顧客情報を扱うメール配信業務では、誤送信や情報漏えい、配信停止などのリスク対策が欠かせません。オンプレミス型メール配信システムは個人情報保護やアクセス制御を強化しやすく、金融・医療・官公庁など高いセキュリティが求められる業界を中心に導入されています。
しかし、「クラウド型と比べて何が違うのかわからない」「自社にオンプレミス型が本当に必要なのか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンプレミス型のメール配信をするメリットや運用のポイントを中心にご紹介します。
- オンプレミス型のメール配信の導入を検討している情報システム担当者
- オンプレミス型の運用負担が分からず悩んでいるIT管理者
- オンプレミス型のメール配信サービスの必要性が判断できずにいる担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、オンプレミス型のメール配信をするメリットやクラウド型との違いが分かるだけでなく、自社に合ったメール配信システムの導入につながります。
目次
【オンプレミス型・クラウド型】メール配信システムの違い
メール配信システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類のシステムがあります。以下は、オンプレミス型とクラウド型システムの比較表です。
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| 運用環境 | 自社サーバー内で構築・運用する | 事業者が提供する環境をインターネット経由で利用する |
| 導入スピード | サーバー構築や設定が必要なため時間がかかる | 契約後すぐに利用開始しやすい |
| セキュリティ | アクセス制御や運用ルールを自社基準で細かく管理できる | 事業者のセキュリティ基準に沿って運用する |
| カスタマイズ性 | 既存システム連携や独自フローへ柔軟に対応しやすい | 提供機能の範囲内で運用するケースが多い |
| 運用負担 | 障害対応・保守・アップデートを自社で対応する必要がある | 保守・アップデートを事業者側が対応する |
| 向いている企業 |
・金融・医療・官公庁など高セキュリティ環境が必要な企業 ・独自システムと連携したい企業 |
・短期間で導入したい企業 ・運用負担や初期コストを抑えたい企業 |
オンプレミス型メール配信システムは、自社サーバー内で配信環境を管理できるため、個人情報保護やアクセス制御を強化しやすく、金融・医療・官公庁など高いセキュリティが求められる業界を中心に導入されています。
オンプレミス型でメール配信する4つのメリット
ここでは、オンプレミス型でメール配信する4つのメリットを解説します。オンプレミス型メール配信システムのメリットを具体的に把握できていない方は必見です。
（1）高いセキュリティ下で情報を管理できる
1つ目のメリットは、高いセキュリティ下で情報を管理できる点です。
オンプレミス型では、自社でサーバーやパソコンを運用するので、顧客情報をほかのサービス事業者に公開する必要がなく、情報管理を社内で完結できます。
また、自社に合わせてアクセス制限や通信制御を細かく設定できるため、「配信リストへの不要なアクセス防止」「メール誤送信リスクの低減」「顧客情報の持ち出し防止」など、メール配信業務に必要なセキュリティ体制を構築できます。
そのため、機密性の高い顧客情報を扱う企業や、厳しい情報管理基準が求められる業界でも安心して運用できます。
（2）カスタマイズしやすい
2つ目のメリットは、カスタマイズしやすい点です。
オンプレミス型は、自社でシステムを構築・管理するため、自由度の高いカスタマイズが可能です。具体的には、第三者による運用を前提としていないため、自社の業務フローや運用方針に合わせて最適な仕様へ調整できるのです。
また、社内にIT部門がある場合や、システムエンジニアなどの人材を確保している場合は、運用しながら必要に応じて機能改善を重ねられます。そのため、長期的な運用を見据えて、自社に最適な環境を整えたい企業にはオンプレミス型が適しています。
（3）既存システムと連携できる
3つ目のメリットは、既存システムと連携できる点です。
たとえば、顧客管理システム（CRM）や基幹システムと連携すれば、最新の顧客情報をもとにメール配信リストを自動更新できます。そのため、古い宛先への誤配信や配信対象の漏れを防ぎやすくなります。
したがって、既存システムに大量のデータを蓄積している企業でもオンプレミス型のメール配信であれば、円滑に連携してデータを活用可能です。また、あとから別のツールを導入した場合でも対応できるので、ツールの互換性はとくに高いと言えます。
