「無料で使えるおすすめの社内wikiツールを知りたい！」
 
「ツールを選ぶポイントや具体的な使い方も気になる！」
 
このようなお悩みを持っている方々に向けて、以下の2つをご紹介します。
 
・社内wikiツール27選
・ツール選定のポイント5つと、社内wikiの使い方
 
上記の他に、社内wikiの必要性やメリット、導入方法など、幅広くご紹介しているので1つでも参考になれば幸いです。
 

「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

目次

社内wikiとは

社内wikiとは、電子データとして社内の情報やナレッジをストックし、共有する場所のことです。
 
フリー百科事典であるwikipediaを、社内版wikipediaとして使うことをイメージしていただくと分かりやすいと思います。
実際の使用例でいうと、「社内のマニュアルを社内wikiツールに保存し共有する」といったことが多いです。
 
次に、社内wikiが現代で普及される背景について解説をします。

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社内wikiが必要となる背景

少子高齢化により労働人口が減少し、国内市場が縮小している経済環境において、継続的に企業を成長させるにあたり以下の3つがネックとなっています。
 
・情報やナレッジが部署単位でしか共有されていない
・従業員の退職等で必要な情報の引き継ぎができない
・人材教育のコストを低下させる必要がある

情報やナレッジが部署単位でしか共有されていない

新型コロナウイルスの影響による「テレワークの浸透」も相まって、企業内での情報やナレッジが十分に共有されていないことが多いです。
特に同じ部署やチーム内でしか情報共有が行われておらず、他部署の情報を知ることが難しい状況になっています。
 
そのため、他部署の情報を聞く際に上司の許可を得る等の工程が多くなり、情報アクセスまでの効率が落ちてしまっているのが現状です。

従業員の退職等で必要な情報の引き継ぎができない

情報やナレッジを常日頃から共有していないと、従業員の退職や異動時に必要な情報等が引き継がれないケースが発生する恐れがあります。
 
十分な引き継ぎの時間があれば共有が可能ですが、時間が取れず中途半端な引き継ぎに終わってしまう場合も少なくないでしょう。
突然の異動や退職によって重要な情報が引き継がれない状態で終わらないように、日常的に情報やナレッジを共有する必要があります。

人材教育のコストを低下させる必要がある

現在の日本は、少子高齢化に伴う人手不足に陥っているため、人材教育や研修に時間やコストを割くことができず、人材教育の質が下がっている場合があります。
 
そのため、業務の情報やナレッジを、人手をかけずに共有し、効率的に人材の成長を促すことが重要です。

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社内wikiのメリット

社内wikiを使用することで、以下の4つのメリットを得ることができます。
 
・情報やナレッジの一元化
・情報やナレッジの属人化を防ぐ
・情報共有による業務効率化
・人材教育コストを抑えられる

情報やナレッジの一元化

社内で分散していた情報が1つに集約することで、アクセス性が良くなります。
 
一元管理することで、「どこに必要な情報があるか分からず、探すのに時間がかかってしまった」、という状況が無くなるでしょう。
また情報の管理も容易になり、情報の受け手側だけでなく、管理側にもメリットがあります。

情報やナレッジの属人化を防ぐ

社内wikiを使うことで、常日頃から業務上の情報やナレッジを共有することができます。
 
そのため、情報やナレッジの属人化を防ぐことができ、「売れる営業の仕方」や、「特定の業界に受ける営業トーク」などの情報を社内全体で知ることもが可能です。
情報を共有することで、共有者の評価が上がるだけでなく、企業全体でも売り上げがアップするというメリットがあります。

