昨今、自社開発が不要なクラウド型の社内ポータルサイトが増えています。ITに関する知識がない場合でも、簡単に社内ポータルサイトを運用できるので重宝します。
しかし、「クラウド型の社内ポータルサイトを導入したいが、種類が多すぎて絞りきれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトと選定ポイントを中心に解説します。
- 厳選された社内ポータルサイトを比較検討したい
- 情報が社内のさまざまな場所に保存されていて探すのが面倒
- 運用にあたって注意すべき点があれば確認しておきたい
という方はこの記事を参考にすれば、自社にマッチする社内ポータルサイトが見つかるだけでなく、運用のポイントまで押さえられます。
目次
おすすめのクラウド型社内ポータルサイト5選
以下では、おすすめの社内ポータルサイトをご紹介します。
社内ポータルサイトの役割は「すべての情報がサイト上に集約され、いつでも目的の情報へアクセスできる」という環境をつくることです。つまり、あらゆる情報をストックする機能はもちろん、わずかな操作で目的の情報を見つけられるアクセス性も求められます。
また、ビジネスで利用するのであれば「メッセージ」と「タスク」の機能も必須です。メッセージ機能があれば共有された情報についてやりとりでき、タスク機能があれば割り当てた作業が抜け漏れる心配もありません。
結論、導入すべき社内ポータルサイトは、あらゆる情報をストックできる「ノート」に「メッセージ」と「タスク」が紐づけられた「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にFAQやwikiをまとめておけば、アクセス許可されたメンバーは時間や場所を問わずに閲覧・編集できます。また、Stockは非IT企業の65歳でも使いこなせるほどシンプルなので、複雑で社内に浸透しない事態にもなりません。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Garoon】大企業向けグループウェア
＜Garoonの特徴＞
Garoonはサイボウズ社が提供する、大企業向けのエンタープライズグループウェアです。Garoonを利用すれば、社内だけでなくグループ企業全体で情報共有ができます。
＜Garoonの注意点＞
- 簡易的なチャット機能がない
- 外部アプリとの連携が複雑
社内コミュニケーションをとるためのメール機能は搭載されていますが、より簡易的に連絡ができるチャット機能はありません。
外部アプリとの連携はできますが、ITに詳しい担当者がいないと機能拡張は難しい可能性があります。
＜Garoonの料金＞
- 300ユーザーまで：845円/ユーザー/月
- 1000ユーザーまで：800円/ユーザー/月
- 1001ユーザー以上：要問い合わせ
高度なセキュリティ機能や容量の追加には別途料金が発生します。
【kintone】多機能なクラウドサービス
＜kintoneの特徴＞
kintoneはサイボウズ社が提供するクラウドサービスです。プログラミング不要で業務に必要なアプリを自由に作成できます。カスタマイズ性が高く、自社に合わせた最適なアプリを作成できるのが特徴です。
＜kintoneの注意点＞
- 一定以上のITリテラシーが必要
- ストレージ容量が少ない
アプリを自由にカスタマイズできる一方、高いITリテラシーがないと上手く活用できない可能性があります。
プランに関わらず、基本1ユーザーあたり5GBまでしか利用できません。そのため、大量のデータを管理する場合は、追加でディスクを増設する必要があります。
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
【Global Portal】HTMLの知識なしで構築できる
＜Global Portalの特徴＞
Global PortalはPanasonic社が提供する、ポータルサービスです。HTMLの知識がなくても、自由にポータルサイトの構成やデザインを編集できるのが特徴です。
＜Global Portalの注意点＞
- 運用に関する情報が少ない
公式サイト以外に情報がほとんどなく、実際の利用者のレビューもないため、万が一トラブルが起きた場合などを考えると導入リスクが高いです。
＜Global Portalの料金体系＞
- 詳細な料金については問い合わせの必要があります。
【Concrete CMS】オープンソースのポータルソフト
＜Concrete CMSの特徴＞
Concrete CMSはプログラミング不要で自由にアプリを作成できるツールです。
WordPressのようにクオリティの高いCMSが搭載されており、自由にポータルを組み立てられます。複数の言語に対応しているのが特徴です。
＜Concrete CMSの注意点＞
- 運用に関する情報が少ない
- 動作が遅くなりやすい
Concrete CMSは国内利用者が少ないため、ほかのツールに比べて情報が少ないです。使い方などで困ったときにすぐに解決できないのは不便です。
