昨今、自社開発が不要なクラウド型の社内ポータルサイトが増えています。比較的低コストで導入できるほか、サーバ等を管理する必要もないので、ITに関する知識がない企業でも手軽に使い始められるのです。
しかし、「クラウド型の社内ポータルサイトを導入したいが、どのように選定したらよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトと選定ポイントを中心に解説します。
- 社内の情報をクラウド型ポータルサイト内にまとめたい
- 人気のクラウド型ポータルサイトサービスを比較してほしい
- 担当者だけで社内ポータルサイトを立ち上げるのに不安がある
という方はこの記事を参考にすれば、自社にマッチする社内ポータルサイトが見つかるだけでなく、運用のポイントまで押さえられます。
目次
おすすめのクラウド型社内ポータルサイト5選
以下では、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトをご紹介します。
社内ポータルサイトを構築する目的は「すべての情報を集約し、誰でも簡単に欲しい情報を探し出せる環境を整えること」だと言えます。つまり、あらゆる情報をストックする機能はもちろん、わずかな操作で目的の情報を見つけられる検索機能が不可欠なのです。
一方、上記以外にも便利機能はさまざまありますが、多機能なサービスは社内に浸透しづらいため、そのうち放置されてしまいます。その結果、情報が更新されず、ナレッジが属人化してしまうのです。
したがって、社内ポータルサイトとして導入すべきは、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方であれば、すぐに使いこなせる程シンプルな「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、社内の情報を「記事」にストックしつつ、知恵袋のような感覚で他の人に「質問」を投稿できる点が特徴です。また、ナレカンには精度の高い検索機能に加え、多階層の「フォルダ」が備わっているので、必要な”ナレッジ”がすぐに見つかります。
【ナレカン】100人以上の大企業のナレッジ管理に特化したツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】100人以下の中小企業の情報管理・共有に最適のツール
Stockは、最もシンプルに情報を管理・共有できるツールです。
「Stock」の「ノート」にはあらゆる情報を残せるだけでなく、ノートには「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるのが特徴です。また、シンプルな機能性であることから、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるツールとして重宝されています。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Garoon】サイボウズが提供する大企業向けグループウェア
＜Garoonの特徴＞
- 社内ポータルを手軽に作成できる
- Kintoneと連携できる
ドラッグ＆ドロップやテンプレート機能で、簡単に社内ポータルを作成できます。
サイボウズ社が運営しているため、Kintoneとの連携に優れています。
＜Garoonの機能・使用感＞
- 手軽で確実に全社通達ができる
- 管理の負担が少ない
掲示板の掲載期間設定や閲覧確認機能を活用することで、メールを使わずに全社へ通達を出せるため、社員数が多い会社や掲示期間を設定して予約投稿したい場合に便利です。
特定のアプリのみを管理できる機能が搭載されているため、システム管理者の負担を分散させることができます。
＜Garoonの注意点＞
- スケジュールが外部サービスと連携できない
- サポートが少ない
Garoonには、スケジュール機能が備わっている一方、outlookやGoogleのカレンダーと連携できないため、予定が重複しない様に注意が必要です。
利用しているユーザーからは「機能が多い。まだ、利用したことない機能も掘り下げれば出てきそう」との声があります。（参考：ITトレンド）
＜Garoonの料金＞
以下は、クラウド版の価格です。
- 300ユーザーまで：845円/ユーザー/月
- 1000ユーザーまで：800円/ユーザー/月
- 1001ユーザー以上：要問い合わせ
以下は、パッケージ版の新規ライセンスの料金です。
- ランクA：600,000円/50ユーザー
- ランクB：11,000円/1ユーザー（51～249ユーザー）
- ランクC：10,000円/1ユーザー（250～499ユーザー）
- ランクD：9,000円/1ユーザー（500～999ユーザー）
