昨今では、ビジネス環境でもDX化が進んでおり、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化する「グループウェア」を導入する企業が増えています。
しかし、「グループウェアの導入を失敗しないためにも、まずは無料で試したい」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料でも使えるグループウェア8選を中心にご紹介します。
- まずは無料のグループウェアを使って、社内で役立つか試したい
- スマホアプリに対応したグループウェアを探している
- さまざまなグループウェアを比較し、自社に合うものを選定したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールが分かるうえ、社内の情報共有を効率化できるようになります。
目次
グループウェアとは？
グループウェアとは、企業やチーム内のコミュニケーションを円滑にして、業務を効率化するためのツールのことです。
一般的に、グループウェアは以下のような機能が備わっています。
- 情報共有
- コミュニケーション
- プロジェクト管理
- 社内業務
業務に関する情報を、メンバー間で共有する機能です。ファイル管理や掲示板機能が該当します。
メンバー間で連絡をとる機能です。メール・チャット・Web会議機能などが該当します。
プロジェクトの進捗管理に特化した機能です。タスク管理やスケジュール管理機能が該当します。
社内の業務効率に役立つ機能です。ワークフローや稟議、経費精算機能などが該当します。
上記のほかにも、サービスによってさまざまな機能が備わっています。そのため、自社に必要な機能が備わっているかを選定時に確認することが重要です。
【無料あり】フリープランから使えるグループウェア6選
以下では、フリープランから使えるグループウェアを6選紹介します。
無料のグループウェアは、中小企業にとっても導入しやすいメリットがあります。しかし、たとえ無料だとしても、機能に過不足があると求める成果を出すことができません。
加えて、操作が難しいツールでは、教育コストがかかるうえ、ITに不慣れな現場には馴染まないので注意が必要です。したがって、「必要な機能が過不足なく備わっていて、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
結論、導入すべきグループウェアは、非IT企業の65歳以上でも説明なしで簡単に使いこなせて、情報共有に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、あらゆる情報を残せるうえに、リアルタイムでチームに共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」を使えば、話題が混ざることなく、やりとりやタスク管理まで完結するのです。
最も簡単に使いこなせるグループウェア「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
豊富な機能が完全無料で使えるグループウェア「GRIDY」
＜GRIDYの特徴＞
- すぐに導入できる
- 機能が豊富に備わっている
新規登録フォームで基本情報を登録するだけで、簡単に導入できます。
スケジュールやメッセージ、ToDoをはじめとした23種類の機能が搭載されており、さまざまな場面で活用できます。
＜GRIDYの機能・使用感＞
- 設備・備品管理機能
- トピック機能
- スマホアプリ対応の有無
社内の設備予約や備品管理ができる機能です。設備予約は実際のスケジュールの状況を踏まえて、時間指定することが可能です。
掲示板形式でグループ内のメンバーと報告や相談のやりとりができます。一方で、トピック機能とは別にプロジェクトやToDoを管理する機能も備わっているため、情報が分散しないように注意が必要です。
有料プランで利用可能なiOSアプリ・Androidアプリが用意されています。
＜GRIDYの注意点＞
- 無料版ではスマホでは使えない
- つながらないことがある
GRIDYの無料版はPCでしか使えません。「スマホからも使いたい」という方は、GRIDYの有料版である「ナレッジスイート」への移行が必須となります。
口コミでは「アクセスが集中するとつながらなくなることがある」という声が寄せられています。（参考：ITトレンド）
＜GRIDYの料金体系＞
- 無料版：0円
- 有料版（ナレッジスイート）：要問合せ
すべてが無制限で完全無料グループウェア「R-GROUP」
＜R-GROUPの特徴＞
- 完全無料でユーザー数制限もなし
- 多言語に対応
無料ですべての機能が利用でき、ユーザー数制限もありません。
