昨今では、ビジネス環境でもDX化が進んでおり、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化する「グループウェア」を導入する企業が増えています。
なかには、「グループウェアの導入を失敗しないためにも、まずは無料で試したい」と考える方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、無料でも使えるグループウェア7選を中心にご紹介します。
- まずは無料のグループウェアを使って、社内で役立つか試したい
- さまざまなグループウェアを比較して自社に合うものを選定したい
- スマホからでも簡単に使えるアプリがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なグループウェアが分かり、社内の情報共有がスムーズに実施できるようになります。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、企業や部門内のコミュニケーションを円滑にして、業務を効率化するためのツールです。
一般的に、グループウェアは以下のような機能が備わっています。
- 情報共有
- コミュニケーション
- プロジェクト管理
- 社内業務
業務に関する情報を、メンバー間で共有する機能です。ファイル管理や掲示板機能が該当します。
メンバー間でやりとりをする機能です。メールやチャット、Web会議機能などが該当します。
プロジェクトの進捗管理に特化した機能です。タスク管理やスケジュール管理機能が該当します。
社内の業務効率化に役立つ機能です。ワークフローや稟議、経費精算機能などが該当します。
上記のほかにも、サービスによってさまざまな機能が備わっています。そのため、自社に必要な機能が備わっているかを都度確認することが重要です。
【スマホ対応あり】無料で使えるグループウェア7選
以下では、フリープランから使えるグループウェアを7選ご紹介します。
無料のグループウェアは気軽に使えるため、中小企業でも導入しやすいメリットがあります。しかし、無料でも機能に過不足があれば業務はスムーズに進みません。
加えて、操作が難しいサービスでは慣れるまでに時間がかかり、ITに不慣れな現場には馴染まないので注意が必要です。したがって、「必要な機能が過不足なく備わっていて、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
結論、自社で選ぶべきグループウェアは、非IT企業の65歳の方が簡単に使いこなせて、情報共有に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、あらゆる情報をストックできるうえに、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」を使えば、話題が混ざることなく、やりとりやタスク管理まで一か所で完結するのです。
【Stock】最も簡単に使いこなせるグループウェア
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【GRIDYグループウェア】豊富な機能が完全無料で使えるグループウェア
＜GRIDYグループウェアの特徴＞
- すぐに導入できる
- 機能が豊富に備わっている
- 無料で利用できる範囲
新規登録フォームで基本情報を登録するだけで、簡単に導入できます。
スケジュールやメッセージ、ToDoをはじめとした23種類の機能が搭載されており、さまざまな場面で活用できます。
PCとインターネットがあれば、23種類の基本機能を無料で利用できます。
＜GRIDYグループウェアの機能・使用感＞
- 設備・備品管理機能
- トピック機能
- スマホアプリ対応の有無
社内の設備予約や備品管理ができる機能です。設備予約は実際のスケジュールの状況を踏まえて、時間指定することが可能です。
掲示板形式でグループ内のメンバーと報告や相談のやりとりができます。一方、トピック機能とは別にプロジェクトやToDoを管理する機能も備わっているため、情報が分散しないように注意が必要です。
有料プランで利用可能なiOSアプリ・Androidアプリが用意されています。
＜GRIDYグループウェアの注意点＞
- 無料版ではスマホでは使えない
- つながらないことがある
GRIDYの無料版はPCでしか使えません。「スマホからも使いたい」という方は、GRIDYの有料版である「Knowledge Suite」への移行が必須となります。
口コミでは「アクセスが集中するとつながらなくなることがある」という声が寄せられています。（参考：ITトレンド）
＜GRIDYグループウェアの料金体系＞
- 無料版：0円
- 有料版（Knowledge Suite）：要問い合わせ