（4）ネットワーク制限のある環境でも運用しやすい
4つ目のメリットは、既存システムと連携できる点です。
オンプレミス型は、自社内のサーバーや閉域ネットワーク内で運用できるため、インターネット接続に制限がある環境でも利用しやすい特徴があります。たとえば、外部ネットワークとの接続を厳しく制限している企業や、機密情報を扱う組織でも運用しやすいです。
また、クラウドサービスのように外部環境へ依存しにくいため、社内のセキュリティ基準に沿った形でメール配信環境を構築できます。
オンプレミス型メール配信で発生しやすい運用課題
オンプレミス型メール配信システムは、高いセキュリティや柔軟なカスタマイズ性がある一方で、運用負担が大きくなりやすい特徴があります。
とくに、メール配信業務では「誰に・いつ・どの内容を送るか」を正確に管理する必要があるため、運用ルールが整備されていないと、以下のようなトラブルにつながります。
- メール誤送信
古い配信リストや設定ミスによって、本来送るべきではない宛先へメールを送信してしまう - 配信停止・ブラックリスト登録
大量配信や不適切な配信設定によって、送信元IPアドレスの評価が低下し、メールが届きにくくなる - 承認フローの複雑化
配信内容の確認をメールや口頭で進めていると、「誰が承認したのか」「現在どの段階なのか」が分からなくなる - 配信ログ管理の負担増加
配信履歴や障害対応履歴が分散し、トラブル発生時に原因調査や復旧対応へ時間がかかる
そのため、オンプレミス型メール配信を安定して運用するには、配信ルールや承認フロー、運用履歴をチーム全体で共有できる環境を整えることが重要です。
オンプレミス型メール配信システムを導入すべき企業の特徴
オンプレミス型メール配信システムを導入すべき企業の特徴は以下の通りです。
- 普段から大量のメール配信をする企業
日常的に大量のメールを配信する企業は、配信速度やシステム制御を自社で管理できるオンプレミス型が適しています。配信量に応じて環境を調整しやすいため、安定したメール配信体制を構築できます。 - 独自の配信フローで運用している企業
承認フローや配信ルールなど、自社独自の運用体制がある企業は、柔軟にカスタマイズできるオンプレミス型が向いています。業務フローに合わせて細かく設定できるため、既存の運用を維持しながら導入しやすいです。 - 社内システム中心で業務を実施している企業
顧客管理システムや基幹システムなどを社内環境で運用している企業は、オンプレミス型との連携性が高いです。既存システムとデータを連携しやすいため、情報管理や業務効率化を進めやすくなります。
以上の特徴に当てはまる企業は、オンプレミス型メール配信が適しています。一方で、導入コストを抑えたい企業や、短期間で運用を開始したい企業、専門的なシステム管理人材を確保しにくい企業は、クラウド型の方が適しています。
オンプレミス型メール配信システムを運用するときの注意点
以下では、オンプレミス型メール配信システムを運用するときの注意点をご紹介します。「メール配信システムの運用ポイントを知りたい」という方は必見です。
障害発生時は自社で対応する必要がある
1つ目の注意点は、障害発生時は自社で対応する必要があることです。
オンプレミス型は自社でサーバーやネットワークを管理するため、システム障害やトラブルが発生した場合は自社で対応しなければなりません。たとえば、サーバーダウンや配信エラーが起きたときには、原因調査から復旧作業までを社内で進める必要があります。
メール配信システムは顧客への連絡やマーケティング施策にも関わるため、障害によって配信停止が発生すると業務へ大きな影響を与えます。そのため、システム管理の担当者を配置したり、定期的にバックアップしたりする体制づくりが重要です。
運用に多くのコストや負担がかかる
2つ目の注意点は、運用に多くのコストや負担がかかることです。
オンプレミス型メール配信システムは、自社でサーバーやネットワーク機器を保有・管理する必要があるため、初期導入費用に加えて、運用後も継続的な金銭的コストが発生します。具体的には、サーバーの保守費用やソフトウェアのアップデート対応、セキュリティ対策のための人件費などが挙げられます。
また、安定したメール配信を維持するためには、システム監視やトラブル対応を実施する専任担当者も必要となるため、結果として運用負担が大きくなりやすいです。
そのため、ツール導入前には単なるシステム費用だけでなく、長期的な運用コストや社内リソースへの影響も含めて検討することが重要です。
情報が属人化しやすい
3つ目の注意点は、情報が属人化しやすいことです。
