社内広報の大きな役割を担う「社内報」は、従業員への情報共有を主な目的として多くの会社で採用されています。
社内報を発行すれば、社内の情報共有が容易にできるほか、従業員のモチベーション向上につながるなど会社にとってさまざまなメリットがあります。一方、共有や管理で発生する面倒さの問題もあり、社内報を「いらない」と感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内報がいらないと言われる理由から、読まれる社内報の作成方法を中心にご紹介します。
- 社内報作成のポイントを理解し「読まれる」社内報を作成したい
- 社内報を社員が読んでいない現状を解決したい
- 社内報の効率的な管理方法を知り、社内の情報共有へ横展開したい
という方はこの記事を参考にすると、社員が読みたくなる社内報の作成方法が分かり、効果的な社内報の運用に役立てられます。
目次
社内報の発行目的とは
社内報がいらないと言われないようにするためには、全社に発行目的が浸透している必要があります。そこで以下では、把握しておくべき社内報の発行目的を解説します。
社内の情報共有
社内報の主な目的は、全社に対しての情報共有です。
社内報には多くの情報が掲載されるため、事業内容や社内イベントなど社員が知るべき情報を一度に共有可能です。また、一気に共有できる強みから、社員間で情報格差が生じないメリットもあります。
ただし、社内報は一方通行の情報共有となるので、共有先とのやりとりが必要になる情報は、社内報以外の連絡手段を考慮しなければならない点に注意しましょう。
従業員の帰属意識の向上
社内報を通して、社員の帰属意識を向上することも目的のひとつです。
従業員の仕事への思いや企業ビジョンを社内報を通じて知ることで、企業へ貢献する意識が高まり、帰属意識の向上につながります。たとえば、経営陣や社員向けのインタビューなどのトピックが有効です。
とくに、テレワークなどで物理的に離れた拠点間のコミュニケーションが薄くなりがちなので、帰属意識や会社全体の士気を上げるためにも社内報が必要なのです。
従業員同士のコミュニケーションの活性化
社内報を通じて社員同士の交流を促すことも発行目的のひとつです。
社員紹介のトピックでは、趣味や特技など社員の人となりを紹介すると話題が生まれ、日常的なコミュニケーションを促せます。また、社内報で情報共有すれば、日常的に関わることの少ない経営陣と従業員におけるコミュニケーションの課題解消にも貢献します。
このように、社内報を通じて「上司と部下の縦の関係」「部署・チーム間を超えた横の関係」の両者におけるコミュニケーションのきっかけづくりに貢献する点もポイントです。
社内報はいらないと言われる3つの理由
ここからは、社内報が「いらない」と言われる理由を3点ご紹介します。
社内報の必要性に関する疑問が出た場合、以下のケースに当てはまっている可能性があるため、自社はどのケースに当てはまるかを把握しておきましょう。
（1）読者にとってメリットがない
社内報がいらないと言われる理由として、読者にとって読むメリットがないと感じられることが挙げられます。
部署紹介や部活動紹介などのトピックは、読者にメリットがあるとは限りません。たとえば、部署紹介では、該当部署の従業員以外の読者にとって社内報の内容は他人事であり、読むメリットが感じられないと言えます。
社内全体に向けて発行する社内報で、すべての読者が興味を持つトピックを選ぶのは難しいものの、多くの読者が読むメリットを感じられる社内報を作成する必要があるのです。
（2）テキストのみで読みづらい
配布された社内報がテキストばかりで、視覚的に情報が入ってこない点も問題です。
図やイラストなどの視覚的な情報が乏しい社内報は読みづらいだけでなく、一目見て凡庸でつまらない印象を与えかねません。そのため、読者の社内報に対する興味・関心を削いでしまうのです。
読む前段階で興味がなければ実際に読まれることもなく、読者から「いらない」と言われる要因になります。しかし、ファイルや画像などを自由に添付できる「Stock」のようなツールを使えば、読者が興味を持つような社内報を簡単に作れます。
（3）社内報の構成が分かりにくい
社内報の構成が分かりにくく、読みたくなる導線ができていない点も原因のひとつです。
