社内ポータルサイトは自社の業務効率を向上させる一方、構築や運用には十分な知識が必要なため、中小企業では興味があっても検討が進まず、導入が難しいのが現状です。
 
しかし、昨今ではこうした企業の悩みを解決する手段として、自社開発が不要なクラウド型の社内ポータルサイトや、社内ポータルサイトとして利用できるグループウェアのリリースが増えています。
 
これらのツールを選択すると、IT知識が深くないひとでも簡単に社内ポータルサイトの作成が行えます。しかし、数多くあるツールのなかから、どれを選べばいいのかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで、今回では、社内ポータルサイトとして利用できるおすすめのサービス5選と、ポータルサイトを導入するメリット・導入が失敗してしまう理由などについて解説します。
 
  • 社内の情報を一元管理し、業務効率化を実現するツールが知りたい
  • ポータルサイト導入を成功させるために、注意すべきポイントが知りたい
  • 社内ポータルサイトの選定ポイントを知りたい
とお悩みの担当者は今回の記事を読むと、社内ポータルサイトについて正しく理解し、自社に導入すべきツール選定が行えるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【最新版】おすすめのクラウド型社内ポータルサイト5選

以下では、業務効率化の実現におすすめなクラウド型社内ポータルサイトと、社内ポータルサイトとしての活用が行えるおすすめツールを5選ご紹介します。
 
まず、従来の方法で課題となっていた「情報共有」の目的を達成できるサービスを選ぶ必要がありますが、この目的は社内ポータルサイトでなければ実現できないわけではありません。そのため、グループウェアをはじめとした費用対効果の高いツールと合わせて比較検討する必要があります。
 
ただし、社内ポータルサイトではなく、構築不要のクラウド型サービスを選択する際は、社内ポータルサイトの「構築の難しさ」「操作の複雑性」をカバーできるツールでなくてはなりません。
 
今回ご紹介するツールのひとつである「Stock」は、直感的な操作性で誰でも簡単に情報を一元管理できる情報共有ツールです。
 
社内ポータルサイト専用のツールではなくとも、ノート機能を利用してQ&Aや社内wikiをまとめれば、社内ポータルサイトと同様に利用可能です。
 
また、StockはITに不慣れなユーザーでも使いこなせるほど操作が簡単なので、ツールの複雑さから社内浸透が阻まれる事態も阻止できます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

【Garoon】大企業向けグループウェア

Garoonのトップページ

<Garoonの特徴>

Garoonはサイボウズ社が提供する、大企業向けのエンタープライズグループウェアです。Garoonを利用すると、社内だけでなくグループ企業全体での情報共有が可能になります。スペース機能の活用により、プロジェクトの情報などを会社のナレッジとして残せるのが特徴です。

<Garoonの注意点>

  • 簡易的に利用できるチャット機能がない
  • 社内コミュニケーションを取るためのメール機能は搭載されていますが、より簡易的に連絡が取れるチャット機能がないので、コミュニケーションの活性化は難しいです。
  • 外部アプリとの連携が複雑
  • 外部アプリとの連携は行えるものの手順がわかりづらく、ITに詳しい担当者がいないと機能の活用が難しいです。

<Garoonの料金>

  • 300ユーザーまで:1ユーザーあたり845円/月
  • 100ユーザーまで:1ユーザーあたり800円/月
  • 1001ユーザー以上:要問合せ
高度なセキュリティ機能や容量の追加には別途料金が発生します。
 

【kintone】多機能クラウドサービス

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<kintoneの特徴>

kintoneはサイボウズ社が提供する、ビジネスアプリ作成クラウドサービスです。プログラミング不要で業務に必要なアプリを自由に作成できます。カスタマイズ性が高く、自社に合わせた最適なアプリを作成・利用できるのが特徴です。

<kintoneの注意点>

  • ある程度のITリテラシーがないと使えない
  • アプリを自由にカスタマイズできる一方で、ある程度のITリテラシーがないとアプリ作成がうまくできない可能性があります。
  • ストレージ容量が少ない
  • プランに関わらず、1ユーザーあたり5GBまでしか利用できないので、大量のデータを管理する場合などは別途オンラインストレージなどを併用する必要があります。

<kintoneの料金体系>

  • ライトコース:1ユーザーあたり780円
  • 200個までのアプリ作成と、100個までのスペースが利用できるプランです。
  • スタンダードコース:1ユーザーあたり1,500円
  • 1000個までのアプリ作成と、500個までのスペースが利用できるプランです。