Concrete CMSは動作にJavaScriptやPHPを採用しており、豊富な機能が利用できる一方で、表示速度が遅くなりやすいです。
＜Concrete CMSの料金＞
- オープンソースのサービスなので、完全無料で利用できます。
クラウド型社内ポータルサイトの比較表
以下は、クラウド型社内ポータルサイトの比較表です。（左右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Garoon | kintone | Grobal Portal | Concrete CMS | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
情報を最も簡単に一元管理できる |
多機能で大企業向けの情報共有ツール |
プログラミング不要でアプリを作成できる |
知識不要で簡単に運用できる |
自由にポータルを組み立てられる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人当たり月324円〜 |
・300ユーザーまで：845円/ユーザー/月
・1000ユーザーまで：800円/ユーザー/月
・1001ユーザー以上：要問い合わせ |
・ライトコース：780円/ユーザー/月
・スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月 |
・料金は要問い合わせ |
・無料 |
自社に適した社内ポータルサイトを見つけるためにも、比較表を参考に検討しましょう。
社内ポータルサイトの選定ポイント3選
以下では、社内ポータルサイトを選定するときに押さえるべきポイントを解説します。選定に失敗したくない企業は必見です。
（1）導入目的に沿った機能を備えているか
はじめに、社内ポータルの導入目的に沿った機能を備えているかを確認しましょう。
たとえば、「プロジェクトが滞っているが、どこに原因があるのか分からない」という状況の場合、業務フローやタスクを可視化できる機能があるツールが最適です。
一方、「社内情報の共有や蓄積がされていない」という課題であれば、情報が流れない場所へ確実にストックできるツールが必要になります。
このように、社内ポータルサイトごとに特徴があり、解消できる課題は異なります。したがって、社内で抱えている課題を最も効率的に解消できるツールを選択しましょう。
（2）コストは最適か
次に、ツールの運用コストが予算に収まるかをチェックしましょう。
社内ポータルサイトは基本的に月額課金制（利用期間に応じて料金が課金される仕組み）です。そのため、一定の料金で利用でき、初期費用はかからない場合が多いというメリットもあります。
このように、比較的低コストで運用できる社内ポータルサイトは、種類によって料金プランも異なるので、検討漏れがないようにツールを洗い出しましょう。
（3）ITに詳しくないメンバーでも使いこなせるか
最後に、ITに詳しくないメンバーでも使いこなせるかを確認しましょう。
基本的に、社内ポータルサイトは若手からベテランまで、導入即日から直感的に使いこなせるほどシンプルなものが理想です。複雑なツールは操作が難しいので、次第に仕事で使うのが面倒になり放置される可能性があります。
そのため、社内ポータルサイトに必要な機能に過不足がない「Stock」のようなツールであれば、あらゆる業界・業種の企業で活用ができます。
社内ポータルサイトの基本的な機能
以下では、社内ポータルサイトの基本機能を3つ解説します。すべての社内ポータルサイトに搭載されているわけではないので、自社に必要な機能かも含めて検討しましょう。
チャット機能
チャット機能とは、チャット形式で気軽にコミュニケーションがとれる機能です。
メールのような形式が決められたやりとりではなく、対面で会話する感覚に近く、スピーディーに会話を進められるのが特徴です。たとえば、プロジェクトごとにトークルームを使い分ければ、必要な情報を必要なタイミングでメンバーに送信できます。
一方、チャットだけでは大切な情報が次々と流れてしまい、あとから見返すのが面倒です。そのため、情報をストックできる機能も必要になります。
タスク管理
タスク管理は、個人やチームのタスク（やるべき作業）を管理できる機能です。
タスク管理を個人の裁量に任せると抜け漏れが起こり、プロジェクトの進捗に悪影響を及ぼします。したがって、作業の進捗を把握するためにも、ツールを活用したタスクの一括管理が必要なのです。
たとえば、担当者ごとにタスク一覧を確認できる機能があれば、一人ひとりに進捗を聞く手間がなくなります。さらに、タスクの依頼が数クリックで完了する機能があれば、エクセルで複雑な管理をせず、簡単に部下をマネジメントできます。
このように、タスク管理の機能があれば仕事の抜け漏れを防ぐだけでなく、面倒な管理業務を効率化できるのです。
社内掲示板機能
社内掲示板機能は、社内に周知すべき情報を蓄積する機能です。
社内掲示板機能のメリットは、誰もがリアルタイムで同じ情報にアクセスできることです。紙の情報共有は更新されるまでにタイムラグがあるので、情報の行き違いによる認識の齟齬や業務ミスにつながる恐れもあります。
