海外にいる社員ともスムーズにコミュニケーションをとるには、選定ポイントを押えたうえでグループウェアを吟味することが大切です。また、グループウェアの選定にあたって海外製と日本製の違いを把握しておくと、未然にミスマッチを防げます。
しかし、「数あるグループウェアから、自社に最適なものを見つけるのは難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、海外にいる社員とも使えるグループウェア8選に加え、押さえておくべき選定ポイントを中心にご紹介します。
- グループウェアを活用したいが国内製か海外製かで迷っている
- グループウェアを比較検討して自社に合ったツールを導入したい
- 外国籍の社員とスムーズなやり取りができるグループウェアを探している
という方はこの記事を参考にすると、外国籍の社員や、海外に駐在してる社員でも使えるグループウェアが分かるので、情報共有を効率化できるようになります。
目次
多言語対応あり｜海外社員ともやりとりできるグループウェア8選
以下では、海外社員ともやりとりできるグループウェア8選をご紹介します。
海外にいる社員とスムーズに情報共有するには、タイムゾーンに対応したグループウェアが必要不可欠です。ただし、海外製のものは操作しづらかったり、サポート体制に懸念があるため、導入しても十分に活用されない可能性があります。
一方、日本製のグループウェアには、日本のビジネス慣習に沿った機能が搭載されているので安心です。ただし、すぐに運用を開始するには「国籍や経験にかかわらず誰でも直感的に操作できるか」の確認が必須です。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに不慣れな65歳の社員でも使いこなせる英語対応かつ日本製グループウェアの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を書き込めば自動で保存されるうえ、任意のメンバーへ瞬時に共有でき、情報共有のタイムラグも発生しません。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が入り乱れず、海外にいる社員ともリアルタイムでやりとり可能です。
【Stock】国籍や経験問わず直感的に使えるグループウェア
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【desknet’s NEO】多くの業務を効率化できるグループウェア
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 多くの機能が搭載されている
- クラウド版とパッケージ版から選択できる
「回覧・レポート」や「プロジェクト管理」など、社内コミュニケーションに必要な機能が多く備わっています。
導入・運用費用を抑えたい場合はクラウド版、自社のサーバーで運用を検討している場合はパッケージ版のように、自社に合った形態を選べます。
desknet’s NEOの機能・使用感
- プレゼンス機能
- ポータル機能
プレゼンス機能は勤怠管理に利用できます。パソコンやスマートフォンから勤務する場所を選択できるので、テレワークを取り入れている企業に適しています。
社内情報や各アプリをポータルページ上で一か所にまとめられます。ポータルのレイアウトはカスタマイズが可能です。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- 契約人数は最低5ユーザーから
- ITに不慣れなメンバーは不向きな可能性がある
desknet’s NEOは5ユーザーから1ユーザー単位での契約が可能になります。そのため、少人数から利用を始めたい場合は注意が必要です。
豊富な機能が備わっている分、ITに不慣れなメンバーは操作に迷う可能性が高いので、教育コストも考慮に入れる必要があります。
＜desknet’s NEOの料金体系＞
- クラウド型
- パッケージ型
・ライト：600円/ユーザー/月
・チャットプラス：780円/ユーザー/月
・スタンダード：800円/ユーザー/月
・プレミアム：1,000円/ユーザー/月
・ユーザー数によって変動あり
【Garoon】言語とタイムゾーンを変えられるグループウェア
＜Garoonの特徴＞
- 社内情報を一元管理できる
- 言語とタイムゾーンを切り替えられる
「スケジュール」「メッセージ」「ToDoリスト」などの機能によって、すべての社内情報を一元管理できます。
言語（英語/日本語）とタイムゾーン（時差）をユーザーごとに切り替えられるため、海外にいる社員でも使いやすいです。
Garoonの機能・使用感
- グローバル機能
- アドレス帳機能
日本語・英語・簡体字・繁体字に対応しており、言語を切り替えて使えます。
社内外のメールアドレスや連絡先を管理できる機能です。Garoon内のメール機能やレポート機能と紐づけることも可能です。
＜Garoonの注意点＞
- 操作に慣れるまでに時間がかかる可能性がある
- 検索性が少し弱い
多機能ゆえに、使い方を覚えるまでに時間がかかる可能性があります。
利用しているユーザーからは「あいまい検索やランク付けなどされていないため、大量に検索結果が出力されて実際にほしいファイルや投稿にたどり着かないことがある。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Garoonの料金体系＞
- クラウド版：900円/ユーザー/月（月払い）～
- パッケージ版：600,000円/～50ユーザー/月
・ただし、51ユーザー以降は、～11,000円/ユーザー/月になります。
