昨今では、ビジネス環境でもDX化が進んでおり、社内業務を効率化するために「グループウェア」を導入する企業が増えています。また、グループウェアが1つあれば、ファイル共有・掲示板・ToDo管理など、あらゆる課題解決に役立てられるのです。
しかし、グループウェアの導入にあたって「どれが自社に合っているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料でも使えるグループウェア7選を中心にご紹介します。
- おすすめの無料グループウェアを教えてほしい
- グループウェア導入時の選定ポイントを知りたい
- 自社の業務全般を効率化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なグループウェアが分かるほか、”社内業務の効率化”や”情報共有の徹底”が可能になります。
目次
＜担当者必見＞グループウェアとは
ここでは、グループウェアの概要や主な機能について解説します。グル－プウェアを導入する目的も明確にできるので、自社の課題解決に合ったグループウェアを導入したい方は必見です。
グループウェアの概要
グループウェアとは、社内の情報共有や、社員間のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を図るためのサービスです。スケジュール管理・メッセージ・社内掲示板など、業務効率化に役立つ機能を豊富に備えている点が大きな特徴と言えます。
また、グループウェアには、インターネットを介して利用する「クラウド型」と、自社でサーバーを構築しシステムを運用する「オンプレミス型」の2種類のタイプがあります。
オンプレミス型はセキュリティが強固である一方、管理・運用にメンテナンスコストや保守担当者の人件費がかかります。そのため、昨今では、運用費用やメンテナンスの手間を抑えて利用できる「クラウド型」が主流となっているのです。
グループウェアの主な機能
以下では、一般的にグループウェアに備わっている機能を紹介します。
| 掲示板機能 |
売上報告や社内イベントの告知など、全社向けの情報を発信するための機能です。電子化することで、一斉に”お知らせ”ができるほか、過去の告知も簡単に見返せるようになります。 |
|---|---|
| 報告書機能 |
出張報告書や作業報告書などを報告するための機能です。なかには、テンプレート機能が備わっているものもあるので、作成者の負担を減らせます。 |
| ファイル共有機能 |
「フォルダ」単位で、ファイルを管理・共有できる機能です。一般的に「検索機能」が付随するので、必要なデータにすぐにアクセスできるようになり、ファイルを探す手間を削減します。 |
| メッセージ・メール機能 |
業務に関するやりとりをするための機能です。メールやほかのチャットアプリを介する必要がなくなるので、メンバーと円滑なコミュニケーションを図れます。 |
| スケジュール機能 |
メンバーの休みや空き時間を把握するための機能です。とくに、リモートワークや、フレックスタイム制を導入している企業のスケジュール調整に便利です。 |
| ToDo機能 |
メンバーの作業予定やタスク進捗を管理・共有するための機能です。作業の遅れや業務の偏りをなくし、確実な業務の遂行を目指します。 |
グループウェアによって利用できる機能は異なるので、自社の課題解決に合った機能を見つけましょう。ただし、多機能すぎても結局は使いこなせず不便なので、「必要な機能に過不足がないか」を重視することが大切です。
【スマホ対応あり】無料で使えるグループウェア7選
以下では、フリープランから使えるグループウェアを7選ご紹介します。
グループウェアを導入すれば、あらゆる場面に役立てられるので、特にアナログ作業が多い中小企業の業務効率化に最適です。しかし、「無料だから」という理由で、機能に過不足があったり、端末が制限されたりするアプリを導入すると、業務は円滑に進みません。
そこで、「機能がシンプルで、メンバー全員が使えるグループウェア」を導入しましょう。また、スマホでも使えるツールであれば、いつでも情報を共有・確認できるため業務の効率化に直結します。
結論、自社で選ぶべきグループウェアは、情報共有・タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも直感的に使える情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockでは、あらゆる端末から「ノート」に情報をストックできるうえ、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」を使えば、話題が混ざることなく、やりとりやタスク管理まで一か所で完結するのです。
【Stock】最も簡単に情報を共有できるスマホ対応のグループウェア
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで情報共有をする方法＞
下図は、Stockで作成した議事録です。
Stockでは、テキストにくわえて、ファイルや画像、表を使って分かりやすく情報をまとめられます。また、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」を活用すれば、やり取りや情報の周知も完結するためチームでの情報共有に最適です。
【GRIDYグループウェア】完全無料で使えるグループウェア
＜GRIDYグループウェアの特徴＞
- すぐに導入できる
- 無料で豊富な機能を利用できる
