昨今の感染症対策をきっかけに「在宅勤務」を導入する企業が増えています。在宅勤務はオフィスへ出社せずに自宅で仕事をする働き方です。
 
一方で、自社での在宅勤務を検討しつつも「何から始めれば良いか分からない」「サボる従業員がいないか心配だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、在宅勤務の概要から導入までの流れまでを網羅的にご紹介します。
 
  • そもそも在宅勤務・テレワーク・リモートワークの違いが分からない
  • 非IT企業なので在宅勤務に踏み切れない
  • 在宅勤務中だが情報共有不足で仕事がしづらい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務についての理解が深まり、適切に導入や課題解決ができるようになります。


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在宅勤務とは?

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以下では、在宅勤務の概要や「ずるい」といわれる背景について解説します。
 
在宅勤務をスムーズに進めるために、なぜ「サボり」や「ずるい」といったマイナスなイメージを持たれるのか理解しておきましょう。

在宅勤務の概要

在宅勤務とはオフィスではなく自宅を就業場所にして仕事をする勤務形態を指します。
 
在宅勤務はフリーランスと混同されがちですが、在宅勤務は企業に雇用されている点で異なります。週5日すべてを在宅勤務にする企業もあれば、出社日を設ける企業もあるなど、働き方はさまざまです。
 
在宅勤務を実施すれば、従来の業務プロセスが大きく変化します。たとえば、ITツールで会議や情報共有がされたり、営業がオンラインで完結したりするのです。

企業が在宅勤務を導入する理由

企業が在宅勤務を導入する理由には、以下の3つが挙げられます。
 
  1. 感染症拡大を防止するため
  2. 最も大きな理由は「感染症の拡大防止」です。従業員同士の接触はもちろん、通勤で不特定多数に接触することを防ぐためにも奨励されています。
     
  3. 働き方改革を促進するため
  4. 長時間労働の改善や生産性の向上などの「働き方改革」も理由の一つです。柔軟な働き方が求められるなか、企業に早急な対応が求められています。
     
  5. 多様なメリットを享受するため
  6. 感染症の拡大防止や働き方改革の促進以外にも、在宅勤務にはさまざまなメリットがあります。たとえば、”コスト削減”や”業務ストレスの軽減”などが挙げられます。
在宅勤務は感染症の拡大以降、政府による補助金などをきかっけとして急激に広がりました。また、働き方改革やIT化といった世の中の流れにも対応しています。

在宅勤務が「ずるい」といわれる背景とは

在宅勤務が「ずるい」といわれる背景には、勤務状況の不透明さが挙げられます。
 
在宅勤務中の従業員の状況は、オフィスワークのように直接会って把握できません。そのため、”サボっているのではないか”という懸念や誤解が生まれた結果「ずるい」といわれてしまうのです。
 
このように、対面で仕事をしたり直接コミュニケーションをとったりできないことが、在宅勤務へのネガティブな印象を生んでしまっているのです。したがって、在宅勤務中は”こまめな進捗共有”や”円滑なコミュニケーション”を徹底する必要があります。
 
関連記事: 在宅勤務のメリットとデメリット7選!サボりは見える化する?


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在宅勤務・リモートワーク・テレワークの違いとは?

パソコンの前で考える女性
 
在宅勤務と混同される新しい働き方に「リモートワーク」と「テレワーク」があります。以下は、それぞれの概要です。
 
  • リモートワーク
  • オフィス以外の場所で仕事をすること全般を指します。在宅勤務が就業場所を「自宅」と限定するのに対し、リモートワークは場所に縛られません。
     
  • テレワーク
  • 情報通信技術を活用して時間や場所に捉われずに働くこと全般を指します。(参考:日本テレワーク協会)
以上のように、テレワークは在宅勤務を含む概念であり、リモートワークもテレワークとほとんど同じ意味で使われます。
 
関連記事: 【保育園向け】在宅勤務でできること6選!課題と対策も紹介


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<5ステップ>在宅勤務開始までの流れ

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以下では、在宅勤務開始までの流れを5ステップでご紹介します。「在宅勤務をとりいれたいが、何から始めれば良いか分からない」という担当者の方は必見です。

ステップ1|目的を周知する

はじめに、在宅勤務を実施する目的を周知しましょう。
 
たとえば、感染症対策のほかにも「働き方改革の実現」「生産性の向上」「コストダウン」といったさまざまな目的が考えられます。
 
以上のように、在宅勤務で達成したいことや会社全体へ期待することを目的として設定し、今後のステップを進めやすくしましょう。

ステップ2|計画を策定する

次に、在宅勤務・テレワーク前に確認すべき事項を洗い出し、計画としてまとめましょう。たとえば、以下のような項目について検討します。
 
  • テレワーク対象者の範囲について
  • テレワーク対象者へのセミナーについて
  • テレワーク環境の整備について
以上の項目について「いつ決定するのか」「誰と話し合うのか」といった計画を立てておくことで、在宅勤務導入前にやるべきことが明確になります。

