プロジェクトの計画やタスクの進捗状況を可視化する手段のひとつに、ガントチャートがあります。ガントチャートを作成すれば、各社員の作業状況がみられるため、遅延の発生に対しても迅速に対応できるのです。
 
しかし、ガントチャートを作るには手順を踏まなければならず、作成には時間を要します。そのため、「短時間でガントチャートを作る方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、プロジェクト管理ができるガントチャートの概要と作り方、テンプレートを中心に紹介します。
 
  • プロジェクトがすぐに始まるので、早急にガントチャートを作成したい
  • プロジェクトのタスク管理が上手くいかず、遅延や抜け漏れが発生している
  • ガントチャートをすぐに活用したいので、テンプレートが欲しい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ガントチャートの作り方が分かるほか、すぐに使えるテンプレートも見つかります。


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ガントチャートの概要

ここでは、ガントチャートの概要やWBSとの違いを解説します。以下を参考に、ガントチャートを作成する意義について理解を深めましょう。

ガントチャートとは

ガントチャートとは、プロジェクトを管理する際に使われるスケジュール表であり、ガントチャート工程表とも呼ばれます。
 

ガントチャートの画像

上記は、Excelで作成したガントチャートの一例です。縦軸にタスク(作業内容)を、横軸に時間を設定しており、一目見ただけでプロジェクトのスケジュールが分かるようになっています。
 
このように、プロジェクトの状況を視覚的に把握できるのがガントチャートです。

ガントチャートとWBSの違い

ガントチャートはグラフ形式なのに対して、WBSはリスト形式な点で異なっています。
 
WBSとは「Work Breakdown Structure」の略であり、プロジェクトのタスクを並べた表を指します。WBSでは、各タスクの担当者を明記するほか、各タスクの開始日・終了日も明記します。
 

ガントチャートとWBSの違い

上記の画像のように、ガントチャートはWBSを軸として構成されています。したがって、ガントチャートの作成にあたっては、事前にWBSを作る必要があるのです。


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ガントチャート工程表の作り方

ここでは、ガントチャート工程表の作り方を紹介します。以下を参考に、短時間でガントチャート工程表を作成していきましょう。

(1)縦軸にタスクを記入する

はじめに、縦軸にタスクを記入しましょう。
 
具体的には、プロジェクトに必要なタスクを洗い出したうえで、ガントチャートの縦軸に記載します。タスクを一通り書き出したあとは、タスクを時系列順に並び変えて、タスクの抜け漏れがないか確認するのがおすすめです。
 
タスクの抜け漏れがあった場合、ガントチャートの完成後に一からやり直す手間が生じてしまいます。そのため、最初に「タスクの網羅性」を確認したうえで、次のステップに進むようにしましょう。

(2)横軸に期間を記入する

つぎに、横軸に期間を記載しましょう。
 
目安として、数ヶ月のプロジェクトの場合は1日単位で、半年を超える長期のプロジェクトの場合は週単位で記載するのが一般的です。プロジェクトの規模に合わせて、適切な期間を設定しましょう

(3)各メンバーにタスクを割り当てる

つづいて、各メンバーにタスクを割り当てましょう。
 
タスクを割り当てる際の注意点として「各メンバーの負担を均等にすること」が挙げられます。タスクの量に差が生まれた場合、メンバーの不満を生む恐れがあるので、各メンバーの能力などを加味しながら適切にタスクを配分しましょう

(4)各タスクにかかる日数を予測する

つぎに、各タスクにかかる日数を予測しましょう
 
担当者の能力を鑑みて、各タスクの所要日数を計算する必要があります。納期を示すうえでの重要な指標となるので、過去のプロジェクトの記録などを参考に、妥当性のある日数を設定しましょう。

(5)横軸に開始日と終了日を記入する

最後に、横軸へ開始日と終了日を記入しましょう。
 
具体的には、各タスクにかかる日数をもとに、最初のタスクから順に「開始日・終了日」を設定していきます。このとき、プロジェクトに遅延が発生する可能性を考慮して、余裕を持った納期を設定するようにしましょう。


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エクセル|ガントチャート作成におすすめの無料テンプレート

ここでは、エクセル版ガントチャートの無料テンプレートを紹介します。
 

ガントチャートの画像

こちらは、Microsoftが提供している公式のテンプレートです。
 
入力項目は「タスク名」「担当者名」「進捗状況」「開始日・終了日」と少ないため、ガントチャートの作成に時間がかかりません。また、進捗状況とグラフの色が連動しているので、ガントチャートを一目見るだけでプロジェクトの状況が把握できます。
 
ただし、タスクごとに進捗状況を入力する必要があり、全メンバーに使い方を周知しなければならない点に注意しましょう。
 


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ガントチャートを作成するメリット

以下では、ガントチャートを作成するメリットについてご紹介します。メンバーごとの作業内容が可視化すれば、スケジュール通りに進んでいるかチェックできます。

個人のタスクを可視化できる

ガントチャートのメリットとして、個人のタスクを可視化できる点が挙げられます。
 
ガントチャートでは、各メンバーのタスクが一覧で確認でき、開始日や期限も見える化します。そのため、タスクの遅れを迅速に察知できるので、タスクの配分を見直すなどの対策もすぐに講じられるのです。
 
また、追加でタスクが発生した際にも、メンバーの進捗状況が把握できていれば、手の空いている人に確実に割り振れます。このように、タスクの可視化がされていると不測の事態にも対応でき、納期の遅延が発生する事態を避けられるのです。

