チーム内の「情報共有」や「業務の振り返り」をスムーズにするために、多くの企業が業務日報を運用しています。業務日報には、日々の目標や仕事内容・成果などがまとめられているので、部下の進捗を書類から簡単に確認できるのがメリットです。
しかし、実際には「業務日報は形式的に作成しているだけで、何に役立つのかよく分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務日報の必要性やムダにならない書き方を中心にご紹介します。
- 業務日報をいつ・どのような内容を書けばいいのか分からない
- 業務日報の必要性を社員に理解してもらいたい
- 簡単に業務日報の振り返りができて、活用される仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、業務日報を「意味のある」情報として活用するためのポイントが分かります。
目次
業務日報とは
業務日報とは、1日の業務内容や反省を、上司や業務に携わるメンバーに共有する書類を指します。
上司は日報を通じて部下の進捗を把握し、必要に応じて仕事のスケジュールを調整します。そのため、日報は組織全体にとって重要な役割を担っていると言えるのです。
- 1日の目標を立てる（Plan）
- 業務を遂行する（Do）
- 目標と照らし合わせて評価する（Check）
- 改善をする（Action）
また、業務報告の内容をもとに、上記の手順でPDCAサイクルを運用すれば、業務パフォーマンスの改善が期待できるのです。
業務日報に必要な項目
以下では、業務日報に必要な項目をご紹介します。
- 【一日の目標】
- 【業務内容】
- 【目標の達成度】
- 【良かった点】
- 【反省・課題点】
- 【次回の目標】
一日の目標を設定し、やるべきことを明確にします。目標は高すぎても低すぎても十分な成果が出せないため、やや負荷のある難易度に設定しましょう。
一日の業務内容をひと目で見ても判断できるように具体的に記載します。後日振り返ったときに分かりやすいよう、時系列に沿って記載しましょう。
【一日の目標】に対する達成度を記載します。客観的に分かりやすいように「販売目標○個に対して△個」のように、具体的な数字を使って表しましょう。
一日の業務で良かった点を記載します。「目標に対してのアプローチ方法」や「成功要因」を残せば、翌日以降の業務にも活かせます。
一日業務を行った中で生じた反省点や課題点を書き出します。【一日の目標】が未達成の場合は、その要因も加えて記載しましょう。
一日の業務の成果や反省・課題点を踏まえて、次回の目標を設定します。【一日の目標】と同様に、やや負荷の高いくらいの難易度を心がけましょう。
以上が、業務日報に必要な項目です。効果的な業務日報を作成するために、上記の項目は必ず含めましょう。
業務に日報の構成
業務日報の構成には、項目を押さえて記載する方法のほか、時系列で記載する方法の2パターンがあります。作成イメージは、以下の通りです。
＜項目で記載する場合＞
上図のように、必要な項目を押さえてけば「ナレッジ」として、翌日以降の業務に活かすことができます。
＜時系列で記載する場合＞
時系列に業務内容を記載すれば「どの業務にどれくらいの時間を要したのか」まで、すぐに振り返れます。また、上図であれば、スケジュール管理もできるため、ビジネスに必須な”計画性”や”自己管理能力”の育成にもつながります。
ただし、いずれにせよ、都度日報に「項目」や「スケジュール表」を作成していくのは面倒です。そこで、自作のテンプレートを登録できる「ナレカン」のようなツールを活用すれば、ワンタップでひな形を呼び起せるので、後は入力するだけで完了します。
業務日報は廃止すべきと言われる3つの理由
以下では、業務日報は廃止すべきと言われてしまう理由を解説します。正しく理由を理解しておかなければ、業務日報の形骸化を防ぐための対策を講じづらくなってしまうので、注意しましょう。
（1）作成・提出が面倒である
1つ目の理由は、作成が面倒なことです。
業務日報の作成には「構成・執筆・見直し」の3段階が必要です。さらに、紙やワード、エクセルなどで日報を作成する場合、提出するまでに手間がかかるため、社員の負担が大きく、日報に対するモチベーションが下がりやすくなります。
業務日報にかかる手間を削減するには、テンプレートを使ったり、作成と提出が一元化できるツールを活用したりするなど、時間短縮の工夫を実践しましょう。
（2）作成の目的が分からない
2つ目の理由は、日報作成の目的が分からないからです。
日報作成の目的が分からないと、社員は日報の必要性を理解できません。意味のある日報にするために「業務効率化のノウハウを蓄積する」や「日々の進捗共有を通じて意思疎通を円滑にする」など、日報作成の目的を全社員へ周知しましょう。
