昨今では、ビジネス環境でもDX化が進んでおり、社内業務を効率化するために「グループウェア」を導入する企業が増えています。また、グループウェアが1つあれば、”ファイル共有・掲示板・ToDo”など、あらゆる課題解決に役立てられるのです。
 
しかし、グループウェアの導入にあたって「どれが自社に合っているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、無料でも使えるグループウェア7選を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なグループウェアが分かるほか、”社内業務の効率化”や”情報共有の徹底”が可能になります。


「社内の情報を、簡単に管理する方法がない---」
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

<担当者必見>グループウェアとは

ここでは、グループウェアの概要や主な機能について解説します。また、グル-プウェアを導入する目的も明確にできるので、自社の課題解決に合ったグループウェアを導入したい方は必見です

グループウェアの概要

グループウェアとは、社内の情報共有や、社員間のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を図るためのサービスです。そして、業務効率化に役立つ機能を豊富に備えている点が大きな特徴だと言えます。
 
また、グループウェアには、インターネットを介して利用する「クラウド型」と、自社でサーバーを構築しシステムを運用する「オンプレミス型」の2種類のタイプがあります。
 
オンプレミス型はセキュリティが強固である一方、管理・運用にメンテナンスコストや保守担当者の人件費がかかります。そのため、昨今では、運用費用やメンテナンスの手間を抑えて利用できる「クラウド型」が主流となっているのです。

グループウェアの主な機能

以下では、一般的にグループウェアに備わっている機能を紹介します。
 
掲示板機能
人事異動や売上報告、社内イベントの告知など、全社向けの情報を発信するための機能です。電子化することで、一斉に”お知らせ”ができるほか、過去の告知も簡単に見返せるようになります。
報告書機能
出張報告書や作業報告書などを報告するための機能です。なかには、テンプレート機能が備わっているものもあるので、作成者の負担を減らせます。
ファイル共有機能
「フォルダ」単位で、ファイルを管理・共有できる機能です。一般的に「検索機能」が付随するので、必要なデータにすぐにアクセスできるようになり、ファイルを探す手間を削減します。
メッセージ・メール機能
業務に関するやりとりをするための機能です。メールやほかのチャットアプリを介する必要がなくなるので、メンバーと円滑なコミュニケーションを図れます。
スケジュール機能
メンバーの休みや空き時間を把握するための機能です。とくに、リモートワークやフレックスタイム制を導入している企業の、スケジュール調整に便利です。
ToDo機能
メンバーの作業予定やタスク進捗を管理・共有するための機能です。作業の遅れや業務の偏りをなくし、確実な業務の遂行を目指します。
グループウェアによって利用できる機能数は異なるので、自社の課題解決に合った機能を見つけましょう。ただし、多機能すぎても結局は使いこなせないので、「必要な機能に過不足がないか」を重視することが大切です。
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめランキングTOP3も紹介!


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【スマホ対応あり】無料で使えるグループウェア7選

以下では、フリープランから使えるグループウェアを7選ご紹介します。
 
グループウェアを導入すれば、あらゆる場面に役立てられるので、特にアナログ作業が多い中小企業の業務効率化に最適です。しかし、「無料だから」という理由で、機能に過不足があったり、端末が制限されたりするアプリを導入すると、業務は円滑に進みません。
 
加えて、操作が難しいサービスでは慣れるまでに時間がかかり、ITに不慣れな現場には馴染まないので注意が必要です。したがって、「必要な機能が過不足なく備わっていて、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
 
結論、自社で選ぶべきグループウェアは、情報共有・タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
 
Stockでは、あらゆる端末から「ノート」に情報をストックできるうえ、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」を使えば、話題が混ざることなく、やりとりやタスク管理まで一か所で完結するのです。

【Stock】最も簡単に社内情報を共有できるグループウェア

Stockのトップページ
 
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
  2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
    作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
  3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

