保育における情報共有は、ほかの保育士と連携をとったり、保護者からの信頼を獲得したりするためにも大切だと言えます。ただし、情報を共有するのであれば、過不足なく伝えなければなりません。
 
しかし、「忙しい業務のなかで情報共有に時間をかけるのは難しく、大雑把になってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、保育における情報共有の大切さと押さえるべきコツを中心に解説します。
 
  • 情報共有がなぜ大切なのかを改めて確認したい
  • 職員同士で上手く連携するコツを知りたい
  • スピーディーに情報共有できる方法を知りたい
という方は今回の記事を読むと、保育における情報共有の大切さを正しく理解しつつ、スピーディーかつ簡単な情報共有を実現できます。


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なぜ保育園での情報共有が大切なのか

まずは、なぜ保育の現場において情報共有が大切なのかを解説します。情報共有の大切さへの理解を深めましょう。

(1)保護者の信頼を得るため

1つ目のポイントとして、保護者の信頼獲得につながります。
 
保育園での子どもの様子は、保育士経由でしか知ることができないので、保護者にとって「子どもたちがどのような生活を送り、何を学んでいるか」は重要な情報だと言えます。
 
そのため、子どもの様子を細かく伝えることで「子どものことをよく見てくれている良い先生だ」というように信頼を得やすくなるのです。ただし、子どもの良い側面だけでなく、反省するべき点(誰かとケンカした・物を壊した等)も忖度せずに伝えましょう。

(2)チームワークを高めるため

2つ目のポイントとして、チームワークを高めることができます。
 
情報共有ができていない環境では、業務が属人化しやすく、ひとりあたりの負担が大きくなってしまいます。一方、「誰が、何をしているか」をチームで共有できていれば、手が空いている職員がフォローに回りやすくなるのです。
 
逆に、情報共有ができていなければ、すでに完了した業務であっても「誰も対応していない」と誤解が生まれてしまい、二重対応する手間がかかります。このように忙しい環境では、些細なことでもストレスに感じてしまい、職場の雰囲気を乱しかねません。

(3)トラブルを回避するため

3つ目に、情報共有することでトラブルを回避することができます。
 
忙しいなかでは、情報を共有するのに時間を割くのが難しい場合もあります。とはいえ、正確な情報を共有できていなければ、子どもや保護者に対して誤った対応をしてしまったり、「言った・言ってない」などのトラブルへと発展したりしてしまうのです。
 
ただし、口頭では言い忘れや聞き漏れが起こりやすく、LINEでは情報を見落とす恐れがあります。そのため、以上のようなトラブルを回避するには「Stock」のように「流れることなく情報をストックできるツール」が最適なのです。


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【簡単に使える】保育園の情報共有におすすめのツール

ここでは、保育園での情報共有におすすめのツールを紹介します。
 
保育現場での情報共有は必須ですが、情報を共有する仕組みが整ってなければ、スムーズなやりとりはできません。ただし、口頭では伝達ミスが起こりやすく、チャットはほかのやりとりに流れるリスクがあります。
 
そのため、「情報が流れることなくストックできるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールは操作が難しいと現場に馴染まないので、ITが苦手な先生でも使えることが大前提です。
 
したがって、保育における情報共有に最適なのは、あらゆる情報を蓄積・共有できる「ノート」があり、必要な機能に過不足がないシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockのノートは「フォルダ」に分けて管理できるので、いつでも簡単に情報の振り返りができます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、職員同士のやりとりにLINEなどを使う必要もないので便利です。

ITが苦手な先生でも簡単に情報共有できるツール「Stock」

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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保育園で情報共有するときに大切な3つのポイント

以下では、保育園で情報共有するときに大切ポイントを3つ紹介します。以下の内容を取り入れれば、よりスムーズな情報共有ができるようになります。

(1)こまめに情報共有する

まずは、こまめに情報共通するようにしましょう。
 
一見、情報共有に何度も時間を割くのは非効率だと思われがちですが、こまめに情報を伝えておけば「伝えるべき内容を忘れてしまい、思い出すのに時間がかかる」という事態を防げます
 
また、知りたいことがあった場合、園内にいる担当の先生を探して、わざわざ確認しなければならないのは面倒だと言えます。そこで、こまめに情報を共有しておけば、確認する手間を省けるのです。

(2)コミュニケーションをとる

次に、コミュニケーションをとることが大切です。
 
適切な情報共有ができていても、コミュニケーションがない環境ではチームワークは生まれません。したがって、積極的に先生同士でコミュニケーションをとりましょう。
 
とくに、お礼をしたり、良いところを褒めたりするのは、ツールではなく直接で伝えた方がより気持ちが伝わります

(3)報連相を徹底する

最後に、報連相を徹底しましょう。
 
保育業務を進めるうえで、情報共有は大切です。とはいえ、全ての情報を共有すれば良いのではなく「本当に伝えるべき内容なのか」を判断して伝える必要があります。
 
ただし、自身にとっては些細なことであっても、ほかの職員にとっては重要な情報の可能性もあります。そのため、情報の取捨選択をひとりで判断するのではなく、主任保育士や先輩に報告・連絡・相談するようにしましょう。


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保育現場で情報共有する大切さとポイントまとめ

ここまで、保育現場で情報共有する大切さとポイントを中心に紹介しました。
 
情報共有を徹底すればチームワークを高めたり、伝達ミスによるトラブルを回避したりできるようになります。
 
ただし、口頭やLINEで情報共有すると、あとから振り返ることが難しいので避けるべきです。そのため、保育現場には「忙しいなかでも簡単に情報共有ができるシンプルなツール」が求められます。
 
したがって、自園で導入すべきなのは、スマホやタブレットでも情報を共有でき、ITが苦手な先生でも即日から使いこなせるシンプルなツール「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、保育現場において大切な情報共有をスムーズにしましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。