社内掲示板は、全社向けのお知らせなどを掲示する場所を指し、企業における情報共有の手段としてよく使われます。会社の目立つ場所に紙で貼られていることが多いですが、各種ツールの発達により、ツール上にお知らせを掲載している企業も多くなっています。
また、スマホやタブレットなど、複数のデバイスで情報を管理する今日においては、社内掲示板のデジタル化を試みる企業も多く、社内のIT化の一環として導入するケースがあります。
社内掲示板のデジタル化に使われるのが、各社からリリースされている「クラウド型の掲示板ツール」です。掲示板サービスにはさまざまなものがあり、自社内で浸透するかどうかも考慮して導入を検討する必要があります。
今回は、社内掲示板として使えるクラウド型ツールのおすすめや選定ポイントなどを中心にご紹介させていただきます。
- 自社の情報共有をアナログからデジタルへと移行させたい
- 社内での情報共有に無駄が多く、掲示板サービスを通してその無駄をなくしたい
- おすすめの掲示板サービスをまずは導入し、社内のリテラシーにマッチするかどうか試したい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで「どんなツールがマッチするのか」がわかり、掲示板ツールを通して自社の情報共有を効率化できます。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
目次
社内掲示板に使えるクラウド型ツール9選
以下では、社内掲示板をデジタル化・効率化できるツールのおすすめ9選をご紹介していきます。
社内掲示板は発信者の一方的な通知だけではなく、情報の受信者が必要なときに必要な情報にすぐにアクセスできる、という条件が必須になります。そのため、社内掲示板サービスを導入する際には「誰でも簡単に操作でき、教育コストがかからないツール」を選定する必要があります。
特にITツールの導入が初めての場合、「有名なツール」や「多機能なツール」を選定してしまいがちです。しかし、社内のリテラシーが異なる場合、複雑なものは使いこなすことができずに最終的に誰も使わなくなってしまう、という状況が発生してしまいます。
したがって、社内掲示板サービスには情報共有ツールのStockのように、複雑なツールではなく「導入したその日から使えるサービス」の導入が必須です。
Stockは、社内掲示板にあると嬉しいPDFへの変換機能はもちろん、共有した情報をトピックごとにフォルダで簡単に管理できます。実際に非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目のツールです。
Stock
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock（ストック）」
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート型のツールですが、ノートを掲示板のように使うことで、社内向けの情報などを簡単に共有できます。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
大事な情報などをノートとして簡単に作成できるので、チームの情報を簡単に残すことが可能になります。
２．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
■Stockの主な機能
Stockの機能は「ノート機能」「タスク管理」「コメント」に集約されます。
ノート機能
社内の情報だけでなく、会議の議事録や作業依頼など、様々な情報を簡単に残すことができるので、社内掲示板としての用途以外にも活用できます。もちろん、画像やファイルもドラッグ＆ドロップで簡単に添付できます。
タスク管理
チームのタスクを一覧で管理できるので、掲示板の内容についてタスクが発生した場合などは、簡単にタスクをつけることができます。
また、タスクは掲示板に紐づいた形で管理されるため、どのようなタスクなのかの確認が簡単にできます。
コメント
テーマ毎にコメントをできるのが特徴です。
掲示板の内容に対してコメントを使いながら、コミュニケーションができます。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockの無料プランに期間制限はありません。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、１人月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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トークノート
「トークノート 」: いい会社をつくる社内SNS
トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板としての利用もできます。
■トークノートの特徴
1.シンプルなデザイン
誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね！」を気軽に残すことができます。
2.管理機能が充実している
既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。
■トークノートの主な機能
グループ機能では、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用できます。また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信できるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク機能では、作成したタスクは一覧で期限と共に確認できます。
■トークノートの料金
無料トライアルはついていますが、無料期間が限られています。
以前までは有料プラン（1人あたり980円/月〜）で利用できましたが、現在は「初期費用＋基本プラン＋オプション」の料金プランとなっており、正確な金額を把握するためには問い合わせをする必要があります。
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Workplace from Facebook
「Workplace from Facebook」仕事用コラボレーションツール
https://www.facebook.com/workplace
Workplace from Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。
■Workplace from Facebookの特徴
