近年では、在宅勤務を導入する企業が増加しています。在宅勤務を導入する背景には、昨今の感染症拡大を防止する側面はもちろん、企業にもたらす生産性向上やコスト削減などのメリットが大きいこともあります。
一方で、在宅勤務にて複数の課題解決のために、多様なITツールを併用する企業も多いです。しかし、「予算が少なくITツールの導入には失敗できないうえ、どのツールを導入したらよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、在宅勤務に必須のカテゴリ別おすすめツール７選を中心にご紹介します。
- 在宅勤務の課題からツールの選び方まで確実に把握したい
- カテゴリごとに厳選したツールのなかから、導入するツールを選びたい
- ITに詳しくない社員が多いなかでも、ツールを効果的に運用する方法を知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務の課題を解消する厳選されたツールが見つかり、在宅勤務の効率化に役立てられます。
目次
在宅勤務・リモートワーク・テレワークをする3つのメリット
在宅勤務・テレワーク・リモートワークは、細かな意味に違いはありますが、多様化する働き方を推進するためにオフィス以外の場所で仕事をするという点で共通しています。（※そのため、以降はテレワーク・リモートワークも含めて在宅勤務と表記します。）
また、職場以外で仕事をするメリットとして、以下が挙げられます。
- 生産性の向上
- 離職率の低下
- コスト削減
在宅勤務では通勤時間がなくなる分、時間を業務へと充てられるので、生産性向上が期待できます。また、電話対応などの雑務に時間を割く必要がなくなるので、自身の担当業務に専念できる点もメリットです。
在宅勤務を採用すると、時間や場所に縛られず柔軟に働けます。育児・介護を理由にした離職も予防できるため、人材確保が可能です。
在宅勤務のために社内の資料を持ち帰ることは社員の負担となるうえに、管理不足による情報漏洩のリスクも伴います。そこで、ペーパーレス化すれば、これらの課題を解消できるほか、従来かかっていた消耗品などのコスト削減が期待できます。
ただし、在宅ゆえに「すぐに対面で確認できない」「オンオフの境界が曖昧である」といったデメリットがあるため、情報共有しやすい環境や社員の勤怠状況を把握できるような仕組みをつくることが求められます。
在宅勤務の抱える4つの課題とは
在宅勤務には早急に解決すべき課題があります。以下でご紹介する内容を、自社ではどのように対応すべきか検討する材料としましょう。
（1）チームマネジメントが難しい
在宅勤務の課題のひとつに、チームマネジメントが難しいことがあります。
オフィス勤務であれば直接ミーティングをしたり、仕事ぶりを確認したりできましたが、在宅勤務では困難になります。とくに、ツールを上手く使えていないケースでは、何人も部下を抱えるチームでは上手く連携が取れなくなり、適切なマネジメントが不可能となるのです。
遠隔で仕事をすると従来の方法ではマネジメントが難しくなるため、在宅勤務における管理方法を確立しなければなりません。
（2）コミュニケーション不足になる
コミュニケーションが不足することも在宅勤務のデメリットです。
オフィス勤務では気軽に雑談ができますが、在宅勤務では同じようにコミュニケーションを取るのが難しくなります。そのため、日常的なコミュニケーションが減り、同僚の人柄が分かりづらく、チームの連携も上手くいかなくなるなどの二次的な問題に発展する可能性があるのです。
在宅勤務では従業員同士のコミュニケーションが少なくなり、認識齟齬も引き起こしやすいので、対面よりも過不足なくやりとりを行う必要があります。
（3）ナレッジが属人化する
在宅勤務ではナレッジの属人化が進みやすいことが課題です。
在宅勤務では社員同士の距離があるので、ツールを活用しない場合は、オフィス勤務よりも業務に関するナレッジを共有しにくい環境に陥りやすいです。そのため、業務に関するナレッジが属人化し、担当者が不在の場合は対応漏れ・遅れが起きやすいのです。
在宅勤務のような従業員の動きが見えにくい環境では、ナレッジを可視化し、社内全体で共有しておく必要があります。
（4）情報共有が停滞する
テレワーク・在宅勤務の最も大きな課題が「情報共有の停滞」です。
オフィス勤務では口頭や社内掲示板、資料の受け渡しが情報共有の中心でしたが、在宅勤務ではデジタル化した情報をやりとりします。そのため、ITに詳しくない従業員はツールを使いこなすのに苦労し、肝心の情報共有ができない状況になるのです。
また、在宅勤務ではほかの従業員の様子が分からず、共有しづらい空気もあります。以上のような課題は業務に支障をきたすので、在宅勤務でも出社と遜色なく活動できているチームは、「Stock」のような情報共有ツールを用いて解決をしています。
