ゼミ・研究室にクラウドツールを導入すれば、プライベートを区別して情報共有ができます。ただし、ゼミ・研究室の場合、年度ごとに生徒が入れ替わるため、「ツールの馴染みやすさ」はもちろん、「メンバー管理のしやすさ」も考慮することが大切です。
しかし、現在ではゼミ・研究室向けのツールが複数あり「どれが適切なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、大学のゼミ・研究室で役立つクラウド管理ツール6選をご紹介します。
- 研究室・ゼミの情報共有が複雑化して、管理方法を見直したい
- 学生・TAの入れ替えが多く、毎年情報が散乱している
- 研究データ・議事録・資料を安全に管理しながら、使いやすいクラウドツールを探している
という方はこの記事を参考にすれば、ゼミ・研究室に役立つクラウドツールを比較検討できます。
目次
大学の研究室が導入すべきクラウド管理ツールの条件
まずは、大学の研究室が導入すべきクラウドツールの条件を解説します。
一般的に「研究室」とは、理系の学生が特定のテーマについて研究するために所属するもので、研究内容を卒業論文としてまとめることが最終目的となります。したがって、以下の条件に当てはまるクラウドツールが欠かせません。
（1）研究データを蓄積できる
大学の研究室でツールを使う場合、研究データを「ノウハウ」として蓄積できることが条件です。
研究室で取り扱うテーマは専門性が高いため、実験を重ね事実を実証していく必要があります。加えて、参考にできる過去データがないかを下調べ（先行研究調査）したり、現地に足を運び調査（フィールドワーク）したりして得た情報も、重要なデータとなります。
以上のように、研究室では日々さまざまな情報が行き交うため、漏らすことなく記録していく必要があるのです。したがって、あらゆる情報を蓄積でき、かつすぐに振り返られるツールが欠かせません。
（2）欲しい情報がすぐに見つかる
大学の研究室でツールを使う場合、欲しい情報をすぐに見つけられることも重要です。
研究室では、日々の研究記録をすべて記録しておかなくてはなりません。また、実験の方法や結果のほか、計画進捗や学会の要項も共有されるため、確認したい情報がすぐに見つかるツールでなければ、研究や発表がスムーズにできない恐れがあります。
そこで、テーマごとに「フォルダ」で分けて情報を管理でき、高度な「検索機能」が備わった「Stock」のようなツールであれば、目的の情報がすぐに見つかります。
（3）セキュリティ対策が万全である
研究データや学生情報を扱う以上、強固なセキュリティ対策を備えたツールを選ぶことが必須です。
大学のゼミ・研究室では、実験データや発表資料、学生名簿といった個人情報を扱うため、アクセス権限や通信の安全性が不十分だと情報漏えいのリスクがあります。さらに、メンバーの入れ替わりが多いため、退室した学生のアカウント管理にも注意が必要です。
したがって、「権限管理（閲覧・編集権限の詳細設定）」「通信の暗号化」「二要素認証」のような、基本的なセキュリティ機能が標準搭載されたツールを選びましょう。
大学のゼミが導入すべきクラウド管理ツールの条件
以下は、大学のゼミが導入すべきクラウドツールの条件を解説します。
一般的にゼミとは、文系の学生が3年生～4年生の間に履修する授業のひとつで、テーマを軸にディスカッションしたり、各自の所感を発表したりすることが多いと言えます。そのため、以下の条件に当てはまるツールがおすすめです。
（1）学年ごとの運用が容易である
ゼミが利用するツールは、学年ごとの運用が容易でなければなりません。
ゼミでの学習内容は学年に応じて変わるため、学年によって扱っている情報は異なります。したがって、情報は学年ごとに分けて管理する必要があるのです。
たとえば、学年ごとに分けられた「フォルダ」で情報管理すれば、教授はひとつのツールで全学年の学習成果を簡単に確認できます。また、フォルダごとに簡単にアクセス権限を設定できるツールであれば、ゼミに参加・卒業する生徒の管理もスムーズです。
このように、ゼミで利用するツールは「フォルダ機能」が付いたものを選びましょう。
（2）すべての学生が使いこなせる
ゼミで活用するツールは、情報をリアルタイムで共有できる必要があります。
ゼミではITが苦手な文系の学生でも簡単に使えるツールでなければ、思うように活用されず、そのうち放置されてしまいます。結果、生徒によって知っている情報量に格差が生まれてしまえば、ディスカッションが捗りません。