新規登録フォームで基本情報を登録するだけで、簡単に導入できます。
PCとインターネットがあれば、スケジュールやメッセージ、ToDoをはじめとした22種類すべての基本機能を無料で利用できます。
＜GRIDYグループウェアの機能・使用感＞
- 設備・備品管理機能
- トピック機能
社内の設備予約や備品管理ができる機能です。設備予約は実際のスケジュールの状況を踏まえて、時間指定することが可能です。
掲示板形式でグループ内のメンバーと報告や相談のやりとりができます。一方、トピック機能とは別にプロジェクトやToDoを管理する機能も備わっているため、情報が分散しないように注意が必要です。
＜GRIDYグループウェアの注意点＞
- スマホでの利用に制限がある
- メモの共有相手を自由に設定できない
GRIDYをスマホで利用するには、有料版の「Knowledge Suite」への移行が必須とです。また、利用しているユーザーからは、「現状、スマホによるweb版の利用では、添付ファイルをダウンロードできません。」という声があります。（引用：BOXIL）
口コミでは「メモパッドは、公開設定ができるようになっていますが、選択肢が自分または組織名（団体名）しかありません。個人名で選択できるようになればよいと思います」という声が寄せられています。（引用：ITトレンド）
＜GRIDYグループウェアの料金体系＞
- GRIDYグループウェア
- 有料版（Knowledge Suit）
- 情報共有のための多様な機能がある
- 全社に向けてニュースを発信できる
- ワークフローフォームを柔軟に変更できる
- フォルダごとに閲覧・編集権限を設定可能
- スマホアプリ対応の有無
- 他ツールとの連携が難しい
- 1か月無料プラン：最長1か月間無料
- スタンダードプラン：2,200円/5ID/月(月払い)
- プレミアムプラン：3,850円/5ID/月(月払い)
- オンプレミスで使える
- オープンソース型
- ポータル機能
- スマホアプリ対応の有無
- 管理機能
- 導入でつまずく恐れがある
- メールを管理しにくい
- GroupSession
- GroupSession byCloud（クラウド型）
- GroupSession ZION
- Googleのサービスと連携できる
- マルチデバイス対応
- カレンダー機能
- ドキュメント機能
- 費用対効果が低くなる可能性がある
- 使いこなすのが難しい
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要相談
- 機能が豊富
- ユーザーのアクセス権を設定できる
- 無料で利用できる範囲
- 必要な情報がトップ画面に集約される
- 電話メモを送れる
- スマホアプリ対応の有無
- 検索機能が使いにくい
- 外部サービスとの連携が弱い
- メッセージ機能が使いにくい
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月
- イベントのスケジュール管理が効率化する
- アプリ内でコミュニケーションができる
- 無料で利用できる
- スケジュール機能
- スマホアプリ対応の有無
- 無料で使えるのは団体プランのみ
- 広告が表示される
- フリー：0円
- ライト：990円/月
- ベーシック：1,870円/月
- プレミアム：2,640円/月
- 機能や容量が制限されている場合がある
- セキュリティが不十分な恐れがある
- サポートが充実していない可能性がある
無料版：0円
SFAスタンダード：55,000円/月（税別）
SFAプロフェッショナル：85,000円/月（税別）
SFAエンタープライズ：155,000円/月（税別）
【iQube】ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェア
＜iQubeの特徴＞
スケジュールやToDo管理などの一般的な機能のほか、アンケート機能やタイムカード機能が備わっているのが特徴です。
告知期間を設定して、社内向けにニュースを配信できます。ニュース配信の開始日時を予約できるので、伝え忘れる心配もありません。
＜iQubeの機能・使用感＞
ワークフローのフォームをカスタマイズできるので、今まで使用していた稟議書を再現できます。また、稟議書のステータスもひと目で確認可能です。
フォルダごとにユーザーの権限の設定が可能です。編集者の設定はもちろん、閲覧の許可もユーザー・グループごとにできるので、社内情報の管理に適しています。
＜iQubeの注意点＞
スマートフォンアプリの提供はなく、ブラウザからのみ利用できます。スマートフォン用のブラウザ画面では一部の機能に制限があるため、注意が必要です。
実際に利用しているユーザーからは「googleカレンダーとの連携を行った際、連携機能はあるようですが、連携されませんでした。」という声があります。（引用：ITreview）
＜iQubeの料金体系＞
参考：iQubeの料金ページ
【GroupSession】オンプレミスで使えるオープンソース型のツール
＜GroupSessionの特徴＞
無料版、または有料版のGroupSession ZIONであれば、オンプレミスで利用可能です。そのため、自社の強固なセキュリティ対策のもとでサーバーを運用できます。
ソースコードが公開されているオープンソース型のツールなので、必要に応じて自由に改修して利用できます。また、無料かつ、ユーザー数も無制限です。
＜GroupSessionの機能・使用感＞