また、日報作成の目的をメンバー間で把握できていれば、自発的に日報を活用しやすくなります。したがって、日報作成の目的を共有し必要性を理解してもらうことが重要です。
（3）過去の日報が活用されない
3つ目の理由は、過去の日報が活用されないことです。
業務日報は毎日作成するため、紙で管理すると膨大な量となり、振り返るのが難しくなります。また、ドキュメントファイルで管理している場合、ファイルの保存先が分散したり、提出したファイルがメールやチャット内で流れたりするので見つかりません。
このように、情報へのアクセス性が悪いと、業務の振り返りやメンバー間で共有したノウハウの利用が困難になり「日報が活かされていない」と社員が感じてしまいます。そのため、情報を流さずに日報を共有できる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。
業務日報・日誌の必要性とは？3つのメリットを解説
ここからは、業務日報の必要性を解説します。以下をあらかじめ社内へ周知しておけば日報に対する理解が深まるので、運用が形骸化しづらくなります。
（1）業務の振り返りができる
1つ目の日報の役割は、業務の振り返りができることです。
たとえば、営業担当者は業務内容として、訪問先企業の詳細や所感を日報に記入します。その結果、「営業履歴」や「訪問履歴」などの情報が知りたいときに、別のファイルを探さなくても、日報を見ればすぐに把握できます。
以上のように、日報は毎日作成するので、適切に管理し運用すれば過去の業務を詳細に振り返る手段になるのです。
（2）業務進捗を共有できる
2つ目は、業務進捗を共有できることです。
日報で業務内容を共有すれば、互いの進捗やタスクの達成度合が可視化されます。また、上司が部下の業務進捗を把握していれば、チーム全体のスケジュール調整もしやすくなるのです。
以上のように、普段は見えづらいメンバーの動きが日報で可視化されるので、スムーズな業務進行や意思疎通が期待できます。
（3）ナレッジを蓄積できる
3つ目は、ナレッジを蓄積できることです。
業務日報には仕事から得た成果や改善点、解決策が記入されているので、属人化されがちな「ナレッジ」を蓄積する手段になります。とくに、新しいメンバーや業務の後任者にとって、過去の日報は業務理解を深める手段のひとつにもなり得るのです。
ただし、紙日報など、アナログな方法では目視で探し出す必要があり面倒なので、ITツールを使って管理するのがおすすめです。たとえば、ナレッジ管理に特化した「ナレカン」は、シンプルな操作性なので、アナログからの乗り換えに適しています。
おすすめの紙の業務日報ノート
画像引用および参考：コクヨ｜日誌 業務日報
こちらは「コクヨ」が提供する日誌・業務日報ノートです。
記載項目を自由に決められるシンプルなデザインとなっているため、業界・業種に合わせて必要な項目を記載し、活用することができます。
【無料】業務日報のエクセルテンプレート
上図は、［文書］テンプレート無料ダウンロードが提供する業務日報テンプレートです。
業界・業種問わず、幅広く利用できるエクセルテンプレートです。「今日の目標」「業務概要」「反省・問題点」「明日の目標・改善点」の4つの項目があります。
基本項目のみのシンプルなフォーマットなので、汎用的に利用することができます。
業務日報をナレッジ化できるアプリとは
以下では、面倒な日報業務の効率化に役立つおすすめのアプリを紹介します。
業務日報は、仕事内容の整理やナレッジの蓄積などの役割を担っており、円滑な業務運営のためにも欠かせません。そこで、業務日報の作成には専用の用紙やエクセルのテンプレートを活用すると、誰でも簡単に作成できるうえ、日報の作成時間を短縮できます。
しかし、紙の業務日報では、在宅勤務のときに共有しづらいデメリットがあります。また、エクセルの業務日報に関しても、操作性・検索性の悪さから「作成して終わり」になってしまい振り返られることはありません。
そのため、業務日報はツールを使って作成・管理する方法が最適です。結論、日報を「記事」に記載し、フォルダごとの管理・共有まで簡単にできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、日報のフォーマットを登録できるので、ボタン1つでテンプレートとして呼び起こせるうえに、そのまま編集・提出までできます。さらに、記事に紐づく「コメント」機能で、上司と部下間で活発なコミュニケーションも可能です。
メールを使える方であればすぐに使いこなせる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
新人社員でもできる！効果的な業務日報・日誌の書き方
