在宅勤務だけでなく「現場と事務所」「離れた店舗・拠点間」「外出先と社内」での遠隔（リモート）コミュニケーションを円滑に進めるために、チャットツールを活用する企業が増えています。対面で気軽に会話できない環境では、情報共有や進捗確認をスムーズに行える連絡手段が欠かせません。
しかし、「離れた場所にいるメンバーとチャットでやり取りを始めたものの、重要な連絡が次々と流れてしまい、確認漏れや情報の散在が発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、非IT企業における遠隔（リモート）連絡でチャットがうまくいかない原因や、現場でも迷わず使えるおすすめツール、比較ポイントを中心に紹介します。
- リモートワークの連絡手段としてチャットツールの導入を検討している担当者
- リモートでの情報共有不足による確認漏れや認識ズレに悩んでいる管理職
- チャット内で雑談・連絡・業務情報が混在しているのを解消したい業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、リモートワークでチャットツールがうまく機能しない原因を把握できるほか、自社に最適なチャットツールを選べるようになります。
目次
リモートワークにおけるチャットの必要性
リモートワークでチャットが必要な理由は以下の3つです。
- 情報共有がしやすい
メールのように挨拶文を書いたり、CcやBcc漏れを確認したりする手間がありません。また、会話形式でメッセージを送ることができるため、スピード感のあるコミュニケーションをとることができます。 - 進捗状況が可視化する
チャットであれば気軽にメッセージを送れるため、リアルタイムで進捗共有ができるようになります。そのため、終業間際にまとめて報告して問題が発覚するような事態を避けられるのです。 - コミュニケーションが活性化する
チャットは気軽にやりとりができるので、社内コミュニケーションが活性化します。社員同士のつながりも増えるため、モチベーションの維持にも役立ちます。
このように、リモートワークでは対面でのやりとりが減るからこそ、スムーズに情報共有できるチャットツールが欠かせません。業務の進捗管理やコミュニケーションの活性化にもつながるため、リモート環境でも生産性を維持しやすくなるのです。
リモートワークのチャットでよくある悩みとは
ここでは、リモートワークのチャットでよくある悩みをご紹介します。リモートワーク中のチャットに疲れを感じている方は必見です。
相手の顔が見えないことへの不安
リモートワークのチャットでよくある悩みの1つ目に、相手の顔が見えないことへの不安があります。
チャットでのやりとりでは相手の表情が分からないため、「この文章で相手に自分の意図が伝わるだろうか」と、メッセージを送るときに慎重になってしまいます。その結果、対面でのコミュニケーション以上に相手への気遣いが必要になるのです。
また、テキストコミュニケーションは対面での会話に比べて、簡潔かつビジネスに適した言葉遣いが求められます。そのため、文章を書くことが苦手な人にとっては、リモートワークでのチャットが負担に感じやすいのです。
コミュニケーションのハードルが上がってしまう
リモートワークのチャットでよくある悩みの2つ目に、コミュニケーションのハードルが上がってしまうことが挙げられます。
リモートワークでは、同僚や上司と会う機会が減るため、不明点があったときに気軽に相談したり、悩みを共有したりすることが難しくなります。そのため、疑問の解消に時間がかかり、一人で問題を抱え込んでしまいがちです。
このように、リモートワークではコミュニケーションのハードルが高まりやすく、業務上の問題解決が遅れることで、疲労感やストレスにつながるケースがあります。
認識ズレ・確認漏れが起きる
リモートワークのチャットでよくある悩みの3つ目に、認識ズレ・確認漏れが起きることが挙げられます。
チャットでは、対面の会話のようにその場ですぐ補足説明をしたり、相手の反応を見ながら認識をすり合わせたりすることが難しいため、指示や依頼内容が正確に伝わらない場合があります。
また、メッセージの量が増えると重要な連絡が埋もれやすくなり、「確認したつもりだった」「共有されていると思っていた」といった確認漏れも発生しやすくなります。
このように、リモートワークでのチャットは便利な一方で、認識のズレや確認漏れによって業務の手戻りやミスにつながり、ストレスの原因になることがあるのです。
リモートワークのチャットがうまくいかない原因