各機能にアクセスするトップページを、ポータルとして作成できます。さらに、カスタマイズすれば、GroupSession以外のWebシステムにもポータルからアクセスできるように設定可能です。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。ただし、原則有料プラン（GroupSession byCloud）を契約しなければ利用できません。
会議室や備品の利用状況を共有したり、災害時などに安否状況をチェックしたりするための管理機能が備わっています。これらの機能は、働きやすい職場づくりをするうえで、役立ちます。
＜GroupSessionの注意点＞
サーバの調達や導入作業は自社で実施しなければならないため、ITに慣れていない企業では、初期段階でつまずく可能性があります。
利用するユーザーからは「Webメールの受信が振り分けではなく、ラベル分けのみの為、使いにくいです。」との声があります。（引用：ITreview）
＜GroupSessionの料金体系＞
無料版：0円
byCloudスマートプラン：300円（税抜）/ユーザー/月
byCloudプレミアムプラン：600円（税抜）/ユーザー/月
byCloud専用サーバプラン：サーバーのスペックにより料金が変動
一般価格：400,000円+税〜（初年度）/100ユーザー～
ガバメント・アカデミック価格：280,000円+税〜（初年度）/100ユーザー～
【Google Workspace】Googleが提供するビジネス向けのサービス
＜Google Workspaceの特徴＞
「Gmail」や「Googleカレンダー」「Googleドライブ」など多くの人に馴染みのあるサービスをそのまま利用することができます。
Google Workspaceではブラウザやスマートフォンなど、どのデバイスからでも利用することができます。
＜Google Workspaceの機能・使用感＞
グループカレンダーが作成でき、チーム内でスケジュールの管理・共有が効率的に行えます。GoogleMeetと連携し、オンライン会議の予約も可能です。
ドキュメントを作成でき、ビジネス向けのテンプレートも豊富です。またGoogleドキュメントは、複数ユーザーが同時に編集することもできます。
＜Google Workspaceの注意点＞
様々な機能がある反面、特定の機能しか使わない場合、費用対効果が低くなってしまいます。自社の環境や規模に適したツールを選択しましょう。
利用しているユーザーからは「より高度な機能（例：スプレッドシートのGAS連携、管理コンソールの詳細設定など）は、マニュアルを読み込まないと分かりにくい部分もあります。」という意見があります。（引用：ITreview）
＜Google Workspaceの料金体系＞
【サイボウズ Office】中小企業に支持されるグループウェア
＜サイボウズ Officeの特徴＞
メールやスケジュール管理だけでなく、報告書の作成・共有や掲示板、ワークフローなど、機能が充実しています。
アプリケーションごとにアクセスできるユーザーを制限できるので、役職に合わせて権限を変更することができます。
無料トライアルでは、プレミアムコースのお試しができます。期間中は、サイボウズ Office のすべての機能が利用可能です。
＜サイボウズ Officeの機能・使用感＞
トップ画面に、ToDoリストやスケジュール、自分宛の連絡などをまとめて表示できるので大切な情報が埋もれません。
決まったフォーマットに必要項目を入力するだけで、離席中のメンバーに電話メモを送れます。電話メモはスマホに通知が来るので、内容の確認や折り返しの電話連絡などの対応もスムーズです。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。
＜サイボウズ Officeの注意点＞
実際に利用するユーザーからは「メッセージや掲示板の検索の機能がいまいちで，and or や並び替えやフィルタリングを組み合わせて使いたいが，融通が効かない場合が多い．」との声があります。（参考：ITreview）
実際に利用するユーザーからは「スケジュールをGoogle等に連携したり、スマホのウィジェットで表示できるようにしてほしい。」との声があります。（参考：ITreview）
実際に利用するユーザーからは「メッセージ送付機能が、癖があって大変使いづらい。また送られたお知らせ・メッセージを見た後も「既読」ボタンを押すまで消えないのが意外に面倒くさい。」との声があります。（参考：ITreview）
＜サイボウズ Officeの料金体系＞
なお、契約は5ユーザーからとなります。
【サークルスクエア】スケジュール管理・チャットに役立つグループウェア
＜サークルスクエアの特徴＞
イベントの出欠状況やキャンセル待ちが分かったり、定員を設定したりできるので、イベントのスケジュール管理が効率化します。
チャットや掲示板で、特定のメンバーとコミュニケーションをとったり、ファイルや画像を送信したりできるので、別途チャットツールを使う必要もありません。
管理者機能/スケジュール/未読チェック機能/掲示板/アルバム/フォルダ/チャット/メール配信などを無料で利用できます。ただし、それぞれの機能に制限が設けられている点に注意が必要です。
＜サークルスクエアの機能・使用感＞
サークルスクエアの「スケジュール」では、イベントの日時や場所、詳細情報を設定したり、必要に応じて繰り返し設定をしたりできます。そのため、重要なイベントをタスクとして管理したい方に便利です。
iOSアプリ、Androidアプリがリリースされています。
＜サークルスクエアの注意点＞
