クラウド型のグループウェアは、サーバーの管理コストがかからないので、オンプレミス型から移行する企業が増えています。また、リモートワークをする機会が多くなったので、オフィス外でも使えるツールが必要になったことも背景です。
一方、「クラウド型のグループウェアに移行したいが、何に注意すべきなのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアを移行する注意点と代替ツールの選び方を中心にご紹介します。
- オンプレミス型グループウェアのコストが大きく、クラウド型への移行を検討している
- 移行は検討しているが、データや機能の移行ができるか分からない
- 自社に最適なグループウェアを導入するために、適切な選定ポイントを知りたい
という方は本記事を参考にすると、グループウェアを移行するときの注意点を把握でき、さらに自社に最適なグループウェアも見つかります。
目次
グループウェアの移行が必要な背景とは
グループウェアの移行を検討する背景として、以下の3つが挙げられます。
- 現在使っているグループウェアの保守管理にかかる費用が高い
- 情報共有が非効率であり、見直す動きが出てきている
- リモートワークなど多様な働き方に対応したグループウェアを導入したい
上記のように、働き方が多様化した今日において、原則「社内でしか使えないオンプレミス型」から「時間や場所を問わず使えるクラウド型」への移行が進んでいます。また、費用面においても保守管理にかかる費用が不要なクラウド型がおすすめです。
グループウェアの移行で気を付けるべき3つのこと
以下では、グループウェアを移行するときに気を付けるべき3つのことをご紹介します。下記を参考にして、移行でやるべき作業をピックアップしましょう。
（1）移行にかかるコストを確認する
はじめに、グループウェアを移行するときは「どれくらいのコストがかかるか」を確認することが重要です。
たとえば、社内サーバーに保存しているデータを移す場合、移行作業に「どの程度の時間や人件費がかかるか」を把握しておく必要があります。また、新しいクラウド型ツールの使い方を指導する教育コストもかかるのです。
このように、グループウェアの利用料金以外にも、データの移し替えや社員教育などもコストにあたります。そのため、徹底的にコストの洗い出しをして、移行するときにかかるコストを正確に把握しておくことが重要です。
（2）データの移行に優先順位をつける
次に、すべてのデータを一斉に移行するのではなく、優先順位の高いものから移していく必要があります。
すべてのデータを移行するためには時間と労力がかかるので、すぐに使うことができません。そのため、利用頻度の高いデータや最近編集したファイルから移行を開始して、業務に支障が出ないようにするのが重要です。
また、移行のタイミングでデータを整理して、不要なファイルやドキュメントを削除しておけば、移行作業の負荷が減るので作業時間の短縮にもつながります。
（3）サポートが整っているサービスを選ぶ
最後に、移行先の代替ツールは、サポートが整っているものを選ぶことが大切です。
グループウェアのなかには、データの移行をサポートするベンダー（販売業者）もいます。そのため、移行作業の負荷を減らしたい場合は、サポートの手厚いところを選ぶことがおすすめです。
また、移行後に分からないことやトラブルがあったときに、素早く対応してくれるベンダーを選ぶと、ほかの業務に影響することがありません。このように、ベンダーのサポートはグループウェアの運用を円滑にするために必要不可欠なのでチェックしましょう。
グループウェアの移行先に最適なツール
以下では、グループウェアの移行先に最適なツールをご紹介します。
従来のオンプレミス型のグループウェアは基本的に社内でしか使えないので、出張や営業、リモートワークをする場合は不便です。一方、クラウド型のグループウェアなら時間や場所に縛られず、すぐに蓄積した情報へアクセスできます。
しかし、多機能で複雑なグループウェアに移行すると必要以上に教育コストがかかり、運用が頓挫してしまう可能性もあるのです。そのため、情報共有を円滑にするためには「必要な機能に過不足がないグループウェア」への移行が必須です。
たとえば、自社が代替すべきなのは、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるうえに、スマホやタブレットからも情報共有ができる「Stock」で一択です。
Stockの「ノート」に書き残したことは自動で共有・蓄積され、ノートに紐づく「メッセージ」で離れた場所の社員ともスムーズにコミュニケーションが取れます。また、インポート機能や1営業以内のレスポンスなど、移行はもちろん運用サポートも充実です。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