情報共有による業務効率化

社内wikiを使用することで、業務上で必要な情報をすぐに検索できます。
 
例えば資料作成に必要な情報など、わざわざ他人に聞かなくとも素早く情報を手に入れることができ、情報を聞く側・聞かれる側双方にとって業務時間の短縮になるでしょう。

人材教育コストを抑えられる

業務における作業方法などを社内wikiで共有をしていれば、異動で来た従業員や新人に対して、業務指導が行いやすくなります。
 
簡単な作業方法を伝達する場合は社内wikiを見せるだけにし、複雑な作業の場合は教育者がついて指導する、といった使い分けが可能です。
また、業務上で分からないことを社内wikiで調べることができるので、教育者への質問が減り、時間やコストの減少に繋がります。
 
関連記事： 社内wikiの使い方とは？情報にアクセスしやすい環境を整えよう

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社内wikiのツール選定のポイント

ここでは、社内wikiのツール選定のポイントをご紹介します。
主なポイントとして、下記の5つが考えられます。
 
・社内で必要な機能が備わっているか
・情報検索のしやすさ
・ツールの使いやすさ
・コストパフォーマンスに優れた料金形態かどうか
・セキュリティ対策の水準の高さ

社内で必要な機能が備わっているか

社内wikiの「閲覧・編集権限の設定」や「PCだけでなくスマートフォンでも対応しているか」など、情報やノウハウを共有するために必要な機能を、社内wiki導入前に確認する必要があります。
 
これにより、ツール選定の意思決定がスムーズになるだけでなく、余計な機能がないシンプルなツールを選ぶことができるでしょう。

情報検索のしやすさ

社内wikiのメリットとして、必要な情報を素早く入手できることが挙げられます。
 
このメリットを最大限に活用するためには、情報の検索性に優れているツールを選ぶことがポイントです。

ツールの使いやすさ

社内wiki企業の内の他部署も巻き込むことで、情報共有の質や量を高めることができます。
そのため、ITに慣れていない人でも使いこなせる「簡単でシンプルなツール」にすることが重要です。

コストパフォーマンスに優れた料金形態かどうか

ツール使用のコストが低い分、会社の経費削減になります。
ツールが有料・無料のどちらであるか、有料である場合は1人あたりの月額使用料金を見るようにしましょう。

セキュリティ対策の水準の高さ

セキュリティ水準の高さを示すものとして、国際セキュリティ資格(ISMS)の保有や、2段階認証システムなどが挙げられます。

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【無料でも使える！】社内wikiツール19選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

  1. ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

＜Stockの料金＞

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 

Confluence(コンフルエンス)

Confluenceのトップページ

Confluenceは、職種や業界に対応したテンプレートを取り揃えている「社内wikiツール」です。

＜Confluenceのポイント＞

  1. 簡単に情報共有ができる
    議事録や採用、マーケティング用のテンプレートが多数存在しているため、簡単かつ素早く体系化された情報を共有することができます。
  2. 買い切りタイプもある
    月額料金払って使用するクラウド型だけでなく、買い切りタイプのオンプレミス型もあります。

Kibela(キベラ)

kibela

Kibelaは、ITに強い人であれば簡単な情報共有が可能な「社内wikiツール」です。

＜Kibelaのポイント＞

  1. 個人用と共有用の情報を分割することが可能
    個人的な情報を保存する「Blog」と共有情報を保管する「Wiki」の保存場所があります。個人の業務に関する内容の保管場所を別のツールと分ける必要がなく、ツールを横断する手間を省きます。
  2. 3つの料金プラン
    5人までは無料で使用することができます。6名以上のプランに、スタンダードプラン(月額550円/1ユーザ)/エンタープライズプラン月額1650円/1ユーザ)の2つがあります。両者には保存容量とセキュリティ面に違いがあるのが特徴です。

Scrapbox(スクラップボックス)

scrapbox

Scrapboxは、自動で情報の整理や分類を行う「社内wikiツール」です。

＜Scrapboxのポイント＞

  1. 分類・整理が自動
    フォルダによる階層構造をする必要がなく、重要単語に「カギかっこ」をつけるだけで自動で関連ノートを紐付け、情報を整理してくれます。
  2. 個人や非営利団体は無料
    個人や非営利で使用する場合は全て無料です。有料プランには、人数・容量無制限のビジネスプラン(月額1000円/1ユーザ)と、オンプレミスで利用可能なエンタープライズプラン(お問い合わせ)があります。
 

