スケジュール管理はビジネスにおいて不可欠です。的確なスケジュール管理ができなければ、期限までにタスクを上手くこなせず、トラブルに発展してしまいます。
しかし、なかには「スケジュール管理が苦手だが、何から改善していけばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のスケジュール管理ができない人の特徴と対処法を中心にご紹介します。
- スケジュール管理ができない原因と対処法を知りたい
- 効率的な計画を立ててトラブルを未然に防ぎたい
- スケジュール管理に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、スケジュール管理ができない原因と対処法を把握しつつ、タスクを円滑に進められるようになります。
目次
仕事のスケジュール管理ができない人の特徴
以下では、スケジュール管理ができない人の特徴を3つご紹介します。スケジュール管理を改善するには、「なぜ上手くいかないのか」理由を把握することが重要です。
（1）優先順位付けができていない
スケジュール管理ができない人の特徴の1つ目は「優先順位付けができていない」です。
マルチタスクで仕事を進めるときに、優先順位を付けられていなければ、手あたり次第に作業に着手してしまいます。その結果、部門内で優先度が高いタスクが後回しになると、プロジェクトなどの複数人が関わる業務を妨げる原因にもなりかねません。
したがって、「優先度の高いタスクが終わらない」事態を防ぐためにも、期日の近さや重要性から判断して優先順位を付けるのがポイントです。
（2）タスクの期日を正確に把握していない
スケジュール管理ができない人の特徴2つ目は、「タスクの期日を正確に把握していない」です。
タスクの期日が曖昧だと、期日から逆算して「いつまでに何をすれば良いのか」といった計画を立てることができません。結果、円滑なタスク遂行ができず、ほかの業務の進行にも影響を及ぼす可能性があるのです。
したがって、期日通りにタスクを終えるには、タスクが発生した段階で締め切りを正確に把握しましょう。
（3）情報共有ができていない
スケジュール管理ができない人の特徴3つ目は「情報共有ができていない」です。
業務を進めるうえで、ほかのメンバーとの情報共有は欠かせません。たとえば、進捗の遅れや急な予定変更があるときでも、情報共有の仕組みが整っていると、ほかのメンバーがサポートできます。
そのため、とくにプロジェクトを進めるときは、各メンバーのスケジュール・タスク状況をリアルタイムで共有できる体制を整える必要があります。
スケジュール管理ができないことによる弊害とは
以下では、スケジュール管理ができないことで発生する弊害を3つご紹介します。スケジュール管理ができていないと、以下の事態を誘発する可能性があるため注意しましょう。
（1）生産性が低下する
スケジュール管理ができないことによる弊害1つ目は、「生産性の低下」です。
スケジュール管理は、「いつまでに何をするのか」を定める重要な作業です。そのため、スケジュール管理が適切にできていない場合、何に着手すべきかを都度確かめる作業が必要になってしまうのです。
面倒な確認作業に費やす時間を削減し、生産性の低下を防ぐために、スケジュール管理は必須となります。
（2）タスクの遅延・抜け漏れが起こる
スケジュール管理ができないことによる弊害2つ目は、「タスクの遅延・抜け漏れの発生」です。
スケジュールを適切に管理できていないと、計画的にタスクを進めることができず、タスクの締め切りに間に合わなかったり、タスクがあることを忘れたりする可能性があります。結果、複数人が携わるプロジェクトの遅延等に繋がってしまうのです。
マルチタスクで仕事を進める場合や、タスクの遅れが許されないプロジェクトに参加する場合は、適切なスケジュール管理が求められます。
（3）信頼が損なわれる
スケジュール管理ができないことによる弊害3つ目は、「信頼の喪失」です。
社会人が抱えるタスクの中には、商談や商品の納品等、社外の人に影響を及ぼすものもあります。そういったタスクの遂行に遅れや抜け漏れが発生すると、社外の関係者からの信頼を失いかねません。
取引先や顧客からの信頼の喪失は、今後の事業運営に大きく影響します。そのため、スケジュール管理を徹底し、社外の関係者との関係を良好に保ちましょう。
【すぐ実践】仕事のスケジュール管理ができないときの対処法3選
以下では、スケジュール管理ができないときの対処法3選をご紹介します。スケジュール管理が上手くいかないチームは、以下を実践するのがおすすめです。
対処法1. タスクをすべて抽出する
スケジュール管理ができないときの対処法としてまず有効なのが、タスクをすべて抽出することです。
やるべきタスクを洗い出すと、目標達成に向けて何をすべきか把握できます。また、持っているタスク内容が明らかになれば、重要度や緊急性を踏まえたタスクの優先順位付けもスムーズになるのです。
対応の抜け漏れを防ぐためにも、すべてのタスクを抽出して状況を把握しましょう。
対処法2.タスクの完了日を設定する
タスクの完了日の設定も、仕事のスケジュールを立てられないときの対処法として効果的です。
