートを使って簡単にKPI管理したい
- KPIを正しく管理して営業活動の成果を最大化したい
という方は本記事を参考にすると、KPIを簡単に管理できる方法が分かり、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。
目次
KPI管理とは
KPIは企業戦略における「プロセス」や「中間目標」のことで、KGIやKSFと合わせて使われる指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。
- KPI（重要業績評価指数）
- KGI（重要目標達成指標）
- KSF（重要成功要因）
KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を、定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。
KPIが中間目標を示すのに対し、KGIは最終目標の指標を指します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。
KSFは、最終目標を達成するために必要な要素を指します。たとえば、売上高をKGIとした場合、KSFとして優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。
以上を踏まえると、KPI、KGI、KSFの3者の関係は下記画像のように示せます。
このように、KPIはKSFをより具体的に定量化した指標で、KGIを達成するための中間目標を指します。そして、KPIを管理することで、業務の進捗を定量的に把握し、目標達成につなげられるのです。
KPI管理表の作り方とは
ここでは、KPI管理表の作り方を3ステップで解説します。以下を参考にすると、KPI管理表を簡単に作れるので必見です。
ステップ1｜KGI、KSFを設定する
はじめに、KGIとKSFを設定します。
KGIを設定して最終目標を決定したら、その達成要因となるKSFを洗い出しましょう。たとえば、「利益を20%増やす」をKGIとすると、KSFには「コスト削減」「売り上げの増加」「技術の向上」などが挙げられます。
また、KSFを決めるうえでは、自社の内部環境と外部環境の観点から現状を把握する「SWOT分析」を使うと効果的です。
ステップ2｜KPIを記入する
次に、KPIを設定して書き出しましょう。
KGIとKSFを設定したら、達成のために必要なプロセスであるKPIを決定します。たとえば、「コスト削減」という目標であれば「オフィスを移転する」「人件費を3%下げる」「材料費を10%下げる」などが挙げられます。
KPIは数量的な指標なので、KGIやKSFよりも詳細に示すことが必要です。
ステップ3｜タスクを洗い出す
最後に、KPI達成のために必要なタスクを洗い出します。
設定したKPIを達成するため、具体的にやるべきことを確認しましょう。たとえば、「オフィスを移転する」というKPIの達成には、「現在のオフィス費用の把握」「移転先の決定」「移転費用の計算」などが挙げられます。
タスクを洗いだしたら担当者を割り振ります。その後は、業務に関わるメンバー間の定期的な進捗共有が必須です。
無料で使える！KPIのExcelテンプレート3選
以下では、KPIのExcelテンプレート3選を紹介します。テンプレートを使うと一から表を作成する手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できます。
（1）KPIツリーのフォーマット
こちらは、KPIツリーのフォーマットです。
KGI、KSF、KPIの関係が階層的に示されており、常に全体像を把握しながらタスクに取り組めます。細かい管理を始める前に、ざっくりと目標を整理する用途で活用しましょう。
（2）インサイドセールスのKPIテンプレート
こちらは、インサイドセールスのKPI管理に使えるテンプレートです。
「週ごとの比較」と「月の合計」をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。自社のセールスフローに合わせて、項目を編集して使いましょう。
（3）採用活動のKPI管理シート
こちらは、採用活動のKPI管理に使えるテンプレートです。
「応募」から「入社」までの各段階における人数を記入できます。「採用単価」「採用コスト」の記入欄もあり、採用活動に特化しています。
【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール
以下では、誰でも簡単にKPI管理できるツールを紹介します。
これまでに紹介したExcelのテンプレートを使えば、KPI管理表を簡単に作成できます。しかし、KPIや業務の進捗状況を組織で共有できる環境が整っていなければ、KPI管理表をうまく活用できません。
そのため、リードや金額などの数値はExcelで管理しつつ、KPIに関する情報はITツールで共有するべきなのです。しかし、これまでExcelでKPI管理してきた組織では、多機能なITツールをExcelと併用しようとしても、使いこなせない社員が多く出てきます。
したがって、組織内の円滑な情報共有に役立つ機能を備えながらも、ITツールに不慣れな社員にとって使いやすいツールを選択するべきなのです。結論、Excelと併用するべきツールは、メールを使える方ならばすぐに使える程シンプルな「ナレカン」一択です。