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PukiWiki(プキウィキ)

pukiwiki

Pukiwikiは、自由にWebページを編集できる、オープンソースの「社内wikiツール」です。

＜Pukiwikiのポイント＞

  1. どのデバイスからでも使用できる
    Webブラウザさえあれば、どのデバイスからでもPukiwikiを使うことが可能です。
  2. 無料で利用可能
    オープンソースのため、全て無料で使うことができます。
 

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toaster team(トースターチーム)

toaster team

toaster teamは、マニュアル作成やノート共有、タスク管理を全てを1つにしたクラウドツールです。

＜toaster teamのポイント＞

  1. セキュリティが強い
    通信データの暗号化や、データセンターに「Amazon web service」を採用しています。また、24時間365日サーバーの監視をおこない、異常を検知した場合迅速に対処しているそうです。
  2. 3つの料金形態
    無料プラン(10名まで）・ライトプラン(月額800円)・ビジネスプラン(月額1,500円)の3つのプランがあります。有料化することで、人数制限を無制限にし、データ容量を増加させることができます。
 

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Microsoft Teams(マイクロソフトチームス)

microsoft teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供しているビジネスチャットツールです。機能の1つに「社内wiki」があります。

＜Microsoft Teamsのポイント＞

  1. Officeツールをもとに共有が可能
    Wordやパワーポイント、Excelなどの情報を共有することができます。また、共有しているファイルに関するコミュニケーションを個別に取ることができるのも特徴です。
  2. 無料でも使用可能
    基本機能は無料で使用できますが、管理・監視機能を必要とする場合や、大人数でのビデオ会議をする場合は有料プランがおすすめです。
 

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Knowledge(ナレッジ)

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Knowledgeは、セットアップが簡単なオープンソースの「社内wikiツール」です。

＜Knowledgeのポイント＞

  1. モバイル対応
    オープンソースでは珍しく、スマホなどモバイルでの使用が可能です。
  2. 無料で利用可能
    オープンソースのソフトウェアなので、全て無料で利用可能です。また、ソフトのコードを改良することで、独自のカスタマイズもできます。
 

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Bank Invoice(バンクインボイス)

bank invoice

Bank Invoiceは、請求書原本を電子化して管理をする、経理担当の負担を減らす「社内wikiツール」です。

＜Bank Invoiceのポイント＞

  1. 紙媒体での管理より信頼性が高い
    請求書の送信・受信者の操作記録が全て保存されるため、取引のやりとりがクリアになります。そのため、曖昧な証明が無くなり、紙媒体での管理よりも信頼性を高く保つことが可能です。
  2. 全て無料で使用可能
    全ての機能が無料で利用可能で、対応できる請求書数も無制限です。
 

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Dokuwiki(ドクウィキ)

Dokuwiki

Dokuwikiは、多言語対応しているオープンソースの「社内wikiツール」です。

＜Dokuwikiのポイント＞

  1. アクセス制限がある
    認証されたユーザー以外を排除する、アクセス制限機能があります。その他にもスパム対策や、認証プラグインによる外部認証も取り入れることができます。
  2. 全て無料で利用可能
    オープンソースのソフトウェアなので全て無料で使用でき、コードの書き換えによるカスタマイズもできます。また、プラグインが豊富で簡単に機能を拡張することが可能です。
 

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Qast(キャスト)