在宅勤務に役立つツールの種類とは
在宅勤務の課題を解消するためには、以下の5つのカテゴリからITツールを選定する必要があります。自社の課題解決に役立つツールを導入できるように、以下の内容を確認しておきましょう。
- Web会議ツール
- バーチャルオフィスツール
- チャットツール
- 勤怠管理ツール
- 情報共有ツール
Web会議ツールは、対面コミュニケーションの不足を解消するのに役立ちます。在宅勤務では顔を合わせて仕事をするのは困難ですが、Web会議ツールではテキストでは伝わりづらい議論がスムーズになります。
バーチャルオフィスツールは、インターネット上の疑似的なオフィスで仕事ができるITツールです。バーチャルオフィスでは、従業員は自身のアバター（分身）で擬似オフィス内を移動するので、「部下がどこで、誰と、何をしているのか」が分かるようになります。
チャットツールは、従業員同士の迅速なテキストコミュニケーションを促進します。チャットツールはメールと比較して、挨拶文を書いたりCC・BCCを設定したりする必要がなく、気軽にやりとりができることがメリットです。
勤怠管理ツールは、在宅勤務で把握しづらい勤怠状況をマネジメントするITツールです。勤怠管理ツールを利用すれば出退勤の打刻時間を正確に集計できるため、給与計算などの人的ミスを可能な限り減らせます。
情報共有ツールは、在宅勤務で停滞しがちな情報共有を活性化します。情報共有ツールを導入すればあらゆる社内情報を一か所にまとめられて、ストレスなくアクセスできるようになるのです。
このように、在宅勤務の課題解決に役立つツールには種類があるため、自社の課題に合わせて採用することが重要です。
カテゴリ別｜在宅勤務をサポートする便利なツール
以下では、在宅勤務に役立つ便利なツールを5つご紹介します。
在宅勤務向けのITツールは多種多様ですが、そのなかでも大切な「情報」を取り扱うチームの情報共有が一か所で完結するITツールは業界業種問わず必須です。
万が一、在宅勤務によって社員がスムーズにやりとりできなかったり、お互いの作業を把握しきれていない状況では、仕事をするうえでストレスとなりかねません。とはいえ、複数のツールを導入すると、コストがかかるだけでなく、社内に浸透するまでに時間がかかかるので避けましょう。
以上のことから、在宅勤務に導入するのであれば、「メッセージ」「タスク」のシンプルな機能を兼ね備えており、非IT企業のメンバーであっても簡単に情報の管理・共有ができるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残した情報は、リアルタイムでチームに共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと情報が分散することなくやりとりでき、「タスク」によってお互いの作業を管理できるなど、在宅ワークのストレスを解消できます。
【情報共有ツール】在宅中の情報共有のストレスをなくす「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Web会議ツール】気軽にリモート会議できる「Zoom」
Zoomの特徴
- 通信環境が安定している
- 参加者は会員登録が必要ない
Zoomは安定的な接続に必要な通信量が少ないので、途中で不具合が起こることもほとんどありません。
Zoomへのユーザー登録はWeb会議の主催者のみで、参加者は招待されたURLをクリックするだけで利用できます。
Zoom機能・使用感
- 簡単な操作でミーティングを設定できる
- ハウリングしやすい
Zoomサインイン後の画面うえのサイドバーにて「スケジュール」を選択すれば、簡単にミーティングIDを発行できます。そのため、ミーティングのホストになる場合も、スムーズに会議の準備ができるので安心です。
参加者全員が離れた場所からの参加であれ場問題ないものの、距離が近いとハウリングしがちです。そのため、必要なとき以外はミュートにしておく必要があります。
Zoomミーティングの注意点
- 無料プランは時間制限がある
- Web会議前のコミュニケーションはできない
Zoomの無料プランでは「Web会議は40分まで」と制限しているので注意しましょう。
Web会議中以外のメッセージのやりとりはできないので、別の連絡手段と併用する必要があります。
Zoomの料金体系
- ベーシック：無料
- プロ：2,125円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：2,700円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：3,125円/ユーザー/月（月払い）
