社内の「情報共有」や「業務の振り返り」をスムーズにするために、多くの企業が業務日報を運用しています。業務日報には、日々の目標や仕事内容・成果などがまとめられているので、メンバーの進捗を書類から簡単に確認できるのがメリットです。
しかし、実際には「業務日報を運用していることに疑問を感じている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務日報の必要性やムダにならない書き方を中心にご紹介します。
- 業務日報の書き方が知りたい
- 業務日報を書く目的が知りたい
- 業務日報の管理がしやすいツールがあれば教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、業務日報を「意味のある」情報として活用するためのポイントが分かります。
目次
業務日報とは
業務日報とは、1日の業務内容や反省を、上司や業務に携わるメンバーに共有する書類を指します。
上司は日報を通じて部下の進捗を把握し、必要に応じて仕事のスケジュールを調整します。そのため、日報は組織全体にとって重要な役割を担っていると言えるのです。
- 1日の目標を立てる（Plan）
- 業務を遂行する（Do）
- 目標と照らし合わせて評価する（Check）
- 改善をする（Action）
また、業務報告の内容をもとに、上記の手順でPDCAサイクルを運用すれば、業務パフォーマンスの改善が期待できるのです。
【いらない？】業務日報・日誌の3つの目的と必要性とは
ここでは、業務日報の3つの目的を解説します。以下をあらかじめ社内へ周知しておけば日報に対する理解が深まるので、運用が形骸化しづらくなります。
（1）業務を振り返る
日報の目的の1つ目は、業務を振り返るためです。
たとえば、営業担当者は業務内容として、訪問先企業の詳細や所感を日報に記入します。そのため、「営業履歴」や「訪問履歴」などの情報が知りたいときに、別のファイルを探さなくても、日報を見ればすぐに把握できます。
以上のように、日報は毎日作成するので、適切に管理し運用すれば過去の業務を詳細に振り返る手段となり、業務の改善に役立てられるのです。
（2）業務進捗を共有する
2つ目は、業務進捗を共有するためです。
日報で業務内容を共有すれば、互いの進捗やタスクの達成度合が可視化されます。また、上司が部下の業務進捗を把握していれば、部署全体のスケジュール調整もしやすくなるのです。
以上のように、普段は見えづらいメンバーの動きが日報で可視化されるので、スムーズな業務進行や意思疎通が期待できます。その際、日報の作成・編集から日報に関するやり取りまでできるITツールを使えば、日報上でコミュニケーションを取ることができ便利です。
（3）ナレッジを蓄積する
3つ目は、ナレッジを蓄積するためです。
業務日報には仕事から得た成果や改善点、解決策が記入されているので、属人化されがちな「ナレッジ」を蓄積する手段になります。とくに、新しいメンバーや業務の後任者にとって、過去の日報は業務理解を深める手段のひとつになり得るのです。
ただし、紙日報など、アナログな方法では必要な情報を目視で探し出さなければならず面倒なので、ITツールを使って管理するのがおすすめです。たとえば「Stock」のような非IT企業向けのツールは、シンプルな操作性なので、アナログからの乗り換えに適しています。
業務日報に書くべき項目
以下では、業務日報に書くべき項目をご紹介します。
- 【一日の目標】
- 【業務内容】
- 【目標の達成度】
- 【良かった点】
- 【反省・課題点】
- 【次回の目標】
一日の目標を設定し、やるべきことを明確にします。目標は高すぎても低すぎても十分な成果が出せないため、やや負荷のある難易度に設定しましょう。
一日の業務内容をひと目で見ても判断できるように具体的に記載します。後日振り返ったときに分かりやすいよう、時系列に沿って記載しましょう。
【一日の目標】に対する達成度を記載します。客観的に分かりやすいように「販売目標○個に対して△個」のように、具体的な数字を使って表しましょう。
一日の業務で良かった点を記載します。「目標に対してのアプローチ方法」や「成功要因」を残せば、翌日以降の業務にも活かせます。
一日業務を行った中で生じた反省点や課題点を書き出します。【一日の目標】が未達成の場合は、その要因も加えて記載しましょう。
一日の業務の成果や反省・課題点を踏まえて、次回の目標を設定します。【一日の目標】と同様に、やや負荷の高いくらいの難易度を心がけましょう。
以上が、業務日報に必要な項目です。効果的な業務日報を作成するために、上記の項目は必ず含めましょう。
業務日報の構成
業務日報の構成には、項目を押さえて記載する方法のほか、時系列で記載する方法の2パターンがあります。作成イメージは、以下の通りです。
＜項目で記載する場合＞
上図のように、必要な項目を押さえておけば「情報資産（ナレッジ）」として、翌日以降の業務に活かすことができます。
＜時系列で記載する場合＞
時系列順に業務内容を記載すれば「どの業務にどれくらいの時間を要したのか」まで、すぐに振り返れます。また、上図であれば、スケジュール管理もできるため、ビジネスに必須な”計画性”や”自己管理能力”の育成にもつながります。
ただし、いずれにせよ、都度日報に「項目」や「スケジュール表」を作成していくのは面倒です。そこで、自作のテンプレートを登録できる「Stock」のようなツールを活用すれば、ワンタップでひな形を呼び起せるので、後は入力するだけで完了します。
見やすい業務日報・日誌の書き方のポイント
ここでは、ムダにならない業務日報の書き方について解説します。以下のポイントを押さえながら記載すれば、意味のある日報を簡単に作成できるようになります。
ポイント1｜テンプレートで効率化する
テンプレートがあれば、新入社員でも時間をかけることなくきれいに日報を作成できます。
ただし、自社でオリジナルのテンプレートを作成する場合は、記載する項目を慎重に選定する必要があります。使用されない項目が含まれているテンプレートは、結局使われず形骸化してしまうのです。
