【即解決！】添付ファイルがメールで送れないときの原因と対処法

仕事をするうえでメールは、職場内や取引先とやりとりする手段として欠かせません。また、画像やファイルを共有するために、メールを利用するケースも多いです。

しかし、「メールで添付ファイルを上手く送れない」とストレスを感じている方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、メールで添付ファイルを送れない原因と3つの対処法をご紹介します。

メールで添付ファイルを送れない原因をサービス別に知りたい
ファイル送信に伴うトラブルの対処法を把握したい
メールよりも簡単かつ確実にファイル送信ができるツールを探している

という方は今回の記事を参考にすると、ファイルを素早く相手と共有する方法が分かり、ストレスなく情報共有できるようになります。

1 【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは
2 メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法
3 よくあるトラブルを解消！その他の対処法
4 【参考】PPAP（パスワード付きzipファイル）のリスクと解決策
5 メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ

【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは

ここでは、メールサービス別の添付ファイルが送れない原因をご紹介します。自身が使っているメールサービスを把握したうえで、以下を参考にしましょう。

Outlookの場合

Outlookで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。

容量の制限を超えている

Outlookでは容量制限が設けられており、テキスト、挿入されたファイル、添付ファイルを含めて最大25MBとなります。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信できないので注意しましょう。（参考：Outlookのメールの容量制限）

セキュリティ上送信できないファイル

OutlookはGmailと同様、ユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式は添付できません。（参考：Outlookで送信できないファイル）

Web ブラウザのキャッシュの影響

Web版Outlookで添付ファイルが送信できない場合は、Webブラウザのキャッシュが影響している可能性があります。その場合は、キャッシュをクリアした後、クレットモードでWeb版Outlookを開き、添付し直しましょう。（参考：ブラウザのキャッシュの影響）

上記3点のいずれかに該当する場合は、Outlookにファイルを添付して送ることができません。まずは、ファイルの容量や種別に問題がないか確認し、解決しない場合はキャッシュ削除も試しましょう。

Gmailの場合

Gmailで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。

容量の制限を超えている

Gmailの添付ファイルには容量制限が設けられており、送信での添付ファイルの最大サイズは25MB、受信では最大50MBです。この制限をオーバーする添付ファイルは送受信できません。（参考：送受信時の添付ファイルの容量制限）

セキュリティ上送信できないファイル

Gmailはユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式や悪質なマクロが埋め込まれているドキュメントなどは添付できません。（参考：Gmailで送信できないファイル）

上記2点のいずれかに該当する場合は、Gmailにファイルを添付して送ることができないので、送信前に確認しましょう。

Yahoo！メールの場合

Yahoo!メールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。

容量の制限を超えている

Yahoo!メールのメールサイズには容量制限が設けられており、メールの本文も含めて最大25MBです。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信できません。

ファイル数が上限を超えている

Yahoo!メールは1つのメールに添付できるファイルの数は50個までです。50個を超える数のファイルを1つのメールで送ることはできません。

ファイル名が長い

Yahoo！メールに添付できるファイルの名前は、最大で半角64文字までです。「.txt」や「.jpg」などの拡張子も含まれるので注意しましょう。

参考：メールと一緒にファイルを送りたい（添付ファイル）

上記3点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付して送れません。とくに、Yahoo!メールはファイル名の文字数制限があるので、送付したいファイルを確認し、必要に応じて修正しましょう。

iPhoneのiCloudメールの場合

iPhoneのiCloudメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。

容量の制限を超えている

iCloudメールは、添付ファイルの容量に20MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、Mail Drop機能で最大5GBの添付ファイルの送信が可能です。

圧縮していないファイルがメッセージに添付されている

PDFのような圧縮されていないファイルは、メールに添付してもうまく送れないことがあります。zip形式に圧縮するなどして、ファイルを送信しましょう。

iCloudのメッセージ送信件数の制限を超えた

iCloudのメールで1日に送信できるメッセージの数は、1,000件までの上限があります。もし、心当たりがない場合は、送信ボックスに未送信のメールが溜まっていないか確認しましょう。

iCloudのストレージ容量を使い切った

iCloudのストレージは、バックアップやメール、iCloud写真などで共用していて、無料で使えるのは合計5GBまでです。したがって、容量を使い切ると、iCloudのメールアドレスでメールを送受信できなくなります。