無料プランが用意されているのは団体プランのみであり、個人利用する場合は308円/月の「個人プレミアム」に加入する必要があります。
利用しているユーザーからは「広告を見ないと進めなくなってしまったのがとても困ってます。有料コースなのにやめてほしいです」という意見があります。（参考：App Store）
＜サークルスクエア（団体向けプラン）の料金体系＞
＜比較表＞インストール不要！無料から使えるクラウド型グループウェア一覧
以下は、無料で使えるクラウド型グループウェア7選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | GRIDYグループウェア | iQube | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
スマホとPCの両方で最も簡単に社内情報を共有できる |
豊富な機能が完全無料で使える |
インストール不要でノウハウを蓄積できる |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
| タスク管理機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
スマホでの利用に制限がある |
他ツールとの連携が難しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは55,000円/月（税別）～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,200円/5ID/月〜 |
| iOSアプリ対応 |
【〇】 |
【〇】※有料プランのみ可
|
【×】 |
| Androidアプリ対応 |
【〇】 |
【〇】※有料プランのみ可 |
【×】 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「GRIDYグループウェア」の詳細はこちら |
「iQube」の詳細はこちら |
| GroupSession | Google Workspace | サイボウズ Office | サークルスクエア | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
オンプレミスで使えてオープンソース型 |
Googleのサービスと連携できる |
社内情報を共有する機能が豊富 |
スケジュール管理・チャットに役立つ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| タスク管理機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
導入でつまずく恐れがある |
費用対効果が低くなる可能性がある |
検索機能が使いにくい |
広告が表示される |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは300円+税～/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは950円～/ユーザー/月 |
・無料期間あり
・有料プランは600円+税～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは990円～/ユーザー/月 |
| iOSアプリ対応 |
【〇】※有料プランのみ可 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| Androidアプリ対応 |
【〇】※有料プランのみ可 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 公式サイト |
「GroupSession」の詳細はこちら |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「サークルスクエア」の詳細はこちら |
以上のように、ツールによって、特徴やデメリットが大きく異なります。そのため、ツールの導入時には「自社に必要な機能が過不足なくそろっているか」を重視して選定しましょう。
無料のグループウェアを選ぶときの5つの選定ポイント
「無料だから」「有名だから」という理由だけでグループウェアを選ぶと、機能が自社の現状とマッチせず、社内へ定着しない可能性があります。したがって、以下のポイントを押さえたうえで、グループウェアを選択しましょう。
（1）機能に過不足がないか
1つ目のポイントは、必要な機能に過不足がないことです。
グループウェアを導入したものの、自社に必要な機能が網羅されておらず、結果的に別のツールを併用することになれば余計な料金コストがかかります。一方で、機能が多すぎても、使わない機能が多かったり社員が使いこなせなかったりして、社内に浸透しません。
したがって、「必要な機能に過不足がなく、即日で使いこなせるほど簡単に操作できるツール」を選びましょう。たとえば、情報共有に必要な機能が過不足なく備わった「Stock」のようにシンプルなツールであれば、非IT企業の方も安心です。
（2）セキュリティが強固か
2つ目のポイントは、セキュリティが強固であることです。
グループウェアは社内のスケジュールやタスク管理、メッセージ機能などで社内のあらゆる情報を扱うツールであるため、高度なセキュリティ機能が必須です。
例えば、国際的なセキュリティ資格の「ISO27001（ISMS）」を取得しているかを基準にするだけでも、情報漏えいのリスクを下げられます。以上のように、社内の情報を一か所に集約するからこそ、セキュリティの強固なグループウェアであるか確かめましょう。