モートワークのチャットがうまくいかない原因は以下の通りです。
- リアルタイム中心で情報が蓄積されない
チャットはスピーディーにやりとりできる一方で、情報が時系列に流れていくため、過去の重要な内容をあとから探しにくいです。そのため、同じ質問が繰り返されたり、必要な情報を見落としたりしやすくなるのです。 - 話題が分散しやすい構造
複数の案件や話題が同じチャット上で同時進行すると、会話が入り乱れてしまい、どの内容に対する返信なのか分かりにくくなります。その結果、認識違いや対応漏れが発生してしまうのです。
以上のように、リモートワークのチャットは情報が流れやすく話題も分散しやすいため、運用方法を工夫しなければ情報共有が非効率になってしまうのです。
リモートワークでスムーズにチャットをする解決法3選
ここでは、リモートワークでスムーズにチャットをする解決方法を解説します。「連絡漏れ」や「情報の散在」を防ぎ、対面のように円滑に業務を進めたい方は必見です。
（1）重要な情報を埋もれさせない
リモートワークのチャットで最も重要なのは、「日々の素早い連絡」と「あとで見返したい重要情報」を分けて管理することです。
チャットはタイムライン形式でメッセージが次々と行き交い、情報が埋もれていく仕組みのため、どれだけ運用ルールを細かく決めても、過去の指示や決定事項が埋もれてしまいます。そこで、日々の会話はチャットで送り、確定した「業務手順（マニュアル）」「顧客情報」「会議の決定事項などは、いつでも全員が見返せる別の場所に残すというルールを徹底しましょう。
情報を流さない仕組みを作ることで、何分もチャットを遡って探すムダな時間がなくなり、確認漏れによる業務ミスを根本から防ぐことができます。
（2）用件ごとにやり取りする場所を明確に分ける
次に、1つのチャットに複数の話題を混在させず、案件や部署、トピックごとにやり取りする場所（グループやチャンネル）を細かく分けましょう。
本来は特定のプロジェクトに関する連絡のはずが、全員が参加する雑多なチャットに投下されてしまうと、関係のないメンバーにまで大量の通知が届き、重要な連絡を見落とすリスクが高まります。
「この案件のやり取りはここ」「業務外の気軽な相談や連絡はここ」と明確に場所を分けることで、関係者が必要な情報だけに集中できるようになり、話題の分散や会話の入り乱れを解消できます。
（3）テキスト特有の冷たさを補う工夫をする
最後に、文字だけのやり取りだからこそ、絵文字や記号、リアクション機能を状況にあわせて活用しましょう。
チャットは対面での会話と比べて表情や声のトーンが伝わらないため、簡潔に書こうとするほど文章が冷たい印象になりがちです。これにより、受け手が「怒っているのかな」「聞きづらいな」と不安を感じ、コミュニケーションのハードルが上がってしまいます。
必要に応じて「！」などの記号を使ったり、柔らかい表現を取り入れたりしましょう。また、「了解しました」とテキストを打つ代わりにリアクション機能で絵文字を押すだけでも、相手に温かみや安心感を伝えることができ、離れた場所でも心理的に相談しやすい関係を築けます。
リモートワークに最適なチャットツールの比較ポイント
以下では、リモートワークに最適なチャットツールの比較ポイントをご紹介します。「たくさんツールがあって選べない」という方は、以下を参考にして自社に適したチャットツールを導入しましょう。
シンプルor多機能か
1つ目のポイントは、「シンプルor多機能か」です。
チャットツールを導入しても、多機能なツールだと「操作が複雑で使いこなせない」「使い方を覚えるまでに時間がかかる」といった事態になりやすいです。また、リモートワークが中心でほとんど出社しない環境では、対面で操作方法を教える機会も限られます。
そのため、ツールの使い方を細かく説明しなくても、誰でも直感的に操作できるシンプルなツールを選ぶことが重要です。こうしたツールであれば、ITツールに慣れていないメンバーでもすぐに使い始められるため、社内に定着しやすいです。
チャット起点で管理orノート起点で管理か
2つ目のポイントは、「チャット起点で管理orノート起点で管理か」です。
チャットツールには、チャットを中心にやりとりするタイプと、ノートに情報を蓄積しながらコミュニケーションをとるタイプがあります。チャット起点のツールは、リアルタイムでやりとりできる反面、あとから必要な内容を振り返りにくいという課題があります。
一方、ノート起点で情報を管理するツールであれば、業務内容や過去のやりとりをまとめて蓄積できます。そのため、「あとから情報を検索・共有したい」「業務情報をチーム内に蓄積したい」という場合は、ノート起点で情報を管理するツールを選びましょう。