【iQube】社内ノウハウを蓄積できるクラウド型のグループウェア
＜iQubeの特徴＞
- ワークフローフォームを柔軟に変更できる
- 全社に向けてニュースを発信できる
- 無料で利用できる範囲
ワークフローのフォームをカスタマイズできるので、今まで使用していた稟議書を再現できます。
告知期間を設定して、社内向けにニュースを配信できます。
無料トライアル期間中は、プレミアムプランのすべての機能を試せます。ただし、使用可能ストレージが全体で30MBまでで、かつ利用可能な人数が10人までの制限があります。
＜iQubeの機能・使用感＞
- 情報共有のための多様な機能がある
- フォルダごとに閲覧・編集権限を設定可能
- スマホアプリ対応の有無
スケジュールやToDo管理のほか、社内Wikiやレポート作成などの機能が備わっているので、社内のナレッジを網羅的に管理できます。
フォルダごとにユーザーの権限の設定が可能です。編集者の設定はもちろん、閲覧の許可もユーザー・グループごとにできるので、社内情報の管理に適しています。
スマートフォンアプリの提供はありません。
＜iQubeの注意点＞
- 無料プランでは一部機能に制限がある
- 複数人参加のスケジュールの変更に手間がかかる
有料プランと同様の機能が利用できますが、使用可能ストレージや利用人数に制限があります。
実際に利用しているユーザーからは「間違って操作した場合、そのスケジュールに関わる人全てにもう一度入力をお願いせねばならず、非常にストレスがかかる」という声があります。（参考：ITreview）
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プラン：最長1か月間無料
- スタンダードプラン：440円/ユーザー/月(月払い)
- プレミアムプラン：770円/ユーザー/月(月払い)
関連記事： iQubeとは？使い方や料金・評判を紹介
【GroupSession】オンプレミス型でユーザー数無制限のグループウェア
＜GroupSessionの特徴＞
- 無料でユーザー数無制限
- さまざまな機能を搭載
- 無料で利用できる範囲
無料ですべての機能を使えるうえ、ユーザー数も無制限です。
スケジュールやショートメール、ワークフローなど約20種類の機能が搭載されており、さまざまな場面で役立ちます。
「メイン・ポータル機能」「スケジュール」「ファイル共有」をはじめ、豊富な機能を無料で利用できます。
＜GroupSessionの機能・使用感＞
- ポータル機能
- スマホアプリ対応の有無
各機能にアクセスするトップページをポータルとして作成できます。さらに、カスタマイズすれば、GroupSession以外のWebシステムにもポータルからアクセスするように設定可能です。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。ただし、原則有料プラン（GroupSession byCloud）を契約しなければ利用できません。
＜GroupSessionの注意点＞
- 導入でつまずく恐れがある
- 機能不足な可能性がある
サーバの調達や導入作業は自社で実施しなければならないため、ITに慣れていない企業では、初期段階でつまずく可能性があります。
一部のユーザーからは「有名なグループウェアと比べると機能が劣る」という意見が上がっています。（参考：ITreview）
＜GroupSessionの料金体系＞
- GroupSession
- GroupSession byCloud（クラウド型）
- GroupSession ZION
無料版：0円
byCloudスマートプラン：300円+税/ユーザー/月
byCloudプレミアムプラン：600円+税/ユーザー/月
byCloud専用サーバプラン：サーバーのスペックにより料金が変動
一般価格：400,000円+税〜（初年度）/100ユーザー～
ガバメント・アカデミック価格：280,000円+税〜（初年度）/100ユーザー～
【LINE WORKS】LINEのような使い心地のグループウェア
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEと同じ感覚でチャットができる
- 外部ツールと連携できる
- 無料で利用できる範囲
プライベート用のLINEと同様の操作ができるため、LINEユーザーであればストレスなく使いこなせます。
人事ソフトやワークフローの自動化サービスなど、自社で利用しているほかの外部ツールと連携できる場合があります。
音声/ビデオ通話/画面共有（4人まで・最大60分）、トーク/掲示板/アンケートなどの基本機能、制限ありの管理者機能を無料で利用できます。
＜LINE WORKSの機能・使用感＞
- 掲示板機能
- トーク機能
