日々の業務で実施した内容を記録・共有する手段として「日報」が挙げられます。とくに、営業日報は一日のなかで売上につながる行動をどの程度とれたのか、正しく把握するうえで重要です。
しかし、「今後の営業に活用できる日報の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業日報の書き方やポイントを中心にご紹介します。
- 営業日報の内容がバラバラで、全体の状況を把握できていない営業マネージャー
- 日報の提出はされているが、活用できておらず改善につなげられない管理職
- 紙やメールで日報を管理しており、情報が分散して振り返りができない意思決定者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、営業日報の重要性や効果的な書き方が分かり、今後の営業活動に活用できます。
目次
営業日報が意味ないと言われる3つの理由
以下では、営業日報が意味ないと言われる3つの理由をご紹介します。自社の営業日報に意味を感じられていない方は、理由を把握して対策を講じましょう。
記載内容が統一されていない
営業日報が意味ないと言われる1つ目の理由は、記載内容が統一されていないためです。
担当者ごとに営業日報の書き方が異なると、情報を横断的に比較できず、全体像が上手く把握できません。一方、記載内容をあらかじめ決めておけば、担当者ごとに内容を読み解く必要もないうえに、記載内容を考える手間も省けます。
営業日報には、当日の目標、商談内容、案件確度、業務実績、振り返り、次回アクションを記載しましょう。さらに、テンプレートとして保存しておくと毎回記入する必要がないので便利です。
あとから見返すことがない
営業日報が意味ないと言われる2つ目の理由は、あとから見返すことがないためです。
営業日報は単なる進捗管理ではなく、あとから見返すことで今後の業務に活かす役割も担っています。過去の営業日報を振り返ることで、次のアクションや改善点を整理することができます。
したがって、営業日報はあとから見返す習慣をつけましょう。定期的に振り返る時間を設けることで、課題や成功パターンに気づきやすくなります。
複数箇所に分散していて確認しにくい
営業日報が意味ないと言われる3つ目の理由は、複数箇所に分散していて確認しにくいためです。
営業日報がメールやチャットなど複数箇所に分散していると、どこに何があるか分からず探すのに時間がかかります。こうした状態が続くと、探すのが面倒になり、過去の日報が活用されなくなってしまうのです。
そこで、営業日報は1か所にまとめて管理しましょう。さらに、「Stock」のような情報共有に特化したITツールでは、リアルタイムで日報を共有できるほか、キーワード検索で目的の営業日報をすぐに見つけられます。
【例文あり】営業日報の基本の書き方
営業日報の基本の書き方として、まず押さえるべきは以下の6項目です。
- 当日の目標：当日の営業活動の具体的な目標を明記します。
- 商談内容：具体的な商談内容、顧客のニーズや反応を明記します。
- 案件確度：商談の進捗、成約可能性の評価を明記します。
- 業務実績：商談の成果、実施した業務を明記します。
- 振り返り：成功要因、課題の分析を明記します。
- 次回アクション：次に取るべき具体的な行動を明記します。
上記の項目を押さえると、以下のような抜け漏れのない営業日報を書くことができます。
【当日の目標】
・新規顧客A社へのアポイントメント獲得
・既存顧客B社の次回商談の日程確定
【商談内容】
・A社：新製品導入に興味あり、価格面で懸念
・B社：既存サービスに満足しており、追加機能の提案が有効
【案件確度】
・A社：提案準備中、成約可能性60％
・B社：次回商談でクロージング見込み、成約可能性80％
【業務実績】
・A社にメール送付、資料準備完了
・B社に電話で次回商談日程を確定
【振り返り】
・成功要因：事前に顧客情報を整理したことで商談がスムーズに進んだ
・課題：A社の価格懸念に対する具体策が不足
【次回アクション】
・A社：価格調整案を作成し、3日後に再提案
・B社：追加機能提案を次回商談で実施
上記の項目は、テンプレート化すると都度項目を記載する手間を省けて便利です。また、テキストだけでなくファイルも一括で保存できる「Stock」を使えば、作成した提案書も日報と一緒に管理できるため、関連資料をすぐに確認できるようになります。
営業日報を書くときのポイント
営業日報を書くときは、以下の2つのポイントを意識するようにしましょう。
- 事実と所感は区別する
- 読みやすい文章にする
業務の客観的な成果（事実）と、本人の気づきや反省点（所感）を分けて書くことで、上司が評価しやすくなり、具体的なフィードバックにつながります。事実に主観的な内容は含めず、所感と混同させないようにしましょう。
営業日報は、上司やチームメンバーが内容をすぐに把握できるよう、簡潔で分かりやすい表現が重要です。読みやすさを意識することで、必要な情報が正確に伝わり、迅速な判断や対応につながります。
