会議を円滑に進めるには企画者の事前準備が欠かせません。余裕あるスケジュールで準備できると、意見交換の活発な生産性のある会議を計画できます。
一方、事前準備の重要性を理解しつつも、「具体的な準備の段取り」が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議における事前準備の段取りをチェックリストと併せてご紹介します。
- 会議の事前準備で何をしたら良いかわからない
- 会議前に必要な準備について知りたい
- 生産性のある会議にするために、便利なツールがあれば知りたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、事前準備の重要性と必要事項のチェックリストを踏まえて、効率よく事前準備ができるようになります。
目次
会議において事前準備が重要な理由
会議において事前準備が重要な理由として、以下の3つが挙げられます。
- 会議当日の進行がスムーズになる
- 会議参加者のストレスが発生しない
- アクシデントに対応できる
会議場所の確保や資料の準備をしておけば、当日に慌ただしくなる心配がありません。また、事前に会議の流れを想定しておくことで、スムーズな進行につながり、生産性のある会議を実現できます。
あらかじめ会議のテーマやアジェンダが記載された資料を共有したり、事前準備によって快適な会議環境を提供したりすれば、参加者にとってもストレスが発生せず、会議に集中できます。
余裕をもって事前準備しておくことで、アクシデントにも冷静に対処できます。資料不備や会議室が使えないなどのアクシデントが発生しても、修正したり別の場所を用意したりできるのです。
以上のように、事前準備は会議全体のスムーズな進行に貢献するほか、企画者側も心のゆとりをもって会議を開けるメリットがあるため、確実に実施しましょう。
生産性のある会議に必要な準備の段取り5選
ここでは、生産性のある会議に必要な準備の段取り5選をご紹介します。「何を、どのように準備すれば良いかわからない」方は、以下を参考にして準備しましょう。
（1）会議の「場」を準備する
会議ではオフライン・オンライン問わず「場」を準備しなければなりません。必要に応じて適切な準備を心掛けましょう。
【オフライン】会議室を押さえる
社内で会議を開くときは当日に使用する会議室の予約が必須です。
会議室の選定では“参加者の人数に適した規模の会議室か”、“会議室の設備は整っているか”を踏まえて、参加するメンバーが快適に会議が進められる環境を設定しましょう。
また、予約していた会議室が急遽使えなくなることもあるため、可能であれば複数の会議室を押さえておきましょう。場所と部屋番号を、参加するメンバーにアナウンスしておくのも重要です。
【オンライン】URLを発行する
社外にいるメンバーとオンライン会議を実施する場合はURLの発行をしましょう。
事前にアプリのダウンロードや、アカウント作成が必要な場合があるため、どのWeb会議システムを使用するのかを確認し、メンバーが問題なく参加できるか確かめておく必要があります。
また、各メンバーのカメラ・スピーカー・インターネット回線状況が問題なく動作するかも注意喚起しておきましょう。オンラインで不備が発生すると、ほかのメンバーを待たせたり、会議時間が延びたりする恐れがあります。
（2）会議に招集するメンバーを選定する
招集するメンバーの選定も重要な準備のひとつです。
生産性のない会議に共通する特徴が、「参加する必要のないメンバーまで招集してしまうこと」です。なぜなら、各メンバーの発言が低調になり、生産性のない会議環境に陥りがちになるからです。そのため、会議を開く目的から逆算して、参加するメンバーは過不足なく招集しましょう。
また、アナウンスにあたってのメール作成では、誰でも一目でわかるように5W1Hを明記します。さらに、急な連絡では参加できない可能性もあるため、余裕をもって2～3週間前までに連絡するべきです。
（3）ファシリテーターを準備する
会議を円滑に進める「ファシリテーター」の準備も欠かせません。
参加者への発問や意見をまとめたり、時間管理をしたりするための場を仕切る“進行役”が機能すると、スムーズかつ生産性のある会議が実現できます。企画者が担当する以外に、ファシリテーター役として適した人に依頼するのも有効です。
依頼する場合は企画者とファシリテーター間での打ち合わせも重要です。企画者が目的・最終目標・時間などを十分に話し合い、企画者とファシリテーター間で認識齟齬が発生しないようにしましょう。
（4）事前に会議資料を作成・共有する
アジェンダや最終目標を含めた会議資料の作成・共有も必ず実施しましょう。
会議のテーマ、目的、最終目標が一目で分かる会議資料があると、招集されたメンバーも目的意識を持って会議に参加できます。また、会議全体のプログラムを記載すると、メリハリのある会議が見込めるのです。
このように、当日の会議で資料を読む無駄な時間を発生させないためにも、会議資料は必ず事前に共有するようにしましょう。資料を共有するときは、「ナレカン」のようなツールを使えば、わずかな操作で簡単に任意のメンバーに共有できます。
（5）事前に議事録を準備する
事前に議事録を準備しておくことも重要です。
議事録は、後日確認したり会議に参加していない第三者に共有したりする際に必須です。フォーマットを準備したり、あらかじめ分かっている項目を記載したりしておくことで、抜け漏れのない議事録作成につながります。
また、議事録の作成者やメモの担当者を決定しておくことも忘れないようにしましょう。
＜事前資料の作り方＞会議準備に必要なものチェックリスト