ステップ3|ツールを選ぶ

次に、在宅勤務で必要なツールを選びましょう。ビデオ会議ツールや労務管理システムは必要に応じて導入しますが、必ず用意すべきなのは「情報共有ツール」です。
 
情報共有ツールが必須な背景には、在宅勤務のデメリットである「情報共有の難しさ」があります。在宅勤務中は”誰が何をしているのか”が分かりづらく、トラブルの発覚が遅れたり、報告や相談が遅れたりしやすいのです。
 
したがって、従業員がリアルタイムで残している業務の情報を一目で把握できる「Stock」のようなITツールを選びましょう。

ステップ4|ルールを整備する

次に、在宅勤務中の就業規則やセキュリティに関する各種ルールを整備しましょう。とくに、セキュリティに関するルールの設定は重要です。
 
たとえば、在宅勤務中は情報共有やコミュニケーションに”クラウドサービス”を活用します。さらに、社内で管理しているPCではなく個人のPCやスマホを業務に使うケースが多いため、情報漏洩やサイバー攻撃等のリスクが高まるのです。
 
したがって、在宅勤務中でも従業員や社内情報を適切に管理するために、各種ルールを整備しなければなりません。

ステップ5|小規模で運用して改善する

全社へ導入する前に、小規模で運用して改善点を検討しましょう。
 
在宅勤務の対象者が多いほど、トラブルが起きたときの対処に時間がかかります。そのため、まずは小規模チームで目標設定・運用・評価を実施し、全社への導入に向けた調整が必要なのです。
 
また、在宅勤務で必要な情報共有ツールのなかには「クラウド型」と呼ばれる初期費用がかからないツールもあるので、小規模チームで使い心地を試しましょう。
 
関連記事: 【完全版】テレワーク・在宅勤務のルール作り4ステップを解説!


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【必見】在宅勤務でもスムーズに仕事を進めるツール

以下では、在宅勤務でもスムーズに仕事を進めるツールをご紹介します。
 
在宅勤務では、業務の情報共有やコミュニケーションが最大の課題になります。したがって、スムーズに進めるには、業務状況を記載する「ノート」、気軽にやりとりする「メッセージ」、進捗を見える化する「タスク」を備えたツールが必須です。
 
ただし、3つの機能を備えていても”操作が難しいツール”は社内へ浸透しないので注意しましょう。新人からベテランまでの全従業員が使いこなせるツールなら、対面時のように円滑なコミュニケーションがとれます。
 
したがって、在宅勤務で選ぶべきなのは、必要な3つの機能を過不足なく備え、非IT企業の65歳以上の従業員でも簡単に使える「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」へ業務情報を記載すればリアルタイムで反映されるので、仕事がスムーズに進みます。また、大手企業でも導入されるほど厳格なセキュリティ基準のもと運用されているので安心です。

全員が簡単に情報共有できるツール「Stock」

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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在宅勤務のメリット3つ

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在宅勤務が広がった背景には「感染症の拡大防止」や「働き方改革の促進」などがありますが、「企業にメリットがある」のもその内のひとつです。具体的には、在宅勤務を実施した企業は以下の5つのメリットを得られます。

(1)通退勤の時間を削減できる

在宅勤務の実施によって、従業員の通退勤の時間を大幅に減らせます。
 
従業員の負担が減るのはもちろん、空いた時間でリフレッシュできるので、仕事のストレスを軽減する効果が期待されます。
 
在宅勤務で通退勤の時間帯がなくなるのは分かりやすいメリットですが、単に時間の余裕ができるだけでなく、労務管理の観点から会社へ利益をもたらすのです。

(2)コストが削減できる

在宅勤務を実施する企業ではコストの削減が見込めます。
 
たとえば、在宅勤務を全社で実施すればオフィスを縮小・売却できるため、高い賃料を支払い続ける必要はありません。また、社内情報がデジタル化されるので印刷費や用紙代、プリンターのリース料なども削減されます
 
以上のように、オフィス勤務でかかるコストを大幅に削減すれば、その分事業の拡大やさまざまな資源への投資に活用できるのです。

(3)育児・介護でも働く選択肢ができる

在宅勤務は育児や介護をする社員が働く選択をできるようになります。
 
子供の世話や親の介護で仕事を退職すると、自社の業務を熟知した人材がいなくなるので会社にとっての損失となります。一方で、在宅勤務が導入されれば「働き続ける」という選択肢が生まれるのです。
 
在宅勤務で育児・介護をするのは大変ですが、家族の身に何かあればすぐに対応できるので安心感があります。
 
以上のように、育児や介護で会社を辞めざるをえない優秀な人材を確保したり、働く従業員のニーズの多様化へ対応したりする点で、在宅勤務がメリットをもたらします。
 
関連記事: 【テンプレート付き】在宅勤務の報告書に書くべき項目とポイントを紹介
 
関連記事: 在宅勤務で集中できない原因は?効率化のコツ8選!