- 企業：要問い合わせ
【Web会議ツール】大人数のリモート会議に適している「Skype」
Skypeの特徴
- 費用がかからない
- 時間制限にゆとりがある
参加人数は100人までですが、複数人でも有料に切り替わらないので、大人数でも無料で使うことができます。
会議の最大通話時間は24時間で、長時間の会議も無料で行えます。
Skypeの機能・使用感
- やりとりが流れてしまう
- コミュニケーション手段を選択しやすい
- ビデオ通話だけでなく、音声通話、チャットでのやりとりが可能なため、状況に合わせたコミュニケーションがとりやすいと言えます。
チャット上でのやりとり流れてしまうため、過去の情報を振り返りたいときに面倒です。
Skypeの注意点
- 通話が固まることがある
- ツールの認知度が低い
- 2025年5月にサービスが終了する
大人数でのweb会議に参加できる反面、利用しているユーザーからは「会議への参加人数が多い時に、他のzoomなどのアプリに比べて、接続が不安定になることがある」と改善を求める声があります。（参考：ITレビュー）
海外企業が提供するサービスゆえの悩みとして「ビデオ会議ツールとして共通ツールとしての認識・認知が低い」という声があります。（参考：ITレビュー）
Microsoftは「Skype」の提供を2025年5月で終了すると発表しました。今後は「Microsoft Teams」に統合し、既存のSkypeユーザーはMicrosoft Teamsにチャットと連絡先を移行することができます。（参考：Microsoft＞Skype は 2025 年 5 月に廃止される: 知っておくべきこと）
Skypeの料金体系
- 基本料金：無料
- Skype以外との通話：有料
【バーチャルオフィスツール】高い生産性を維持できる「Remotty」
Remottyの特徴
- 気軽に話しかけられる
- ほかの従業員の状況が把握できる
仕事で相談したいことがあれば、ワンクリックでビデオ会議が開始できます。
Remottyでは「ほかの従業員が作業中なのか、休憩中なのか、出社しているのか」などの状況が分かるようになっています。
Remottyの機能・使用感
- 外部アプリと連携が可能
- 在宅中のサボりをなくす
Slack（チャット）やOutlook（メール）など外部のアプリと連携でき、バラバラな情報を一か所で管理できます。ただし、チャットやメールではやりとりが流れてしまい、情報をストックできない点が不便だと言えます。
入室ログやコミュニケーション量、在席状況を記録として残すことができるので、在宅中のサボり防止に役立ちます。
Remottyの注意点
- 静止画をアップロードしなければならない
- コメントが分かりづらい
Remottyのカメラ機能では、2分間に1回の静止画を撮影・アップロードすることで、従業員の状況を把握する仕組みになります。そのため、人によっては、嫌悪感を感じる可能性があります。
利用しているユーザーからは「2回以上返信したときにコメントが連続して表示されるため、どこからが新しいコメントがどこからなのかがわかりづらい」という声があります。（参考：ITレビュー）
Remottyの料金体系
料金の詳細については、問い合わせもしくは資料のダウンロードが必要です。
【チャットツール】コミュニケーション活性化させる「Chatwork」
Chatworkの特徴
- チャットとビデオ通話も可能
- タスク管理が可能
チャット機能だけでなく、ビデオ通話機能が備わっているため、オフィスワーク時だけでなくリモートワーク時でも使えます。
自身のタスク管理ができるだけでなく、他のメンバーに仕事を依頼することができます。また、依頼したタスクが完了した場合、チャットで通知を受け取れる仕様になっています。
Chatworkの機能・使用感
- 多言語にも対応できる
- セキュリティ性が高い
日本語・英語・中国語・ベトナム語の4か国語対応のため、外国人採用をしている企業のコミュニケーションの活性化に貢献します。
国際的なセキュリティ資格を取得しているなど、顧客情報や機密情報を取り扱う場合に安心して使えます。
Chatworkの注意点
- 料金設定がやや高い
- スマホの通知が遅い
2023年7月より料金が改定されたことで、ビジネスプランが240円/月、エンタープライズプが480円/月と値上がりしている点に注意しましょう。
Chatworkにはスマホ版アプリが付いていますが、ユーザーからは「スマートフォンアプリの通知が極端に遅い事がある」という声があります。（参考：ITレビュー）
Chatworkの料金体系
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【チャットツール】リアルタイムの共同作業をサポートする「Quip」
