ペーパーレス化が進む今日では、取り組み始めるハードルの低い「マニュアルの電子化」を実施する企業が増えています。そこで、マニュアル制作に特化した「i-ShareDX」のようなシステムが注目を集めているのです。
一方、i-ShareDXの導入を検討しているものの「i-ShareDX上でマニュアルを作る流れを知りたい」「口コミが少なく、どのような場面で役立つのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、i-ShareDXの機能や使い方、料金までを網羅的にご紹介します。
- 紙のマニュアルを電子マニュアルへ移行したい
- マニュアル制作ツールのひとつとしてi-ShareDXを検討している
- i-ShareDXとほかのツールを比較するために、機能や価格を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、紙のマニュアルから脱却し「簡単かつスピーディーにマニュアルを作成・閲覧・管理する仕組み」を整える方法が分かります。
目次
i-ShareDXとは、DXを「社内文書改革」という形で推進するためのマニュアル合作成ツールです。手順書やマニュアルは社内の知的財産を集約したものなので、活用できればDX（※）の推進につながります。
一方、多くの企業で、社内の手順書やマニュアルが「読まれない」「活用されない」といった事態が起きています。したがって、マニュアルを簡単に作成し、スムーズに閲覧できるi-ShareDXのようなツールが注目を集めているのです。
※DX（デジタルトランスフォーメーション）とは：
企業がデータやデジタル技術を使って、ビジネスモデルや業務プロセスなどを変革することにより、ビジネス環境の激しい変化における競争上の優位を得ること。
i-ShareDXの主な特徴は以下の通りです。
- 場所を問わず閲覧できる
- 標準化された文書を作成できる
- 文書のバージョン管理ができる
- セキュリティ対策が万全である
紙のマニュアルは社内の限られた場所でしか読めないことが多く、結果として活用されない事態になります。一方、i-ShareDXのマニュアルは、PCはもちろん、スマホやタブレットなどあらゆる端末に対応しているため、時間を問わずに見られるのが特徴です。
マニュアル作成を個人に任せていると「体裁がバラバラで読みづらい」「必要な情報が揃っていない」といったケースが起こります。そこで、レイアウトが用意されているi-ShareDXを使うことで読みやすいマニュアルを作れるのです。
i-ShareDXはマニュアルのバージョンや改訂履歴が残る仕様なので、マニュアルに関する「最新版か分からない」「誰の承認を得た文書か分からない」といった悩みを解決します。
国際規格であるISO27001に基づいた脆弱性診断により、Webアプリやサーバー・ネットワークに対し安全であると評価を得ています。また、情報の暗号化やIPアドレスでのアクセス制限のほか、定期的なバックアップなどの対策が施されています。
以上のように、i-ShareDXは紙媒体やファイル管理でのマニュアルの「必要な情報が見つからない」「最新のファイルがどれか分からない」といったデメリットを解消するのが特徴のツールです。
i-ShareDXの主な機能は以下の7点です。（スマホで左右にスクロール可能）
| 機能 | 機能の説明 |
|---|---|
|
検索機能 |
キーワード検索により、欲しい情報がどこにあるのか一目で分かります。また、検索する時にはカテゴリやタグで絞り込みができます。 |
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2つの出力機能 |
HTMLとPDFの2つの出力形式で公開できる機能です。PCやスマホなどのデバイスや、紙に印刷したいユーザーにも対応しています。 |
|
改訂履歴 |
作成者や閲覧者をはじめとする情報や、改訂履歴まで管理、公開ができるので、文書管理の正確性が保たれます。 |
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テンプレート |
手順書などに活用できる表やリストのテンプレートが豊富に用意されています。各テンプレートの要素はドラッグ＆ドロップで組み立てるだけで文書を作成できます。 |
|
レビュー・承認 |
承認依頼された文書を承認または否認、レビューをする機能です。関係部署や上司によるチェックなどのワークフローを構築できます。 |