そのため、ゼミで活用するツールは、すべての学生が不自由なく使いこなせるような優れた操作性である必要があります。したがって、ITに不慣れなメンバーでも、簡単に操作できるシンプルな情報共有ツールを選びましょう。
（3）アカデミックプランがある
ツールを検討するときには、アカデミックプランがあるかを確認しましょう。
ゼミで役立つツールには、特定の教育機関に属する利用者向けに割安な料金が設定されているものもあります。ゼミといった教育機関では特に予算が厳格に決められているケースが多いため、利用予定のツールにかかる運用コストの確認は必須です。
アカデミックプランの有無は、各ツール公式サイトの「料金プランページ」から確認しましょう。たとえば、「Stock」では、アカデミックプラン（教育支援プラン）が用意されているため、教育機関でも重宝されています。
【無料あり】大学のゼミ・研究室で使うべきクラウド管理ツール6選
ここでは、大学のゼミ・研究室で使えるクラウドツール6選を紹介します。
ゼミ・研究室では、実験データ・議事録・発表資料の情報が散乱しやすく、「どこに何があるか分からない」「新しい学生が情報を追えない」といった問題が起きやすいです。さらに、毎年メンバーが入れ替わるため、複雑なツールは定着しにくいうえ、引き継ぎにも負担がかかります。
したがって、クラウドツール選定には「情報が散らからずに蓄積されること」「誰でも簡単に使えるツールであること」が欠かせません。さらに、学生や研究室向けにアカデミックプランを用意しているツールであれば、費用を抑えつつ長期的に運用できます。
結論、ゼミ・研究室で使うクラウドツールは、実験計画やデータのほか、学会やゼミ内イベントの情報までを簡単に共有できるツール「Stock」が最適です。
Stockなら、情報を「ノート」に整理して蓄積でき、ノートに紐づいた「メッセージ」でやり取りできるため、議論が混ざったり流れたりする心配もありません。さらに、メンバーは自身が参加する前のノートも簡単に検索できるため、「資料が見つからない」「引き継ぎが大変」といった悩みを解消します。
【Stock】スムーズな情報共有を簡単に実現するツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのアカデミックプラン（教育支援プラン）＞
Stockでは、大学のゼミや研究室といった教育機関向けに有料プランを特別価格で提供しています。
198円／ユーザー／月から利用でき、少人数のゼミでも導入しやすい点が特徴です。「ノート」に年間スケジュールや研究資料、議事録を時系列で蓄積でき、学年やプロジェクトごとのフォルダ分けも可能です。
【Slack】ゼミ・研究室の連絡に適しているツール
＜Slackの特徴＞
- チャットで簡単にコミュニケーションがとれる
- 他社アプリと連携できる
オンライン上でコミュニケーションが完結するので、研究室にいない時間帯でもスムーズに連絡できます。遠隔地にいる学生や留学生、外部共同研究者とのやり取りにも便利です。
OutlookやGoogle Drive、Zoomといった主要なアプリと連携でき、毎回ツールを切り替える必要がありません。授業資料の共有、論文ファイルの管理、オンラインゼミの案内もSlack上で完結します。
＜Slackの機能・使用感＞
- チャンネルでやりとりする話題を分けられる
- リアクションで既読確認がとれる
チャンネルごとにやりとりする話題を分けられるので、教授が学年ごとにゼミを担当している場合に便利です。
Slackには既読機能がありません。一方で、「メッセージを読んだらリアクションマークをつける」といった運用の工夫をすれば、学生がメッセージを確認したかをひと目で判断できます。
＜Slackの注意点＞
- 情報が流れてしまう
- チャンネル乱立で情報が埋もれやすい
Slackのようなチャットツールは情報が流れるため、後日探し出すのに時間を要します。また、無料プランでは保存期間が90日以上の情報は削除されてしまうので、長期的な情報の記録には不向きです。
利用しているユーザーからは「チャンネルが増えすぎてしまい、必要な情報が埋もれがちになってしまった。」といった声があります。（参考：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
教育支援プログラムを使うと、以下のプランから85%の割引が受けられます。
- フリープラン：0円
- プロプラン：1,050円/ユーザー/月
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月
- Enterprise+：要問合せ