※最低ご利用人数:5ユーザーから

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Stockの詳細はこちら


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【GRIDYグループウェア】完全無料で使えるグループウェア

GRIDYグループウェアのトップページ

<GRIDYグループウェアの特徴>

  • すぐに導入できる
  • 新規登録フォームで基本情報を登録するだけで、簡単に導入できます。
     
  • 無料で豊富な機能を利用できる
  • PCとインターネットがあれば、スケジュールやメッセージ、ToDoをはじめとした23種類すべての基本機能を無料で利用できます。

<GRIDYグループウェアの機能・使用感>

  • 設備・備品管理機能
  • 社内の設備予約や備品管理ができる機能です。設備予約は実際のスケジュールの状況を踏まえて、時間指定することが可能です。
     
  • トピック機能
  • 掲示板形式でグループ内のメンバーと報告や相談のやりとりができます。一方、トピック機能とは別にプロジェクトやToDoを管理する機能も備わっているため、情報が分散しないように注意が必要です。

<GRIDYグループウェアの注意点>

  • 無料版ではスマホで使えない
  • GRIDYの無料版はPCでしか使えません。「スマホからも使いたい」という方は、GRIDYの有料版である「Knowledge Suite」への移行が必須となります。
     
  • メモの共有相手を自由に設定できない
  • 口コミでは「メモパッドは、公開設定ができるようになっていますが、選択肢が自分または組織名(団体名)しかありません。個人名で選択できるようになればよいと思います」という声が寄せられています。(参考:ITトレンド

<GRIDYグループウェアの料金体系>

 
  • GRIDYグループウェア
  • 無料版:0円
     
  • 有料版(Knowledge Suit)
  • SFAスタンダード:55,000円/月(税別)
    SFAプロフェッショナル:85,000円/月(税別)
    SFAエンタープライズ:155,000円/月(税別)
 
関連記事: GRIDY(グリッディ)とは?ログイン方法や評判・料金まで紹介


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【iQube】インストール不要のクラウド型グループウェア

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<iQubeの特徴>

  • 情報共有のための多様な機能がある
  • スケジュールやToDo管理などの一般的な機能のほか、アンケート機能やタイムカード機能が備わっているのが特徴です。
     
  • 全社に向けてニュースを発信できる
  • 告知期間を設定して、社内向けにニュースを配信できます。ニュース配信の開始日時を予約できるので、伝え忘れる心配もありません。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • 無料トライアル期間中は、プレミアムプランのすべての機能を試せます。ただし、使用可能ストレージは全体で30MBまで、利用可能な人数は10人までといった制限があります。

<iQubeの機能・使用感>

  • ワークフローフォームを柔軟に変更できる
  • ワークフローのフォームをカスタマイズできるので、今まで使用していた稟議書を再現できます。また、稟議書のステータスもひと目で確認可能です。
     
  • フォルダごとに閲覧・編集権限を設定可能
  • フォルダごとにユーザーの権限の設定が可能です。編集者の設定はもちろん、閲覧の許可もユーザー・グループごとにできるので、社内情報の管理に適しています。

<iQubeの注意点>

     
  • スマホアプリ対応の有無
  • スマートフォンアプリの提供はなく、ブラウザからのみ利用できます。スマートフォン用のブラウザ画面では一部の機能に制限があるため、注意が必要です。
     
  • ワークフローの機能が不十分
  • 実際に利用しているユーザーからは「ワークフローは全く使い物にならない。単に申請を出せる程度。他のツールとも全く連携できない。スケジュールの削除をするとメールで全員に通知がいってしまう」という声があります。(引用:ITreview

<iQubeの料金体系>

 
  • 1か月無料プラン:最長1か月間無料
  • スタンダードプラン:2,200円/ユーザー/月(月払い)
  • プレミアムプラン:3,850円/ユーザー/月(月払い)
 