ここからは、ムダにならない業務日報の書き方について解説します。以下のポイントを押さえながら記載すれば、意味のある日報を簡単に作成できるようになります。
ポイント1｜テンプレートで効率化する
テンプレートがあれば、新入社員でも時間をかけることなく、日報を作成することができます。
ただし、自社でオリジナルのテンプレートを作成する場合は、記載する項目を慎重に選定する必要があります。使用されない項目が含まれているテンプレートは、結局使われず形骸化してしまうのです。
テンプレートに記載する項目は、まずは基本的な項目のみにするのがおすすめです。その後、実際に使用する中で必要な項目を適宜追加していくと、不必要な項目が追加されるリスクを減らすことができます。
ポイント2｜定量的に記載する
日報の記載時には、定量的な表現を徹底しましょう。
定性的な表現は避けて、具体的な数字で目標や成果を記入します。たとえば、「午前中はできるだけ多くの電話営業を行う」ではなく「10時から11時までに〇件の電話営業を行う」と記載しましょう。
定量的に表現することで目標や成果がすぐに分かり、反省点に対する改善策も立てやすくなります。
ポイント3 | 自身の所感を記載する
日報には業務内容などの事実だけでなく、自身の考えも含めるようにしましょう。
単に一日の流れを記入しただけでは、業務をあとから振り返ったりナレッジを蓄積したりするのも難しくなります。したがって、所感・考察なども併せて記入しましょう。
また、自身の考えが反映された日報の共有は、メンバー同士の活発な意見交換のきっかけにもなります。さらに、より詳細なフィードバックを与えられるため、部下のモチベーション向上も期待できます。
エクセルで業務日報を管理するデメリット3選
ここでは、エクセルで業務日報を作成・管理するデメリットを3つ紹介します。実際にエクセルを使用している方は、以下のような問題点が生じていないか確認してみましょう。
（1）ファイルの検索・共有がしづらい
エクセルでは、ファイルの検索や共有に手間がかかります。
エクセルは情報をファイルに保管するため、内容を確認するのに、ひとつずつファイルを開かなければなりません。また、日付やファイル名の書き方が個人によって異なれば、どのファイルに何の情報が記載されているのか、必要な情報にたどり着くのが困難です。
つまり、エクセルでの勤務日報作成は、簡単に検索・共有できない点に注意しましょう。
（2）コミュニケーションを取りづらい
エクセルだと日報上でコミュニケーションが取りづらい、という問題点もあります。
エクセルは、ファイル上で直接やりとりできないため、他のコミュニケーションツールを併用する必要があります。しかし、「他のツールを経由してまでコメントをおくるのは面倒だ」と感じ、上司と部下の間で必要最低限のやりとりしかされない可能性が高いです。
日報にコメントをおくる習慣をつけコミュニケーションを活発にさせるためにも、日報とメッセージ機能がリンクしたツールが良いです。たとえば、情報を保管する「記事」に「コメント」が紐づいた「ナレカン」のようなITツールが便利です。
（3）スマホで操作しづらい
エクセルはパソコンでの操作をメインとしているため、スマホで操作しにくいです。
毎日作成する必要のある日報は、時間をかけず簡単に作成できるのが最良だと言えます。とくに、営業職や現場作業の場合、日報はスキマ時間や移動時間、外出先で日報を閲覧・編集できなければ不便です。
しかし、スマホでのエクセル操作は画面が小さかったり、何度もスクロールする必要があったりするので、ストレスがかかるうえに非効率的です。以上より、操作性の悪いエクセルでの業務日報・日誌の作成はやめましょう。
業務日報・日誌の必要性と書き方まとめ
ここまで、業務日報の必要性やムダにならない書き方を中心にご紹介しました。
日報は、業務進捗を報告するだけでなく、ナレッジの蓄積などの重要な役割も担っており、効果的に運用できれば企業の「情報資産」として活用できます。
しかし、紙では編集や保管がしづらく、エクセルでは日報の作成・提出・管理・共有を複数のツールを横断して行うため、多くの手間がかかってしまいます。したがって、日報の作成から管理・共有まで一貫できるツールを使いましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、日報を「記事」に記載すればすぐに共有でき、多階層の「フォルダ」でメンバーごとに管理が可能な「ナレカン』一択です。また、ナレカンは「フォルダ」単位で、閲覧/編集権限を付与できるのも強みです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「ナレカン」を導入し、「意味ある日報」を簡単に作成・共有・管理できる仕組みを整えましょう。