Qast

Qastは、Q&Aとメモで情報やナレッジをストックする「社内wikiツール」です。

＜Qastのポイント＞

  1. 知恵袋形式で情報をストック
    社内で頻繁に起きる質問はQ&Aに、個人の情報やナレッジはメモに投稿することで、社内情報を一元管理しています。
  2. 3つの料金形態
    10人までは無料で使用することができます。10名以上のプランには、スタンダードプラン(月額600円/1ユーザ)、エンタープライズプラン(月額900円/1ユーザ)の2つがあり、セキュリティやデータ容量などに違いがあります。

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Dropbox Paper

Dropbox paper

Dropbox Paperは、Dropboxの1つの機能であり、チームで情報をストックしていくサービスです。

＜Dropbox Paperのポイント＞

  1. 多様な情報をストックできる
    テキスト形式だけの共有だけでなく、動画や写真などの埋め込みや、プレゼンテーション機能なども備えられています。
  2. Dropboxユーザーであれば無料
    Dropboxの1つの機能なので、ユーザーは無料で使用することができます。Dropboxを使う場合、使用人数によって有料プランにする必要性が出てきます。
 

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Notion(ノーション)

notion

Notionは、プロジェクト・タスク管理やノート機能も兼ね備えた「社内wikiツール」です。

＜Notionのポイント＞

  1. 情報の分類・整理が簡単
    作成した共有ドキュメントは、マウス操作で構造化して整理・分類することができます。構造化された親ページには、各ドキュメントのリンクが表示され、アクセス性において非常に便利になります。
  2. 個人での使用は無料
    個人利用であれば無料で使用することができます。ビジネスで利用する場合は最低1人あたり($8/月)のプランがあります。
 

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Guru(グル)

Guru

Guruは、Slack上でストックした情報やナレッジを閲覧できる点が特徴の「社内wikiツール」です。

＜Guruのポイント＞

  1. 豊富なツールと連携が可能
    Slackだけでなく、GmailやDropboxなどの有名ツールとも連携ができます。
  2. 英語対応のみ
    日本語対応していないので、英語に堪能な方向けです。
  3. 3人までは無料で使用可能
    3人までだと無料で使えますが、3人を超えて使用する場合は料金がかかります。
 
 

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CROWI(クロウウィ)

CROWI

CROWIは、完全無料で使えるエンジニア向けの「社内wikiツール」です。

＜CROWIのポイント＞

  1. 社内wiki機能に特化
    「既読の確認」や「リアクションボタン」が用意されているため、wikiの内容が閲覧されているかどうか把握することができます。
  2. オープンソースなので無料で使用可能
    オープンソースのため、全ての機能を無料で使用することが可能です。
 

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Slack(スラック)

Slackのトップページ

Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。内部の機能や外部ツールを使用して「社内wiki」を作成することができます。

＜Slackのポイント＞

  1. 外部ツールを使用することで機能を拡張できる
    Slackは「Gmail」や「Twitter」など、連携できる外部ツールが豊富にあります。その中で社内wiki機能を拡張するツールも存在します。
  2. 無料でも使用できる
    外部ツールとの連携数の増加や、セキュリティの強化などをする場合は、1ユーザーあたり月額￥850~の利用料金がかかります。
 
 
関連記事： Slackを使って社内wikiやナレッジを管理する方法とは？

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Google ドキュメント

Google ドキュメント

Google ドキュメントは、Googleが提供しているドキュメント作成サービスです。

＜Google ドキュメントのポイント＞

  1. 無料で使用可能
    Google ドキュメントは全て無料で使用することが可能です。Googleが他に提供している、「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」も利用できるのが大きな魅力です。
  2. ドキュメントの表現力が高い
    Google ドキュメントは「Word」とほとんど同じ機能を持っているため、図・表の作成、写真などの挿入も可能です。
 

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Evernote(エバーノート)

