従来、日報は紙やドキュメントファイルなどで管理されていました。しかし、今日ではではより効率的な管理ができる「クラウド型日報管理システム」が注目されています。クラウド型日報システムの適切な運用により、日報の作成・共有・管理まで一貫して容易になるなどの効果を得られるのです。
 
しかし、クラウド型日報システムは多くの企業からリリースされているので、「何を基準に日報管理システムを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめクラウド型日報システム9選とシステムの選び方を中心にご紹介します。
 
  • クラウド型日報管理システムの特徴や料金を比較し、多面的に導入を検討したい
  • クラウド型日報管理システムのメリットを理解し、自社への導入を推進したい
  • 初めてシステムを導入するため、注意点を把握しスムーズな運用を図りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に合ったシステムを選定し、日報の作成・共有を効率化できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

クラウド型日報システムとは

クラウド型日報システムとは、オンライン上で日報機能を利用できるサービスです。
 
ソフトウェアを自社サーバーへ導入せずにサービスが使えることや、一般的に初期費用がかからないため導入コストを抑えられます。以下は、クラウド型日報システムの3つの特徴です。
 
  • オンライン上で時間や場所を選ばずに利用できる
  • メンテナンスはすべてベンダーが負担
  • サーバー設置やソフトウェアの導入が不要
このように、時間や場所を問わず利用できる手軽さや、メンテナンスの負担がかからない利便性がクラウド型日報管理システムの強みです。
 
関連記事: 【すぐ使える】業務日報のテンプレート5選!作成方法とおすすめツールも紹介!


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【無料あり】クラウド型日報システムのおすすめ9選

以下では、クラウド型日報システムのおすすめ9選をご紹介します。
 
日報の作成・共有を効率化し、オンラインで完結するクラウド型日報管理システムでは、さらに利便性を向上させるため多くの機能を加えています。たとえば、タスク管理や勤怠管理などを含むグループウェアシステムに日報機能が搭載されているツールなどです。
 
しかし、このような多機能なシステムは使いこなすのが難しい反面、運用コストが高い傾向にあり、費用対効果の低下や社内への浸透を阻害する恐れがあるのです。そのため、本来の目的である「日報管理の効率化」を図るには、誰でもストレスなく使えるシステムを導入すべきです。
 
結論、日報管理に最もおすすめなのは、日報を管理する機能に過不足がなく、誰でも簡単に使いこなせるクラウド型日報管理システムの「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に日報を簡単に残せる上、リアルタイムで任意のメンバーに共有されます。さらに、誰でもわかりやすく整理できる「フォルダ」で必要な情報へすぐにアクセスできる点や、ノートに紐づいた「メッセージ」で話題を混ぜずにやりとり可能です。

【Stock】最も簡単なクラウド型日報システム

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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【業務管理システム日報くん】提出の手間を最小限に抑えるシステム

業務管理システム日報くんのトップ画像

<業務管理システム日報くんの特徴>

  • テレワーク中の稼働時間を集計
  • 作業開始・休憩・再開・終了を登録することで、テレワーク中の稼働状況を把握できます。さらに、任意の案件に対する業務効率の変化も分析できるため、チームや個人ごとのテレワークへの適性が把握できます。
     
  • 作業履歴の詳細内容を見られる
  • システム上に作業履歴が残るため、一日の業務の流れを遡って確認できます。また、作業報告書が自動で作成できるので、顧客への情報共有に役立ちます。

<業務管理システム日報くんの注意点>

  • 社風に合わない可能性がある
  • 社員一人一人の業務状況を詳細に管理するシステムなので、社員に大きな裁量を与えて仕事を進める社風の企業には、合わない可能性があります。

<業務管理システム日報くんの料金体系>

  • Sプラン:¥2,750/月(年間契約の場合)
  • ユーザー数は60人まで利用可能です。
  • Mプラン:¥4,400/月(年間契約の場合)
  • ユーザー数は60人~100人まで利用可能です。
  • Lプラン:¥8,800/月(年間契約の場合)
  • ユーザー数は101人~200人まで利用可能です。


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【SHIRASAGI】みんなで育てるオープンソースのソフトウェア

SHIRASAGIのトップ画像

<SHIRASAGIの特徴>

  • 柔軟性が高い
  • 他のシステムとの連携やユーザー独自のカスタマイズをすれば利用の幅が広がります。
     
  • オープンソースソフトウェアである
  • オープンソースであるためすべての基本機能を無料で利用でき、日報のコストがかかりません。必要に応じて有料の追加機能も設定可能です。

