ゼミ・研究室にクラウドツールを導入すれば、リアルタイムで情報共有ができます。さらに、時間や場所を問わずに利用可能なので、日中は講義やアルバイトで忙しい学生でもすきま時間に情報を確認可能になるのです。
そのため、あらゆるライフスタイルの学生が所属するゼミ・研究室では、クラウドツールの導入が不可欠です。しかし、現在ではゼミ・研究室向けのツールが複数あり、どれが適切なのか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、大学のゼミ・研究室で役立つクラウドツール5選を紹介します。
- 論文や研究データなどをリアルタイムで共有できる便利なクラウドツールが使いたい
- クラウドツールの導入で失敗したくないので、選定ポイントを押さえたい
- 学生とのコミュニケーションが減ったので、簡単に連絡を取り合いたい
という方はこの記事を参考にすれば、ゼミ・研究室に役立つクラウドツールを比較検討できます。
目次
大学のゼミ・研究室が導入すべきクラウドツールの条件
ゼミや研究室の活動をスムーズに進めるためには、以下の3つの条件に当てはまる最適なクラウドツールを選択しましょう。
（1）アカデミックプランがある
ツールを検討する際には、アカデミックプランがあるかを確認しましょう。
ゼミ・研究室に役立つツールには、特定の教育機関に属する利用者向けに割安な料金が設定されているものもあります。ゼミ・研究室といった教育機関では特に予算が厳格に決められているケースが多いため、利用予定のツールにかかる運用コストの確認は必須です。
アカデミックプランの有無は、各ツール公式サイトの「料金プランページ」から確認しましょう。
（2）学年ごとの運用が容易である
ゼミ・研究室が利用するツールは、学年ごとの運用が容易でなければなりません。
ゼミ・研究室での学習内容は学年に応じて変わるため、学年によって扱っている情報は異なります。したがって、情報は学年ごとに分けて管理する必要があるのです。
たとえば、学年ごとに分けられた「フォルダ」で情報管理すれば、教授はひとつのツールで全学年の学習成果を簡単に確認できます。また、学生も関係のない情報が乱立せず、必要な情報へすぐにアクセスできるので便利です。
このように、ゼミ・研究室で利用するツールは「フォルダ機能」が付いたものを選びましょう。
（3）すべての学生が使いこなせる
ゼミや研究室で活用するツールは、すべての学生が使いこなせる必要があります。
教授だけでなくITが苦手な学生でも簡単に使えるツールでなければ、上手くメンバーに浸透せず、それぞれが自由に連絡をとるようになります。しかし、メールやチャット、SNSなど、あらゆる方法で情報共有をすると「どこで、何の情報をやりとりしたか」分からなくなるのです。
そのため、ゼミや研究室で活用するツールは、すべての学生が不自由なく使いこなせるような優れた操作性が必要です。たとえば、ITに詳しくない65歳以上のメンバーでも、簡単に操作できる「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールが最適です。
大学のゼミ・研究室で使うべきクラウドツール5選
ここでは、大学で使えるクラウドツール5選を紹介します。大学が導入すべきクラウドツールの条件は、以下の3点です。
- 誰でも簡単に使いこなせるか
- アカデミックプランがあるか
- 学年ごとの運用が容易か
上記の条件をすべて満たすクラウドツールは、ITに不慣れな教職員や学生でも、直感的にあらゆる情報を残せる「Stock」一択です。Stockのアカデミックプラン（教育支援プラン）は通常プランと異なり低コストなので、予算が限られていても十分に運用できます。
また、Stockの「ノート」はチャットツールとは異なり、大切な情報が流れない点が特徴です。さらに、ノートに「学生とコミュニケーションがとれるメッセージ」と「論文の締切などを設定できるタスク」が紐づいており、複数のツールを併用する必要はありません。
【Stock】スムーズな情報共有を簡単に実現するツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】ゼミ・研究室の連絡に適しているツール(注意事項あり)
＜Slackの2022年9月1日の発表＞
Slackから「2022年9月1日から一部の料金と仕様を変更する」との発表がありました。このアップデートに伴い「メッセージが過去90日分しか閲覧できなくなる」というフリープランに制限がかけられました。
