社内wikiとは「個々の社員が業務で得たノウハウ」や「企業にとって有益となる情報」を社内全体で共有するための仕組みです。昨今では、管理する情報量の多さから、ツールを使って、効率的に社内wikiを管理する企業が増えています。
一方で、「社内wikiの活用方法や、ツールの選び方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内wikiのメリットやデメリット、ツールを選ぶときの注意点を中心にご紹介します。
- 社内に点在するナレッジの共有のため、社内wikiの導入を考えている
- 社内wikiを構築するにあたり、メリット・デメリットを把握しておきたい
- 社内wikiを管理するために便利なツールを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内wiki作成の目的が明確になるだけでなく、自社にマッチした社内wikiツールが見つかります。
目次
社内wikiとは
社内wikiとは、ある企業の社内情報を蓄積・共有する社内限定のWikipediaのようなものです。社内wikiで業務のノウハウや知識を共有すれば、情報の属人化を防げます。
社内wikiは適切に管理・更新されなければ形骸化してしまうの、昨今では「ナレッジ管理ツール」が用いる企業が増えています、ただし、ナレッジ管理ツール以外にも、以下のようなツールで社内wikiは運用されるので、自社にあった方法を選びましょう。
| 社内wikiとの違い・特徴 | |
|---|---|
| オンラインストレージ |
インターネット上で画像・文書などのファイルを保管する。 |
| グループウェア |
スケジュール・プロジェクト管理、コミュニケーション、ファイル共有などさまざまな機能を備えており業務効率化を促進する。 |
| 社内FAQ |
社内の「よくある質問」への回答をあらかじめ用意しておき、社員それぞれの自己解決を促す。 |
| 社内SNS |
社内利用に特化したSNSであり、社員の情報共有・コミュニケーションを促進する。 |
以上のように、社内wikiを管理するツールにはそれぞれに特徴があるため、利用用途に合ったものを選択する必要があります。
社内wikiに入れるべき項目
社内wikiの作成するにあたり、含めるべき項目は以下の通りです。
| 項目 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 基本情報 |
企業理念や社内規則、用語集、社内設備の利用方法など社員全員が把握しておくべき基本的な情報のこと。 |
| よくある質問（FAQ） |
質問対応にかかる時間を削減するためによく社員から聞かれる質問をQ&A形式でまとめたもの。 |
| チームごとのガイドラインやノウハウ |
例えば営業チームの場合は、営業事例やメールのテンプレート、失敗例などのように各チームにとって有益な情報のこと。 |
| チームごとのミーティングノートやメモ |
ミーティングを振り返ることができるように、話し合いの経緯や決定、理由などをメモしたもの。 |
以上の項目のような全社員にとって効果的な情報を蓄積し、いつでも閲覧できる体制が整えば、社内wikiが頻繁に活用されます。結果として、業務効率の大幅な改善が見込めるのです。
社内wikiを導入する3つのメリット
社内wikiを利用するメリットには次の3つが挙げられます。以下のメリットを理解し、自社に導入した社内wikiを最大限に活用しましょう。
（1）情報の一元管理が可能
社内wiki活用のメリットとしてはじめに挙げられるのが、情報の一元管理が可能になる点です。
社員一人ひとりに対して個別で知識を伝えるには、時間と手間がかかるだけでなく、教える人によって伝える情報量・質に偏りができてしまいます。一方、社内wikiですべての情報が一元管理されると、「知識やノウハウ」の共有・活用に無駄が発生しません。
また、属人的な情報管理を防ぐことにつながります。それにより、担当者が不在であっても代わりの人が対応するなど、業務の進捗に悪影響を与えてしまう事態を避けられます。
このように、情報の一元管理が可能になると、情報共有のスピードが向上するだけでなく、属人化を防止できるのです。
（2）情報へのアクセス性向上
社内wikiの活用は情報へのアクセス性向上にも貢献します。
紙のマニュアルや資料は、目的のページを探す手間が発生するというデメリットがあります。しかし、デジタルで社内wikiを管理し、「タグ機能」や「検索機能」を活用すれば、情報を探す時間が大幅に短縮されるのです。
また、「ナレカン」のようにパソコンだけでなくスマホでも使えるツールを使えば、時間や場所を問わず社内wikiを活用できます。以上のように、必要なタイミングで必要な情報を手に入れられる点が、社内wikiの大きなメリットです。