日本語に加えて、アジアやヨーロッパ圏でも利用可能な20カ国語に対応しています。
＜R-GROUPの機能・使用感＞
- タイムライン機能
- 無料電話機能
- スマホアプリ対応の有無
R-GROUP内での情報の更新が、時系列順にメンバーへ共有されます。タイムラインのメッセージから更新のあった機能へ移動することが可能なので、手動で各機能を開き直す必要がありません。
時間制限などなしで無料で電話がかけられます。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。そのため、PC以外でも利用したい場合に適しています。
＜R-GROUPの注意点＞
- セキュリティに懸念がある
- スマホとPCで画面デザインが異なる
HPからでは、セキュリティ対策に関する記載が見られません。詳細は問い合わせが必要です。
利用しているユーザーから「スマホ版だとPCよりもシフトが登録しにくい」という声があり、画面デザインが異なる点に注意が必要です。（参考：ITトレンド）
＜R-GROUPの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
オンプレミス型でユーザー数無制限のグループウェア「GroupSession」
＜GroupSessionの特徴＞
- 無料でユーザー数無制限
- さまざまな機能を搭載
無料ですべての機能を使えるうえ、ユーザー数も無制限です。
スケジュールやショートメール、ワークフローなど約20種類の機能が搭載されており、さまざまな場面で役立ちます。
＜GroupSessionの機能・使用感＞
- ポータル機能
- 稟議機能
- スマホアプリ対応の有無
各機能にアクセスするトップページをポータルとして作成できます。自由にカスタマイズできるうえ、GroupSession以外のWebシステムにもポータルからアクセスするように設定可能です。
社内申請の進捗状況を確認したり、申請を提出するフォームが備わっています。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。ただし、原則有料プラン（GroupSession byCloud）を契約していなければ利用できないため注意が必要です。
＜GroupSessionの注意点＞
- 導入でつまずく恐れがある
- 機能不足な可能性がある
サーバの調達や導入作業は自社で実施しなければならないため、ITに慣れていない企業では、初期段階でつまずく可能性があります。
一部のユーザーからは「有名なグループウェアと比べると機能が劣る」という意見が上がっています。（参考：ITreview）
＜GroupSessionの料金体系＞
- GroupSession
- GroupSession byCloud（クラウド型）
- GroupSession ZION
GroupSession無料版：0円
オプション：12,000円/年～（税別）
byCloudスマートプラン：300円/ユーザー/月
byCloudプレミアムプラン：600円/ユーザー/月
byCloud専用サーバプラン：960,000円〜/年
一般価格：400,000円〜
ガバメント・アカデミック価格：280,000円〜
LINEのような使い心地のグループウェア「LINE WORKS」
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEと同じ感覚でチャットができる
- 外部ツールと連携できる
プライベート用のチャットアプリであるLINEと同じような仕様のため、LINEユーザーであればストレスなく使いこなせます。
人事ソフトやワークフローの自動化サービスなど、自社で利用しているほかの外部ツールと連携できる場合があります。
＜LINE WORKSの機能・使用感＞
- 掲示板機能
- トーク機能
- スマホアプリ対応の有無
重要な情報を掲示板形式で周知できる機能です。お知らせ・業務マニュアル・自由掲示板と種別が分かれているので、掲示内容を大まかに分類することが可能になっています。
通常のLINEと同様、トークルームを作ってメッセージをやりとりできます。スタンプも送れるので、カジュアルなメッセージのやりとりに適しています。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 情報が流れてしまう
- カスタマイズ性が弱い
チャット機能の特性上、やりとりが流れてしまい情報を見返す手間がかかります。
利用しているユーザーからは「Slackなどに比べるとカスタマイズ性がない」という意見があるため、自社に合わせて仕様を変えたい場合には合わない可能性があります。（参考：ITreview）
＜LINE WORKSの料金体系＞
