「やるべきこと」をチームで適切に管理すれば、業務を円滑に進められます。しかし、ビジネスでの「やるべきこと」には「ToDo」や「プロジェクト」といった類義語も多いので、正しい意味で使わなければ認識の齟齬が起こりかねません。
一方、やるべきことの明確な定義や内容が分からず、ほかのビジネス用語と混同している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスにおける「やるべきこと」の意味やメリット、管理のコツを中心に解説します。
- ビジネスでの「やるべきこと」の意味を正しく把握し、認識の齟齬を防ぎたい
- やるべきことを正しく管理するメリットや管理のコツを知りたい
- 効率的にチームのやるべきことを管理できるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスにおける「やるべきこと」の意味やメリットが分かり、管理を効率化するコツも押さえられます。
目次
ビジネスにおける「やるべきこと」とは
ここからは、ビジネスにおける「やるべきこと」の定義を解説します。以下を把握しておけば、チーム内で認識齟齬を防ぎつつ、やるべきことに対する認識が統一できます。
「やるべきこと」の定義
ビジネスにおける「やるべきこと」は「タスク」と言い換えられる場合が多いです。タスクは、以下のような意味を持っています。
タスク【task】
- 課せられた仕事。課題。
- コンピューターで処理される作業の最小単位。ふつう一つのアプリケーションソフトが行っている作業全体をさす。
引用：三省堂 大辞林 第三版
このように、タスクは仕事そのものではなく仕事を構成する作業の単位を示すものだと言えます。つまり、ビジネスでの「やるべきこと」とは、業務を処理するための細かな作業を意味するのです。
タスクと間違えやすいビジネス用語
ここからは、タスクと間違えやすいビジネス用語をご紹介します。具体例としては以下が挙げられます。
| 単語 | 違い |
|---|---|
| ToDo |
完了期限が決まっているタスクに対し、期限が決まっていない作業を指す |
| プロジェクト |
細かな作業を意味するタスクに対し、目標を達成するための業務全般を指す |
| スケジュール |
完了期限ではなく、開始から終了までの期間が決まっている |
|
job（ジョブ）
work（ワーク） |
各作業の単位を表すタスクに対し、仕事そのものや働く行為を指す |
類似語はビジネスシーンでも混同されがちなので、認識の齟齬を防ぐためにも、意味の違いを確実に押さえておきましょう。
やるべきことを正しく管理するメリット3選
ここからは、やるべきことを正しく管理するメリットを3つご紹介します。以下のメリットを得るためにも、やるべきことの管理を徹底しましょう。
メリット1｜業務全体を把握できる
やるべきことを正しく管理するメリットとして、業務全体を把握できることがあります。
やるべきことを管理すれば「いつ・誰が・何をすべきなのか」が明確になります。したがって、メンバーごとの進捗状況に合わせた対応もしやすくなるのです。
このように、やるべきことの管理は目の前の仕事だけでなく、スケジュール全体を俯瞰するために必須と言えます。
メリット2｜プロジェクトの納期に遅れなくなる
次に、プロジェクトの納期に遅れなくなるメリットもあります。
やるべきことを管理していれば、進捗が遅れているメンバーがいても瞬時に発見・対応できます。結果として、プロジェクトの納期に遅れるリスクも軽減されるのです。
さらに、進捗の遅れをスムーズに取り戻すには、進捗がスケジュール通りに進んでいるか都度共有するのがポイントです。
メリット3｜作業の抜け漏れが減る
やるべきことの管理をすれば、作業の抜け漏れも減らせます。
やるべきことを正しく管理し、各メンバーが取り組む作業が明確になれば、急遽差し込みの作業が発生したときにもほかの作業が抜け漏れるのを防ぎやすくなります。そのため、”期限直前まで未完了の作業に気付かなかった”となる心配もありません。
したがって、余裕を持ってプロジェクトを進めるうえでも、やるべきことの管理は重要なのです。
5ステップ！誰でも実践できるタスク管理のコツ
ここではタスク管理のコツを5ステップでご紹介します。以下の手順を踏めば誰でもやるべきことの抜け漏れを防げるので、必ず実践しましょう。
コツ1｜やるべきことを洗い出す
はじめに、やるべきことをすべて洗い出しましょう。
最初の段階で抜け漏れなくやるべきことを洗い出さなければ「期限直前まで未着手の作業に気付かなかった」となるだけでなく、各作業にかかる時間も見積もれずスケジュールが組めなくなってしまいます。
