個人やチームの成長スピードを高めるには、日々の業務をやりっぱなしにせず、「振り返り」を通じて課題や改善点を明確にし、次のアクションにつなげることが重要です。
しかし、実際には「毎週振り返りをしているのに、なぜか成果につながらない」「振り返りが反省会で終わってしまい、具体的な改善に結びつかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、振り返りのダメな例とよい例を中心にご紹介します。
- 仕事の振り返りをしているのに、成果につながらず悩んでいる
- チームで振り返りをしても、表面的な発言ばかりで改善アクションが定着しない
- 日報・1on1など、自社に合う振り返り方法がわからず困っている
という方はこの記事を参考にすると、意味のない仕事の振り返りと意味のある振り返りの違いがわかり、自社で取り入れるべき振り返り方を判断できます。
目次
なぜ仕事に振り返りが必要なのか
振り返りは、「成果」を「資産」にするために必要なプロセスです。
仕事で得た成果や経験を言語化し「資産」として共有することで、再現性のある組織に育ちます。また、失敗を失敗のままで終わらせず、原因を分析することでミスを繰り返さない仕組みを構築できます。
そのため、暗黙知を形式知に変換するためにも、忙しい時こそ1度立ち止まって、業務を振り返りましょう。
やってはいけない振り返り4選
ここでは、振り返りの失敗例を4つご紹介します。以下のような振り返りをしていないか、きちんと確認しましょう。
例1｜継続しない
1つ目の失敗例は、継続しない振り返りです。
振り返りで見つけた課題を、改善して習慣化するのには時間がかかります。さらに、習慣が成果につながるまでは、より多くの時間が必要です。
振り返りは、長期的に大きな効果を発揮するプロセスなので、継続しないと成果にはつながりません。したがって、短期的な振り返りでは業務に再現性を作りづらく、長期的に継続することで大きな効果が発揮されるのです。
例2｜個人で完結している
2つ目の失敗例は、個人で完結している振り返りです。
振り返りでは、他者の視点が入ることによって、当事者の視点では気づけなかった課題や改善策に気づけることがあります。また、振り返りは、自分が抱える課題を改善するだけでは属人化してしまうので、組織に共有して「資産化」することが重要です。
そのため、振り返りをするときは、チームに共有して客観的な意見をもらいつつ、改善や成果を組織の資産として残しましょう。
例3｜反省会になっている
3つ目の失敗例は、反省会になっている振り返りです。
振り返りで重要なのは、「事実の整理」「成果・失敗の要因分析」「改善策の抽出」です。反省するだけでは、改善のアクションにまで落とし込めないため、結果として振り返りの「成果」が実感しづらくなってしまいます。
振り返りを反省会で終わらせないためには、フレームワークを活用しましょう。フレームワークを取り入れて振り返りの型を安定させると、単なる反省ではなく改善のための振り返りができます。
例4｜記録が分散している
4つ目の失敗例は、記録が分散している振り返りです。
振り返りの記録が分散していては、過去に記した内容を探す手間もかかるため、過去の振り返りを見返さなくなります。そのため、改善策の効果を確認できないまま、再度繰り返すことになるのです。
そのため、振り返りを行うときは、記録を一元管理して、定期的に見返す習慣をつけましょう。そこで、振り返りの記録を蓄積して、すぐにアクセスできるようにすると、過去の記録を見返す習慣が身につきます。
成果につながる振り返りとは
ここでは、正しい振り返り方のポイントをいくつかご紹介します。以下を参考にして、成果につながる振り返りをしましょう。
記録を”蓄積する”
1つ目のポイントは、記録の蓄積です。
振り返りの目的は、“記録すること”ではなく、業務改善のために活用できる形で“蓄積すること”です。そのため、いつでも見返せるように、記録を埋もれずに管理できる場所に蓄積しましょう。
たとえば、検索機能のあるツールで管理すると、より素早く参照できるので便利です。
振り返りをチームの”資産にする”
2つ目のポイントは、振り返りの資産化です。
振り返りの成果を再現性ある「資産」にすることで、組織全体の高水準の価値提供に直結します。そのため、個々人の振り返りとは別に、チーム全体でも振り替りを実施しましょう。
ただし、振り返りの内容を「エクセル」や「ワード」のようなファイルで管理するとほかのファイルに埋もれてしまいます。そのため、「Stock」のような情報共有ツールを使うと、「ノート」にまとめた振り返りが、更新と同時に公開されるため、簡単に情報共有できます。
改善アクションを”定着させる”
3つ目のポイントは、改善アクションの定着です。
仕事の振り返りは、発言して終わりではなく、次の行動に起こすまでが肝心です。さらに、一回きりではなく、振り返りのたびに改善策に落とし込むまでを習慣化させることで、より良い体制を築くことができるのです。
したがって、振り返りをするときは、課題の発見と改善のアクションまで確実に落とし込むようにしましょう。
正しい振り返りを仕組み化しよう
以下では、正しい振り返りを仕組み化する方法をご紹介します。
個人で完結させて、記録が散在しているような振り返りでは、意味のある振り返りとは言えません。このような間違った仕事の振り返りのままでは、時間だけがムダになり、成果につながりません。
正しく振り返りをするためには、振り返りの記録を一元管理して、チームでの共有・改善が必須です。そこで、情報の管理・共有に特化したITツールを導入して、有意義な振り返りをしましょう。
結論、自社が導入すべきITツールは、シンプルで使いやすく、情報を正しく管理できるツール「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」に振り返りの内容をまとめることができ、任意のメンバーにそのまま共有することが可能です。ノートは「フォルダ」で管理できるうえ、テンプレート機能を活用すれば、どのような手順で振り返ればいいのかの「仕組み化」を後押しします。
チームのあらゆる情報をストックするツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
間違った仕事の振り返りまとめ
これまで、間違った仕事の振り返り方や成果につながる振り返り方を中心にご紹介しました。
仕事の振り返りで重要なことは、「記録の蓄積」「組織への共有」「改善アクションの定着」です。反対に、個人で完結していて、記録が散在しているような振り返りでは、改善策が習慣化せず、成果につながりません。
有意義な振り返りのために、情報共有ツールを活用しましょう。ツールを活用して振り返りを管理すると、記録を簡単に蓄積・共有できます。
結論、自社が導入するべきは、社内のあらゆる情報を管理・共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、成果につながる仕事の振り返りをしましょう。
