人材の流動性が高まっている今日では、ノウハウを社内で活用する「ナレッジマネジメント」が大切です。また、システムを使えばより効率よくナレッジを蓄積・共有できます。
しかし、ナレッジマネジメントにはさまざまな手法があるほか、システムの種類も多いので「自社に最適な進め方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジマネジメントの概要やシステム4選、成功事例を中心に解説します。
- システムを使い、ナレッジマネジメントを効率的に進めたい
- おすすめのナレッジマネジメントシステムを知りたい
- システムを導入して、社内のノウハウ共有を円滑化したい
という方はこの記事を参考にすると、社内のナレッジを無駄なく活用できるシステムが見つかり、業務負担を解消できるようになります。
目次
ナレッジマネジメントの概要
ここでは、ナレッジマネジメントの概要をご紹介します。以下はナレッジマネジメントの基本なので、これからはじめる場合には必見です。
ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメントとは、個人が業務で得たナレッジ（知識やノウハウ）を社内で共有・蓄積し、生産性の向上を図る経営手法です。以下の4つのタイプに分類できます。
- 経営資本/戦略策定型
- 顧客知識共有型
- ベストプラクティス型
- 専門知識型
ナレッジを多方面から分析して経営戦略に活用する方法です。組織の知識全般を取り扱うため、大量のデータを一か所に集約して横断的に分析できるDWH（データウェアハウス）など、専門のシステムやツールを使います。
問い合わせなどの対応履歴を蓄積・共有して、最適な顧客対応ができるようにする方法です。問い合わせ対応の負担が削減されるのはもちろん、事前準備により、問い合わせから解決までのリードタイムを減らせます。
チームの優秀な社員のナレッジを共有し、全体の能力向上を図る方法です。ただし、会社が取り入れている評価制度によっては上手く機能しない場合があるため注意しましょう。
チーム内の専門知識をデータベース化し、業務効率化を図る方法です。ベテラン社員と直接連絡を取る回数が減るため、部署内・部署間の連携が円滑になります。
以上のように、ナレッジマネジメントはタイプによってメリットが異なるため、チームに最適な方法を実践しましょう。
ナレッジマネジメントが必要とされる背景
ナレッジマネジメントが必要とされる背景としては、雇用制度の変化とIT化・デジタル化の浸透があります。以下ではそれぞれを詳細に解説します。
雇用制度の変化
雇用制度は「終身雇用制度の崩壊」と「テレワークの普及」によって変化しました。
- ＜終身雇用制度の崩壊＞
- ＜テレワークの普及＞
テレワークでは職場以外の場所で仕事をするので、情報共有はすべてオンライン上で行われます。そのため、対面よりもナレッジの伝達に時間がかかることも多く、「ナレッジマネジメント」の重要性が注目されるようになったのです。
終身雇用制度の崩壊により人材の流動性が高まったことで、ナレッジの属人化が問題視されはじめました。その結果、ナレッジを共有・活用する「ナレッジマネジメント」が注目されるようになったのです。
IT化やデジタル化の浸透
紙やExcelでのナレッジマネジメントには、保管場所の確保や更新の手間など多くの課題があります。
しかし、多種多様なナレッジマネジメントシステムが使えるようになり、作業の効率が大幅にアップしました。その結果、企業がナレッジマネジメントの仕組みを整えやすくなったのです。
ナレッジマネジメントの関連用語
ここでは、ナレッジマネジメントの関連用語をご紹介します。具体的には以下の2つが挙げられます。
- ナレッジシェア
- ナレッジマネジメントシステム
個人が業務で得たナレッジを社内で共有することを指します。ナレッジマネジメントの手順のひとつであり、社内のナレッジを活用するうえで不可欠です。
ナレッジの共有や抽出ができる機能が備わったシステムです。
上記の用語はビジネスシーンで頻繁に使われるため、それぞれの意味を正しく理解しておきましょう。
暗黙知・形式知とは
暗黙知・形式知はナレッジマネジメントの基礎になる要素です。
暗黙知は各人が培ってきた知識やノウハウであり、伝達しない限り全体に伝わらない情報です。一方、形式知は暗黙知を文書やデータなどに変換したものであり「ナレッジの可視化」を指します。
つまり、ナレッジマネジメントでは暗黙知を形式知に変換することが大切なのです。
SECIモデルとは
SECIモデルとは、暗黙知から形式知への変換過程を4つのフェーズに分類したものです。具体的には、以下のように「共同化・表出化・連結化・内面化」で成り立っています。
- 共同化（Socialization）
- 表出化（Externalization）
- 連結化（Combination）
- 内面化（Internalization）
