クレームへの対応が不適切だと、二次クレームが発生する恐れがあります。クレーム対応は社員にとって大きな負担になるだけでなく、顧客の信用を失いかねないので未然に防ぐことが重要です。
しかし、「どのように二次クレームを防止すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、二次クレームが発生する原因と未然に防止するためのコツを中心にご紹介します。
- 二次を未然に防止するためのコツを押さえて、社員の負担を軽減したい
- クレームにおける二次対応の方法を知り、クレーム対応を円滑に進めたい
- 簡単にクレーム情報を管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、二次クレームを未然に防止するためのコツが分かり、顧客との良好な関係の構築につなげられます。
目次
二次クレームとは
「二次クレーム」とは、担当者が顧客からのクレーム対応を誤り、新たなクレームに発展してしまう状態を指します。
顧客がトラブルによって感じた不満を表す「苦情」に対して、「クレーム」は顧客が損害を受けたときに補償を要求する行為を指します。
また、一番最初に受けるクレームを「一次クレーム」、一次クレームへの対応が不適切だった場合に新たに生じるクレームを「二次クレーム」と言います。
二次クレームへの対応は一次クレームと比べて時間がかかる傾向にあり、担当者の負担も大きくなるので、未然に防止する必要があります。そのため、二次クレームの発生を防ぐには、一次クレームに適切に対応することが重要です。
二次クレームが発生する3つの原因とは
ここでは、二次クレームが発生する3つの原因について解説します。クレーム対応でやってはいけないこととしては「言い訳をする」「クレーム内容を共有しない」などの内容が挙げられます。
（1）言い訳をしている
言い訳をしてしまうと、二次クレームに発展してしまいます。
「言い訳」「誤魔化し」「責任逃れ」をしていると、不誠実だと受け取られてしまいます。「だから」「ですから」などの否定的な“D言葉”は避けて「承知しました」「失礼しました」といった相手に同意を示す“S言葉”を使うように意識しましょう。
このように、クレーム対応では言い訳をせず、まずは不快な思いをさせてしまったことに対して謝罪をすることで、二次クレームの防止につなげられます。
（2）顧客の話をしっかり聞いていない
顧客の話をしっかり聞いていない点も、二次クレームが発生する原因のひとつです。
顧客の話を聞き流したり遮ったりすると、さらに不快な思いをさせてしまいます。もし認識の違いが発生していたとしても、途中で遮らず、顧客の話を最後まで聞くことがポイントです。
したがって、二次クレームを防止するには、顧客の話をしっかり聞いて、相手の気持ちに寄り添う姿勢を示す点に注意しましょう。
（3）クレーム内容を共有していない
二次クレームが発生する原因として、クレーム内容を共有していない点が挙げられます。
過去に発生したクレームの内容を社内で共有していなければ、問題点の改善につなげられないので「同じクレームが発生する」「クレーム対応時に同じミスを繰り返す」恐れがあります。
そのため、クレーム内容を共有していないと、顧客からの信頼を失ったり、二次クレームが発生したりしてしまうのです。
【対処法】クレームにおける二次対応の方法とは
クレーム対応には、現場社員が対応する「一次対応」と、現場社員では対応が困難な場合にスーパーバイザーや上司が引き継ぐ「二次対応」があります。ここでは、二次対応で有効と言われる「三変法」について解説します。
人を変える
はじめに、クレームに対応するメンバーを変えます。
例として、現場の担当者から責任者への引き継ぎが挙げられます。責任者が対応して誠意を示すことで、顧客が落ち着きを取り戻し、クレーム対応を円滑に進めやすくなります。
ただし、何度も対応者を変えると、たらい回しにされたと受け取られてしまう恐れがあるので注意しましょう。
場所を変える
次に、クレームに対応する場所を変えます。
たとえば、店内から別室への移動が挙げられます。場所を移して、顧客が落ち着いて冷静に話せる雰囲気を整えることがポイントです。
また、電話でクレーム対応をしている場合は、クレームの現場に向かって直接対応することも手法のひとつです。
時間を変える
最後に、クレームに対応する時間を変えます。
具体的には、「折り返しの電話」や「訪問」を約束して、後日改めて連絡をします。時間を置くことで、解決策を検討したり、相手をクールダウンさせたりすることが可能です。
このように、時間を変えて、クレーム対応を仕切り直しましょう。
【解決策】二次クレームを未然に防止するための2つのコツとは
ここでは、二次クレームを未然に防止するための2つのコツについて解説します。二次クレームを防いで、担当者の負担を軽減しましょう。
（1）メモを徹底する
二次クレームを防止するコツとして、メモを徹底する点が挙げられます。
顧客とのやりとりをメモして記録に残しておくと「言った言わない」が原因のトラブルを防げます。また、メモを取りながら情報を整理することで、状況を正確に把握できるようになるのです。
したがって、クレーム対応では「発生日時」「クレーム内容」「発生原因」などをメモする点を徹底して、二次クレームを防ぎましょう。
（2）チームに共有する
クレームをチームに共有することも、二次クレームを防止するコツのひとつです。
クレームを共有すると、過去の対応履歴を情報として蓄積して「再発防止」や「商材の改善」につなげられます。また、クレームを共有するときは「情報をスピーディーに共有する」「関係者が簡単にアクセスできるようにする」点が重要です。
実際に、クレームを共有する文化が浸透している企業では、「Stock」のようなシンプルなITツールを使って、スムーズに情報共有できる仕組みを整えているのです。
【必見】簡単にクレーム情報を管理できるツール
以下では、簡単にクレーム情報を管理できるツールをご紹介します。
クレーム対応は社員にとって大きな負担になるので、そもそもクレームの発生を防止する点が重要です。クレームを防止するには、過去のクレーム内容を正しく蓄積し、再発防止に努めなければなりません。
そこで、「誰でも直感的に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。過去のクレーム内容を確実に管理して、クレームの再発防止に役立てられます。
結論として、簡単にクレーム情報を管理するには非IT企業の65歳以上のメンバーでも、導入即日で活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、クレーム情報をストックしてリアルタイムで共有可能、かつ「フォルダ」で整理できます。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」を使うと、対応漏れを防止できるうえ、クレームに関するやりとりもスムーズです。
クレーム情報を蓄積・管理・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
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Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
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社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
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松山ヤクルト販売株式会社 |
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SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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二次クレームの原因・対応まとめ
これまで、二次クレームが発生する原因・未然に防止するためのコツを中心にご紹介しました。
二次クレームが発生する原因としては「顧客の話をしっかり聞いていない」「クレーム内容を共有していない」などがあります。しかし、二次クレームは社員にとって負担になるので、メモを徹底したりチームに共有したりして、未然に防止する点が重要です。
一方で、過去のクレーム内容を社内に蓄積しておくと、クレームの再発防止につなげられます。そこで、誰でも簡単にクレーム内容を共有できるうえ、必要な情報を迅速に探せるツールがあると便利です。
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