チーム内の情報共有や業務の振り返りをスムーズに行うため、多くの企業で業務日報が採用されています。業務日報には日々の目標や業務内容、成果などが簡潔にまとめられるので、部下の状況を書類上で簡単に確認できます。
 
しかし、「既存の業務日報では、メンバーの行動を十分に把握できない」「業務日報に対するメンバーの意識が低く、内容が薄い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、業務日報が無駄にならない書き方や必要性を中心にご紹介します。
 
  • 業務日報が形骸化する原因を突き止めて、対策を練りたい
  • 業務日報に書くべき基本的な項目を知り、報告書類として正しく機能させたい
  • 業務日報の必要性を部下にしっかりと認識してもらいたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、意味ある業務日報を作成するためのポイントが分かり、良質な日報の作成に役立てられます。


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業務日報とは

業務日報とは、1日の業務内容を上司・チームメンバーなどに報告するための書類です
 
上司は日報を通じて部下の進捗状況を把握し、必要に応じてチーム内のスケジュールを調整します。そのため、日報は組織全体にとって重要な役割を担っていると言えます。
 
また、1日の目標を立てて業務を遂行し、目標と照らし合わせて反省・改善点の抽出を行うため、部下自身の業務のパフォーマンスの向上にも役立ちます。
 
関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!


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業務日報は意味がないと言われる理由

以下では、業務日報は意味がないといわれる理由について解説します。業務日報の形骸化を防止して質を向上させるために、まずは業務日報がネガティブに捉えられる原因を理解しましょう。

作成と管理に時間がかかる

1つ目の理由は、作成と管理に時間がかかることです。
 
業務日報の作成には、少なくとも構成・執筆・見直しの3つの段階が必要です。さらに紙やワード・エクセルなどで日報を作成している場合、提出には別のツールを経由する必要があるため負担が大きく、モチベーションが下がりやすくなります
 
業務日報の作成にかかる手間を削減するには、こまめに下書きをしたりテンプレートを使ったりするなど、時間短縮の工夫を実践しましょう。

目的が明確でない

2つ目の理由は、目的が明確でないことです。チーム全体で業務日報を作成する目的が共有されなければ、日報作成が形だけのものになってしまいます
 
意味のある日報にするために、「業務効率化のノウハウを共有する」や「日々の進捗共有を通じて意思疎通を円滑にする」などの目標を立てて共有しましょう。
 
目的が明確化すると、書くべき内容が絞られて意味のある日報に近づきます。

方法によっては作成場所が限定される

3つ目の理由は、方法によっては作成場所が限定されることです。
 
業務日報をワードやエクセルなどの媒体で作成する場合、スマートフォンからは操作しづらいため、作成場所がオフィスに限定される可能性があります。
 
とくに外回りの多い営業担当者には非効率的で、日報作成が敬遠されやすくなります。

過去の日報を探しにくい

4つ目の理由は、過去の日報を探しにくいことです。
 
業務日報は毎日作成するため、紙で管理すると膨大な量になり探しづらくなります。またドキュメントファイル管理の場合もファイルの保存先が分散したり、提出したファイルがメールやチャット内で流れて探し出にくくなったりします。
 
検索性が悪いと、過去の業務の振り返りやチームで共有したノウハウの利用が困難になり、「日報が活かされていない、作った意味がない」と感じてしまいます。そこで、作成した日報を流さず管理できる環境が必要です。
 
たとえば、過去の日報へのアクセス性を高める手段としては、情報を蓄積でき、検索機能も搭載されている日報アプリの「Stock」が最も有効です。
 
関連記事: 【テンプレート付き】日報に書くべき内容5選!種類に合わせた文章例も解説!


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業務日報の必要性とは?

以下では、業務日報の必要性について解説します。「意味がない」と捉えられがちな業務日報ですが、主に次の4つの役割があるため、正しく理解し社内に浸透させましょう。

過去の業務を振り返る

1つ目は、過去の業務を振り返ることです。
 
たとえば、営業担当者は業務内容として訪問先企業の詳細や所感などを日報に記入します。そのため、営業履歴・訪問履歴など過去の情報が知りたいとき、別のファイルを用意しなくても日報を見ればすぐに把握できます
 