場所や時間を問わず確認できる

エクセルでガントチャートを作成すれば、場所や時間を問わずプロジェクトの状況を確認できるようになります
 
ただし、エクセルはスマートフォンに最適化されていないので、「プロジェクトの状況を確認しづらい」といった事態が起こりかねません。
 
一方、スマートフォンを含むマルチデバイスに対応したツールであれば、移動中でも確認できるなど、閲覧に手間がかかりません。また、プロジェクトの進捗に変更が出た際には、場所を問わすに更新できます。
 
したがって、移動中でもプロジェクトの状況を確認したい場合は、PCに加えてスマートフォンにも最適化されている「Stock」などのタスク管理ツールを導入して、ストレスなくプロジェクトの状況を確認できるようにしましょう。

使いやすい形にカスタマイズできる

ガントチャートは自社の状況に応じて、カスタマイズできます
 
たとえば、Excelでガントチャートを作成すれば、関数の追加などを通して自由にアレンジできます。その結果、少ない工数でガントチャートが作成できるようになるのです。
 
ただし、一からガントチャートを作成するには時間がかかるため、ネット上で入手したテンプレートに変更を加えるのがおすすめです。また、複雑な関数をガントチャートに挿入した場合、ITリテラシーの低い方は使いこなせない恐れがある点に注意しましょう。
 
関連記事: エクセルでのタスク管理や共有はできない?デメリットや対処法も解説


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ガントチャートを作成するデメリット

ここでは、ガントチャートのデメリットをご紹介します。以下を参考に、自社でガントチャートを運用すべきか否かを見極めましょう。

各タスクの工数が把握しづらい

ガントチャートのデメリットとして、各タスクの工数が把握しづらい点が挙げられます。
 
プロジェクト全体の進捗状況を把握しやすい反面、情報量が少ないという欠点があります。単純な棒グラフで表されているので、細かい工数が見えづらいです。
 
たとえば、各タスクの具体的な作業内容が把握しづらいほか、細かい予定については個人で管理しなければいけません。とくに、納期から逆算してガントチャートを組んだ場合、タスクの工数が想定より多く時間がかかってしまうという事態も起こります。
 
そのため、タスクの工数を正確に把握したい場合は、各タスクに詳細な情報を紐づけられる「タスク管理ツール」を導入して、タスクが確実に完了される環境を整えるのがおすすめです。

タスクの関係性が分かりづらい

ガントチャートはタスクごとの関係性が分かりづらく、優先順位を把握できません
 
ガントチャートでは、タスクが棒グラフで簡易的に示されています。タスクのなかにはメンバーと協力するものや、ほかのタスクの完了後でなければ取り組めないものもありますが、それらをガントチャートだけでは把握できない場合があるのです。
 
また、「最も優先すべきタスク」と「優先度の低いタスク」が混在して表示されていると、誤った順序で作業を行ってしまう恐れもあります。
 
そのため、タスクの順序を明確化したい場合には、タスクに対して担当者や期限などを細かく設定できる「Stock」などのタスク管理ツールを導入して、タスクの順序が入れ替わることなく順番に完了される環境を整えましょう。

スケジュールを変更した場合に対応が難しい

ガントチャートには急なスケジュールの変更に対応できないという欠点があります。
 
ガントチャートにおいて、一部のタスクの終了日を延ばした場合、そのあとに控えるすべてのタスクに影響が出てしまいます。すなわち、ガントチャートを調整する手間が発生するのです。
 
そのため、プロジェクトの進行スケジュールに変更が見込まれる場合は、ガントチャートを作成するのではなく、タスク管理ツールで個々のタスクを管理する方針に切り替えるのがおすすめです。


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【必見】ガントチャートのデメリットを解消するツール

ここでは、ガントチャートのデメリットをすべて解消するツールを紹介します。
 
ガントチャートはタスクごとのつながりが不明瞭なうえ、作成するのに時間がかかります。また、ガントチャートを作成するためにツールを導入するのは、導入コストに加えて使い方を周知する「教育コスト」もかかるので効率的とは言えません。
 
ガントチャートの目的はプロジェクトの進捗管理ですが、時間をかけてガントチャートを作成せずとも「タスクを管理できるツール」があれば達成できます。注意点として、自社ですぐに運用できるように、教育コストのかからないツールを選定しましょう。
 
結論、プロジェクトの進捗管理に必要なのは、ITリテラシーの低い社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルで、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」には情報を残せるほか「タスク」を紐づけられるため、タスクの詳細情報を簡単に把握できます。また、各メンバーのタスク状況はチーム全体に共有されるので、均等にタスクを割り振ることも可能であり、プロジェクト管理がStockひとつで効率化するのです。

最も簡単にチームのタスクを管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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プロジェクト管理に活用するガントチャートまとめ

ここまで、プロジェクト管理ができるガントチャートの概要とテンプレートを中心に紹介しました。
 
ガントチャートは、プロジェクト全体の理解には役立ちますが、タスク間の関係性や工数が正確に把握できないという欠点があります。そもそもガントチャートの作成目的は、進捗管理を効率化することであり、ほかのツールでも達成可能です。
 
むしろ、短期の案件やスモールチームで進める場合には、タスク管理ツールを活用したほうが、直感的に進捗状況を把握できます。また、案件にはさまざまな部署の社員が参加するため「誰でも直感的に使いこなせるツール」の選定が必須です。
 
今回ご紹介したStockは、導入初日から使いこなせるほどシンプルなタスク管理ツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上がタスク管理の効率化を実現しています。
 
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