チームや店舗の売上目標、あるいは「1日○件訪問する」といった行動目標をエクセルで管理しようとしても、長続きせずに悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
最初は細かく入力していても、次第に更新が面倒になり、気づけば誰もエクセルを開かなくなってしまうのはよくある失敗です。数値を管理すること自体が目的になってしまうと、目標達成のための具体的な改善活動には繋がりません。
そこで今回は、KPI管理をエクセルでやると失敗する理由やKPI管理がうまくいく解決策を中心にご紹介します。
- KPI管理が形骸化されず、更新され続けたい
- KPIを適切に管理し、改善アクションに繋げたい
- エクセルよりも簡単にKPI管理ができるツールが欲しい
という方は本記事を参考にすると、エクセルでKPI管理を実施するのがダメな理由を理解でき、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。
目次
KPI管理とは
KPIとは、最終的な目標を達成するために、日々の行動が正しく進んでいるかを測るための「中間の数字」を指します。
なぜなら、最終目標（売上など）だけを眺めていても、具体的に今日何を頑張ればいいのかが現場のスタッフには伝わらないためです。
たとえば、「今月の売上目標100万円」を達成するために、「今週は新規の問い合わせを20件獲得する」「商談を10件行う」といった手前の行動目標を数字にしたものがKPIにあたります。
このように、日々の活動を数字で見えるようにしておくことで、目標達成に向けてチーム全員が同じ方向を向いて動けるようになります。
KPI管理の必要性とは
最終的な売上目標を立てるだけで、日々の細かい行動目標を管理していない企業は少なくありません。しかし、手前の数字を全員で見えるようにしておかないと、目標が未達成に終わったとき、現場の何に問題があったのかを振り返ることができなくなります。ここでは、現場の業務をスムーズに回すために、プロセスを数字で管理すべき3つの理由を解説します。
（1）進捗を把握するため
1つ目は、KPI管理によって、日々の進捗を把握するためです。
企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、トラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返れず、次の営業活動へ活かせないのです。
そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。
（2）社会環境・市場ニーズの変化に対応するため
2つ目は、社会環境・市場ニーズの変化に対応するためです。
経営戦略を立てたあとも、自社を取り巻く社会環境・市場ニーズは日々変化していき、消費者の価値観や行動傾向に大きな影響をもたらします。そのため、企業の目標達成のためには、自社を取り巻く外的環境の変化に気づき、柔軟に対応する必要があります。
そこで、KPI管理を実施し、定期的なKPIの見直しをすれば、業界内での自社の立ち位置や市場ニーズを把握しやすくなり、目標達成までのプロセスを適切に構築できるのです。
（3）生産性向上のため
3つ目は、生産性向上のためです。
KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。
また、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。
KPI管理をエクセルでやると失敗する理由と典型パターン
ここでは、KPI管理をエクセルでやると失敗する理由と典型的な失敗パターンを紹介します。
（1）更新されなくなる
エクセルでのKPI管理は、更新の手間が原因で止まります。
実際の現場では、入力が面倒で後回しになり、気づけば数日～数週間更新されていない状況や特定の担当者しか触らず、その人が忙しいと更新が止まる・リアルタイム性がなく、会議には古い数字を見ている状態に陥ります。
このように、更新が止まる仕組みである以上、エクセルではKPI管理は継続できません。
（2）ファイル管理で破綻する
エクセルはチームでの運用が向いておらず、ファイル管理が破綻してしまいます。
エクセルは複数人での同時編集や一元管理を前提としていません。そのため、複数人で編集して上書きミスやデータ消失が起きたり、ファイルがメールやフォルダに散らばり、探すだけで時間がかかってしまいます。
結果として、「管理するための管理」に時間を取られ、本来の業務効率を下げてしまいます。
（3）数値だけ管理して行動が改善されない
エクセルで目標管理を行うと、数字を埋めること自体が目的になってしまい、実際の業務が良くならないケースがあります。
なぜなら、エクセルはセルの集まりであるため、「なぜその数字になってしまったのか」という現場の理由や、それに対する「次の改善策」といった文字の情報を一緒に残しにくいからです。
たとえば、「今週の訪問数が目標より5件少ない」という数字は分かっても、エクセルを見ただけでは「担当者が体調を崩していたからか」「競合に案件を取られたからか」という背景が見えません。結果として、数字をただ眺めるだけの会議になってしまい、具体的な対策を打てないまま時間が過ぎてしまいます。
このように、数字の裏にある「現場の状況」や「具体的な行動」をセットで記録できないことが、エクセル共有の大きな限界と言えます。
KPI管理を改善するためのポイント
ここでは、KPI管理を改善するためのポイントを紹介します。既にKPI管理がうまくいっていない方もこれからKPI管理を実施する方も必見です。