“KPIの詳細や議事録”をテキストで記載したナレカンの「ノート（記事）」には、Excelで作成したKPI管理表をそのまま添付できます。そうすることで、管理表を任意のメンバーとリアルタイムで共有可能になるうえ、検索によってすばやく探し出せるのです。
最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
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＜営業向け＞ナレカンですぐに使えるKPI策定テンプレート
以下では、「ナレカン」でそのまま使える、KPIを決める際に便利なテンプレートをご紹介します。このテンプレートを用いると、KPIを策定するにあたって行われる経営会議の議事録が作成可能です。
企業認知拡大プロジェクト 経営会議
日時：2024年3月1日（金） 16時30分から17時30分
場所：会議室A
参加者：営業企画部 大道課長、田中係長、長谷川 / 広報部 高橋、山田
KGI：年間新規顧客100件獲得
KSF設定
（1）Facebookアカウントの開設と投稿
・無料で実施できる
・利用者の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている
（2）オンラインセミナーの開催
・定期的に開催することで、企業認知度の高まりが期待できる
・過去の実施時のナレッジがある
KPI設定
（1）Facebookアカウントのフォロワー1,000人
・開設から3ヶ月で上記目標を達成する。
（2）セミナーからのリードを20件獲得
・半期で2回のセミナーを開催する。
次回の議題：上記で決定したKSFである（1）（2）についてチームを組み、担当者やタスクを決定する
このように、KGIをもとに、KSF＞KPIと目標を細分化していきましょう。。また、ナレカンに、KPI管理に必要な「議事録」や「日報」専用のテンプレートを登録すれば、「KPIに関係する情報を簡単に記録できる」のが大きな特徴です。
ナレカンでのKPI管理イメージ
上記のように、Excelとナレカンを併用すると、組織のKPI管理がより円滑になります。例えば、会議で決定したKPIやKSFは、ナレカンにテキストベースで残しておけば、任意の社員へ簡単に共有できるのです。
また、リード数や金額はExcel上で管理して、議事録などと同一のノートに添付すれば、ファイルの内容を検索しやすくなります。
KPI管理の必要性とは
ここでは、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しいKSFの抽出ができている企業は、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。
進捗を把握するため
まずは、KPI管理は、日々の進捗を把握するために必要です。
企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返られず、次の営業活動へ活かせないのです。
そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。
ビジネス環境に対応するため
次に、KPI管理によって、複雑化したビジネス環境に柔軟に対処できるようになります。
経営戦略を立てたあとも、日々ビジネス環境は変化します。情勢に対応できないKPIを設定したままではKGIが未達成になるうえに、現場メンバーのモチベーション低下にも繋がってしまうので、KPIは適宜見直さなければなりません。
ただし、一度設定したKPIを安易に変更すると、現場メンバーの業務効率が悪くなり、マネジメント側の管理も工数がかかります。したがって、運用のなかで「1ヶ月に1度」など、期間を決めてKPIの見直しを検討しましょう。
生産性向上のため
KPI管理によって、社員の負担を軽減し生産性の向上を図れます。
KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。
また、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。
KPI管理の必要性とテンプレート3選まとめ
これまで、KPI管理の必要性とテンプレート3選を中心にご紹介しました。
KPI管理をすると、進捗を定期的に把握でき、着実に目標を達成できます。また、テンプレートを活用すればフォーマットを統一できるので「メンバーによって管理方法が異なり、認識にばらつきが生じる」事態を防げるのです。
一方、KPIのように事業戦略にも活用できる情報は「ナレッジ」として確実に管理し、KRI管理表とともにいつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、情報量に左右されずに欲しい情報を必要なときに取り出せる「ナレッジ管理ツール」をExcelと併用して使うべきです。
ただし、多機能なツールでは、使いこなせない社員が多く出てきて、社内に浸透しません。したがって、自社のKPI管理には、誰でも簡単に扱えるほどシンプルな「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、適切にKPI管理しましょう。
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