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バージョン管理 |
編集履歴が確認できる機能で、過去のバージョンとの差分を抽出したり過去の版の確認もできるので、文書管理工数を削減できます。 |
|
コメント |
閲覧画面から文書に対してコメントを送ることができる機能です。社員の声を反映したマニュアル運用が可能です。 |
以上のように、i-ShareDXは基本的にテキスト形式のマニュアル作成に特化しています。そのため、動画や画像がメインのマニュアルを作りたい場合や、マニュアル以外の情報も一元管理したい場合は、i-ShareDXでは機能が不足する場合もあるのです。
したがって、マニュアル文書の管理以外の用途も考えている組織では、あらゆる情報を簡単に集約し、時間や場所を問わず閲覧できる「ナレカン」のようなツールが最適です。
以下では、i-ShareDXの使い方をご紹介します。具体的な機能の内容を、マニュアルの作成から管理までの流れにそって解説しているので、担当者の方は必見です。
（1）文書を作成・公開する
はじめに、マニュアルや手順書といった文書を作成、公開します。文書を作成したり公開したりするときには、以下の機能が役立ちます。
| 機能 | 使い方 |
|---|---|
|
文書作成 |
文書作成の手間を省く「テンプレート」を活用したり、複数人の担当者によって協同で編集する「グループ編集」の操作をしたりできます。 |
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公開期限 |
作成した文書の公開を開始する日時から終了する日時までをあらかじめ決めておけます。 |
|
公開サイトの設定 |
文書の公開サイトについて、サイトマップ（サイトのページやファイルについてまとめた情報）やデザインの設定・変更ができます。 |
（2）文書を閲覧する
次に、作成・公開したマニュアルを閲覧する方法について解説します。閲覧時に役立つ機能は以下の通りです。
| 機能 | 使い方 |
|---|---|
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絞り込み |
公開された文書から必要な物を探すときに「カテゴリ」や「タグ」で絞り込める機能です。必要な文書へ素早くアクセスするのに役立ちます。 |
|
全文検索 |
複数の文書から、入力したキーワードにマッチする文書を探し出す機能です。「文書のカテゴリは忘れたが、内容は覚えている」という場合に役立ちます。 |
|
コメント |
閲覧者が文書へコメントを残せる機能です。文書の作成者や管理者へフィードバックする場合に役立ちます。 |
（3）文書を編集する
次に、文書を編集する方法についてご紹介します。面倒な履歴や編集ログの管理を効率化できるのが特徴です。
| 機能 | 使い方 |
|---|---|
|
改訂履歴 |
文書を編集したとき、開始時点と終了時点の情報が自動で取得されます。そのため、手間をかけずに改訂履歴を作成できるのです。 |
|
編集ログ保管 |
文書を編集したときの作業ログ（記録）を保管します。たとえば、「変更箇所がどこか分からない」という場合には作業ログを参照するとすぐに分かります。 |
|
出力 |
文書をHTMLまたはPDFの形式で出力できます。たとえば、「レビューの依頼は紙で渡したい」という場合は、PDF形式で出力して印刷すると解決します。 |
（4）文書をレビュー（評価）する
続いて、文書を閲覧したあとにレビュー（評価）する方法について解説します。
| 機能 | 使い方 |
|---|---|
|
コメント |
“修正”や”確認”、”申し送り”といったコメントをレビュー依頼文書へ記入すれば、作成者や管理者へのフィードバック代わりになります。 |
|
資料添付 |
文章では伝えづらい事項は、画像やExcelといったデータの添付により補足できます。 |
|
メール通知 |
レビューを依頼すると、内容や進捗についてリマインドメールで通知できる機能があります。 |
（5）文書を承認する
続いて、文書を承認するときに役立つ機能をご紹介します。
| 機能 | 使い方 |
|---|---|
|
コメント |
承認依頼文書を承認、否認したり、コメントを記入したりする機能があります。依頼された担当者の全員が承認すると、文書が自動的に公開される仕様です。 |
|
資料添付 |
文章では伝えづらい事項は、画像やExcelといったデータの添付により補足できます。 |