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在宅勤務のデメリット3つ

疲れたビジネスマンの画像
 
在宅勤務にはメリットだけでなく、企業が適切に対応すべきデメリットもあります。在宅勤務を実施する前にデメリットを把握して、準備を進めましょう。

(1)セキュリティリスクが高まる

オフィス以外の場所で仕事をするため、セキュリティリスクが高まります。
 
たとえば、自宅のWi-Fiはオフィスのように高度なセキュリティ対策がされていないので、外部から不正にアクセスされやすい状態です。また、私用のPCやスマホを使うことでパスワードや社内情報が漏えいする恐れがあります。
 
そのため、企業は「セキュリティレベルの高い通信機器」を貸し出したり、「厳しいセキュリティ基準を満たすITツール」を導入したりして対応しましょう。

(2)部下の進捗が把握しづらい

在宅勤務では部下の進捗が把握しづらくなります。
 
対面で仕事をすれば”気軽に進捗を尋ねること”や”仕事の様子から察すること”が可能でしたが、在宅勤務では困難です。そのため、部下が担当する業務の進捗を正確に把握できずに、トラブル発覚が遅れかねません。
 
解決策として、部下のタスクをリアルタイムで把握するITツールを活用しましょう。リアルタイムで更新されるITツールであれば、仕事場所が離れていても部下の正確な進捗状況を逐一把握できます。

(3)コミュニケーションが難しい

コミュニケーションをとりづらいことも在宅勤務のデメリットです。
 
対面で会話する機会がなくなったことで、チームの連携が上手くいかなくなった事例もあります。解決策としてWeb会議ツールが考えられますが、わざわざ時間を確保しなければならないので日常的には使えません。
 
そのため、業務に関するメッセージを送り合えるツールが最適です。ただし、チャットツール単体では情報が流れたり、話題が入り混じったりしてあとから振り返られません。
 
したがって、在宅勤務には、タイトルと内容を記載した「ノート」に紐づいたやりとりができる「Stock」のようなツールが適しています。
 
関連記事: 【無料あり】在宅勤務に便利なおすすめのツール7選を徹底比較!


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在宅勤務をスムーズにする唯一のポイント

PCを操作する画像
 
在宅勤務をスムーズにする唯一のポイントは「情報共有ツールで業務の状況を共有すること」です。
 
在宅勤務中は互いの進捗状況や業務内容が分かりづらく、コミュニケーションもとりづらいので、ツールを導入して情報共有する環境を作り出さなければなりません。
 
ただし、ツールを選ぶ際はシンプルで誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。性能にとらわれて操作が難しいツールを導入してしまうと、社内へ浸透せず業務効率が落ちかねないのです。
 
在宅勤務で使うITツールに必要な機能は、業務の情報を記載・共有する「ノート」、コミュニケーションをとる「メッセージ」、進捗を把握する「タスク」の3つなので、これらを備えたシンプルな「Stock」のようなツールが使いやすいです。
 
関連記事: 【簡単解説】テレワークとは?リモートワークとの違いや導入のポイントをご紹介


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在宅勤務の課題を解消した企業の事例

わたし・みらい・創造センターの事例
<SBIビジネス・イノベーター株式会社の事例>
 
SBIビジネス・イノベーター株式会社のわたし・みらい・創造センターでは、リモートワーク下で情報共有ツールを運用し、チームの業務やナレッジの蓄積をリモートワーク前と同じように進めることに成功しました。
 
その背景には、「チームの情報をとにかく簡単にストックできるツール」の導入があります。テーマごとの情報を「ノート」へまとめられるので、複数案件を同時進行していたり、類似案件のナレッジを参照したりするのに役立ったのです。
 
さらに、厳しいセキュリティ基準をクリアしていたことで、安心して情報共有できる環境が整えられました。担当者は、「リモートワークになっても業務を止めることなく、オフィスで仕事をするのと同様の環境で仕事ができた」と語っています。
 
 
関連記事: リモートワークとテレワークの違いとは?メリット・デメリットも紹介


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在宅勤務の概要とデメリットまとめ

これまで、在宅勤務とテレワークとの違いや導入までの流れ、メリットとデメリットを中心にご紹介しました。
 
在宅勤務ではコスト削減や通勤時間の削減といったメリットが得られる一方で、部下の進捗が把握しづらいうえに、コミュニケーションが難しいというデメリットが生じます。
 
そのため、ITツールを使って在宅勤務中の情報共有を円滑にしましょう。ただし、多機能で複雑なITツールは社内へ浸透せず効果がないので「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を選ぶ必要があります。
 
したがって、在宅勤務に最適なのは、情報共有に必要な機能を備えており、誰でも導入即日で使いこなせる「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して在宅勤務でも生産性を維持・向上しましょう。


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関連記事: 【生産性向上】ハイブリッドワークとは?メリット・デメリットも紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。