オンボーディングは、新入社員を組織に定着させ活躍を促す過程を指す言葉です。新入社員が職場へ早期に馴染めば即戦力化するため、企業にとっては重要な活動です。
しかし、オンボーディングを進めようとしても、具体的にどのような施策を実施すべきか分からない方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、オンボーディングに有効な施策例と研修・OJTとの違いをご紹介します。
- 自社でも取り入れられるオンボーディングの施策例を知りたい
- オンボーディングは研修やOJTと何が違うのか分からない
- オンボーディングの施策が円滑に進む仕組みを社内に導入したい
という方は今回の記事を参考にすると、オンボーディングに効果がある施策例が分かり、新入社員の組織定着が早期に実現できます。
目次
オンボーディングの代表的な6つの施策例とは
ここでは、オンボーディングを促す代表的な6つの施策例をご紹介します。オンボーディングを成功させるには、新入社員を長期的にフォローアップすることがポイントです。
(1)教育フローの構築
まずは、社内の教育フローの構築が必要です。
教育を進める手順や誰が中心となり担当するかを具体的に調整しておくと、新入社員の入社をスムーズに迎えられます。オンボーディングの流れをマニュアルなどで決めれば必要な準備が分かり、入社後に足りないものを緊急で手配するリスクも解消できます。
円滑にオンボーディングを進めるには、新入社員が入社後に受ける教育フローをあらかじめ決めておくことが重要です。
(2)価値観をすり合わせる
新入社員の入社前後には、価値観をすり合わせておくと企業とのミスマッチを防げます。
内定段階では新入社員が企業文化や価値観をすべて把握するのは困難です。そこで、内定後や入社後に面談を実施すると、内定者は企業との価値観にずれがないか確かめられ、企業側は自社に合った人材かを改めて見極められます。
採用のミスマッチが発生すると内定者と企業の双方に時間とコストがかかる観点からも、オンボーディングで互いの価値観を確認しておきましょう。
(3)定期面談を実施する
入社後は定期的に面談を実施するのもオンボーディングに効果的です。
1on1のように上司が定期面談を設けると、新入社員の疑問や不安を解決するきっかけが生まれます。さらに、面談の場で業務に対する達成目標やフィードバックを併せて伝えれば、新入社員のモチベーションも向上させられるのです。
入社直後だけではなく、入社数か月後にわたり面談を定例化すると新入社員が職場に定着しやすくなります。
(4)社内用語を説明する
社内独自で使っている用語があれば、事前に説明しましょう。
たとえば、オフィス内の会議室の呼び名(会議室1やルームAなど)が暗黙のルールで認知されていたり、一般的に伝わらない社内用語が存在すると新入社員自身の手では調べられません。結果として不明な用語を質問する工数が発生し、既存の社員も質問のたびに回答する手間が発生してしまいます。
そのため、社内用語は入社直後にまとめて伝えるか、用語集を見せるといった方法でオンボーディング中に伝達しましょう。
(5)歓迎会を開催する
オンボーディングの一環として歓迎会を開催するのも一つの手段です。
所属部署のランチ会や他部署のメンバーを交えた食事の場を設けると、多くのメンバーと顔合わせができます。また、歓迎会を通じて交流が深まれば仕事での報連相も伝えやすくなり、結果として業務ミスの防止につながります。
ただし、歓迎会の目的はあくまでも業務の円滑化であるため、新入社員へ参加を強要したりデリケートな話題に踏み込んだりしないように注意が必要です。
(6)質問のハードルを下げる
新入社員の質問のハードルを下げると、不明点を早期に解消して業務に取り組めます。
たとえば、質問があった場合の確認先として窓口を設置すると、不明点をだれに確認すべきか分かり素早く連絡ができます。ほかにも、社内情報やノウハウを事前にまとめておくと、新入社員が自身で情報が確認できるうえ、既存の社員の回答時間が削減できます。
このように、確認先が明確になれば質問しやすい環境ができるので、新入社員の業務スピードも向上します。また、社内情報やノウハウは「Stock」のような情報共有ツールに集約させると簡単に情報へアクセスでき、オンボーディングが効率化されます。
オンボーディングと研修・OJTの違いとは
ここでは、オンボーディングが研修・OJTと違う点をそれぞれご紹介します。オンボーディングは新入社員の早期離職と教育格差を防ぎ、早期活躍を促す目的で行うもので研修やOJTとは異なります。
研修との違い
オンボーディングと研修の違いは「個人単位であるか集団単位であるか」の点です。
研修は一般的に「業務知識を座学形式で習得する教育方法」を指し、集団で受講します。企業理念や業務内容を一律で伝える方法で大人数の教育には適していますが、新入社員が不明点を質問しにくい点と個々に合わせた実施ができない点がデメリットです。