参考：iCloud におけるメールボックスの容量とメッセージの送信制限

上記4点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付したメールが送れません。とくに、iCloudのストレージは、メール以外とも共有しているので、上限を超えていないか確認が必要です。

ocnメールの場合

ocnメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。

容量の制限を超えている

ocnメールは、添付ファイルの容量に10MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、ocnメール（Webメール）で最大 100GB の添付ファイルが送信可能です。

メール設定に誤りがある

ocnメールでは、2019年にセキュリティ強化のため、メールのシステムを変更しました。そのため、契約時期によっては会員用登録証に記載の設定値の情報が古い可能性があります。

メールアドレス利用停止処分を受けている

利用中のocnメールアドレスから大量にメールが送信されたことで、サービス運営に支障をきたす場合、一時的にメール送信を停止する対策がされます。そのため、利用停止の通知メールを受信してから2時間程度、ocnメールの送信やウェブブラウザからの利用ができなくなります。

参考1：ocnメールの仕様

参考2：0x800から始まるエラーが表示され、メールの送受信ができない｜メールのトラブル対処方法｜メールサービス

参考3：【重要】メールアドレス利用停止のご連絡」というタイトルのメールが届きました。どうすればいいですか？

【比較表あり】サービスごとの容量や送信できない原因

ここでは、サービスごとの送信できる容量や、考えられる送信できない原因をご紹介します。

	Outlook	Gmail	Yahoo！メール	iCloudメール	ocnメール
容量	25MB	送信→25MB 受信→50MB	25MB	20MB(Mail Drop機能で5GBまで送信可能)	10MB(Webメールで100GBまで送信可能)
考えられる原因	・セキュリティ上送信できない・ブラウザのキャッシュが影響している	・セキュリティ上送信できない	・ファイル数の制限(50個)を超えている・ファイル名の制限(半角64文字)を超えている	・送信件数の上限(1000件)を超えた・iCloudのストレージ容量5GBを使い切った	・メール設定に誤りがある・アドレスが利用停止処分を受けている

上記の比較表を参考にして、利用するサービスを選択しましょう。

メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法

以下では、メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法をご紹介します。早急に添付ファイルを共有する必要がある方は、即実行しましょう。

（1）ファイルをzip形式に圧縮する

添付ファイルを送る1つ目の方法は、「ファイル形式の圧縮」です。

たとえば、ファイルをzip形式に変換すると圧縮されて容量が小さくなり、大容量のデータや複数ファイルを送れます。「圧縮」は送付予定のファイルを選び、右クリックすると選択できます。

ファイル形式が原因でファイルをメールに添付できない場合は、拡張子(ファイル名の後ろの.docxや.xlsxなどの表示)を変更しましょう。一方で、拡張子を変更するとファイルが開かないことがあるため、送付前に展開できるかの確認が必要です。

加えて、異なるOSから送られた圧縮ファイルを開くとファイル名が文字化けしてうまく解凍できない可能性があります。仮に、文字化けした場合は、解凍ソフトにいれてダウンロードするなどして対応しましょう。

（2）複数回に分けて送る

添付ファイルを送る2つ目の方法は、「複数回に分けたファイルの送信」です。

1通のメールに複数ファイルを添付すると、送付可能なデータ容量を超えることがあります。そこで、メールを複数回に分けて送信すれば、メールの容量上限を超えずに添付ファイルを送れるのです。

以上のように、ファイルをまとめて送信してエラーになるときは、メールを複数回に分けて、容量の上限に達さないようにしましょう。ただし、何通もの添付メールの作成は手間がかかり、送付漏れや誤送信のリスクが伴うので注意が必要です。

（3）ITツールを活用する

添付ファイルを送る3つ目の方法は「ITツールの活用」です。

前提として、メールにファイルを添付して共有する場合、送付先一人ひとりのアドレスを打ち込む手間がかかります。とくに、大企業のように、ファイルを複数人と共有するケースが多い場合には、メールを使った情報共有は不向きです。

そのため、なかには、大容量の添付ファイルを送る方法として「ファイル転送サービス」を活用するケースも見られます。しかし、「ファイル転送サービス」は安全性への懸念から使用を禁止している企業も多いのです。

