昨今では、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化の観点から、ペーパーレス化を進めている企業が増えています。とくに、会議などで、資料準備に時間を取られている場合には、タブレット端末を使ったペーパーレス化が有効です。
しかし、「紙に慣れているので、デジタル端末を導入が失敗しないか不安を感じている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、導入を成功させるためのポイントを中心にご紹介します。
- 紙資料の管理コストを削減したいが現場への定着に不安を感じるDX担当者
- タブレットを導入しても情報の保管場所が分散し活用しきれていない管理職
- 複雑なツールを選んでしまい操作の難しさから運用が形骸化するのを避けたい業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすることで、導入のメリットや失敗しないための運用方法を把握でき、デジタル化への不安を解消できます。
目次
ペーパーレス化にタブレットが適している理由
ここでは、会議のペーパーレス化にタブレットを活用するメリットを3つ紹介します。紙に慣れている方も、以下のポイントを把握したうえで導入のメリットを判断しましょう。
（1）持ち運びしやすい
1つ目のメリットは、持ち運びしやすいことが挙げられます。
紙の場合、必要となる資料が多いと荷物が増え、持ち運びが不便です。また、破損のリスクがあるため、外で作業する職種の方には不向きです。
一方、タブレットを使って情報を管理すれば、持ち運ぶ資料の量が減らせるほか、外出先からの確認も簡単です。また、数ある資料のなかから欲しい情報を検索機能ですぐにピックアップできる点も強みだといえます。
（2）セキュリティを強化できる
2つ目のメリットは、セキュリティを強化できる点です。
紙で情報を取り扱う場合、資料を紛失した場合の情報漏えいリスクが高いです。一方、タブレット上でデータを扱えば、万が一紛失したとしても端末にロックをかけていれば、情報漏えいや不正アクセスのリスクを抑えられるのです。
また、セキュリティ性の高いアプリを使って情報を管理すれば、より安全面を強化できます。たとえば、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」のようなツールは、大企業でも導入できる世界基準のセキュリティで保護できるため安心です。
（3）紙に近い操作性
3つ目に、操作性が紙に近いことが挙げられます。
タブレットはデジタル端末でありながら手書き特有の細かなニュアンスを再現できるため、タイピングが苦手な方でも抵抗なく導入可能です。現場での図面への迅速な書き込みや、会議中の咄嗟のメモ作成などの紙での作業をそのまま画面上で完結できます。
操作の習得に時間をかけず、アナログの利便性を維持したまま業務のデジタル化を無理なく推進できます。
なぜペーパーレス化に失敗する企業が多いのか
タブレット端末を全社員に配布したものの、結局は従来の紙ベースの運用から脱却できずに悩む企業は少なくありません。
会議室では全員が画面を開いているのに、手元には結局プリントアウトされた資料が並んでいるという事態が発生していないでしょうか。背景には、タブレットを導入するだけで業務が自動的に効率化すると誤解してしまい、現場の根強いアナログ習慣を放置していることがあげられます。
こうした「形だけのデジタル化」に陥ってしまうために、ペーパレス化に失敗する企業が多いのです。
タブレット導入が失敗する3つの原因
以下では、ペーパレス化に失敗する3つの原因を紹介します。よくある失敗例を把握しておくことで、自社でのペーパレス化がスムーズに進みます。
（1）情報の保存場所が分散する
まず1つ目の原因は、情報の保存場所が分散することです。
たとえば、会議のメモや現場の記録が各個人のフォルダ内に埋もれてしまい、他のメンバーが再利用できない状況が散見されます。また、チャットやメールに最新資料が散らばることで、どれが最終版か判断がつかず業務に支障をきたすケースも少なくありません。
このように情報が分散する管理体制を放置したままでは、タブレットを導入しても組織の効率化は望めません。
（2）運用ルールが定まらない
2つ目の原因として、運用ルールが定まらないことが挙げられます。
各自がバラバラな方法で使い始めると、データの名前や保存場所がバラバラになり、後からチームで活用できなくなってしまいます。また、資料を更新する際の手順が決まっていないことで、どれが最新のデータか現場で混乱が生じるケースも少なくありません。
統一された運用ルールなしにタブレットを配布しても、現場の混乱を招くだけで本来の目的である効率化の達成が難しくなります。
（3）操作が複雑で定着しない
3つ目の原因は、操作が複雑で定着しないことです。
高機能なものほど設定や手順が複雑になりがちで、ITに詳しくない層にとっては日々の入力作業が大きな負担になってしまいます。操作方法を覚えるために多くの時間や手間がかかると、本来の業務時間が削られてしまい、現場に不満が溜まる原因にもなります。
誰でも直感的に使えるシンプルさを重視しなければ、どれほど優れた端末を導入しても宝の持ち腐れとなってしまうので、注意しましょう。
タブレットで社内のペーパーレス化を進める方法
以下では、ペーパーレス化を進める方法を紹介します。
ペーパーレス化に向けたルールが決まらないままだと、現場の生産性は導入前よりもかえって低下してしまいます。この状態を放置するとせっかく配布した端末も使われなくなり、結局は紙の運用に逆戻りする恐れがあります。
しかし、一般的なクラウドストレージでは、フォルダ構造に依存するため、「どこに保存したか」を覚えていなければ資料を見つけられません。その結果、必要な資料を探すのに時間がかかり、業務の停滞を招きます。
そのため、資料を蓄積しても検索ですぐに見つかる仕組みを備えたツールを導入する必要があります。結論として、ペーパーレス化で最初に導入するべきツールは、社内の資料を一元管理しながら必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」です。
ナレカンの「記事」には、テキストだけではなく、画像やファイルも添付できるため、会議の資料や会議中のメモとしても役立ちます。また、「ファイル内検索」「画像検索」機能により、ファイルや画像内の文章まで検索可能なので、目的の情報に素早くたどり着けるのです。
誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【DX担当者必見】タブレット運用を定着させるコツ
タブレット運用を社内に定着させる最大のコツは、操作の手順を極限まで減らして迷わず入力できる環境を整えることです。
現場の社員が紙よりも便利だと感じる体験こそが、デジタル化への心理的なハードルを乗り越える一番の近道です。社内の情報を一元管理できるツールを導入し、複雑なフォルダ分けを廃止して強力な検索機能に頼る運用へ切り替えるのが効果的です。
使いやすさと情報の見つけやすさを最優先に考えれば、ITツールに苦手意識を持つ層も含めた組織全体のペーパーレス化がスムーズに進みます。
ペーパーレスをタブレットで進める方法まとめ
ここまで、タブレットを活用してペーパーレス化を成功させるポイントを中心に紹介しました。
現場にタブレットを導入することで、情報の探しやすさや持ち運びやすさが向上します。一方で、ただ端末を配るだけでは情報の分散やルールの混乱が起きやすいため、運用の仕組みを整えることが大切です。
また、単純にタブレットを入れるだけでなく、資料を一か所に集めて共有できるシステムを連携させて、情報の管理を最適化しましょう。ただし、操作が難しいと現場に定着しないため、誰でも簡単に使えるシステムであることを前提に選ぶ必要があります。
結論、自社が導入すべきなのは、情報の管理と共有がスムーズで、操作の手順がシンプルな「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効率的なペーパーレス化を実現しましょう。