【Cosense（旧Scrapbox）】情報の分類や整理が不要のツール
＜Cosense（旧Scrapbox）の特徴＞
- 自由度の高い情報整理ができる
- 画像や動画、地図を添付できる
フォルダ階層で分けるのではなく、任意の単語を括弧で囲んでリンクを作る仕組みです。ページ同士がどんどんつながり、知識をネットワーク状に整理できます。
YouTube動画やGoogle Mapsを張り付けて、情報を視覚的に共有できます。チームでの共同作業でも情報をまとめやすい構造です。
＜Cosense（旧Scrapbox）の機能・使用感＞
- 独自の記法を覚える必要がある
リンクをページ内に反映する場合、独自の記法を用いて記載する仕様になっています。そのため、事前に使い方をメンバーにレクチャーするといったスムーズに運用に載せるための工夫が必要です。
＜Cosense（旧Scrapbox）の注意点＞
- 情報の階層化ができない
- 記事の編集履歴を追えない
Cosense（旧Scrapbox）では内部リンクでページを整理するのでフォルダ管理の手間がかからない一方、一般的なフォルダでの管理ができないため、慣れるまでは逆に使いづらい恐れがあります。
Cosense（旧Scrapbox）の利用者からは「どの記事も誰もが編集できるようになっているが、誰が編集したのかが追えないため、記事の管理に若干の不安がある。」との声も見られます。（参考：ITreview）
＜Cosense（旧Scrapbox）の料金体系＞
- PERSONAL / EDUCATIONプラン：0円
- BUSINESSプラン：1,100円/ユーザー/月（税込）
- BUSINESS ENTERPRISEプラン：要問合せ
なお、誰でも閲覧できる公開プロジェクトの場合は、個人・ビジネス利用に関わらず制限なしで無料で利用可能です。
【Dropbox Education】簡単にファイル共有ができるツール
＜Dropbox Educationの特徴＞
- 教育機関向けのプラン
- 学習管理システム（LMS）と連携可能
Dropbox Educationは、教職員や学生の共同作業の円滑化を目的に設計されたプランです。学生が容量を心配することなく利用できるように、15GB×人数分のチームフォルダーが提供されます。
LMSと連携して、教材や学習資料を共有するためのオンラインストレージとして利用できます。
＜Dropbox Educationの機能・使用感＞
- 研究室ごとの大容量データ管理に強い
- 提出専用のフォルダ
容量は15GB×ユーザー数で付与されるため、実験データや動画、授業資料でストレージが圧迫される心配がありません。リンク共有だけで簡単に学生にファイルを配布できます。
Dropbox Educationには、提出物の回収専用フォルダーを用意できます。自身が保存したファイルしか確認できないため、ほかの学生に見られる心配もありません。
＜Dropbox Educationの注意点＞
- ファイル編集に手間がかかる
- すぐに運用を開始できない
Word・Excel・パワポはブラウザ上で編集できず、一度ファイルを開いて保存し直す必要があるため、レポートの共同編集やゼミ資料の加筆には手間がかかります。
Dropbox Educationを使い始めるには、販売代理店に問い合わせて導入手続きを進める必要があり、すぐに運用開始できません。年度初めのゼミ体制変更時は特に余裕を持った準備が必要です。
＜Dropbox Educationの料金体系＞
Dropbox Education の料金はアカウントを利用するユーザーの数のほか、さまざまな要素で決まります。具体的には、Dropbox販売代理店への問い合わせが必要です。
【Notion】データベースを基に情報管理できるツール
＜Notionの特徴＞
- データベースでゼミや研究室のデータを管理できる
- テンプレートが利用できる
実験データ、輪読の担当表、研究テーマ一覧、進捗管理表をデータベース化して蓄積できるため、新しくゼミに参加した学生でも「どこに何があるか」すぐ把握できます。
研究計画書、輪読メモ、実験レポート、週次ミーティング議事録といった、大学活動に使いやすいテンプレートが多数。必要に応じてカスタマイズし、毎年のゼミ運営に流用できます。
＜Notionの機能・使用感＞
- 幅広い情報がNotion上でまとめられる
- ドキュメントはAIで作成することが可能
Notionではドキュメントの記録・共有をはじめ、タスクやスケジュール管理もできるので、多機能なツールを求めている方に最適です。