- FREE：0円
- STANDARD：540円/ユーザー/月（月払い）
- ADVANCED：960円/ユーザー/月（月払い）
最先端の機能が豊富なグループウェア「Lark」
＜Larkの特徴＞
- さまざまな機能がある
- ユーザー数50人までは無料プランがある
メッセージや自動翻訳、ドキュメントアプリなど多くの機能が搭載されています。
無料プランであるSTARTERプランは、50名までであれば無料で使えます。
＜Larkの機能・使用感＞
- カスタマイズアプリ作成機能（Base）
- 自動文字起こし機能（Lark Minutes）
- スマホアプリ対応の有無
Excelからデータを取り込んだり、アンケートフォームを作成したりして自社の業務に役立てられます。コーディングなしでアプリを作れるので、気軽に自社に合ったカスタマイズをツールに取り入れたい場合に適しています。
ビデオ会議の内容から自動で文字起こしする機能です。文字起こしだけでなく、議事録を英語や中国語をはじめとした18言語に翻訳できます。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。
＜Larkの注意点＞
- 無料版はセキュリティ面での不安がある
- 上手くアプリにログインできないことがある
無料のSTARTERプランには、高度なユーザー権限設定やシングルサインオンなどの機能が搭載されていないため、セキュリティに不足を感じる可能性があります。
口コミで「認証を求められ上手くログインできない」という声があるため注意が必要です。（参考：Google Play Store）
＜Larkの料金体系＞
- STARTER：0円
- PRO：1,420円/ユーザー/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ
無料で使えるグループウェア6選の比較表
以下は、無料で使えるグループウェア6選の比較表です。（左右にスクロール可能）
| 【一番おすすめ】Stock | GRIDY | R-GROUP | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に使いこなせるグループウェア |
豊富な機能が完全無料で使える |
すべてが無制限で完全無料 |
| 注意点 |
情報共有に機能が特化している |
無料プランではスマホでは使えない |
セキュリティに懸念がある |
| 料金 |
・無料プラン：0円
・有料プラン：324円/ユーザー/月～ |
・無料
・有料プラン（ナレッジスイート）は要問合せ |
・無料 |
| iOSアプリ対応 |
〇 |
△（有料プランのみ可） |
〇 |
| Androidアプリ対応 |
〇 |
△（有料プランのみ可） |
〇 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「GRIDY」の詳細はこちら |
「R-GROUP」の詳細はこちら |
| GroupSession | LINE WORKS | Lark | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
オンプレミス型でユーザー数無制限 |
LINEのような使い心地 |
最先端の機能が豊富 |
| 注意点 |
導入でつまずく恐れがある |
情報が流れてしまう |
無料版はセキュリティ面での不安がある |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは300円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,420円/ユーザー/月～ |
| iOSアプリ対応 |
△（有料プランのみ可） |
〇 |
〇 |
| Androidアプリ対応 |
△（有料プランのみ可） |
〇 |
〇 |
| 公式サイト |
「GroupSession」の詳細はこちら |
の詳細はこちら |
「Lark」の詳細はこちら |
無料だからといって、複数のツールを導入すると社員が混乱してしまいます。そのため、どのツールを導入するか迷ったときは「導入までのスムーズさ」「サポート体制」「現場への馴染みやすさ」などを注視するのがおすすめです。
【条件付きで無料】期間限定で試せるグループウェア2選
以下では、無料で試せるグループウェア2選をご紹介します。無料試用ができるツールは使い心地を試すのにおすすめです。
15日間無料で使える グループウェア「Zoho Connect」
＜Zoho Connectの特徴＞
- 分散しているコミュニケーションのチャネルを集約できる
- 知識を共有する場になる
フォーラムやイベント、チャット・タスクの機能をまとめて管理できます。
