社内の情報を一か所にまとめる手段として「グループウェア」の利用が注目されています。グループウェアがあれば情報共有が円滑になり、業務を進めやすくなるのです。
たとえば、「SHIRASAGI」は多機能なグループウェアのひとつです。なかには導入を検討しているものの、自社に適しているか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SHIRASAGIの機能や特徴、料金や評判を網羅的に紹介します。
- SHIRASAGIの使い方や機能の特徴が知りたい
- 自社にSHIRASAGIの利用が適しているかを判断したい
- 社内の情報を記録する、使いやすいグループウェアを探している
という方が本記事を参考にすると、SHIRASAGIの概要が分かるだけでなく、自社に適したグループウェアかを判断できます。
目次
【グループウェアツール】SHIRASAGI(シラサギ)とは
ここでは、SHIRASAGI（シラサギ）とほかのグループウェアとの違いや、具体的な機能を紹介します。導入を検討している方は、まずは以下の基本情報を押さえましょう。
「SHIRASAGI」と「ほかのグループウェア」との違い
SHIRASAGIとほかのグループウェアとの違いには、「無料で使えるオープンソースソフトウェアである点」が挙げられます。
オープンソースソフトウェアとは、作成者がソースコードを無料で提供しており、「利用・改変・再配布」が自由に許されているソフトウェアを指します。そのため、SHIRASAGIはすべての機能を無料で使えるうえ、利用人数の制限もないのです。
さらに、有償での機能開発やプラグインでの外部拡張など、機能拡張の手段も用意されています。このように、SHIRASAGIは無料で使えるうえ、自社に合ったグループウェア環境を構築することができる点が特徴です。
SHIRASAGIの機能
SHIRASAGIは主に、下記のように3つの機能で構成されています。
- CMS
- グループウェア
- ウェブメール
ウェブサイトを制作・運用できます。
| ＜機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| ウェブ記事作成 |
ウェブ制作に関する専門知識がなくても作成できます。 |
| 公開予約機能 |
記事公開日時を事前に設定できます。 |
| コメント機能 |
承認申請・差し戻しを行う際に、各担当者からのコメントを付けられます。 |
スケジュール調整やメッセージなどの情報共有を円滑化します。
| ＜機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| ポータル |
グループウェアの入り口ページであり、必要な情報を集約して開示します。 |
| スケジュール |
個人・チーム単位でスケジュール登録と閲覧ができます。 |
| 設備予約 |
社内共有施設の利用状況を確認し、予約できます。 |
| ワークフロー |
経理処理や稟議書の申請などを電子化します。 |
インターネット環境さえあれば、端末を問わずメールでのやりとりができます。
| ＜機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| メールの作成 |
メールを作成できます。 |
| フォルダー機能 |
メールをフォルダーに分けて整理できます。 |
| アドレス帳機能 |
アドレス帳にアドレスを一元管理できる機能があります。 |
また、SHIRASAGIでは、2023年9月に新たな機能が追加されました。その際に実装された機能は以下の3つです。
- 業務見える化機能
- 業務日報機能
- お知らせのカレンダー機能
担当ユーザー・グループ毎にタスクを整理して、進捗率・業務時間も管理できるようになりました。
グループウェアに業務日報機能が加わりました。日報の印刷やCSVダウンロードも可能です。
お知らせにカレンダー機能が追加されました。メンバーに”業務や休暇の予定”を共有する際に便利です。
このようにSHIRASAGIには、タスク管理やカレンダー・日報機能が加わり、より多くの方法で情報を共有できるようになりました。
参考（画像引用）：SHIRASAGI｜シラサギ1.18.0リリース
SHIRASAGIの使い方
以下では、SHIRASAGIの主要機能の使い方を2つ解説します。SHIRASAGIのホームページには、操作を体験できるオンラインデモがあるので、導入後のミスマッチ防止に役立てましょう。
（1）ウェブ記事作成
まず、ウェブ記事作成方法について説明します。
- ログインページにて、「ユーザーIDまたはメールアドレス」「パスワード」を入力します。
- 管理しているサイト名を選択して、[コンテンツ]＜[記事]をクリックします。
- [新規作成]をクリックして必要項目を入力することで、記事を作成できます。
（2）メール管理
次に、メール管理方法について説明します。
- 画面上部の[メール]をクリックします。フォルダをクリックすると、メールをフォルダに分けて整理することも可能です。
（3）スケジュール管理
次に、スケジュール管理方法について説明します。
- 画面上部の[グループ]を選択し、画面左側の[スケジュール]をクリックします。
- スケジュールが確認できます。新規の予定を追加したい場合は、画面上部の[予定を作成]をクリックします。
- スケジュールの情報を入力しましょう。画面右下の[保存]をクリックして完了です。
SHIRASAGIの料金プラン一覧
SHIRASAGIはオープンソースソフトウェアであるため、すべての基本機能を無料で利用できます。一方で、サポートを受けるには、以下の有料サービスを活用する必要があります。
- シラサギ講習会サービス：60,000円（税別）
- シラサギサポートサービス：年間120,000円（税別）
CMS基本操作の説明、及び一覧機能の概要を説明します。
10チケット分の料金であり、問い合わせ対応につきチケットを消費します。1チケット2時間以内の工数が想定されています。
したがって、ITに不慣れなメンバーが多い企業がSHIRASAGIを導入するときには注意しましょう。