【Global Portal】HTMLの知識不要で構築できる

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<Global Portalの特徴>

Global PortalはPanasonic社が提供する、ポータルサービスです。複数の機能にアクセスしやすいように社内環境が整備できます。HTMLの専門的な知識がなくても自由にポータルサイトの構成やデザインを編集できるのが特徴です。

<Global Portalの注意点>

  • 運用に関する情報が少なすぎる
  • 公式サイト以外は検索しても情報が出てこず、実際の利用者のレビューもないため、万が一利用中にトラブルが起きた場合などを考えると導入リスクが高いです。

<Global Portalの料金体系>

  • 詳細な料金については問い合わせの必要があります。

【concrete5】オープンソースのポータルソフト

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<concrete5の特徴>

concrete5はプログラミング不要で自由にアプリの作成が行えるツールです。WordPressのようにクオリティの高いCMSが搭載されており、自由にポータルを組み立てられます。複数の外国語に対応しているので、複数言語のサイト構築ができるのが特徴です。

<concrete5の注意点>

  • 情報量が少ない
  • concrete5は国内での利用者が少ないため、他ツールに比べて情報量が少ないです。困ったときに必要な情報がすぐに見つからないのは、利用に最適だとは言えません。
  • 動作が遅くなりやすい
  • concrete5は動作にJavaScriptやPHPを採用しており、豊富な機能が利用できる一方で、表示速度が遅くなりやすいです。

<concrete5の料金>

  • オープンソースのサービスなので、完全無料で利用できます。


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社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、業務に必要な情報を一元管理し、ひとつの画面上にまとめたツールやサイトを指します。
 
社内外の煩雑化した情報が一箇所にまとまるので、探したい情報がある度に、人に確認したり複数の資料を探したりする手間が省けます。その結果、業務中に発生するムダな時間や労力が削減され、業務効率が向上します。
 
また、社員で共通のポータルサイトを利用すると、すべての情報がオープンになるという利点もあります。
 
情報の見える化は、一度に複数名とのコミュニケーションの実現ができるほか、ノウハウもポータル上で共有すれば、社員のノウハウ共有も活性化できます。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!


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社内ポータルサイトの基本的な機能

以下では、社内ポータルサイトで利用できる基本的な機能について解説します。基本的な機能ではあるものの、必ずしもすべての機能が搭載されているわけではないので、自社に必要な機能かどうかも含めて検討を行いましょう。

ワークフロー・勤怠管理

ワークフロー機能では、稟議書の申請など上司や管理部門の確認が必要な業務をネット上で完結できます。ワークフロー機能の活用により、複雑で時間のかかっていた承認作業を簡略化させられます。
 
また、ワークフロー機能を応用すれば、交通費や立替経費の申請、勤怠管理の申請にも利用できます。
 
特定のフォーマットを1度作成さえすれば、あとはそれに沿って記入していくだけで申請作業が完了するので、誰でも簡単に取り扱えるのが特徴です。

チャット機能

チャット機能とは、チャット形式で気軽にコミュニケーションを取れる機能です。
 
従来のメール形式のような形式ばった固いやりとりではなく、気軽なやりとりができるので、よりスピーディーに会話を進められるのが特徴です。
 
また、プロジェクト単位や部門ごとにやりとりができるツールを活用すれば、トークルームを用途で使い分け、必要な情報を必要な時に、届けたい相手に対してピンポイントで送ることができます。

レポート機能

レポート機能は、資料作成の時間を大幅に短縮してくれる機能です。
 
過去に蓄積したデータやインプットした資料からグラフや表を簡単に作成でき、データをまとめると同時にプレゼンテーションやレポート用の資料作成が行えます。
 
また、作成した資料はインプットしておけばポータル上にデータとして蓄積されるので、あとから過去に作成した資料が必要になったときでも迅速なアクセスが可能です。

タスク管理

タスク管理機能は、社員個人のタスクや、プロジェクトごとのタスク管理が行える機能です。タスク管理を個人の裁量に任せておくとタスク漏れが起こりやすいうえ、プロジェクトの全体像が把握しにくくなります。したがってツールを利用した一括管理が必要です。
 