- ランクE：8,000円/1ユーザー（1,000～2,499ユーザー）
- ランクF：7,500円/1ユーザー（2,500～4,999ユーザー）
- ランクG：要問合わせ（5,000～9,999ユーザー）
- ランクH：要問合わせ（10,000ユーザー～）
【kintone】サイボウズが提供する多機能なクラウドサービス
＜kintoneの特徴＞
- 検索機能の精度が高い
- データをグラフ化できる
項目ごとに絞り込んで全文検索できるので目的の情報をすぐに見つけられます。
記入したデータをリアルタイムでグラフに反映できます。
＜kintoneの機能・使用感＞
- 日中英の3ヶ国語対応
- 全文検索ができる
日中英3ヶ国語対応で、海外にいるメンバーともリアルタイムで情報共有ができるため、グローバル企業に適しています。
タイトルや条件、キーワードを絞り込んで全文検索ができます。さらに、文字情報以外にも添付ファイルの中身まで検索対象となるため、必要な情報まで迅速にたどり着けます。
＜kintoneの注意点＞
- 一定以上のITリテラシーが必要
- やや使いづらさや不安がある
- 探している機能が埋もれてしまう
アプリを自由にカスタマイズできる一方、高いITリテラシーがないと上手く活用できない可能性があります。
ユーザーからは「検索機能に対する制限があり、使いにくいところがある」「全体をバックアップする機能がない点にやや不安がある」との声も見られます。（参考：ITレビュー）
多機能なサービスは便利な反面、「探している機能が埋もれやすく、よく検索機能を使って該当機能を掘り出している」というような弊害を伴うリスクがあります。（参考：ITトレンド）
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
【Concrete CMS】オープンソースのポータルソフト
＜Concrete CMSの特徴＞
- 誰でも無料で使える
- ページの編集がしやすい
オープンソースなので誰でも無料で使えます。
編集したい部分をクリックするだけで編集できるので、ページを行き来する手間がかかりません。
＜Concrete CMSの機能・使用感＞
- 使い方が詳しく記載されている
- セキュリティ対策が高い
バージョンごとの勉強会の解説録画がアップロードされているため、難しい操作でも理解しやすいです。
IPアドレスブロック機能の搭載や暗号化して復号できない形式のパスワード設定など、万全のセキュリティ対策を行っているため、大企業にも適しています。
＜Concrete CMSの注意点＞
- 運用に関する情報が少ない
- インストールするのに手間がかかる
- ブログ機能が弱い
Concrete CMSは国内利用者が少ないため、ほかのツールに比べて情報が少なく、コミュニティーで情報を調べる必要があります。
Concrete CMSは、ホスティング環境もしくはローカル環境にインストール可能です。ただし、設定に手間がかかる点に注意しましょう。
利用しているユーザーからは「登録フォームなどや、ブログ機能などが他のCMSに比べて弱い。結局、PHPを実装するしかない為、その点については、もう少し改善してほしいポイントです。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Concrete CMSの料金＞
オープンソースのサービスなので、完全無料で利用できます。
無料から使える！クラウド型社内ポータルサイトの比較表
以下は、クラウド型社内ポータルサイトの比較表です。（左右にスクロールできます。）なかには、無料から利用できるものもあるので、担当者の方は必見です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Garoon | kintone | Concrete CMS | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
100人以下の中小企業の情報管理・共有に最適のツール |
100人以下の中小企業の情報管理・共有に最適のツール |
サイボウズが提供する大企業向けグループウェア |
サイボウズが提供する多機能なクラウドサービス |
オープンソースのポータルソフト |
| 既読機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| コメント機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
フォルダの階層を深くしすぎないよう注意が必要 |
他のアプリとの連携はできない |
費用が比較的高額である |
一定以上のITリテラシーが必要 |
運用に関する情報が少ない |
| 料金 |