Evernote

Evernoteは、テキストや写真だけでなく、音声やファイルも保存することができるクラウドツールです。

＜Evernoteの特徴＞

  1. Webクリッパー機能
    web上の必要な情報が書かれている記事などを、ボタン一つでメモに貼り付ける機能です。スクリーンショットなどの手間がなくなります。
  2. 3つの料金プラン
    無料・プレミアム(600円/1ユーザー月)・ビジネス(1100円/1ユーザー月)の3つのプランがあります。月額料金を支払うことで、使用できるデータ容量やワークチャット機能をつけることも可能です。
 

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OneNote(ワンノート)

onenote

OneNoteは、Microsoftが提供している、チーム間でノートを共有するための完全無料のクラウドツールです。

    ＜OneNoteのポイント＞

  1. 様々な情報をノートに追加できる
    テキスト情報だけでなく、音声や動画、pdfファイルなど幅広い情報を追加できます。他にも手書き機能があり、iPadなどを使って情報をイラスト化して共有することも可能です。
  2. 複数のデバイスに対応
    PCだけでなく、スマートフォンやiPadなどのタブレット端末にも対応しています。
 

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【機能が充実！】社内wikiツール8選

NotePM(ノートピーエム)

NotePM

NotePMは、議事録や業務マニュアルなどの社内情報やナレッジをストックする「社内wikiツール」です。

＜NotePMのポイント＞

  1. 高いセキュリティ性
    高いセキュリティ性を持つ「Amazon web service」をデータベースとして使っており、プライバシーマークの使用許諾事業者の認定を受けているほか、2段階認証にも対応しています。
  2. 6つの料金形態
    無料プランはありませんが、比較的安価に使用することができます。1番低い料金でユーザー数3人までで月額1,000円、最大でユーザー100人までで月額30,000円となります。10,000人を超える場合はお問い合わせ対応です。
 

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esa(エサ)

esa

esaは、情報を育てることを前提にした、チームのための「社内wikiツール」です。

＜esaのポイント＞

  1. エンジニア向けのツール
    Markdown記法に対応しているため、エンジニア以外の人にとっては慣れるのに少し時間を要するかもしれません。
  2. ユーザー対応が早い
    esaはユーザー対応が早いことが特徴です。実際に、多くのesaに関する記事でこのことが言及されています。
  3. 1人月額500円
    esaは、申込み後2ヶ月間はフリートライアルで利用でき、その後はユーザー数一人あたり毎月定額で500円の料金形態になります。
 

Qiita:Team

Qiita:Team

Qiita:Teamは、社内情報を簡単に書き、簡単に共有するための「社内wikiツール」です。

＜Qiita:Teamのポイント＞

  1. 共有記事へのコメントが可能
    例えば、共有議事録に対して質問をしたり、記載漏れがある場合に補足したりするなど、コミュニケーションの場としても活用できます。
  2. セキュリティが強固
    プランによって違いがありますが、IPアドレスによるアクセス制限や、2段階認証が可能です。
  3. 17人を超える場合、一人追加するごとに720円
    17人未満の場合4つのプランがありますが、17人以上の場合、月額15,300円をベースに、一人追加するごとに月額720円ずつ料金が増していきます。

Qiita:Teamの詳細はこちら

 

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DocBase(ドックベース)

Docbase

DocBaseは、セキュリティ性にこだわった「社内wikiツール」です。

＜DocBaseのポイント＞

  1. 検索がしやすい
    「グループ」「メンバー」「タグ」ごとに絞り込み検索ができるため、必要な情報に素早くアクセスすることができます。
  2. 高いセキュリティ性
    情報セキュリティマネジメントの国際規格である「ISMS認証」を取得しているだけでなく、データの暗号化や2段階認証などへの対応もしています。
  3. 5つの料金プラン
    使用人数やデータ保存容量によって料金が違いますが、各プランの最大人数で月額利用料金を割ると、月額1人あたり200円~300円の範囲で使用が可能です。

DocBaseの詳細はこちら

 

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Wrike(ライク)

