昨今では、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化の観点から、ペーパーレス化を進めている企業が増えています。とくに、現場作業で紙ベースの資料を扱っているという場合には、タブレット端末の活用がおすすめです。
しかし、「紙に慣れているので、デジタルを導入するメリットが思いつかない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ペーパーレス化する目的やメリットを中心にご紹介します。
- ペーパーレス化するメリット・デメリットを押さえたい
- セキュリティの高い手段で情報を取り扱いたい
- デジタルに不慣れな社員が多く、導入するのに不安がある
という方はこの記事を参考にすると、デジタルを導入するメリット・デメリットを押さえられるので、デジタル化に対する不安を払拭できます。
目次
ペーパーレス・電子化する目的とは
紙ベースから脱却して、ペーパーレス化・電子化する目的として、大きく以下の3つに分けられます。
- 業務効率化のため
- コスト削減のため
- セキュリティ強化のため
紙の資料は、適切に管理しなければ、必要な情報にすぐにたどり着くことができません。一方、情報を電子化して、検索機能の優れたシステムで管理すれば、資料を整理したり探したりする手間を軽減できるので、業務効率化につながるのです。
従来、紙にプリントアウトしていた情報を電子化すると、印刷に必要な用紙代やインク代などの費用がカットできます。その他にも、コピー機のリース代、メンテナンス代、ホッチキス等消耗品費、資料を郵送する通信費などの削減が見込めます。
紙の資料は、紛失するリスクが高く、手元にあれば誰でも簡単に閲覧できてしまいます。そこで、高セキュアなシステムで管理すれば、情報の閲覧者を制限したり、パスワードをかけたりできるので、むやみやたらな情報の流出を防げます。
以上のように、ペーパーレス化・電子化を実現すれば、あらゆる側面において効果を得られるのです。
現場のペーパーレス化にタブレットを活用するメリット
ここでは、現場のペーパーレス化にタブレットを活用するメリットを3つ紹介します。紙に慣れているという方も、以下のポイントを把握したうえで、導入の可否を判断しましょう。
（1）持ち運びしやすい
1つ目のメリットは、持ち運びしやすいことが挙げられます。
紙ベースの場合、必要となる資料が多さに比例して荷物は増えていくので、持ち運ぶのに一苦労だと言えます。また、天候が悪いときには、雨に濡れないよう注意しなければならないなど、持ち運ぶのに不向きです。
一方、タブレットを使って情報を管理すれば、情報量や天候に左右される煩わしさがありません。また、数ある資料のなかから欲しい情報をすぐにピックアップできる点も、持ち運ぶうえでの強みだと言えます。
（2）セキュリティを強化できる
2つ目のメリットは、セキュリティを強化できる点です。
紙で情報を取り扱う場合、資料を紛失するだけでも情報漏洩につながりかねません。一方、タブレット上でデータを扱えば、万が一に紛失したとしても端末にロックをかけられるので、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えられるのです。
また、セキュリティ性の高いアプリを使って情報を管理すれば、より安全面を強化できます。たとえば、情報管理における国際規定の「ISO27001」を取得している「Stock」のような情報共有ツールなどが、セキュリティが強固なアプリとしておすすめです。
（3）資料の編集・共有がしやすい
3つ目に、資料の編集・共有がしやすいことが挙げられます。
紙の場合「メモを取っておき、後で資料を編集する」という工程を踏まなければならず、情報を共有するまでに時間がかかります。一方、情報をデジタル化すれば、タブレット上から情報の編集・共有ができるので、変更があったときにも迅速な対応が可能です。
以上のように、情報をデジタル化すれば、その場ですぐに編集・共有できるので、編集内容を失念したり対応漏れが起きたりする事態を防げます。
現場のペーパーレス化にタブレットを活用するデメリット
以下では、ペーパーレス化にタブレットを活用するデメリットを解説します。デメリットを押さえつつ対策を講じておけば、導入後の混乱を最小限に押さえられるので必見です。
（1）画面が小さい
1つ目のデメリットは、画面が小さいことが挙げられます。
タブレットはスマホよりも大きいとはいえ、一般的な用紙のサイズであるA4サイズには満たないと言えます。また、タブレットから発せられる光を浴びながら、小さい画面を見続けるため、目が疲れやすいと感じるケースも少なくありません。
そのため、タブレットを活用するときは、適時休憩を挟んだり端末自体のフォントサイズを大きく設定したりするなど、事前に対策をとることが望ましいです。
（2）充電に左右される
2つ目のデメリットとして、充電に左右される懸念があります。
タブレット端末を使う場合、充電がなければ使用することができません。万が一、充電が少量のまま持ち出してしまうと、途中で充電が切れて作業がストップするといった事態になりかねないので要注意です。
以上の対策としては「モバイルバッテリーを常備しておく」「タブレットを使用しないときは常に充電しておく」などが挙げられます。昨今では、コンビニにレンタル充電器が置かれているので、そちらを活用するのもひとつの手です。
（3）端末の購入費用がかかる
3つ目に、タブレット端末を購入するのに費用がかかることが挙げられます。
アナログでの作業がメインの現場では、まずはタブレットを購入するところから始めなければなりません。また、タブレット端末の購入費用だけでなく、月額料金についても考慮しておく必要があります。
以上のように「導入を検討しているものの、金銭面が大きな負担となる」という場合には、IT導入補助金2023のように補助金制度を活用しましょう。
タブレットを活用するときの注意点とは
紙ベースでの情報管理から、タブレット端末に切り替えただけでは「ただ紙を使わないだけの運用」になってしまうので意味がありません。
従来、紙で管理していたデータを電子化するのであれば、タブレット上でやりとりしたり情報管理したりして、有効活用すべきです。ただし、そのためにはタブレットの購入と同時に、情報共有ツールの導入が必須となります。
たとえば、情報共有ツールを導入すれば、社内のマニュアルやノウハウをストックすることができます。さらに、チーム全体の作業進捗を可視化したり、メンバー同士とやりとりしたりもできるので、メールやチャットを使う必要もありません。
ペーパーレス化の実現に最適なツール
以下では、ペーパーレス化の実現に最適なツールを紹介します。
現場にタブレットを導入してペーパーレス化を実現すれば、情報へのアクセス性や安全性、生産性の向上が期待できます。ただし、単純にタブレット端末を紙の代替として使うのではなく、情報共有システムを活用して、情報管理を最適化すべきです。
とはいえ、操作が難しいシステムでは使いこなせず、現場に馴染まない可能性があるので注意が必要です。そこで、初心者でも簡単に使えるシステムを導入して、タブレットを上手く使いこなせる仕組みをつくりましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報共有システム「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報をまとめれば、リアルタイムでチームに共有できます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を使えば、話題が混ざることなくメンバーとやりとりでき、対応漏れを防ぐことも可能です。
誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ペーパーレス化するメリット・デメリットまとめ
ここまで、ペーパーレス化するメリット・デメリットを中心に紹介しました。
現場にタブレット端末を導入するメリットとして「情報へのアクセス性・安全性・生産性」の向上が挙げられます。一方、画面が小さかったり小まめな充電が必要だったりする点に注意して、運用することが大切です。
また、単純にタブレット端末を導入するのではなく、情報共有システムを連携して、情報管理を最適化しましょう。ただし、操作が分かりづらいと現場に馴染まないので、誰でも簡単に使えるシステムであることが大前提です。
結論、自社が導入すべきなのは、「ノート」「メッセージ」「タスク」のシンプルな機能性で情報を管理・共有できる『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、タブレット端末での情報管理を最適化しましょう。
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