自社の生産性を高め社員の業務負担を軽減するために、昨今では建設業界でも業務効率化へ積極的に取り組む企業が増えています。
 
しかし、今なおアナログな方法をメインとして業務を進めており、情報共有をはじめとした業務効率の低さに悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、建設業での業務効率が低下する原因や、業務効率化実現の手法・ITツール運用のコツまでを解説します。
 
  • なぜ他業種と比べて建設業の業務効率が低下するのか、原因が知りたい
  • 建設業で業務効率化を実現させるための手法を知り、自社で取り入れたい
  • 業務効率化を目的に行うITツール運用を成功させるコツが知りたい
という方は今回の記事を読むと、自社の業務効率を向上させる手法やITツールの運用のコツを押さえたうえで、自社での業務効率化を実現できるようになります。


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建設業での業務効率が低下する原因とは

以下では、建設業において業務効率が低下する原因を解説します。他業種と比べて業務効率が悪い原因は以下の3つの要素に当てはまっているケースが大半であると言えます。

業務が天候に左右される

建設業の業務効率が低下する理由として、業務が天候に左右されるという点があります。
 
屋外で作業を行うという業務仕様上、雨や雪などの天候トラブルがあれば作業を中断せざるをえなくなるのです。その一方で、天候トラブルが発生したとしても、工事はかならず工期内に終わらせる必要があります。不足した作業時間を補うには、残業や休日出勤による埋め合わせが必要不可欠です。
 
しかし、度重なる残業や休日出勤は従業員のモチベーション低下を招く要因にもなります。天候が原因とは言えど、日々の業務負荷が増大していく環境では、生産性が低下し業務効率も悪くなります。

慢性的な人手不足

建設業界の業務効率が低下するのは、慢性的な人材不足にも原因があります。
 
国土交通省が発表した「工事における業務効率化・施工効率化向上の取り組み」によると、2013年時点での建設業の就業者数は499万人で、1997年のピーク時に比べて約27%も減っていることがわかります。
 
そのうえ、55歳以上の人材が約3割を占めている一方で29歳以下はわずか10%程度しかおらず、近い将来さらなる人材不足が想定されます。
 
このように常に人材が足りない環境でありながらも行うべき業務量は変わらないため、社員ひとりひとりが抱える業務負荷が多く、生産性が下がってしまいます。

アナログ業務を好む業界の傾向

建設業界の業務効率が低下するのは、アナログ業務を好む業界の傾向も原因です。
 
多くの建設業者では、今なお電話でのやりとりがメインであり、履歴を残してやりとりしたい場合でもメールではなくFAXを利用するケースがほとんどです。
 
こうしたアナログ業務を好む業界の性質上、業務を手作業以外で行うという考えが馴染みづらく「施工管理表を現場監督が毎朝担当者へとFAXする」といった非効率な業務が日常的に行われているのです。


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建設業における業務効率化の手法

以下では、生産性向上のため建設業で行える業務効率化の手法を解説します。以下3つの手法が建設業界においても採用されているトレンドの手法です。

Web会議システムの活用

業務を効率的に進めるにはWeb会議システムを活用しましょう。
 
打ち合わせや現場でのトラブルに対する対応など、業務を行ううえで移動が必要になるケースは多々あります。しかし、場合によっては数分で済む打ち合わせのために、数時間の移動が必要になるなど、移動時間の方が長くかかることがあります。
 
ただでさえ業務量が多く処理すべき仕事が多い中で、こうした移動時間は無駄であり非効率的です。したがって、対面の必要性が低い打ち合わせや確認作業は現場まで直接行かずに、Web会議システムを活用しオンライン上で打ち合わせを行いましょう
 
Web会議システムの利用により移動時間が短縮され、必要な情報共有だけが行えるので、空いた時間をほかの業務に充てられるようになります。

ノウハウ共有の活性化

建設業の業務効率向上のためにも、ノウハウ共有を活性化しましょう。
 
ベテラン社員でなければできないといった属人化した業務が存在すると、経験の浅い社員は該当業務を処理できなくなります。その結果、業務が滞ったり業務に詳しいベテラン社員への負担が増えたりといった事態に繋がりかねません。
 
一方、個人が持つ知識やノウハウをあらかじめ共有する文化ができていれば、こうした業務の滞りを防ぎ効率よく進められるようになります。
 
たとえ経験の浅い人材であっても、ノウハウ共有さえ活性化していれば、ほかの社員の知識を元に業務を進められるので、採用対象を中途採用に絞る必要なく、人材確保にも役立ちます。

情報共有ツールの導入

建設業の業務効率化を実現させるには、情報共有ツールの導入を行いましょう。
 
社員間での情報共有などが十分に行われていないと、作業内容の重複や確認漏れによる進捗ミスが起こりやすくなります。その結果納期遅れなどのトラブルが生じれば、顧客の信用を失墜させる原因ともなりかねません。
 