部門を超えてタスク依頼ができる機能を持つツールを活用すれば、業務フローが滞ることなく、プロジェクトが遂行できます。

社内掲示板機能

社内掲示板機能を利用すると、緊急で告知したい情報や、プロジェクトメンバーの募集など、社員全体に向けて発信したい情報を一度で社員全体に届けられます。
 
この機能の最大のメリットは、タイムラグなく全員が同じ情報にアクセスできる点です。
 
従来の紙媒体での資料共有では、その場にいる社員にしか情報が共有できません。しかし、社内ポータルサイト上で情報共有を行うと、遠隔で業務に携わっている社員に対してもリアルタイムで情報を届られるようになります。
 
その結果、社員によって情報量に差が出ず、常に一定の情報で業務に取り組めます。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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社内ポータルサイトを導入するメリット

以下では、社内ポータルサイトの導入によって得られるメリットについて解説します。社内ポータルサイトを活用すると日常業務においてどのような恩恵が受けられるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

業務効率化の達成

社内ポータルサイトを導入すると、あらゆる業務において業務効率化が実現します。
 
ワークフロー機能による申請業務の簡略化や、タスク管理・レポート機能など、普段の業務効率を向上させてくれる機能が社内ポータルサイトには多く備わっています。
 
こうした機能を有効活用しながら業務の処理速度を向上させると、企業はプロジェクト進行スピードの改善ができるようになり、社員は時間や精神面に余裕を持って作業が行えることから、継続的に高いパフォーマンスが発揮できるようになります。
 
その結果、企業の生産力が向上し、生産力拡大による利益向上も不可能ではありません。

ワークフローの仕組み化

社内ポータルサイトを導入すると、ワークフローが仕組み化します。
 
プロジェクトを遂行する際には、プロジェクト全体を構成する細かい業務の処理が必要です。こうしたひとつひとつの業務に対して適切に情報を蓄積していくと、業務に対するワークフロー(仕事の流れ)の枠組みが設計できるようになります。
 
枠組みの設定を適切に行えば、あとから誰かが同じ業務や似たような業務を担当する際は、そのワークフローに沿うだけでいいので、業務がよりスムーズに処理できます。
 
このような定型業務の場合は、必要なドキュメントや資料をテンプレートとして保存しておくと、次回からテンプレートに沿って必要事項を記入するだけでタスクが完了するためおすすめです。

ナレッジの蓄積

レポート機能により、過去の資料やデータが社内ポータルサイト上に保存されていくため、社内ナレッジの蓄積が活性化します。
 
こうしたナレッジは、ワークフローの枠組みを設計する際や、過去の案件の事例を参照する際にも役立ちます。
 
また、社内ポータルサイトでのナレッジ蓄積は、ナレッジの損失防止にも効果があります。個人の持つナレッジは、意識して共有する場がないと、個人のなかにしか存在しなくなり、異動や退職などに伴い損失する恐れがあります。
 
したがって、社員の積極的なポータルサイト活用を促し、ナレッジ蓄積に努めましょう。
 
関連記事: 目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!


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社内ポータルサイトを選定する際のポイント

以下では、社内ポータルサイトを選定する際に押さえるべきポイントについて解説します。自社に最適なツールを選択する際に、どのような点に気を付ければいいのか、ひとつずつ見ていきましょう。

導入目的に沿った機能を備えているか

まずは、社内ポータルを導入する目的を確認しておきましょう。
 
たとえば、「社内の業務フロー管理ができておらず、プロジェクトがどこで滞っているのかが明確に把握できない」ことが課題として認識されている場合、業務フローやタスク管理を可視化して把握できる機能を持ったツールを選ぶ必要があります。
 
一方、「社内情報の共有やストックがされていない」ことが課題ならば、情報共有やデータの蓄積に特化したツールの導入が必要になります。
 
このように、一言に社内ポータルサイトと言っても、解消できる課題はそれぞれ異なります。したがって、社内で優先して解決すべき課題に沿って、それを最も効果的に解消できるツールを選択しましょう。

ITに強くない人でも使いこなせるか

サイトの使いやすさや操作性は、社内にポータルサイトが浸透するかどうかという点に直結します。したがって、導入するツールは、ITに強くない人でも使いこなせるものでなくてはなりません。
 
基本的に、社内ポータルサイトは新入社員からベテラン社員まで、全員が導入したその日から使いこなせるものが理想です。したがって「機能は豊富だが操作が複雑なもの」や「使いこなすのに専門的な知識が必要なもの」はなるべく避けましょう。
 
たとえば、ITに不慣れな60代の方でも説明なしで使えるほどシンプル、かつ情報共有やタスク管理に適している「Stock」のようなツールであれば、非IT企業でも安心して導入できます。