（3）社内教育の効率化・コスト削減
社内wikiは、新入社員の教育や異動・退職時における引継ぎの効率化・コスト削減にも貢献します。
業務のナレッジ・ノウハウを社内wikiに保存しておけば、教育にかかる担当者の工数を大幅に減らせます。また、新入社員や異動した社員も直接質問する手間が省けるため「分からないことをそのまま放置する問題」の解決に繋がります。
たとえば、業務に関するFAQ（よくある質問）を作成し共有するのがおすすめです。分からない部分はFAQのページで確認する、それでも分からない部分については担当者へ質問するフローがあると、教育コストを軽減できます。
このように、社内wikiは仕事の引き継ぎにおける負担を軽減してくれます。
社内wikiを導入するデメリット
社内wikiのデメリットには次の２つが挙げられます。以下のデメリットを理解しておかなければ、社内に浸透しない可能性があるので必見です。
社員の意識の二極化
社内wikiの導入にあたっては、ツールに対する社員の意識に差が出る可能性もあることを考慮しましょう。
社内wikiを利用して生産性を向上させたい人は積極的に利用しますが、そうでない人は消極的な態度をとりがちです。この差は、社内wikiを使いこなせるかが大きく関わっているケースが多いため、誰でも簡単に操作できるツールが必要不可欠になります。
また、使い方をレクチャーする説明会があったり、初期セットアップがされた状態で運用を開始できたりすれば、社内に浸透しやすくなります。社内wikiに対して「使う・使わないの意識」が二極化しないようにサポートしていきましょう。
ほかのツールとの使い分けが必要
社内wikiのデメリットのもう一つが、ほかのツールとの使い分けが難しい点です。
仮に、社員同士の会話のためにLINEやSlackのような「チャットツール」を併用している場合、社内wikiとチャットツールでやりとりが分散してしまいます。そして、最終的に「どこに、何の情報があるのか探すのが大変」な状況になる恐れがあるのです。
そのため、導入を検討する社内wikiでは、内容別に「フォルダ」で整理ができ、コメント機能を完備しているツールを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のように、情報整理とコメント機能を併せ持つITツールを使うと、複数ツールを併用する必要はありません。
社内wikiツール選定の比較ポイント
社内wikiツール選定の比較ポイントは4つあります。以下を把握したうえでツールの選定を進めましょう。
- 十分なセキュリティ体制が備わっているか
- 適正なコストか
- 使いやすいか
社内wikiには、顧客情報や社員の個人情報などあらゆる情報が蓄積されています。そのため、厳重なセキュリティ基準で保護されたツールでなければなりません。
多くのコストを費やして導入しても、費用に見合うほどの効果が得られない可能性もあります。そのため、無料トライアル期間の設けられているツールを試して、効果に対して適正なコストか判断してから導入しましょう。
社内wikiは全社で情報を共有することが重要であるため、全社員にとって使いやすいツールでなければなりません。とくに、100人規模の企業では、ツールが浸透するまでに時間を要するので、「ナレカン」のようなシンプルなツールを選択しましょう。
以上の比較ポイントを踏まえて、社内wikiツールは検討するべきなのです。
【必見】社内で活用される社内wikiを構築できるツール
以下では、社内で活用される社内wikiを簡単に構築できるおすすめなツールをご紹介します。
社内wikiは「ナレッジの蓄積」のために必要である一方、うまく運用に乗せられるかという懸念を持つ人もいます。そのため、使われる社内wikiにするために、簡単に使えて情報へのアクセス性が高いツールを選びましょう。
つまり、社内に散乱する情報が集約され、視覚的に綺麗に整理されている必要があります。さらに、検索機能が備わっていれば情報が見つからないストレスが解消され、誰もが気軽に使える社内wikiになるのです。
結論、社内wikiの構築に必須なのは、必要な情報に即アクセスできて、誰でも簡単に使えるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、メールを使える方であれば簡単に使える「記事」と、多階層の「フォルダ」によって、活用される社内wikiの構築が可能です。また、「キーワード検索」や、ChatGPTのような「自然言語検索」も備わっており、欲しい情報が簡単に見つかります。
大企業でも使えるシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【比較】おすすめの社内wiki作成ツール5選