マニュアルや議事録など、社内のナレッジやノウハウをいつでも閲覧できます。
＜Zoho Connectの機能・使用感＞
- タスク機能
- チャット機能
- スマホアプリ対応の有無
タスクを作成し、期日管理できます。タスクはリスト形式またはボード形式に表示を切り替えられるので、自社に合わせて見やすく変えられる点が特徴です。
メンバーとメッセージのやりとりができる機能です。チャットからビデオミーティングを始められる一方で「画面下に小さく表示されていて視覚的に分かりにくい」点や、「直感的に使いこなせない」点に注意が必要です。
iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。
＜Zoho Connectの注意点＞
- 使用人数に制限あり
- 機能の説明が分かりにくい
無料プランがないため有料プランの契約が前提となりますが、最も安いプランでは「25ユーザーから」、上位プランでも「10ユーザーから」の利用が必要です。そのため、少人数での運用には不向きだと言えます。
ユーザーからは「機能を翻訳しても分からない箇所がある」とコメントがあることから、使いにくい恐れがあります。（参考：ITreview）
＜Zoho Connectの料金体系＞
- 内部ネットワーク（従業員専用）
- 外部ネットワーク
・スターター：1,200円/25ユーザー/月（月払い）（※1ユーザー48円/月）
・アルティメット：1,200円/10ユーザー/月（月払い）（※1ユーザー120円/月）
・エンタープライズ：3,600円/10ユーザー/月（月払い）
13,800円/月（月払い）
最長1か月無料で試せるグループウェア「Qube」
＜iQubeの特徴＞
- 情報の属人化を防ぐ
- グループごと情報共有が可能
社内ノウハウの蓄積に特化しており、属人化しがちな情報をストックします。
グループごとに文書を共有できます。また、「誰が読んだのか」も分かるので、読み逃している人へ直接声をかけられます。
＜iQubeの機能・使用感＞
- レポート機能
- 電話メモ機能
- スマホアプリ対応の有無
議事録・営業報告に特化したレポート機能です。権限を柔軟に設定できるほか、スケジュール機能と連携すれば、会議予定とレポートを紐づけることが可能です。
電話メモを残す専用機能が備わっています。連絡先や要件を選択肢から選べるので、電話の多い場合はメモの作成時間を削減できます。
iOSアプリ・Androidアプリいずれも非対応となっています。ただし、ブラウザを使えばスマートフォンからの利用は可能です。
＜iQubeの注意点＞
- 情報にすぐにアクセスできない可能性あり
- スケジュールが編集しづらい
社内情報を残す手段が複数あるため、かえって情報へのアクセスが面倒になる可能性があります。
「複数人が関係するスケジュールは、誤りがあると再入力しなければならずストレスがかかる」という口コミが寄せられています。（参考：ITreview）
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プラン：申込みした月末まで利用できる
- スタンダードプラン：440円/月（月払い）
- プレミアムプラン：770円/月（月払い）
関連記事： iQubeとは？使い方や料金・評判を紹介
＜比較表＞【条件付きで無料】期間限定で試せるグループウェア2選
以下は、期間限定で無料で試せるグループウェア2選の比較表です。（左右にスクロール可能）
| Zoho Connect | iQube | |
|---|---|---|
| 特徴 |
15日間無料で使える |
最長1か月無料で試せる |
| 注意点 |
使用人数に制限あり |
情報にすぐにアクセスできない可能性あり |
| 料金 |
・無料プランなし（トライアルは15日間可）
・有料プランは1,200円/25ユーザー/月（月払い）～（※1ユーザー48円/月） |
・無料プランあり（1か月限定）
・有料プランは440円/月～ |
| iOSアプリ対応 |
〇 |
×（ブラウザは可） |
| Androidアプリ対応 |
〇 |
×（ブラウザは可） |
| 公式サイト |
「Zoho Connect」の詳細はこちら |
「iQube」の詳細はこちら |
上記のような期限付きでツールを利用する場合は、本申し込みするときに「お試し期間中のデータは継続して使えるのか」を確認しておきましょう。
無料のグループウェアを選ぶときの4つの注意点
「有名だから」「大手の企業が導入しているから」という理由だけでグループウェアを選ぶと、機能が自社の現状とマッチせず、社内へ定着しない可能性があります。したがって、以下の注意点を押さえたうえで、グループウェアを選定しましょう。
