仕事における工数の削減や企業の生産性向上のためには、業務プロセスを最適化させるのが効果的です。そのためには、自社の課題を検討して改善策を練らなくてはなりません。
しかし、改善策が不適切だと、実行しても最大限の効果が得られない場合もあります。そのため、業務プロセスを最適化させるには具体的にどうしたらよいかと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務プロセスを最適化させる方法を中心にご紹介します。
- 業務プロセス最適化のメリットを知り、実施の有無を判断したい
- 業務プロセスの改善方法を把握して効率よく最適化したい
- 業務プロセスを簡単かつ効率的に共有・管理できる方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、業務プロセスを効率よく最適化するヒントが得られます。
目次
業務プロセスとは
業務プロセスとは、目標達成までの一連の工程や手順のことであり、全体的な仕事の流れを意味します。
業務プロセスの類義語に「業務フロー」がありますが、業務フローは仕事の一連の流れを意味し、業務プロセスは業務フローに含まれる各業務を分割して表したものであるため、ニュアンスに違いがあることを把握しておきましょう。
また、業務プロセスに相当する業務には、商品開発、製造、商品の保管や会計システムの入力、販売などが挙げられます。
業務プロセス最適化のメリット
以下では、業務プロセス最適化のメリットをご紹介します。業務プロセスを最適化すれば、数値的な無駄のみが省ける「効率化」に加えて、定性的な部分の改善も見込めます。
働き方や生産性の改善
業務プロセスの最適化は、働き方や生産性の改善に役立つメリットがあります。
仕事における作業手順を見直せば、無駄な工数や資源の削減につながります。たとえば「作業の流れを効率化し、余分な人件費をなくす」「業務をデジタル化し、用紙や印刷のインク代を最小限に抑える」といった効果が期待できるのです。
また、業務の流れが改善されると、必要以上に作業時間がかからないので、社員のワークライフバランスも整えやすくなります。
このように、業務プロセスの最適化は企業の成長だけでなく、社員の負担軽減による働き方の改善にまで好影響をもたらすのです。
業務の属人化防止
業務の属人化を防ぐ点でも、業務プロセスの最適化は有効です。
業務が属人化すると、特定の社員に大きな負担がかかります。また、業務担当が不在の場合、ほかのメンバーがスムーズに業務が進められず、全体の進捗に大きな影響を及ぼします。
そこで、業務プロセスの最適化によって新たなツールの活用や業務効率化を図れば、社員の知識や能力にばらつきがあっても円滑に業務が遂行できるようになるのです。
したがって、業務の属人化を防止するためにも業務プロセスを最適化させましょう。
業務プロセスの改善方法3選
ここでは、業務プロセスの改善方法を3選ご紹介します。業務プロセス最適化のメリットを最大限に得るためにも、以下の内容の実施を検討しましょう。
業務の課題を抽出する
業務プロセスを改善するためには、業務における課題点を抽出することが重要です。
まず、各業務における担当者に「どのような手順で仕事をすすめているか」をヒアリングします。そして、ヒアリング結果をもとに、業務担当の負担が大きい工程や非効率的な業務を洗い出しましょう。
ポイントとして、課題の原因を分析しやすくするために、洗い出した業務は図や表でまとめると視覚的にも分かりやすくなります。
改善案を作成・実施する
業務プロセスを抽出したら、改善案を作成して実施します。
業務プロセス最適化の目標として、KPI(重要業績評価指標)とKGI(重要業績目標指標)によって、具体的な行動に数値目標を設定しましょう。KPIは中間目標、KGIは最終目標であり、改善策の実施期間に達成度合いを確認するのに効果的です。
仮に、業務プロセスにおける改善点が多い場合は、優先順位をつけるか改善効果の高いものに絞ると段階的に業務プロセスが良くなっていきます。
業務プロセスを可視化させる
業務プロセスは可視化し、属人化を防止しましょう。
具体的には、「作業手順をマニュアル化する」「業務プロセスを図表にまとめる」といった対策が必要です。また、視覚的に分かりやすくまとめた業務プロセスを関係するメンバー内で共有しておけば、業務担当が不在の場合でも社員の知識や能力を問わず業務の遂行ができるようになります。
業務プロセスの全貌を把握することは、業務プロセスの最適化につながります。
【非IT企業向け】業務プロセスの共有・管理を効率化できるツール
以下では、業務プロセスの共有・管理を効率化するツールをご紹介します。
業務プロセスの最適化には、「仕事における作業手順を記録する」ことが重要です。業務の属人化防止につながるうえ、再び業務改善を進めるときにスムーズに状況を把握プロセスの新たな課題発見や改善策考案に役立ちます。
また、仕事の作業手順は、関係者がいつでも確認可能でなければ形骸化してしまいます。そこで、業務プロセスの作成から管理までを一元化させるために「情報共有ツール」を活用しましょう。
しかし、全社で共有するには、操作性の悪いツールだと利用に手間がかかるため非効率です。そこで、非IT企業の65歳以上の全メンバーが即日で使いこなせるほど簡単な「Stock」を利用すべきです。
Stockは「ノート」に業務プロセスを残せるうえ、高性能な検索機能で必要な情報がすぐに見つけられます。また、ノートに紐付く「タスク」「メッセージ」を活用すれば、他の社内情報と業務プロセスが混合しない点も大きな特徴です。
最もシンプルに情報共有・管理ができる「Stock 」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
業務プロセスの最適化方法まとめ
これまで、業務プロセス最適化のメリットや業務プロセスの改善方法を中心にご紹介しました。
業務プロセスの最適化によって、「無駄な工数の削減」「働き方や生産性の改善」「属人化を防止」できます。また、業務プロセスを改善するには、作業手順を関係するメンバーに共有しておく必要があります。
しかし、紙での共有だと「回覧板」のような形式になってしまい、複数人が同時に閲覧できず非効率です。そのため、操作性の良い情報共有ツールを用いるべきなのです。
結論、業務プロセスをはじめとするあらゆる社内情報を簡単に一元管理できる「Stock」の利用一択です。実際に、非IT企業を含む150,000社以上が簡単な情報管理を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、業務プロセスを最適化しましょう。
