【無料あり】社内wikiツール27選 | 社内wikiの作り方や活用事例までご紹介

社内wikiとは

社内wikiが必要となる背景

情報やナレッジが部署単位でしか共有されていない

従業員の退職等で必要な情報の引き継ぎができない

人材教育のコストを低下させる必要がある

社内wikiのメリット

情報やナレッジの一元化

情報やナレッジの属人化を防ぐ

情報共有による業務効率化

人材教育コストを抑えられる

社内wikiのツール選定のポイント

社内で必要な機能が備わっているか

情報検索のしやすさ

ツールの使いやすさ

コストパフォーマンスに優れた料金形態かどうか

セキュリティ対策の水準の高さ

【無料でも使える！】社内wikiツール19選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
   ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
2. とにかくシンプルで、誰でも使える
   余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
   社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

＜Stockの料金＞

https://www.stock-app.info/pricing.html

Confluence(コンフルエンス)

＜Confluenceのポイント＞

1. 簡単に情報共有ができる
   議事録や採用、マーケティング用のテンプレートが多数存在しているため、簡単かつ素早く体系化された情報を共有することができます。
2. 買い切りタイプもある
   月額料金払って使用するクラウド型だけでなく、買い切りタイプのオンプレミス型もあります。

Kibela(キベラ)

＜Kibelaのポイント＞

1. 個人用と共有用の情報を分割することが可能
   個人的な情報を保存する「Blog」と共有情報を保管する「Wiki」の保存場所があります。個人の業務に関する内容の保管場所を別のツールと分ける必要がなく、ツールを横断する手間を省きます。
2. 3つの料金プラン
   5人までは無料で使用することができます。6名以上のプランに、スタンダードプラン(月額550円/1ユーザ)/エンタープライズプラン月額1650円/1ユーザ)の2つがあります。両者には保存容量とセキュリティ面に違いがあるのが特徴です。

Scrapbox(スクラップボックス)

＜Scrapboxのポイント＞

1. 分類・整理が自動
   フォルダによる階層構造をする必要がなく、重要単語に「カギかっこ」をつけるだけで自動で関連ノートを紐付け、情報を整理してくれます。
2. 個人や非営利団体は無料
   個人や非営利で使用する場合は全て無料です。有料プランには、人数・容量無制限のビジネスプラン(月額1000円/1ユーザ)と、オンプレミスで利用可能なエンタープライズプラン(お問い合わせ)があります。

PukiWiki(プキウィキ)

＜Pukiwikiのポイント＞

1. どのデバイスからでも使用できる
   Webブラウザさえあれば、どのデバイスからでもPukiwikiを使うことが可能です。
2. 無料で利用可能
   オープンソースのため、全て無料で使うことができます。

toaster team(トースターチーム)

＜toaster teamのポイント＞

1. セキュリティが強い
   通信データの暗号化や、データセンターに「Amazon web service」を採用しています。また、24時間365日サーバーの監視をおこない、異常を検知した場合迅速に対処しているそうです。
2. 3つの料金形態
   無料プラン(10名まで）・ライトプラン(月額800円)・ビジネスプラン(月額1,500円)の3つのプランがあります。有料化することで、人数制限を無制限にし、データ容量を増加させることができます。

Microsoft Teams(マイクロソフトチームス)

＜Microsoft Teamsのポイント＞

1. Officeツールをもとに共有が可能
   Wordやパワーポイント、Excelなどの情報を共有することができます。また、共有しているファイルに関するコミュニケーションを個別に取ることができるのも特徴です。
2. 無料でも使用可能
   基本機能は無料で使用できますが、管理・監視機能を必要とする場合や、大人数でのビデオ会議をする場合は有料プランがおすすめです。

Knowledge(ナレッジ)

＜Knowledgeのポイント＞

1. モバイル対応
   オープンソースでは珍しく、スマホなどモバイルでの使用が可能です。
2. 無料で利用可能
   オープンソースのソフトウェアなので、全て無料で利用可能です。また、ソフトのコードを改良することで、独自のカスタマイズもできます。

Bank Invoice(バンクインボイス)

＜Bank Invoiceのポイント＞

1. 紙媒体での管理より信頼性が高い
   請求書の送信・受信者の操作記録が全て保存されるため、取引のやりとりがクリアになります。そのため、曖昧な証明が無くなり、紙媒体での管理よりも信頼性を高く保つことが可能です。
2. 全て無料で使用可能
   全ての機能が無料で利用可能で、対応できる請求書数も無制限です。

