会議の事前準備チェックリスト｜会議を成功させる事前準備の進め方

「会議資料が当日配布になり、読む時間で終わってしまった」「何をいつまでに準備すればよいか分からない」と、会議の事前準備に悩んでいませんか？

会議を成功させるには、「いつまでに何を準備するか」を時系列で整理し、抜け漏れなく進めることが重要です。

本記事では、会議の事前準備の進め方と、そのままコピーして使えるチェックリストを解説します。

この記事でわかること

• 会議の事前準備は、2〜3週間前の開催案内から当日の動作確認まで、時系列で整理すると抜け漏れを防げます。
• 会議の準備は、場所の確保、メンバー選定、ファシリテーター依頼、資料の事前共有、議事録の準備の5つが基本です。
• 資料の共有に手間がかかると、準備そのものが圧迫されます。作成と同時に共有でき、あとから検索できるツールを使うと、資料と議事録を1か所で管理できます。

＜事前資料の作り方＞会議準備に必要なものチェックリスト

以下では、会議の準備に使える必要なものチェックリストをご紹介します。「会議資料に記載すべき内容」と「準備に必要なもの/こと」、「オンライン会議の前後でやるべきこと」に分けて記載しています。

1. 会議資料に記載すべき項目
   • 会議のプログラム
   • 会議のテーマ
   • 具体案・費用対効果
   • 結論・最終目標
   • 補足情報
   • 各自のメモ欄
     
2. 会議の開催に必要なもの・やるべきこと
   • 会議場所の確保
   • 参加メンバーの選定・招集
   • 会議資料の作成・共有
   • ファシリテーターなどの役員依頼
   • プロジェクター・パソコンなどのデバイス
   • ホワイトボード・ペン
   • 人数分の椅子
   • 議事録の作成・共有
     
3. オンライン会議の前にやるべきこと
   • 会議環境の事前動作確認
   • 接続に必要な情報の共有
   • 画面共有用のファイルの確認
   • 会議中の録画設定・録画に関するメンバーからの承認を得る
   • リアクション・チャットルールの共有
     
4. オンライン会議の後にやるべきこと
   • 議事録の作成・共有
   • 会議環境に関する意見を集める

余裕をもって会議の事前準備をしていても、資料に記載する項目や準備物に漏れがあると、会議の進行を阻害してしまいます。そのため、上記チェックリストの活用やオリジナルのチェックリスト作成も有効です。

会議の事前準備の進め方

以下では、会議の事前準備の進め方をご紹介します。「何を、どのように準備すれば良いか分からない」という方は必見です。

（1）会議の「場」を準備する

会議ではオフライン・オンライン問わず「場」を準備しなければなりません。必要に応じて適切な準備を心掛けましょう。

【オフライン】会議室を押さえる

社内で会議を開くときは当日に使用する会議室の予約が必須です。

会議室の選定では“参加者の人数に適した規模の会議室か”、“会議室の設備は整っているか”を踏まえて、参加するメンバーが快適に会議が進められる環境を設定しましょう。

また、予約していた会議室が急遽使えなくなることもあるため、可能であれば複数の会議室を押さえておきましょう。

【オンライン】URLを発行する

社外にいるメンバーとオンライン会議を実施する場合はURLの発行をしましょう。

事前にアプリのダウンロードや、アカウント作成が必要な場合があるため、どのWeb会議システムを使用するのかを確認し、メンバーが問題なく参加できるか確かめておく必要があります。

また、各メンバーのカメラ・スピーカー・インターネット回線状況が問題なく動作するかも注意喚起しておきましょう。

（2）会議に招集するメンバーを選定する

招集するメンバーの選定も重要な準備のひとつです。

参加する必要のないメンバーまで招集してしまうと、参加者の当事者意識が薄れたり、人数が多く意思決定に時間がかかったりするため、活発な議論ができません。そのため、会議を開く目的から逆算して、参加するメンバーは過不足なく招集しましょう。

また、アナウンスにあたってのメール作成では、誰でも一目で分かるように5W1Hを明記します。さらに、急な連絡では参加できない可能性もあるため、余裕をもって2～3週間前までに連絡するべきです。

（3）ファシリテーターを準備する

会議を進める「ファシリテーター」の準備も欠かせません。

参加者への発問や意見をまとめたり、時間管理をしたりするための場を仕切る“進行役”が機能すると、議論が脱線せず、予定した時間内に結論を出せる会議になります。企画者が担当する以外に、ファシリテーター役として適した人に依頼するのも有効です。