（1）更新しやすい仕組みにする
KPI管理を機能させるには、誰でもすぐに更新できる仕組みにすることが重要です。
たとえば、更新しやすい仕組みがある現場では、ツールを開けばすぐ入力でき、作業が数秒～数分で終わる・担当者が固定されず、誰でも更新でき、常に最新の状態を把握できるなど、様々なメリットが存在します。
このように、更新自体が簡単であることが、KPI管理を継続させる前提条件となります。
（2）情報を一元管理する
KPI管理では、関連する情報をすべて一箇所に集約することが不可欠です。
KPIは単なる数値ではなく、「背景・経緯・施策」とセットで管理されて初めて意味を持ちます。そのため、情報が分散していると正しい判断ができません。
情報が一元化されていないと、KPIはただの数字の羅列になり、意思決定に活かせなくなります。
（3）数値とアクションを紐づける
KPI管理では、「数値」と「具体的な行動」を必ずセット管理するようにしましょう。
数値とアクションが紐づいている状態では、数値が悪化した時に何をすべきかがすぐに分かったり、施策ごとの効果を振り返り、改善サイクルを回し、チーム全体で同じ方向のアクションが取れるようになります。
数値だけを管理しても成果には繋がらないため、「次に何をするか」まで設計することが不可欠です。
これら3つのポイントを意識して、KPI管理を改善・実施していきましょう。
【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール
ここでは、エクセルでKPIを管理しているものの、「現場が更新してくれない」「数字が全く活用されていない」と悩んでいる方向けの解決策を紹介します。
エクセルでの数値管理を無理に続けると、次第に入力が面倒になって更新が完全に止まり、目標管理そのものが形骸化してしまいます。そうなると、売上が下がった原因を後から振り返ることもできず、いつまでも個人の経験や勘だけに頼った業務から抜け出せなくなります。
入力ルールを厳しくしたりフォーマットを作り直したりしても、エクセルは数字の背景にある「現場の状況」を文字で残すのには向きません。つまり、運用ルールや個人の努力だけで、毎日欠かさず数字を入力し、チーム全員で共有し続けるには限界があるのです。
そこで重要なのが、数字の報告と同時に、「今週はどんな動きをしたか」「なぜ数字が届かなかったか」という現場の行動履歴を、あとから確認できる仕組みを作ることです。数字が落ちている原因に周囲がすぐ気づき、チーム全体で具体的なフォローをし合えます。
こうした条件に最も当てはまるのが、目標に対する行動や振り返りを「ノート」で簡単に残せる情報共有ツール「Stock」です。Stockは「今週の目標と結果」を1つのノートにまとめて蓄積できるため、難しい数値管理システムを導入しなくても、パソコンが苦手な現場スタッフ全員で無理なく目標管理を続けられます。
最も簡単に情報管理・共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
KPI管理が機能している企業の共通点
ここでは、KPI管理が機能している企業の共通点について紹介します。どのような企業がKPI管理に成功しているのか知りたい方は必見です。
（1）KPIが「現場の行動」に落ちている
まず、KPI管理が機能している会社は、KPIが現場の具体的な行動レベルまで落とし込まれています。
たとえば、単に「売上○円」と掲げるのではなく、「1日○件の架電」「週○件の商談設定」といった行動レベルまで分解されています。そのため、メンバーは迷うことなく日々の行動に落とし込め、KPI達成に直結する動きが生まれます。
このように、KPIが行動の指針になっていることが、機能する組織の特徴です。
（2）定期的に振り返る文化がある
次に、KPI管理が機能している会社には、数値を定期的に振り返る習慣が根付いています。
たとえば、週次や月次でKPIの進捗を確認し、良かった施策・悪かった施策をチームで共有しています。その場で次のアクションまで決めるため、KPIが過去の記録ではなく次の行動を決める材料として機能しています。
このように、振り返りの仕組みがあることで、KPI管理は継続的な改善サイクルに変わります。
（3）KPIが「チーム全体の共通言語」になっている
最後に、KPI管理が機能している会社では、KPIがチーム全体の共通用語として使われています。
たとえば、会議の中で「今このKPIが足りていないからこの施策をやろう」といった形で、KPIを基準に意思決定が実施されています。その結果、全員が同じ方法を向いて行動できる状態になります。
このように、KPIが共通言語になっていることで、個人の努力が組織の成果につながるようになります。
上記3つの特徴を兼ね備えた企業が、KPI管理に成功している企業と言えます。
KPI管理の必要性と運用方法まとめ
ここまで、KPI管理をエクセルでやると失敗する理由やKPI管理がうまくいく解決策を中心に解説しました。
多くの企業は、KPI管理を含めた社内情報を、既存のExcelやWordで済まそうと考えています。しかし、ExcelやWordはそもそもKPI管理向けのツールではないので、結果的にただ数値を羅列しているだけの状態になってしまいます。
そこで、一歩先を進む企業は、KPI管理を含む全ての社内情報を一元管理でき、情報を共有・蓄積可能なITツールを導入しています。
したがって、自社が導入すべきなのは、「誰でも簡単に更新できる」「チームで共有できる」「情報が蓄積される」ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、停滞していたKPI管理を改善させましょう。