複数人で業務に取り組み、暗黙知から暗黙知を生み出すプロセスです。暗黙知のまま共有されるため、この段階では形式知に変換されません。
暗黙知を言語化・図式化して形式知に変換するプロセスです。形式知が生み出されるため、より多くの人にナレッジを共有できるようになります。
表出化で得た形式知をほかの形式知と組み合わせ、新たな形式知を生み出すプロセスです。
連結化で得た形式知を体験によって暗黙知化するプロセスです。その結果、企業の知的財産にすることができます。
以上のようにSECIモデルサイクルを回せば、継続的に社内にナレッジを蓄積できます。
システムでナレッジマネジメントするメリット2選
以下では、システムでナレッジマネジメントするメリットを2つご紹介します。これまで紙やExcelでナレッジを管理していた方は必見です。
（1）簡単にナレッジを蓄積できる
ナレッジマネジメントシステムを導入すれば、簡単にナレッジを蓄積できます。
ナレッジマネジメントシステムを使えば、ナレッジを共有するためにわざわざ紙に書き起こしたり、メールで送信したりする手間がかかりません。
すなわち、システムによってナレッジが残しやすくなるだけでなく、共有にかかる時間も大幅に短縮できるのです。
（2）時間や場所を問わずにアクセスできる
次に、時間や場所を問わずにナレッジへアクセスできるメリットもあります。
ナレッジを紙で管理している場合、ナレッジを確認するにはノートを確認するか、人数分コピーして共有しなければなりません。また、Excelではスマートフォンから操作しづらいのでストレスです。
しかし、システムであれば時間や場所を問わずナレッジにアクセスできるため、外回りの多い担当者やテレワーク勤務の社員でも業務をスムーズに進められます。
ナレッジマネジメントシステムの種類
ここでは、ナレッジマネジメントシステムの種類を表形式でご紹介します。以下の内容から自社に最適なシステムの種類を把握しましょう。
| システム名 | 特徴・注意点 |
|---|---|
|
ナレッジ共有システム |
・ナレッジ共有に特化したシステムで、社内情報の一元管理と共有に役立ちます。
・ただし、多機能なシステムでは、社内全体に浸透しない可能性があるため注意が必要です。 |
|
情報共有システム |
・蓄積したあらゆる情報をすぐに共有できるシステムで、円滑な社内コミュニケーションも促せます。
・ただし、チャットツールのように情報が流れるシステムでは、スムーズにやりとりできないので注意です。 |
|
オンラインストレージ |
・インターネット上でファイルを管理できるシステムで、リアルタイムで情報を確かめられます。
・ただし、フォルダの階層が増えると必要な情報を見つけるのに時間がかかります。 |
|
SFA（営業支援システム）
CRM（顧客管理システム） |
・営業情報や顧客情報の管理に特化したシステムで、取引実績や対応履歴をナレッジとしてデータベース化できます。
・ただし、多機能なものが多いので非IT企業には不向きです。また、特定の用途にしか使いにくい点にも注意しましょう。 |
上記のうち、とくに「あらゆるやりとりを残せる情報共有システム」であれば、ナレッジの蓄積・共有を大幅に効率化できます。
おすすめのナレッジマネジメントシステム4選
以下では、おすすめのナレッジマネジメントシステム4選をご紹介します。
ナレッジマネジメントシステムを選ぶ際には、「社内のあらゆる情報を一元管理できるか」が重要です。たとえば、特定の業種や機能に特化したツールの場合、該当する情報だけしか管理ができず、機能不足になる恐れがあるのです。
また、社内の情報を一元化しても、必要な情報をすぐに見つけ出せなければ、情報を探す手間と時間がかかってしまいます。そのため「あらゆるナレッジを残せて、目的の情報をすぐに探し出せるツール」を選びましょう。
結論、社内のナレッジマネジメントシステムには、あらゆる情報を一元化し、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンはマニュアルやノウハウなどの社内のナレッジを「記事」で残し、任意のメンバーへ瞬時に共有できます。また、ヒット率100%の「検索機能」や、上司に質問するように探せる「自然言語検索」で、一元化したナレッジの中から目的の情報をすぐに見つけ出せます。
【ナレカン】AIで社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】タスク管理もできるナレッジシステム
「Stock」は、タスク管理機能も搭載されたナレッジシステムです。
「ノート」に記載したナレッジを共有するだけでなく、関連する情報と紐づけてタスク管理ができます。そのため、ナレッジとタスクを別で管理する手間が省けます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【OneDrive】ファイル共有に特化したオンラインストレージ
＜OneDriveの特徴＞
- ファイルへのアクセスと編集に特化している
