社内の情報や業務に必要な情報にアクセスするために、その窓口として「社内ポータルサイト」を導入している企業も少なくありません。
 
チーム単位でプロジェクトを担当する際や、個人で仕事を進める上でも欠かせない「プロジェクト管理」や、「タスク管理」などの機能をはじめ、社内における情報の連携を円滑にする役割を果たします。
 
もし、社内における共通の情報共有ツールがなければ、社内のコミュニケーションや連携が疎かになってしまい、複雑な業務を遂行するのに余計な時間や労力をかけてしまうことになります。
 
一方で、業務管理ツールにもさまざまな種類が存在しており、「何を基準にツールを選んで良いかわからない」というお悩みを抱えていらっしゃる方も多いと思います。
 
そこで、今回の記事では、社内ポータルサイトのおすすめツール5選と、具体的な導入方法やメリットをご紹介していきますので、
 
  • 社内の業務効率化を図りたい
  • 簡単にプロジェクト管理を行いたい
  • ITに強くなくても使いこなせるツールを探している
といったお悩みを抱える担当者の方は、ぜひこの記事を参考に社内ポータルサイトの導入を検討してみてください。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【2021年最新版】社内ポータルサイトおすすめ5選

本記事では最初に、社内ポータルサイトを運用していく上でおすすめのツールを5つご紹介します。
 
選定理由や、おすすめのポイントなど詳しく比較・解説していきますので、自社で運用する際に重視する基準に当てはまるかどうか確認していただき、導入する際のヒントにしてもらえれば幸いです。

Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Garoon

Garoonのトップページ

Garoonはサイボウズ社が提供している、大企業向けのエンタープライズグループウェアです。
社内だけでなくグループ企業全体での情報共有が可能になります。

<Garoonのポイント>

  1. 社内の情報を「見える化」できる
    Garoonは企業全体の情報や、社員ごとに必要な情報・メッセージを「ポータル画面」に集約させて閲覧することができます。また、部署ごとや管理項目ごとに「ポータル」を作成することができることも便利なポイントです。
  2. プロジェクトの情報などを会社のナレッジとして残せる
    Garoonの「スペース機能」を活用することで、プロジェクト進行中のディスカッションや共有したファイルなどの情報を集約し、プロジェクトを効率的に進めることができます。また、プロジェクトごとのやりとりや情報を後から見返すことができる為、そのプロジェクトの成功要因や失敗の原因などを細かく分析することが可能です。

<Garoonを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 簡易的に利用できるチャット機能がない
    社内コミュニケーションを取るためのメール機能は搭載されていますが、より簡易的に連絡が取れるチャット機能は標準搭載されていません。チャット機能がないと、社内のコミュニケーションを円滑に行えません。
  2. 外部アプリとの連携が面倒
    外部アプリとの連携をする際の工程がわかりづらく、ITに詳しい専門の担当者がいないとその機能を活かしきることは難しそうです。

<Garoonの料金>

Garoonは利用する企業の人数規模によって料金が変わります。詳しい金額については問い合わせをする必要があります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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kintone

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kintoneはサイボウズ社が提供している、ビジネスアプリ作成クラウドサービスです。
ノンプログラミングで業務に必要なアプリを自由に作成することが可能です。

<kintoneのポイント>

  1. 膨大なデータを管理できる
    膨大な量のスプレッドシートでデータを保存している場合、どうしても管理業務が煩雑化してしまいます。kintoneではその膨大な量のデータだけでなく、データ蓄積のプロセスまで管理することができ、情報共有も同時に行うことができます。
  2. カスタマイズ性が高い
    kintoneは複雑なプログラムを組むことなく、自社に合わせた最適なアプリを作成することができます。作成する際の操作も簡単で、基本的にはドラッグ&ドロップのマウス操作で、絵を描くように、業務に必要なアプリを作成していくことができます。

<kintoneを使う上で気を付けておきたい点>

  1. アプリを整理する手間がかかる
    その利便性からアプリを作り過ぎてしまった場合、管理する手間が増えてしまう可能性があります。また、後からよく使うアプリを上位に配置したり、順番を変えたりすることはできないので注意が必要です。
  2. ストレージ容量が少ない
    kintoneではプランに関わらず、ディスク容量が1ユーザーあたり5GBまでに設定されています。営業活動で使うカタログや提案資料のデータなどを大量に保管すると、すぐに容量を使い切ってしまうということも起こり得るので注意が必要です。

