業務中、何度も耳にする言葉のひとつに「タスク」という言葉があります。
 
「タスク」はビジネスシーンだけではなく、パソコン関連用語としての意味も持ち、他にもプロジェクトやToDoといったさまざまな類語があるため、正しく使わないと誤解が生まれる可能性もあります。
 
そのため、あらかじめタスクという言葉の意味について共通認識を持っておけば、上司や部下への指示出しやチーム内での情報共有の際に、トラブルも事前に防止できます。
 
そこで今回の記事では、「タスク」の意味と関連用語との違いや類語、効率的なタスク管理術についても解説しますので、
 
  • 自社内でタスクに関する認識が曖昧なので統一させたい
  • 効果的なタスク管理の方法が知りたい
  • 過去にタスクという言葉を使い、認識齟齬などのトラブルが起きたのでそのようなリスクを防ぎたい
という方はぜひこの記事を参考に、タスクの再確認および、効率的なタスク管理方法を実現していきましょう。


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「タスク」とは?

タスクの辞書的な意味や由来などについて、以下で簡単に確認しておきましょう。

辞書的な意味

まず最初に、辞書では「タスク」がどのよう定義されているかチェックしてみました。
 

タスク【task】
①課せられた仕事。課題。
②コンピューターで処理される作業の最小単位。→ ジョブ
引用:三省堂 大辞林 第三版

言葉の由来

日常で使われている「タスク」という言葉は、英語の「task」に由来します。
英語のtaskには「仕事」「課題」「作業」といった意味があり、元々ラテン語の「税」という意味から由来しています。
 
税を支払うことが労働者の責務であるため、そこから「仕事を課す、労役」、そして現在の「課せられた仕事、課題」という意味で使われるようになりました。
 
関連記事: 「タスク」の意味とは?使い方や類語を徹底解説!


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「タスク」が使用される場面

タスクという言葉が使用されるシーンはビジネスシーンだけではありません。
 
特に、IT業界などではシーンによって意味が複数あることにより、相手に正しく伝わらないといった事態が発生する可能性があるので、気を付けておきたいところです。

ビジネスにおいて

ビジネスにおけるタスクには、「仕事・作業」といった意味があります。
 
タスクのイメージとしては、大きいプロジェクト単位のものを指すのではなく、1つ1つの小さい単位の仕事を指すと捉えれば良いでしょう。
 
例えば、会議を開催する場合を考えると、
 
  • 会議の目的、議題を決める
  • 出席予定者を決める
  • 場所、日程、時間を決める
  • 必要資料の作成
  • 会議中の役割分担
と、開催に至るまでにも多くの作業があり、この「小さな作業」=「タスク」が集まって仕事が成り立ちます。
 
つまり、ビジネスにおけるタスクとは、「仕事を構成するための小さな作業」という意味を持つのです。

IT用語

タスクは、スマホやパソコンにおいての、IT用語としても使用されることが多いです。
 
特に、辞書の②で意味する「コンピューターで処理される作業の最小単位」とは、パソコンのプログラムの読み込みやCPUの割り当てが当てはまります。

パソコンにおけるタスク

パソコンでは「タスクバー」、「タスクマネージャー」という言葉が使用されます。
 
「タスクバー」は、Windowsパソコンの画面の下に表示される帯状のものを指します。
左端にはスタートボタンがあり、その右側にはアプリが一覧で表示されています。起動中のアプリには下線が表示されます。
 
「タスクマネージャー」は、パソコンのプログラム管理機能のことを指します。
タスクマネージャーを起動すると、応答しないアプリやプロセスを終了したり、パソコンの状態を詳細に表示させて確認したりすることが可能です。
 
