社内の「情報共有」や「業務の振り返り」をスムーズにするために、多くの企業が業務日報を運用しています。業務日報には、日々の目標や仕事内容・成果などがまとめられているので、部下の進捗を書類から簡単に確認できるのがメリットです。
しかし、実際には「業務日報を運用していることに疑問を感じている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務日報の必要性やムダにならない書き方を中心にご紹介します。
- 業務日報の必要性を把握したい
- 効果的な業務日報の書き方を知りたい
- 紙やExcelより簡単に業務日報へアクセスできる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、業務日報を「意味のある」情報として活用するためのポイントが分かります。
目次
業務日報とは
業務日報とは、1日の業務内容や反省を、上司や業務に携わるメンバーに共有する書類を指します。
上司は日報を通じて部下の進捗を把握し、必要に応じて仕事のスケジュールを調整します。そのため、日報は組織全体にとって重要な役割を担っていると言えるのです。
- 1日の目標を立てる（Plan）
- 業務を遂行する（Do）
- 目標と照らし合わせて評価する（Check）
- 改善をする（Action）
また、業務報告の内容をもとに、上記の手順でPDCAサイクルを運用すれば、業務パフォーマンスの改善が期待できるのです。
業務日報に必要な項目
以下では、業務日報に必要な項目をご紹介します。
- 【一日の目標】
- 【業務内容】
- 【目標の達成度】
- 【良かった点】
- 【反省・課題点】
- 【次回の目標】
一日の目標を設定し、やるべきことを明確にします。目標は高すぎても低すぎても十分な成果が出せないため、やや負荷のある難易度に設定しましょう。
一日の業務内容をひと目で見ても判断できるように具体的に記載します。後日振り返ったときに分かりやすいよう、時系列に沿って記載しましょう。
【一日の目標】に対する達成度を記載します。客観的に分かりやすいように「販売目標○個に対して△個」のように、具体的な数字を使って表しましょう。
一日の業務で良かった点を記載します。「目標に対してのアプローチ方法」や「成功要因」を残せば、翌日以降の業務にも活かせます。
一日業務を行った中で生じた反省点や課題点を書き出します。【一日の目標】が未達成の場合は、その要因も加えて記載しましょう。
一日の業務の成果や反省・課題点を踏まえて、次回の目標を設定します。【一日の目標】と同様に、やや負荷の高いくらいの難易度を心がけましょう。
以上が、業務日報に必要な項目です。効果的な業務日報を作成するために、上記の項目は必ず含めましょう。
業務日報の構成
業務日報の構成には、項目を押さえて記載する方法のほか、時系列で記載する方法の2パターンがあります。作成イメージは、以下の通りです。
＜項目で記載する場合＞
上図のように、必要な項目を押さえてけば「ナレッジ」として、翌日以降の業務に活かすことができます。
＜時系列で記載する場合＞
時系列に業務内容を記載すれば「どの業務にどれくらいの時間を要したのか」まで、すぐに振り返れます。また、上図であれば、スケジュール管理もできるため、ビジネスに必須な”計画性”や”自己管理能力”の育成にもつながります。
ただし、いずれにせよ、都度日報に「項目」や「スケジュール表」を作成していくのは面倒です。そこで、自作のテンプレートを登録できる「ナレカン」のようなツールを活用すれば、ワンタップでひな形を呼び起せるので、後は入力するだけで完了します。
【意味ない？】業務日報・日誌の3つの目的とは
ここでは、業務日報の3つの目的を解説します。以下をあらかじめ社内へ周知しておけば日報に対する理解が深まるので、運用が形骸化しづらくなります。
（1）業務を振り返る
日報の目的の1つ目は、業務を振り返るためです。
たとえば、営業担当者は業務内容として、訪問先企業の詳細や所感を日報に記入します。その結果、「営業履歴」や「訪問履歴」などの情報が知りたいときに、別のファイルを探さなくても、日報を見ればすぐに把握できます。