（1）機能に過不足がないか
1つ目の注意点は、必要な機能が過不足なく揃っていることです。
グループウェアを導入したものの、自社に必要な機能がなく、結果的に別のツールを併用することになっては余計なコストがかかります。逆に、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、社内へ定着しません。
以上のように、グループウェアの機能に過不足があると求める効果を得られない可能性が高くなってしまうのです。したがって、「必要な機能がそろっているシンプルなグループウェアであること」を条件にしましょう。
（2）操作は簡単か
2つ目の注意点として、操作方法は簡単か確認しましょう。
多機能で操作が難しいツールでは、ITに不慣れな方は使いこないので、社内に浸透しません。加えて、無料プランには、サポート体制が充実していない場合もあるので注意が必要です。
したがって、「即日使いこなせるほど簡単に操作できるツール」を選びましょう。たとえば、あらゆる情報を「ノート」に残すだけで、簡単にチームに共有できる「Stock」のようなツールを使えば、非IT企業の方も安心です。
（3）セキュリティが強固か
3つ目の注意点は、セキュリティが強固であることです。
グループウェアでは社内の機密情報を管理するため、高度なセキュリティ機能が必須です。たとえば、国際的なセキュリティ資格であるISO27001（ISMS）を取得しているかを基準にするだけでも、情報漏洩のリスクを下げられます。
以上のように、社内のあらゆる情報を一か所に集約するからこそ、セキュリティのグループウェアであるか注意しましょう。
（4）スマホに対応しているか
4つ目の注意点は、スマホやタブレットに対応していることです。
PCからでしか使えないグループウェアでは、情報を確認できる時間や場所が限られてしまいます。そのため、現場で作業していたり、移動中だったりする場合に、すぐにメッセージを確認できず、迅速に対応できないことも起こり得るのです。
とくに、完全無料のグループウェアはPCにしか対応していないケースが多いため、スマホ対応かを必ず確認しましょう。
グループウェアを使う3つのメリットとは
以下では、グループウェアを使う3つのメリットをご紹介します。新しいツールを導入するときは、メリットを正しく説明できると従業員の理解も深まるので、担当者の方は必見です。
（1）社内の情報共有ツールとして使える
1つ目のメリットは、社内の情報共有ツールとして使える点です。
従来、社内の情報共有は口頭やメール、Excelなどを使い分けるのが一般的で、さまざまな場所に情報が分散する状態でした。しかし、グループウェアによって情報を一元化することで「何が、どこにあるのか分からない事態」を回避できるのです。
以上のように、情報をやりとりする場所が一つに定まるだけでなく、案件や顧客ごとの「フォルダ」を作って振り分けられるので、必要な情報をスムーズに共有したり見つけたりできるのです。
（2）作業を一元化できる
2つ目のメリットは、作業を一元化できる点です。
たとえば、「社内の連絡にはチャットツール」「ファイル共有はストレージサービス」と、用途別にツールを使い分けるのは面倒です。一方、ファイルを残せる「ノート」と、ノートに紐づく「メッセージ」がある「Stock」であれば管理を一元化できます。
以上のように、ツールをひとつに集約すると情報を探す手間が省けるため、業務効率化に貢献するのです。
（3）すぐに情報へアクセスできる
3つ目のメリットは、すぐに情報へアクセスできる点です。
時間や場所を問わず必要な情報へアクセスしたい方は、クラウドサービスのグループウェアを選びましょう。クラウドサービスなら、インターネットが整った環境であれば、外出先からも情報を確認することができます。
そのため、「PCが使えずに情報を確認できなかった」というトラブルを回避しつつ、スピーディーな情報へアクセスを実現するのです。
無料でも使えるグループウェアまとめ
ここまで、無料でも使えるグループウェアや選定ポイントを中心に紹介しました。グループウェアを選ぶときは以下の4つのポイントを押さえましょう。
- 必要な機能に過不足がないか
- 誰でも簡単に使いこなせるか
- 情報漏洩のリスクがないか
- マルチデバイスに対応しているか
とくに、非IT企業では「操作は簡単か」というポイントを重視して、全員が使いこなせるグループウェアを選ばなければなりません。
したがって、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳以上の方でも使いこなせるグループウェア「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有・管理を効率化しましょう。