SHIRASAGIの評判・口コミ
SHIRASAGIを利用しているユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。
＜良い点＞
昔OSCで見かけて気になってたCMSとしてもグループウェアとしても使えるSHIRASAGIを試しに入れてみた。レスポンシブ対応だしなかなか使いやすそう。https://t.co/wwoCeJCVKJ pic.twitter.com/Qe8TzXu3aU
— けるる (@keruru) May 30, 2021
個人的に今一押しのCMS&グループウェアのOSS SHIRASAGI https://t.co/txeGtg9L4n 主に公共機関用、グループウェアがSNS的に運用可能なので中小企業等でメールの誤配信事故防止、スケジューラから休みの申請＆承認ができたり中小企業はこれ１つでかなり行けます。 Macで試用 https://t.co/FYz6OTgsqn
— Y.Imazeki (@musicdevice) October 9, 2019
＜改善点＞
SHIRASAGIにおけるディレクトリトラバーサルの脆弱性（JVN#82758000）https://lac.co.jp/lacwatch/alert/20230911_003511.html #CMS
— 山本一道@アップルップル (@kazumich) September 12, 2023
このように、レスポンシブ対応（デバイスの画面の大きさに合わせてページを表示すること）がある点から、SHIRASAGIはカスタマイズ性が高いグループウェアだと言えます。
一方で、サーバーの脆弱性により、ファイルの改ざんされる恐れがあるといった改善点もあります。そのため、重要な情報を扱うビジネスでは、「ナレカン」のような国際セキュリティ資格（ISO27001）を有したグループウェアツールを選びましょう。
SHIRASAGIを導入する際の注意点
SHIRASAGIを導入するときには、以下3点に注意が必要です。
- 頻繁にアップデートをしている
- 導入システムが難しい
- サポートサービスが標準機能ではない
HPにも記載のある通り、SHIRASAGIには頻繁に新機能が実装されています。多機能なツールは使いこなせれば便利な一方、使い方を覚えるのに時間がかかり、次第に使われなくなる恐れもあるのです。
Githubというソフト開発のプラットフォームからソースコードを読み込むため、利用には開発の知識が求められます。
SHIRASAGI自体は無料で使えますが、追加のサポートプランに加入していないと、利用上で疑問点が生じても解決できず業務が遅れてしまう恐れがあります。
グループウェアは使いこなせないと形骸化したり、サポートサービスが別料金なことで想定よりも費用がかかったりする恐れもあります。そのため、導入前に「自社で運用できるか」を慎重に判断しましょう。
最も簡単に社内の情報を保管するツール
以下では、最も簡単に社内の情報を管理するツールを紹介します。
SHIRASAGIは、豊富な機能を無料で利用して情報管理ができるグループウェアとして、多くの企業で導入されています。しかし、豊富な機能は使いこなせれば業務の効率化につながりますが、操作が難しく形骸化するリスクも伴うのです。
また、共有した社内情報を業務に活かすには、社内に散在する知識やノウハウなどのナレッジを一元管理できることが重要です。ただし、情報を蓄積しても、必要な情報をすぐに見つけ出すことができなければ、業務が滞ってしまう恐れがあります。
そこで、「簡単に情報を一元管理し、目的の情報をすぐに見つけ出せるツール」を導入しましょう。結論、社内の情報管理には、社内の情報を一元管理でき、検索機能で必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事（ノート）」には、テキストや画像、図などを用いてあらゆる情報を簡単に蓄積して管理・共有ができます。また、「キーワード検索」機能があるので、蓄積した情報の中から必要な情報をすぐに探しだすことができます。
安心のサポート下で確実に運用できるITツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
SHIRASAGIの導入事例2選
以下では、SHIRASAGIの導入事例2選を紹介します。自社にSHIRASAGIを導入した際に、解決できる課題を確認しましょう。
- 金沢ミュージアム+
- アスティとくしま
画像引用：金沢ミュージアム+公式サイト
金沢市が有する所蔵品について、全ての人が文化に触れる機会を創出 ・新たな文化体験の提供を行うためのサイトです。ARによる立体画像や高精細画像など、多角的な手段で作品に触れることで、これまでにない文化体験ができるサイトになっています。
画像引用：アスティーとくしま公式サイト
アスティーとくしまはSHIRASAGIを導入して、公式ホームページの全面的なリニューアルを行いました。SHIRASAGIの画像やマップ・カレンダー挿入機能を活用することで、各施設の紹介や施設全体のマップ・イベント情報が見やすくなったのです。
SHIRASAGI(シラサギ)の使い方や概要まとめ
これまで、SHIRASAGIの概要や料金体系を中心に紹介しました。
SHIRASAGIは、情報共有やウェブ記事作成に関する機能を無料で使える点がメリットです。一方で、SHIRASAGIはオープンソースソフトウェアであるため、社員全員が使いこなすのは困難な恐れがあります。
ビジネスにおいて「情報共有」は、社内全員が迅速かつ手間なく行えることが重要です。しかし、複雑な機能のツールでは使いこなしにくく、結果として全社的な運用が難しくなります。
したがって、情報共有ツールには、「ITの知識に関係なく誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。結論、社内のあらゆる情報を簡単に共有できるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報共有のストレスをなくしましょう。