Quipの特徴
- 共同編集が可能
- チャット機能が優れている
スプレッドシート、文書、スライドの3種を参加メンバー同士で、リアルタイムで編集可能です。
ドキュメントの編集中にチャットができ、会話ボックスで編集履歴と会話内容が表示されます。
Quipの機能・使用感
- 英語が苦手な方には不向き
Quipは海外企業が提供するサービスであるうえ、公式サイトの翻訳は精度が充分でないため、導入までに苦戦する可能性があります。
Quipの注意点
- 高度なセキュリティ機能には費用がかかる
SSOの認証セキュリティ機能を使用するにはQuip plusへの加入が必要であり、Starterプランよりも金額が上がります。
Quipの料金体系
- Quip Starter:$12/ユーザー/月（月払い）
- Quip Plus:$25/ユーザー/月（年払い）
- Quip Advanced:$100/ユーザー/月（年払い）
【勤怠管理ツール】社員の労働時間を管理する「ジョブカン勤怠管理」
ジョブカン勤怠管理の特徴
- シフト作成が簡単にできる
- 給与ソフトと連携できる
曜日ごとに必要な従業員数とシフトパターンを登録すれば、ジョブカン勤怠管理が自動的でシフトを作成します。
給与ソフトを連携することで、従来手作業で集計していた給与計算の負担や人的ミスを軽減できます。
ジョブカン勤怠管理の機能・使用感
- スマホでも操作できる
- シフト管理の職場に最適である
スマホからも操作可能なので、通勤・帰宅時の隙間時間で簡単に申請できるので便利です。
従業員のシフト申請をもとにシフトを簡単に作成できるので、接客業や飲食、アルバイトが多い職場に適しています。
ジョブカン勤怠管理の注意点
- アクセスが集中してエラーになる
- 融通が利かないことがある
利用しているユーザーからは「朝や夕方などアクセスが集中する時間帯で、エラーになっていることがあった」という声もあります。（参考：ITトレンド）
一部のユーザーからは「電車の遅延や間違えて勤怠を打ってしまった際、管理者の権限がなければ修正が効かず、修正依頼をかけるのがとても面倒だった」というように、システムの複雑な仕様に改良を求める声があります。（参考：ITトレンド）
ジョブカン勤怠管理の料金体系
- 無料プラン(機能制限あり)
- 有料プラン(出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理の4機能)
0円（利用できる機能：1〜4つ）
プラン1：200円/ユーザー/月（利用できる機能：1つ）
プラン2：300円/ユーザー/月（利用できる機能：2つ）
プラン3：400円/ユーザー/月（利用できる機能：3つ）
プラン4：500円/ユーザー/月（利用できる機能：4つ）
＊有料プランを利用する場合、最低利用料金は2,000円/月となります。
在宅勤務を最適化するおすすめツールの比較表
以下は、在宅勤務に便利なおすすめのツールの比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Zoom | Skype | Remotty | Chatwork | Quip | ジョブカン勤怠管理 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
在宅中の情報共有のストレスをなくす |
気軽にリモート会議できる |
大人数のリモート会議に適している |
高い生産性を維持できる |
コミュニケーション活性化させる |
リアルタイムの共同作業をサポートする |
社員の労働時間を管理する |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| タスク管理 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
Web会議前のコミュニケーションは不可 |
2025年5月にサービスが終了 |
静止画の撮影に嫌悪感を感じる可能性あり |
1人あたりの料金設定がやや高い傾向あり |
スマホのOSによってはアップロードできない |
勤怠の修正依頼など融通が利かないことがある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは、2,125円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは、要問い合わせ |
・要問い合わせ |
・無料プランあり