<SHIRASAGIの注意点>

  • サポートは有料
  • 設定・操作に関する質問への回答や、動作の不具合への対応を受けるには、年額120,000円のサポートサービスに加入しなければなりません。そのため、ITリテラシーが低い企業にとってはかえって高コストとなる場合があります。

<SHIRASAGIの料金体系>

  • 一部有料
  • オープンソースなので基本的には無料で利用できます。ただし、サポートサービスは有料で、年額120,000円で加入できます。


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【BeWorks】情報活用を実現する業務日報グループウェア

BeWorksのトップ画像

<BeWorksの特徴>

  • コミュニケーションを図れる
  • 日報へのコメント機能があるため、コミュニケーションの活性化につながります。
     
  • グループウェアとしての機能が充実
  • スケジュール機能・タスク管理機能・チャット機能など、社内の情報共有に便利な機能が多数搭載されています。

<BeWorksの注意点>

  • 費用対効果が低くなる可能性がある
  • グループウェアであるので日報以外にも多くの機能があります。そのため、クラウド日報システムとしてのみ利用したい場合や、機能を使いこなせない場合は費用対効果が低くなります。

<BeWorksの料金体系>

利用人数・利用容量に応じた料金設計です。
  • 基本料金:¥5,500/月/契約
  • ライセンス料:¥1,100/月/ユーザー
  • 追加容量:¥1,100/月/GB
  • 導入指導:¥77,000/使用方法、機能の説明


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【クラウド日報Nipo】シンプルな日報アプリ

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<クラウド日報Nipoの特徴>

  • テンプレート機能
  • すでに日報のテンプレートが用意されているため、統一感のある日報を作成できます。また、使用場面に応じたカスタマイズも可能です。
     
  • PDF出力機能
  • アプリで作成した日報を、ボタン1つでPDFに変換できます。出力前に余白やレイアウトの調整も可能です。

<クラウド日報Nipoの注意点>

  • 人数制限がある
  • クラウド日報Nipoには利用できる人数に制限があります。そのため、部署間での進捗・ノウハウ共有が難しい可能性があります。

<クラウド日報Nipoの料金体系>

  • 無料プラン
  • テンプレート作成数の上限は3個までなど、いくつかの機能に制限があります。
  • GOLD PLAN:¥200~500/月/ユーザー
  • テンプレート作成数の上限は100個までになり、そのほかPDFの一括出力や画像のアップロードも可能になります。


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【未来日報】顧客との未来につながる一歩を作る日報システム

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<未来日報の特徴>

  • マルチデバイスに対応
  • PC・スマートフォン・タブレットから操作できるため、時間や場所を問わずに日報を作成・共有可能です。
     
  • リマインド機能
  • 日報作成の際に次の予定を入力すると、顧客へのアクションがリマインドされます。顧客への継続的なアプローチを促進できます。

<未来日報の注意点>

  • 画像やファイルの添付はできない
  • 画像・ファイルは、添付不可なので建設業や清掃業など現場作業が多い企業には向いていません。

<未来日報の料金体系>

  • Aプラン:¥6,600/月
  • ユーザー数は1~20名までで、少人数のチームに最適なプランです。
  • Bプラン:¥15,400/月
  • ユーザー数は21~50名までで、小規模な部署での利用に最適なプランです。
  • Cプラン:¥28,600/月
  • ユーザー数は51~100名までで、中規模のオフィスでの利用に最適なプランです。


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【GRIDY】無料版があるグループウェア

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<GRIDYの特徴>

  • 多機能なグループウェア
  • タイムカード機能・設備予約機能・メッセージ機能などグループウェアならではの機能が23種類搭載されており、すべて無料で利用できます。
     
  • 高セキュリティ機能
  • ISO27001(ISMS)を考慮したアクセス制限機能やデータ通信の暗号化など、高いセキュリティで安心して利用できます。

<GRIDYの注意点>

  • 無料版はスマホ未対応
  • 無料版はスマホ未対応であるため、営業など外回りの多い業種には向いていません。有料版は対応していますが、最安プランでも月額10,000円の利用料金が発生します。