こうしたトラブルを未然に防ぎ無駄のない業務進捗を成功させるためにも、「Stock」のような「誰でも使える」情報共有ツールを導入して円滑な情報共有に努めましょう。


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建設業向けITツールを正しく運用させる4つのコツ

以下では、建設業向けのITツールの運用を成功させる4つコツを解説します。ツール導入による業務効率化を実現させるためにも、以下のポイントを押さえましょう。

ツール導入を目的にしない

ツール運用を成功させるには、ツール導入自体を目的にしないことが大切です。
 
業務効率化の実現はツールを活用し、業務の無駄を防ぐという点にあります。そのため導入したツールが十分に活用されなければ、業務効率化には繋がりません。
 
したがって、実際の活用シーンを想定したうえでのツール選定が重要になります。そのツールが自社の業務との連携に問題がないかどうかを含めて十分検討し「導入しただけで終わらない」ように心がけましょう。

従来のやり方に戻さない

ツール導入成功させるには、安易に従来のやり方に戻してはなりません。
 
業務の進め方が急に変わると、それに対してついていけないと感じる社員も一定数存在するでしょう。場合によっては「従来のやり方の方が慣れていて効率的だ」と感じるケースも考えられます。
 
しかし、安易に従来のやり方に戻してしまえば、社内でツール浸透が進まない原因になります。導入したツールを活用して業務効率の向上を果たすためにも、すぐに従来のやり方に戻すような運用は避け、ツール利用の浸透を進めましょう。

データはツールに集約させる

ツール導入を成功させるには、データをツールへ集約させるように心がけましょう。
 
情報によって保管場所が異なる運用では、必要な情報を探すのに時間がかかります。とくに「一部の情報のみが紙媒体で管理されている」といった場合、確認漏れによるミスの原因にもなります。
 
そのため、データはツールに集約させることを意識し、一元管理に努めましょう。一時的なやりとりの情報だけでなく、あとで振り返る必要のある情報の管理もできるツールを選定すれば、「どのツール内に情報があるかわからない」という状況も防げます

リテラシーに沿ったツール選定を行う

ツール導入を成功させるには、社員のITリテラシーに沿ったツール選定を行わう必要があります。
 
いくら管理層にとっては便利なツールであっても、日常的にそのツールを利用するのは現場の社員です。そのため、現場社員のITリテラシーに沿ったツールでなければ「難しすぎて使いこなせない」といった事態に陥りかねません
 
したがって、ツール選定には細心の注意を払い、ツール導入がかえって現場の業務効率を下げないかどうかを見極めなくてはなりません。操作性の確認を行うのはもちろん、万が一不明点があった場合のサポート体制は充実しているかも踏まえて検討しましょう。


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建設業の業務効率化に役立つおすすめのツール

以下では、建設業の業務効率化に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
アナログ業務の多い建設業においては、ITツールの導入は手作業を減らし業務を効率的に進めることに貢献します。そのため、昨今ではまずはITツールの導入から進める企業が多い傾向にあります。
 
しかし、これまでアナログで行っていた業務をツールで進めるのに抵抗感を感じる社員が存在します。業務効率化の実現には全社員の協力があってはじめて実現するので、導入するツールは「IT化に抵抗がある社員でも、操作の難しさを感じない操作が簡単なツール」でなくてはなりません。
 
そのため、建設業界の業務効率化には「Stock」のように、現場の社員から管理職まで直感的に操作できる情報共有ツール一択です。
 
Stockの「ノート」にへテキスト入力、およびファイルを添付するだけで連絡事項や現場状況の共有が行えるうえ、「メッセージ」を利用すれば社員同士でのコミュニケーションもスムーズになります。

建設業のITリテラシーの差に左右されない情報共有ツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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建設業の業務効率化を実現する手法や成功のコツまとめ

ここまで、建設業の業務効率化を実現する手法やITツール運用のコツを解説しました。
 
建設業の業務は天候に左右されやすく、かつ業界全体がアナログを好む傾向があるので、業務効率が低下する傾向があります。少ない人員で十分な成果をあげるためにもアナログから脱却し、ITツールを駆使して業務を遂行しましょう。
 
しかし、ツールによって操作性に差があるので、「ツールを導入したのに情報の振り返りができない」という事態になりかねません。したがって、導入するツールは「一時的なやりとり」「あとから振り返るべきやりとり」両方が管理できるものを選択しましょう。
 
今回ご紹介したStockは、建設業界の「一時的なやりとりであるフロー情報」「あとから振り返るべきストック情報」の両方の管理が誰でも可能な情報共有ツールです。実際に建設業を含む非IT企業を中心に現在120,000社以上の企業に導入されています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して建設業における非効率な業務を、情報共有の側面化ら解消していきましょう。
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。