- ほかのMicrosoftツールと連携できる
ファイルに加えた変更内容は、すべてのデバイスに反映され、オフライン環境でアクセスすることもできます。
Microsoft 365 ドキュメントを扱う共同作業がリアルタイムで実行できます。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- 共有機能
- 検索機能
ファイルやフォルダーを共有して、リモートワークやオフィスにいないメンバーとでも共同編集が可能です。
キーワードを入力すれば、オンライン上でファイル検索ができます。
＜OneDriveの注意点＞
- 法人向けプランはすべて有料
- ファイルの整理が難しい
無料プランは個人利用が想定されており、利用できるクラウドストレージも5GBまでの制限があります。
ユーザーからは「どうしてもファイルが多くなりすぎる傾向があるので、簡単に削除できるようなツールがあると良いかもしれません。」との声もあります。（引用：ITreview）
＜OneDriveの料金体系＞
OneDriveの有料プランには、「OneDriveのみの利用プラン」と、他のアプリも含まれた「Microsoft 365のプラン」の2種類があります。
- Microsoft365（無料プラン）：0円
- OneDrive for Business(Plan 1)：899円/ユーザー/月(～1TB)
- Microsoft365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月(～1TB)
- Microsoft365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月(～1TB)
【Mazrica Sales】営業活動に必要な情報を管理できるツール
＜Mazrica Salesの特徴＞
- 営業活動の情報を管理できる
- サポートが充実している
顧客、案件、行動、名刺などの営業活動におけるさまざまな情報を一元管理できます。
専任の担当者がMazrica Salesの運用支援をする手厚いサポートがあります。ただし、専任のサポート（プレミアムサポートプラン）を受けるには有償プランの契約が必要です。
＜Mazrica Salesの機能・使用感＞
- 顧客管理機能
- レポート機能
顧客に紐づく案件や行動履歴、企業情報など、顧客に関する情報を集約できます。新規で商談をするときに、過去の商談履歴を確認しやすいと言えます。
売上実績や推移、着地見込みなどがダッシュボード上で数値化されます。また、受注率や進捗率の分析といった営業活動において必要なレポートも標準で搭載されています。
＜Mazrica Salesの注意点＞
- 営業活動以外には特化していない
- ファイル管理に手間がかかる
Mazrica Salesは営業活動におけるナレッジの一元管理に特化しているツールです。そのため、営業活動以外の用途には利用しづらい恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「ファイル管理について。PDFデータはプレビュー表示がされるが、Excel、Wordの場合は一度ダウンロードをしないといけないので少々手間。」との意見も見られます。（引用：ITreview）
＜Mazrica Salesの料金体系＞
- Starter：27,500円～/月（5人のユーザーを含む）
- Growth：110,000円～/月（10人のユーザーを含む
- Enterprise：330,000円～/月（20人のユーザーを含む）
【比較表】おすすめのナレッジマネジメントシステム一覧
以下は、おすすめのナレッジマネジメントシステム4選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | OneDrive | Mazrica Sales | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にナレッジを管理・共有できるツール |
ナレッジだけでなくタスクも管理できるツール |
ファイル共有に特化したオンラインストレージ |
営業活動に必要な情報を管理できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| メッセージ機能 |
【〇】※記事ごとにコメントを残せる |
【〇】 |
【×】 |
【×】※外部のチャットツールとの連携は可 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
法人向けプランはすべて有料 |
営業活動以外には特化していない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは899円～/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは27,500円～/月（5人のユーザーを含む） |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
