日々の業務で実施した内容を残す手段として「日報の作成」が挙げられます。とくに、営業日報は一日のなかで売上につながる行動をどの程度とれたのか、正しく把握するうえで重要です。
しかし、「今後の営業に役立つ日報の書き方が分からない」「営業日報の重要性を部下が理解していない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業日報の書き方やメリットを中心にご紹介します。
- 営業日報を書く必要性を部下に伝えたい
- 営業日報の作成が業務にもたらすメリットを知りたい
- 作成だけでなく、営業日報の管理も円滑化したい
という方はこの記事を参考にすると、営業日報の重要性や効果的な書き方が分かり、今後の営業活動に役立てられます。
目次
営業日報とは？
営業日報とは、営業担当者の一日の業務内容を記録にまとめたものです。
一般的に、営業はアポイントのために外出する機会も多いため、商談結果や架電状況などを共有できる場が確保しづらくなりがちです。そこで、日報形式で業務状況を記録すれば、非対面でも一日のなかでどのように業務に取り組んだかが把握しやすくなるのです。
営業目標が定められている場合、週間や月間の目標に対して現時点でどの程度達成しているかが日報により明らかになります。そのため、目標への進捗を確認する意味でも営業日報は欠かせないと言えます。
営業日報は意味ない？書く必要性とは
ネット上の意見の一部には「営業日報は意味がない」という声も寄せられています。そこで以下では、営業日報を書く必要性を上司と部下それぞれの視点から解説します。
上司にとっての必要性
上司側にとっては、部下の進捗状況を確認するうえで営業日報は重要です。
一日の営業結果が日報として挙がってきたときに、目標の達成見込みが判断できるので、翌日以降の部下の行動に対してフィードバックしやすくなります。部下は良い点や改善すべき点のアドバイスを踏まえて行動を起こせるので、結果として目標達成にもつなげやすくなるのです。
したがって、上司側は部下に対し日報を書くように指示するだけでなく、日報内容の確認まで実施しましょう。
部下にとっての必要性
部下側にとって、営業日報は翌日以降の行動の段取りを決める指標になるため、作成する必要性があります。
商談や電話対応の件数が多いと、一日の実績が把握しづらくなってしまい、自身の目標に対する達成状況が不明確になります。そこで、終業のタイミングで一日の業務内容をまとめると、各仕事の対応状況が視覚的に分かりやすくなるのです。
営業行動を改善するには、対応を記録に残して振り返り、対策を立て実行するPDCAを回すことが不可欠です。そのため、部下が日報を書く意義を理解していない場合は「営業日報を起点に翌日の行動を決定・実行すれば、目標達成に近づける」と作成の効果を伝えましょう。
営業日報のメリットとデメリット
ここでは、営業日報のメリットとデメリットを紹介します。各メリットとデメリットを踏まえて、自社での営業日報の運用方法を検討しましょう。
メリット
営業日報を作ると、次の営業行動につなげやすくなります。
一日の営業に関する実績が記録として残るので、記録から改善点を見つけたり次の対策を立てやすくなる効果が期待できます。たとえば、「架電によるアポイント獲得目標が5件のうち、1件のみで終わった」となれば、翌営業日で架電の時間を余分に確保する必要があると分かります。
このように、行動を振り返る点で営業日報の作成は効果的です。
デメリット
営業日報は、記録が正しく残らないと活用に結び付かないデメリットがあります。
とくに、営業活動は売上に直結するため、状況の正確な把握が不可欠です。しかし、営業日報の書き方が「架電・商談・資料作成」といった抽象的な書き方だと、対応が完了したのかが分からないうえ、最終的な成果も不明瞭になります。
したがって、作業時間や対応件数などの数値を含めて日報を残すように社内周知しましょう。ただし、外出が多い営業職の中には、決まった形式に沿って正確に記録を残すのは面倒だと感じる社員もいる可能性があります。
そこで、「Stock」のようにスマホからでも簡単にメモやメッセージを残せるアプリを導入すれば、スキマ時間で情報が残しやすいので日報作成を放置する事態の予防につながります。
営業日報の書き方
営業日報には、記載が必要な項目がいくつかあります。具体的には、以下のような内容を含めて作成しましょう。
- 週間や月間の業務における目標
- 業務内容
- 所感
- 翌日の対応事項
※週間や月間単位での業務目標を記載します。
（例）・架電：〇件予定 → 実績〇件（うちアポ獲得〇件）
（例）・資料作成：〇時間（残〇時間で完了）
※当日実施した業務内容を記録します。
※実績や商談内容を踏まえて良かった点の成功要因・悪かった点の改善点を記載します。
※実績を踏まえて、翌日の対応事項や目標を記載します。
上記の内容は、テンプレート化すると都度項目を記載する手間が省けて日報作成の負担を軽くできます。
営業日報を誰でも簡単に管理する方法
以下では、営業日報を誰でも簡単に管理する方法をご紹介します。
営業日報は記載するだけでなく、あとから振り返れるように記録を管理する必要があります。とくに、複数人で業務を進める場合、営業日報はチーム内で共有が前提となるため、共有・管理する仕組みを整えなければ日報の情報は活用できません。
そこで、ITツール上で日報を記録すれば複数人で日報の確認がしやすくなります。ただし、操作が複雑なツールを導入するとメンバーが営業日報の記載を面倒に感じ、放置してしまいます。
そのため、シンプルで誰でも使えるツールを選びましょう。結論、営業日報の作成にはメモ感覚で直感的に記録を残せる情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残した情報はリアルタイムで共有されるので、作業の進捗予定が把握しやすい点が特徴です。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づけられて、ノートの日報と関連情報を一緒に管理できます。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
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ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
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営業日報のメリットや書き方まとめ
これまで、営業日報のメリットや書き方を中心にご紹介しました。
営業日報は、実績の把握や翌営業日の行動を検討する点において重要です。ただし、正しく記録が残らないと成功要因や改善点を見つけられないので、作業時間や対応件数といった数値を含めて記載しましょう。
営業目標を達成に導くには、営業日報を振り返りができるように管理する必要があります。そこで、ITツール内に情報を残せばパソコンやスマートフォンから閲覧・記録が可能になり、日報が運用しやすくなるのです。
ただし、複雑なツールはかえって日報入力の負担を増やしかねないので、操作に手間取らないシンプルなツールを選びましょう。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでもマニュアルなしで使える情報共有ツール「Stock」の利用一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、営業日報をスムーズに作成・共有しましょう。