<kintoneの料金>

kintoneには下記の2つの料金プランがあります。
ライトコースの場合、780円/月(1ユーザー)で、アプリ制作可能数に制限がありますが基本的な機能は利用することができます。
スタンダードコースの場合、1,500円/月(1ユーザー)で基本機能に加え、外部サービスとの連携機能が利用可能です。さらに、アプリ数も1,000個まで作成が可能になります。
 


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Global Portal

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Global PortalはPanasonic社が公式に提供している、ポータルサービスです。
複数の機能にアクセスしやすい社内環境を整備することが可能です。

<Global Portalのポイント>

  1. 社内外の情報を一元管理
    社内外に点在する、ドキュメントファイルやスケジュール、メールなどの情報をまとめ、アクセスしやすい環境を作り出してくれます。
  2. 知識がなくてもカスタマイズ可能
    Global Portalでは、HTMLの専門的な知識がなくても自由にポータルサイトの構成やデザインを編集できるため、システム保守や運用の際に、システムを止める事なく更新が可能です。

<Global Portalを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 運用に関する情報が少なすぎる
    Global Portalに関する情報をインプットしようと思っても、公式サイト以外からはほとんど情報を得ることができません。実際の利用者のレビューも見つけることができません。情報量が少なすぎるため、万が一利用中にトラブルが起きた場合などを考えると少し導入リスクが高いと言えます。

<Global Portalの料金>

Global Portalの料金に関しては直接問い合わせする必要があります。
 
Global Portalの詳細はこちら


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concrete5

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WordPressのようにクオリティの高いCMSが搭載されており、自由にポータルを組み立てることが可能です。
ノンプログラミングで業務に必要なアプリを自由に作成することが可能です。

<concrete5のポイント>

  1. ドラッグ&ドロップで直感的にコンテンツを作成・編集できる
    concrete5における最大の特徴は、コンテンツ作成時に「HTMLやCSSの知識を使わない」という点です。「ブロック」と呼ばれるパーツをドラッグ&ドロップするだけで、誰でも簡単にサイトを構築できます。画面を見ながら自由に操作して、思いのままにコンテンツを作成可能です。
  2. インターフェースが複数の外国語に対応している
    concrete5は標準で複数の外国語に対応しているのも大きな特徴です。これにより、無料で複数言語のサイトを構築することが可能です。

<concrete5を使う上で気を付けておきたい点>

  1. 情報量が少ない
    concrete5は国内での利用者が少ないため、情報量が少ないというデメリットも存在します。困ったときに必要な情報がすぐに見つからないのは、ストレスを感じる点と言えます。
  2. 動作が遅くなりやすい
    concrete5は動作のためにJavaScriptやPHPを使っており、表示速度が遅くなってしまうという欠点があります。豊富な機能が使える分、動作が遅くなりやすいというデメリットも存在します。

<concrete5の料金>

concrete5は完全に無料で利用することができます。
 


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社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトに関して、「なんとなくは分かっているが、詳しくどんな役目を果たしてくれるのかまでは分からない」という方のために、以下では社内ポータルサイトの基礎知識と活用する目的を解説していきます。
 
社内ポータルを利用する本来の目的をしっかりと把握して、社内での運用にお役立てください。

社内ポータルサイトの基礎知識

社内ポータルとは、業務に必要な情報を一元管理し、1つの画面上にまとめたツールやサイトのことを指します。
 
具体的には、インターネットブラウザを開いたときに表示されるトップ画面のように、天気やニュースなど、すぐにアクセスしたい情報が一つの画面上に集約されて表示されている状態をイメージしてください。
 
上記のようなものを一般的にポータルサイトと呼び、その社内版として作られたものを社内ポータルサイトと呼びます。
 
要するに、仕事において普段よく利用する、スケジュール管理や、チャットなどの機能をひとまとめにしたものがビジネス版のポータルサイトと言えます。
 

社内ポータルサイトを利用する目的

社内ポータルサイトを導入し活用する主な目的としては、社内外の煩雑化した情報をひとつにまとめて、一元管理することで、業務中に発生するムダな時間や労力を削減し、業務効率化を達成することです。
 
情報が一元管理されることで、探したい情報がある時に、その都度人に聞いたり、複数の資料を横断して探し回るという手間がなくなります。
 
他にも、社員で共通のポータルサイトを利用することで、情報がオープンになるという利点があります。それにより、一度に複数名とまとめてコミュニケーションを取ることが可能になることや、ノウハウがオープンに蓄積されることで、問題に直面した際に自己解決できるようになるなど、メリットは多岐にわたります。


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関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!