【Zoho Connect】多くの機能が備わるグループウェア
＜Zoho Connectの特徴＞
- メモをピン留めできる
- 多くの言語に対応
「ピン投稿」の機能により、重要なメモを分かりやすくピン留めできます。
日本語や英語、中国語、アラビア語、ロシア語など多くの言語に対応しているため、外国にいる従業員ともスムーズに情報共有できます。
Zoho Connectの機能・使用感
- タスク機能
- フィード機能
タスクの進行状況を確認できる機能です。「未対応」「完了」などステータスを設定すれば、対応したかがひと目で分かります。
ほかのメンバーとのメッセージのやりとりを掲示板形式で確認できます。
＜Zoho Connectの注意点＞
- 最も安い有料プランは25ユーザーから利用可
- 外国製ツールゆえに機能の用語が分かりづらい
最も料金が安い有料プランの「スタータープラン」は、最低25ユーザーからの契約が前提となります。
「バーチャル上のニュースルーム」など、英語を直訳した表現が多く、日本人メンバーが直感的に分かりづらい可能性もあります。
＜Zoho Connectの料金体系＞
- 無料プラン：0円 ※無料トライアル終了後に無料プランへ自動移行
- スターター：48円/ユーザー/月（月払い）※25ユーザーまでの利用
- エンタープライズ：120円/ユーザー/月（月払い）※10ユーザーからの利用
- アルティメット：360円/ユーザー/月（月払い）※10ユーザーからの利用
【Google Workspace】あらゆる働き方に使えるグループウェア
＜Google Workspaceの特徴＞
- 豊富なアプリケーションを活用できる
- 迅速なサポートを受けられる
「Gmail」「Drive」「Sheets」などGoogleアプリを使い放題なので、組織内の情報共有がGoogle Workspaceで完結します。
24時間365日多言語でサポートを受けられるため、トラブルへの対応スピードが早いです。
Google Workspaceの機能・使用感
- Keep機能
- Meet機能
メモをほかのメンバーと共同編集できる機能です。ただし、文字の大きさや色などが変更できないため、Keepは簡単なメモの作成に適しています。
ビデオ通話ができる機能です。ドキュメント機能やスプレッドシート機能からMeetを開始することもできるので、Webミーティングにも役立ちます。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 費用対効果が小さくなる可能性がある
「Gmail」や「Drive」のように一部の機能しか使わない場合、費用対効果が小さいと感じる場合があります。
＜Google Workspaceの主な料金体系＞
- Business Starter：950円/ユーザー/月（年払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（年払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（年払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【R-GROUP】完全無料のグループウェア
＜R-GROUPの特徴＞
- 完全無料のグループウェア
- インストール不要で使える
完全無料のうえに利用者数の無制限のため、使いはじめるハードルが低いです。また、同ツールは20カ国の言語にも対応しています。
クラウド型でインストール不要なので、端末の容量も圧迫しません。
R-GROUPの機能・使用感
- メール機能
- タイムライン機能
メールアドレスがなくとも、社内でメールのやりとりができる機能です。アルバイトやパートがいる企業でメールを使いたい場合に役立つと言えます。
最新情報を時系列順で確認できます。
＜R-GROUPの注意点＞
- セキュリティが弱い
- 入力項目に制限がある
「個人でパスワードを変えられない」「2段階認証を設定できない」といったセキュリティ面が弱い点に注意です。
「出社退出のほかに外出時と戻り時にも勤怠を入力できるのですが昼休憩など休憩時間も入力もできる様にしてほしいです。」というユーザーの声があがっています。（参考：ITreview）
＜R-GROUPの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【NI Collabo 360】多言語に対応できるグループウェア
＜NI Collabo 360の特徴＞
- タイムゾーンの切り替えができる
- 情報を一画面に集約できる
ユーザーごとにタイムゾーンの設定や切り替えができるので、海外にいる従業員でも快適に使えます。
通知や社内の情報を一つの画面に集約する「ポータル機能」が搭載されており、情報の分散を防げます。
NI Collabo 360の機能・使用感
- InstaMTG機能
- ワークフロー機能
短時間でのミーティングに役立つ機能です。チャットと議事録作成画面を同時に表示できるので、チャット形式で簡単な会議を実施したいときに便利です。
申請業務を電子化できる機能です。SFA（営業支援）ツールとの連携も可能になっており、内容を紐づけられるので入力時間の短縮につながります。
＜NI Collabo 360の注意点＞
- 各機能ごとにスマートフォンアプリがある
- 豊富な機能が搭載されているので運用が難しい
NI Collabo 360はスマートフォン利用にも対応していますが、各機能ごとに専用アプリが配信されているため、必要な機能数だけアプリのダウンロードが必要になります。
標準機能だけでも36種類あるので、ITに不慣れなメンバーは使いこなせない可能性があります。
＜NI Collabo 360の料金体系＞
