ビジネスにおいて欠かすことのできない業務が振り返りです。成果を上げるビジネスパーソンは、業務で成果を出すために「振り返り」を有効的に活用しています。
一方で、中小企業では一人あたりの業務も多く時間がないなか、効率的に仕事の振り返りができずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、振り返りの重要性、仕事を振り返る際の注意点・フレームワークをご紹介します。
- 忙しいなかでも業務を確実に振り返られる方法が知り実践したい
- どのように業務を棚卸しして振り返れば良いかわからない
- 正しく振り返りを行い、作業効率を向上させたい
という方はこの記事を参考にすると、目標達成に近づくための仕事の振り返り方がわかり、業務改善案や課題の抽出がしやすくなります。
目次
仕事の振り返りとは？
振り返りとは過去の言動や考えを思い起こし、そこから改善点を見出すことです。
仕事の振り返りを行うと、達成したい目標に近づくための改善点がわかります。たとえば、プロジェクト完了時や自社で定めた規定のシーズンごとに、自身の目標の達成可否を振り返ると「何が成功要因で、何が未達要因か」が明確に判明するのです。
このように、振り返りは失敗した原因だけでなく、成功した要因の考察も行います。成功要因がわかると、成功事例やノウハウとして使える情報を横展開させられ、組織力の向上にも貢献します。
一方、振り返りをしなければ「同じミスを繰り返す」「非効率な運用フローが見直されない」など、改善がされないまま業務を続けることになる点に注意しましょう。
振り返りと反省の違い
振り返りと反省の違いは以下の通りです。
- 振り返り
- 反省
成功・失敗問わずすでに起きた事象から、今後に向けてより良い指針を検討すること
間違いや失敗といった「ネガティブ」な過去の行動について見直すこと
いずれの言葉も、過去について検討する点は同じです。しかし、振り返りがポシティブ・ネガティヴな事柄のいずれにも行われるのに対し、反省はネガティヴな事柄のみに行われるのです。
また、反省は失敗した責任の所在を明らかする意味も含んでおり、振り返り以上に過去に重点をおいていると言えます。
仕事を振り返る際の注意点
ここでは、仕事を振り返る上での注意点をご紹介します。以下の3つの点に注意することで形式的な振り返りをすることなく、ネクストアクションに繋げられるのです。
客観的な事象に注目する
仕事を振り返る際は、客観的な事象に注目するのが大切です。
ここでは、自身の所感と事実を切り分けて振り返りを行い、客観性を保たなければならない点がポイントです。主観が多く入ってしまうと、自分のミスを過剰にネガティヴに捉えることにもつながり、正確な振り返りが行えません。
また、振り返りをする際は、複数人でフィードバックし合う方法もおすすめです。具体的には、KSF（重要成功要因）を見つけ出すために、該当の業務における「良かった点・改善点」を抽出し合う方法を取りましょう。
メンバーのミスを責めない
チームの振り返りでは、メンバーのミスを責めるのは控えるべきです。
原因追求にてミスは顕著であることが多く、すぐに抽出できる一方、改善のための振り返りであることを見失わないように注意すべきです。ミスを責めるだけでは次の行動に繋がらないので、原因や改善点を整理するために建設的な話し合いを心がけましょう。
また、ミスを責めていては非難されたメンバーのモチベーションも低下してしまいます。そのため、振り返りではメンバーを非難するのではなく、相手の意見を聞いて尊重する姿勢が重要です。
ネクストアクションに繋げる
振り返りを行う際は、ネクストアクションに繋げなければ意味がありません。
失敗の原因を洗い出し成功の要因を考察するだけでは、次につながる行動が何もないので、業務改善は達成しません。現状を改善するための行動に移さなければならないので、必ずToDo（やるべきこと）を明確にしたうえでメンバーへと落とし込みましょう。
一方、ネクストアクションは複数発生するケースもあるので、「Stock」のようなツールを使い、複数のタスクとして漏れの出ない管理をする必要があります。
[テンプレート付き]振り返りに使えるフレームワーク3選
仕事の振り返りにはすでに体系化されたフレームワークを使うのが一般的ですが、テンプレートを使うと、視覚的にわかりやすく振り返りができます。
そこで以下では、仕事の振り返りにおすすめのフレームワークと、すぐに使えるテンプレートを併せて紹介します。
PDCA
「PDCA」とは「Plan（計画）」「 Do（実行）」「 Check（評価）」「Act（改善）」の頭文字を取ったフレームワークです。この4つのプロセスを順に正しく繰り返すことで、業務の改善が期待できます。
進め方はまず、Planの段階で進捗が確認できる定量的な目標とその期日を設定し、Doの段階で設定した目標達成に向けてのアクションを実行します。そして、Checkの段階では、目標に対しての達成率の確認、自分のとったアクションの良し悪しを評価し、最終的にはActの段階で、Checkでの評価を踏まえた改善案を考えます。