以上のように、日報は毎日作成するので、適切に管理し運用すれば過去の業務を詳細に振り返る手段になるのです。
（2）業務進捗を共有する
2つ目は、業務進捗を共有するためです。
日報で業務内容を共有すれば、互いの進捗やタスクの達成度合が可視化されます。また、上司が部下の業務進捗を把握していれば、部署全体のスケジュール調整もしやすくなるのです。
以上のように、普段は見えづらいメンバーの動きが日報で可視化されるので、スムーズな業務進行や意思疎通が期待できます。
（3）ナレッジを蓄積する
3つ目は、ナレッジを蓄積するためです。
業務日報には仕事から得た成果や改善点、解決策が記入されているので、属人化されがちな「ナレッジ」を蓄積する手段になります。とくに、新しいメンバーや業務の後任者にとって、過去の日報は業務理解を深める手段のひとつにもなり得るのです。
ただし、紙日報など、アナログな方法では目視で探し出す必要があり面倒なので、ITツールを使って管理するのがおすすめです。たとえば、ナレッジ管理に特化した「ナレカン」は、シンプルな操作性なので、アナログからの乗り換えに適しています。
新人社員でもできる！効果的な業務日報・日誌の書き方
ここでは、ムダにならない業務日報の書き方について解説します。以下のポイントを押さえながら記載すれば、意味のある日報を簡単に作成できるようになります。
ポイント1｜テンプレートで効率化する
テンプレートがあれば、新入社員でも時間をかけることなく、日報を作成できます。
ただし、自社でオリジナルのテンプレートを作成する場合は、記載する項目を慎重に選定する必要があります。使用されない項目が含まれているテンプレートは、結局使われず形骸化してしまうのです。
テンプレートに記載する項目は、まずは基本的な項目のみにするのがおすすめです。その後、実際に使用する中で必要な項目を適宜追加していくと、不必要な項目が追加されるリスクを減らすことができます。
しかし、紙やExcelでテンプレートを作成していると、項目を追加するたびに配布したりメールで送信したりする手間がかかります。そこで、ITツールを使えば、更新内容がリアルタイムで共有されるので、あとから編集しやすい点が便利です。
ポイント2｜定量的に記載する
日報の記載時には、定量的な表現を徹底しましょう。
定性的な表現は避けて、具体的な数字で目標や成果を記入します。たとえば、「午前中はできるだけ多くの電話営業を行う」ではなく「10時から11時までに〇件の電話営業を行う」と記載しましょう。
定量的に表現することで目標や成果がすぐに分かり、反省点に対する改善策も立てやすくなります。
ポイント3 | 自身の所感を記載する
日報には業務内容などの事実だけでなく、自身の考えも含めるようにしましょう。
単に一日の流れを記入しただけでは、業務をあとから振り返ったりナレッジを蓄積したりするのも難しくなります。したがって、所感・考察なども併せて記入しましょう。
また、自身の考えが反映された日報の共有は、メンバー同士の活発な意見交換のきっかけにもなります。さらに、より詳細なフィードバックを与えられるため、部下のモチベーション向上も期待できます。
【無料】シンプルな業務日報・日誌のExcelテンプレート
上図は、［文書］テンプレート無料ダウンロードが提供する業務日報テンプレートです。
業界・業種問わず、幅広く利用できるExcelテンプレートです。「今日の目標」「業務概要」「反省・問題点」「明日の目標・改善点」の4つの項目があります。
基本項目のみのシンプルなフォーマットなので、汎用的に利用することができます。
Excelで業務・作業日報を管理するデメリット3選
ここでは、Excelで業務日報を作成・管理するデメリットを3つ紹介します。実際にExcelを使用している方は、以下のような問題点が生じていないか確認してみましょう。
（1）コミュニケーションを取りづらい
Excelだと日報上でコミュニケーションが取りづらい、という問題点もあります。
Excelは、ファイル上で直接やりとりできないため、他のコミュニケーションツールを併用する必要があります。しかし、「他のツールを経由してまでコメントを送るのは面倒だ」と感じ、上司と部下の間で必要最低限のやりとりしかされない可能性が高いです。