一方、「あらゆる情報を即共有できるITツール」を活用すれば、一斉に該当のファイルにアクセスできる仕組みをつくれます。たとえば、ファイルはもちろん、テキスト情報や画像も共有できる「ナレカン」は、任意のメンバーにのみ情報を公開できるので安心です。

よくあるトラブルを解消！その他の対処法

以下では、ファイルを圧縮しても送信できないときや、エラーメッセージが出てしまうなどの対処法をご紹介します。

動画が送信できない

動画が送信できないときは、動画の容量に問題がある可能性があります。

とくに長い動画を送信しようとすると、容量が大きすぎて送信できないことがあります。そのため、動画ファイルを圧縮するなどして、容量を小さくしてから送信しましょう。

また、クラウドサービスを利用することでも解決できます。動画をクラウド上にアップロードして、リンクを作成し送信すれば、大容量の動画ファイルでも送信可能です。

動画を送信できないときは、圧縮して容量を小さくするか、クラウドサービスを利用してみましょう。

エラーメッセージが出る

ファイルを送信しようとすると、「次の添付ファイルは問題を起こす可能性があるため、利用できなくなりました」などのエラーメッセージが出る場合があります。

このエラーメッセージは、サービスのセキュリティ機能によって、ファイルがブロックされたことを意味しています。この状態になると、添付ファイルの閲覧、保存、削除、印刷などの操作ができなくなります。

解決するには、クラウドサービスなどを利用してファイルを共有するか、ファイル名に別の拡張子をつける必要があります。メールサービスが脅威と認識しないファイル名拡張子を利用すれば、ファイルがブロックされなくなります。

このように、「次の添付ファイルは問題を起こす可能性があるため、利用できなくなりました」というエラーメッセージが出た場合は、別のファイル共有サービスを利用する、ブロックされないよう設定し直す、などの方法を試してみましょう。

圧縮しても送れない

添付ファイルを圧縮しても、容量の制限を超えてしまい、メールを送れないケースがあります。

とくに、画像・動画ファイルやExcel/Wordファイルは、すでに圧縮された状態になっているものもあるため、圧縮しても容量が小さくならない可能性があるのです。

そのため、添付ファイルを圧縮しても、メールで送信できない場合は、ITツールを活用しファイルを共有しましょう。ITツールを利用することで、大容量のファイルでも確実に共有できます。

しかし、大容量のファイルを安全に共有するためには、「セキュリティ性の高いツール」を使う必要があります。そこで、簡単にファイル共有できるほか、高度なセキュリティを備えている「ナレカン」のようなツールを利用すれば、安全にファイルを送信できます。

【参考】PPAP（パスワード付きzipファイル）のリスクと解決策

最後に、PPAPが抱えるリスクと解決策をご紹介します。PPAPとは、zip形式で圧縮し暗号化したファイルをメールに添付して送信し、復号のためのパスワードは別のメールに記して送る方法を指します。

ウイルススキャンができない

zip暗号化ファイルは、ウイルスチェックを回避してしまうため、マルウェアに感染する恐れがあります。そのため、「S/MIME」や「PGP/GPG」でメールの内容を暗号化すべきです。

セキュリティに懸念が残る

パスワードとファイルが同じ経路で届き、パスワードと添付ファイルを同時に盗めてしまう可能性が高いため、安全性が低いといえます。

このように、PPAPはセキュリティに不安を抱えているため、2020年には内閣府によって廃止が決定されています。そのため、まだPPAPを使っている方は「アクセス権を細かく設定できるITツール」を用いて安全にファイルを共有しましょう。

メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ

これまで、メールで添付ファイルが送れないときの原因や対処法をご紹介しました。

添付ファイル付きメールの送信に失敗したときの対処法には、「複数回に分けてファイルを送信する」「ファイルを圧縮する」があります。しかし、どのような対処をしても、メールでファイルのやりとりをすること自体の煩雑さは解消されないのです。

また、仮にメールを送れたとしても、受信側は添付ファイルのダウンロードや圧縮ファイルの解凍が必要になるうえ、適切に保存しなければ、あとから必要な情報を探せません。

したがって、ファイルをスムーズに共有するには、メールを使える方であればすぐに使いこなせて、共有した情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。

無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、メールによる情報共有のストレスを解消しましょう。