在宅勤務やサテライトオフィス（本社から離れたところに設置されるオフィス）の普及に伴い、社員同士のコミュニケーションが減ってしまう問題を解決するために、チャットツールを導入する企業が増えています。
しかし、「チャットツールでは対面のようにスムーズにコミュニケーションをとれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リモートワークでのチャットに関する悩みとその解消法、チャットツールを選定する際のポイントを中心に紹介します。
- リモートワークでのチャットに悩みを感じている
- リモートワークで、同僚や部下とうまくコミュニケーションが取れない
- リモートワークでもスムーズにやりとりできる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、リモートワークでも円滑にコミュニケーションが取りやすくなるのに加え、自社に最適なチャットツールも見つかります。
目次
リモートワークにおけるチャットの必要性
リモートワークでチャットが必要な理由は以下の3つです。とくに、情報共有の効率化や進捗状況の見える化は業務効率化に直結します。
- 情報共有がしやすい
- 進捗状況が可視化する
- コミュニケーションが活性化する
メールのように挨拶文を書いたり、CcやBcc漏れを確認したりする手間がありません。また、会話形式でメッセージを送ることができるため、スピード感のあるコミュニケーションをとることができます。
チャットであれば気軽にメッセージを送れるため、リアルタイムで進捗共有ができるようになります。そのため、終業間際にまとめて報告して問題が発覚するような事態を避けられるのです。
チャットは気軽にやりとりができるので、社内コミュニケーションが活性化します。社員同士のつながりも増えるため、モチベーションの維持にも役立ちます。
一方、チャットツールは大切なメッセージが流れてしまい、必要なときにすぐに確認できないデメリットがあります。そのため、あとから何度もチェックしたいメッセージや資料がある場合には、あらゆる情報をストックするノートがある「Stock」が最適です。
リモートワークのチャットでよくある悩みとは
ここでは、リモートワークのチャットでよくある悩みを3つ紹介します。リモートワーク中のチャットに疲れを感じている方は必見です。
相手の顔が見えないことへの不安
リモートワークのチャットでよくある悩みの1つ目に、相手の顔が見えないことへの不安があります。
チャットでのやり取りは相手の表情が分からず、「この文章で相手に自分の意図が伝わるのか」とメッセージを送るときに慎重になってしまうため、対面のコミュニケーション以上に相手への気遣いを必要とします。
また、テキストコミュニケーションは対面での会話と比べて、より簡潔でビジネスにあった言葉遣いが求められるため、文章を書くのが苦手な人にとってはリモートワークでのチャットは苦痛に感じやすいのです。
このように、リモートワークでのチャットでは相手の顔が見えない不安によって、文面でのやり取りに精神をすり減らしてしまうことがストレスに繋がります。
コミュニケーションのハードルが上がってしまう
リモートワークのチャットでよくある悩みの2つ目に、コミュニケーションのハードルが上がってしまうことが挙げられます。
リモートワークでは、同僚や上司と会う機会が減るため、不明点があったときに気軽に相談したり、悩みを共有したりすることが難しくなります。そのため、疑問の解消に時間がかかり、一人で問題を抱え込んでしまいがちです。
リモートワークにおけるコミュニケーションへのハードルは、業務の問題点解消を妨げてしまうので、結果として疲労感につながりやすいのです。
リモートワークツールに慣れていない
リモートワークのチャットでよくある悩みの3つ目に、リモートワークで使うツールが複雑で、使いこなせていないという点があります。
リモートワークをスムーズに進めるためにツールを導入しても、使いこなすことができなければコミュニケーションを円滑に図れず、仕事の効率も落ちてしまいます。特に、「多機能で操作が難しいツール」だと使い方が分からないときに周りの人に確認できず、扱いに戸惑ってしまいがちです。
このように、リモートワークツールのややこしさがチャットの気疲れを加速する要因になっています。
リモートワークでスムーズにチャットをする解決法5選
以下では、リモートワークでスムーズにチャットをする解決法を5つご紹介します。リモートワークでも、対面での仕事のように円滑に業務を進めたい方は必見です。
（1）グループチャットと個人チャットを使い分ける
まず、相手や相談内容に応じて、グループチャットと個人チャットの使い分けをしましょう。
また、グループチャットもトピックごとに分けなければ、関係のないメッセージでチャットが溢れてしまい「確認したいメッセージが見当たらない」「チャットを開くのが面倒」という事態になります。
このように、共有する内容によってどこに送るのかを決めるのは面倒ですが、あとからメッセージを見つけられるようにするためにも必須です。
（2）業務以外の雑談ができる環境を用意する
次に、業務以外でコミュニケーションがとれる雑談場所を用意しましょう。
雑談はアイデアを生み出す革新的な行為と言われていますが、リモートワークでは対面よりも雑談の機会が減ってしまいます。以下は、職場でのコミュニケーションの大まかな3分類です。
- 業務コミュニケーション
- 相談（壁打ち）
- 雑談
雑談のようなストレス発散の場所がなければ、思考を整理する機会がなくなってしまいます。そのため、チャットツールに雑談できるグループを用意するなどの仕組みづくりが必要です。
（3）情報を分散させない
その次に、リモートワークでは、チャットで情報を分散させないようにしましょう。
チャットツールは円滑なコミュニケーションを目的に開発されているので、情報を集約する機能は不十分です。そのため、仕事をするときには複数のツールを横断する必要があり、無駄に時間がかかっています。