期日が決まっているタスクには、必ず「どれほどの時間をかけ、いつまでに終わらせるか」を設定しましょう。また、本来の期日よりも完了日を少し早めに設けると、作業スピードを意識して業務に取り組めるうえ、余裕を持って確認作業に時間を充てられます。
ミスを防ぐためにも、タスクの完了日を正しく設定することが重要です。また、時間のかかるタスクには「1週間以内に60％の達成率を目指す」のような中間目標（マイルストーン）を設けると、より正確にスケジュールが管理できます。
対処法3.進捗状況をこまめに共有する
こまめな進捗状況の共有も、スケジュール管理ができないときの対処法として欠かせません。
各メンバーの進捗状況をこまめに確認すれば、タスクが遅れているメンバーがいてもフォローし合えます。ただし、状況を正しく確認するためには、スムーズに情報共有ができる環境が整っている必要があるのです。
たとえば、今日では、誰でも簡単に進捗確認・共有ができる「Stock」のようなITツールを活用して、情報共有の環境を整える企業が増えているのです。
【苦手な人必見】効率的なスケジュール管理に最適なツール
以下では、効率的なスケジュール管理に最適なツールをご紹介します。
的確なスケジュール管理をするには、個人の意識づけはもちろん「各メンバーがどのタスクをいつまでに終わらせるのか」をチームで把握する必要があります。とくに、アナログなチームこそ、進捗の確認・情報共有を円滑にするITツールの導入が必須なのです。
一方、導入するツールは「全社で使いこなせるシンプルさ」を基準に選びましょう。多機能なツールは、ITに詳しくない社員が適切に使いこなせず、かえって非効率なスケジュール管理になってしまいます。
結論、スケジュール管理のために導入すべきツールは、非IT企業における65歳の社員が、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したプロジェクトの情報は、すぐに任意のメンバーに共有されます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づけられるので、情報共有時に、話題が混在してわからなくなるストレスがありません。
チームの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
正しいスケジュール管理における注意点とは
以下では、正しいスケジュール管理における注意点をご紹介します。正確なスケジュール管理を実践するためにも、とくに注意すべき点をチーム全員で理解しておきましょう。
（1）実現可能な目標を設定する
まず、正しいスケジュール管理を実現するには「実現可能な範囲で目標を設定する点」に注意しましょう。
取り組むタスクの期日設定が非現実的では、メンバーが想定したスケジュール通りに業務を進められなくなってしまいます。たとえば、人手が足りない状況で、明らかに対応しきれない負荷のプロジェクトを立ち上げると、期限内の目標達成が実現しません。
ただし、スケジュールに余裕を持たせすぎると、目標設定が低くなり完了できる仕事量が少なくなります。そのため、タスクやプロジェクトのスケジュールは、設計段階で「やや負荷があるが実現可能である」目標を設定しましょう。
（2）完璧なスケジュールにこだわりすぎない
次に、「完璧なスケジュールにこだわりすぎない」点も、正しいスケジュール管理において注意が必要です。
完璧なスケジュールにこだわりすぎると時間に余裕がなくなり、緊急のタスクが発生しても対応できなくなってしまいます。したがって、完璧なスケジュールを追求するのではなく、タスクを回しながら臨機応変に対応するのが大切です。
ただし、スケジュール設定がないと業務の進捗の遅れがあっても気が付かないので、作業期間や中間目標といった最低限のスケジュール予定は立てましょう。
（3）情報共有の手段をひとつに集約する
情報共有の手段をひとつに集約することも、正しいスケジュール管理をするうえでの重要なポイントです。
スケジュールの情報を共有する手段が複数あると、共有内容が分散して必要な情報を探すのに時間がかかります。また、直感的に情報を見つけられないので、各メンバーのマネジメントにも無駄な工数が発生します。
したがって、各メンバーのスケジュールを効率よく管理するためにも、「Stock」のように、情報共有からタスク管理の機能に過不足がないツールへ集約しましょう。
スケジュール管理ができない人の特徴と対処法まとめ
ここまで、仕事でのスケジュール管理ができない人の特徴と対処法を中心にご紹介しました。
正しいスケジュール管理には、タスクの抽出と目標設定に加え、メンバー間での情報共有が必須です。効率的にスケジュールを管理できると、タスクの内容不備や期日遅れのトラブルも防げるのです。
また、スピードのある情報共有を実現するには、気軽に連絡が取れるITツールの活用が不可欠です。ただし、多機能なツールはITに不慣れだと使いこなせず、スケジュール・タスク管理が非効率になってしまうので、誰でも簡単に使えるサービスを選びましょう。
結論、ITに不慣れな65歳の社員でも簡単にスケジュール・タスク管理できるツール「Stock」を使うべきです。実際に、非IT企業を中心として200,000社以上が、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、効率的なスケジュール管理を実現しましょう。