ここでは、おすすめの社内wiki作成ツール5選を紹介します。（右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Notion | Microsoft Teams | Googleサイト | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
あらゆる情報を集約しアクセス性にも優れたツール |
最も簡単に情報を一元化できるツール |
企業に応じて自由度の高い社内wikiが作成できるツール |
Microsoft 365（Office 365）の他ツールとも連携できるツール |
無料で誰でも気軽に社内wiki作成を始められるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手〜中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
既読表示がないので社内wikiを読んだかの確認ができない |
使いこなすためにはITリテラシーが必要 |
数が増えると投稿が探しにくい |
細かなデザインには対応できない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料
・有料プランは12＄/メンバー/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは599円/ユーザー/月〜 |
・無料 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Googleサイト」の詳細はこちら |
以上のようにツールによって特徴や使い心地は異なります。そのため、自社で効果的に社内wikiを作成・運用するためにはどのツールが最適なのかを比較表を参考にして検討しましょう。
社内wikiで失敗しないための3つの注意点
ここからは、社内wikiで失敗しないための注意点をご紹介します。以下が不十分だと、社内wikiが浸透しなくなってしまう可能性が高いので、確実に押さえましょう。
（1）目的を明確にする
社内wikiの管理ツールを使う際は、自社の目的によって、必要な機能が変わることも押さえておきましょう。
たとえば、ツール導入の目的が「必要な情報にすぐにたどり着ける仕組みの構築」であれば、充実した検索機能があることが前提です。ほかにも「100人規模の大人数での利用」であれば、一気に100アカウント用意できるかなどが重要になってきます。
このように、社内wikiツールの選定にあたっては、自社の目的を洗い出したうえで必要な機能をリストアップして、「目的に合致した機能を過不足なく搭載したツール」を選びましょう。
（2）運用ルールを設ける
社内wikiを定着させるには、運用ルールを設ける必要があることにも注意しましょう。
社内wikiは継続的に情報が蓄積・更新されることで真価を発揮するため、できるだけ早い段階で社内に浸透させる必要があります。そのため、運用ルールを設け社員に周知し、共通認識を形成しておくのがポイントです。
ただし、管理する情報量や利用する人数が多い企業が運用ルールを設計するには時間や手間がかかります。そのため、専属担当者が導入から運用までを手厚く支援しているかを軸に、ツールを導入する企業が増えているのです。
（3）情報の分散を防ぐ
社内wikiで失敗しないためには、情報の分散を防ぎましょう。
例えば、「情報を蓄積できる社内wikiツール」と「リアルタイムで会話できるチャットツール」の併用により情報が分散してしまい、あとから目的の情報が見つからないケースがよく見られます。
そこで、蓄積した社内wikiの内容にコメントを紐づけられて「情報の蓄積」と「会話などのやり取り」をいずれも一つのツールで完結する「ナレカン」のような社内wikiがビジネスには必須です。
社内wikiのメリット・デメリットまとめ
ここまでは、社内wikiのメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
社内外の情報を一元化し、情報のアクセス性を高めることで、業務の”効率化”や”均一化”を図れる点が社内wikiのメリットです。しかし、多機能なツールの使用に抵抗を示す人がいたり、チャットとの併用により情報が分散したりするデメリットもあります。
そこで、ツール導入に失敗しないためには「誰でも簡単に使えて、目当ての情報にサクサクたどり着ける社内wiki」が不可欠なのです。
結論、導入すべき社内wikiは、社内外のあらゆる情報をフォルダごとに「記事」として蓄積でき、メールを使える人ならすぐに使いこなせる『ナレカン』一択です。ナレカンの記事には、ハイパーリンクの設置も簡単なので、欲しい情報にサクサクたどり着けます。
ぜひ「ナレカン」を導入して社内wikiを運用し、社内の有益な情報を有効活用しましょう。