この機能を活用して、パソコンを快適な状態に保つことができます。

スマホにおけるタスク

スマホの「タスク」は、実行中のアプリのことを指します。
 
実行中のアプリが多いと、スマホの動きが遅くなったり、電池の消耗が激しくなったりします。
そのため、定期的にタスクを削除してスマホの状態を軽くすることが必要です。

軍隊

軍隊においては「タスクフォース」という言葉が使われることがあります。
日本語だと「任務部隊」と訳し、任務(タスク)のために一時的に編成される部隊を指します。
 
ビジネスにおいても「タスクフォース」という言葉が使われますが、実は軍隊から由来している言葉なのです。
 
関連記事: 「タスク」の意味って何だろう?「プロジェクト」や類語との違いも解説


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「タスク」を使ったビジネス用語

タスクという言葉はシーンの違いだけでなく、組み合わさる言葉によっても意味が異なります。以下では、よくビジネス上で使われる言葉にフォーカスしてご紹介します。

タスク管理

タスク管理は仕事をする上で欠かせません。
タスク管理とは行うべき仕事を作業の単位まで細分化し、優先順位をつけて、進捗度を管理することです。
 
行うべき作業が可視化できるので、作業の抜け漏れを防ぎ、優先度の高いタスクから先に進められるようになります。
 
そのため、タスク管理は効率的な業務を行ううえで、必須のプロセスと言えるでしょう。

タスクチーム・タスクフォース

タスクフォースの類語として、「タスクチーム」という用語もあります。両者は混同されがちですが、大きな違いは「緊急度」にあります。
 
どちらも、特定の目的のために一時的に編成されたチームという点では共通しており、「特別チーム」や「臨時チーム」のような意味を持ちます。
 
しかし、「タスクフォース」はより緊急性の高い問題に対処するために集められたチームを指し、短期集中的に結果を残すことが求められるという点で、「タスクチーム」と異なっています。

マルチタスク・シングルタスク

「シングルタスク」は1個のタスクを集中して行うのに対して、「マルチタスク」では複数のタスクを並行して行います。
 
一見マルチタスクの方が効率が良くスマートに見えますが、「重度のマルチタスクをしている人はパフォーマンスが低下する」というスタンフォード大学の研究結果もあります。
 
理由として、マルチタスクではタスクを切り替える際に集中力が途切れてしまい、時間のロスが発生してしまうためと考えられています。
 
そのため、1つのタスクに集中してタスクを進める方が生産性を高められると言えます。
 
関連記事: タスクマネジメントとは何か?「一人の場合」と「複数人の場合」の違いを考えてみよう!
 
関連記事: マルチタスクは人間には不可能!?正しいタスクの管理方法


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「プロジェクト」「スケジュール」と「タスク」の違いは?

ビジネス用語の「タスク」とは?正しい意味や類語を解説!

タスクとともに使われる代表的な言葉に「プロジェクト」や「スケジュール」などもありますが、それぞれ明確に違いがありますので、併せて意味を再確認しておきましょう。

「プロジェクト」との違い

「プロジェクト」は「目標を達成するための業務」のことで、タスクと「規模感」が違います。
 
プロジェクトは目的を達成するための全体の業務を指すのに対して、タスクはプロジェクトを構成する1つ1つの作業を指します。
 
つまり、プロジェクトの目的を達成するための手段としてタスクが使われているということです。

「スケジュール」との違い

スケジュールとは「日程、予定」の意味を持ち、時間が決まっている予定を指します。
 
スケジュールは、「〇〇時から〇〇時まで」と「期間」が決まっているのに対し、タスクは「〇月〇日〇時まで」という「期限」として決まっていることが多いです。
 
またスケジュールは、期間がある程度固定されているため、基本的に変更はできませんが、タスクは自分で優先順位を変えられるという点で大きく違います。


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「タスク」の類語

タスクとともに使われる言葉もありますが、「ToDo」「work」「job」などの類語もあります。

「ToDo」

「ToDo」は「するべきこと・しなければいけないこと」という意味があり、タスクとの違いは「決められた期限があるかどうか」です。
 
タスクは「決められた期限までに必ず終わらせないといけない作業」なのに対し、ToDoは「やる必要はあるが、期限が決められていない・いつか行うべき作業」が当てはまります。

「work」「job」

「job」は「仕事の内容」「職業やポジション」を表し、基本的には「給料や報酬といったお金が発生するもの」に使われます。
 
対して、「work」は働くという行動全体を指し、「何かをする行為・企業活動全般」を表します。そのため「work」の方が幅広い意味を持っていると言えます。
 
「タスク」は1つ1つの作業の単位を表す言葉で、お金が発生するか否かは関係ありません。
 
すなわち、お金が発生する「job」と、幅広い起業活動の「work」とは意味が違うということが分かります。
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!