依頼する場合は企画者とファシリテーター間での打ち合わせも重要です。目的・最終目標・時間などを話し合い、企画者とファシリテーター間で認識齟齬が発生しないようにしましょう。

（4）事前に会議資料を作成・共有する

アジェンダや最終目標を含めた会議資料の作成・共有も必ず実施しましょう。

会議のテーマ、目的、最終目標が一目で分かる会議資料があると、招集されたメンバーも目的意識を持って会議に参加できます。また、会議全体のプログラムを記載すると、メリハリのある会議が見込めるのです。

このように、当日の会議で資料を読む無駄な時間を発生させないためにも、会議資料は必ず事前に共有するようにしましょう。資料を共有するときは、「Stock」のようなツールを使えば、簡単に任意のメンバーに共有可能です。

（5）事前に議事録を準備する

事前に議事録を準備しておくことも重要です。

議事録は、後日会議内容を見返すのに役立つほか、会議に参加していないメンバーに会議内容を共有するのにも活用されます。フォーマットの準備や、あらかじめ分かっている項目の作成をしておくと、抜け漏れのない議事録を作成できます。

また、あらかじめ議事録の作成者を決めておくと、「誰が書くのか」で迷う時間がなくなり、会議後すぐに共有できます。

会議が失敗する原因と対処法

以下では、ダメな会議の特徴をご紹介します。生産性のある会議にするために、以下の特徴に当てはまらないか確認しましょう。

目的が明確でない

ダメな会議の特徴として、目的が明確でないことが挙げられます。

会議の目的が明確でなければ、無駄な議論がダラダラ続いてしまい、意味のない時間になってしまいます。そのため、会議の企画者は事前に会議の目的を明確にし、参加者に共有しましょう。

また、参加者は、自分が参加する会議がどのような会議なのかを意識すると、自分の役割や発言すべき内容を把握しやすくなります。たとえば、以下のような会議の種類に当てはめて考えると分かりやすいです。

発言しにくい雰囲気になっている

発言しにくい雰囲気になっていることも、ダメな会議の特徴のひとつです。

参加者が発言しやすい雰囲気が作れていないと、活発に意見が交換されません。「特定の人のみ発言している」「発言しても否定される」といった理由から、発言をためらう社員もいるのです。

そのため、アイスブレイクを設けたり、参加者全員が発言するなどのルールを作ったりして、活発に意見が交わされる場にしましょう。

会議の事前準備に最適なツール

以下では、会議資料の共有や議事録の事前準備に最適なツールをご紹介します。

資料の共有に手間がかかる状態を放置すると、共有が遅れ、会議当日に資料を読む時間が発生します。議事録も個人のパソコンに保存されたままになり、会議に参加していないメンバーが内容を確認できず、情報が属人化します。

資料のファイル変換、メールやチャットへの添付、個別保管といった工程が多い運用では、工夫を重ねても根本的な解決が難しいです。チャットに資料を貼っても、時系列で埋もれてしまい、あとから探しにくいです。

そのため、従来どおりのメール添付を続けるのか、共有と管理の仕組みから見直すのか、考え直す時期にきています。

こうした条件に最も当てはまるのが、会議資料・議事録を作成と同時に共有できる情報共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」は、アジェンダ・PDF資料・Excel帳票・議事録を1か所にまとめて残せるため、参加者は同じ場所で最新の情報を確認できます。

最も簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

＜Stockを使った会議資料の作成例＞

以下は、Stockで作成した会議アジェンダです。

Stockの「ノート」には、テキストだけでなく画像やファイル、表を使って情報をまとめられるため、会議に必要な情報を含むさまざまな情報を管理できます。

また、ノートに「タスク」と「メッセージ」が紐づいているため、会議前の情報共有やすり合わせ、やるべきことの整理に最適です。そのため、会議の事前準備の効率化に貢献するのです。

会議の事前準備の手順まとめ

これまで、会議の事前準備チェックリストや、事前準備の5つの手順、会議が失敗する原因を中心にご紹介しました。

会議の準備は、2〜3週間前から時系列でチェックリストに沿って進め、目的を明確にし、資料を事前に共有することで、議論と意思決定に時間を使える会議になります。

とはいえ、資料の共有や議事録の管理に手間がかかると、準備そのものが負担になります。準備の抜け漏れを防ぐには、資料・議事録を1か所で共有・管理できる仕組みを整えることも重要です。

なかでも、会議資料や議事録の共有・管理には、作成と同時に共有でき、必要な資料をすぐ検索できる情報共有ツール「Stock」が最適です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、会議の準備にかかる時間を減らし、毎回余裕をもって会議を迎えられる環境を整えましょう。