|
メール通知 |
承認を依頼すると、内容や進捗についてリマインドメールで通知できる機能があります。 |
（6）文書を管理する
最後に、i-ShareDXで作成・公開した文書の管理方法について解説します。「どこに何の文書があるか分からない」という状態を防ぐために、以下の機能を使いこなしましょう。
| 機能 | 使い方 |
|---|---|
|
文書カテゴリ |
作成した文書を最大で二階層に分けて整理できる機能です。 |
|
文書ステータス |
作成中の文書（完成していない文書）の進捗を確認できる機能です。 |
|
文書検索 |
必要な文書を探すために、タイトルやステータス、カテゴリ、更新日といった絞り込み方で表示できる機能です。 |
出典：東邦ガス企業情報
東邦ガス株式会社は、中部地区へのエネルギー供給をはじめ、関連した各種サービスを提供する総合エネルギー企業です。同社は、これまで業務マニュアルを紙で運用しており、「検索性が悪い」「印刷コストがかかる」などの課題を抱えていました。
そこで、紙媒体からの移行のしやすさや、検索性、閲覧性の観点からi-ShareDXを導入しました。まずは社内の作業者に限定して運用を開始し、使い慣れてから社外の関係者へと展開することで、i-ShareDXによる業務マニュアル利用の浸透を図ったのです。
約半年の移行期間を経て、最終的には営業部署まで浸透し、営業情報の共有もスムーズになりました。その結果、常に最新の情報共有ができるようになったうえに、紙のマニュアル更新に伴う印刷費や人件費の削減が実現しました。
以下では、i-ShareDXの料金プランについて解説します。
i-ShareDXの無料トライアルでは、30日間無料で利用可能です。また、有料プランでは、初期費用＋月額料金という料金形態をとっていますが、利用ボリュームやライセンス数に応じて費用が変動します。
無料トライアルの申し込みや詳細なプラン・機能については、問い合わせで確認しましょう。
i-ShareDXの口コミはネット上で散見されませんでした。
したがって、「口コミを見てから検討したい」という担当者の方は、大企業から中小企業まで、幅広い企業に最適なナレッジ管理ツール「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
以下では、i-ShareDXより簡単にマニュアルを管理できるツールをご紹介します。
i-ShareDXでのマニュアル制作の特徴は、ドラッグ&ドロップで文書を登録できることです。しかし、マニュアルの体裁を整えやすい一方、細かな機能も備わっているので、操作に慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。
とくに、ITツールに慣れていない方は、マニュアルの作成以前に「ツールの使い方を覚えること」にストレスを感じかねません。そこで、誰でも直感的に使えるツールを導入すれば、全社員がすぐに運用を始められるのです。
結論、マニュアルの作成・共有にはメールを使える方ならば誰でも使えるほどシンプルな「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、「テンプレート」を利用して画像やファイルを残しつつマニュアルを作り、部署ごとに「フォルダ」で分かりやすく管理できます。また、管理者は、社員にフォルダごとに閲覧・編集権限を与えられるので、大企業での運用も安心です。
最もシンプルに社内マニュアルを運用できるナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
これまで、i-ShareDXの機能や使い方、価格を中心にご紹介しました。
i-ShareDXはドラック＆ドロップでマニュアルを作成できるツールです。しかし、業務手順書の作成に特化しているため、仕事における「議事録」「報告書」「伝達事項」といった情報は、別の場所で管理しなければならず面倒です。
そこで、マニュアルを含めた仕事の記録を「ナレッジ化」して一元管理できるツールを導入しましょう。また、高度な検索機能やフォルダ機能を備えたツールであれば、文書の登録数が多い大企業であっても安心して運用できるのです。
したがって、自社のマニュアルを作成・管理するなら最も簡単にあらゆる情報をナレッジ化できるシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、マニュアルをはじめとするあらゆる文書の作成・管理に役立てましょう。