オンプレミス型メール配信システムでは、設定方法や配信手順、過去の配信履歴などの情報が特定の担当者に依存してしまいがちです。その結果、担当者が不在になると運用が止まったり、対応品質にばらつきが生じたりしてしまいます。
このような属人化を防ぐためには、配信ルールや履歴情報を個人ではなく組織全体で共有できる仕組みを整えることが重要です。たとえば、「Stock」のようなITツールであれば、メール配信に関するあらゆる情報を一元管理・共有できるため、属人化が解消されます。
【必見】メール配信業務の情報共有に役立つツール
以下では、メール配信業務の情報共有に役立つツールをご紹介します。
大量のメール配信を手作業で進めると、多くの時間を要するため業務時間を圧迫してしまいます。そこで、オンプレミス型メール配信システムのような、高性能なツールを使ってメール配信業務を自動化しましょう。
しかし、メール配信システムだけでは、運用ルールや配信履歴、承認フローなどの情報が担当者ごとに管理され、属人化しやすくなります。その結果、一部の担当者に業務負担が集中し、不在時やトラブル発生時に対応が遅れてしまう恐れがあります。
そこで、メール配信業務に関するマニュアルや対応履歴、顧客情報などを管理・共有できるツールを導入し、メール配信システムと併用すれば、メール配信業務に関する情報の属人化を防げます。
なかでも、「Stock」はテキストや画像、ファイルなどのあらゆる情報を「ノート」形式で記録・共有できるため、メール配信業務に関する情報をメンバーに共有するのに最適なツールです。また、ノートはリアルタイムで任意のメンバーに共有されるため、迅速な情報共有が実現します。
チームの情報を属人化させない情報共有ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メール配信業務で情報管理が属人化しやすい理由
以下では、メール配信業務で情報管理が属人化しやすい理由をご紹介します。「メール配信業務の担当者依存を解消したい」という方は必見です。
配信履歴が分散しやすい
1つ目の理由は、配信履歴が分散しやすいことです。
メール配信業務では、配信結果や対象リスト、配信日時などの情報が複数のファイルやツールに分かれて管理されることが多いです。担当者ごとに保存場所や管理方法が異なると、必要な情報を探すのに時間がかかります。
こうした状態が続くと、ほかのメンバーが過去の配信内容を正確に把握できなくなり、結果として特定の担当者に依存した運用が常態化してしまうのです。そのため、配信履歴などメール配信に関する情報をすぐに閲覧できる状態で管理する必要があります。
承認フローがブラックボックス化しやすい
2つ目の理由は、承認フローがブラックボックス化しやすいことです。
メール配信は内容の確認や承認が必要なケースが多いものの、承認のプロセスがメールや口頭で実施されていると、誰がどの段階で承認したのかが不明確になります。
その結果、承認状況の把握の遅れや、担当者しか全体の流れを理解していない状態が生まれ、業務の透明性が低下するのです。そのため、承認プロセスを一元的に管理できる仕組みを導入し、誰でも進捗や履歴を確認できる状態にしておくことが重要です。
障害対応手順が共有されにくい
3つ目の理由は、障害対応手順が共有されにくいことです。
メール配信システムで障害が発生すると、メールの一斉送信停止や配信遅延、到達率低下などの問題につながります。とくに、キャンペーン配信や重要通知のタイミングでトラブルが起きると、顧客対応や売上へも影響しかねません。
しかし、対応方法が特定の担当者の経験や知識に依存している場合、手順がマニュアル化されず属人化しやすくなります。こうした状態では、担当者が不在のときに対応が遅れたり、復旧手順にばらつきが出たりします。
そこで、障害対応手順を作成し、チーム全体で共有できる仕組みを作れば、障害が発生してもスムーズに対応できるようになります。
オンプレミス型メール配信システムのメリット・注意点まとめ
これまで、オンプレミス型メール配信システムのメリット・注意点を中心にご紹介しました。
オンプレミス型メール配信システムは、高いセキュリティ下でメール配信業務を実施できるため、多くの企業に利用されています。しかし、配信履歴や承認フローなどのメール配信に関する情報が個人で管理されていては、業務の属人化を招いてしまいます。
そこで、顧客情報やマニュアルなどをはじめとしたメール配信業務の情報をチームで一元的に管理・共有し、個人管理から脱却しましょう。こうした環境を構築できれば、メール配信システムの運用の属人化を解消できます。
なかでも最適なのが、ノート形式であらゆる情報を記録でき、リアルタイムで共有するツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、メール配信業務を円滑に進めましょう。
