業務標準化とは、業務の手順やルールを明確にして、どの社員であっても同じ手順で業務に取り組める状態をつくることを指します。業務標準化に取り組むと、属人化を防止しつつ、業務を効率的に行えるようになるのです。
しかし、業務を標準化する具体的な流れがわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務標準化の流れ・成功事例を中心にご紹介します。
- 業務を標準化して、全メンバーが適切に仕事を進められる環境を整えたい
- 取り組みを実施するうえで、業務標準化の具体的な手順をイメージしたい
- 業務を効果的に標準化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務標準化の流れを把握して、取り組みをスムーズに実施できます。
目次
業務を標準化する目的とは
ここでは、業務を標準化する目的について解説します。以下の内容を把握して、取り組みの目的を明確化しましょう。
業務を効率的に行うため
業務標準化によって、仕事を効率的に行えるようになります。
業務標準化を進めるには、業務フローを明確化しつつ、無駄な作業が発生していないか見直しを行う必要があります。業務フローが最適化されると、最適な手順で業務を進められるので、作業時間の短縮につなげられるのです。
また、業務フローを明確化すれば、ほかのメンバーの業務状況を把握しやすくなるので、メンバー同士のスムーズな連携が可能です。このように、業務を標準化すると、部署を超えて協力しやすい体制が整えられる効果も期待できます。
業務品質を均一にするため
業務品質を均一にすることも、業務標準化の目的のひとつです。
メンバーによって作業手順や判断基準が異なると、業務品質にばらつきが生じてしまいます。そこで、業務標準化に取り組んで手順を統一すれば、すべてのメンバーが同じクオリティで業務を進められるのです。
また、業務を標準化すると、業務のルールや判断基準が明確になり、作業ミス防止にもつながります。
属人化を防止するため
属人化を防止するには、業務標準化が欠かせません。
業務を標準化すれば、社内メンバー全員が同じ手順で作業するので、ノウハウの共有漏れが発生しません。そのため、担当者が異動した場合でも、スムーズに引き継ぎが行えるのです。
このように、業務標準化によって、属人化を防いで社員の業務負担を削減できます。ただし、仕事の手順を確実にメンバーへ共有するには、マニュアル化して適切に管理することがポイントです。
業務標準化の流れとは
ここでは、業務標準化の流れについて解説します。以下の流れを把握して、取り組みをスムーズに実施しましょう。
現状を把握する
まずは、業務を定量化して社内の現状を把握します。たとえば、業務状況を理解する指標として、以下の内容が挙げられます。
- 発生頻度
- 工数
- 必要な知識・スキル
また、現状を抜け漏れなく正確に把握するには、現場の担当者に実状確かめる必要があります。そのため、業務標準化を進める担当者はヒアリングを実施し、業務の問題点を洗い出しましょう。
標準化する業務を選ぶ
次に、標準化する業務を選びます。
業務標準化は、一度にすべての業務を対象するのではなく、優先度の高い業務から取り組む点が重要です。段階的に標準化すれば、現場の混乱を抑えられるのでスムーズに取り組みを実施できます。
標準化の優先順位を決める際は、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」に注目して検討しましょう。とくに、「属人化している業務」や「担当者によって業務品質にばらつきが生じている業務」を標準化すると、効果を実感しやすくなります。
業務フロー・マニュアルを設計する
標準化する業務を選んだら、業務フロー・マニュアルを設計します。
業務フローを設計すると、業務の流れを可視化できます。そのため、「業務内容」や「判断基準」を明確にして、誰でも同じ品質で業務に取り組める仕組みをつくりましょう。
また、設計した業務フロー・マニュアルは、定期的に更新して、最新情報を反映させる点が重要です。とくに、マニュアルの形骸化を防止している企業は、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、社内共有を徹底しているのです。
業務標準化の成功事例3選
ここでは、業務標準化の成功事例3選を解説します。以下の事例を把握して、自社の取り組みを具体的にイメージしましょう。
(1)かなもり歯科クリニック
かなもり歯科クリニックでは、医院全体で高い水準の医療を提供するために、マニュアルを整備する必要がありました。
そこで、マニュアル作成ツールを導入し「治療の準備方法」「事務作業」「器具の使用方法」などのマニュアルを作成しました。また、撮影した画像を貼り付けて、手順を詳細に示したのです。
その結果、新人教育のコストを削減しつつ、全スタッフの業務に対する理解を深めることができました。また、産休取得後の非常勤スタッフでも、自宅からマニュアルを確認して、スムーズに現場に復帰できるようになりました。
(2)社会保険労務士法人つくし
社会保険労務士法人つくしでは、紙のメモを使って顧客情報を共有していました。そのため、ミスが発生しても原因を特定できず、対策できない課題がありました。
そこで、情報共有ツールを導入し、クラウド上で情報共有する仕組みをつくりました。そして、顧客情報を共有するだけでなく、タスク管理にも活用したのです。
その結果、共通認識を形成して業務に取り組めるようになり、ミスを減らすことができました。また、達成感を得ながらタスク管理に取り組めるようになりました。
(3)パナソニックリビング近畿株式会社
パナソニックリビング近畿株式会社では、住宅設備のプランを作成する部署において、属人化が発生して社員に大きな負担が生じている課題がありました。
そこで、業務標準化に取り組み、ヒアリングを通して「業務の洗い出し」や「課題の抽出」を行いました。また、現場の担当者を中心にマニュアルの作成に取り組みました。
その結果、部署内の業務を整理して、改善策を明確化できました。また、属人化していた業務が可視化され、無駄な作業を削減できたのです。
業務を効果的に標準化できるツール
以下では、業務を効果的に標準化できるツールをご紹介します。
事例からもわかるように、業務標準化に取り組むには、前提として情報共有の仕組みづくりが必要です。具体的には、ノウハウやマニュアルを確実に管理・共有して、社員が簡単にアクセスできる環境を整えなければなりません。
そこで、「情報共有ツール」を導入すれば、ノウハウを蓄積しつつ、マニュアルを活用して業務標準化を進められます。ただし、操作方法が複雑だと情報のアクセスに手間がかかってツールの利用が浸透しないので、「操作しやすいシンプルなツール」を導入しましょう。
結論として、業務を効果的に標準化するには非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では標準化した業務の情報やマニュアルをストックして共有しつつ、部署ごとに整理して管理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報が錯綜しないので、ストレスなく業務標準化に取り組めるのです。
ノウハウやマニュアルを簡単に共有できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務標準化の流れ・成功事例まとめ
これまで、業務標準化の流れ・成功事例を中心にご紹介しました。
業務を標準化すると、誰でも同じ手順で業務を効率的に行えるようになるので、「業務品質の均一化」や「属人化の防止」が実現します。また、業務標準化を行う際は、「現状の把握」や「標準化する業務の選定」を行って、業務フローやマニュアルを設計しましょう。
一方で、業務を効果的に標準化するには、ノウハウやマニュアルを管理・共有できる情報共有の仕組みづくりが欠かせません。そこで、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール」を導入すれば、マニュアルの社内共有を徹底して、全社で業務標準化に取り組めます。
したがって、業務標準化には、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、業務の標準化を進めましょう。
