海外にいる社員ともスムーズにコミュニケーションをとるには、多言語に対応しているグループウェアが最適です。また、グループウェアの選定に当たって海外製と日本製の違いを把握しておくと、未然にミスマッチを防げます。
一方で、「多言語に対応するグループウェアを見つけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、海外にいる社員とも使えるグループウェア8選を中心にご紹介します。
- 海外にいるメンバーとの情報共有にタイムラグが生じ、作業が円滑に進まない
- 外国籍の従業員ともスムーズに情報共有するために、英語対応のツールを探している
- 国内製と海外製の違いを把握し、グループウェアを比較する参考にしたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、海外にいる社員でも使える多言語対応のグループウェアが見つかり、情報共有の効率化に役立ちます。
海外社員との情報共有も効率化するグループウェア8選
以下では、海外社員との情報共有も効率化するグループウェア8選をご紹介します。
海外にいる社員とスムーズに情報共有するには、英語対応しているグループウェアを選びましょう。ただし、海外製のものは稟議などの日本のビジネス環境に対応していなかったり、初期機能が少ないために追加購入や自社での開発が必要になったりします。
一方、日本製のグループウェアには日本のビジネス慣習に沿った機能が初期搭載されているので「多言語に対応している日本製のツール」が適切です。加えて、すぐに運用を開始するには直感的に操作できるツールを選びましょう。
たとえば、英語対応で日本製の「Stock」は、ITリテラシーの低い社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルなグループウェアで、海外にいる社員との情報共有に必要な機能が過不足なく備わっています。
Stockの「ノート」に共有したい情報を書き込めば自動で保存、共有されるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」で海外にいる社員ともリアルタイムでやりとりできます。
【Stock】英語対応で全従業員が使いこなせるほど簡単なグループウェア
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
【desknet’s NEO】多くの業務を効率化できるグループウェア
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 27種類の機能が搭載されている
- クラウド版とパッケージ版から選択可能
「回覧・レポート」や「プロジェクト管理」など、社内コミュニケーションに必要な機能が多く備わっています。
導入・運用費用を抑えたい場合はクラウド版、自社のサーバーで運用を検討している場合はパッケージ版のように、自社に合った形態を選べます。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- スマートフォンで見づらい
スマートフォンの小さい画面ではスケジュールを確認しづらく、見落としが発生する可能性があります。
＜desknet’s NEOの料金体系＞
- クラウド型
- パッケージ型
440円/ユーザー/月（オプションは追加料金）
スモールライセンス：39,800円〜/5ユーザー
エンタープライズライセンス：500,000円～
【Garoon】10名から数万名まで使えるグループウェア
＜Garoonの特徴＞
- 豊富な機能で社内の情報を一元管理
- 言語とタイムゾーンを切り替えられる
「スケジュール」「メッセージ」「ToDoリスト」など予定管理やスケジュールの機能が搭載されており、Garoonでコミュニケーションが完結します。
言語（英語/日本語）とタイムゾーン（時差）をユーザーごとに切り替えられるため、海外にいる社員でも使いやすいと言えます。
＜Garoonの注意点＞
- 多機能な反面、操作に慣れるまでに時間がかかる可能性がある
機能が豊富ゆえに一つひとつの機能の使い方を覚えなければならず、スムーズに使えるまでに時間がかかる可能性があります。
＜Garoonの料金体系＞
- クラウド版：800円～/ユーザー/月（月払い）
- パッケージ版：500,000円～/50ユーザー～/月
上記は新規基本ライセンスで50ユーザーまでの場合です。サイボウズOfficeから乗り換える場合や、ユーザー数が51名を超える場合は料金が異なります。
【Zoho Connect】企業のソーシャルネットワーキングサービス
＜Zoho Connectの特徴＞
- 外国製の多機能なツール
- 多くの言語に対応