すなわち、1〜2年単位で研究プロジェクトを進める研究室やゼミでは、90日後にノウハウやナレッジが失われるので、Slackでの運用ができない事態に陥ってしまうのです。
そのため、Slack特有の「情報が流れる」問題を解消しながら「大切なノウハウ・ナレッジを守る」には、代わりに「Stock」のような”誰でも簡単に情報を残しつつ情報共有も効率化できるツール”を使って、プロジェクトを進めましょう。
＜Slackの特徴＞
- チャットで簡単にコミュニケーションがとれる
- 他社アプリと連携できる
オンライン上でコミュニケーションが完結するので、遠隔地にいても簡単に連絡がとれます。
OutlookやGoogle Drive、Zoomなどの主要なアプリと連携でき、毎回ツールを切り替える必要がありません。
＜Slackの機能・使用感＞
- チャンネルでやりとりする話題を分けられる
- リアクションで既読確認がとれる
チャンネルごとにやりとりする話題を分けられるので、教授が学年ごとにゼミを担当している場合などに便利です。
Slackには既読機能がありません。一方で、「メッセージを読んだらリアクションマークをつける」といった運用の工夫をすれば、学生がメッセージを確認したかをひと目で判断できます。
＜Slackの注意点＞
- 情報が流れてしまう
- 不具合が発生することがある
チャットは情報が流れるため、後日探し出すのに時間を要します。また、無料プランでは保存期間が90日以上の情報は削除されてしまうので、長期的な情報の記録には不向きです。
利用しているユーザーからは「通知が上手く来ない」「うまく投稿されない」といった声が寄せられています。（※参考：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
教育支援プログラムを使うと、以下のプランから85%の割引が受けられます。
- フリープラン：0円
- プロプラン：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問合せ
【Scrapbox】情報の分類や整理が不要のツール
＜Scrapboxの特徴＞
- 分類・整理する必要が無い
- 画像や動画、地図を添付できる
任意の単語を括弧で囲むだけでリンク化されるので、フォルダ管理が不要です。
YouTube動画やGoogle Mapsを張り付けて、情報を視覚的に共有できます。
＜Scrapboxの機能・使用感＞
- 一部表記が英語
- 独自の記法を覚える必要がある
マニュアルは日本語版がある一方で、初期設定やツールの細かい仕様は英語表記となっているため、ゼミ・研究室のメンバー編成によっては利用が合わない可能性があります。
リンクをページ内に反映するなどの場合、独自の記法を用いて記載する仕様になっています。そのため、事前に使い方をメンバーにレクチャーするといったスムーズに運用に載せるための工夫が必要です。
＜Scrapboxの注意点＞
- 情報の階層化ができない
- アプリがない
Scrapboxでは内部リンクでページを整理するので、一般的なフォルダでの管理ができない点に注意しましょう。
Scrapboxはブラウザでの利用が前提となっており、公式アプリは用意されていません。しかし、利用しているユーザーからは「アプリがあると便利」という声があります。（※参考：ITreview）
＜Scrapboxの料金体系＞
- パーソナルプラン：0円
- ビジネスプラン：1,100円/ユーザー/月（税込）
- エンタープライズプラン：要問合せ
教育活動に利用する場合は、パーソナルプランを利用できます。
【Dropbox Education】簡単にファイル共有ができるツール
＜Dropbox Educationの特徴＞
- マルチデバイス対応
- 異なるコンテンツを一つのフォルダで管理できる
PCやスマホなどのあらゆる端末に対応しており、外出先でもアクセス可能です。
Wordやスプレッドシートなどのさまざまなファイルを一か所で管理できます。
＜Dropbox Educationの機能・使用感＞
- データ容量
- ファイル共有
データ容量はチームの規模に合わせて設定できるので、人数と必要なデータ容量が合わず悩むリスクを減らせます。
従来のDropboxと同様にファイルを共有できます。また、Dropbox Educationには、リアルタイムでのやりとりも可能な「Dropbox Paper」機能も含まれており、利用することが可能です。
＜Dropbox Educationの注意点＞
- ファイル管理は手間がかかる
WordやExcelなどのファイルを編集するためには「わざわざクリックして開いて、保存をする」などの手間がかかります。