1. Facebookと使い方が似ている
FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
2. 他社サービスとの連携が充実している
Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、カスタマイズがしやすいものになっています。
■Workplace from Facebookの主な機能
グループ
掲示板として各グループを使って投稿できます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもできます。
イベント
「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録できます。飲み会や交流イベントなどを登録すると、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。
■Workplace from Facebookの料金
無料でも利用できますが、有料プラン（$4のアドバンス、$8のエンタープライズ）にすると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できるようになります。
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LINE WORKS
LINEとつながる唯一のビジネスチャット 「LINE WORKS」
https://line.worksmobile.com/jp/
LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャット以外にもカレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。
LINE WORKSを使うには、ドメイン認証などが必要になるため、初期設定に少し時間と手間がかかってしまいます。
■LINE WORKSの特徴
1. LINEと同じ感覚でチャットができる
LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用できます。
2. チャット以外にも様々な機能が使える
チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。
■LINE WORKSの主な機能
掲示板
カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認できます。
掲示板にはコメントができるうえ、既読の管理もできます。
カレンダー
社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。
■LINE WORKSの料金
無料トライアル期間（30日間）がありますが、基本的には有料プラン（300円/1人〜）で使うサービスになるので、無料トライアル期間中に様々な機能を試す必要があります。
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Zoho Connect
「Zoho Connect」｜チャットもできるグループウェア
https://www.zoho.com/jp/connect/
Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型社内連携サービスです。
■Zoho Connectの特徴
1.分散しているコミュニケーションのチャネルを１つにできる
フォーラムやイベント、チャット・タスクの機能をひとまとめで管理できます。
2.知識の共有の場になる
ノウハウ共有やマニュアル作成など、社内の知識をいつでも見られるようになります。
■Zoho Connectの主な機能
フォーラム
同じような機能としてフィードがありますが、フォーラムはより掲示板に近い機能になります。
マニュアル
マニュアルを作成してノウハウを共有できます。
全メンバーに公開したり、限定のメンバーに公開するような機能もあります。
タスク
ボード形式で管理でき、ドラッグ＆ドロップでステータスを変更できます。
■Zoho Connectの料金
Zoho Connectは無料でも利用できますが、グループ数やチャンネル数の制限を無制限にしたり、ゲストアクセスの機能を使うには有料プランにする必要があります。
有料プランは（120円/月〜（1人あたり））になります。※ただし、有料プランはメンバー数25名〜の利用が必要です。
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R-GROUP
「R-GROUP」｜完全永久無料グループウェア
R-GROUPは、全ての機能を無料で利用でき、何の制限もなく利用できるグループウェアです。
■R-GROUPの特徴
1. 完全無料でユーザー数制限もなし
無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使うことができます。
2. 容量も無制限
あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にすることなくファイルを格納できます。
■R-GROUPの主な機能
タイムライン
タイムライン上から各機能へ遷移できたり、既読をつけることもできます。
スケジュール
メンバーのスケジュールを一括で確認できるだけでなく、タスクも登録することができます。
■R-GROUPの料金
R-GROUPは、全ての機能を無料で使うことができます。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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GRIDY
「GRIDY グループウェア」｜無料グループウェア
https://knowledgesuite.jp/free/index.html
GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。
■GRIDYの特徴
1.完全無料で使えるグループウェア
ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用できます。また、広告の表示などもありません。
2.アクセス制限ができる
企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることができます。
■GRIDYの主な機能
議事録
スケジュールと連動して、会議の議事録を簡単に作成できます。
Todoリスト
自分のToDoの登録だけでなく、他メンバーへToDoを依頼でき、カテゴリー毎に管理できます。