営業日報は今後の商談方針に影響するものになります。そのため、上司やほかの社員も読むことを考えて適切な内容で正確に進捗共有することが重要です。
【Excel版】営業日報のテンプレート
こちらは、PDCA形式の営業日報用Excelテンプレートです。
PDCAサイクルの考え方をベースに全体の構成を表形式で分かりやすく整理したシンプルで実用的な様式です。文章で書きたい内容を自由に記入できます。
Excelで営業日報を作るメリットとデメリット
以下では、Excelで営業日報を作るメリットとデメリットをご紹介します。現在Excelで日報管理をしている方は必見です。
Excelで営業日報を作るメリット
Excelで営業日報を作るメリットは、誰でもすぐに作成に取りかかれる手軽さです。
Excelは多くの人が操作に慣れており、教育コストをかけることなくすぐに使えます。また、無料の営業日報テンプレートも豊富に用意されており、基本的なフォーマットを簡単に整えることが可能です。
そのため、教育コストをかけずに、スピーディに営業日報運用をスタートしたい場合には有効な手段と言えます。
Excelで営業日報を作るデメリット
Excelで営業日報を作るデメリットは、共有に手間がかかることです。Excelで営業日報を作成すると、ファイルを毎回メールやチャットに添付しなければならず、すばやい情報共有ができません。
とくに、営業では課題の早期発見やスムーズな営業戦略立案のために、各メンバーの活動状況をリアルタイムで把握することが不可欠です。そのため、Excelでの共有は手間がかかるうえ、情報が分断されるリスクがあります。
そこで、営業日報の管理には、作成した内容が自動で共有される「Stock」のようなアプリが便利です。
【必見】営業日報を誰でも簡単に管理する方法
ここでは、営業日報を誰でも簡単に管理する方法をご紹介します。
Excelのテンプレートでは、簡単に営業日報を作れます。しかし、共有のたびにメールやチャットツールで添付して送る手間がかかるため、日々忙しい営業担当者にとっては大きな負担です。
そのため、営業日報の管理には、作成する機能と共有する機能の両方を兼ね揃えたツールが望ましいです。ただし、複雑すぎるツールだとITに不慣れな社員が使いこなせず、結果的に社内に定着しない恐れがあります。
このような事態を防ぐために、誰でも直感的に使うことのできるシンプルなツールを選びましょう。シンプルなツールであれば、ツールの使用方法に関する教育コストをかけることなく、全員がすぐに使い始めることができます。
この条件を満たすのが、営業日報の作成から共有まで可能で、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」です。「Stock」では、登録したテンプレートを使って日報を簡単に作れるうえ、自動で共有できるためメールやチャットに添付する手間を省けます。また、メッセージ機能によって、日報に関するやりとりもスムーズです。
効果的な営業日報の作成・共有が実現するアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
実際に「Stock」を活用している企業事例
株式会社谷貝食品では、営業日報に「Stock」を活用しています。
同社はこれまで、営業日報や社内の情報共有を紙で実施しており、外出先から日報を作成・共有できない点に課題を感じていました。そのため、営業担当者は帰社後でなければ日報を作成・確認できず、情報共有の遅れや業務効率の低下につながっていたのです。
そこで、日報の電子化を目的に、シンプルで使いやすい情報共有ツールとして「Stock」を導入し、まずは営業部の日報管理に活用を開始しました。
その結果、営業日報を外出先からリアルタイムで作成・共有できるようになり、業務効率が大幅に向上しました。さらに、導入後は営業部にとどまらず、商品企画や生産管理、社内掲示板、スケジュール共有など、全社のあらゆる情報をStockに一元化したことで、部署間の連携もスムーズになりました。
営業日報の書き方やポイントまとめ
これまで、営業日報の書き方やポイントを中心にご紹介しました。
営業日報は、業務の進捗や成果を確認し、翌日の行動を考えるうえで重要です。しかし、Excelで作成・共有する場合は、メールなどでの送信に手間がかかり、現場の負担になります。
また、Excelはスマホからの操作性が低いため、外出中の入力や確認がしづらく、情報の鮮度が落ちるリスクもあります。そこで、ITツールを活用すれば、PC・スマホ問わずリアルタイムで記録・共有でき、日報運用がスムーズになります。
結論、効率的な営業日報の管理には、営業日報の作成・共有・管理が1か所で完結し、スマホでもスムーズなやりとりが実現できるアプリ「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、スムーズな営業日報の運用を実現しましょう。
