ビジネスにおいて、メールは気軽に情報をやりとりできる連絡手段です。文章で相手に内容を伝えるツールであるため、電話とは違い、相手が不在時でも連絡を送れる点や聞き間違いによる齟齬を防ぐ点に優れています。
しかし、メールはやりとりした情報の蓄積には不向きなツールです。取引先とのメール履歴を振り返るはずが、ほかのメールと混ざってしまい見つからない経験をした方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスメールのデメリットやデメリットをカバーするおすすめの方法についてご紹介します。
- ビジネスメールにおけるデメリットを解消したい
- メール以外のコミュニケーション方法を探している
- 仕事の情報を整理できる仕組みをつくりたい
という方は今回の記事を参考にすると、メールにおけるデメリットを解決する方法がわかり、社員全員がメールの情報管理に困らない仕組みの構築が実現できます。
目次
ビジネスにおけるメールのデメリットとは
以下では、仕事にメールを使用するデメリットを3つ紹介します。一般的な連絡手段として浸透しているメールですが、ビジネスの場においては利用に注意が必要です。
(1)情報のつながりが見えない
メールでは、ひとつのメールの中で異なる内容が入り混じることがあるので、情報のつながりが見えにくくなります。
たとえば、「次回日程調整について」という件名のメールでも、本文に「サービス導入の検討のために打ち合わせを依頼したい」といった全く別の内容が加えられている場合があります。件名と内容が異なれば、あとから探すときにひと目で該当のメールが判別しにくくなってしまいます。
このように、関連する情報がまとまっていなければ断片的な情報しか把握できません。したがって、メールでやりとりする場合は、情報をひとまとめにできる仕組み化が必須なのです。
(2)添付ファイルが管理しにくい
メールに添付されたファイルを「紐付けて管理」することが難しい点もデメリットです。
たとえば、受領したメールとは別に添付ファイルが送られるケースがあります。メール本文に紐づかずに送付されているため、あとから閲覧するときに添付ファイル付きのメールを探し直さなくてはなりません。
また、ダウンロードしたファイルの管理方法が決まっていなければ、見返した際にどのメールに関連するファイルであったか判断できなくなってしまいます。
添付ファイルを該当のメールと紐づけて保存するには、管理方法を社内であらかじめ決めておくことが必要です。ただし、手順の多い方法にすると面倒に感じた社員が実践しなくなるため、シンプルなルールを構築しましょう。
(3)内容が修正できない
メールは送信後に内容を修正できないため、特にビジネスでメールを使用する際にはミスがないように丁寧な確認が必要です。
仮に、人的ミスで送信後に記載漏れがあった場合、すでに送信したメールとは別にメールをしなければなりません。結果として、情報が分かれるので送信先の相手に対し、履歴をさかのぼる手間を発生させてしまいます。
メールが送付後に修正できない仕様である以上、送付前のセルフチェックを徹底しましょう。ただし、個人で徹底した確認を行うことはもちろん、チームでチェックリストを用いるといった具体的な対策をとると有効です。
メール以外のコミュニケーションの手段とは
ここでは、ビジネスで利用できるメール以外のコミュニケーション手段をご紹介します。
メールの利用にはデメリットの側面があり、短所を補う対策をとる必要があります。しかし、「情報が混ざらないように各自でメールを整理する」「ミスがないように確認を徹底する」といった注意を社員に促すだけでは根本的な問題解決にはつながりません。
そこで、情報を可視化できる機能が備わった「仕組み化」に貢献するITツールを活用しましょう。以下は、チームや全社単位での情報管理の仕組み化が図れるツールの代表的な種類です。
チャットツール
チャットツールとは、リアルタイムでコミュニケーションがとれる会話型のメッセージツールです。
複数のメンバーと同時に連絡がとれるため、素早くチーム内に情報が共有できるのが特徴です。
一方で、メッセージの量が増えると過去のやりとりが流れてしまい、情報が探しにくいというデメリットがあります。また、会話型で気軽にコメントしやすいという長所は、逆に話題を錯綜させやすくしてしまう短所でもあります。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、プロジェクトで発生した作業の管理や進行状況の確認を目的としたビジネスツールです。
作業内容と実施期限をチーム内で共有できるため、取り組みの期間が決まっている業務において作業漏れを防げます。
一方、タスク管理ツールはプロジェクト管理に有効な管理機能を多数兼ね備えており、使い方を理解するまでに時間がかかることが懸念されます。同じチームでも人によって理解度に差がでれば、利用されずに従来のアナログな管理方法に戻ってしまう点に注意です。
ドキュメントツール
ドキュメントツールとは、社内の文書を電子化して集約する文書管理・作成ツールです。
文書を一元管理して社内共有できるため、必要な文書を探す手間を省けます。また、ドキュメントツール上で管理すればペーパーレス化にもつながります。
一方で、ドキュメントツールは文字通り文書に特化しており、リアルタイムでのメッセージのやりとりやタスク管理には不十分な点がデメリットです。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、意思の疎通や情報共有を目的とした総合ツールです。
たとえば、「Stock」に代表される「ノート型情報共有ツール」もコミュニケーションツールに含まれます。社内に蓄積が必要な「ストック型の情報」と瞬間的に会話が必要な「フロー型の情報」いずれもひとつのツールで管理できるメリットがあります。
一方で、やりとりや情報を集約するツールであるため、定着しなければ全面的に業務が滞ってしまいます。したがって、社内へツールを浸透させるには年齢やITリテラシーに関係なく、だれでも使いやすいシンプルなツールを選ぶことが重要なのです。
メールのデメリットをカバーできる最もおすすめのツール
以下では、メールの利用時に発生するデメリットを解消できるツールを紹介します。
メールを仕事で使う際の最大の問題点は、情報がまとまらないという点にあります。メールに付随した情報が整理できていなければ、重要な内容の見落としにより深刻なミスを引き起こしてしまうのです。
そこで、情報を適切に管理する手段として「ITツール」の活用が必須です。ただし、複雑な機能を備えたものであると個人のスキルによっては定着が難しく、逆にひとつの機能に特化したものを導入すると、機能が不十分なのでほかのツールとの併用が必須です。
したがって、ITツールを導入する際は、シンプルかつ過不足のない機能が備わったものを選択しましょう。たとえば、「ノート」「メッセージ」「タスク」のシンプルかつ過不足のない機能をもち、即日で簡単に利用できる情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」でファイルを含む情報管理をシンプルにします。そして、ノートに紐づいた「メッセージ」や「タスク」を使うと、メール業務で発生する「情報のつながりがわからなくなる」「対応漏れが発生する」ストレスが発生しません。
社内外のやりとりを最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスメールにおけるデメリットのまとめ
これまでビジネスでメールを利用するデメリットをご紹介してきました。
ビジネスメールには「情報のつながりが見えない」「添付ファイルが管理しにくい」「内容が修正できない」といったデメリットがあります。そのデメリットを解消する方法として、システム的に情報を可視化できる機能が備わったITツールの導入が最適です。
しかし、ツールを導入しても使いにくいものであれば放置されてしまい、仕事の情報を整理できる仕組みづくりにはつながりません。
そこで、今回ご紹介したStockのように、非IT企業における65歳以上のメンバーでも直感的に操作可能な情報共有ツールであれば、全社で即利用を始められるため、情報管理の仕組みがすぐに定着します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してビジネスメールのデメリットを解消しましょう。