関連記事: iQubeとは?使い方や料金・評判を紹介


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【GroupSession】オンプレミスで使えるオープンソース型のツール

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<GroupSessionの特徴>

  • オンプレミスで使える
  • 無料版、または有料版のGroupSession ZIONであれば、オンプレミスで利用可能です。そのため、自社の強固なセキュリティ対策のもとでサーバーを運用できます。
     
  • オープンソース型
  • ソースコードが公開されているオープンソース型のツールなので、必要に応じて自由に改修したい場合に役立ちます。また、無料かつ、ユーザー数も無制限で使うことが可能です。

<GroupSessionの機能・使用感>

  • ポータル機能
  • 各機能にアクセスするトップページをポータルとして作成できます。さらに、カスタマイズすれば、GroupSession以外のWebシステムにもポータルからアクセスするように設定可能です。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。ただし、原則有料プラン(GroupSession byCloud)を契約しなければ利用できません。
     
  • 管理機能
  • 会議室や備品の利用状況を共有したり、災害時などに安否状況をチェックしたりするための管理機能が備わっています。これらの機能は、働きやすい職場づくりするうえで、役立ちます。

<GroupSessionの注意点>

  • 導入でつまずく恐れがある
  • サーバの調達や導入作業は自社で実施しなければならないため、ITに慣れていない企業では、初期段階でつまずく可能性があります。
     
  • 役立つ機能が限定的
  • 利用するユーザーからは「この機能だけ使えればよい」と割り切れるのであれば、当該グループウェアは検討してみてもよいと思います。」との声があります。グループウェアを幅広い課題の解決に使いたい方は、要検討しましょう。(引用:ITreview

<GroupSessionの料金体系>

 
  • GroupSession
  • 無料版:0円
     
  • GroupSession byCloud(クラウド型)
  • byCloudスマートプラン:300円(税抜)/ユーザー/月
    byCloudプレミアムプラン:600円(税抜)/ユーザー/月
    byCloud専用サーバプラン:サーバーのスペックにより料金が変動
     
  • GroupSession ZION
  • 一般価格:400,000円+税〜(初年度)/100ユーザー~
    ガバメント・アカデミック価格:280,000円+税〜(初年度)/100ユーザー~
 
関連記事: GroupSession(グループセッション)とは?ログイン方法から使い方まで紹介


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【LINE WORKS】スマホアプリから掲示板を使えるグループウェア

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<LINE WORKSの特徴>

  • LINEと同じ感覚でチャットができる
  • プライベート用のLINEと同様の操作ができるため、LINEユーザーであればストレスなく使いこなせます。
     
  • 外部ツールと連携できる
  • 人事ソフトやワークフローの自動化サービスなど、自社で利用しているほかの外部ツールと連携できる場合があります。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • 音声/ビデオ通話/画面共有(4人まで・最大60分)、トーク/掲示板/アンケートなどの基本機能、制限ありの管理者機能を無料で利用できます。

<LINE WORKSの機能・使用感>

LINE WORKS掲示板の操作画面
 
  • 掲示板機能
  • 重要な情報を掲示板形式で周知できる機能です。お知らせ・業務マニュアル・自由掲示板と種別が分かれているので、掲示内容を大まかに分類したい方におすすめです。
     
  • トーク機能
  • 通常のLINEと同様、トークルームを作ってメッセージをやりとりできます。スタンプも送れるので、カジュアルなメッセージのやりとりに適しています。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。

<LINE WORKSの注意点>

  • 情報が流れてしまう
  • チャット機能の特性上、やりとりが流れてしまい情報を見返す手間がかかります。
     
  • 機能がアプリ内で完結していない
  • 利用しているユーザーからは「PCアプリはいくつかの機能がアプリだけで完結せずブラウザ表示になるため、利用頻度によってはタブがどんどん開いてしまう」という意見があります。(引用:ITreview

<LINE WORKSの料金体系>

 
  • FREE:0円
  • STANDARD:540円/ユーザー/月(月払い)
  • ADVANCED:960円/ユーザー/月(月払い)
 
関連記事: LINE WORKSとは?LINEとの違いや機能・使い方・料金を徹底解説!