・有料プランは、840円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは、$12/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは、200円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Zoom」の詳細はこちら |
「Skype」の詳細はこちら |
「Remotty」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Quip」の詳細はこちら |
「ジョブカン勤怠管理」の詳細はこちら |
それぞれ用途がことなるので、自社の課題にマッチしているかはもちろん、導入後に社員がすぐに使いこなせるツールであるかにも注目しましょう。
在宅勤務に役立つツールの選び方
ここからは、在宅勤務に役立つツールの選び方を解説します。「有名だから」という理由だけでツールを導入してしまうと、運用が長続きせず生産性向上にも役立てられないため、以下のポイントを押さえながら選ぶ必要があります。
（1）モバイル端末に対応しているか
ツール選定の際は、PCだけでなくモバイル端末にも対応しているか確認しましょう。
出張が多い従業員や外回りをする営業職は、必ずパソコンを利用できる状況にいるとは限りません。したがって、時間や場所を問わずツールを使用するためにも、モバイル対応可否を確認しておく必要があるのです。
また、端末を変えたときにページの見やすさに差がないかも確認しておきましょう。モバイル版では表示が崩れてしまうなどの問題がある場合、扱いづらさからツールの使用に抵抗感を持つ従業員が出てくる可能性があります。
（2）セキュリティは十分か
セキュリティ対策が充分かは、在宅勤務に役立つツールを選ぶポイントのひとつです。
とくに、情報共有ツールを導入する場合には、機密性の高い情報も含め社内のあらゆる情報をツール上で共有することになります。そこで、重大な情報の漏えいを防ぐために、ベンダーのセキュリティ体制を確認しておく必要があるのです。
また、ツール自体のセキュリティの確認と併せて、公共施設の無料Wi-Fiからは接続しないなど社内ルールの整備をすると、リスクを回避しながら安全にツールを運用できます。
（3）簡単に操作できるか
ツールを選ぶポイントのひとつとして、簡単に操作できるかも挙げられます。
自社で必要とする以上の機能を備えていて操作が難しいツールでは、従業員が使いこなせず導入しても浸透しない可能性があります。また、使いづらいことを理由にツールが放置されると、コミュニケーション不足など在宅勤務で発生する問題を解決できません。
そのため、「説明がなくとも簡単に使いこなせるツール」を選定する必要があるのです。
たとえば、情報共有に必要な機能を過不足のない「Stock」のようなツールなら、ITリテラシーを問わず直感的に操作できるため、従業員が使用に抵抗感を持つこともなく社内への浸透がスムーズです。
在宅勤務におけるツール導入事例
ここでは、在宅勤務導入に伴いツールを活用した企業事例をご紹介します。株式会社原料屋ドットコムは、健康食品を製造前の原料レベルからチェックし、安心できるオーガニック・ピュアサプリを提供している企業です。
テレワークを採用している株式会社原料屋ドットコムでは、チャットツールで情報共有していたところ重要な情報が流れてしまっていたことが課題でした。そこで、「Stock」を導入した結果、チャットツールでは流れる情報を「フォルダ」上で管理することにより、テレワークでも問題なく情報共有が可能になったのです。
このように、情報管理が簡単なツールの導入によって、在宅勤務においても迅速で正確な情報共有が可能になります。そのため、社員間のコミュニケーション不足から生じる、対応漏れや対応遅れのミスが無くなりました。
在宅勤務に必須の便利ツールまとめ
これまで、在宅勤務の課題やおすすめの便利ツールを7ご紹介しました。
在宅勤務の課題を解決するには、ITツールの導入が不可欠です。とくに、チームの連携を高めるためにも「情報共有」を効率化できることは大前提となります。
ただし、自社が必要とする以上の機能を備える多機能なITツールを導入すると、ITに詳しくない社員が使えず次第に放置される事態になりかねません。そのため、「必要な機能を過不足なく搭載したシンプルなITツール」を選ぶのが最善です。
結論、自社画導入すべきなのは在宅勤務中でも必要な情報をすぐに共有でき、非IT企業の65歳でも直感的に使えるほどシンプルなITツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用し、在宅勤務でもオフィス勤務以上に成果を出せるための基盤をつくりましょう。
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