<GRIDYの料金体系>

  • 無料版
  • スマホ未対応のほか、利用可能なストレージ容量は1GBまでなど制限があります。
     
  • グループウェア:¥10,000/月
  • GRIDYグループウェアの機能をスマホアプリから利用できます。また、容量は10GBまでの制限があります。
     
  • SFAスタンダード:¥50,000/月
  • GRIDYグループウェアのほか、GRIDY SFA(営業支援)やGRIDY リードフォーム(フォーム作成)など、さまざまなビジネスシステムを利用できます。また、容量は5GBまでの制限があります。
     
  • SFAプロフェッショナル:¥80,000/月
  • GRIDYグループウェアのほか、GRIDY SFA(営業支援)やGRIDY リードフォーム(フォーム作成)など、さまざまなビジネスシステムを利用できます。また、容量は50GBまでの制限があります。


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【Group Session by Cloud】組織を強化するグループウェア

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<Group Session by Cloudの特徴>

  • 日報をクラウド上のファイルで管理
  • 「ファイル管理機能」を利用すると、大量の日報を一元管理できます。アクセス制限やロック機能もあり、安心してファイルを管理可能です。
     
  • クラウド型サービス以外も選択可能
  • クラウド型でなく、ソフトウェアのダウンロードも可能です。クラウド型への移行の費用はかかりません。

<Group Session by Cloudの注意点>

  • 完全無料版はクラウド型ではない
  • 完全無料の「Group Session」はクラウド型ではないため注意しましょう。クラウド型を利用するには、最安でも月額1,500円が発生するスマートプランを契約する必要があります。

<Group Session by Cloudの料金体系>

  • スマートプラン:¥300/月/ユーザー
  • ユーザー数は5~300名までの制限があります。データ容量は2GB/ユーザーです。
  • プレミアムプラン:¥600/月/ユーザー
  • ユーザー数は20~100名までの制限があります。データ容量は3GB/ユーザーです。
  • 専用サーバプラン:定額制
  • ユーザー数は無制限で、データ容量は利用人数によって異なります。


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【ワンズ営業日報】高機能かつ多機能な営業日報

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<ワンズ営業日報の特徴>

  • エクセルとの連携が可能
  • クラウド上に集計したデータを任意のエクセルテンプレートに出力できるため、使い慣れたフォーマットを崩さずクラウドに移せます。
     
  • 画像機能
  • 日報に画像を添付できるため、建設業の工事現場における日報作成に便利です。

<ワンズ営業日報の注意点>

  • システムを理解する必要がある
  • ワンズ営業日報には日報以外の機能も豊富に備わっているので、使いこなすにはシステムを隅々まで理解する必要があります。そのため、性能を十分に発揮するには高いITリテラシーが求められます。

<ワンズ営業日報の料金体系>

  • ¥3,600~/月/ユーザー
  • 最低5ユーザーから、1ユーザー単位で利用できます。別途初期費用がかかります。
 
関連記事: 【無料あり】業界別おすすめの作業日報アプリ9選!


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クラウド上で日報を管理する4つのメリット

以下では、クラウド上で日報を管理する4つのメリットについてご紹介します。導入を検討する際に、以下のメリットが正しく全社で把握できていると、稟議も通しやすくなり浸透スピードも向上します。

(1)情報共有がしやすい

1つ目のメリットは、情報共有が容易になることです。
 
クラウド型日報管理システムを使うと、オンライン上で日報を提出・共有できるので、上司に手渡ししたりチームで集まって情報共有する必要がありません。そのため、日報の提出作業が簡単かつ短時間で済み、業務効率が上昇します。
 
また、システムの導入により、日報の提出が迅速に行えるため、業務の進捗状況をスムーズにに把握できます。さらに、オンライン上で日報の作成から共有までが完結するので、テレワーク下の情報共有にも有効です。

(2)重複入力を防げる

2つ目のメリットは、重複入力を防止できることです。
 
日報の作成手段が手書きやワードであると、日報からデータを集計・分析したい場合に別のシステムを併用しなければならず、データの再入力にコストが発生します。しかし、クラウド型日報システムは過去の日報データをそのまま活用できるのです。
 
一方、日報の管理が煩雑になったり検索機能が不十分だったりするシステムでは、膨大な量となる過去の日報から、必要な情報を探し出せなくなるので注意が必要です。

(3)情報を蓄積・運用できる

3つ目のメリットは、日報という企業情報を蓄積できることです。
 
たとえば、営業職の場合顧客との商談記録を日報に書き溜めて蓄積し、活用することで次の商談へと活かせます。このように、日報を適切に管理すればノウハウとして活用できるので、日報を提出させるだけでなく、情報資産としてツールに蓄積・運用すべきなのです。
 