・無料はなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プラン（クラウド版）は845円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは780円/ユーザー/月～ |
完全無料で利用できます |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Garoon」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「Concrete CMS」の詳細はこちら |
以上のように、ツールによって機能性や価格帯が大きく異なる点に注意しましょう。また、社内ポータルサイトは、全社で使われるものなので「何名規模で使うか」を想定して、導入を検討するのがおすすめです。
社内ポータルサイトの選定ポイント3選
以下では、社内ポータルサイトを選定するときに押さえるべきポイントを解説します。選定に失敗したくない企業は必見です。
（1）導入目的に沿った機能があるか
社内ポータルサイトはサービスごとに備わっている機能が異なるため、導入目的に沿った機能を備えているかを確認しましょう。
たとえば、プロジェクトが滞る原因が分からない場合、業務フローやタスクを可視化できる機能があるツールが最適です。一方、「社内情報の共有や蓄積がされていない」という課題であれば、情報が流れない場所へ確実にストックできるツールが必要になります。
したがって、社内で抱えている課題を最も効率的に解消できるツールを選択しましょう。
（2）無料トライアルがあるか
次に、無料トライアルで使用感を試せるかチェックしましょう。
企業によって「どのようなサイトにしたいのか」は異なるため、自社に合うサイトを作れるかが肝心です。しかし、「有名だから」という理由でサービスを導入してしまうと、思っていたような運用ができず、ポータルサイトの構築が難航してしまいます。
また、多機能なサービスは一見便利そうですが、操作が難しく、社内に浸透しないケースも少なくありません。以上のことから、まずは無料トライアルで「自社に最適なポータルサイトが構築できるか」を判断することが大切なのです。
（3）誰でも簡単に使えるか
最後に、ITに詳しくないメンバーでも使いこなせるかを確認しましょう。
社内ポータルサイトは全社員が利用するので、誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツールが理想です。とくに、従業員数が多い企業では「年齢層」や「ITリテラシー」を考慮して選定しなければ、次第に使われなくなってしまいます。
一方、ナレッジ管理に特化したツールの「ナレカン」は、メールを使える方であればすぐに使いこなせる程シンプルな使い勝手なので、ITに不慣れな現場にもおすすめです。
社内ポータルサイトの基本的な機能
以下では、社内ポータルサイトの基本機能を3つ解説します。すべての社内ポータルサイトに搭載されているわけではないので、自社に必要な機能かも含めて検討しましょう。
社内掲示板機能
社内掲示板機能は、社内に周知すべき情報を蓄積する機能です。
社内掲示板機能のメリットは、誰もがリアルタイムで同じ情報にアクセスできることです。紙の情報共有は更新されるまでにタイムラグがあるので、情報の行き違いによる認識の齟齬や業務ミスにつながりかねません。
しかし、社内ポータルサイトがあれば、離れたメンバーにも最新の情報を届けられるので便利です。このように、「ここにアクセスすればすべての社内情報が確認できる」という環境をつくることが、社内ポータルサイトの意義と言えます。
タスク管理
タスク管理は、個人やチームのタスク（やるべき作業）を管理できる機能です。
たとえば、担当者ごとにタスク一覧を確認できる機能があれば、一人ひとりに進捗を聞く手間がなくなります。さらに、タスクの依頼が数クリックで完了する機能があれば、エクセルで複雑な管理をせず、簡単に部下をマネジメントできるのです。
このように、タスク管理の機能があれば仕事の抜け漏れを防ぐだけでなく、面倒な管理業務の効率化につながります。
チャット機能
チャット機能とは、チャット形式で気軽にコミュニケーションがとれる機能です。
メールのような形式が決められたやりとりではなく、対面で会話する感覚に近く、スピーディーに会話を進められるのが特徴です。一方で、他の話題と入り乱れて流れてしまい、共有に抜け漏れが生じるケースも少なくありません。
そこで、情報をストックする「記事」と「コメント」を紐づけられる「ナレカン」を使えば、話題が入り乱れずにやりとりできます。
社内ポータルサイトを導入するメリット
以下では、社内ポータルサイトで得られるメリットを解説します。社内ポータルサイトを有効活用するには、業務にどのような利益をもたらすのか事前に把握し、具体的なイメージを持っておくことが重要です。