Wrikeのトップページ

Wrikeは、タスク管理からプロジェクトの進捗管理、社内wikiも扱うことが可能なクラウドツールです。

＜Wrikeのポイント＞

  1. 社内wiki以外も充実
    チームのタスク進捗状況を見える化したり、プロジェクト進行を促進させたりする機能が充実しています。
  2. 5人まで無料で使用可能
    フリープランでは5人まで無料で使用できますが、人数やデータ容量を増やしたり、プロジェクト管理機能をつける場合、$9.8(月/1ユーザ)以上利用料金がかかります。
 

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COCOMITE(ココミテ)

cocomite

COCOMITEは、マニュアル作成・運用に特化した「社内wikiツール」です。

＜COCOMITEのポイント＞

  1. マニュアル作成機能に特化
    COCOMITE上のレイアウトに従って、タイトルや目次、内容ページを記入するだけで簡単にマニュアルを作成できます。画像・動画・Wordなどの多くの情報を取り込むことができるのが特徴です。
  2. 30日間の無料利用期間がある
    30日間無料利用期間があり、その後は有料プランへの契約が必要です。2種類プランがあり、月額利用料金の他に初期登録費用として65,000円かかります。
 

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soeasy buddy(ソーイージーバディ)

soeasy buddy

soeasy buddyは、動画を使ったマニュアルを作成するサービスです。テキストだけでは分かりづらい、細かい内容も共有することができます。

＜soeasy buddyのポイント＞

  1. 動画でのマニュアル作成
    動画マニュアルを基本としており、自動で字幕が付与されます。スマホ向けのサービスなので、マニュアルを見たいときにいつでもどこでも視聴することが可能です。
  2. 月額3万円から利用可能
    利用人数に応じた月額費用です。詳細はお問い合わせをする必要があります。
 

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flouu(フロー)

flouu

flouuは、社内に分散された情報などを一元化し、チームの業務効率化を実現する「社内wikiツール」です。

＜flouuのポイント＞

  1. チャット機能付き
    共有ドキュメントでのチャット機能が付いています。共有事項への質問など、チームでのコミュニケーションを促進してくれます。
  2. 月額1人500円から
    1番低い料金プランですと、月額1人500円から使用できます。他にも、セキュリティ性能をより高めるプランや、flouuへのデータ移行を支援してくれるプランがあります。
 

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社内wikiの作り方

ツールを使用した社内wikiの作り方として、「wikiの作成」「wikiの編集」「関連wikiのリンク付与」の3つに分けることができます。

wikiの作成

社内wikiの多くは、「タイトル」と「本文」のテキスト形式で構成されています。
重要文を太文字にしたり、テキストの色を変更したりすることが可能です。
 
また、ツールによってはテキストの自動保存などの機能が備わっている場合もあります。

wikiの編集

付与されている権限にもよりますが、社内wikiは作成するだけでなく編集することも可能です。
古くなった情報のを更新したり、追記情報を付け足したりしていくことで、常に新しい情報を共有できます。

関連wikiのリンク付与

関連するwiki同士のリンクを付与することで、情報へのアクセス性が良くなり、情報の整理もしやすくなります。
リンク付与の仕方は、URLやタグなど、ツールによって特徴に違いがあります。
 
関連記事： 社内wikiツールおすすめ10選！wikiの基本的な作成方法とは？

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社内wikiを社内に普及する方法

ここでは、社内wikiを普及させる方法をご紹介します。
社内wikiツールを導入しても、従業員に使われなければ情報共有の意味がありません。
 
以下の4つが、社内にツールを普及させる方法として考えられます。
 
・導入の目的を設定する
・閲覧や編集権限の範囲を決める
・ストックする情報の範囲を決める
・運用ルールを決める

導入の目的を設定する

導入目的を明確に設定しない場合、数多くある社内wikiツールの選定が難しくなるだけでなく、従業員に使用目的を十分に伝えられず、使用するメリットが分からないまま使うことになります。
 