スケジュール
個人スケジュール、社内メンバーのスケジュールを一覧で確認できます。
ファイル
共有したいメンバーを指定して、ファイルの共有ができます。
■GRIDYの料金
GRIDYは、全ての機能を無料で使うことができます。
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Google Workspace
「Google Workspace」｜ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダーなどのサービス
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
Google Workspaceは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるサービスです。
■Google Workspaceの特徴
1.仕事に必要なものが全て１つに
GmailやGooleカレンダー、Google Driveなどが全て一つになっています。
2.企業で使えるように最適化されている
Gmailなどは個人でも利用することができますが、Google Workspaceを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握できます。
■Google Workspaceの主な機能
メール
ビジネス用のメールアドレスをGmailを使って作ることができます。
カレンダー
Googleカレンダーでスケジュールを共有することなく、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
Google Driveで全てのファイル一括保管し、スプレッドーシートなどを使えば、メンバーと1つのドキュメントを同時に編集できます。
■Google Workspaceの料金
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/pricing.html
Google Workspaceは14日間は無料で体験できますが、それ以降は全て有料プランの契約が必要になります。有料プランは、月額（1人あたり）680円〜になります。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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Office365
「Office365」｜Microsoft Office
Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションを使うことができます。
■Office365の特徴
1.Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
2.常に最新のOfficeアプリケーションを使うことができる
クラウド型のため、アップデートに費用をかけることなく、常に最新版のOfficeアプリケーションを利用できます。
■Office365の主な機能
スケジュール
Googleカレンダーのように、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
OneDriveを使えば、全てのファイルを一括保管できるので、Officeアプリケーションとの連携もスムーズです。
チャット
Yammerを使えば、細かな設定と高セキュリティで社内コミュニケーションを取ることができます。
■Office365の料金
https://products.office.com/ja-jp/compare-all-microsoft-office-products
Office365は無料プランがないため、全て有料プランの契約となります。
有料プランは、月額（1人あたり）540円〜となります。
※Officeのアプリケーションを使うには、月額900円以上のプランを契約する必要があります。
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クラウド型の社内掲示板ツールを選ぶ際のポイント
社内掲示板ツールの導入・選定時に押さえておくべきポイントが複数あります。以下の選定ポイントを念頭にツールを選びましょう。
掲示板の内容に関するコミュニケーションができるか
掲示板として情報共有できるだけではなく、同じツール内でコミュニケーションが取れることが必要です。別ツールでのやりとりとなると、様々な話題が混在してしまい、認識齟齬や必要な情報へアクセスできなくなってしまうなどの原因にもなります。
掲示板ツールでのやりとりを統一すると、情報の分散を防ぎ、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
また、ノートなどに紐づいた形でそのトピックに関するメッセージができると、チャットツールのように情報が流れてしまうことも防止できます。
通知やタスクの機能があるか
通知機能があると、新しいお知らせや情報の更新が伝わりやすくなります。さらに、何か書類を提出して欲しい場合など、タスク機能によって抜け漏れを防ぐことができます。
社内メンバーのタスク管理が一元的に行えるようになると、一目で各メンバーのタスク状況が確認できます。そのため、アナログでの管理と比較すると各メンバーの進捗を一人ひとり確認する必要が無い分、効率的であることがわかります。
ツールに詳しくなくても簡単に操作できるか
ツールに詳しくなくても、社内メンバーが簡単に操作できるかも重要です。
たとえば、掲示板を運用する場合、お知らせを作成するだけでなく、その後の更新も必要になるケースもあります。アナログで管理している場合は修正などがあった際に、データを編集、さらに印刷をして貼り直すという作業が発生してしまいます。
資料作成や更新の手間がかかってしまうと、掲示板ツールを活用した情報共有の効率化は実現できません。従って、更新を含む作業が直感的にできるかどうかの簡易さが必要になります。
パソコンだけでなく、スマホ・タブレットからでも利用できるか
パソコン以外のデバイスからアクセスできると、時間や場所を問わず編集や閲覧が可能になります。そのため、リアルタイムで情報の確認ができ、スピーディーな情報共有につながります。
このように、マルチデバイスで情報が確認できるツールでは、営業職のような外出が多い社員であってもストレスなく情報共有ができます。