- スマホアプリ対応の有無
重要な情報を掲示板形式で周知できる機能です。お知らせ・業務マニュアル・自由掲示板と種別が分かれているので、掲示内容を大まかに分類したい方におすすめです。
通常のLINEと同様、トークルームを作ってメッセージをやりとりできます。スタンプも送れるので、カジュアルなメッセージのやりとりに適しています。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 情報が流れてしまう
- カスタマイズ性が弱い
チャット機能の特性上、やりとりが流れてしまい情報を見返す手間がかかります。
利用しているユーザーからは「社外の一般LINEユーザーと繋がりたい際、こちらからは友達追加できず、一般LINEユーザーから追加してもう必要があるのに煩わしさを感じます」という意見があるため、社外の人を頻繁に追加する場合には合わない可能性があります。（参考：ITreview）
＜LINE WORKSの料金体系＞
- FREE：0円
- STANDARD：540円/ユーザー/月（月払い）
- ADVANCED：960円/ユーザー/月（月払い）
【サイボウズ Office】中小企業に支持されるグループウェア
＜サイボウズ Officeの特徴＞
- 機能が豊富
- ユーザーのアクセス権を設定できる
- 無料で利用できる範囲
メールやスケジュール管理だけでなく、報告書の作成・共有や掲示板、タイムカードなど、機能が充実しています。
アプリケーションごとにアクセスできるユーザーを制限できるので、役職に合わせて権限を変更することができます。
無料トライアルでは、プレミアムコースのお試しができます。期間中は、サイボウズ Office のすべての機能が利用可能です。
＜サイボウズ Officeの機能・使用感＞
- 必要な情報がトップ画面に集約される
- 電話メモを送れる
- スマホアプリ対応の有無
トップ画面に、ToDoリストやスケジュール、自分宛の連絡などをまとめて表示できるので大切な情報が埋もれません。
決まったフォーマットに必要項目を入力するだけで、離席中のメンバーに電話メモを送ることができます。電話メモはスマホに通知が来るので、内容の確認や折り返しの電話連絡などの対応もスムーズです。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。
＜サイボウズ Officeの注意点＞
- Android Chromeで「サイボウズ Office」を利用すると表示が崩れることがある
- 感覚的に使いづらい
Android Chromeで「サイボウズ Office」を利用する場合、メッセージが打ち込みづらかったり、画面表示が崩れたりすることがあります。（参考：サイボウズ Office|よくあるご質問）
実際にサイボウズ Officeを使っているユーザーからは、「プロジェクトアプリのテーマとタスクが独自に定義されているため、感覚的に使いにくい。」という声があがっています。（参考：ITreview）
＜サイボウズ Officeの料金体系＞
- 30日間の無料トライアルあり
- スタンダードコース：500円+税/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：800円+税/ユーザー/月（月払い）
【サークルスクエア】スケジュール管理に役立つグループウェア
＜サークルスクエアの特徴＞
- イベントのスケジュール管理が効率化する
- アプリ内でコミュニケーションができる
- 無料で利用できる範囲
イベントの出欠状況やキャンセル待ちが分かったり、定員を設定したりできるので、イベントのスケジュール管理が効率化します。
チャットや掲示板を利用すれば、メンバー間で気軽にコミュニケーションができるので、別途チャットツールを使う必要もありません。
管理者機能/スケジュール/未読チェック機能/掲示板/アルバム/フォルダ/チャット/メール配信などを無料で利用できます。ただし、それぞれの機能に制限が設けられています。
＜サークルスクエアの機能・使用感＞
- スケジュール機能
- チャット機能
- スマホアプリ対応の有無
サークルスクエアの「スケジュール」では、イベントの日時や場所、詳細情報を設定したり、必要に応じて繰り返し設定をしたりできます。そのため、重要なイベントをタスクとして管理したい方は便利です。
「チャット」では、特定のメンバー間でコミュニケーションをとったり、ファイルや画像を送信したりできます。スケジュール管理だけでなく、情報共有も効率化したい方に役立ちます。
iOSアプリ、Androidアプリがリリースされています。
＜サークルスクエアの注意点＞
- 無料で使えるのは団体プランのみ
- 動画広告が頻繁に再生される
無料プランが用意されているのは団体プランのみであり、個人利用する場合は308円/月の「個人プレミアム」に加入する必要があります。