したがって、新入社員の様子を個別に把握し定着を促すには、オンボーディングとして個々に対応する方が適しています。
OJTとの違い
オンボーディングとOJTの違いは「全社単位であるか部署単位であるか」の点です。
OJTは一般的に「業務知識を実践形式で習得する教育方法」を指し、配属部署ごとに実施します。実務経験を早期に積める方法で業務理解は早まりますが、教える側のスキルによって教育格差が生まれる点や配属部署のメンバーとしか関われない点がデメリットです。
したがって、企業の雰囲気に新入社員が馴染めるようにするには、オンボーディングとして全社的にサポートする方が適しています。
オンボーディングの施策に成功している企業例
以下では、オンボーディングの施策に成功している企業例をご紹介します。サポート方法を改善によって新入社員の疑問点を解消しています。
LINE株式会社
ここでご紹介するのは、LINE株式会社の事例です。LINE株式会社は、モバイルメッセージャー・アプリケーション「LINE」に関連した事業を展開している企業です。
近年LINE株式会社には年間300人のペースで社員が入社しており、組織全体の9割を中途社員が占めています。そのため、同社は中途社員の早期定着に課題を感じていました。
そこで、多種多様な経歴を持つ中途社員が入社後に適用できるように、オンボーディングの体制を強化しました。具体的には、LINEを通じて不明点を何でも質問できる「LINE CARE」や、オフィス内に質問窓口を設け対面形式で質問ができるサービスカウンターの取り組みを始めました。
その結果、中途社員がLINEと対面それぞれ気軽に質問できる環境が整ったのです。同社内での質問の問い合わせ件数が右肩上がりになっていることからも、日ごろから何でも質問できる状況を生み出し、中途社員の不安解消を助けていると言えます。
【必見】オンボーディングの施策を円滑に進めるツール
以下では、オンボーディングの施策が円滑に進められるツールを紹介します。
オンボーディングの施策において重要なのは「施策が新入社員に対し有効であったか記録する」ことです。施策の過程を情報として残しておくと、過去のノウハウからオンボーディングの改善へと役立てられるのです。
また、オンボーディングで新入社員に対して伝達するノウハウなど、何度も振り返る「ストック情報」も併せて管理すべきです。とはいえ、文章作成ソフトや表計算ソフトに記録を書き残すと、情報が更新しづらく共有時はメール添付する手間が発生します。
そのため、「シンプルな情報共有ツール」を使って、オンボーディングに関わるすべての情報を誰でも簡単に管理できる環境を構築しましょう。そこで、簡単にオンボーディング状況を記録し共有するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、情報をメモ感覚で気軽に残せる情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に書いた情報は即更新されるため、関係者へのオンボーディングの情報共有に手間がかかりません。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使うと、新入社員はノートに記載された情報への不明点があれば、話題を錯綜させずにやりとりができるのです。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
オンボーディングにおける施策例や研修・OJTとの違いまとめ
これまでオンボーディングにおける施策例や研修・OJTとの違いを紹介してきました。
オンボーディングで有効な施策は、新入社員の疑問点や不安を解消できる取り組みです。また、オンボーディングは研修とは集団と個人の違い、OJTは全社と配属部署の違いがあるため、教育の方向性に合わせてどの方法で実行するか検討が必要です。
ただし、オンボーディングは全社単位で新入社員が定着するように長期間にわたり支援することから、企業側に負担が生じる懸念があります。そのため、オンボーディングを企画する際には、既存の社員がストレスなく進められる仕組みをつくる必要があるのです。
そこで、情報共有にITツールを活用すればオンボーディングの情報を一元管理し、社内メンバーへ簡単に共有できる仕組みが生まれます。とくに、今回ご紹介した非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単に使いこなせる情報共有ツールのStockを使えば、ITリテラシーに関係なく全社の情報管理が実現します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してオンボーディング施策を成功させましょう。