しかし、社内ポータルサイトがあれば、在宅勤務の社員に場所を問わず最新の情報を届けられるので便利です。このように、「ここにアクセスすればすべての社内情報が確認できる」という環境をつくることが、社内ポータルサイトの意義と言えます。
社内ポータルサイトを導入するメリット
以下では、社内ポータルサイトで得られるメリットを解説します。社内ポータルサイトを有効活用するには、業務にどのような利益をもたらすのか事前に把握し、具体的なイメージを持っておくことが重要です。
業務効率が上がる
社内ポータルサイトを導入すれば、業務効率が上がります。
社内ポータルサイトには、申請業務を簡略化するワークフロー機能やタスク管理機能など、業務効率を向上させる機能が豊富に備わっています。
このような機能を活用して業務スピードを上げれば、社員は時間的・精神的に余裕をもって作業できるので、継続的に高いパフォーマンスが維持されるようになるのです。
ワークフローが定着する
社内ポータルサイトを上手く活用すれば、ワークフローを定着できます。
仕事に関するあらゆる情報を適切に蓄積していくと、ワークフロー（仕事の流れ）の枠組みが設計されていきます。ワークフローは業務の基本型になるので、ワークフローに従えば誰でも同じように業務を遂行できるようになるのです。
また、社内ポータルサイトには「テンプレート機能」を備えているものもあり、頻繁に利用する企画書などのフォーマットを保存しておけば、簡単に資料作成ができます。このように、仕事をスムーズにする機能が豊富にあるのも社内ポータルサイトの良い点です。
ナレッジが蓄積する
社内ポータルサイトは、あらゆるナレッジ（知識・経験）が蓄積される場所になります。
ナレッジは、ワークフローの設計や案件事例の参照に役立ちます。また、社内ポータルサイトにナレッジを蓄積する習慣は、ナレッジの属人化防止にも効果的です。
社内でナレッジを共有する場を用意しなければ、メンバーの異動や退職に伴い、ナレッジが消失してしまう可能性があります。したがって、積極的に社内ポータルサイトを活用して、ナレッジが着実に蓄積できるようにしましょう。
【担当者必見】ポータルサイトの運用が上手くいかない3つの原因
以下では、社内ポータルサイトが上手く運用できない原因を解説します。原因が分からない状態で対策をしても意味がないので、担当者の方は必見です。
（1）欲しい情報が見つからない
運用が上手くいかない場合、目的の情報がすぐに見つからないような管理をしている可能性があります。
社内ポータルサイトに蓄積した情報は、活用されなければ意味がありません。情報が活用されない原因として「検索機能が乏しい」「情報の整理ができていない」の2つが挙げられます。
高度な検索機能がなければ、ファイルを一つひとつチェックしていくことになり、情報管理にストレスを感じます。また、メンバーが勝手にフォルダを作成すると整理ができなくなるので「どこに、何の情報があるのか分からない」という問題に直面するのです。
（2）明確な運用ルールがない
上司から「情報共有を活性化するようにしなさい」と周知しても、そもそもどのように運用すれば良いのか分からなければ意味がありません。
とくに、社内ポータルサイトを導入した直後は、積極的に情報共有をするメンバーが現れないのが一般的です。したがって、情報共有に関するルールを策定して、ルールに沿えば問題なく運用できる環境をつくりましょう。
また、運用ルールだけでなく、テンプレートを用意するのも効果的です。テンプレートは項目に従って情報を入力するだけで、分かりやすい文書を作成できます。
（3）使い方が分からない
社内ポータルサイトの導入が上手くいかない原因のひとつが、複雑すぎて使い方が分からないことです。
「必要以上の機能がある社内ポータルサイト」や「マニュアル必須の社内ポータルサイト」は、ITに詳しくないメンバーが使いこなせず社内へ浸透しない可能性があります。
そのため、「知名度があるから」「機能が多い方が何でもできそうだから」という理由で選定するのは避けましょう。社内ポータルサイトに必要な機能が過不足なくある「Stock」のように、導入初日から誰でも使いこなせるシンプルなツールが最適です。
おすすめのクラウド型社内ポータルサイトまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトと選定ポイント、上手く運用できない原因をご紹介しました。
社内ポータルサイトで社内情報を一元化すれば、格納場所が分散していた資料やデータを体系的にまとめられ、仕事で活用しやすくなります。
一方、社内ポータルサイトを有効活用するには、誰でも簡単に使えることが必須条件です。多機能で複雑な社内ポータルを導入しても、利用する社員が使いこなせず放置される可能性があります。
したがって、Stockのように誰でも簡単に使いこなせて、社内ポータルサイトに必要な情報共有の機能に過不足がないツールが求められるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報管理・共有のストレスを解消しましょう。