ただし、共有方法でありがちなメールやチャットツールで日報を提出すると、メールやメッセージがくるたびに情報が流れてしまいます。しかし、クラウド型日報システムを用いれば、日報は流れることなく企業資産として蓄積されます。

(4)過去の日報をすぐに探し出せる

4つ目のメリットは、過去の日報をすぐに探し出せることです。
 
紙やExcelファイルで日報を管理する場合、振り返りのために過去の日報を活用しようとしても即座に探し出せません。
 
しかし、クラウド型日報システムであれば格納した日報へとアクセスしやすい構造になっていたり、「担当者名」「日付」「本文の内容」など多くの検索項目から過去の日報を検索したりできるので、必要な情報へすぐにアクセス可能です。
 
このように、過去の日報から必要な情報をすぐに取り出せるシステムの導入によって、作成するだけの日報から「意味のある日報」へと昇華させられるのです。
 
関連記事: 【例文有】新人必見の日報の作り方や上司に評価されるコツとは?


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クラウド型日報管理システムを導入するの3つの注意点

ここでは、クラウド型日報管理システムを導入する際の3つの注意点について解説します。以下の注意点を押さえられていなければ、システムを導入しても放置されるので、必ず導入を決定する前に確認しましょう。

(1)メンバーにおけるITリテラシーのレベル

1つ目の注意点は、チームメンバーのITリテラシーがどれほどあるかです。
 
チームメンバーのITリテラシーが低い場合、多機能なシステムを導入すると理解に時間がかかり、社内への浸透が遅れる原因になってしまうのです。また、チーム内でITリテラシーに差がある場合、メンバー間で日報の提出スピードや質にばらつきが出る可能性があります。
 
チーム内の進捗の調整や情報共有を円滑に行うためにも、誰にとっても使いやすいシステムを導入しなければなりません
 
たとえば、非IT企業向けであり、日報管理システムとしての機能に過不足がない「Stock」のようなツールであれば、導入即日から誰でも使いこなせるほど簡単なので最適です。

(2)目的に沿っているか

2つ目の注意点は、日報管理システム導入の目的に沿っているかです。
 
クラウド型日報システムを導入する目的は、「コミュニケーションを促したい」「綿密な情報共有がしたい」など、チームの現状によって異なります。
 
そこで、自社の利用目的を正しく把握しないままシステムを導入すると、利用しない機能が多すぎて費用対効果が得られなかったり、社員が上手く使いこなせず日報に関する不備が発生したりする可能性があります。
 
そのため、クラウド型日報管理システムを導入する目的を事前に明確にし、必要な機能や条件を洗い出しましょう。

(3)簡単に日報を提出・共有できるか

3つ目の注意点は、簡単に日報を提出・共有できるかどうかです。日報提出のための労力が少なければ利便性も上がり、社内に日報システムが浸透しやすくなります
 
たとえば、「スマホからでも提出できる機能」があれば、時間や場所を問わず日報を提出できるので、日報提出のために帰社する無駄も発生しません。とくに、外回りの多い営業担当者に便利な機能です。
 
また、「画像を張り付けて共有できる機能」は、工事や清掃など現場作業が多い職種でも、簡単に細部まで情報を共有するのに役立ちます。
 
日報の提出・共有を簡単に行えるクラウドを選定することで、社員のストレスを抑え、スムーズな導入と長期的な運用が可能になります。
 
関連記事: 【必見】業務日報は意味がない?必要性やムダにしない書き方を解説!


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おすすめのクラウド型日報システムまとめ

ここまで、クラウド型日報システム9選や導入のメリットを中心にご紹介しました。
 
クラウド型日報システムを導入し日報を管理すると、情報共有の円滑化やノウハウ蓄積などの効果が得られます。しかし、社員が操作にストレスを感じると長期的に運用することは難しく、形骸化してしまいます。
 
そして、システムが全社に浸透しなければ、日報をもとにした業務進捗の調整やコミュニケーションに支障が出ます。したがって、今回ご紹介したStockのように、日報管理に必要な機能が過不足なく備わっており、誰でもストレスなく使いこなせるシステムが求められるのです。
 
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関連記事: 【例文あり】「日報」とは?メリットや書き方のポイントも徹底解説!
 
関連記事: 社内報とは?今すぐ使える面白いネタや運用事例もご紹介!
 
関連記事: 無駄にならない社内報とは?ネタ切れ防止のネタ27選もご紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。