社内ポータルサイトの基本的な機能

次に、社内ポータルサイトを構成する主な機能について触れていきます。
 
社内ポータルサイトには、会社での業務をスムーズに遂行するための多くの機能が備わっています。
 

ワークフロー・勤怠管理

稟議書の申請など、上司や管理部門の確認が必要な業務をネット上で完結することができるワークフロー機能です。この機能を活用することにより、今まで複雑かつ、時間のかかっていた承認作業を簡略化させることができます。
 
また、交通費や立替経費の申請、勤怠管理の申請をする際にも応用することが可能です。
 
特定のフォーマットを1度作成してしまえば、それに沿って記入していくだけで申請作業を完了させることができるので、誰でも簡単に取り扱うことができます。
 

チャット機能

チャット形式で気軽にコミュニケーションを取ることができる機能です。
 
メールでやりとりをするよりも気軽に利用できる点が大きなメリットとなります。従来のメール形式のような形式ばった固いやりとりではなく、チャットを活用することでよりスピーディーに会話を進めることができます。
 
また、プロジェクト単位や部門ごとにやりとりができるツールを活用することで、トークルームを用途によって使い分けることができ、必要な情報を必要な時に、届けたい相手に対してピンポイントで送ることができます。
 

レポート機能

資料作成の時間を大幅に短縮してくれる機能です。
 
過去に蓄積したデータやインプットした資料から、グラフや表を簡単に作成することができ、データをまとめると同時に、プレゼンテーションやレポート用に資料を作成することができます。
 
また、作成した資料をインプットしておくことで、データを蓄積していくことができるため、過去に作成した資料が必要になった時にもすぐにアクセスし、閲覧することが可能です。
 

タスク管理

社員個人のタスクやプロジェクトごとのタスク管理ができる機能です。
 
主にタスク漏れや、プロジェクトの全体像を把握する上で必要になる機能です。また、部門を超えてタスク依頼ができる機能を持ったツールを活用すると業務フローが滞ることなく、プロジェクトが遂行できるため非常に効率的です。
 

社内掲示板機能

緊急で告知したい情報や、プロジェクトメンバーの募集など、社員全体に向けて発信したい情報は社内掲示板の機能を活用することで1度に社員全体に届けることができます。
 
全員が共通して確認できるトークルームを作成して、そこで情報共有を行うことでも同じ効果が得られます。
 
この機能の最大のメリットは、タイムラグなく全員が同じ情報にアクセスできるということです。
紙媒体での資料共有では、その場にいる社員にしか情報が共有できませんが、社内ポータルサイト上で情報共有をすることによって、遠隔で業務に携わっている社員に対してもリアルタイムで情報を届けることができます。


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関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?

社内ポータルサイトを導入するメリット

社内ポータルサイトを導入することで、情報共有がしやすくなりプロジェクト進行のスピード感が向上するのはもちろんですが、それ以外にも重要なメリットが存在します。
 
以下では、具体的に日々の業務をこなす上で生じるメリットについて解説していきます。
 

業務効率化の達成

1つ目は業務効率化を達成できる点です。
 
ワークフロー機能による申請業務の簡略化や、タスク管理、レポート機能など、普段の業務効率を向上させてくれる機能が社内ポータルサイト上には多く備わっています。それらの機能を活用しながら業務の処理速度を向上させることで、効率的に多くのタスクをこなすことができます。
 
業務効率を向上させることは、企業と社員にとって多くのメリットをもたらします。
 
企業としては1つ1つの業務にかかる時間や労力などのコストが下がり、プロジェクトを進行するスピードが向上する点は大きなメリットでしょう。また、社員にとっては、業務効率を上げることで時間や精神面に余裕を持ってタスクをこなすことができます。社員が継続的に高いパフォーマンスを発揮して業務をこなすためにも業務効率化を達成することはとても重要です。
 

ワークフローの仕組み化

プロジェクトを遂行する上で、プロジェクト全体を構成する多くの細かい業務が生まれます。
 
それら1つ1つの業務に対しての情報を蓄積していくことで、業務に対するワークフローの枠組みを設計し、後々、同じ業務や似たような業務を誰かが担当する際にスムーズに処理できるようにフローを整えていくことが可能になります。
 