具体的には、「〇日に△△さんが送信していたA社の資料が～」のようなメッセージがきたとしても、すぐにその資料にアクセスできません。資料が保存されているツールを開き、そこから該当のファイルを探し出さなければならないのです。
したがって、業務に必要な「資料(情報)」 とチームで連絡をとり合える「メッセージ」を紐づけられるツールが求められます。
（4）絵文字や記号を使う
次に、状況にあわせて絵文字や記号を使いましょう。
チャットは対面に比べて微妙なニュアンスが伝わりづらいので、人間関係を悪化させる可能性もあります。テキストだけでは冷たく感じてしまう人も多いので、書き言葉ではなく話し言葉を意識するのがコツです。
テキストだけでは伝わらないこともあるため、状況に応じて適切に絵文字や記号を使い分けましょう。また、チャットに搭載されているリアクション機能もうまく活用することで、より対面に近い、温かみのあるコミュニケーションをとることができます。
（5）使いやすいツールを見つける
最後に、自社に合った使いやすいツールを導入することは大切です。
複雑で扱いが難しいツールは、チャットがうまく使えずコミュニケーションの気苦労を増やしかねません。したがって、チャットでスムーズにやりとりをするには、シンプルでかつ簡単に情報共有ができるツールを選ぶことが必要です。
最適なツールを見つけ、リモートワーク中でも快適にコミュニケーションを取れる体制を整えましょう。
【必見】リモートワークのコミュニケーションを円滑化するおすすめツール
以下では、リモートワークに必須のおすすめチャットツールをご紹介します。
リモートワークにおける情報共有は、メールもしくはチャットツールで行われていることが多いです。しかし、メールではスピーディなやりとりができず、さらにチャットは大切なメッセージが次々と流れてしまうデメリットがあります。
そのため、「円滑なコミュニケーションがとれるうえに、大切な情報をストックできるツール」が最善の選択肢です。
結論、リモートワークで導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」に、メンバーと連絡がとれる「メッセージ」が紐づいているツール「Stock」一択と言えます。
Stockであれば、「ノート」を利用して毎回グループを作成せずとも必要な情報を必要なメンバーに共有できるだけでなく、ノートと紐づいた「メッセージ」によって話題ごとにチャットでメッセージを送ることができます。また、Stock内に検索機能があるため、探したい情報もすぐに見つけることができます。
チームの情報をストックできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでコミュニケーションをとるイメージ
以下は、実際にStockを用いて会議の議事録を残す際のイメージです。
このように、画像や資料のファイルとともに議事録を「ノート」に残し、その会議に関する会話を「ノート」に紐づいた「メッセージ」で行うことによって、「会議の情報を確認しながら話を進めること」や、「余計なチャットをさかのぼらなくても関係のある会話のみを見返すこと」ができます。
リモートワークに最適なチャットツールの選定ポイント3選
以下では、自社に最適なチャットツールを選ぶための選別ポイントをご紹介します。最適なツールで自社のリモートワークをスムーズに進めましょう。
（1）必要な機能が過不足なく揃っているか
まずは、必要な機能が過不足なくチャットツールに搭載されているかを確認しましょう。
チャットツールはチャットだけでなく、タスク管理やファイル管理、音声・ビデオ通話など、ツールによって機能や特徴に違いがあります。そのため、自社が必要とする機能を明確にして、確実にカバーできるツールを検討すべきです。
一方、必要以上の機能を備えるチャットツールを選んでしまうと、ITに詳しくないメンバーが使いこなせません。そして、最終的には社内には浸透せずに放置されることになるのです。
したがって、チャットツールは「必要な機能を過不足なく備えたツール」にしましょう。
（2）大切な社内情報が流れないか
次に、大切な社内情報が流れないかをチェックしましょう。
チャットツールでやりとりされる会話は、企業の利益につながる情報資源のひとつであるので適切に管理されなければなりません。そのため、あとから検討すべき資料や重要な社内連絡などをストックできる機能が必須です。
クラウドツールで別途ファイル管理する方法もありますが、ファイル管理自体が面倒になるので、情報管理機能が付いているチャットツールを選びましょう。
（3）必要な情報にすぐにアクセスできるか
最後に、目的の情報へ瞬時にアクセスできるかを確認しましょう
ビジネスマンが資料を探すのに年間80時間を浪費していると言われるほど、情報へのアクセス性は無視できない要素です。高度な検索機能はもちろんのこと、僅かな操作で探し出せるシンプルな使い勝手も求められます。
社内に導入するチャットツールを選ぶ際には、実際に導入した際にメンバー全員が活用できる機能性のものなのかを検討することが重要です。
リモートワークに最適なチャットツールまとめ
ここまで、リモートワークで良好な関係をつくる方法やおすすめのチャットツール、選定ポイントを中心に紹介しました。リモートワークでチャットツールを使いこなすためのコツは以下の通りです。
- 話題が混ざらないようにチャットを使い分ける
- 雑談ができる環境をつくる
- 資料とメッセージを紐付ける
- 絵文字や記号を使う
また、チャットツールは情報が流れやすい点がデメリットです。そこで「チャットと関連情報を紐づけられるツール」を選べば、何について話しているのかも明確化します。
ただし、多機能なツールはITに詳しくない社員が使いこなせない可能性があるため、「必要な機能に過不足のないシンプルなツール」を検討しましょう。
結論、あらゆる情報を一元管理する「ノート」とその検索機能があり、ITに詳しくない65歳でも説明なしで使えるシンプルなツール「Stock」が、リモートワークには必須です。
ぜひ「Stock」を導入し、社内コミュニケーションを活性化させましょう。