スケジュールを開いたり、出欠を入れたりする度に動画広告が再生されてしまい、煩わしく感じているユーザーもいます。なお、広告を非表示にするには別途1,100円/ユーザー/月の費用がかかります。（参考：
App Storeプレビュー）
＜サークルスクエア（団体向けプラン）の料金体系＞
- フリー：0円
- ライト：770円/月
- べーシック：1,430円/月
- プレミアム：1,980円/月
＜比較表＞無料から使えるグループウェア一覧
以下は、無料で使えるグループウェア7選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | GRIDYグループウェア | iQube | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に使いこなせるグループウェア |
豊富な機能が完全無料で使える |
社内ノウハウを蓄積できる |
| タスク管理機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
情報共有に機能が特化している |
無料プランではスマホでは使えない |
無料プランでは10人までしか使えない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは要問い合わせ |
・無料プランあり
・有料プランは440円/月〜 |
| iOSアプリ対応 |
【〇】 |
【〇】※有料プランのみ可
|
【×】 |
| Androidアプリ対応 |
【〇】 |
【〇】※有料プランのみ可 |
【×】 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「GRIDYグループウェア」の詳細はこちら |
「iQube」の詳細はこちら |
| GroupSession | LINE WORKS | サイボウズ Office | サークルスクエア | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
オンプレミス型でユーザー数無制限 |
LINEのような使い心地 |
社内情報を共有する機能が豊富 |
スケジュール管理に役立つ |
| タスク管理機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
導入でつまずく恐れがある |
情報が流れてしまう |
使用端末によっては表示が崩れることがある |
動画広告が多く、ストレスになる場合がある |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは300円+税～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは540円～/ユーザー/月 |
・無料期間あり
・有料プランは500円+税～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは770円～/ユーザー/月 |
| iOSアプリ対応 |
【〇】※有料プランのみ可 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| Androidアプリ対応 |
【〇】※有料プランのみ可 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 公式サイト |
「GroupSession」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「サークルスクエア」の詳細はこちら |
無料だからといって、複数のツールを導入すると社員が混乱してしまいます。そのため、どのツールを導入するか迷ったときは「導入までのスムーズさ」「サポート体制」「現場への馴染みやすさ」などを注視するのがおすすめです。
無料のグループウェアを選ぶときの5つの注意点
「有名だから」「大手の企業が導入しているから」という理由だけでグループウェアを選ぶと、機能が自社の現状とマッチせず、社内へ定着しない可能性があります。したがって、以下の注意点を押さえたうえで、グループウェアを選定しましょう。
（1）クラウド型かオンプレミス型か
1つ目の注意点は、クラウド型とオンプレミス型のどちらであるかです。
クラウド型とは、「オンライン上のサーバーにあるシステムをインターネットを介して利用する」タイプで、オンプレミス型とは、「自社でサーバーを構築し、システムを運用する」タイプです。
オンプレミス型はセキュリティが強固である一方、管理・運用にメンテナンスコストや保守担当者の人件費がかかります。運用費用を抑えてスムーズにシステムを導入したい場合は、メンテナンスの費用や手間がかからないクラウド型を選びましょう。