業務効率が上がる
社内ポータルサイトを導入することで、業務効率の向上につながります。
社内ポータルサイトには、申請業務を簡略化するワークフロー機能やタスク管理機能など、業務効率を上げる機能が豊富に備わっています。業務スピードの向上は社員の時間的・精神的な余裕につながるので、継続的に高いパフォーマンスが維持できるのです。
したがって、情報の連携を社内ポータルで改善することにより、業務全体を円滑に進められる効果が期待できます。
ワークフローが定着する
社内ポータルサイトを上手く活用すれば、ワークフローが定着します。
仕事に関するあらゆる情報を適切に蓄積していくと、ワークフロー（仕事の流れ）の枠組みが設計されていきます。ワークフローは業務の基本型になるので、ワークフローに従えば誰でも同じように業務を遂行できるようになるのです。
また、「テンプレート機能」を備えている社内ポータルを導入すれば、頻繁に利用する企画書などのフォーマットを保存しておくだけで、簡単に資料作成ができます。このように、作業をスムーズにする機能が豊富にあるのも社内ポータルサイトのメリットです。
ナレッジが蓄積される
社内ポータルサイトは、あらゆるナレッジ（知識・経験）が蓄積される場所になります。
社内ポータルを通して社内wikiや業務ノウハウを共有すれば、ナレッジが蓄積され、属人化防止につながります。一方で、社内でナレッジを共有する場を用意しなければ、メンバーの異動や退職に伴い、ナレッジが消失してしまう可能性があります。
したがって、積極的に社内ポータルサイトを活用して、ナレッジを着実に蓄積できるようにしましょう。
【担当者必見】ポータルサイトの運用が上手くいかない3つの原因
以下では、社内ポータルサイトが上手く運用できない原因を解説します。原因が分からない状態で対策をしても意味がないので、担当者の方は必見です。
（1）欲しい情報が見つからない
運用が上手くいかない場合、目的の情報がすぐに見つからないような管理をしている可能性があります。
社内ポータルサイトに蓄積した情報は、活用されなければ意味がありません。情報が活用されない原因として「検索機能が乏しい」「情報の整理ができていない」の2つが挙げられます。
高度な検索機能がなければ、ファイルをひとつずつチェックしていくことになり、情報管理にストレスを感じます。また、メンバーが勝手にフォルダを作成すると整理ができなくなるので「どこに、何の情報があるのか分からない」という問題に直面するのです。
（2）明確な運用ルールがない
明確な運用ルールがないことも上手く運用できない原因となります。
運用ルールが明確でないと、メンバーによって情報の共有方法が異なったり、情報が散乱したりする事態につながります。したがって、ポータルサイトの作成や管理に関するルールを策定して、情報を見やすく管理しましょう。
また、運用ルールだけでなく、テンプレートを用意する方法も効果的です。社内ポータルで文書を共有する場合、テンプレートを使えば項目に従って情報を入力するだけで文書をつくれるうえ、体裁も統一できます。
（3）設計が合っていない
自社に合った設計になっていないことも、運用が上手くいかない原因のひとつです。
たとえば、一から社内ポータルを構築した場合「情報がどこにあるのか分かりづらい」「情報にたどり着くのに工数がかかる」といったトラブルが起こりがちです。以上のように、情報へのアクセス性が悪ければ、サイトを構築しても使われなくなってしまいます。
したがって、自力で社内ポータルを構築するのに不安がある場合は、導入～運用までを支援する「ナレカン」のような、手厚いサポート体制が整ったサービスがおすすめです。
おすすめのクラウド型社内ポータルサイトまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型社内ポータルサイトと選定ポイント、上手く運用できない原因をご紹介しました。
クラウド型社内ポータルサイトで社内情報を一元化すれば、格納場所が分散していた資料やデータを体系的にまとめられ、仕事で活用しやすくなります。
一方、社内ポータルサイトを有効活用するには、誰でも簡単に使えることが必須条件です。多機能で複雑な社内ポータルを導入しても、利用する社員が使いこなせず放置される可能性があるからです。
したがって、社内ポータルサイトの構築には、のように誰でも簡単に使いこなせて、ナレッジ管理に特化したツール「ナレカン」が最適です。ナレカンでは、ExcelやWordなどの既存データの移行も支援しているので、安心して使い始められます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ナレッジ管理・共有のストレスを解消しましょう。