コストは最適か

導入前には、あらかじめ社内で想定している予算の確認を行いましょう。
 
ポータルサイトとして活用するツールは基本的にサブスクリプション形式であり、利用期間に応じて料金が課金される仕組みです。そのため、事前にそれぞれのツールの料金プランを確認し、価格と機能が最適なものを選択しましょう。
 
一部のツールでは、トライアルとして一定の期間内であれば無料で利用できるものもあるので、テストも兼ねてまずは無料で利用し、その後本導入に取り組むのもおすすめです。
 
関連記事: 【無料・有料有り】情報共有アプリ10選を目的別に紹介!


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ポータルサイト導入が上手くいかない原因

以下では、社内ポータルサイト導入が失敗する企業で共通している原因について解説します。自社でのポータル導入がうまくいかず困っているという方は、下記のポイントに当てはまっていないかを確認し、改善を図りましょう。

使い方がわからない

機能が多すぎたり、操作方法が難しくマニュアルを読まなければわからなかったりする社内ポータルサイトでは、普段の業務で取り入れるのが難しく、情報共有の活性化に繋がりません。
 
ツールの利用にさえ慣れればいいと考えられがちですが、先入観を変えることは難しく、利用者が一度でもそのツールを「難しい」と感じてしまえば、そこから便利なツールだという印象へと切り替えるのは至難の業です。最悪の場合、サイト自体にアクセスする機会が減少する恐れもあります。
 
導入したツールの効果を最大限発揮し、情報の一元化を実現するには、導入するポータルサイトが「すべての社員が問題なく活用できるもの」でなくてはなりません。
 
とくに、機能にばかり注目していると、操作性の確認がおろそかになりがちです。現場レベルで考えて、ITリテラシーの低い社員でも使いこなせるものを導入しましょう。

投稿する内容がわからない

トップダウンで「情報共有を活性化しましょう」と通達しても、そもそも投稿する内容がわからなければ、社内ポータルサイトの活用が促進できません。
 
とくに、ポータルサイトを導入して最初のころは、日本人特有の「空気を読む」風習から、なかなか投稿されづらい傾向があります。したがって、事前にできる限りサンプルとして使える投稿を行っておきましょう。サンプル投稿があれば、その投稿を参考として社員が自発的に投稿できるようになります。
 
また、このとき合わせてテンプレート作成も行っておくのがおすすめです。テンプレートを埋めるだけで投稿できるように仕組み化されていれば、書くべき内容が明確化され、空欄を埋めるだけで書き始められるので、作業時間が短縮化されます。

欲しい情報が見つからない

社員が積極的に投稿を行っているにも関わらず、十分な活用が行われていないならば、社内ポータルサイトでは必要な情報が得られにくい可能性があります。
 
折角情報の蓄積・一元化ができていても、その情報が正しく活用されなければ、業務効率化は実現しません。
 
こうした原因の多くは「検索精度が低い」「サービスの連携ができておらず、社内ポータルサイトへの適切な取り込みが行われていない」というものであり、十分な比較検討が行われてさえいれば回避できる問題です。
 
したがって選定時には、検索精度や他サービスとの連携機能の有無を確認し、自社での運用に最適かどうかを見極める必要があります。


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おすすめのクラウド型社内ポータルサイトまとめ

ここまで、社内ポータルサイトとして利用できるおすすめのサービス5選と、ポータルサイトを導入するメリット・導入が失敗してしまう理由を解説してきました。
 
社内ポータルサイトで情報を一元管理すると、今まで大きな手間がかかっていた承認作業や、タスク管理などが効率的に行え、社員の時間的・精神的余裕の創出に繋がります。
 
一方、社内ポータルサイトを有効活用するには、自社に最適なツール選びと運用が大切です。導入による効果を最大限発揮するには「導入目的に沿った機能の完備」「誰でも使いこなせる」「適切なコスト」の3点を意識してツール選びを行いましょう。
 
とくに、今回ご紹介したStockは、非IT企業からの評判が非常に良好なツールです。
 
上記の選定ポイントをすべて満たし、一度共有した情報が流れにくく、社内ポータルサイトを運用するうえであらゆる目的を一挙に達成できるツールでもあります。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して業務管理や情報共有のストレスを解消しましょう。
 
関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!
 
関連記事: 無料・有料のコミュニケーションツールランキングTOP3|ビジネスチャットに必須!