ビジネス分野で使われる用語のひとつに「タスク」があります。
 
一方で、タスクはビジネスシーンだけではなくIT用語としても使われています。加えて、ToDoやプロジェクトなどの類語も多いので、正しい文脈で使わなければ誤解を生む可能性もあります。
 
そのため、あらかじめ「タスク」をはじめとした用語の意味について正しい理解をしておきましょう。そこで今回は、「タスク」の意味や具体的な使い方、間違いやすい用語をご紹介します。
 
  • タスクをはじめとしたビジネスまわりの用語を正しく理解したい
  • チーム内での認識の齟齬をなくしたい
  • タスクについて理解を深めて、実際に管理できるようにしたい
という方はぜひこの記事を参考に、正しいビジネス用語を理解して実際の業務に展開させましょう。


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タスクとは?

以下では、タスクの定義と各分野で使われるタスクの意味をご紹介します。

タスクの定義

はじめに、「タスク」がどのように定義されているかを確認しましょう。辞書には以下のように記載されています。
 
タスク【task】
  1. 課せられた仕事。課題。
  2. コンピューターで処理される作業の最小単位。ふつう一つのアプリケーションソフトが行っている作業全体をさす。
タスクは英語の「task」を意味します。
 
taskは仕事、課題、作業を指し、もとはラテン語の「税」に由来します。税の支払いが労働者の責務であるため、「課せられた仕事や課題」の意味で使われるようになりました。

各分野のタスクの意味

ビジネスの分野

ビジネス分野のタスクには「仕事・業務」の意味があります。
 
具体的には、タスクは「仕事を成功させるために必要な1つ1つの小さな作業のこと」です。たとえば、会議を開催する場合には以下のようなタスクがあります。
 
  • 目的と議題を決める
  • 場所、日程、時間を決める
  • 出席者に連絡をする
  • 資料を用意する
上記のように、いくつものタスク(小さな作業)を分担することで企業が成り立ちます。

ITの分野

IT分野のタスクには2つの意味があり、パソコンとスマホによってそれぞれ異なります。
 
  • パソコンのタスク
  • パソコンには「タスクバー」「タスクマネージャー」という用語があります。
     
    「タスクバー」はWindowsの画面下にある帯を指します。(Macにはありません。)
    左にはスタートボタンがあり、右にはアプリ一覧が表示されています。
     
    「タスクマネージャー」はパソコンのプログラム管理機能です。
    タスクマネージャーを起動するとアプリを終了させたり、パソコンの状態を確認したりできます。
     
  • スマホのタスク
  • スマホのタスクは「起動中のアプリ」を指します。
    起動中のアプリは常にシステムが動いているので、バッテリーを消費します。
 
関連記事: 「タスク」の意味とは?使い方や類語を徹底解説!
 
関連記事: タスク管理(ToDo管理)とは?メモ帳やメール、ツールを使った管理の仕方も紹介


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タスクを使ったビジネス用語

以下では、「タスク」の派生として活用されているビジネス用語をご紹介します。

タスク管理

ビジネスの分野で頻繁に使われる用語に「タスク管理」があります。
 
タスク管理とは仕事を進めるための作業に優先順位を付けて、適切に進捗を管理することです。仕事でタスク管理をすればやるべきことが可視化されるので、作業の抜け漏れを防げます。
 
そのため、タスク管理はチームで効率的な業務を行ううえで必須の要素なのです。

マルチタスク・シングルタスク

仕事のタスクを進める方法には、「マルチタスク」と「シングルタスク」の2種類があります。
 
シングルタスクは1つのタスクに集中して仕事をするのに対して、マルチタスクでは2つ以上のタスクを並行して進めます。
 
両者を比較すると、マルチタスクの方が効率の良いように見えます。しかし、マルチタスクは集中力が途切れやすいので、かえって効率が悪いと言われています。

タスクチーム・タスクフォース

最後に、「タスクチーム」と「タスクフォース」をご紹介します。
 
どちらも一時的に編成されたチームを指す用語です。しかし、タスクチームとタスクフォースには”緊急性”において違いがあります。
 
タスクフォースはタスクチームよりも緊急性の高い課題のために集められたチームを指します。短期集中的に結果を残すことが求められるという点でタスクチームと異なります。
 
関連記事: マルチタスクができないのは当然?シングルタスクとの違いやタスク管理術も解説
 
関連記事: タスクマネジメントとは何か?「一人の場合」と「複数人の場合」の違いを考えてみよう!


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タスクと間違えやすいビジネス用語

以下では、タスクに似た使われ方をするビジネス用語について、それぞれの意味をご紹介します。

ToDo(トゥードゥー)

ToDoには「するべきこと」という意味があります。タスクもやるべき作業を指す用語ですが、両者には”決められた期限があるか否か”という違いがあります。
 
タスクは”完了させなければならない期限がある”のに対して、ToDoは”やるべきことの期限が決まっていない”のです。
 
つまり、仕事のやるべきことは「タスク」であり、プライベートのやるべきことは「ToDo」と言い換えられます。

プロジェクト

プロジェクトは「目標を達成するための業務全般」を指す用語なので、小さな作業を意味するタスクとは”規模”が違います。
 
具体的には、タスクはプロジェクトを構成する1つ1つの作業です。企業ではプロジェクトを成功させるために、チームでタスクを分担しています。
 
つまり、プロジェクトという目的を達成するための手段としてタスクがあるのです。

スケジュール

スケジュールは「日程・予定」を意味するので、タスクとはニュアンスが異なります。
 
スケジュールは「〇時から〇時まで」と”期間”が決まっているのに対して、タスクは「〇時まで」という”期限”があります。
 
またスケジュールは期間が固定されているので基本的に変更は難しいですが、タスクは優先順位を変えられるという点にも違いがあります。

job(ジョブ)/work(ワーク)

jobは「仕事内容・職業」を意味しており、基本的には報酬が発生するものです。また、workは「働くという行為全体」を指し、jobよりも幅広い意味を持っています。
 
タスクは一つひとつの作業の単位を表す言葉なので、”報酬が発生するか否か”や”働くという抽象的な概念”は関係ありません。
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!