Dokuwiki(ドクウィキ)

＜Dokuwikiのポイント＞

1. アクセス制限がある
   認証されたユーザー以外を排除する、アクセス制限機能があります。その他にもスパム対策や、認証プラグインによる外部認証も取り入れることができます。
2. 全て無料で利用可能
   オープンソースのソフトウェアなので全て無料で使用でき、コードの書き換えによるカスタマイズもできます。また、プラグインが豊富で簡単に機能を拡張することが可能です。

Qast(キャスト)

＜Qastのポイント＞

1. 知恵袋形式で情報をストック
   社内で頻繁に起きる質問はQ&Aに、個人の情報やナレッジはメモに投稿することで、社内情報を一元管理しています。
2. 3つの料金形態
   10人までは無料で使用することができます。10名以上のプランには、スタンダードプラン(月額600円/1ユーザ)、エンタープライズプラン(月額900円/1ユーザ)の2つがあり、セキュリティやデータ容量などに違いがあります。

Dropbox Paper

＜Dropbox Paperのポイント＞

1. 多様な情報をストックできる
   テキスト形式だけの共有だけでなく、動画や写真などの埋め込みや、プレゼンテーション機能なども備えられています。
2. Dropboxユーザーであれば無料
   Dropboxの1つの機能なので、ユーザーは無料で使用することができます。Dropboxを使う場合、使用人数によって有料プランにする必要性が出てきます。

Notion(ノーション)

＜Notionのポイント＞

1. 情報の分類・整理が簡単
   作成した共有ドキュメントは、マウス操作で構造化して整理・分類することができます。構造化された親ページには、各ドキュメントのリンクが表示され、アクセス性において非常に便利になります。
2. 個人での使用は無料
   個人利用であれば無料で使用することができます。ビジネスで利用する場合は最低1人あたり($8/月)のプランがあります。

Guru(グル)

＜Guruのポイント＞

1. 豊富なツールと連携が可能
   Slackだけでなく、GmailやDropboxなどの有名ツールとも連携ができます。
2. 英語対応のみ
   日本語対応していないので、英語に堪能な方向けです。
3. 3人までは無料で使用可能
   3人までだと無料で使えますが、3人を超えて使用する場合は料金がかかります。

CROWI(クロウウィ)

＜CROWIのポイント＞

1. 社内wiki機能に特化
   「既読の確認」や「リアクションボタン」が用意されているため、wikiの内容が閲覧されているかどうか把握することができます。
2. オープンソースなので無料で使用可能
   オープンソースのため、全ての機能を無料で使用することが可能です。

Slack(スラック)

＜Slackのポイント＞

1. 外部ツールを使用することで機能を拡張できる
   Slackは「Gmail」や「Twitter」など、連携できる外部ツールが豊富にあります。その中で社内wiki機能を拡張するツールも存在します。
2. 無料でも使用できる
   外部ツールとの連携数の増加や、セキュリティの強化などをする場合は、1ユーザーあたり月額￥850~の利用料金がかかります。

Google ドキュメント

＜Google ドキュメントのポイント＞

1. 無料で使用可能
   Google ドキュメントは全て無料で使用することが可能です。Googleが他に提供している、「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」も利用できるのが大きな魅力です。
2. ドキュメントの表現力が高い
   Google ドキュメントは「Word」とほとんど同じ機能を持っているため、図・表の作成、写真などの挿入も可能です。

Evernote(エバーノート)

＜Evernoteの特徴＞

1. Webクリッパー機能
   web上の必要な情報が書かれている記事などを、ボタン一つでメモに貼り付ける機能です。スクリーンショットなどの手間がなくなります。
2. 3つの料金プラン
   無料・プレミアム(600円/1ユーザー月)・ビジネス(1100円/1ユーザー月)の3つのプランがあります。月額料金を支払うことで、使用できるデータ容量やワークチャット機能をつけることも可能です。

OneNote(ワンノート)

＜OneNoteのポイント＞

1. 様々な情報をノートに追加できる
   テキスト情報だけでなく、音声や動画、pdfファイルなど幅広い情報を追加できます。他にも手書き機能があり、iPadなどを使って情報をイラスト化して共有することも可能です。
2. 複数のデバイスに対応
   PCだけでなく、スマートフォンやiPadなどのタブレット端末にも対応しています。

【機能が充実！】社内wikiツール8選

NotePM(ノートピーエム)

