スケジュール管理はビジネスにおいて不可欠な能力です。スケジュール管理ができないことでタスクの管理も不徹底になり、プロジェクトの失敗にも繋がってしまうのです。
 
とはいえ、「煩雑なタスク管理によってチームでの正確なスケジュール管理ができない」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、仕事のスケジュール管理ができない原因ととるべき対処法を中心にご紹介します。
 
  • 煩雑なタスクに追われ、正確なスケジュール管理ができない
  • スケジュール管理ができるようになるための対処法について知りたい
  • 効率的なスケジュール管理を行い、タスクの不備や抜け漏れを防ぎたい
という方はこの記事を参考にすると、なぜスケジュール管理ができないかがわかり、適切な対処法を把握してタスクを円滑に進められるようになります。


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スケジュール管理ができない原因

以下では、スケジュール管理ができない原因を3つご紹介します。適切な対処法を実践するためにも、確実に押さえておきましょう。

タスクに優先順位が付けられていない

スケジュール管理ができない原因としてまず挙げられるのが、タスクに優先順位を付けられていないことです。
 
複数のタスクを抱えた場合、タスクの優先順位を付けられていないと、どのタスクからこなせば良いのかわからず混乱の原因になります。また、重要度の低いタスクから始めたり、感覚的にタスクの優先度を判断したりすると、トラブルも招きかねません。
 
したがって、「本来のタスクとは異なるタスクを進めていた」といった事態を防ぐためにも、主観ではなく期日の近さや重要性から判断して優先順位を付けることが大切です。

タスクの内容や期日を正確に把握していない

タスクの内容や期日を正確に把握していないことも、仕事でのスケジュール管理ができない原因のひとつです。
 
タスクの内容や期日が明確でなければ、タスクに対する目標設定も曖昧になります。また、目標設定ができないとタスクの完了までのイメージが持てずタスクに着手しづらいうえ、所要時間も把握できません。
 
したがって、目標設定による逆算から効率よくタスクを進めるためにも、やるべきタスクの内容や期日を正確に把握しましょう。

情報共有ができていない

情報共有ができていないことも、スケジュール管理ができず失敗する原因です。
 
タスクが大幅に遅れていたり、タスク内容に急な変更があっても知らずに進めていたりするメンバーがいると、プロジェクト自体の遅れを招きかねません。
 
そのため、プロジェクトをチームで遂行する場合は、メンバー各自におけるスケジュールの進捗状況をリアルタイムで情報共有しなければ、トラブルの原因にもなってしまうのです。


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スケジュール管理ができないことによる弊害とは

スケジュール管理ができないと、チームの生産性が下がって時間的・精神的な余裕がなくなるという弊害が発生します。
 
チームでのスケジュール管理が不徹底であれば「次にやるべきタスクは何か」の判断にタイムロスが発生します。たとえば、すぐ終わらせるべきタスクを後回しにしたり、些細なタスクに時間を割きすぎて重要なタスクに手が回らなかったりといった事態になりかねません。
 
また、タスクの正確な把握ができず常に期日に追われる状態となりやすいことから、時間的・精神的な余裕も失ってしまいます。このように、スケジュール管理ができないことは、プロジェクトを進行するうえで致命的な失敗を招く原因になるのです。


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スケジュール管理ができないときの対処法

以下では、スケジュール管理ができないときの対処法をご紹介します。不徹底なスケジュール管理によるプロジェクトの失敗を阻止するためにも、確実に把握しましょう。

タスクをすべて抽出する

スケジュール管理ができないときの対処法としてまず有効なのが、タスクをすべて抽出することです。
 
タスクを抽出すると、目的の達成に向けて何をすべきか把握できます。また、抽出によってすべてのタスクが可視化されれば、タスクの優先順位も簡単に付けられるのです。
 
したがって、優先順位をつけて重要なタスクに時間を使うためにも、やるべきタスクを抜け漏れがないようにすべて抽出して可視化しましょう。

タスクにかかる時間・ゴールを設定する

タスクにかかる時間・ゴールの設定も、スケジュール管理ができないときの対処法として効果的です。
 
期日が決まっているタスクには、必ず「どれほどの時間をかけ、いつまでに終わらせるか」を設定しましょう。設定の際には、本来の期日よりもゴールを少し早めにすると時間的な余裕が生まれるため、クオリティの向上や期日の厳守につながります。
 