したがって、混乱を生まないためにも事前にやるべきことを抽出すべきなのです。
コツ2｜やるべきことを分類する
洗い出しが完了したらやるべきことを分類します。具体的には、下図のように親タスク（大きな課題）と子タスク（大きな課題を分割した課題）に分類しましょう。
上図のように分類すれば、タスクごとの関係が一目で分かるので「次にすべき作業は何か」をより迅速に判断できるようになります。
コツ3｜やるべきことの優先順位を決める
次に、やるべきことの優先順位を決めましょう。具体的には、下図のように縦軸に緊急度、横軸に重要度をとったマトリクスを活用するのが有効です。
- 緊急 ＋ 重要
- 緊急 ＋ 重要ではない
- 緊急ではない ＋ 重要
- 緊急ではない ＋ 重要ではない
すべてのやるべきことは上記の4分類に分けられ、優先度は 1＞2＞3＞4 の順番になります。このように、優先順位を付ければ、重要度・緊急度の低いやるべきことに必要以上の時間をかける心配もなくなるのです。
コツ4｜やるべきことに期限を付ける
次に、やるべきことに期限を設定しましょう。
やるべきことに期限を設定すれば「どのようなスケジュールで取り組めば良いのか」を逆算できます。そのため、各作業を効率的にこなせるようになるのです。
また、各作業の期限を確実に守ればプロジェクトの納期にも余裕が生まれます。
コツ5｜やるべきことをツールで管理する
最後に、やるべきことをツールで管理しましょう。
メモ帳や付箋などの紙でやるべきことを管理していると、紛失による情報漏洩のリスクが高まります。また、WordやExcelでは内容の確認にファイルを開く工数がかかって面倒です。
一方、やるべきことの情報が安全に一元管理される「ITツール」であれば、情報をスムーズに確認・共有可能です。とくに、必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」を使うと、非IT企業の65歳以上の方でもやるべきことを直感的に管理できます。
【担当者必見】チームのやるべきことを最も簡単に管理できるツール
以下では、チームのやるべきことを管理するのに最適なツールをご紹介します。
紙やWord、Excelといった手法でやるべきことを管理していれば、目的の情報をスムーズに探し出せないうえ、共有するにも別のツールを使わなければなりません。このような状態では、チーム全体の進捗把握も遅れてしまいます。
一方、チームや個人のやるべきことをリアルタイムで確認・共有できる”ITツール”を使えば、あらゆる情報を瞬時に探し出せます。ただし、多機能なツールは操作が複雑なので、ITに詳しくないと使いこなせない恐れもあるのです。
したがって、ツールの選定時には「誰でも簡単に使えるか」を最重視しましょう。結論、自社で導入すべきツールは、必要な機能に過不足がなく、誰でも直感的に「やるべきこと」を管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはチェックリストや表を簡単に作成でき、すべての情報を残しつ、任意のメンバーへ共有できます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づけられ、やるべきことの期限・担当者を設定しながらの情報共有もツール上で完結します。
非IT企業の65歳の方でも即日で使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスにおける「やるべきこと」の意味・メリット・コツまとめ
これまで、ビジネスでの「やるべきこと」の意味やメリット、コツをご紹介しました。
やるべきことと呼ばれる「タスク」は”仕事を構成する作業の単位”であり、明確な期限が決まっている作業を指します。そのため、やるべきことを適切に管理すれば、仕事の全体像を把握できるだけでなく、プロジェクトの納期にも余裕が生まれるのです。
また、やるべきことを効率よく管理するには、あらゆる情報を一元化する”ITツール”を使うのがコツです。ただし、多機能なツールでは操作が複雑であり、全員が使いこなせないので「必要な機能に過不足がなくシンプルなツール」でなければなりません。
すなわち、自社のやるべきことの管理にはStockのように、非IT企業の65歳以上の方でも、導入即日から使いこなせる簡単な情報管理ツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、効率よく確実にやるべきことを管理しましょう。