テンプレートに記載する項目は、まずは基本的な項目のみにするのがおすすめです。その後、実際に使用する中で必要な項目を適宜追加していくことで、不必要な項目が追加されるリスクを減らすことができます。
しかし、紙やExcelでテンプレートを作成していると、項目を追加するたびに配布したりメールで送信したりする手間がかかります。そこで、ITツールを使えば、更新内容がリアルタイムで共有されるので、あとから編集しやすい点が便利です。
ポイント2｜定量的に記載する
日報の記載時には、定量的な表現を徹底しましょう。
定性的な表現は避けて、具体的な数字で目標や成果を記入します。たとえば、「午前中はできるだけ多くの電話営業を行う」ではなく「10時から11時までに〇件の電話営業を行う」と記載しましょう。
定量的に表現することで目標や成果がすぐに分かり、反省点に対する改善策も立てやすくなります。
ポイント3 | 自身の所感を記載する
日報には業務内容などの事実だけでなく、自身の考えも含めるようにしましょう。
単に一日の流れを記入しただけでは、業務の振り返りやナレッジの蓄積が難しくなります。したがって、所感・考察なども併せて記入しましょう。
また、自身の考えが反映された日報の共有は、メンバー同士の活発な意見交換のきっかけにもなります。さらに、より詳細なフィードバックを与えられるため、部下のモチベーション向上も期待できます。
【無料】シンプルな業務日報・日誌のExcelテンプレート
上図は、［文書］テンプレート無料ダウンロードが提供する業務日報テンプレートです。
業界・業種問わず、幅広く利用できるExcelテンプレートです。「今日の目標」「業務概要」「反省・問題点」「明日の目標・改善点」の4つの項目があります。
基本項目のみのシンプルなフォーマットなので、汎用的に利用することができます。
Excelで業務・作業日報を管理・作成するデメリット3選
ここでは、Excelで業務日報を作成・管理するデメリットを3つ紹介します。実際にExcelを使用している方は、以下のような問題点が生じていないか確認してみましょう。
（1）コミュニケーションを取りづらい
Excelだと日報上でコミュニケーションが取りづらい、という問題点もあります。
Excelは、ファイル上で直接やりとりできないため、他のコミュニケーションツールを併用する必要があります。そのため、日報を作成しても誰からも反応がなく、見られることもないまま「作成して終わり」になってしまう可能性があるのです。
日報にコメントを送る習慣をつけコミュニケーションを活発にさせるためにも、日報とメッセージ機能がリンクしたツールが良いです。たとえば、情報を保管する「記事」に「コメント」が紐づいた「Stock」のようなITツールが便利です。
（2）スマホで操作しづらい
Excelはパソコンでの操作をメインとしているため、スマホで操作に適していません。
毎日作成する必要のある日報は、時間をかけず簡単に作成できるのが最良だと言えます。とくに、営業職や現場作業の場合、スキマ時間や移動時間、外出先で日報を閲覧・編集できなければ不便です。
しかし、スマホでのExcel操作は画面が小さかったり、何度もスクロールする必要があったりするので、ストレスがかかるうえに非効率的です。以上より、操作性の悪いExcelでの業務日報・日誌の作成はやめましょう。
（3）ファイルの検索・共有がしづらい
Excelでは、ファイルの検索や共有に手間がかかります。
Excelは情報をファイルに保管するため、内容を確認するのに、ひとつずつファイルを開かなければなりません。また、日付やファイル名の書き方が個人によって異なれば、どのファイルに何の情報が記載されているのか、必要な情報にたどり着くのが困難です。
したがって、Excelでの勤務日報作成は、簡単に検索・共有できない点に注意しましょう。
紙やExcelより簡単に業務日報へアクセスできるアプリ
以下では、紙やExcelより簡単に業務日報を作成・管理できるアプリを紹介します。
わかりやすい業務日報を書くためには、「テンプレートを利用できるITツール」を使う必要があります。テンプレートを使うことで、誰でも統一された業務日報を作成することができるため、見やすいだけでなく、項目の抜けや漏れを防げます。
しかし、紙やExcelの業務日報は、ファイルを都度共有したり、ファイルを開かなければ中身を確認できない点がデメリットです。そこで、「日報の内容を直接記載・共有できるITツール」を使うと、業務日報のやりとりが円滑化されます。
結論、自社が導入するべきなのは、誰でも簡単に使えて業務日報の作成・共有がひとつのツールで完結できるツール「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」に簡単に情報を残せるうえ、「テンプレート」を登録してフォーマットを統一することも可能です。また、ノートには「メッセージ」が紐づけられるので、日報に関する共有・やりとりも一か所で完結し、ほかのツールで連絡をとる必要がないのです。
誰でも簡単に日報の記載・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務日報・日誌の目的と書き方まとめ
ここまで、業務日報の目的やムダにならない書き方を中心にご紹介しました。
日報は、業務進捗を報告するだけでなく、ナレッジの蓄積などの重要な役割も担っており、効果的に運用できれば企業の「情報資産（ナレッジ）」として活用できます。
しかし、紙では編集や保管がしづらく、Excelでは日報の作成・提出・管理・共有を複数のツールを横断して行うため、多くの手間がかかってしまいます。したがって、日報の作成から管理・共有まで一貫してできるツールを使いましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、誰でも簡単に使えて業務日報の作成・共有がひとつのツールで完結できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、「意味ある日報」を簡単に作成・共有・管理できる仕組みを整えましょう。