- クラウド版：初期費用50,000円＋328円/ユーザー/月（月払い）
- ライセンス版：58,000円～
【Microsoft 365】Microsoftが提供するグループウェア
＜Microsoft 365の特徴＞
- 80以上の言語に対応
- さまざまなアプリを搭載
日本語以外に、英語（米国/英国）や中国語、イタリア語、スペイン語など80以上の言語に対応しています。
WordやTeamsといったさまざまアプリが集約されているため、あらゆる課題の解決につながります。
Microsoft 365の機能・使用感
- Excel・Word・PowerPoint機能
- リスト機能
ExcelやWord、PowerPointといった主要なMicrosoft製品が使えます。ブラウザ上でもデスクトップアプリと近い操作感で利用できるうえ、用途別にテンプレートが用意されている点が特徴です。
リスト形式で情報をまとめられる機能です。たとえば、「採用追跡」のテンプレートを使えば採用面接に関する情報を細かく記録できるので、カスタマイズ性の高いリストを作成したい場合におすすめです。
＜Microsoft 365の注意点＞
- 無料利用には制限がある
- 使いこなせない可能性がある
無料でも利用ができますが機能に制限があるため、すべての機能を使うには有料プランの契約が必要です。（Microsoft 365 サブスクリプションと無料 Web アプリの違い）
豊富なアプリがあるうえ、アプリごとに多くの機能が搭載されているため、すべてを使いこなすのは難しいと言えます。
＜Microsoft 365の料金体系＞
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Apps for business：1,236円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月（年払い）
＜比較表＞海外社員とも使えるグループウェア一覧
こちらは、海外社員とも使えるグループウェアの比較表です。以下の表をもとに、自社に最適なグループウェアを選びましょう。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | desknet’s NEO | Garoon | Zoho Connect | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
国籍や経験問わず直感的に使える |
多くの業務を効率化できる |
言語とタイムゾーンを変えられる |
多くの機能が備わるグループウェア |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| タスク管理機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| ファイル共有機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
契約人数は最低5ユーザーから |
操作に慣れるまでに時間がかかる可能性がある |
最も安い有料プランは25ユーザーから利用可 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは900円～/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは48円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「desknet’s NEO」の詳細はこちら |
「Garoon」の詳細はこちら |
「Zoho Connect」の詳細はこちら |
| Google Workspace | R-GROUP | NI Collabo 360 | Microsoft 365 | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
あらゆる働き方に使える |
完全無料のグループウェア |
多言語に対応できる |
Microsoftが提供するグループウェア |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| タスク管理機能 |
【×】
※「Google To Doリスト」はあり |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| ファイル共有機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
費用対効果が小さくなる可能性がある |
セキュリティが弱い |
各機能ごとにスマートフォンアプリがある |
無料利用には制限がある |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは950円/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用50,000円＋328円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは899円/ユーザー/月～（年払い） |
| 公式サイト |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
「R-GROUP」の詳細はこちら |
「NI Collabo 360」の詳細はこちら |
「Microsoft 365」の詳細はこちら |
上記から分かるように、多言語対応のグループウェアには、無料プランのあるケースもあります。そのため、運用コストをかけずに使い心地を確かめたい場合は無料プランから使い始めるのがおすすめです。
