日々の業務で実施した内容を残す手段として「日報の作成」が挙げられます。とくに、営業日報は一日のなかで売上につながる行動をどの程度とれたのか、正しく把握するうえで重要です。
 
しかし、「今後の営業に役立つ日報の書き方が分からない」「営業日報の重要性を部下が理解していない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、営業日報の書き方やメリットを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、営業日報の重要性や効果的な書き方が分かり、今後の営業活動に役立てられます。


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営業日報とは?

営業日報とは、営業担当者の一日の業務内容を記録にまとめたものです。
 
一般的に、営業はアポイントのために外出する機会も多いため、商談結果や架電状況などを共有できる場が確保しづらくなりがちです。そこで、日報形式で業務状況を記録すれば、非対面でも一日のなかでどのように業務に取り組んだかが把握しやすくなるのです。
 
また、営業日報には、営業内容を可視化することで今後の顧客への対応改善に役立てるという目的もあります。とくに、担当者は日報から進捗を確認し、商談の戦略立てもできるため、営業日報の作成は欠かせません。


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営業日報は意味ない?書く必要性とは

ネット上の意見の一部には「営業日報は意味がない」という声も寄せられています。そこで以下では、営業日報を書く必要性を上司と部下それぞれの視点から解説します。

部下にとっての必要性

部下側にとって、営業日報は翌日以降の行動の段取りを決める指標になるため、作成する必要性があります。
 
商談や電話対応の件数が多いと、一日の実績が把握しづらくなってしまい、自身の目標に対する達成状況が不明確になります。そこで、終業のタイミングで一日の業務内容をまとめると、各仕事の対応状況が視覚的に分かりやすくなるのです。
 
営業行動を改善するには、対応を記録に残して振り返り、対策を立て実行するPDCAを回すことが不可欠です。そのため、日報には、その日の動きだけでなく「反省点」や「気づいた点」も併せて記載しておき、翌日の行動に移しましょう。

上司にとっての必要性

上司側にとっては、部下の進捗状況を確認するうえで営業日報は重要です。
 
一日の営業結果が日報として挙がってきたときに、目標の達成見込みが判断できるので、翌日以降の部下の行動に対してフィードバックしやすくなります。部下は良い点や改善すべき点のアドバイスを踏まえて行動を起こせるので、目標の達成につながります。
 
したがって、上司側は部下に対し日報を書くように指示するだけでなく、内容の確認まで実施しましょう。そこで、「ナレカン」のようにツール上で作成・共有された日報にチャットで返信できるツールを使えば、フィードバックの負担を軽減できます。


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営業日報のメリットとデメリット

ここでは、営業日報のメリットとデメリットを紹介します。各メリットとデメリットを踏まえて、自社での営業日報の運用方法を検討しましょう。

営業日報のメリット

営業日報を作ると、次の営業行動につなげやすくなります。
 
一日の営業に関する実績が記録として残るので、記録から改善点を見つけたり次の対策を立てやすくなる効果が期待できます。たとえば、「架電によるアポイント獲得目標が5件のうち、1件のみで終わった」となれば、翌営業日で架電の時間を余分に確保する必要があると分かります。
 
以上のように、全体で進捗を共有することで、ひとり一人次に取り組むべき課題が明確になり、チーム全体で業務の質を向上させられるのです。

営業日報のデメリット

営業日報は、記録が正しく残らないと活用に結び付かないデメリットがあります。
 
とくに、営業活動は売上に直結するため、状況の正確な把握が不可欠です。しかし、営業日報の書き方が「架電・商談・資料作成」といった抽象的な書き方だと、対応が完了したのかが分からないうえ、最終的な成果も不明瞭になります。
 
したがって、作業時間や対応件数などの数値を含めて日報を残すように社内に周知しましょう。ただし、外出が多い営業職の中には、決まった形式に沿って正確に記録を残すのは面倒だと感じる社員もいる可能性があります。
 
