日々の業務で実施した内容を残す手段として「日報の作成」が挙げられます。とくに、営業日報は一日のなかで売上につながる行動をどの程度とれたのか、正しく把握するうえで重要です。
しかし、「今後の営業に役立つ日報の書き方が分からない」「営業日報の必要性を部下が理解していない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業日報の書き方や必要性を中心にご紹介します。
- 営業日報の必要性や基本的な書き方が知りたい
- Excelのテンプレートを活用して見やすい営業日報を作りたい
- 営業日報を簡単に共有・管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、営業日報の重要性や効果的な書き方が分かり、今後の営業活動に役立てられます。
目次
営業日報とは？
営業日報とは、営業担当者の一日の業務内容を記録にまとめたものです。
一般的に、営業はアポイントのために外出する機会も多いため、商談結果や架電状況などを共有できる場が確保しづらくなりがちです。そこで、日報形式で業務状況を記録すれば、非対面でも一日のなかでどのように業務に取り組んだかが把握しやすくなるのです。
また、営業日報には、営業内容を可視化することで今後の顧客への対応改善に役立てるという目的もあります。とくに、担当者は日報から進捗を確認し、商談の戦略立てもできるため、営業日報の作成は欠かせません。
営業日報は意味ない？書く必要性とは
ネット上の意見の一部には「営業日報は意味がない」という声も寄せられています。そこで以下では、営業日報を書く必要性を上司と部下それぞれの視点から解説します。
部下にとっての必要性
部下側にとって、営業日報は翌日以降の行動の段取りを決める指標になるため、作成する必要性があります。
商談や電話対応の件数が多いと、一日の実績が把握しづらくなってしまい、自身の目標に対する達成状況が不明確になります。そこで、終業のタイミングで一日の業務内容をまとめると、各仕事の対応状況が視覚的に分かりやすくなるのです。
営業行動を改善するには、対応を記録に残して振り返り、対策を立て実行するPDCAを回すことが不可欠です。そのため、日報には、その日の動きだけでなく「反省点」や「気づいた点」も併せて記載しておき、翌日の行動に移しましょう。
上司にとっての必要性
上司側にとっては、部下の進捗状況を確認するうえで営業日報は重要です。
日々の実績を確認することで、目標の達成見込みを判断し、適切なタイミングで具体的なフィードバックが可能になります。部下は良い点や改善すべき点のアドバイスを踏まえて行動を起こせるので、目標の達成につながります。
したがって、上司側は部下に対し日報を書くように指示するだけでなく、内容の確認まで実施しましょう。そこで、「Stock」のようにツール上で作成・共有された日報にチャットで返信できるツールを使えば、フィードバックの負担を軽減できます。
【例文あり】営業日報の書き方
営業日報を書こうとしても、どんな内容を含めればよいのか迷ってしまう人も少なくありません。そこで、以下の書き方を参考に、効果的な営業日報を作成しましょう。
営業日報に書くべき6つの項目とは
営業日報には書くべき項目がいくつかあります。具体的には、以下の6つの項目を含めて日報を作成しましょう。
- 目標：営業活動の指針となる目標を明記します。
- スケジュール：期間内の業務の流れを整理します。
- 業務内容：当日実施した業務とその成果を記録します。
- 所感：成果の背景や改善点など、業務を振り返る気づきを記載します。
- 成果：獲得アポ数や得られた顧客情報など、数値や具体的内容を明記します。
- 翌日の対応事項：翌日に向けた行動や準備内容を記録します。
（例）・架電：〇件予定 → 実績〇件（うちアポ獲得〇件）
（例）・資料作成：〇時間（残〇時間で完了）
上記の項目を踏まえることで、以下のような営業日報を書くことができます。
【目標】
新規アポ10件、既存顧客フォロー5件
【スケジュール】
・10:00~ 〇〇商事 訪問
・13:00~ 架電対応（新規開拓）
【業務内容】
・訪問営業：2件（1件アポ獲得）
・架電：8件（2件アポ獲得）
【所感】
A社は担当者が不在だったため、再度訪問が必要。B社は資料説明に好反応あり。
【成果】
アポ獲得：計3件（うち1件は来週契約見込み）
【翌日の対応事項】
・B社に提案書送付
・A社に再訪問の電話連絡予定