（2）機能に過不足がないか
2つ目の注意点は、必要な機能に過不足がないことです。
グループウェアを導入したものの、自社に必要な機能がなく、結果的に別のツールを併用することになれば余計なコストがかかります。一方で、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、社内へ定着しません。
以上のように、グループウェアの機能に過不足があると、業務がスムーズに進まない恐れがあるのです。したがって、「必要な機能に過不足のない、シンプルなグループウェアであること」を条件にしましょう。
（3）操作は簡単か
3つ目の注意点として、操作が簡単かを確認しましょう。
多機能で操作が難しいツールでは、ITに不慣れな方は使いこないため、社内に浸透しません。加えて、無料プランには、サポート体制が充実していない場合もあるので注意が必要です。
したがって、「即日で使いこなせるほど簡単に操作できるツール」を選びましょう。たとえば、あらゆる情報を「ノート」に残すだけで、簡単に社内共有できる「Stock」のようなツールを使えば、非IT企業の方も安心です。
（4）セキュリティが強固か
4つ目の注意点は、セキュリティが強固であることです。
グループウェアでは社内の機密情報を管理するため、高度なセキュリティ機能が必須です。たとえば、国際的なセキュリティ資格である「ISO27001（ISMS）」を取得しているかを基準にするだけでも、情報漏えいのリスクを下げられます。
以上のように、社内のあらゆる情報を一か所に集約するからこそ、セキュリティの強固なグループウェアであるか確かめましょう。
（5）スマホに対応しているか
5つ目の注意点は、スマホやタブレットに対応していることです。
PCからでしか使えないグループウェアでは、情報を確認できる時間や場所が限られます。その結果、現場で作業していたり、移動中だったりする場合に、すぐにメッセージを確認できず対応が遅れてしまうのです。
とくに、完全無料のグループウェアはPCにしか対応していないケースが多いため、スマホ対応であることを必ず確認しましょう。
グループウェアを使う3つのメリットとは
以下では、グループウェアを使う3つのメリットをご紹介します。これまで、グループウェアを使っていなかった担当者の方は必見です。
（1）社内の情報共有ツールとして使える
1つ目のメリットは、社内の情報共有ツールとして使える点です。
従来、社内の情報共有は口頭やメール、Excelなどを使い分けるのが一般的で、さまざまな場所に情報が分散する状態でした。しかし、グループウェアで情報を一元化することで「何が、どこにあるのか分からない事態」を回避できるのです。
また、グループウェアでは案件や顧客ごとに「フォルダ」を作って振り分けられるので、必要な情報をスムーズに共有したり見つけたりできます。
（2）作業を一元化できる
2つ目のメリットは、作業を一元化できる点です。
「社内連絡にはチャットツール」「ファイル共有はストレージサービス」と、用途別にツールを使い分けるのは面倒です。一方で、たとえばファイルを残せる「ノート」と、ノートに紐づく「メッセージ」がある「Stock」のようなツールなら管理を一元化できます。
以上のように、ツールをひとつに集約すると情報を探す手間が省けるため、業務効率化につながるのです。
（3）すぐに情報へアクセスできる
3つ目のメリットは、すぐに情報へアクセスできる点です。
クラウドサービスの場合、インターネットさえあれば外出先からも情報を確認できます。時間や場所を問わず必要な情報へアクセスしたい方は、クラウドサービスのグループウェアを選びましょう。
その結果、業務に無駄なタイムロスがなくなり「PCが使えずに情報を確認できなかった」などのトラブルも防げるのです。
無料でも使えるグループウェアまとめ
ここまで、無料でも使えるグループウェア7選や選ぶときの注意点を中心にご紹介しました。グループウェアを選ぶときは以下の4つのポイントを押さえましょう。
グループウェアを選ぶ際は、必要な機能に過不足がなく、高い費用対効果が得られるか検討することが大切です。多機能すぎると、使わない機能にお金を支払わなくてはならないうえ、メンバーに使い方をレクチャーする必要があり、教育コストもかかります。
とくに、ITに不慣れなメンバーが多い非IT企業では「操作は簡単か」というポイントを重視して、全員が使いこなせるグループウェアを選びましょう。
したがって、自社で導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でも使いこなせるグループウェア「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有・管理を効率化しましょう。