そこで、「ナレカン」のようにスマホからでも簡単に情報を書き込めるアプリを導入すれば、スキマ時間で情報を残せるので、日報作成にかかる余計な時間を軽減できるのです。


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【例文あり】営業日報の書き方

営業日報を書こうとしても、どんな内容を含めればよいのか迷ってしまう人も少なくありません。そこで、以下の書き方を参考に、効果的な営業日報を作成しましょう。

営業日報に書くべき6つの項目とは

営業日報には書くべき項目がいくつかあります。具体的には、以下の6つの項目を含めて日報を作成しましょう。
 
 
  • 週間や月間の業務における目標
  • ※週間や月間単位での業務目標を記載します。
  • スケジュール
  • ※週間や月間単位のスケジュールを記載します。
  • 業務内容
  • (例)・架電:〇件予定 → 実績〇件(うちアポ獲得〇件)
    (例)・資料作成:〇時間(残〇時間で完了)
    ※当日実施した業務内容を記録します。
  • 所感
  • ※実績や商談内容を踏まえて良かった点の成功要因・悪かった点の改善点を記載します。
  • 成果
  • ※実績の詳細や得られた情報を記載します。
  • 翌日の対応事項
  • ※実績を踏まえて、翌日の対応事項や目標を記載します。
 
上記の内容は、テンプレート化すると都度項目を記載する手間を省けて便利です。また、以下は情報共有ツール『ナレカン』の「記事」に営業日報を作成した見本になります。
 
ナレカンで営業日報を作成する画面
 
ナレカンは、あらゆる画像やファイルを添付できるので自由度高く日報を作成できます。また、ナレカンでは記事上のテキスト文字はもちろん、添付ファイルや画像内の文章にも検索をかけられるので、営業資料などの保管場所にも最適です。

営業日報を書くときのポイント

営業日報を書くときは、以下の3つのポイントを意識するようにしましょう。
 
 
  • 事実と所感は区別する
  • 事実に主観的な内容は含めず、所感と混同させないようにしましょう。
     
  • 読みやすい文章にする
  • 日報は上司も確認します。フィードバックしやすいように誰もが簡単に理解できる言い回しを心がけましょう。
     
  • 顧客情報に合った内容にする
  • 記載を進めるうえで、情報祖語を防ぐために、顧客情報から逸れた内容は書かないようにしましょう。
 
営業日報は今後の商談方針に影響するものになります。そのため、上司や他の社員も読むことを考えて適切な内容で正確に進捗共有することが重要です。
 
関連記事: 無料の業務日報テンプレート8選!フォーマットの作成ポイントも解説


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【Excel版】営業日報のテンプレート

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こちらは、PDCA形式の営業日報用Excelテンプレートです。
 
PDCAサイクルの考え方をベースに全体の構成を表形式でわかりやすく整理したシンプルで実用的な様式です。文章で書きたい内容を自由に記入できます。
 


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【必見】営業日報を誰でも簡単に管理する方法

以下では、営業日報を誰でも簡単に管理する方法をご紹介します。
 
営業日報は”作成して完了”ではなく、チーム内での共有が前提となりますが、紙やメールでの共有は手間がかかるうえ管理が面倒です。そこで、日報の作成・管理・共有を一元化できるツールを活用して、営業活動の進捗や成果を今後の業務に生かせる仕組みを整えましょう。
 
しかし、多くの社員の営業日報を一元管理すると情報量が増えてしまい、成約に向けて必要な情報を見つけづらくなってしまいます。そこで、検索性に優れた日報管理ツールを選択すれば、欲しい情報を確実に取り出せるようになるのです。
 
結論、営業日報の管理には、過不足ない機能で営業日報を簡単に一元管理できるうえ、必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンでは、登録したテンプレートを使って日報を作成しつつ、任意にメンバーに共有することで、営業活動の進捗や成果を全員が把握できる環境をつくれます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索により、過去の日報も素早く見返せるので、今後の業務に活かせます。

効果的な営業日報の作成・管理が実現する「ナレカン」

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「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

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営業日報のメリットや書き方まとめ

これまで、営業日報のメリットや書き方を中心にご紹介しました。
 
営業日報は、実績の把握や翌営業日の行動を検討する点において重要です。ただし、正しく記録が残らないと成功要因や改善点を見つけられないので、作業時間や対応件数といった数値を含めて記載しましょう。
 
また、営業目標を達成に導くには、営業日報を振り返りができるように管理する必要があります。そこで、ITツール内に情報を残せばパソコンやスマートフォンから閲覧・記録が可能になり、日報が運用しやすくなるのです。
 
結論、効率的な営業日報の管理には、営業日報の作成~管理が一か所で完結し、過去の日報もすぐに見つけられるアプリ「ナレカン」が最適です。
 
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、スムーズな営業日報の運用を実現しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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