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【サイボウズ Office】中小企業に支持されるグループウェア

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<サイボウズ Officeの特徴>

  • 機能が豊富
  • メールやスケジュール管理だけでなく、報告書の作成・共有や掲示板、ワークフローなど、機能が充実しています。
     
  • ユーザーのアクセス権を設定できる
  • アプリケーションごとにアクセスできるユーザーを制限できるので、役職に合わせて権限を変更することができます。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • 無料トライアルでは、プレミアムコースのお試しができます。期間中は、サイボウズ Office のすべての機能が利用可能です。

<サイボウズ Officeの機能・使用感>

  • 必要な情報がトップ画面に集約される
  • トップ画面に、ToDoリストやスケジュール、自分宛の連絡などをまとめて表示できるので大切な情報が埋もれません。
     
  • 電話メモを送れる
  • 決まったフォーマットに必要項目を入力するだけで、離席中のメンバーに電話メモを送ることができます。電話メモはスマホに通知が来るので、内容の確認や折り返しの電話連絡などの対応もスムーズです。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。

<サイボウズ Officeの注意点>

  • ワークフローが使いづらい
  • 実際に利用するユーザーからは「ワークフローのシステムがとにかく使いづらい。時系列で切り替え表示できず、終了したワークフローの承認ステータスが更新されなので、古い情報が積もる。」との声があります。(参考:ITreview
     
  • デザイン性が古い
  • 実際に利用するユーザーからは「Web(ブラウザ)でのデザインは少し古いような感じ」との声があります。(引用:ITreview

<サイボウズ Officeの料金体系>

  • スタンダードコース:600円/ユーザー/月
  • プレミアムコース:1,000円/ユーザー/月
なお、契約は5ユーザーからとなります。
 


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【サークルスクエア】スケジュール管理に役立つグループウェア

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<サークルスクエアの特徴>

  • イベントのスケジュール管理が効率化する
  • イベントの出欠状況やキャンセル待ちが分かったり、定員を設定したりできるので、イベントのスケジュール管理が効率化します。
     
  • アプリ内でコミュニケーションができる
  • チャットや掲示板を利用すれば、特定のメンバー間でコミュニケーションをとったり、ファイルや画像を送信したりできるので、別途チャットツールを使う必要もありません。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • 管理者機能/スケジュール/未読チェック機能/掲示板/アルバム/フォルダ/チャット/メール配信などを無料で利用できます。ただし、それぞれの機能に制限が設けられている点に注意が必要です。

<サークルスクエアの機能・使用感>

サークルスクエアのスケジュールを開く画面
 
サークルスクエアのスケジュール詳細画面
 
  • スケジュール機能
  • サークルスクエアの「スケジュール」では、イベントの日時や場所、詳細情報を設定したり、必要に応じて繰り返し設定をしたりできます。そのため、重要なイベントをタスクとして管理したい方に便利です。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • iOSアプリ、Androidアプリがリリースされています。

<サークルスクエアの注意点>

  • 無料で使えるのは団体プランのみ
  • 無料プランが用意されているのは団体プランのみであり、個人利用する場合は308円/月の「個人プレミアム」に加入する必要があります。
     
  • 動画広告が頻繁に再生される
  • スケジュールを開いたり、出欠を入れたりする度に動画広告が再生されてしまい、煩わしく感じているユーザーもいます。なお、広告を非表示にするには別途1,100円/ユーザー/月の費用がかかります。(参考:

<サークルスクエア(団体向けプラン)の料金体系>

 
  • フリー:0円
  • ライト:990円/月
  • ベーシック:1,870円/月
  • プレミアム:2,640円/月
 
関連記事: 比較表あり|情報共有がスムーズになる!おすすめのグループウェア8選


「社内の情報を、簡単に管理する方法がない---」
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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<比較表>無料から使えるグループウェア一覧