導入目的が曖昧なまま社内wikiを使用すると、従業員のツールを使うモチベーションが低くなり、結果として活用されなくなる恐れが高くなるでしょう。

閲覧や編集権限の範囲を決める

社内wikiは社内の情報やナレッジを「全てストック」するため、部署やチームごとに閲覧・編集権限の範囲を設定することが多くあります。
 
しかし閲覧権限の範囲を細かくしてしまうと「情報共有の範囲」が狭まり、社内wikiがあってもなくても変わらない状態になってしまうので、狭すぎず広すぎない権限範囲を設定することが重要です。

ストックする情報の範囲を決める

社内wikiを有効に使用していく上で、ストックする情報やナレッジの範囲を予め設定することで、情報共有を促進させる効果があります。
既存情報やノウハウを社内wikiにストックしておくことで、情報を記入するときの想像がしやすくなるでしょう。

運用ルールを決める

「閲覧・編集権限」や「ストックする情報の範囲」を決めることは運用ルールの1つに入りますが、権限がないために見られない情報を見たい時などの「その他の運用ルール」を決めることで、従業員が使いやすい社内wikiにすることができます。

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社内wikiを効果的に活用していく3つの重要点

社内wikiを効果的に活用していくために、以下の3つが重要になります。
 
・社内wikiを普及させる部署を作る
・最初は利用目的を絞り、多くの社員に利用してもらう
・社内wikiのルールは細かすぎないようにする

社内wikiの使用を促進させる管理チームを作る

部署やチームを横断して、情報やナレッジを社内wikiにストックすることで、「情報共有の効果」を大きくします。
そのため、社内wikiが多くの従業員に使用するよう促進する管理チームが必須となります。

導入初期段階は社内wikiの利用目的を限定する

社内wikiの導入初期段階は、利用目的を「議事録」や「業務プロセス」の共有などに限定することで、多くの従業員に使い慣れてもらうことを目指すことが重要です。
 
これにより、社内wikiの利便性や効果が理解でき、活用を推進させることができるでしょう。

社内wikiのルールは細かすぎないようにする

社内wikiを効果的に活用していく上で、運用ルールなどを細かくしすぎてしまうと、情報の共有が面倒に感じ、活用されなくなる恐れあります。
そのため、ルールを厳しくしすぎずに、気持ちよく社内wikiを使用できるようルール作りをしましょう。

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社内wikiの活用事例

社内wikiの導入で会計事務所の顧客情報の共有をシンプルに

社内wiki「Stock」を導入した企業「辻・本郷 税理士法人」は、国内外に60拠点以上の事務所を構えている日本最大規模の税理士法人グループです。
 
導入前の問題として、顧客情報が担当者の中だけに情報が閉じてしまい、情報共有が十分にされていないことが挙げられていました。
顧客情報の共有がされていない場合、担当者の異動の度に顧客情報の全てを引き継ぐ必要があり、共有漏れがあった場合トラブルになる可能性もありました。
 
そこで、顧問先とのやりとりや情報をリアルタイムで共有できる仕組みを確保するために、社内wikiツール「Stock」を導入しました。
 
Stock導入後、リアルタイムでのお客様とのやりとりや情報を共有することができ、顧客情報の引き継ぎ漏れが発生する心配をする必要がなくなりました。
また、人材教育にも効果を発揮し、業務プロセスのマニュアル化を図ることができたとのことです。

参照：税務・会計事務所の導入事例

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まとめ

今回の記事では、社内wikiツールの紹介から社内wikiの必要性、導入方法まで幅広くご紹介しました。
 
■まとめ
・社内wikiツール選定ポイントは「機能」「使いやすさ」「検索性」「コスト」「セキュリティ」
・おすすめの社内wikiは「Stock」
 
ぜひ「Stock」を使用してみてください！
 
 
関連記事： 社内wikiが失敗するのはなぜ？代表的な失敗例と対策法をご紹介！