また、時間のかかるタスクには「1週以内に60%の達成率を目指す」のような中間目標(マイルストーン)を設けると、よりシビアなスケジュール管理ができるのです。

進捗状況をこまめに確認・共有する

こまめな進捗状況の確認・共有も、スケジュール管理ができないときの対処法として欠かせません。
 
メンバーのタスクの進捗状況をこまめに確認すれば、チーム全体のスケジュールを俯瞰的に把握できるようになり、タスクが遅れているメンバーがいても指摘やフォローが可能です。ただし、進捗を確認できるだけでなく、スムーズな情報共有が可能な環境が整っている必要があります
 
情報共有の環境を整えるには、ITツールの活用が必須です。そこで、「Stock」のような誰でも簡単に進捗状況の確認・共有ができるツールを使いましょう。


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正しいスケジュール管理における注意点

以下では、正しいスケジュール管理における注意点をご紹介します。正確なスケジュール管理を実践するためにも、注意すべき点を理解しておきましょう。

目標は実現可能な範囲に設定する

正しいスケジュール管理においてまず注意すべきなのは、目標を実現可能な範囲に設定することです。
 
タスクの量に対する時間設定などの目標が現実的でなければ、想定したスケジュール通りにタスクを回せないメンバーが出る恐れがあります。また、時間的な余裕のなさによる焦りから、タスクのクオリティ低下も誘発しかねません。
 
そのため、目標設定はメンバー各自の能力や稼働時間を考慮する必要があるという点に注意しましょう。

完璧なスケジュールにこだわりすぎない

完璧なスケジュールにこだわりすぎないことも、正しいスケジュール管理において注意すべき点です。
 
完璧なスケジュールにこだわりすぎると時間に余裕がなくなり、予定外のタスクが発生すると処理が困難な場合もあります。また、スケジュールの完璧さを優先しすぎるあまり、タスク完了時に達成度が100%の状態でないタスクが増えかねません。
 
したがって、スケジュールの完璧さを追求するのではなく、タスクを回しながらスケジュールの変更に臨機応変に対応していくのがおすすめです。

情報共有の手段はひとつに集約する

情報共有の手段をツールを用いてひとつに集約することにも、正しいスケジュール管理をするうえで注意しましょう。
 
スケジュールの情報を共有する手段が複数あると、共有内容が分散して必要な情報を探すのに時間がかかります。また、情報の検索に時間がかかることから、メンバー各自のスケジュール確認や指摘もスムーズに行えません。
 
したがって、効率的にメンバー各自のスケジュール管理をできるようにするためにも、情報共有の手段はツールを用いてひとつに集約しておきましょう。


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効率的なスケジュール管理に最適なツール

ここからは、効率的なスケジュール管理に最適なツールをご紹介します。
 
効率的なスケジュール管理によるタスクの管理を進めるには、「メンバー各自がどのタスクをいつまでに終わらせるのか」を把握できなければなりません。そのためには、メンバーの進捗状況の確認・情報共有が可能なITツールの導入・運用一択になります。
 
しかし、「多くの企業が導入している」などの定性的な判断でツール選定をするのはおすすめできません。社員のITリテラシーがツールに及ばない場合は、適切に情報共有やタスク管理がされず、かえって非効率なスケジュール管理となるからです。
 
したがって、社員全員のリテラシーを考慮すると「誰でも直感的な操作ができるツール」を選定すべきです。たとえば、「Stock」のような非IT企業の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルなツールであれば、簡単な操作での情報共有やタスク管理によって効率的なスケジュール管理を実現します。
 
Stockの「タスク」からメンバーの作業内容や時間が簡単に設定・確認できます。また、「ノート」にタスクやメッセージが紐づけられるので、情報共有において話題が混在したり、チャットが流れてしまうストレスがありません。

チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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スケジュール管理ができないチームの原因と対処法まとめ

これまで、仕事でのスケジュール管理ができないチームの原因と、とるべき対処法を中心にご紹介してきました。
 
スケジュール管理ができるようになるには、メンバーのタスク管理に対する意識改革に加え、チーム間での確認作業の徹底が不可欠です。効率的なスケジュール管理が可能になれば、タスクの内容不備や期日遅れのようなトラブルも防げるのです。
 
そして、効率的なスケジュール管理のためには、ITツールの導入・運用が必須です。ただし、社員全員がツールを適切に使えなければ、スケジュール管理だけでなくタスク管理も非効率になってしまうので、「誰でも簡単に扱えるツール」を選定しましょう。
 
今回ご紹介したStockは、ITに不慣れな社員でも簡単にタスク管理できるツールであり、シンプルな操作性が定評であり、非IT企業を中心に100,000社以上で導入されています。
 
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