ここでは、会議の準備に使える必要なものチェックリストをご紹介します。「会議資料に記載すべき内容」と「準備に必要なもの/こと」に分けて記載しています。
会議資料に記載すべき項目のチェックリスト
- 会議のプログラム
- 会議のテーマ
- 具体案・費用対効果
- 結論・最終目標
- 補足情報
- 各自のメモ欄
会議の開催に必要なもの/ことのチェックリスト
- 会議場所の確保
- 参加メンバーの選定・招集
- 会議資料の作成・共有
- ファシリテーターなどの役員依頼
- プロジェクター・パソコンなどのデバイス
- ホワイトボード・ペン
- 人数分の椅子
- 議事録の作成
余裕をもって会議の事前準備をしていても、資料に記載する項目や準備物に漏れがあると、会議の円滑な進行を阻害してしまいます。そのため、上記チェックリストの活用やオリジナルのチェックリスト作成も有効です。
会議・打ち合わせをスムーズに進める方法
ここからは、会議・打ち合わせを進めるときに役立つ2つの方法を紹介します。事前準備だけでなく、会議の進行中にも「うまく進めるコツ」があるのです。
発言しやすい雰囲気を作る
会議をスムーズに進める1つ目の方法は、発言しやすい雰囲気を作ることです。
参加者が発言しやすい雰囲気がないと、活発に意見が交換されません。「特定の人のみ発言している」「発言しても否定される」といった理由から、発言をためらう社員もいるのです。
そのため、アイスブレイクを設けたり、参加者全員が発言するなどのルールを作ったりして、活発に意見が交わされる場にしましょう。
会議の目的を伝える
会議をスムーズに進める2つ目の方法は、会議の目的を伝えることです。
参加者全員に「何のための会議なのか」を伝えておかなければ、会議がまとまりのないものとなってしまいます。会議のゴールを共有しておけば、会議内容が逸れることも減少し、無駄な時間を消費しなくて済みます。
したがって、会議冒頭で目的を必ず確認して、スムーズに進行できるようにしましょう。
【押さえておきたい】会議後に大切なポイント
会議では“事前”準備が重要ですが、会議終了後には「情報を整理しつつ、今後に活用するために保管する」ことが大切です。
とくに、会議の内容や決定事項をまとめた議事録は、議論のフローを振り返られるだけでなく、会議に参加していないメンバーに共有する重要な役割を担っています。一方、議事録を紙で共有しようとすると、印刷して配布する無駄な業務が発生してしまうのです。
また、議事録といった「情報」は鮮度が求められるため、正確でスピーディーに共有する習慣が重要です。たとえば、議事録の共有がスムーズな企業は「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、鮮度のある情報を簡単に共有・管理しています。
会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツール
以下では、会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツールをご紹介します。
会議では、作成した資料を参加メンバーに事前に共有しておくことで、会議を始めからスムーズに進行できるようになります。また、会議前に議事録を準備し、終了後すぐに共有できる環境があれば、参加していないメンバーにも簡単に情報を共有できるのです。
しかし、紙やメールを用いたアナログな情報共有では、情報の管理が煩雑になったり、必要な情報がすぐに見つからなかったりする恐れがあります。そのため、会議前～会議後の資料・議事録共有には、「必要な情報をすぐに探し出せるか」を重視しましょう。
結論、会議前後の情報共有・管理を円滑にするには、会議の情報を簡単にリアルタイムで共有し、必要な情報を即座に見つけ出せる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「ノート（記事）」に残した資料・議事録はリアルタイムで共有でき、”部署”や”プロジェクト”ごとに「フォルダ」で整理すれば会議の振り返りも簡単です。また、平均0.2秒の「検索機能」で、目的の情報をすぐに見つけられます。
最も簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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＜ナレカンの料金＞
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＜ナレカンを使った議事録の作成例＞
あらかじめ「自社に合わせたテンプレート」を登録しておけば、フォーマットを利用して簡単に議事録を作成できます。また、コメント機能も備わっているので、会議ごとに迅速なやりとりが可能です。
会議・ミーティングの準備方法やチェックリストまとめ
ここまで、会議における準備やチェックリストを中心に解説してきました。
意見交換の活発な生産性のある会議の実現には、企画者の事前準備が欠かせません。また、プロジェクトの方針や決定事項を記載した議事録は、テーマごとにチームや全社へ確実に共有しなければならないため、情報共有ツールを活用するのがベストです。
そして、会議の準備から管理まで的確にできている企業は、「情報を簡単に共有・管理できるか」を重視して、導入するツールを選定しています。なぜなら、複雑なツールでは、会議で発生する情報共有・管理のスムーズさを阻害し、情報の鮮度までも低下させてしまうためです。
したがって、会議の事前準備や議事録の管理を確実に進めるには、即座に情報を共有でき、簡単に社内情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」で事前準備を進め、活発な会議を実現しましょう。