国内製と海外製グループウェアの違い
以下では、国内製と海外製グループウェアの違いをご紹介します。両者の違いを把握し、自社の導入目的に合ったグループウェアを選択しましょう。
国内製グループウェアの特徴
国内製グループウェアの特徴は以下の2点です。
- 日本のビジネス習慣に対応
- 初期機能が多く、追加のアプリ開発が不要
国内製グループウェアには日本のビジネス習慣に対応した機能があり、ひとつのツールで業務が完結するのが特徴です。たとえば、稟議専用のテンプレートが設定されており、オンライン上で稟議を通せるケースがあります。
国内製のグループウェアでは、標準搭載されている機能が多く、アプリ開発が不要なケースがほとんどです。とはいえ、使わない機能があると費用対効果が小さくなるため、必要な機能が過不足なく搭載されたものを選びましょう。
以上のように、国内製グループウェアは日本のビジネス習慣に対応しており、標準搭載されている機能が多い特徴があります。
海外製グループウェアの特徴
海外製グループウェアの特徴は以下の通りです。
- 連携やアプリ開発がしやすい
- グローバル規模の企業に対応している
海外製ツールは標準搭載の機能が少ない分、ほかのツールとの連携やアプリ開発によって機能を補う傾向があります。代表的なものとしては、Google WorkspaceやMicrosoft 365が挙げられ、いずれも多くのツールと連携できます。
海外製の場合、ツールの対象企業の規模が大きい傾向があります。そのため、日本の中小企業や個人経営の企業は機能やコストの面で目的と合わない可能性があります。
つまり、海外製のグループウェアは、連携や追加アプリの開発などカスタマイズが前提となっているので、IT企業やエンジニア向けのツールだと言えます。
失敗しない！グローバル対応しているグループウェアの選び方
以下では、外国籍の方や海外に駐在している方がいる企業におすすめのグループウェアの選び方をご紹介します。グローバル対応のツールを選ぶときに、言語や設定の切り替えに注目しがちですが、ほかにも押さえるべきポイントがあるので必見です。
（1）グローバル対応のアプリか
1つ目のポイントは、アプリがグローバル対応しているかどうかです。
海外に駐在している社員とやり取りする場合は、そもそも海外でも使えるグループウェアでなければ意味がありません。そのため、海外でも通常運用できるか事前に確認しておく必要があります。
また、言語設定が英語などに変更できるかも重要です。ただし、国内製のグループウェアの一部は日本語設定のみの場合があるので注意しましょう。
（2）タイムゾーンに切り替えられるか
2つ目のポイントは、タイムゾーンを切り替えられることです。
PCにおけるタイムゾーンの設定とは、時差がある地域へ移動した場合にどの時間に合わせるかを設定できる項目です。海外への出張や転勤のときにタイムゾーンを切り替えられないと、日本時間のままで使用しなければならず不便に感じてしまいます。
そのため、タイムゾーンを日本時間から現地時間に切り替えられるツールを選定すべきです。また、自動的にタイムゾーンを変更される場合もあるので、業務に支障がないか確認しましょう。
（3）誰もが使いやすい操作性か
3つ目のポイントは、誰もが使いやすい操作性であることです。
グループウェアは部署にかかわらず全員が使うので、ITが苦手な人でも使いこなせるものでなければなりません。また、ツールの操作性によっては研修が必要になり、手間がかかるため「シンプルなグループウェア」を選びましょう。
たとえば、誰でも説明なしで使いこなせるほど簡単な「Stock」のようなグループウェアであれば、海外社員とも負担なく情報共有ができます。
（4）スマホにも対応しているか
4つ目のポイントは、スマホにも対応していることです。
PCのみでの利用では、外出先や手元にPCがない場合にツールを開くことができず、早急に対応しなければならない案件の連絡が来たときにすぐに反応できません。
そのため、どこからでもアクセスできる状態をつくるためにはスマホでの利用が不可欠です。加えて、PC操作に慣れていない社員でもスマホやタブレットなどのデバイスを使用すれば、全社におけるツールの運用も浸透しやすくなります。
（5）サポート体制が充実しているか
5つ目は、導入後のサポート体制が充実しているかどうかです。
とくに、問い合わせ先が海外の場合、連絡をしてから対応までの期間が空いてしまいがちです。結果、トラブルが生じたときに迅速な対応ができず、業務に支障が出てしまう恐れがあります。
そこで、導入後のサポートが充実したグループウェアを選べば、トラブルへの適切な対応が可能になるのです。そのため、機能面だけではなく導入後のサービス内容も確認するようにしましょう。
海外社員とも使えるグループウェアまとめ
これまで、海外社員とも使えるグループウェア8選を中心にご紹介しました。
国内製のグループウェアはビジネスに必要な機能が標準装備されている一方、海外製は拡張やアプリ開発などのカスタマイズが前提になっているのが特徴です。したがって、カスタマイズに時間をかけられない場合は、日本製のグループウェアを選びましょう。
また、多機能なグループウェアを選ぶと、使い慣れるまでに多大な時間がかかります。そのため、海外社員との情報共有でも「ITに詳しくない人が、簡単に使いこなせるツール」を利用すべきなのです。
つまり、ITが苦手な65歳の従業員でも、説明なしで使えるほどシンプルなグループウェア「Stock」が最適です。Stockはタイムゾーン設定にも対応していることから、海外社員も快適に利用できます。
ぜひグループウェアの「Stock」を導入し、海外社員との情報共有における課題を解決しましょう。