そして、ここからまたPlanに戻り、同じ手順を繰り返します。もともとは品質管理のためのフレームワークでしたが、現在ではビジネス全般に幅広く用いられています。
YWT
YWTとはY（やったこと）、W（わかったこと）、T（つぎにやること）の頭文字をとった名前であり、進め方はシンプルでこの3つを順に書き出していき振り返ります。今までに「やったこと」から、経験を通して「わかったこと」を踏まえ、最終的に課題解決のために「つぎにやること」を決定します。
ただしYWTは、チームやプロジェクト単位での振り返りよりも、個人での振り返りに適している特徴があります。チームやプロジェクトにYWTを用いると「やったこと」が膨大な量となり、内容の整理が難しくなるためです。
KPT
KPTとは、Keep(続けること)、Problem(課題点)、Try(試すこと)の頭文字をとったフレームワークです。具体的には、紙やホワイトボードを3つに仕切り、左上にKeep(続けること)、左下にProblem(課題点)、右側にTry(試すこと)の欄をそれぞれ作ります。
そして、Keepの枠内には「今後も継続すること・うまくいったこと」を書き出した後、Problemに「解決するべき問題・課題」を書きます。そして、TryにはKeepとProblemの内容を受けて、「問題の解決策・新しく実行に移すこと」を書き出します。
チームで振り返る場合は、個人でKeepとProblemを書き出した後に、メンバー全員で共有しTryをチーム全体で考えましょう。チーム全員が問題を把握しやすくなり、全体として次にどう動くべきか明確になるのです。
仕事をチームで振り返るときのたった1つのポイントとは
仕事をチームで振り返るときのたった1つのポイントとは、振り返りの方法を事前に決めておくことです。
チームで振り返りを行う場合、メンバーそれぞれが異なる方法で振り返りを行うと、改善すべき点がまとまりません。なぜなら、属人化された振り返りの手法では「ネクストアクションの正誤」「課題点が発生した原因の正誤」が異なってしまうからです。
たとえば、フレームワークだけでも「YWT」と「KPT」では、個人向きか組織向きかの違いがあるのです。したがって、前もってメンバー全員の振り返り方法を定めておき、チーム全体にとっての課題解決に向けた改善を進めましょう。
【非IT企業必見】仕事の振り返りに最適なITツール
以下では、仕事の振り返りに最適なITツールをご紹介します。
仕事の振り返りは業務効率化を実現するうえで不可欠ですが、そもそも正しく情報が残っていなければ、現状を把握できず振り返りすらできません。そのため、正しく情報を残しておくことが必要となりますが、非IT企業の多くで使われるExcelやWordで管理していては、情報を確認するまでの工数が多く、手間がかかります。
そこで、ITツールで情報を管理すれば、手間をかけずに振り返りができるのです。しかし、社内のITリテラシーを無視し、担当者の一存で多機能なツールにすると、非IT企業やITリテラシーの高くないメンバーが多いチームでは浸透せず運用が頓挫してしまいます。
したがって、「メンバー全員が使いやすい情報管理ツール」を使い、仕事の振り返りがしやすい環境を構築しましょう。結論、情報管理に必要な機能が過不足なく備わっており、ITリテラシーの低い社員でもストレスなく扱える情報管理ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は仕事に必要なすべての情報を蓄積可能なため、振り返りのストレスも発生しません。また、振り返りで生じたToDoもノートに紐づく「タスク」で簡単に管理できるので、対応漏れも発生しません。
最も簡単にデータ共有管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
仕事の振り返りの注意点やフレームワークまとめ
これまで、仕事を振り返る際の注意点や振り返りに使えるフレームワークをを中心にご紹介しました。
仕事の振り返りは、客観的事実と主観を分けて考慮し、正しく「やるべきこと」を明確にしなければなりません。そこで、フレームワークを使うと効率的に仕事の振り返りが進められますが、情報確認するまでの工数の多いWordやExcelで管理していては、振り返りができても「やるべきこと」への落とし込みができません。
したがって、振り返りに必要な情報、振り返りから生まれた情報は、ITツールを使って管理しましょう。ただし、「誰もが利用できる情報管理ツール」でなければ、メンバーが「ツールで振り返りをする意味」を見出せず、運用に失敗します。
そのため、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使える情報管理ツールを活用し、情報を正しく整理したうえで振り返りを行うべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して情報管理を正しく行い、業務効率化に繋がる振り返りをしましょう。