たとえば、目次がなかったり、どのようなトピックがあるか一目で分からなかったりすると、読みたいと思われる可能性が下がってしまいます。また、見出しに特徴がない、載せている写真が平凡である場合にも、読者が「面白くなさそう」と思う原因になるのです。
多くの読者に正しく情報を伝えるためには、見出しや構成で興味を引き付けることが重要であり、読者の興味を引き付けられれば自然と社内報の必要性は高まります。
読まれない社内報にしないための方法とは
ここでは、社内報が「いらない」と社員へ思わせないためにどのような対策をとるべきか、効果的な手法を3つご紹介します。以下を把握しておけば、社内報をスムーズに浸透させられます。
社内報の目的を明確にする
社内報の発行目的を明確にすることが、読まれる社内報にする方法のひとつです。
目的を明確にすれば、社内報を見るべき理由を社員に浸透させられます。また、社内報の軸が定まるので、構成が分かりにくくならず、掲載するコンテンツのばらつきも発生しません。
ただし、発行目的とあわせて、どのターゲットに向けて発行しているかを明確に示す必要がある点に注意しましょう。
ターゲットを絞る
読者が「読みたい」と思うようなトピックの企画も、社内報を読ませるために必要です。
読者がメリットを感じられない社内報は読まれないので、身近に感じてもらえるようにターゲットを絞りましょう。たとえば、「業績に関わる営業社員向け」や「女性社員向け」など、ターゲットを明確にすると該当の社員へ興味を持ってもらいやすくなるのです。
このように、ターゲットを絞ったうえで「面白そう」「読みたい」という読者の気持ちを引き出すことがポイントです。
発行媒体を検討する
社内報の発行媒体を検討することも、社内報を「読ませる」ポイントです。
紙媒体では情報共有に時間を要するほか、作成や配布にコストがかかるデメリットが存在します。また、社内報は個人情報が載っているケースも多く、管理や処分に工数が掛かってしまいます。
そこで、Web媒体を使うと、紙でかかっていた管理工数や情報漏洩のリスクも解消しながら、情報を簡単に更新可能です。このように、ツールであれば社内報の共有から管理までを効率化できるので、紙媒体で社内報を発行している企業は移行を検討しましょう。
社内報の作成から管理までに役立つおすすめのツール
以下では、社内報の作成から管理までに役立つおすすめのツールをご紹介します。
読まれる社内報にするために最も重要なポイントは「発行媒体を検討する」ことです。とくに、紙媒体で社内報を発行している場合、Web媒体に切り替えれば、共有や管理にかかるコストを抑えながら「読まれる」社内報を簡単に作成できます。
しかし、操作が難しいツールでは、社内報はもちろんITツールまでもが浸透しなくなってしまうので、複雑なITツールは避けるべきです。したがって、ITに詳しくない社員でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
結論、社内報をはじめとした情報管理・共有を簡単に効率化でき、65歳以上のメンバーでも即日で使える情報共有ツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に残した情報は、すぐに任意のメンバーへ共有されます。さらに、共有後は直感的な「フォルダ」で情報が整理されるので、あとからでも簡単に社内報を振り返ることができます。
最も簡単に読まれる社内報を作成できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
いらない社内報にしないための方法まとめ
ここまで、社内報が「いらない」と言われる要因や「読まれる」社内報の作成方法をご紹介しました。
社内報がいらないと言われる背景には「読者が読むメリットを感じていない」「目的が分かりづらい」などがあります。そこで、社内報の目的を浸透させたり写真や図を用いたりするなど、読者に読みたいと感じさせるような工夫が必要です。
また、社内報の作成後は「情報を簡単に確認できる方法」で共有しなければ、社員が読むのを面倒に感じてしまう可能性もあります。
そのため、今回ご紹介したStockのように、誰でも簡単に情報へアクセスでき、社内報の作成から管理までに役立つ情報共有ツールが求められるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して「いらない」社内報を「読まれる」社内報に改善し、情報共有やコミュニケーション活性化を実現しましょう。
