社内wikiとは「個々の社員が業務で得たノウハウ」や「企業にとって有益となる情報」を社内全体で共有するための仕組みです。昨今では、管理する情報量の多さから、ツールを使って、効率的に社内wikiを管理する企業が増えています。
一方で、「社内wikiの活用方法や、ツールの選び方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内wikiのメリットやデメリット、ツールを選ぶときの注意点を中心にご紹介します。
- 社内に点在するナレッジを社内で共有する仕組みを作りたい
- 社内wikiのメリット・デメリットを確認して、構築すべきか検討したい
- 社内wikiを管理するために便利なツールを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたツールを選び、社内wikiを管理できるようになります。
目次
社内wikiとは
社内wikiとは、ある企業の社内情報を蓄積・共有する社内限定のWikipediaのようなものです。社内wikiで業務のノウハウや知識を共有すれば、情報の属人化が防げます。
ただし、社内wikiを適切に管理しなければ形骸化するので、一般的には「ナレッジ管理ツール」で管理します。また、ナレッジ管理ツール以外にも、以下のようなツールでも社内wikiは運用されます。
| 社内wikiとの違い・特徴 | |
|---|---|
| オンラインストレージ |
インターネット上で画像・文書などのファイルを保管する |
| グループウェア |
スケジュール・プロジェクト管理、コミュニケーション、ファイル共有などさまざまな機能を備えており業務効率化を促進する |
| 社内FAQ |
社内の「よくある質問」への回答をあらかじめ用意しておき、社員それぞれの自己解決を促す |
| 社内SNS |
社内利用に特化したSNSであり、社員の情報共有・コミュニケーションを促進する |
以上のように、社内wikiを管理するツールにはそれぞれに特徴があるため、利用用途に合ったものを選択する必要があります。
社内wikiの活用シーン
社内wikiの活用シーンはさまざまあり、以下で具体例を説明します。
- 会議やミーティングの議事録
- 業務・操作マニュアルの作成
- プロジェクトの進捗共有
- 社内規則の周知
以上のように、社内wikiはあらゆる場面での情報共有において役立ちます。社内wikiを活用して情報交換がスムーズになると、業務の効率だけでなく、業務品質の向上にもつながります。
社内wikiを導入する4つのメリット
社内wikiを利用するメリットには次の4つが挙げられます。以下のメリットを理解すると、自社に導入した社内wikiを最大限に活用できます。
（1）情報の一元管理が可能
社内wiki活用のメリットとしてはじめに挙げられるのが、情報の一元管理が可能になる点です。
社員一人ひとりに対して個別で知識を伝えるには、時間と手間がかかるだけでなく、教える人によって伝える情報量・質に偏りができてしまいます。一方、社内wikiですべての情報が一元管理されると、「知識やノウハウ」の共有・活用に無駄が発生しません。
また、属人的な情報管理は情報セキュリティを弱めます。しかし、強固なセキュリティ対策がされた場所に情報を集約しておけば、情報流出に気づけず、重大なトラブルへと発展するリスクを防げるのです。
このように、社内wikiを活用すると、情報共有のスピードが向上するだけでなく、セキュリティ面も強化できるのです。
（2）情報へのアクセス性向上
社内wikiの活用は情報へのアクセス性向上にも貢献します。
紙のマニュアルや資料は、目的のページを探す手間が発生するうえ、管理に場所をとるデメリットがあります。しかし、デジタルで社内wikiを管理し、「タグ機能」や「検索機能」を活用すれば、情報を探す時間が大幅に短縮されるのです。
また、「ナレカン」のようにパソコンだけでなくスマホでも使えるツールを使えば、時間や場所を問わず社内wikiを活用できます。以上のように、必要なタイミングで必要な情報を手に入れられる点が、社内wikiの大きなメリットです。
（3）情報の属人化を防止
社内wikiは、情報の属人化を防止する役割もあります。
仕事では、特定の人のみが対応していて、関係者以外はその仕事を全く知らないということがしばしば起こります。その場合、担当者が不在のときや、部署移動が起きたときに、誰も対応できなくなってしまうのです。
また、仕事のノウハウやナレッジが共有されないと、社員間の業務の質にばらつきが生じ、全体的な生産性の低下につながる恐れがあるのです。このように、社内wikiを導入すると、情報の属人化を防止し、全体的な業務水準を上げることができます。
（4）社内教育の効率化・コスト削減
社内wikiは、新入社員の教育や異動・退職時における引継ぎの効率化・コスト削減にも貢献します。
業務のナレッジ・ノウハウを社内wikiに保存しておけば、教育にかかる担当者の工数を大幅に減らせます。また、新入社員や異動した社員も直接質問する手間が省けるため「分からないことをそのまま放置する問題」の解決に繋がります。
たとえば、業務に関するFAQ（よくある質問）を作成し共有するのがおすすめです。分からない部分はFAQのページで確認する、それでも分からない部分については担当者へ質問するフローがあると、教育コストを軽減できます。
このように、社内wikiは仕事の引き継ぎにおける負担を軽減してくれます。
社内wikiを導入するデメリット
社内wikiのデメリットには次の２つが挙げられます。以下のデメリットを理解しておかなければ、社内に浸透しない可能性があるので必見です。
社員の意識の二極化
社内wikiの導入にあたっては、ツールに対する社員の意識に差が出る可能性もあることを考慮しましょう。
社内wikiを利用して生産性を向上させたい人は積極的に利用しますが、そうでない人は消極的な態度をとりがちです。この差は、社内wikiを使いこなせるかが大きく影響しているケースが多いため、誰でも簡単に操作できるツールが必要不可欠になります。
また、使い方をレクチャーする説明会があったり、初期セットアップがされた状態で運用を開始できたりすれば、社内に浸透しやすくなります。社内wikiに対して「使う・使わないの意識」が二極化しないようにサポートしていきましょう。