今日主流であるクラウド型の掲示板ツールは、マルチデバイス対応であることがほとんどです。しかし、社内のリテラシーが異なる場合は、デバイスを問わず情報共有ができる旨を全社で周知しておくことが必要になります。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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社内掲示板ツールの運用によるメリット
社内掲示板の管理をツールで行うメリットについて、以下ではその理由を具体的に解説していきます。
情報を正確に届けることができる
アナログな掲示板の場合、社内の掲示板スペースに貼っても、誰にも見られなかったり古い情報がいつまでも掲示されてしまったりするという問題があります。
とはいえ、常に最新の情報にしておくために、資料の貼り替えを都度行うのは非効率です。
しかし、ツールを活用すると、データを修正するだけで常に最新の情報に更新ができ、テキストや資料をツールに残しておくだけで良く、社内外問わずに確認できるようになります。
スムーズにコミュニケーションが取れる
ツールの「メッセージ機能」や「コメント機能」を使うと、コミュニケーションが簡単に取れ、共有された情報に対して各メンバーでリアクションの有無が確認できます。
アナログの管理では掲示板の情報を確認したかどうか、メンバーひとりひとりに確認するという作業が発生してしまいます。しかし、メンバーが忙しいなかでの確認は非現実的と言えるでしょう。
掲示板ツールには、情報発信者のメッセージに対して簡単にリアクションが取れたり、個人や複数人のメンバーで情報のやりとりができるものがほとんどです。そのため、チャットのような気軽さでのコミュニケーションが取れると、社内の情報共有も活性化します。
情報の共有頻度が多くなる
ツールを使えば簡単に情報を掲示板に投稿できるようになるため、多くの情報が共有されるようになります。
社内の情報が多く共有されることで会社の状況や部署、メンバーの動きが簡単に確認できます。たとえば、他部署や他チームとの連携が必要になった際にも、掲示板内でメンバーが発信している情報を確認すればよく、リソースなどを確認する手間を削減できます。
また、共有頻度が多いと、業務に関する進捗などは普段のやりとりで確認しやすい分、メンバー間のコミュニケーションコストを抑えることも可能です。
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社内掲示板ツールの運用によるデメリット
社内掲示板ツールはメリットがある一方で、デメリットもあります。両者を適切に把握しておくと、導入後の社内理解も浸透しやすくなります。
社内掲示板内でのトラブルの可能性がある
社内掲示板では、共有された情報に対して自由に意見ができる分、発信した情報への意見から悪い方向へと発展してしまうと、口論をはじめとしたトラブル発生の可能性があります。
そのため、運用前には情報共有のルールを定めたり、トラブルとならないようにクローズドな部屋での情報発信ができるよう、グループを作成したりする方法が挙げられます。
また、共有情報を許可なく変更してしまうといったケースもありますので、ツール選定時には権限設定ができるかどうかの確認もおすすめします。
ツールの教育コストがかかる
新しいシステムの導入の際には、教育コストがかかってしまいます。
業務効率化には、導入しようとしているツールが「何の目的で導入されるのか」「どんな使い方をすれば良いのか」を全社員が知っておく必要があるため、全社員への教育が必要です。
仮に、複雑なツールを導入した場合は、複雑な分教育コストも増加します。さらに、全社員のリテラシーが異なったり、部署のメンバーが多い場合も運用までの教育コスト・時間もかかってしまうでしょう。
そのため、社内掲示板という小さい分野に対してアプローチするツールであっても、「Stock」のような「ITツール初心者でも簡単に使える」ものの選択が必須です。
社内掲示板ツール運用の際の注意点
社内掲示板ツールは選定時だけではなく、運用の際にも注意すべきポイントがあります。以下では運用後、業務効率化の実現における注意点をご紹介します。
常に最新の情報となっているか
掲示板に掲載する情報が常に最新の情報になっているか注意しましょう。
社内掲示板ツールでは、情報更新や情報へのアクセスが簡単にできる分、発信者の情報に対してメンバーは常に最新情報となっているという前提で情報を確認します。
そのため、掲示板に記載されている情報が最新情報ではなかった場合、メンバー間で情報格差が発生してしまう危険性があります。したがって、あるトピックが最新のものに更新された場合は、漏れなく更新をし、メンバーに伝えることが重要です。
必要なメンバーに情報が届いているか
掲示板にお知らせを書くだけでは、情報を見てほしいメンバーに共有できない可能性があります。
アナログでの管理と違い、ツールを使うと、見てほしいメンバーへ通知やメッセージを送ることができます。メッセージの際はメールのようにccやBccなどの設定も不要な分、メンションを正しく行う必要がある点に注意です。
さまざまな内容の掲示板が混在しないか
社内向けのお知らせの種類には企業ごとにさまざまなものがありますので、適切に管理をしなければ、複数のトピックの情報が一箇所に混在してしまう可能性があります。
情報を整理せず一箇所にまとめて情報を保管している場合、メンバーは欲しい情報にすぐにアクセスできず、情報を探す手間が発生してしまいます。
そのため、情報をフォルダやファイルを使って整理しておく必要があります。適切に情報整理がされていると、ストレスなく必要な情報へアクセスできます。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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おすすめの社内掲示板ツールまとめ
ここまで、クラウド型でおすすめの社内掲示板ツールや選定ポイント、メリットやデメリットなどについてご紹介してきました。
社内掲示板は全社での情報共有だけでなく、掲示板に業務を通して得られた「気づき」や「ノウハウ・知識」などをストックしておくと、部署やメンバーの成長を通して組織力の向上にも貢献します。また、新入社員や中途社員などへの教育資料にも使えます。
このように、社内掲示板ツールを横展開すると「発信した情報の確認」という用途だけではなく、他業務にも応用させることができるのです。
ご紹介した情報共有ツールのStockは、誰でもスムーズに運用できる使いやすさに特化しているうえ、社内掲示板での情報共有に必要な「メッセージ機能」と「ノート機能」で煩雑な情報を簡単に整理できます。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内掲示板をはじめとした情報共有のストレスを解消し、社内での円滑な情報共有を実現しましょう。
