チーム内の「情報共有」や「業務の振り返り」をスムーズにするために、多くの企業が業務日報を運用しています。業務日報には、日々の目標や仕事内容・成果などがまとめられているので、部下の進捗を書類から簡単に確認できるのがメリットです。
 
しかし、「業務日報は形式的に作成しているだけで、何に役立つのかよく分からない」という方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、業務日報の必要性やムダにならない書き方を中心にご紹介します。
 
  • 正しい書き方を把握して分かりやすい業務日報を作成したい
  • テンプレートを活用して業務日報の作成を効率化したい
  • 業務日報の作成だけでなく管理や共有もスムーズにできる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、業務日報を「意味のある」情報として活用するためのポイントが分かります。


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業務日報とは

業務日報とは、1日の業務内容や反省を、上司や業務に携わるメンバーに共有する書類を指します。
 
上司は日報を通じて部下の進捗を把握し、必要に応じて仕事のスケジュールを調整します。そのため、日報は組織全体にとって重要な役割を担っていると言えるのです。
 
  • 1日の目標を立てる(Plan)
  • 業務を遂行する(Do)
  • 目標と照らし合わせて評価する(Check)
  • 改善をする(Action)
また、業務報告の内容をもとに、上記の手順でPDCAサイクルを運用すれば、業務パフォーマンスの改善が期待できるのです。
 
関連記事: 【例文あり】日報とは?目的や書き方のポイントを解説!


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業務日報に必要な項目

以下では、業務日報に必要な項目をご紹介します。
 
 
  • 【一日の目標】
  • 一日の目標を設定し、やるべきことを明確にします。目標は高すぎても低すぎても十分な成果が出せないため、やや負荷のある難易度に設定しましょう。
     
  • 【業務内容】
  • 一日の業務内容をひと目で見ても判断できるように具体的に記載します。後日振り返ったときに分かりやすいよう、時系列に沿って記載しましょう。
     
  • 【目標の達成度】
  • 【一日の目標】に対する達成度を記載します。客観的に分かりやすいように「販売目標○個に対して△個」のように、具体的な数字を使って表しましょう。
     
  • 【良かった点】
  • 一日の業務で良かった点を記載します。「目標に対してのアプローチ方法」や「成功要因」を残せば、翌日以降の業務にも活かせます。
     
  • 【反省・課題点】
  • 一日業務を行った中で生じた反省点や課題点を書き出します。【一日の目標】が未達成の場合は、その要因も加えて記載しましょう。
     
  • 【次回の目標】
  • 一日の業務の成果や反省・課題点を踏まえて、次回の目標を設定します。【一日の目標】と同様に、やや負荷の高いくらいの難易度を心がけましょう。
 
以上が、業務日報に必要な項目です。効果的な業務日報を作成するために、上記の項目は必ず含めましょう。


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業務日報は廃止すべきと言われる3つの理由

ここからは、業務日報は廃止すべきと言われる理由を解説します。以下を正しく理解しておかなければ、業務日報の形骸化を防ぐための対策を講じづらくなってしまうので、注意しましょう。

(1)作成・提出が面倒である

1つ目の理由は、作成が面倒なことです。
 
業務日報の作成には「構成・執筆・見直し」の3段階が必要です。さらに、紙やワード、エクセルなどで日報を作成する場合、提出するまでに手間がかかるため、社員の負担が大きく、日報に対するモチベーションが下がりやすくなります。
 
業務日報にかかる手間を削減するには、テンプレートを使ったり、作成と提出が一元化できるツールを活用したりするなど、時間短縮の工夫を実践しましょう。

(2)作成の目的が分からない

2つ目の理由は、日報作成の目的が分からないからです。
 
日報作成の目的が分からないと、社員は日報の必要性を理解できません。意味のある日報にするために「業務効率化のノウハウを共有する」や「日々の進捗共有を通じて意思疎通を円滑にする」など、日報作成の目的を全社員へ周知しましょう
 
また、日報作成の目的をメンバー間で把握できていれば、自発的に日報を活用しやすくなります。したがって、日報作成の目的を共有し必要性を理解してもらうことが重要です。

(3)過去の日報が活用されない

4つ目の理由は、過去の日報が活用されないことです。
 
業務日報は毎日作成するため、紙で管理すると膨大な量となり、振り返りるのが難しくなります。また、ドキュメントファイルで管理している場合、ファイルの保存先が分散したり、提出したファイルがメールやチャット内で流れたりするので見つかりません。
 