ほかのツールとの使い分けが必要
社内wikiのデメリットのもう一つが、ほかのツールとの使い分けが難しい点です。
仮に、社員同士の会話のためにLINEやSlackのような「チャットツール」を併用している場合、社内wikiとチャットツールでやりとりが分散してしまいます。そして、最終的に「どこに、何の情報があるのか探すのが大変」な状況になる恐れがあるのです。
そのため、導入を検討する社内wikiでは、内容別に「フォルダ」で整理ができ、コメント機能を完備しているツールを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のように、情報整理とコメント機能を併せ持つITツールを使うと、複数ツールを併用する必要はありません。
社内wikiツール選定の比較ポイント
社内wikiツール選定の比較ポイントは4つあります。以下を把握したうえでツールの選定を進めましょう。
- 十分なセキュリティ体制が備わっているか
- 適正なコストか
- 自社に適したツールか
- 使いやすいか
社内wikiには、顧客情報や社員の個人情報などあらゆる情報が蓄積されています。そのため、厳重なセキュリティ基準で保護されたツールでなければなりません。
多くのコストを費やして導入しても、費用に見合うほどの効果が得られない可能性もあります。そのため、無料トライアル期間の設けられているツールを試して、効果に対して適正なコストか判断してから導入しましょう。
自社に適したツールでなければ、ツールを導入しても機能不足や機能過多といった問題が発生し、十分な効果が得られません。ツールの導入により解決したい課題・目的や利用人数を明確にしてから、自社に合ったツールを検討しましょう。
社内wikiは全社で情報を共有することが重要であるため、全社員にとって使いやすいツールでなければなりません。とくに、100人規模の企業では、ツールが浸透するまでに時間を要するので、「ナレカン」のようなシンプルなツールを選択しましょう。
以上の比較ポイントを踏まえて、社内wikiツールは検討するべきです。
社内wikiで失敗しないための3つの注意点
ここからは、社内wikiで失敗しないための注意点をご紹介します。以下が不十分だと、社内wikiが浸透しなくなってしまう可能性が高いので、確実に押さえましょう。
（1）目的を明確にする
社内wikiの管理ツールを使う際は、自社の目的によって、必要な機能が変わることも押さえておきましょう。
たとえば、ツール導入の目的が「必要な情報にすぐにたどり着ける仕組みの構築」であれば、充実した検索機能があることが前提です。ほかにも「100人規模の大人数での利用」であれば、一気に100アカウント用意できるかなどが重要になってきます。
このように、社内wikiツールの選定にあたっては、自社の目的を洗い出したうえで必要な機能をリストアップして、「目的に合致した機能を過不足なく搭載したツール」を選びましょう。
（2）運用ルールを設ける
社内wikiを定着させるには、運用ルールを設ける必要があることにも注意しましょう。
社内wikiは継続的に情報が蓄積・更新されることで真価を発揮するため、できるだけ早い段階で社内に浸透させる必要があります。そのため、運用ルールを設け社員に周知し、共通認識を形成しておくのがポイントです。
ただし、管理する情報量や利用する人数が多い企業が、運用ルールを設計するにはノウハウがなければ上手くいきません。そのため、専属担当者が導入から運用までを手厚く支援しているかを軸に、ツールを導入する企業が増えているのです。
（3）情報の分散を防ぐ
社内wikiで失敗しないためには、情報の分散を防ぎましょう。
例えば、「情報を蓄積できる社内wikiツール」と「リアルタイムで会話できるチャットツール」の併用により情報が分散してしまい、あとから目的の情報が見つからないケースがよく見られます。
そこで、蓄積した社内wikiの内容にコメントを紐づけられて「情報の蓄積」と「会話などのやり取り」のいずれも可能な「ナレカン」のような社内wikiがビジネスには必須です。
【必見】仕事のナレッジを簡単に管理できるおすすめの社内wiki
以下では、社内wikiを簡単に作成・管理できるおすすめなツールをご紹介します。
社内wikiは「ナレッジ」を蓄積するうえで必要ですが、使いこなせるかという懸念から導入に消極的な人もいます。とくに大企業では、従業員によってITリテラシーが異なるので、シンプルな仕組みでなければそのうち形骸化していきます。
そのため、「誰でも簡単に使えて、ナレッジ管理に特化したシンプルなツール」を使いましょう。シンプルな構造であれば、必要な情報に1クリックでも早く、目的の情報にたどり着けるようになります。
結論、社内wikiの構築に必須なのは、メールを使える方であれば、すぐに使いこなせるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に残したナレッジは、任意のタイミングで公開され、多階層の「フォルダ」で整理できるのが特徴です。また、メンバーが担当者に対し問い合わせた「質問」は、他のメンバーも参照できるので、自己解決を促す社内FAQとしても役立ちます。
大企業でも使えるシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内wikiのメリット・デメリットまとめ
ここまでは、社内wikiのメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
社内外の情報を一元管理し、属人化を防ぐと同時に、効率的にコスト削減できる点が社内wikiのメリットです。しかし、多機能な社内wikiは、ITに詳しくない社員が使いこなせなかったり、チャットツールとの併用により情報が分散したりするデメリットもあります。
そこで、ツール導入に失敗しないためには「誰でも簡単に使えて、情報をコメントとともに一元管理できる社内wiki」が不可欠なのです。
結論、導入すべき社内wikiは、社内外のあらゆる情報をフォルダごとに「記事」を蓄積でき、メールを使える人ならすぐに使いこなせる『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して社内wikiを運用し、社内の有益な情報を有効活用しましょう。