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【重要】「タスクの管理」がビジネスの成功に欠かせない3つの理由

これまでタスクについてご紹介しましたが、さまざまな用語があるようにビジネスにおいて「タスク」は重要な要素なのです。
 
ビジネスでタスクを管理するのが重要だと判断できる理由は、以下の通りです。
 
  1. 業務全体が把握できる
  2. タスク管理をしなければ、「いつ、何をすべきなのか」が分かりません。逆に、タスク管理をすると目の前のことだけでなく、スケジュール全体を俯瞰できるようになります。
  3. 納期に遅れない
  4. タスク管理をしなければ、業務全体が見えていないので最終的な納期にも遅れが生じます。チームで仕事をしている場合、社員1人が管理できていないだけで大きな損害につながります。
  5. 作業の抜け漏れが減る
  6. タスク管理をしなければ、やるべき作業の抜け漏れが起こりやすくなります。急にタスクが発生するので適切に対処できず、問題が大きくなってしまう可能性があるのです。
つまり、個人のタスク管理であれば問題ありませんが、複数人で業務を進めるビジネスでは適切にタスク管理すべきだと言えます。


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【初心者必見】誰でも簡単にタスクが管理できる5ステップ

以下では、これまでタスクを管理していなかった人でも簡単に実践できる5つのステップをご紹介します。

タスクを洗い出す

はじめに、すべてのタスクを洗い出しましょう。
 
最初の段階で抜け漏れがないようにタスクを洗い出さないと、急に対処しなければならないタスクが発生する可能性があります。不要な混乱を防ぐためにもすべてのタスクを洗い出しましょう。

タスクを分類する

次に、洗い出しが完了したらタスクを分類します。
 
適切にタスクを分類すれば業務の全体像が把握できます。具体的には、以下のように親タスクと子タスクに分類しましょう。
 

親タスクと子タスクに分類する

上図のように分類すれば、タスクごとの関係が簡単に理解できるのでマネジメントの面でも効果があります。

タスクの優先順位を決める

次に、タスクに優先順位を付けましょう。タスクに優先順位を付けなければ、タスクの期限が設定できません。
 
タスクの優先順位は縦軸にタスクの緊急度、横軸にタスクの重要度をとったマトリクスで決定します。

ビジネスの「タスク」とは?具体例や間違いやすい用語も解説!

  1. 緊急かつ重要なタスク
  2. 緊急だが重要ではないタスク
  3. 緊急ではないが重要なタスク
  4. 緊急でも重要でもないタスク
すべてのタスクは上記の4つの分類に分けられます。優先すべきタスクは高い方から 1>2>3>4 の順番です。

タスクに期限を付ける

すべてのタスクに期限を設定しましょう。
 
タスクに期限を設定すれば、「どのようなスケジュールで取り組めば良いのか」が逆算できます。そのため、無計画で取り組むよりも全体が見通せるメリットがあります。

タスクをツールで管理する

最後に、タスクをツールで管理しましょう。
 
メモ帳や付箋などの紙にまとめる方法もありますが、管理が難しいので継続できないことが多いです。また、仕事のタスク管理の場合、紙は紛失のリスクがあるのでセキュリティ面からもおすすめできません。
 
一方で、シンプルなツールを導入すれば誰でも簡単に使いこなせるうえに、安全な環境でタスクを管理できます。そのため、タスク管理に自信がない場合には必要な機能が過不足なく備わっているシンプルなツールを選びましょう。


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デジタルが苦手でも簡単に使いこなせるおすすめツール

以下では、デジタルが苦手でも簡単に使いこなせるおすすめのツールをご紹介します。
 
ビジネスのタスク管理にはツールの導入は必須ですが、誰でも簡単に使いこなせるツールでなければ意味がありません。たとえば、多機能なツールを社内に導入しても、かえって業務効率が下がるので社内には定着しません。
 
ツールの選定で最も重視しなければいけないのは「導入後に安定的な運用ができるか」です。そのためには誰でも簡単に使えるツールを検討する必要があります。
 
結論、デジタルに慣れていない社員でも簡単に使いこなせるのは、タスク管理に必要な機能を過不足なく搭載している、シンプルなタスク管理ツールの「Stock」一択です。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超え、65歳以上の社員でも使いこなせるほど簡単な今注目のツールです。タスク管理機能が簡単に使えるので、ストレスなく仕事でも活用できます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
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タスクの意味や類語まとめ

これまで「タスク」の意味や具体的な使い方、間違いやすい用語をご紹介してきました。以下が今回のまとめです。
 
  • タスクは「仕事を成功させるために必要な1つ1つの小さな作業」のこと。
  • タスクの管理は5つのステップを踏むことが大切。
  • 仕事のタスク管理には非IT企業の社員でも使いこなせるツールを導入する。
今回ご紹介したStockは説明がいらないほど簡単に使えるうえに、チームのタスク管理に必要な機能が過不足なく搭載されているツールです。
 
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