業務標準化とは、業務の手順やノウハウを共有し、誰が担当しても同じ品質で業務を進められるようにする取り組みです。業務標準化が進むと、属人化を防ぎ、引き継ぎや教育もしやすくなります。
しかし、実際には「どのように進めればよいのか分からない」「他社はどのように業務標準化を進めているのか知りたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務標準化を成功させた企業の共通点と進め方を中心にご紹介します。
- 業務のやり方が担当者ごとに違い、品質や作業時間のばらつきに悩む管理職
- 業務標準化を進めたいが、どのように進めればよいか分からない業務改善担当者
- マニュアルが現場に定着せず、他社がどのように成功したのか知りたい現場担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、業務標準化の流れと成功させるポイントを把握して、取り組みをスムーズに実施できます。
目次
業務標準化の成功事例3選
ここでは、業務標準化の成功事例を3つ紹介します。以下の事例を把握して、自社の取り組みを具体的にイメージしましょう。
情報共有の標準化｜社労士法人つくし
社労士法人つくしでは、紙のメモを使って顧客情報を共有していました。そのため、ミスが発生しても紙のメモが間違っていたのか、紙のメモは合っていたのに別の原因で間違ったのかわからず、原因を特定できない課題がありました。
そこで、情報共有ツールを導入し、クラウド上で情報共有する仕組みをつくりました。また、顧客情報を共有するだけでなく、タスク管理にも活用したのです。
その結果、共通認識を形成して業務に取り組めるようになり、ミスを減らすことができました。また、達成感を得ながらタスク管理に取り組めるようになりました。
属人化の可視化｜パナソニックリビング近畿
パナソニックリビング近畿では、住宅設備のプランを作成する部署において、属人化が発生して社員に大きな負担が生じているという課題がありました。
そこで、ヒアリングを通して「業務の洗い出し」や「課題の抽出」を実施しました。また、現場の担当者を中心にマニュアルの作成に取り組み、業務標準化を促進しました。
その結果、部署内の業務を整理して、改善策を明確化できました。また、属人化していた業務が可視化され、無駄な作業を削減できたのです。
現場ノウハウの共有｜三晃金属工業
三晃金属工業では、現場で培われた専門知識やノウハウが担当者ごとに蓄積され、必要な情報を見つけられず、同じようなミスが繰り返されるという課題がありました。
そこで、社内の技術資料や業務ノウハウを一元管理できる仕組みを導入しました。また、質問と回答もナレッジとして蓄積し、現場の社員が必要な情報を誰でも確認・共有できる環境を整えました。
その結果、若手社員でも必要な情報をすぐに見つけられるようになり、現場ノウハウの共有が進みました。また、部署を越えて知識を共有する文化が定着し、業務の標準化と生産性の向上につながったのです。
＜3社の事例から分かる＞成功の共通点
以下では、3社の事例から共通していた取り組みを紹介します。自社で業務標準化を定着させるため、成功のポイントを確認しましょう。
特定の人に頼らず情報を共有していた
業務標準化に成功した企業の共通点の1つは、担当者だけが情報を持つ状態をなくしていたことです。
特定の人しか業務内容を把握していないと、引き継ぎや確認のたびに担当者へ問い合わせる必要が生じます。たとえば、急ぎの対応で過去の手順を確認したくても担当者が不在で、作業が止まってしまう場面は少なくありません。
このように、誰でも同じ情報を確認できる環境を整えることが、業務標準化を定着させる第一歩になります。
作って終わりでなく更新を続けていた
共通点の2つ目は、手順書を継続的に見直していたことです。
業務内容や運用方法は変化するため、一度作成した手順書だけでは現場とのズレが大きくなります。一方で、手順どおりに進めても実際の作業と異なり、結局は周囲へ確認し直す状況になることがあります。
だからこそ、現場の変化に合わせて内容を更新し続けることで、手順書は日常業務で活用され続けます。
誰でも使える形で仕組み化していた
共通点の3つ目は、誰でも迷わず使える仕組みを整えていたことです。
情報が整理されていなかったり探しにくかったりすると、手順書があっても現場では活用されません。たとえば、必要な資料を探して複数のフォルダを開き直し、見つからず担当者へ聞きに戻る状況では定着しません。
その結果、必要な情報へすぐたどり着ける環境を整えることが、業務標準化を継続させる重要なポイントになります。
＜事例に学ぶ！＞標準化でつまずくポイント
以下では、成功事例とは反対に、業務標準化でつまずきやすいポイントを紹介します。自社で同じ失敗を防ぐための参考にしましょう。
マニュアルが現場で使われなくなる
業務標準化でよくある失敗の1つ目は、作成したマニュアルが現場で使われなくなることです。
内容が実際の業務と合わなくなると、確認しても役に立たないため読まれなくなります。実際、いざ作業を始めると手順が現場と異なり、結局は周囲へ聞き直して進める非効率な場面は散見されます。
そのため、現場で使われ続けるよう、最新の手順書に誰もがすぐにアクセスできる環境づくりが大切です。
担当者しか分からない業務が残る
よくある失敗の2つ目は、特定の担当者しかやり方を知らない業務が社内に残ってしまうことです。