また、業務を遂行する際に必要な情報を収集する際にも、チャット機能や掲示板機能を活用することでスピーディーに他のメンバーから情報を集めることができます。
 
もし、同じような業務フローを何度も繰り返し行うのであれば、必要なドキュメントや資料をテンプレートとして保存しておくことで、次回からテンプレートに沿って必要事項を記入していくだけでタスクを完了させることができます。結果的に大幅な時間短縮にも繋がるため、テンプレートを保存できる機能を持ったツールを検討してみると良いでしょう。
 

組織にナレッジを蓄積することできる

レポート機能により、過去の資料やデータが社内ポータルサイト上に保存されていくため、社内のナレッジを蓄積していくことができます。
 
ワークフローの枠組みを設計する際や、過去の案件の事例を参照する際にも役立ちます。社内の情報を一元で管理し、誰もがその情報にアクセスできる環境を整えることで、社員全体のパフォーマンスの向上に繋げることが可能になります。
 
また、人事流動性が高く、優秀な社員とともにナレッジを失ってしまうというリスクも最小限に抑えることができます。
 
加えて、チャット機能を有効活用し、情報をオープンにすることで、誰もが社内の全ての情報に触れることができる環境を整備できます。それにより、社員同士の活発な意見交換やコミュニケーションを引き出すことができ、社内に情報を蓄積しようという風土を活性化させることができます。


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関連記事: 目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!

社内ポータルサイトを選定する際のポイント

それでは、最後に実際にポータルサイトを選定する際にチェックしておくべきポイントについて解説していきます。
 
社内ポータルサイトの導入をこれから考えている方々はぜひ、こちらの選定ポイントを最後までご覧いただき、自社に最適なサイトの導入にお役立てください。
 

導入目的に沿った機能を備えているか

「社内ポータルを導入する目的は何か」というポイントを今一度確認しておきましょう。
 
例えば、「社内の業務フロー管理ができておらず、プロジェクトがどこで滞っているのかを明確に把握できない」ことが課題として認識されているのであれば、業務フローやタスク管理を可視化して把握できる機能を持ったツールが最適です。

 
また、「社内情報の共有やストックがされていない」ことが課題なのであれば、情報共有やデータの蓄積に特化したツールを扱うのが最も効果的です。
 
上記のように、社内で優先して解決すべき課題に沿って、それを最も効果的に解消できるツールを採用するようにしましょう。
 

ITに強くない人でも使いこなすことができるか

このポイントは社内でポータルサイトを運用していく上で非常に重要になるポイントです。
 
サイトの使いやすさや操作性は、社内にポータルサイトが浸透するかどうかという点に直結します。
 
新入社員からベテランの60代の社員まで、全員が導入した日から使いこなすことができるのが理想です。そのため、「機能は豊富だが、操作が複雑なもの」や「使いこなすために専門的な知識が必要なもの」はなるべく避けましょう。
 
この記事の冒頭で紹介したツールの中でも、「Stock」は余計な機能が一切なく、社内の情報共有やタスク管理に適したシンプルなツールです。ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルなため、普段からITに馴染みのない企業でも、十分に使いこなすことができます。
 

コストは最適か

導入前に、社内で想定している予算を確認しておきましょう。
 
ポータルサイトとして活用するツールは基本的に定額(月額・年額)制のものが多いです。事前にそれぞれのツールに存在する料金プランを確認しておき、自社に最適な機能を利用することができるプランを選択しましょう。
 
中には、お試しで一定の期間内であれば無料で利用できるものも存在するので、テストも兼ねて無料で利用してから本格的に導入していくことも1つの手段です。


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関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選

社内ポータルサイトまとめ

社内の業務効率化や、プロジェクト管理をする手段として、今回は「社内ポータルサイト」を活用する方法をご紹介してきました。
 
社内ポータルサイトで情報を一元管理することで、今まで大きな手間がかかっていた承認作業や、タスク管理などを効率的に行うことができ、社員の時間的にも精神的にも余裕を生み出すことができます。
 
一方、社内ポータルサイトを有効活用するために、自社に最適なツールを選び、運用していく必要があります。
具体的には、以下のチェックポイントを押さえておきましょう。
 
  • 導入目的に沿った機能を備えている
  • ITに強くない人でも簡単に使いこなせる
  • コストが最適である
特に、今回ご紹介した「Stock」は、非IT企業からの評判が非常に良好なツールです。上記の選定ポイントをすべて満たすうえ、一度共有した情報が流れにくく、操作性もシンプルで驚くほど業務管理がしやすいため、社内ポータルサイトを運用する上であらゆる目的を一挙に達成できるツールでもあります。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して業務管理や情報共有のストレスを解消しましょう。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!
 
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