社内向けメール配信には「オンプレミス型」と「クラウド型」という2種類のシステムがあります。「オンプレミス型」では、自社でネットワーク環境を整備して、メール配信システムを管理・運用します。
しかし、「オンプレミス型のメール配信をする具体的なイメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- オンプレミス型とクラウド型の違いを知り、メール配信のイメージを明確化したい
- オンプレミス型システムのメリット・デメリットを把握して、導入を検討したい
- メール配信よりも簡単に情報共有できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットが分かるだけでなく、自社に合ったメール配信システムの導入につながります。
目次
オンプレミス型とクラウド型システムの違いとは
メール配信には「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類のシステムがあります。
「オンプレミス型」とは、“サーバー”（サービスを提供するコンピューターのこと）やパソコンに“ソフトウェア”（コンピューターに命令を出すためのプログラムのこと）をインストールして利用するシステムを指します。
このように、オンプレミス型では社内でシステムを運用するため、自社でネットワーク環境を構築・管理する必要があるのです。
一方、「クラウド型」とは、インターネットを介して、サービス事業者が提供するサーバーでソフトウェアを利用するシステムを指します。自社でネットワーク環境を構築する必要がなく、Web上でデータを管理・運用できる点が特徴です。
オンプレミス型のメール配信のメリットとは
ここでは、オンプレミス型のメール配信のメリットを3つ解説します。オンプレミス型のメール配信では「社内での情報管理」や「既存システムとの連携」が可能です。
（1）情報を社内で管理できる
オンプレミス型でメール配信をするメリットとして、情報を社内で管理できる点が挙げられます。
オンプレミス型では、自社でサーバーやパソコンを運用するので、情報を社内で管理できます。そのため、社内情報を他社のサービス事業者に公開する必要がなく、情報管理を社内で完結できるのです。
このように、オンプレミス型でメール配信をすると、情報を社内で管理して、情報漏洩のリスクを回避できます。
（2）既存システムと連携できる
既存システムと連携できる点も、オンプレミス型のメール配信をするメリットです。
オンプレミス型は、自社の用途に合わせて、システムをカスタマイズできます。そのため、既存システムとの連携もスムーズにできるのです。
したがって、既存システムに大量のデータを蓄積している企業でも、オンプレミス型のメール配信であれば、円滑に連携してデータを活用できます。
オンプレミス型のメール配信する3つのデメリットとは
ここでは、オンプレミス型のメール配信するデメリットを3つ解説します。オンプレミス型は「導入・運用コストがかかる」「専門知識が必要になる」点が特徴です。
（1）費用がかかる
オンプレミス型のメール配信では、費用がかかるデメリットがあります。
オンプレミス型を導入するには「サーバーやパソコンなどのハードウェア」や「アプリケーションなどのソフトウェア」を自社で購入する必要があるため、初期費用が高額になりやすいです。
たとえば、サーバー機器本体にも数十万円ほどかかるので、自社の予算に合っているか確認する点に注意しましょう。
このように、オンプレミス型は費用がかかるので、導入するハードルが高くなってしまうのです。
（2）運用コストがかかる
オンプレミス型のメール配信をするデメリットとして、運用コストがかかる点が挙げられます。
オンプレミス型では、サーバーを設置・設定したり、ネットワーク環境を構築したりする手間がかかります。また、システムを継続して活用するには、定期的なメンテナンスも必要です。
したがって、オンプレミス型のメール配信では、自社でシステムを運用・保守するコストがかかる点に気を付けなければなりません。
（3）専門的知識が必要になる
専門知識が必要になる点も、オンプレミス型のメール配信をするデメリットです。
オンプレミス型では、自社でセキュリティ対策に取り組みます。そのため、万が一トラブルが発生したときは、専門知識を活用して、トラブルに対応したりセキュリティ対策を強化したりする必要があるのです。
このように、オンプレミス型のメール配信では、専門知識が求められます。したがって、システムの管理を外部業者に委託するケースが多いですが、その場合は別途費用が発生する点に注意しましょう。
社内の情報共有にメールを使うときの注意点とは
社内の情報共有にメールを使うときは、手間がかかる点に注意が必要です。
メールでは、情報が流れていってしまうので、あとから過去の内容を振り返りたくても、目的の情報を探す時間がかかります。また、都度ファイルを開いて内容を確認する必要があるので面倒です。
さらに、メールでは、挨拶文を入れたり宛先を設定したりして体裁を整えなければならないため、作成にも手間がかかります。
そこで、「手間をかけずに情報共有できるITツール」を使うと、情報共有の無駄を解消して、業務をスムーズに進められます。とくに、社内全体に情報共有を浸透させるには、すべての社員が使いこなせるほどシンプルなツールを導入することがポイントです。
メール配信よりも簡単に情報共有できるツール
以下では、メール配信よりも簡単に情報共有できるツールをご紹介します。
オンプレミス型のメール配信システムは、情報を社内で管理できるメリットがある一方、専門知識が必要になるデメリットもあります。そのため、オンプレミス型ではなく、クラウド型システムを導入する点が重要です。
とはいえ、メールでは情報が流れるうえ、宛先を入れたり受信メールを確認したりする手間がかかります。したがって、社内の情報共有には「ITツール」を活用すべきです。
ただし、全社で使いこなせなければツールの活用は定着しません。結論、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、導入即日で活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を残せば、任意のメンバーにだけ一斉に配信できます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使うと、ほかのメールの内容と混ざることなくタスク管理ややりとりができるのです。
誰でも簡単に顧客情報を管理・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットまとめ
これまで、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
オンプレミス型のメール配信では「社内での情報管理」や「既存システムとの連携」が可能である一方「導入・運用コストがかかる」「専門知識が必要になる」というデメリットがあるため、クラウド型システムを導入しましょう。
また、社内の情報共有にメールを使うと「メールの作成」や「情報の確認」に手間がかかってしまいます。そこで、スムーズにやりとりしながら、必要な情報をすぐに見つけられるツールがあると便利です。
したがって、メールよりも簡単に情報共有をするには、情報をスピーディーに探せるうえ、全社員が使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、全社で情報共有を徹底しましょう。