手順や過去の対応履歴が共有されていないと、常に担当者への口頭確認が前提となり、業務の滞りが発生しやすくなります。実際、急ぎの対応が必要な場面でも、担当者が不在や離席だと作業を進められず、チーム全体の手が止まって困るケースは少なくありません。
そのため、担当者に何度も質問しなくても、誰もが自分で必要な情報にたどり着ける「自走できる仕組み」を整えることが欠かせません。
自社で成功事例を再現する進め方
以下では、成功企業の取り組みを自社で実践する進め方を紹介します。無理なく業務標準化を進めるための手順を確認しましょう。
まず標準化する業務を1つ選ぶ
業務標準化を始めるときの1つ目のポイントは、対象となる業務を1つに絞ることです。
一度に多くの業務へ取り組むと、作業量が増えて途中で見直しが進まなくなります。まずは、問い合わせが多い業務や手順が人によって異なる業務から整理すると、効果を実感しながら進めやすくなります。
このように、小さく始めて成果を積み重ねることが、定着への近道です。
現場の声を聞きながら手順書を作る
業務標準化を推進する2つ目のポイントは、実際に作業をおこなう現場メンバーの意見や実態を反映して手順書を作成することです。
デスク上で作ったマニュアルと実際の作業手順にズレがあると、現場で使われません。たとえば、ベテランが無意識に実施している判断基準や、新人が作業中に迷いやすいポイントをヒアリングしながらまとめることで、実務で即座に役立つ手順書になります。
このように、実際に使う人の「リアルな声」を細かく拾い上げて作成することが、現場に定着する標準化を実現する鍵となります。
使われ続ける仕組みに落とし込む
標準化を社内に定着させる3つ目のポイントは、誰もが日常業務の中で迷わず使い続けられる環境を整えることです。
手順書の保管場所がわかりにくかったり情報が古かったりすると、結局担当者に口頭で聞き直す状態に戻ってしまいます。たとえば、スマホから1秒で検索できたり、その場で内容を修正・更新できたりする環境があれば、確認と更新の習慣が自然と定着します。
このように、個人の努力やルール遵守に頼るのではなく、日常業務のなかで無理なく使い続けられる「仕組み」に落とし込むことが、業務標準化の成功につながるのです。
【必見】業務標準化を定着させるツール
以下では、業務を効率的に標準化できるツールをご紹介します。
業務標準化を進めるには、マニュアルを作成するだけでは不十分です。担当者しか知らない業務をなくし、ノウハウを組織全体で共有したうえで、誰でも必要な情報へすぐアクセスできる仕組みを整えなければ、マニュアルは現場で使われなくなってしまいます。
一方で、ファイルサーバーやフォルダでマニュアルを管理する方法では、情報が増えるほど「どこに何があるか分からない」「必要な情報を探せない」といった状況になりやすく、情報共有が形骸化してしまいます。また、検索性の低い環境では、結局担当者へ確認する運用に戻ってしまいます。
そこで重要なのは、社内の情報を一元管理できるだけでなく、誰でも必要な情報へすぐアクセスでき、現場でも無理なく使い続けられるツールを選ぶことです。
この条件に当てはまるのが、社内のナレッジを一元管理し、必要な情報へすぐアクセスできるツール「ナレカン」です。ナレカンでは、業務フローやノウハウをマニュアルとして作成・管理できるほか、画像やファイルの内容まで検索できる高精度な検索機能によって、必要な情報をすぐに見つけられます。そのため、担当者に頼らなくても業務標準化を現場へ定着させる仕組みを構築できるのです。
ノウハウ共有を仕組み化するAIナレッジツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
古河電工の「ナレカン」導入事例
古河電気工業では、人事労務に関する情報がメールやチャット、共有フォルダに分散しており、必要な情報を探すのに時間がかかるほか、拠点ごとの対応事例も共有できていないという課題がありました。
そこで、社内規程や対応事例を一か所で管理できるツール「ナレカン」を導入しました。また、各拠点で発生した事例も蓄積し、誰でも必要な情報を検索して活用できる環境を整えました。
その結果、情報検索にかかる時間を最大90％削減できました。また、拠点間で対応事例を共有できるようになり、知識を蓄積・活用する仕組みが定着したのです。
業務標準化の流れ・成功事例まとめ
これまで、業務標準化の成功事例や、定着させるための進め方について紹介しました。
業務標準化では、手順書を作成するだけでなく、誰でも同じ情報を確認しながら業務を進められる環境を整えることが重要です。そのためには、標準化する業務を絞って取り組み、現場の声を反映しながら継続的に見直していく必要があります。
一方で、手順書をファイルサーバーやフォルダで管理するだけでは、情報が増えるほど必要な内容が探しにくくなり、担当者へ確認する運用へ戻ってしまいがちです。そのため、業務標準化を定着させるためには、マニュアルやノウハウを一元管理し、誰でも必要な情報をすぐに確認できる仕組みが欠かせません。
なかでも、非IT企業が業務標準化をするのに最適なのは、社内のナレッジを一元管理し、必要な情報へすぐアクセスできるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を活用して、業務標準化が定着する仕組みを構築しましょう。