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効率的なタスク管理術4ステップ

タスクの数が増えてきたら優先順位をつけていく必要があり、タスクを上手く管理していかなければ、タスクの抜け漏れや認識違いなどが発生してしまうでしょう。
 
しかし、日々の業務が多いなかタスク管理まで手が回らない、タスク管理はメモ書きで精一杯という方も多いのではないでしょうか。
 
以下では、効率的なタスク管理を行うための方法について4ステップで解説していきます。

①全てのタスクを洗い出す

まず最初に、自分が抱えているタスクを全て洗い出しましょう。注意点として、タスクとToDoを最初に分ける必要があります。
 
タスクが期限があるもの、ToDoは期限はないがやらなければいけない作業、というように分けましょう。

②タスクをカテゴリ別に分類する

洗い出しが完了したら、タスクの種類ごとに分類しましょう。
 
紙を利用している場合は同じ色の付箋やメモ紙を分類し、PC上で管理している場合は、カテゴリ別に分類しておくとタスクが入り混じることがなく、管理がしやすくなります。
 
カテゴリの分類には必ず名前を設定しておきましょう。例えば、「営業先別」「プロジェクト別」というような分け方がおすすめです。
 
他にも、親カテゴリと子カテゴリというように分けるとさらに整理しやすくなります。先程の例であれば「営業先別」を親カテゴリとし、「(営業先の)〇〇さん」というような形で分類しておくと案件も把握しやすくなります。

③タスクの期限を設定する

それぞれのタスクに期限を設定しましょう。
 
期限がはっきりと決まっているタスクはその期限を記入し、期限が決まっていないタスクは仮の期限を設定します。
 
期限をつけることにより、その業務に対してどんなスケジュールで取り組めば良いのかが逆算できるので、無計画に業務に取り組むよりも効果的です。

④優先順位をつける

最後に優先順位をつけます。

ビジネス用語の「タスク」とは?正しい意味や類語を解説!

③で設定した期限の「緊急度」と、「重要度」の2つの軸を使い、4つに分類すると優先順位がつけやすいです。
 
  1. 緊急かつ重要なタスク
  2. 緊急だが重要ではないタスク
  3. 緊急ではないが重要なタスク
  4. 緊急でも重要でもないタスク
1から4まで分類すると、簡単に優先順位をつけることができます。
 
優先順位をつけた後は、一作業あたりにかかる時間など必要なリソースも確認できるとなお良いでしょう。
 
関連記事: これからはタスクも共有する時代!タスクを共有するメリットとは?


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タスク管理を効率的にできるツール

タスク管理の方法について、タスクの洗い出しから4つに分類するタスクの仕分け方法をご紹介しました。
 
一方、タスクの意味を理解し分類方法がわかっても、日々の業務が忙しいなかで属人化しているタスク管理を全社で統一させるために、ひとりひとり指導するわけにもいきません。
 
そして、効率的なタスク管理は「ツール」の導入で実現できる一方、ITツールを導入したいと考えていても、リテラシーが少なく躊躇してしまう社員も多いのではないでしょうか。
 
ツール選定には価格や機能などももちろんですが、一番重要視しなければいけないのは導入後の安定的な運用です。そのためには誰でも使えるツールを検討しなければなりません。
 
非IT企業であっても誰でも使えるタスク管理ツールは、導入社数70,000社以上を誇る「Stock」一択です。以下でそのシンプルな機能をご紹介します。

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また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用し、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
 

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タスクの意味や類語まとめ

これまでタスクの意味や利用場面、おすすめの管理方法についてご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  • タスクは作業という意味の他にも、パソコンやスマホ関連用語としても使われている。
  • タスクの類語や共に使われる言葉が多数あるが、意味を正しく理解することが必要。
  • タスクの分類は緊急度と重要度の2軸で考えるのがおすすめ。
  • 効率的なタスク管理には安定的な運用のために、誰でも使えるタスク管理ツールの選定が必要。
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