モバイルアプリありorPC版のみか
3つ目のポイントは、「モバイルアプリありorPC版のみか」です。
PC版のみのツールだと、出張先や営業先で情報を確認したり、チームに情報を共有したりできません。また、スマホからアクセスできないため、「スマホにある資料を共有したい」というときに、都度自身のPCに共有してからチームに送る必要があり面倒です。
そのため、スマホからでも簡単に資料やメッセージを共有できる、モバイルアプリ対応のチャットツールを選ぶことで、リモートワーク時でも円滑に情報を共有できるようになります。
【必見】リモートワークに役立つおすすめチャットツール5選
以下では、リモートワークや遠隔連絡に役立つおすすめチャットツール5選をご紹介します。
「現場と事務所」「離れた店舗・拠点間」など、離れた場所にいるメンバーと円滑に業務を進めるためにはチャットツールが不可欠です。導入すれば、作業の進捗状況や日々の質問をスピーディーに共有できるようになります。
しかし、一般的なチャットツールはリアルタイムの連絡に特化しているため、メッセージが次々と流れてしまい、重要な指示やマニュアルを見失いやすいという致命的な弱点があります。また、1つのチャットで複数の案件を話すと話題が入り乱れ、確認漏れや対応漏れの原因にもなります。
そこで、チャット起点ではなく、情報を確実に蓄積できる「ノート起点」の情報共有ツールの導入がおすすめです。確定した重要情報をノートに残せばいつでも全員が見返せるようになり、ノートに紐づいたチャットを使えば話題が混ざることもありません。
なかでも最適なのが、「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」ほどシンプルな情報共有ツール「Stock」です。Stockのノートは、テキスト記載だけでなく写真・ファイルの添付も直感的に行えるため、現場からの進捗報告やマニュアルの蓄積に最も適しています。
Stock｜ノートに情報を蓄積しながらやりとりできるツール
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Slack｜スレッド機能や外部ツール連携が充実したチャットツール
Slackの特徴・使い方
- トピックごとにチャネルを分けて管理できる
Slackは、案件別・部署別などでチャネルを作成できるため、話題ごとに情報を整理しながらコミュニケーションをとれます。そのため、「必要な情報がチャットに埋もれる」といった事態を防ぎやすいです。 - スレッド機能で会話を整理できる
Slackにはスレッド機能があり、特定の話題に対する返信をまとめて管理できます。そのため、複数の案件が同時進行していても会話が整理しやすく、「どのメッセージへの返信か分からない」といった事態を防げます。
Slackがおすすめな企業
- 複数のプロジェクトを同時進行している企業
案件ごと・部署ごとにチャネルを分けて情報共有できるため、複数のプロジェクトが並行して進む企業に適しています。話題ごとにコミュニケーションを整理できるので、情報の混在を防ぎやすいです。 - 外部ツールを活用して業務効率化したい企業
多くの外部ツールと連携できるため、さまざまなITツールを組み合わせて業務を進めたい企業におすすめです。
Slackの注意点
- ITに不慣れなメンバーには操作が難しい
スレッドやチャンネル、外部連携など機能が非常に多い反面、ITツールを使い慣れていない現場のメンバーにとっては画面が複雑で、使いこなせず形骸化してしまうリスクがあります。 - 既読機能がない
利用しているユーザーからは「既読機能がないので、相手がトークを読んでいるかどうかがわからない」という声があります。（参考：ITreview）
Slackの料金体系
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2.160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise+：要問い合わせ
Microsoft Teams｜Microsoft 365との連携に優れているツール
Microsoft Teamsの特徴・使い方
- Microsoft 365と連携しやすい
Microsoft Teamsは、WordやExcel、OutlookなどのMicrosoft 365と連携できます。そのため、チャットをしながらファイル共有や共同編集をスムーズに進められるのが特徴です。 - Web会議機能を標準搭載している