ドキュメントを書くときに、AIへ「議事録のテンプレートを作ってください」と指示すると自動で文章を生成することができます。したがって、下書き作成に悩む場合は便利だと言えます。
＜Notionの注意点＞
- 機能が複雑で、使いこなすのが難しい
- ページが増えると分かりにくい
Notionは多機能なため、使いこなすまでに時間がかかり、ITリテラシーが高くない学生や教職員にとっては使いづらい可能性があります。
利用しているユーザーからは「タグ機能や階層の自動整理がもう少し賢くなるとありがたい。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリープラン：0円
- プラスプラン：2,000円/ユーザー/月
- ビジネスプラン：3,800円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：要問合せ
なお、学生や教職員は無料でプラスプランが利用可能です。詳しくは、教育のためのNotionをご確認ください。
【Google Drive】共同編集が可能な情報共有ツール
＜Google Driveの特徴＞
- Googleアカウントがあれば、無料で利用できる
- ゼミ資料をリアルタイムで共同編集できる
Googleアカウントを作成すれば、無料で即利用できるため、導入ハードルが低いと言えます。個人用・大学提供アカウントのどちらでも使える点もメリットです。
Googleドライブ上で、「Googleスプレッドシート」や「Googleドキュメント」などのアプリを利用できます。議事録・研究計画書も複数人で同時編集でき、オンラインゼミやグループ研究といったチームでの利用に適しています。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- 柔軟なアクセス権限設定
- オフライン環境でも利用できる
ファイル・フォルダごとにアクセス権限を設定して閲覧・編集メンバーを制限できます。そのため、ゼミに参加・卒業する生徒の管理もスムーズです。
たとえば、通学中の電車の中で作業する場合、ネット接続が難しいケースもあります。しかし、Googleドライブではオフライン対応の設定ができるため、ネット環境の有無に関わらず作業を進められるのが便利です。
＜Google Driveの注意点＞
- 無料プランのストレージの容量は15GBまで
- 権限設定が手間になる場合がある
Google Driveの個人向けの無料プランには、「クラウドストレージの容量が15GB/ユーザーまで」の制限があるため、利用前に確認が必要です。
利用しているユーザーからは「権限設定がフォルダ階層単位になるため、見せたい資料が複数の場所に分散している場合、フォルダごとに個別で権限を付与する必要がある。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
以下は、Googleの教育機関向けのプランです。
- Education Fundamentals：無料
- Education Standard：お問い合わせください
- Education Plus：お問い合わせください
なお、学生や教職員は割引価格で「Google AI Pro for Education」もアドオン利用が可能です。詳しくは、Google Workspace の各エディションの比較をご確認ください。
大学のゼミ・研究室で使うべきクラウド管理ツール6選の比較表
以下は、ご紹介した「大学のゼミ・研究室で使うべきクラウド管理ツール6選」の比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| Stock | Slack | Cosense | Dropbox Education | Notion | Google Drive | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
スムーズな情報共有を簡単に実現するツール |
ゼミ・研究室の連絡に適しているツール |
情報の分類や整理が不要のツール |
簡単にファイル共有ができるツール |
データベースを基に情報管理できるツール |
共同編集が可能な情報共有ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】※Google Chatを連携すれば可 |
| リンク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
