OCR（光学文字認識機能）とは、手書き文字や印刷された書類を、カメラやスキャナーから読み込み、データ化するAI技術のことです。たとえば、契約書やビジネス文書などをデータ化すれば、管理の煩わしさを軽減しつつ情報へのアクセス性を高められます。
しかし、「手書き書類をデータ化する方法が分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、手書き文字・書類をデータ化する方法を中心にご紹介します。
- 手書き書類をデータ化（OCR）する方法を知りたい
- 紙ベースの契約書が山積みで管理に困っている
- データ化した書類を見やすく管理したい
という方はこの記事を参考にすると、手書きの文字や書類をデータ化する最善策が分かるだけでなく、適切に管理できる仕組みまで整えることができます。
目次
手書き文字・書類をデータ化するメリットとは
はじめに、手書き文字・書類をデータ化するメリットを紹介します。「紙ベースの書類が多くて、管理に困っている」という方は必見です。
（1）データの品質が良くなる
1つ目のメリットは、データの品質が良くなることです。
紙の資料の場合、長期間保存していると経年劣化などの影響により用紙が汚れたり、文字がかすんで読みづらくなったりします。さらに、手書き文字の場合、文字の癖が強く、書いた本人にしか内容を理解できないケースも起こり得るのです。
一方、書類をデータ化すれば、保存期間や作成者を問わず、常に読みやすい状態を保てます。以上のように、書類をデータ化すれば、情報の品質維持につながるのです。
（2）コストを削減できる
2つ目のメリットに、コストを削減できることがあります。
書類の作成には、用紙・インクの費用や複合機のリース費用がかかります。また、大量の書類がオフィスに収まりきらない場合、外部倉庫も必要になり、賃料がかかります。
紙ベースの書類の作成・管理には多くの費用がかかり続けるため、データ化してコストを削減しましょう。
（3）検索性が上がる
3つ目のメリットとして、検索性が上がることが挙げられます。
紙で管理している場合、保管場所を厳格に決めておかなくては必要な資料がどこにあるのか分からなくなりがちです。そもそも、適切に管理していたとしても、膨大な資料のなかから該当の書類を探し出すのは一苦労です。
そこで、資料はデータ化して保管しましょう。とはいえ、書類をデータ化したとしても、PC内でフォルダ管理するだけでは、結局どこに何のファイルがあるのかわからなくなるので注意が必要です。
したがって、データ化した資料を管理するならITツールの導入がおすすめです。たとえば、テキストだけでなく、写真やPDFを添付できる「ナレカン」の「記事」を使えば、情報を適切に管理しつつ素早くアクセスできる仕組みを整えられます。
【無料あり】手書き文字・書類をデータ化する方法5選
以下では、手書き文字・書類をデータ化する方法を紹介します。データ化する方法を把握したうえで、自社に最適な方法を選択しましょう。
（1）データを手入力する
1つ目の方法は、データを手入力することです。
短い文章をデータ化するのであれば、直接キーボードで入力する方法が最も簡単です。また、文字を書き写しながら文章を微調整したいという場合も、手入力が向いています。
ただし、人的作業のため時間がかかるだけでなく、入力ミスが起こりやすいと言えます。そのため、長文や転記する資料の枚数が多いシーンでは、効率が悪いので避けましょう。
（2）専門業者に依頼する
2つ目の方法として、専門業者に依頼しましょう。
業者に依頼すれば、膨大な量の書類があっても、品質を保ちつつ納期に間に合うようにデータに写せます。また、自社で書類をデータ化するための作業時間を確保せずに済むので、コア業務に専念できるメリットがあるのです。
とはいえ、専門業者に依頼する分、費用が高くなる点には注意が必要です。そのため、事前にデータ化すべき資料の分別や、ほかの手段と比較したうえで検討を進めましょう。
（3）iPhoneを使う
3つ目の手段として、スマホからでもデータ化できます。
たとえば、iphoneを使う場合は、iPhoneに入っている「メモアプリ」から新規メモを開きます。
次に、画面下側にカメラアイコンが表示されるのでタップし、表示される選択肢の中から[テキストをスキャン]を選びます。
カメラでデータ化したい書類を読み込み、[入力]をタップすると、メモに書類の内容が反映されます。
しかし、手書きのテキストの場合はデータ化した際、元の文章の再現性に欠けます。そのため、シーンに応じて活用するようにしましょう。
（4）OCRアプリを導入する
4つ目の方法は、OCRアプリを導入することです。
OCRアプリを使うと、申込書や契約書などの情報を効率よくデータ化できます。以下は、ビジネスで使えるおすすめOCRアプリ5選の比較表です。
| ナレカン【おすすめ】 | Tegaki | DEEPREAD | AI よみと～る | SmartRead | LINE WORKS OCR | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
・ヒット率100％の超高精度の検索機能
・ファイル内や画像内のテキスト情報も検索可
・AIを活用した「自然言語検索」も搭載 |
・手書き文字の認識率が99.2%
・手各種申込書や注文書などデータ化できる |
・総認識枚数5.6億以上の実績がある
・強固なセキュリティで安全性が高い |
・くせ字や手書き訂正でも読み取れる
・PDF、JPEG、PNG、TIFFのファイル形式に対応 |