このように、情報へのアクセス性が悪いと業務の振り返りやメンバー間で共有したノウハウの利用が困難になり「日報が活かされていない」と社員が感じてしまいます。そのため、情報を流さずに日報を共有できる「Stock」のようなツールを導入しましょう。


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業務日報・日誌の必要性とは?4つのメリットを解説

ここからは、業務日報の必要性を解説します。以下をあらかじめ社内へ周知しておけば日報に対する理解が深まるので、運用が形骸化しづらくなります。

(1)業務の振り返りができる

1つ目の日報の役割は、業務の振り返りができることです。
 
たとえば、営業担当者は業務内容として、訪問先企業の詳細や所感を日報に記入します。その結果、「営業履歴」や「訪問履歴」などの情報が知りたいときに、別のファイルを探さなくても、日報を見ればすぐに把握できます。
 
以上のように、日報は毎日作成するので、適切に管理し運用すれば過去の業務を詳細に振り返る手段になるのです。

(2)業務進捗を共有できる

2つ目は、業務進捗を共有できることです。
 
日報で業務内容を共有すれば、互いの進捗を簡単に把握できます。また、上司が部下の業務進捗を把握していれば、チーム全体のスケジュール調整もしやすくなるのです。
 
このように、普段は見えづらいメンバーの動きが日報で可視化されるので、スムーズな業務進行や意思疎通が期待できます。

(3)タスク管理ができる

3つ目は、タスク管理へ利用できることです。
 
日報では1日の目標を設定するため、目標から逆算して翌日行うべきタスクを明確にする習慣がつきます。さらに、1日の終わりに業務内容を書きだすので、タスクの達成度合が可視化されます。
 
また、タスクの状況を日報で見える化すれば、ビジネスに必須な”計画性”や”自己管理能力”が必然と身についていきます。ただし、やるべき作業が多い状態では、対応漏れが起こりやすいため「Stock」のようなツールでタスクも同時に管理するのがおすすめです。

(4)ナレッジを蓄積できる

4つ目は、ナレッジを蓄積できることです。
 
業務日報には仕事から得た成果や改善点、解決策が記入されているので、属人化されがちなナレッジを蓄積する手段になります。とくに、新しいメンバーや業務の後任者にとって、過去の日報は業務の理解を深める手段のひとつにもなり得るのです。
 
ただし、紙日報など、アナログな方法では目視で探し出す必要があり面倒なので、ITツールを使って管理するのがおすすめです。
 
関連記事: 【無料あり】クラウド型日報管理システムのおすすめ8選!


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おすすめの紙の業務日報ノート

おすすめの紙の業務日報ノートの画像
 
画像引用および参考:コクヨ|日誌 業務日報
 
こちらは「コクヨ」が提供する日誌・業務日報ノートです。
 
記載項目を自由に決められるシンプルなデザインとなっているため、業界・業種に合わせて必要な項目を記載し、活用することができます。


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【無料】業務日報のエクセルテンプレート

業務日報のエクセルテンプレート画像
 
こちらは、業界・業種問わず利用できるエクセルテンプレートです。「今日の目標」「業務概要」「反省・問題点」「明日の目標・改善点」の4つの項目があります。
 
基本項目のみのシンプルなフォーマットなので、汎用的に利用することができます。


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【無料から使える】面倒な日報業務を効率化するアプリ

以下では、面倒な日報業務の効率化に役立つおすすめのアプリを紹介します。
 
業務日報は、仕事内容の整理やナレッジの蓄積などの役割を担っており、円滑な業務運営のためにも欠かせません。そこで、業務日報の作成には専用の用紙やエクセルのテンプレートを活用すると、誰でも簡単に作成できるうえ、日報の作成時間を短縮できます。
 
しかし、紙の業務日報には「紛失のリスク」や「書き間違いを直しにくい」といったデメリットがあります。また、エクセルの業務日報に関しても、操作性・検索性の悪さが手間になってしまう可能性があります。
 
そのため、業務日報はツールを使って作成・管理する方法が最適です。結論、日報を「ノート」に記載し、フォルダごとの管理・共有まで簡単にできる「Stock」一択です。
 
Stockに、一度日報のフォーマットを作成すれば、ボタン1つで「ノート」にテンプレートとして呼び起こせるうえに、そのまま編集・提出までできます。さらに、ノートに紐づいた「メッセージ」機能で、上司と部下間で活発なコミュニケーションが可能なのです。

業務日報の管理に最適なツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【必見】ムダにならない業務日報・日誌の書き方