Teamsにはビデオ会議機能が搭載されているため、チャットからそのままオンライン会議を始められます。リモートワークでも、テキストと音声・映像を使い分けながら円滑にコミュニケーションをとれます。
Microsoft Teamsがおすすめな企業
- Microsoft 365を導入している企業
WordやExcel、OutlookなどのMicrosoft 365と連携しやすいため、すでにMicrosoft製品を利用している企業に最適です。普段使っているツールと組み合わせて、効率的に情報共有できます。 - Web会議を頻繁に実施する企業
Teamsはチャットだけでなく、オンライン会議機能も標準搭載されています。そのため、リモートワークで打ち合わせや商談を頻繁に実施している企業におすすめです。
Microsoft Teamsの注意点
- 機能が多く、現場での操作が複雑になりがち
チャットやWeb会議、ファイル共有など多機能な反面、操作画面が専門的で複雑に感じられる場合があります。ITツールに不慣れなメンバーが多い企業では、導入後に「使い方が分からない」と不満が出やすい点に注意が必要です。 - チャットが流れて毎回遡る必要がある
利用しているユーザーからは「チャットの中でTodoが決まることがありますが、チャットが流れると毎回遡って確認しなければならないため、Outlookのフラグのようにチャットの横に溜めておける機能があると嬉しい」という声があります。（参考：ITreview）
Microsoft Teamsの料金体系
Microsoftのアカウントを作成すれば無料で利用できますが、以下の有料プランに加入すると、より高度なWeb会議機能や大容量のクラウドストレージなどを利用できるようになります。
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い）
Chatwork｜タスク管理機能も備えたシンプルなツール
Chatworkの特徴・使い方
- 社外メンバーともやりとりしやすい
Chatworkは、取引先や外部パートナーをチャットグループに招待できるため、社外とのコミュニケーションにも活用しやすいです。メールよりもスピーディーに連絡を取り合えるので、確認や相談を円滑に進められます。 - リアクション機能で気軽に意思表示できる
Chatworkにはリアクション機能があり、メッセージに対して簡単に反応できます。そのため、「確認しました」「ありがとうございます」といった意思表示を短時間でできます。
Chatworkがおすすめな企業
- シンプルなチャットツールを導入したい企業
Chatworkは操作画面が分かりやすく、ITツールに不慣れなメンバーでも使いやすいです。そのため、「まずは簡単に使えるチャットツールを導入したい」という企業に適しています。 - チャットとタスクを1か所にまとめたい企業
Chatworkには、メッセージ内容をそのままタスク化できる機能があります。そのため、チャットだけでなく、依頼事項や対応状況もまとめて管理したい企業におすすめです。
Chatworkの注意点
- メッセージ量が増えると情報が散在する
Chatworkはシンプルで使いやすい反面、メッセージ量が増えると重要な情報が流れていってしまいます。マニュアルや決定事項など、チーム内に確実に蓄積したい情報を残す用途には工夫が必要です。 - モバイルアプリの使い勝手が悪い
利用しているユーザーからは「モバイルアプリの使い勝手（UI）も悪いところがマイナス」という声があります。（参考：ITreview）
Chatworkの料金体系
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1，440円/ユーザー/月（月払い）
TUNAG｜社内情報の共有に役立つコミュニケーションツール
TUNAGの特徴・使い方
- 情報共有を仕組み化できる
TUNAGでは、社内ルールやマニュアル、業務連絡などをまとめて共有できます。そのため、「必要な情報が見つからない」「伝達漏れが発生する」といった問題を防ぎながら、組織全体で情報共有を進められます。 - 社内制度や取り組みを浸透させやすい
TUNAGでは、社内ルールや評価制度、福利厚生などをまとめて発信できます。そのため、リモートワーク環境でも会社の方針や取り組みを社員に共有しやすく、組織文化の浸透に役立ちます。
TUNAGがおすすめな企業