・スキャンした書類をタイプごとに仕分けできる
・手書き文字や活字の認識率が99.2% |
・LINE株式会社が提供するOCRアプリ
・初期費用がかからないので導入しやすい
・横書きや湾曲文字にも対応 |
| 料金 |
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・無料あり
・有料プラン：3,300円/月～
・有料プラン：55,000円/月～
・有料プラン：55,000円/月～ |
| HP |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Tegaki」の詳細はこちら |
「DEEPREAD」の詳細はこちら |
「AI よみと～る」の詳細はこちら |
「SmartRead」の詳細はこちら |
「LINE WORKS OCR」の詳細はこちら |
比較表を参考に、用途に合わせてアプリを選択しましょう。ただし、業務で使用するのであれば「OCR検索」の精度はもちろん、画像外の情報もストレスなく見つけ出せるかを確認すべきです。
（5）Googleドキュメントを使う
Googleドキュメントを使うと、画像やPDF書類をテキストデータに書き起こすことができます。
まず、Googleドライブにテキストデータ化したい書類をアップロードします。そして[⋮]をクリックして、[アプリで開く]から[Googleドキュメント]を選択しましょう。
すると、画像の文字がテキストに書き起こされ、編集も可能になります。
このようにGoogleドキュメントを使うと、紙の書類を簡単にデータ化できます。
ただし、書類をデータ化して終わりではなく、情報として適切に管理しなければ、必要なときにすぐに見つけることができません。そのため、OCRアプリを導入するときは、管理方法にも注目しましょう。
【必見】データ化した書類の管理におすすめのツール
以下では、データ化した書類の管理におすすめのツールを紹介します。
OCR検索機能のついたアプリを使えば、紙の資料を撮影するだけで、そのままデータとして管理できます。しかし、データ化した書類をPC内のフォルダで管理するだけでは、ファイルが入り乱れてどこに目的の情報があるか見つけられません。
そのため、「書類や写真などをカテゴリごとに整理できるか」「必要な情報が直ぐにヒットするか」を軸にアプリを選定しましょう。たたし、「スマホで撮影した書類データを併せて管理したい」という場合は、マルチデバイス対応であることが大前提です。
したがって、自社が導入すべきは、PC・スマホのいずれにも対応しており、高精度の検索機能で必要なデータへすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には直接情報を書き込んだり、スマホで撮影した写真などを添付したりでき、さらに多階層の「フォルダ」に分けて管理できるのが特徴です。また、「ファイル内検索」や「OCR検索」も可能なので、必要な情報に即アクセスできるのです。
誰でも簡単にデータの管理・共有ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの使用例＞
以下は、紙に手書きしたデータを、ナレカンを使って管理・検索する方法です。驚くほど精度が高いため、担当者の方は必見です。
まず、該当の「フォルダ」を選択し「記事」を作成します。[新規作成]をタップすると、自由に記事に書き込めるようになるので、データを添付してみましょう。
データを添付したら、検索窓の部分に「キーワード」を入力します。このとき、下部にある[添付画像内も検索]にチェックをいれましょう。
上記のように、該当する記事がヒットし、かつ該当の画像が黄色で囲われます。
書類をデジタル化するときの注意点
書類をデジタル化するときの注意点は、利用するITツールのセキュリティ体制です。
個人情報や社内の機密事項を管理することになるため、安心して情報を保管できるツールを選択するべきです。また、会社ごとのセキュリティーポリシーを満たすツールかどうかも確認しましょう。
「ナレカン」のように国際セキュリティ資格である「ISO27017」を取得しているツールであれば、大企業でも安心して導入できます。
手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法まとめ
ここまで、手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法を中心に紹介しました。
従来、紙ベースで管理していた書類をデータ化すれば、経年劣化による悪影響を防ぎつつ、膨大な量の書類整理の負担を軽減できます。そこで、手書き文字などの書類のデータ化には、OCRアプリを活用するのがおすすめです。
しかし、単純にデータを格納していくだけでは、煩雑化していき、結局は欲しい情報が見つからなくなってしまいます。そのため、あらゆる情報を適切に管理でき、超高精度の検索機能が備わったツールを使って、データ化した書類を管理するべきなのです。
したがって、書類の管理には、多階層の「フォルダ」で書類を整理し、ヒット率100%の「検索機能」が備わったツール『ナレカン』が必須です。また、ナレカンでは、Excelなどのファイルを、記事に抽出できるので、ファイルデータの管理にも重宝できます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、データ化した情報を適切に管理しましょう。