＜Dropbox Educationの料金体系＞
- Dropbox Educationの活用には、Dropboxセールスチームへの問い合わせが必要です。
【Notion】データベースを基に情報管理できるツール
＜Notionの特徴＞
- データベースでゼミや研究室のデータを管理できる
- テンプレートが利用できる
データベースに研究データを蓄積しておけるので、学生に情報共有しやすいです。
何種類ものテンプレートを必要に応じて使えるため、研究計画の共有も可能です。
＜Notionの機能・使用感＞
- 幅広い情報がNotion上でまとめられる
- ドキュメントはAIで作成することが可能
Notionではドキュメントの記録・共有をはじめ、タスクやスケジュール管理もできるので、多機能なツールを求めている方に最適です。
ドキュメントを書くときに、AIへ「議事録のテンプレートを作ってください」と指示すると自動で文章を生成することができます。したがって、下書き作成に悩む場合は便利だと言えます。
＜Notionの注意点＞
- 機能が複雑で、使いこなすのが難しい
- 検索が上手くいかないことがある
Notionは多機能なため使いこなすのが難しく、ITリテラシーが高くない学生や教職員にとっては使いづらい可能性があります。
利用しているユーザーからは「検索したときに違うページがヒットしてしまう」という声があります。（※参考：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- 学生や教職員は無料でプロプランが利用可能です。
大学のゼミ・研究室で使うべきクラウドツール5選の比較表
以下は、紹介した「大学のゼミ・研究室で使うべきクラウドツール5選」の比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Slack | Scrapbox | Dropbox Education | Notion | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
スムーズな情報共有を簡単に実現するツール |
チャットで簡単にコミュニケーションがとれるツール |
情報の分類や整理が不要のツール |
簡単にファイル共有ができるツール |
データベースを基に情報管理できるツール |
| 注意点 |
フォルダは2階層 |
情報が流れてしまう |
情報の階層化ができない |
ファイル管理は手間がかかる |
機能が複雑で、使いこなすのが難しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜（※Stockアカデミックプラン（教育支援プラン）あり） |
・無料プランあり
・有料プラン：1,050円/ユーザー/月（月払い）～（※教育支援プログラムは85%割引） |
・教育活動に利用する場合は無料で利用可能 |
・要問合せ |
・学生や教職員は無料でプロプランが利用可能 |
| 詳細 |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Scrapbox」の詳細はこちら |
「Dropbox Education」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
大学のゼミ・研究室で使えるクラウドツールまとめ
ここまで、大学のゼミ・研究室で役立つクラウドツールや選定条件を紹介しました。
ゼミや研究室でクラウドツールを活用すれば、「教職員」と「学生」の双方にメリットがあります。また、研究内容や調査結果などが簡単にまとめられるだけでなく、ストレスなく運営ができ、時間や場所を問わずに使えるので地方在住の学生がいても安心です。
一方で、使い方が難しいクラウドツールを導入すると、誰も使いこなせないので、コストをかけても使われずに放置されます。そのため、ITが苦手な学生・教授でも簡単に使えるツールが必須です。
たとえば、誰でも簡単に使えるほどシンプルであり、教育コストが不要な情報共有ツール「Stock」が最適です。導入即日からゼミ・研究室のメンバーが、直感的に情報共有できる環境をつくれるうえ、ゼミ・研究室によるStock導入実績も豊富です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でスムーズな情報共有を実現し、ゼミ・研究室の活動を活性化させましょう。
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