つまり、日報は毎日作成するものなので、過去の業務を詳細に振り返る手段となるのです。

ナレッジの蓄積

2つ目は、ナレッジの蓄積です。
 
業務日報には日々の業務から得た成果や反省・改善点、その解決策などが記入されているため、属人化されがちなナレッジを蓄積する手段とも言えます。
 
とくに、引継ぎの後任者や新入社員など、新しく仕事を担当するメンバーにとってはマニュアルと同様に重要な役割を果たします。

メンバーの行動を把握する

3つ目は、メンバーの行動を把握することです。
 
日報で業務内容を共有すれば、互いの進捗状況が把握しやすくなります。とくに、上司にとって部下の進捗は全体の指揮を執るために必須の要素です。
 
テレワーク下では、見えづらいメンバー間の動きが日報という形で可視化されるので、業務の進行やチーム内の意思疎通がスムーズになることが期待できます。

タスク管理へ利用できる

4つ目は、タスク管理へ利用できることです。
 
日報では1日の目標を設定するため、目標から逆算してこなすべきタスクを明確にする習慣がつきます。さらに、1日の終わりに業務内容を書きだすことでタスクの達成度合が可視化されます。
 
日報は、ビジネスに必須な計画性や自己管理能力を身につける役割も果たすのです。
 
関連記事: クラウド型日報サービス9選!導入のメリットや注意点も解説


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無駄にならない業務日報の書き方

以下では、無駄にならない業務日報の書き方について解説します。「日報は意味がない」を思われる原因を取り除き、日報を効率的に作成・活用できる環境を整えましょう。

テンプレートで効率化する

まずは、テンプレートを用意して日報の作成時間を短縮し、メンバーの負担を軽減します。オリジナルのテンプレートを作成する場合は、以下の基本情報を押さえたうえで、必要に応じて項目を追加しましょう。
 
  • 本日の目標
  • 業務内容・成果
  • 良かった点
  • 反省店・改善点
  • そのほかの共有事項
日報に「意味がない」というネガティブな印象を与える原因は、負担の大きさです。テンプレートで負担を軽減することで、無駄にならない業務日報の実現に近づきます。

定量的に表現する

日報では、定量的な表現を徹底しましょう。
 
定性的・抽象的な表現は避けて、具体的な数字を用いて目標や成果を記入します。たとえば、「午前中はできるだけ多くの電話営業を行う」ではなく、「10時から11時までは〇件の電話営業を行う」と記載しましょう。
 
定量的に表現することで目標や成果が分かりやすくなり、反省点に対する改善策も立てやすくなります。

業務内容だけを書かない

日報には業務内容などの事実だけでなく、自身の考えも含めるようにしましょう。
 
単に一日の流れを記入しただけでは、「振り返り」や「ナレッジの蓄積」などの日報の主要な役割が果たされづらくなります。所感・考察なども併せて記入しましょう。
 
また、自身の考えが反映された日報の共有は、メンバー同士の活発な意見交換のきっかけにもなります。さらに、より詳細なフィードバックを与えられるため、部下のモチベーション向上も期待できます。
 
関連記事: 業務日報の書き方を例文付きで紹介!上司に評価されるコツとは?
 
関連記事: 【最新版】有料・無料のおすすめ日報アプリ・ツールランキングTOP3!


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面倒な日報管理が簡単になるアプリ

以下では、面倒な日報管理が簡単になるアプリをご紹介します。
 
日報には業務の振り返りやナレッジの蓄積などさまざまな役割がありますが、日報の必要性をメンバーに共有しただけでは内容の質は向上しません。
 
日報を有意義で役立つものにするためには、日報管理のネックである「手間」を取り除き、日報を活用できる環境を整えなければならないのです。
 
結論、効率的な日報管理を実現させるには、テンプレート機能で作成時間を短縮し、アプリ内に日報を蓄積できる「Stock」一択です。スマートフォンにも対応しており、時間や場所を問わず気軽に業務日報を作成できます。
 
Stockでは、「ノート」に日報を作成・蓄積できます。さらに、検索機能が搭載されていたり、ノートに紐づいた「メッセージ」で個別にフィードバックを送ったりできるため、業務日報を無駄なく活用できるのです。

【Stock】最も簡単な業務日報アプリ

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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業務日報の必要性まとめ

ここまで、業務日報の書き方や必要性を中心にご紹介しました。
 
業務日報は作成の手間がかかるため「意味がない」と捉えられがちです。しかし、進捗共有やナレッジの蓄積など重要な役割を担っており、業務効率化に欠かせない報告書です。
 
業務日報を有意義にするためには、ポイントを押さえて作成し、かつ無駄なく活用できる環境を整えなければなりません。
 
したがって、今回ご紹介したStockのようにテンプレートで誰でも簡単に日報を作成でき、そのまま共有・蓄積できる日報アプリの導入が求められるのです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」で意味ある日報を簡単に作成できる環境を整えましょう。
 
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