グループウェアを選定する5つのポイント
以下では、新しいグループウェアを選ぶポイント5選をご紹介します。導入に失敗しないためにも必見です。
（1）必要な機能が揃っているか
一つ目に、自社に必要な機能が備わっているかを確かめましょう。
グループウェアには多くの種類があるため、以前から使っている機能が代替ツールにも搭載されているかを確認するのが大切です。仮に、必要な機能が備わっていない場合は「代替できる機能があるのか」「カスタマイズ（開発）できるか」を確かめておきましょう。
また、実際はほとんど使っていない機能も明らかにしておくと、必要以上に多機能なツールを選定せずに済みます。そして、無料体験プランがある場合は使用感を確かめたり、想定通りに機能が使えるか仮運用したりするのがおすすめです。
（2）データ出力ができるか
二つ目に、グループウェアを選定するときは、データ出力ができるかを確認しましょう。
グループウェアを移行するときにデータを出力できないと、一からデータベースを作成しなければならず面倒です。一方、グループウェア同士で互換性のあるものを選ぶと、データのみを新しい環境にスムーズに移し替えられます。
また、データをインポートできるファイル形式を確認しておくのも重要です。たとえば、利用頻度の高いExcelに対応した「CSVファイル」をインポートできれば、手間がかからず円滑に移行作業が進みます。
（3）誰でも簡単に使えるか
三つ目に、社員が十分に使いこなせるかをチェックするのも、グループウェアを選ぶポイントです。
グループウェアがデータの一元管理だけでなく、社内コミュニケーションにも必要なので、ITが苦手な社員も含めて、全員がストレスなく操作できなければなりません。具体的にはUI（見た目）がわかりやすく、高度な機能がないことがポイントです。
たとえば、必要な機能に過不足がない「Stock」のように、ITに不慣れな社員でもすぐに使い始められるツールが最適です。
（4）低コストで運用できるか
四つ目に、移行先のグループウェアを選定するときは、低コストで運用できるかを確認する必要があります。
クラウド型のグループウェアであれば、サーバーの管理費用がかからないため負荷を軽減できます。しかし、クラウド型は月額定額制で運営されているので、基本的に利用人数が多くなる分だけ利用料金も増えるのです。
そのため、「初期費用がかかるか」「オプションを追加しても問題ないか」など料金プランを一緒に確認して、導入・運用にかかるトータルコストを把握しておきましょう。
（5）クラウド型ツールであるか
五つ目に、グループウェアの移行を検討するときは、クラウド型を選択しましょう。
クラウド型はメンテナンスをベンダーに任せられるため、運用コストを抑えられます。加えて、時間や場所を問わずにデータにアクセスできるので、取引先にいる社員、リモートワーク中の社員ともスムーズにコミュニケーションがとれるのです。
一方、オンプレミス型は自社で保守管理をするので、必要な機能を開発できるなどカスタマイズ性が高いです。しかし、セキュリティ対策も含め、すべてを自社で完結させなければいけないためIT人材が必要になります。
以上のことからも、今日の多様な働き方に対応するためには、社外からも簡単にアクセスできるクラウド型を選ぶべきです。また、クラウド型のグループウェアであれば導入・運用コストを抑えられるため、必要な業務にリソースを回すことができます。
グループウェアの移行で注意すべき点と代替ツールまとめ
これまで、グループウェアを移行するときの注意点と代替ツールをご紹介しました。以下がグループウェアを移行するときの3つの注意点です。
- 運用コストだけでなく、教育コストや移行コストも確認する
- すべてのデータを一斉に移行するのではなく、データに優先順位をつける。
- 移行・運用の負荷を軽減させるために、サポートが整っているツールを選ぶ
上記の注意点を踏まえても、多機能なツールでは移行するのに手間がかかるだけでなく、従業員が使いこなせないので意味がありません。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが必須です。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに苦手意識がある65歳の方でも説明なしで使えるシンプルな「Stock」一択です。Stockは業界・業種を問わずに150,000社以上が導入しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひクラウド型グループウェアの「Stock」へ移行して、情報共有のストレスを解消しましょう。