情報が流れてしまう |
情報の階層化ができない |
ファイル編集に手間がかかる |
機能が複雑で、使いこなすのが難しい |
無料プランのストレージの容量は15GBまで |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは、Stockアカデミックプラン（教育支援プラン）を確認 |
・無料プランあり
・有料プラン：1,050円/ユーザー/月（月払い）～（※教育支援プログラムは85%割引） |
・教育活動に利用する場合は無料で利用可能 |
・要問合せ |
・学生や教職員は無料でプラスプランが利用可能 |
・無料プランあり
・有料プラン：720円/ユーザー/年～ |
| 詳細 |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Cosense（旧Scrapbox）」の詳細はこちら |
「Dropbox Education」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
以上のように、ツールによっては学生や教職員がお得に使えるものもあるので、使い道に合わせてツールを選びましょう。
【事例】大学のゼミ・研究室でのクラウド管理ツールの活用方法
ここでは、実際に大学のゼミ・研究室でクラウド管理ツールを導入し活用した事例を2つご紹介します。ツールを導入するまでの流れや、詳しい活用方法を知りたい方は必見です。
事例1｜早稲田大学 人間科学部 原ゼミ
早稲田大学 人間科学部 原ゼミは、ゼミ生が取り組むプロジェクトの内容を共有・蓄積するために情報共有ツール「Stock」を活用しています。
同ゼミでは、従来利用していたグループウェアのサービス終了をきっかけに、情報を整理しながら残せるツールを探していました。
そこで、研究プロジェクトの概要や進捗、議論の記録、資料データといったゼミ運営に必要な情報をすべて「Stock」に集約する運用に切り替えたのです。学年ごとの共有フォルダ、共同研究プロジェクト用フォルダ、学生ごとの個人フォルダを作成し、情報管理のルールを統一しています。
その結果、ゼミ内の情報が一元管理され、必要な情報にすぐアクセスできる環境を実現しました。現在は、学生主体の学びを支える基盤として、情報共有ツール「Stock」が定着しています。
事例2｜國學院大學 経済学部 野村ゼミ
國學院大學 経済学部 野村ゼミは、学生が生み出すアウトプットや作業内容を系統的に整理・蓄積するために情報共有ツール「Stock」を活用しています。
同ゼミでは、書籍出版やECサイト運営、メディア制作など、複数のプロジェクトを通じて実践的なアウトプットを生み出しています。しかし、チャットツールでは情報が流れてしまい、ファイル共有ツールでは日々の作業を迅速に管理しづらいことが課題でした。
そこで、学生の提案をきっかけに、プロジェクトのアウトプットをすべて「Stock」に集約する運用を開始しました。各プロジェクトの作業内容や成果物を記録することで、常に最新の情報を共有できる環境を整えています。
現在では、Stockを見るだけでゼミの状況を把握できるようになり、学生主体のプロジェクト運営がスムーズになりました。操作がシンプルなため学生の負担も少なく、アウトプットを支えるツールとしてゼミ運営に定着しています。
大学のゼミ・研究室で使えるクラウド管理ツールまとめ
ここまで、大学のゼミ・研究室で役立つクラウドツールや選定条件をご紹介しました。
ゼミや研究室でクラウドツールを活用すれば、研究内容や調査結果を簡単にまとめられるうえに、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、時間や場所を問わずにアクセス可能なので、海外や地方での学会や発表があっても連絡が滞りません。
一方で、「有名だから」という理由でクラウドツールを導入すると、目的と使い勝手が一致しないので放置されてしまいます。そこで、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を導入すれば、ゼミ・研究室内にスムーズに浸透させられます。
結論、大学のゼミ・研究室でおすすめのクラウドツールは、あらゆる情報を蓄積し、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、スムーズな情報共有を実現し、研究の成果を適切に記録しましょう。
関連記事： 大学の研究室におすすめの情報共有ツール5選！