上記の項目は、テンプレート化すると都度項目を記載する手間を省けて便利です。また、テキストだけでなくファイルも一括で保存できる「Stock」を使えば、作成した提案書も日報と一緒に管理できるため、関連資料をすぐに確認できるようになります。
営業日報を書くときのポイント
営業日報を書くときは、以下の2つのポイントを意識するようにしましょう。
- 事実と所感は区別する
- 読みやすい文章にする
業務の客観的な成果（事実）と、本人の気づきや反省点（所感）を分けて書くことで、上司が評価しやすくなり、具体的なフィードバックにつながります。事実に主観的な内容は含めず、所感と混同させないようにしましょう。
営業日報は、上司やチームメンバーが内容をすぐに把握できるよう、簡潔で分かりやすい表現が重要です。読みやすさを意識することで、必要な情報が正確に伝わり、迅速な判断や対応につながります。
営業日報は今後の商談方針に影響するものになります。そのため、上司や他の社員も読むことを考えて適切な内容で正確に進捗共有することが重要です。
【Excel版】営業日報のテンプレート
こちらは、PDCA形式の営業日報用Excelテンプレートです。
PDCAサイクルの考え方をベースに全体の構成を表形式でわかりやすく整理したシンプルで実用的な様式です。文章で書きたい内容を自由に記入できます。
Excelで営業日報を作るメリットとデメリット
ここでは、Excelで営業日報を作るメリットとデメリットを紹介します。現在Excelで日報管理をしている方は、必見です。
Excelで営業日報を作るメリット
Excelで営業日報を作るメリットは、誰でもすぐに作成に取りかかれる手軽さです。
Excelは多くの人が操作に慣れており、特別なトレーニングを受けなくてもすぐに使えます。また、無料の営業日報テンプレートも豊富に用意されており、基本的なフォーマットを簡単に整えることが可能です。
そのため、教育コストをかけずに、スピーディに営業日報運用をスタートしたい場合には有効な手段と言えます。
Excelで営業日報を作るデメリット
Excelで営業日報を作ると、共有に手間がかかるというデメリットがあります。ファイルを毎回メールやチャットに添付しなければならず、素早い情報共有が難しくなります。
営業チームでは、各自の活動状況をリアルタイムで把握することが、課題の早期発見やスムーズな営業戦略立案に不可欠です。しかし、Excelだと共有が遅れやすく、情報が分断されるリスクがあります。
このため、営業日報は、作成した内容が自動で共有される「Stock」のようなアプリで管理するのが便利です。
【必見】営業日報を誰でも簡単に管理する方法
以下では、営業日報を誰でも簡単に管理する方法をご紹介します。
Excelのテンプレートを活用することで、簡単に営業日報を作れます。しかし、共有のたびにメールやチャットツールで添付して送る手間がかかるため、日々忙しい営業担当者にとっては大きな負担です。
また、Excelはスマホから操作しにくいため、外出先での入力・確認が滞りがちになり、結果として情報の鮮度が落ちてしまうリスクもあります。このため、スマホからでも日報の作成・共有ができるアプリが便利です。
結論、営業日報の管理には、外出時でもスマホで営業日報を簡単に作成・共有できる「Stock」が最適です。
Stockでは、登録したテンプレートを使って見やすい日報を簡単に作れるうえ、自動で共有できるため、メールやチャットに添付する手間を省けます。また、メッセージ機能によって、日報に関するやり取りがスムーズにできます。
効果的な営業日報の作成・共有が実現するアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
営業日報の必要性や書き方まとめ
これまで、営業日報の必要性や書き方を中心にご紹介しました。
営業日報は、業務の進捗や成果を確認し、翌日の行動を考えるうえで重要です。しかし、Excelで作成・共有する場合は、メールなどでの送信に手間がかかり、現場の負担になります。
また、Excelはスマホからの操作性が低いため、外出中の入力や確認がしづらく、情報の鮮度が落ちるリスクもあります。そこで、ITツールを活用すれば、PC・スマホ問わずリアルタイムで記録・共有でき、日報運用がスムーズになります。
結論、効率的な営業日報の管理には、営業日報の作成～管理が一か所で完結し、スムーズなやりとりが実現できるアプリ「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を使って、スムーズな営業日報の運用を実現しましょう。