（3）スマホに最適化されているか
3つ目のポイントは、スマホやタブレットに最適化されていることです。
PCのみ対応のグループウェアでは、情報を確認できる時間や場所が限られます。たとえば、現場での作業中や、移動中の場合にメッセージを受信してもすぐに確認ができず、対応が遅れてしまうのです。
とくに、完全無料のグループウェアはスマホに対応していないケースが多いため、対応デバイスを必ず確認しましょう。
（4）サポート体制が充実しているか
4つ目のポイントは、サポート体制が充実していることです。
グループウェアはほかのアプリと比較して「できることが多い」ため、使いこなすには十分な知識を要します。また、アプリにトラブルが生じた場合にも、すぐに解決できる社員がいなければ業務が滞ってしまう恐れもあるのです。
したがって、トラブル発生時や疑問が生じた際にも、すぐにサポートが受けられるかが重要です。たとえば、「問い合わせに1営業日以内の返信」「運用方法の提案」を受けられるサポート体制が手厚いサービスを選ぶのがおすすめです。
（5）費用対効果は高いか
5つ目のポイントは、費用対効果が高いことです。
グループウェアを有料プランに変更する際、様々な機能が搭載されているツールでは高価になりやすいです。しかし、多機能なツールで特定の機能しか使わない場合、高いコストを払っても十分に活用できず、費用対効果が低くなってしまいます。
したがって、安易に多機能なツールを選ぶのではなく、自社の環境や規模に合ったツールを選択しましょう。
たとえば、社内・チームの情報共有に必要な機能が過不足なく搭載された「Stock」のようなツールを活用すれば、費用を低コストに抑えながら、必要な機能を使えます。
無料のグループウェアを利用するうえでの3つの注意点
無料のグループウェアを利用するうえで、注意すべき点は以下の3つです。
とくに無料プランでは、機能や容量に制限がある場合が多く、自社に必要な条件を満たしていない恐れがあります。
有料版に比べてセキュリティ機能が不十分な恐れがあるため、 無料版であってもセキュリティ対策が充実しているかを確認しましょう。
ツールの利用中にトラブルが起きても、無料プランの場合はすぐにサポートが受けられなかったり、チャットのみの対応になったりする可能性があります。
以上のように、無料のグループウェアを利用する場合には、自社に必要なセキュリティ対策やサポートが受けられるかを重視しましょう。
情報共有に特化したグループウェアを使うメリット3選
以下では、グループウェアを使うメリットを3つご紹介します。これまで、グループウェアを使っていなかった担当者の方は必見です。
（1）社内情報を一元化できる
1つ目のメリットは、社内の情報を一元化できる点です。
従来、社内の情報共有は口頭やメール、Excelなどを使い分けるのが一般的で、さまざまな場所に情報が分散する状態でした。しかし、グループウェアに。情報を一元化することで「どこに何があるのか分からない事態」を回避できるのです。
また、グループウェアでは案件や顧客ごとに「フォルダ」を作って振り分けられるので、必要な情報をスムーズに共有したり見つけたりできます。
（2）職種問わず使える
2つ目のメリットは、職種問わず利用できる点です。
”情報共有が上手くできていない”という事象は、職種や仕事内容問わず生じる問題です。そこで、情報共有に特化したグループウェアを全社的に運用すれば、営業部では「報告書」、総務部では「マニュアル」という形式で、情報共有の仕組みをつくれるのです。
なかでも「権限機能」が充実したグループウェアであれば、部署ごとに情報へのアクセスを制限できるので、情報の安全性も確保できます。
（3）時間・場所問わず情報へアクセスできる
3つ目のメリットは、時間・場所問わず情報へアクセスできる点です。
情報共有に特化したグループウェアの場合、”必要な情報にすぐにアクセスできるための機能”を兼ね備えていることが多いです。たとえば、タグやフォルダ名で絞り込める「検索機能」や、テーマごとに階層管理できる「フォルダ機能」などが挙げられます。
また、「スマホでも使えるツール」であれば、出先でも情報を確認できるため、チームの情報共有に最適です。グループウェアで、時間・場所問わず情報にアクセスできる環境を整えれば、情報を確認するための手間を大幅に確認でき、業務効率化につながるのです。
フリープランから使えるグループウェアまとめ
ここまで、無料でも使えるグループウェア7選や選ぶときの注意点、グループウェアのメリットを中心にご紹介しました。
グループウェアを選ぶとき、「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に操作できるか」を重視しましょう。多機能すぎると、使わない機能に余計なコストがかかるうえ、ITに不慣れなメンバーが多い非IT企業では、使い方をレクチャーする教育コストもかかります。
また、「スマホにも対応しているか」というポイントも大切です。PCだけでなくスマホやタブレットにも対応していると、外出先や現場での作業中など時間や場所を選ばずに情報を確認できるので、業務の効率化につながります。
したがって、自社で導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でもスマホから簡単に使いこなせるグループウェア「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有・管理を効率化しましょう。