- 社内コミュニケーションを活性化したい企業
TUNAGは、社内報やサンクスメッセージなどを通じて、社員同士の交流を促進できます。そのため、リモートワークでコミュニケーション不足を感じている企業におすすめです。 - 組織文化や社内制度を浸透させたい企業
TUNAGでは、社内ルールや理念、制度を一元管理して共有できます。そのため、「会社の方針が社員に伝わりにくい」と感じている企業にも適しています。
TUNAGの注意点
- 情報発信の運用負担が発生する
TUNAGを活用するには、社内報や制度案内、サンクスメッセージなどを継続的に発信する必要があります。そのため、運用担当者を決めずに導入すると、更新が止まってしまい、社内に定着しにくくなる点に注意が必要です。 - AI機能が乏しい
利用しているユーザーからは「AI機能として、PDFファイルの内容や膨大な議論の議事録、報告文書をまとめて要点だけ示したり、タイトルを付けたりしてくれる機能があれば良いと思う。音声読み上げ機能も欲しいところ。」という声があります。（参考：ITreview）
TUNAGの料金体系
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リモートワークに最適なおすすめチャットツール5選の比較表
以下は、リモートワークに最適なおすすめチャットツール5選の比較表です。
| Stock | Slack | Microsoft Teams | Chatwork | TUNAG | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | ノートに情報を蓄積しながらやりとりできるツール | スレッド機能や外部ツール連携が充実したチャットツール | Microsoft 365との連携に優れているツール | タスク管理機能も備えたシンプルなツール | 社内情報の共有に役立つコミュニケーションツール |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単 | 多機能 | 多機能 | シンプルで簡単 | 多機能 |
| チャット起点orノート起点 | ノート起点 | チャット起点 | チャット起点 | チャット起点 | ノート起点寄り |
| 注意点 | 5名以上での利用が前提 | 情報が流れやすい | 機能が多く操作が複雑になりやすい | モバイルアプリの使い勝手が悪い | 情報発信の運用負担が発生する |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり650円/月〜 |
・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり ・有料プランは840円/ユーザー/月〜 |
・無料プランなし ・料金は要問い合わせ |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら
|
「Microsoft Teams」の詳細はこちら
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「Chatwork」の詳細はこちら
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「TUNAG」の詳細はこちら
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以上のように、ツールごとに特徴や注意点が異なるため、自社に合ったツールを選びましょう。
リモートワークに最適なチャットツール5選まとめ
ここまで、リモートワークに最適なチャットツール5選と比較ポイントを中心に紹介しました。
チャットツールがあれば、リモートワークのメンバーとも円滑に情報共有を進められます。しかし、チャットツールではやりとりが時系列順に流れていくため、あとから情報を振り返りづらく、やりとりの内容を何度も遡って探す必要があります。
そこで、チャット起点で情報を共有するツールではなく、ノート起点で情報を蓄積しながらやりとりできるツールを導入しましょう。こうしたツールであれば、必要な情報や過去のやりとりを一か所で確認でき、チャットから必要な情報を探す手間を減らせます。
なかでも最適なのが、ノートに情報を記録しながらメンバーと円滑にやりとりできるシンプルなツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内コミュニケーションを活性化させましょう。