ここからは、ムダにならない業務日報の書き方について解説します。以下のポイントを押さえながら記載すれば、意味のある日報を簡単に作成できるようになります。

STEP.1 | テンプレートで効率化する

まずは、テンプレートを用意して日報の作成時間を短縮し、メンバーの負担を軽減しましょう。
 
自社でオリジナルのテンプレートを作成する場合は、記載する項目を慎重に選定する必要があります。使用されない項目が含まれているテンプレートは、結局使われず形骸化してしまうのです。
 
テンプレートに記載する項目は、まずは基本的な項目のみにするのがおすすめです。その後、実際に使用する中で必要な項目を適宜追加していくと、不必要な項目が追加されるリスクを減らすことができます。
 
関連記事: 【すぐ使える】無料の業務日報テンプレート6選!作成ポイントも解説

STEP.2 |定量的に記載する

日報の記載時には、定量的な表現を徹底しましょう。
 
定性的な表現は避けて、具体的な数字で目標や成果を記入します。たとえば、「午前中はできるだけ多くの電話営業を行う」ではなく「10時から11時までに〇件の電話営業を行う」と記載しましょう。
 
定量的に表現することで目標や成果がすぐに分かり、反省点に対する改善策も立てやすくなります。

STEP.3 | 自身の所感を記載する

日報には業務内容などの事実だけでなく、自身の考えも含めるようにしましょう。
 
単に一日の流れを記入しただけでは、業務をあとから振り返ったりナレッジを蓄積したりするのも難しくなります。したがって、所感・考察なども併せて記入しましょう。
 
また、自身の考えが反映された日報の共有は、メンバー同士の活発な意見交換のきっかけにもなります。さらに、より詳細なフィードバックを与えられるため、部下のモチベーション向上も期待できます。
 
関連記事: 【例文あり】上司に評価される日報の書き方とは?注意点も解説!
 
関連記事: 【2024年版】無料あり!業界別おすすめの作業日報アプリ10選


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エクセルで業務日報を管理するデメリット3選

ここでは、エクセルで業務日報を作成・管理するデメリットを3つ紹介します。実際にエクセルを使用している方は、以下のような問題点が生じていないか確認してみましょう。

(1)ファイルの検索・共有がしにくい

エクセルでは、ファイルの検索や共有に手間がかかります。
 
エクセルは情報をファイルに保管するため、内容を確認するのに、ひとつずつファイルを開かなければなりません。また、日付やファイル名の書き方が個人によって異なれば、どのファイルに何の情報が記載されているのか、必要な情報にたどり着くのが困難です。
 
つまり、エクセルでの勤務日報作成は、簡単に検索・共有できない点に注意しましょう。

(2)コミュニケーションを取りづらい

エクセルだと日報上でコミュニケーションが取りづらい、という問題点もあります。
 
エクセルは、ファイル上で直接やりとりできないため、他のコミュニケーションツールを併用する必要があります。しかし、「他のツールを経由してまでコメントをおくるのは面倒だ」と感じ、上司と部下の間で必要最低限のやりとりしかされない可能性が高いです。
 
日報にコメントをおくる習慣をつけコミュニケーションを活発にさせるためにも、日報とメッセージ機能がリンクしたツールが良いです。たとえば、情報を保管する「ノート」に「メッセージ」が紐づいた「Stock」のようなITツールが便利です。

(3)スマホで操作しにくい

エクセルはパソコンでの操作をメインとしているため、スマホで操作しにくいです。
 
毎日作成する必要のある日報は、時間をかけず簡単に作成できるのが最良だと言えます。とくに、営業日報はスキマ時間や移動時間、外出先で日報を閲覧・編集できれば、業務時間の短縮につながるのです。
 
しかし、スマホでのエクセル操作は画面が非常に小さく、何度もスクロールする必要があり、ストレスがかかるうえに非効率的です。以上より、操作性の悪いエクセルでの業務日報・日誌の作成はおすすめしません。

業務日報・日誌の必要性と書き方まとめ

ここまで、業務日報の必要性やムダにならない書き方を中心にご紹介しました。
 
日報は、業務進捗を報告するだけでなく、ナレッジの蓄積などの重要な役割も担っており、効果的に運用できれば企業の「情報資産」として活用できます。
 
しかし、紙では編集や保管がしづらく、エクセルでは日報の作成・提出・管理・共有を複数のツールを横断して行うため、多くの手間がかかってしまいます。したがって、日報の作成から管理・共有まで一貫できるツールを使いましょう。
 
結論、自社で導入すべきなのは、日報を「ノート」に記載し、「フォルダ」ごとの管理・メンバーへの迅速な共有が可能な「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、「意味ある日報」を簡単に作成・共有・管理できる仕組みを整えましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。