日報にコメントを送る習慣をつけコミュニケーションを活発にさせるためにも、日報とメッセージ機能がリンクしたツールが良いです。たとえば、情報を保管する「記事」に「コメント」が紐づいた「ナレカン」のようなITツールが便利です。
（2）スマホで操作しづらい
Excelはパソコンでの操作をメインとしているため、スマホで操作しにくいです。
毎日作成する必要のある日報は、時間をかけず簡単に作成できるのが最良だと言えます。とくに、営業職や現場作業の場合、日報はスキマ時間や移動時間、外出先で日報を閲覧・編集できなければ不便です。
しかし、スマホでのExcel操作は画面が小さかったり、何度もスクロールする必要があったりするので、ストレスがかかるうえに非効率的です。以上より、操作性の悪いExcelでの業務日報・日誌の作成はやめましょう。
（3）ファイルの検索・共有がしづらい
Excelでは、ファイルの検索や共有に手間がかかります。
Excelは情報をファイルに保管するため、内容を確認するのに、ひとつずつファイルを開かなければなりません。また、日付やファイル名の書き方が個人によって異なれば、どのファイルに何の情報が記載されているのか、必要な情報にたどり着くのが困難です。
つまり、Excelでの勤務日報作成は、簡単に検索・共有できない点に注意しましょう。
紙やExcelより簡単に業務日報へアクセスできるアプリ
以下では、紙やExcelより簡単に業務日報へアクセスできるアプリを紹介します。
業務日報は、仕事内容の整理やナレッジの蓄積などの役割を担っており、円滑な業務運営のためにも欠かせません。そこで、業務日報の作成にはテンプレートを活用すると、誰でも簡単に作成できるうえ、日報の作成時間を短縮できます。
しかし、紙の業務日報では、在宅勤務のときに共有しづらいデメリットがあります。また、Excelの業務日報に関しても、操作性・検索性の悪さから「作成して終わり」になってしまい振り返られることはありません。
そのため、業務日報はツールを使って作成・管理する方法が最適です。結論、自社が導入すべきなのは、業務日報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、テンプレート機能によって、業務日報のフォーマットを統一できます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」によって、“〇〇さんに電話営業をかける際の注意点は何ですか”と検索することで、過去に作成した日報の情報を業務に役立てられるのです。
蓄積した日誌を超高精度検索できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った業務日報のテンプレートの作成例＞
以下は、ナレカンを使った業務日報のテンプレートの作成例です。
ナレカンのテンプレートは「テンプレート名」「タイトル」「本文」というシンプルな構成となっていて、自社の用途に合ったテンプレートを作成できるうえ、登録後の編集もスムーズです。
業務日報・日誌の目的と書き方まとめ
ここまで、業務日報の目的やムダにならない書き方を中心にご紹介しました。
日報は、業務進捗を報告するだけでなく、ナレッジの蓄積などの重要な役割も担っており、効果的に運用できれば企業の「情報資産（ナレッジ）」として活用できます。
しかし、紙では編集や保管がしづらく、Excelでは日報の作成・提出・管理・共有を複数のツールを横断して行うため、多くの手間がかかってしまいます。したがって、日報の作成から管理・共有まで一貫できるツールを使いましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、日報を「記事」に記載すればすぐに共有でき、過去の日報の情報を思い通りに検索可能な「ナレカン」一択です。また、ナレカンは「フォルダ」単位で、閲覧/編集権限を付与できるのも強みです。
ぜひ「ナレカン」を導入し、「意味ある日報」を簡単に作成・共有・管理できる仕組みを整えましょう。
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