＜NotePMのポイント＞

1. 高いセキュリティ性
   高いセキュリティ性を持つ「Amazon web service」をデータベースとして使っており、プライバシーマークの使用許諾事業者の認定を受けているほか、2段階認証にも対応しています。
2. 6つの料金形態
   無料プランはありませんが、比較的安価に使用することができます。1番低い料金でユーザー数3人までで月額1,000円、最大でユーザー100人までで月額30,000円となります。10,000人を超える場合はお問い合わせ対応です。

esa(エサ)

＜esaのポイント＞

1. エンジニア向けのツール
   Markdown記法に対応しているため、エンジニア以外の人にとっては慣れるのに少し時間を要するかもしれません。
2. ユーザー対応が早い
   esaはユーザー対応が早いことが特徴です。実際に、多くのesaに関する記事でこのことが言及されています。
3. 1人月額500円
   esaは、申込み後2ヶ月間はフリートライアルで利用でき、その後はユーザー数一人あたり毎月定額で500円の料金形態になります。

Qiita:Team

＜Qiita:Teamのポイント＞

1. 共有記事へのコメントが可能
   例えば、共有議事録に対して質問をしたり、記載漏れがある場合に補足したりするなど、コミュニケーションの場としても活用できます。
2. セキュリティが強固
   プランによって違いがありますが、IPアドレスによるアクセス制限や、2段階認証が可能です。
3. 17人を超える場合、一人追加するごとに720円
   17人未満の場合4つのプランがありますが、17人以上の場合、月額15,300円をベースに、一人追加するごとに月額720円ずつ料金が増していきます。

DocBase(ドックベース)

＜DocBaseのポイント＞

1. 検索がしやすい
   「グループ」「メンバー」「タグ」ごとに絞り込み検索ができるため、必要な情報に素早くアクセスすることができます。
2. 高いセキュリティ性
   情報セキュリティマネジメントの国際規格である「ISMS認証」を取得しているだけでなく、データの暗号化や2段階認証などへの対応もしています。
3. 5つの料金プラン
   使用人数やデータ保存容量によって料金が違いますが、各プランの最大人数で月額利用料金を割ると、月額1人あたり200円~300円の範囲で使用が可能です。

Wrike(ライク)

＜Wrikeのポイント＞

1. 社内wiki以外も充実
   チームのタスク進捗状況を見える化したり、プロジェクト進行を促進させたりする機能が充実しています。
2. 5人まで無料で使用可能
   フリープランでは5人まで無料で使用できますが、人数やデータ容量を増やしたり、プロジェクト管理機能をつける場合、$9.8(月/1ユーザ)以上利用料金がかかります。

COCOMITE(ココミテ)

＜COCOMITEのポイント＞

1. マニュアル作成機能に特化
   COCOMITE上のレイアウトに従って、タイトルや目次、内容ページを記入するだけで簡単にマニュアルを作成できます。画像・動画・Wordなどの多くの情報を取り込むことができるのが特徴です。
2. 30日間の無料利用期間がある
   30日間無料利用期間があり、その後は有料プランへの契約が必要です。2種類プランがあり、月額利用料金の他に初期登録費用として65,000円かかります。

soeasy buddy(ソーイージーバディ)

＜soeasy buddyのポイント＞

1. 動画でのマニュアル作成
   動画マニュアルを基本としており、自動で字幕が付与されます。スマホ向けのサービスなので、マニュアルを見たいときにいつでもどこでも視聴することが可能です。
2. 月額3万円から利用可能
   利用人数に応じた月額費用です。詳細はお問い合わせをする必要があります。

flouu(フロー)

＜flouuのポイント＞

1. チャット機能付き
   共有ドキュメントでのチャット機能が付いています。共有事項への質問など、チームでのコミュニケーションを促進してくれます。
2. 月額1人500円から
   1番低い料金プランですと、月額1人500円から使用できます。他にも、セキュリティ性能をより高めるプランや、flouuへのデータ移行を支援してくれるプランがあります。

社内wikiの作り方

wikiの作成

wikiの編集

古くなった情報のを更新したり、追記情報を付け足したりしていくことで、常に新しい情報を共有できます。

関連wikiのリンク付与

関連するwiki同士のリンクを付与することで、情報へのアクセス性が良くなり、情報の整理もしやすくなります。

リンク付与の仕方は、URLやタグなど、ツールによって特徴に違いがあります。

 