「Mazrica Sales」の詳細はこちら |
上記のうち、とくに大人数の企業でツールを導入する場合は「誰でも簡単にツールを利用できるか」を確認しましょう。
ナレッジマネジメントシステムの選び方
ここでは、ナレッジマネジメントシステムの3つの選び方をご紹介します。以下の点に注意しながら、自社に最適なシステムを選択しましょう。
（1）十分なセキュリティが確保できるか
まずは、ナレッジの社外流出を防ぐために、十分なセキュリティが確保できるかを確認しましょう。
ナレッジマネジメントシステムには、オープンソースとして提供されているものやフリー（無料）で利用できるものもあります。しかし、安全性が低いものも多いので、セキュリティの事前確認が必須です。
「十分なセキュリティ」の基準としては、国際セキュリティ資格であるISO27001の取得有無があります。本資格を取得しているシステムであれば、社員の情報が漏洩するリスクも解消されるので安心です。
（2）マルチデバイスで使えるか
次に、マルチデバイスで使えるシステムを選択しましょう。
PCのみに対応しているシステムを導入した場合、ナレッジを確認できる場所が限られるので業務がストップする恐れがあります。しかし、PCだけでなくタブレットやスマホからでも使えるシステムであれば、時間や場所を問わずに情報へアクセスできます。
したがって、出張先や移動中に業務をするケースも考慮し、マルチデバイスに対応したシステムを使うべきなのです。
（3）シンプルで使いやすいか
最後に、シンプルで使いやすいかも確認すべきです。
多機能なシステムを導入した場合、使い方が複雑なため使いこなせず「システムが社内で活用されない」といった事態になりかねません。また、システムが運用されなくなれば再度検討する手間もかかってしまいます。
たとえば、「ナレカン」のように非IT企業の社員でも簡単にナレッジやノウハウが共有できるツールを選ぶと、導入がスムーズに進みます。
ナレッジマネジメントシステムの導入事例3選
ここでは、ナレッジマネジメントシステムの導入事例を3選ご紹介します。以下の事例をもとに、自社でシステムを使うイメージを掴みましょう。
（1）機械メーカーの事例
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社（旧富士ゼロックス株式会社）では、最終工程での設計変更による開発期間延長の問題を解決するために「全員設計ルーム」を設けました。
全員設計ルームでは「初期工程から全員がプロダクトに関するコメント・改善案を提出し、設計ポイントに責任を持つ」ことが重視されています。
そして、情報共有システムでコメントを整理し、一部のコメントは有用なノウハウとして「品質確立リスト」に反映させて社内で活用しました。その結果、最終工程での設計変更が起こりづらくなり、問題が解消されたのです。
（2）コールセンターの事例
キューアンドエー株式会社は「社内での情報共有の円滑化」を目標に、「社内FAQの導入」を実施しました。
具体的には、コールセンターでのオペレーター間で共有すべきノウハウやナレッジを共有するために、よくある質問（FAQ）を作成しました。また、知りたい情報はFAQで確認することを社内周知したのです。
その結果、コールセンター管理者が対応状況の確認をする時間が、1日当たり約2時間削減されました。
（3）製薬会社の事例
エーザイ株式会社は、患者第一主義の考え方のもと「業務時間の1％を患者と一緒に過ごすこと」をスタート地点とし、SECIモデル（個人のナレッジの社内共有を通して、新たな発見を生むこと）に則った取り組みを実践しています。
具体的には、個人が患者と過ごすなかで得た暗黙知を社内に持ち帰り共有・議論します。次に、議論によって明確になった課題の解決策を他部署とともに検討・立案し、現場で実践します。
その後は、現場での実践で得た暗黙知を社内に共有し、議論を深めることでサイクルを回していきます。以上のように、同社ではSECIモデルの実践を通して、患者を重視する自社の理念を体現しているのです
ナレッジマネジメントの事例やシステムまとめ
ここまで、ナレッジマネジメントの概要やシステム、成功事例を中心に解説しました。
ナレッジマネジメントでは、暗黙知を形式知に変換して活用するのが大切です。また、ナレッジの管理を効率化するには「シンプルな情報共有システム」が求められます。
システムの操作が簡単であれば、チーム全員がストレスなくナレッジを蓄積・共有できるほか、使い方をレクチャーする手間もかかりません。
したがって、自社が使うべきシステムは、誰でも簡単に社内のナレッジを共有できる「ナレカン」が最適です。
無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、ナレッジマネジメントを効率よく進めましょう。