「スケジュール管理」「タスク管理」「ワークフローのカスタマイズと自動化」など各業務に対応する機能が豊富に搭載されています。
日本語や英語、中国語、アラビア語、ロシア語など多く言語に対応しているため、外国にいる従業員とも同じスムーズに情報共有できます。
＜Zoho Connectの注意点＞
- 外国製ツールゆえに機能の用語が分かりづらい
「バーチャル上のニュースルーム」など、英語を直訳した表現が多く、直感的に機能の内容を把握するのが難しい可能性があります。
＜Zoho Connectの料金体系＞
- 内部ネットワーク（従業員専用）
- 外部ネットワーク
エンタープライズ：120円/ユーザー/月（月払い）
アルティメット：360円/ユーザー/月（月払い）
13,800円/月
【Google Workspace】あらゆる働き方に使えるコラボレーションツール
＜Google Workspaceの特徴＞
- 豊富なアプリケーションを活用できる
- Googleがベンダーなので多くの言語に対応している
「Gmail」「Drive」「Sheets」などGoogleのアプリを使い放題なので、組織内の情報共有がGoogle Workspaceで完結します。
日本語のほかに英語やオランダ語、イタリア語などに対応しているため、グローバルに情報共有できるのがメリットです。また、24時間365日多言語でサポートを受けられるため、トラブルへの対応スピードが早いと言えます。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 費用対効果が小さくなる可能性がある
「Gmail」や「Drive」のように一部の機能しか使わない場合、費用対効果が小さいと感じる場合があります。
＜Google Workspaceの主な料金体系＞
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【R-GROUP】完全無料で使えるサービス
＜R-GROUPの特徴＞
- 完全無料のグループウェア
- 12種類の機能を搭載
利用料が無料の上に利用者数の制限もないため、使い始めるハードルが低いのが特徴です。
「掲示板」や「メール」のようにコミュニケーションを活性化する機能や「タイムカード」や「シフト表」などの事務作業を効率化する機能など、12種類の機能が搭載されています。
＜R-GROUPの注意点＞
- セキュリティに不安の声がある
「個人でパスワードを変えられない」「2段階認証を設定できない」といったセキュリティを懸念する声があることに注意が必要です。
＜R-GROUPの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【NI Collabo 360】多機能で多言語に対応できるグループウェア
＜NI Collabo 360の特徴＞
- タイムゾーンの切り替えが可能
- 情報を一画面に集約できる
ユーザーごとにタイムゾーンの設定や切り替えができるので、海外にいる従業員でも快適に使えます。
通知や社内の情報を一つの画面に集約する「ポータル機能」が搭載されているため「社内に情報が散らばっている」という状況を改善の改善につながります。
＜NI Collabo 360の注意点＞
- 細かい設定ができないという声がある
ワークフローのカスタマイズが少ないという声や、多機能な反面細かい設定がいまひとつであるという意見があるため注意が必要です。
＜NI Collabo 360の料金体系＞
- クラウド版：初期費用50,000円＋月額利用料328円/ユーザー/月＋各種オプション料
- ライセンス版：58,000円～
【Microsoft 365】Microsoftが提供する多機能なサービス
＜Microsoft 365の特徴＞
- 80以上の言語に対応
- さまざまなアプリを搭載
日本語以外に、英語（米国/英国）や中国語、イタリア語、スペイン語など80以上の言語に対応しており、グローバルに事業を展開している企業でも使いやすいです。
文書を作成するWordやオンラインコミュニケーション用のTeamsといったさまざまアプリが集約されているため、企業のあらゆる課題の解決につながります。
＜Microsoft 365の注意点＞
- 使いこなせない可能性がある
豊富なアプリがあるうえ、アプリごとに多くの機能が搭載されているため、非IT企業や中小企業ではすべてを使いこなせず費用対効果が小さくなる可能性があります。
＜Microsoft 365の料金体系＞
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,390円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：900円/ユーザー/月
国内製と海外製グループウェアの違い