以下は、無料で使えるグループウェア7選の比較表です。(左右にスクロール可)
 
Stock【一番おすすめ】 GRIDYグループウェア iQube
特徴
最も簡単に社内情報を共有できる
豊富な機能が完全無料で使える
インストール不要でノウハウを蓄積できる
シンプルで簡単or多機能
シンプルで簡単(中小規模の企業向け)
多機能
多機能
タスク管理機能
【〇】
【〇】
【〇】
メッセージ機能
【〇】
【〇】
【〇】
注意点
5名以上での利用が前提
無料プランではスマホで使えない
スマホアプリがない
料金
・無料
・有料プランでも500円~/ユーザー/月
・無料プランあり
・有料プランは55,000円/月(税別)~
・無料プランあり
・有料プランは2,200円/ユーザー/月〜
iOSアプリ対応
【〇】
【〇】※有料プランのみ可
【×】
Androidアプリ対応
【〇】
【〇】※有料プランのみ可
【×】
公式サイト
「Stock」の詳細はこちら
「iQube」の詳細はこちら
GroupSession LINE WORKS サイボウズ Office サークルスクエア
特徴
オンプレミスで使えてオープンソース型
スマホアプリから掲示板を使える
社内情報を共有する機能が豊富
スケジュール管理に役立つ
シンプルで簡単or多機能
多機能
多機能
多機能
多機能
タスク管理機能
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
メッセージ機能
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
注意点
導入でつまずく恐れがある
情報が流れてしまう
ワークフロー機能が使いづらい
動画広告が多く、ストレスになる場合がある
料金
・無料プランあり
・有料プランは300円+税~/ユーザー/月
・無料プランあり
・有料プランは540円~/ユーザー/月
・無料期間あり
・有料プランは600円+税~/ユーザー/月
・無料プランあり
・有料プランは990円~/ユーザー/月
iOSアプリ対応
【〇】※有料プランのみ可
【〇】
【〇】
【〇】
Androidアプリ対応
【〇】※有料プランのみ可
【〇】
【〇】
【〇】
公式サイト
「GroupSession」の詳細はこちら
「LINE WORKS」の詳細はこちら
「サイボウズOffice」の詳細はこちら
「サークルスクエア」の詳細はこちら
無料だからといって、複数のツールを導入すると社員が混乱してしまいます。そのため、どのツールを導入するか迷ったときは「導入までのスムーズさ」「サポート体制」「現場への馴染みやすさ」などを注視するのがおすすめです。


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無料のグループウェアを選ぶときの4つの注意点

「無料だから」「有名だから」という理由だけでグループウェアを選ぶと、機能が自社の現状とマッチせず、社内へ定着しない可能性があります。したがって、以下の注意点を押さえたうえで、グループウェアを選定しましょう。

(1)機能に過不足がないか

1つ目の注意点は、必要な機能に過不足がないことです。
 
グループウェアを導入したものの、自社に必要な機能がなく、結果的に別のツールを併用することになれば余計なコストがかかります。一方で、機能が多すぎるとITに不慣れな方は使いこなせないため、社内に浸透しません。
 
したがって、「必要な機能に過不足がなく、即日で使いこなせるほど簡単に操作できるツール」を選びましょう。たとえば、情報共有に必要な機能が過不足なく備わった「Stock」のようにシンプルなツールであれば、非IT企業の方も安心です。

(2)セキュリティが強固か

2つ目の注意点は、セキュリティが強固であることです。
 
グループウェアを用いて社内の機密情報を管理する場合、高度なセキュリティ機能が必須です。たとえば、国際的なセキュリティ資格である「ISO27001(ISMS)」を取得しているかを基準にするだけでも、情報漏えいのリスクを下げられます。
 