関連記事： 社内wikiツールおすすめ10選！wikiの基本的な作成方法とは？

社内wikiを社内に普及する方法

ここでは、社内wikiを普及させる方法をご紹介します。

社内wikiツールを導入しても、従業員に使われなければ情報共有の意味がありません。

 

以下の4つが、社内にツールを普及させる方法として考えられます。

 

・導入の目的を設定する
・閲覧や編集権限の範囲を決める
・ストックする情報の範囲を決める
・運用ルールを決める

導入の目的を設定する

導入目的を明確に設定しない場合、数多くある社内wikiツールの選定が難しくなるだけでなく、従業員に使用目的を十分に伝えられず、使用するメリットが分からないまま使うことになります。

 

導入目的が曖昧なまま社内wikiを使用すると、従業員のツールを使うモチベーションが低くなり、結果として活用されなくなる恐れが高くなるでしょう。

閲覧や編集権限の範囲を決める

社内wikiは社内の情報やナレッジを「全てストック」するため、部署やチームごとに閲覧・編集権限の範囲を設定することが多くあります。

 

しかし閲覧権限の範囲を細かくしてしまうと「情報共有の範囲」が狭まり、社内wikiがあってもなくても変わらない状態になってしまうので、狭すぎず広すぎない権限範囲を設定することが重要です。

ストックする情報の範囲を決める

社内wikiを有効に使用していく上で、ストックする情報やナレッジの範囲を予め設定することで、情報共有を促進させる効果があります。

既存情報やノウハウを社内wikiにストックしておくことで、情報を記入するときの想像がしやすくなるでしょう。

運用ルールを決める

「閲覧・編集権限」や「ストックする情報の範囲」を決めることは運用ルールの1つに入りますが、権限がないために見られない情報を見たい時などの「その他の運用ルール」を決めることで、従業員が使いやすい社内wikiにすることができます。

社内wikiを効果的に活用していく3つの重要点

社内wikiを効果的に活用していくために、以下の3つが重要になります。

 

・社内wikiを普及させる部署を作る
・最初は利用目的を絞り、多くの社員に利用してもらう
・社内wikiのルールは細かすぎないようにする

社内wikiの使用を促進させる管理チームを作る

部署やチームを横断して、情報やナレッジを社内wikiにストックすることで、「情報共有の効果」を大きくします。

そのため、社内wikiが多くの従業員に使用するよう促進する管理チームが必須となります。

導入初期段階は社内wikiの利用目的を限定する

社内wikiの導入初期段階は、利用目的を「議事録」や「業務プロセス」の共有などに限定することで、多くの従業員に使い慣れてもらうことを目指すことが重要です。

 

これにより、社内wikiの利便性や効果が理解でき、活用を推進させることができるでしょう。

社内wikiのルールは細かすぎないようにする

社内wikiを効果的に活用していく上で、運用ルールなどを細かくしすぎてしまうと、情報の共有が面倒に感じ、活用されなくなる恐れあります。

そのため、ルールを厳しくしすぎずに、気持ちよく社内wikiを使用できるようルール作りをしましょう。

社内wikiの活用事例

社内wikiの導入で会計事務所の顧客情報の共有をシンプルに

社内wiki「Stock」を導入した企業「辻・本郷 税理士法人」は、国内外に60拠点以上の事務所を構えている日本最大規模の税理士法人グループです。

 

導入前の問題として、顧客情報が担当者の中だけに情報が閉じてしまい、情報共有が十分にされていないことが挙げられていました。

顧客情報の共有がされていない場合、担当者の異動の度に顧客情報の全てを引き継ぐ必要があり、共有漏れがあった場合トラブルになる可能性もありました。

 

そこで、顧問先とのやりとりや情報をリアルタイムで共有できる仕組みを確保するために、社内wikiツール「Stock」を導入しました。

 

Stock導入後、リアルタイムでのお客様とのやりとりや情報を共有することができ、顧客情報の引き継ぎ漏れが発生する心配をする必要がなくなりました。

また、人材教育にも効果を発揮し、業務プロセスのマニュアル化を図ることができたとのことです。

参照：税務・会計事務所の導入事例

まとめ

今回の記事では、社内wikiツールの紹介から社内wikiの必要性、導入方法まで幅広くご紹介しました。

 

■まとめ
・社内wikiツール選定ポイントは「機能」「使いやすさ」「検索性」「コスト」「セキュリティ」
・おすすめの社内wikiは「Stock」

 

ぜひ「Stock」を使用してみてください！

 

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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

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