以下では、国内製と海外製グループウェアの違いをご紹介します。両者の違いを把握し、自社の導入目的に合ったグループウェアを選択しましょう。
国内製グループウェアの特徴
国内製グループウェアの特徴は以下の2点です。
- 日本のビジネス習慣に対応
- 初期機能が多く、追加のアプリ開発が不要
国内製グループウェアには日本のビジネス習慣に対応した機能が含まれており、ひとつのツールで業務が完結するのが特徴です。たとえば、稟議専用のテンプレートが設定されており、オンライン上で稟議を通せるケースがあります。
国内製のグループウェアには標準搭載されている機能が多いため、アプリ開発が不要で非IT企業でも使えるものが多いです。とはいえ、使わない機能があると費用対効果が小さくなるため、自社に必要な機能が過不足なく搭載されたものを選びましょう。
以上のように、国内製グループウェアは日本のビジネス習慣に対応しており、標準搭載されている機能が多いという特徴があります。
海外製グループウェアの特徴
海外製グループウェアの特徴は以下の通りです。
- 連携やアプリ開発がしやすい
海外製ツールは標準搭載の機能が少ない分、ほかのツールとの連携やアプリ開発によって必要な機能を補うのが特徴です。たとえば、Google WorkspaceやMicrosoft 365は拡張機能が豊富で、多くのツールと連携して情報共有を効率化できます。
まとめると、海外製のグループウェアは連携や追加アプリの開発などカスタマイズが前提となっているので、IT企業やエンジニアを豊富に抱える大企業向けのツールといえます。
一方、非IT企業や中小企業の場合は、はじめから機能が十分に搭載されている国内製のグループウェアが最適です。
グローバル対応しているグループウェアの選び方
以下では、多言語対応しているグループウェアの選び方をご紹介します。グローバル対応のツールを選ぶときは言語や設定の切り替えに注目しがちですが、ほかにも押さえておくべきポイントがあるので注意が必要です。
（1）必要な機能が十分に搭載されているか
一つ目のポイントは、必要な機能が十分に搭載されていることです。
自社に必要な機能を洗い出すには、グループウェアの導入目的を定めなければなりません。そのため、自社内で抱えている課題を明確にし、課題を解決するために必要な機能をピックアップしましょう。
たとえば、「海外にいる従業員の進捗状況が分かりづらい」という課題があれば、タスクのステータス（状況）をリアルタイムで把握できる機能が必要です。
機能を絞らずに「便利そうだから」という理由で多機能なツールを選ぶと、結果的に使わない機能に無駄なコストを払う事態になりかねません。したがって、自社の課題を解決できる機能が過不足なく搭載されているツールを選ぶのが重要です。
（2）コストがかかりすぎないか
二つ目のポイントは、コストがかかりすぎないツールであることです。
クラウド型（オンライン上のサービスをインターネットで利用する方法）のグループウェアの場合、利用人数によって月額料金が変わります。そのため、導入前に利用する人数を把握してから料金を比較するのがおすすめです。
なかには初期費用が必要なものやオプションの追加が前提のプランもあるため、導入から運用に乗せるまでのトータルの費用を確認しておきましょう。
（3）誰もが使いやすい操作性か
三つ目のポイントは、誰もが使いやすい操作性であることです。
グループウェアは部署にかかわらず全員が使うので、ITリテラシーが低くても使いこなせるものでなければなりません。また、ツールの操作性によっては研修が必要になって手間がかかるので、教育コストのかからないシンプルなグループウェアを選びましょう。
たとえば、誰でも導入即日に説明なしで使いこなせるほど簡単な「Stock」のようなツールであれば教育コストは最小限で済むため、担当者の負担も軽減されます。
多言語対応しているグループウェアまとめ
これまで、海外社員も含めて使えるグループウェア8選を中心にご紹介しました。
国内製のグループウェアはビジネスに必要な機能が標準装備されている一方、海外製は拡張やアプリ開発などのカスタマイズが前提になっているのが特徴です。したがって、選定時には自社の課題を解決する機能があることを条件にしましょう。
また、必要以上に多機能なグループウェアを選ぶと、使い慣れるまでに時間と教育コストがかかります。そのため、海外社員を含めてすぐに情報共有を円滑化するには、ITリテラシーにかかわらず誰もが簡単に使いこなせることが必須です。
たとえば、今回ご紹介したStockは、ITに苦手意識のある従業員でも説明なしで使えるほどシンプルで、非IT企業を中心に150,000社以上の導入実績があります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ英語対応のグループウェアである「Stock」で海外社員との情報共有における課題を解決しましょう。