以上のように、社内のあらゆる情報を一か所に集約するからこそ、セキュリティの強固なグループウェアであるか確かめましょう。

(3)スマホに最適化されているか

3つ目の注意点は、スマホやタブレットに最適化されていることです。
 
PCからでしか使えないグループウェアでは、情報を確認できる時間や場所が限られます。その結果、現場で作業していたり、移動中だったりする場合にすぐにメッセージを確認できず、対応が遅れてしまうのです。
 
とくに、完全無料のグループウェアはPCにしか対応していないケースが多いため、スマホ対応であるかを必ず確認しましょう。
 
関連記事: 【2025年最新】おすすめグループウェア10選!機能や選び方も紹介

(4)サポート体制が充実しているか

4つ目の注意点は、サポート体制が充実していることです。
 
グループウェアはほかのアプリと比較して「できることが多い」ため、社内の課題に対して正しく機能を活用できていなければ、十分な効果を発揮できません。また、アプリにトラブルが生じた場合、すぐに解決できなければ業務が滞ってしまいます。
 
したがって、「問い合わせに1営業日以内の返信」「運用方法の提案」を受けられるサポート体制が手厚いサービスを選ぶのがおすすめです。


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情報共有に特化したグループウェアを使う3つのメリットとは

以下では、グループウェアを使う3つのメリットをご紹介します。これまで、グループウェアを使っていなかった担当者の方は必見です。

(1)社内情報を一元化できる

1つ目のメリットは、社内の情報を一元化できる点です。
 
従来、社内の情報共有は口頭やメール、Excelなどを使い分けるのが一般的で、さまざまな場所に情報が分散する状態でした。しかし、グループウェアに。情報を一元化することで「何が、どこにあるのか分からない事態」を回避できるのです。
 
また、グループウェアでは案件や顧客ごとに「フォルダ」を作って振り分けられるので、必要な情報をスムーズに共有したり見つけたりできます。

(2)職種問わず使える

2つ目のメリットは、職種問わず利用できる点です。
 
”情報共有が上手くできていない”という事象は、職種や仕事内容問わず生じる問題です。そこで、情報共有に特化したグループウェアを全社的に運用すれば、営業部では「報告書」、総務部では「マニュアル」という形式で、情報共有の仕組みをつくれるのです。
 
なかでも「権限機能」が充実したグループウェアであれば、部署ごとに情報へのアクセスを制限できるので、情報の安全性も確保できます。

(3)すぐに情報へアクセスできる

3つ目のメリットは、すぐに情報へアクセスできる点です。
 
情報共有に特化したグループウェアの場合、”必要な情報にすぐにアクセスできるための機能”を兼ね備えていることが多いです。たとえば、タグやフォルダ名で絞り込める「検索機能」や、テーマごとに階層管理できる「フォルダ機能」などが挙げられます。
 
とくに、非効率な仕事をしている職場では「情報をすぐに見つけられない」という課題が多く見られるので、上記の機能が業務効率化に大きく貢献するのです。
 
関連記事: 中小企業/大手企業別におすすめのグループウェア7選を徹底比較


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フリープランから使えるグループウェアまとめ

ここまで、無料でも使えるグループウェア7選や選ぶときの注意点、グループウェアのメリットを中心にご紹介しました。
 
グループウェアを選ぶとき、「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に操作できるか」を重視しましょう。多機能すぎると、使わない機能に余計なコストがかかるうえ、ITに不慣れなメンバーが多い非IT企業では、使い方をレクチャーする教育コストもかかります。
 
また、「スマホにも対応しているか」というポイントも大切です。PCだけでなくスマホやタブレットにも対応していると、外出先や現場での作業中など時間や場所を選ばずに情報を確認できるので、業務の効率化につながります。
 
したがって、自社で導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でもスマホから簡単に使いこなせるグループウェア「Stock」一択です。
 
無料プランから始められるので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有・管理を効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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