昨今では、ビジネス環境でもDX化が進んでおり、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化する「グループウェア」を導入する企業が増えています。
 
なかには、「グループウェアの導入を失敗しないためにも、まずは無料で試したい」と考える方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、無料でも使えるグループウェア7選を中心にご紹介します。
 
  • まずは無料のグループウェアを使って、社内で役立つか試したい
  • スマホアプリに対応したグループウェアを探している
  • さまざまなグループウェアを比較し、自社に合うものを選定したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なグループウェアが分かり、社内の情報共有を効率化できるようになります。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や部門内のコミュニケーションを円滑にして、業務を効率化するためのツールです。
 
一般的に、グループウェアは以下のような機能が備わっています。
 
  • 情報共有
  • 業務に関する情報を、メンバー間で共有する機能です。ファイル管理や掲示板機能が該当します。
     
  • コミュニケーション
  • メンバー間でやりとりをする機能です。メールやチャット、Web会議機能などが該当します。
     
  • プロジェクト管理
  • プロジェクトの進捗管理に特化した機能です。タスク管理やスケジュール管理機能が該当します。
     
  • 社内業務
  • 社内の業務効率化に役立つ機能です。ワークフローや稟議、経費精算機能などが該当します。
上記のほかにも、サービスによってさまざまな機能が備わっています。そのため、自社に必要な機能が備わっているかを都度確認することが重要です。
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめランキングTOP3も紹介!


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【無料あり】フリープランから使えるグループウェア7選

以下では、フリープランから使えるグループウェアを7選ご紹介します。
 
無料のグループウェアは気軽に使えるため、中小企業でも導入しやすいメリットがあります。しかし、無料でも機能に過不足があれば業務はスムーズに進みません。
 
加えて、操作が難しいサービスでは慣れるまでに時間がかかり、ITに不慣れな現場には馴染まないので注意が必要です。したがって、「必要な機能が過不足なく備わっていて、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
 
結論、自社で選ぶべきグループウェアは、非IT企業の65歳の方が簡単に使いこなせて、情報共有に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」には、あらゆる情報をストックできるうえに、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」を使えば、話題が混ざることなく、やりとりやタスク管理まで一か所で完結するのです。

【Stock】最も簡単に使いこなせるグループウェア

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【GRIDYグループウェア】豊富な機能が完全無料で使えるグループウェア

GRIDYグループウェアのトップページ画像

<GRIDYグループウェアの特徴>

  • すぐに導入できる
  • 新規登録フォームで基本情報を登録するだけで、簡単に導入できます。
     
  • 機能が豊富に備わっている
  • スケジュールやメッセージ、ToDoをはじめとした23種類の機能が搭載されており、さまざまな場面で活用できます。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • PCとインターネットがあれば、23種類の基本機能を無料で利用できます。

<GRIDYグループウェアの機能・使用感>

  • 設備・備品管理機能
  • 社内の設備予約や備品管理ができる機能です。設備予約は実際のスケジュールの状況を踏まえて、時間指定することが可能です。
     
  • トピック機能
  • 掲示板形式でグループ内のメンバーと報告や相談のやりとりができます。一方、トピック機能とは別にプロジェクトやToDoを管理する機能も備わっているため、情報が分散しないように注意が必要です。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • 有料プランで利用可能なiOSアプリ・Androidアプリが用意されています。

<GRIDYグループウェアの注意点>

  • 無料版ではスマホでは使えない
  • GRIDYの無料版はPCでしか使えません。「スマホからも使いたい」という方は、GRIDYの有料版である「Knowledge Suite」への移行が必須となります。
     
  • つながらないことがある
  • 口コミでは「アクセスが集中するとつながらなくなることがある」という声が寄せられています。(参考:ITトレンド

<GRIDYグループウェアの料金体系>

  • 無料版:0円
  • 有料版(Knowledge Suite):要問い合わせ
 
関連記事: GRIDY(グリッディ)とは?ログイン方法や評判・料金まで紹介


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【R-GROUP】インストール不要の完全無料グループウェア

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<R-GROUPの特徴>

  • 完全無料でユーザー数制限もなし
  • 無料ですべての機能が利用でき、ユーザー数制限もありません。
     
  • 多言語に対応
  • 日本語に加えて、アジアやヨーロッパ圏でも利用できる20カ国語に対応しています。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • すべての機能を無料で利用できるうえに、追加費用もかかりません。

<R-GROUPの機能・使用感>

  • タイムライン機能
  • R-GROUP内での情報の更新が、時系列順にメンバーへ共有されます。タイムラインのメッセージから更新のあった機能へ移動できるので、手動で各機能を開き直す必要がありません。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。そのため、PC以外でも利用したい場合に適しています。

<R-GROUPの注意点>

  • スマホとPCで画面デザインが異なる
  • 利用しているユーザーから「スマホ版だとPCよりもシフトが登録しにくい」という声があり、画面デザインが異なる点に注意が必要です。(参考:ITトレンド

<R-GROUPの料金体系>

  • すべての機能を無料で利用できます。
 
関連記事: 【必見】R-GROUPとは?機能や評判・料金まで紹介


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【GroupSession】オンプレミス型でユーザー数無制限のグループウェア

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<GroupSessionの特徴>

  • 無料でユーザー数無制限
  • 無料ですべての機能を使えるうえ、ユーザー数も無制限です。
     
  • さまざまな機能を搭載
  • スケジュールやショートメール、ワークフローなど約20種類の機能が搭載されており、さまざまな場面で役立ちます。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • 「メイン・ポータル機能」「スケジュール」「ファイル共有」をはじめ、豊富な機能を無料で利用できます。

<GroupSessionの機能・使用感>

  • ポータル機能
  • 各機能にアクセスするトップページをポータルとして作成できます。さらに、カスタマイズすれば、GroupSession以外のWebシステムにもポータルからアクセスするように設定可能です。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。ただし、原則有料プラン(GroupSession byCloud)を契約しなければ利用できません。

<GroupSessionの注意点>

  • 導入でつまずく恐れがある
  • サーバの調達や導入作業は自社で実施しなければならないため、ITに慣れていない企業では、初期段階でつまずく可能性があります。
     
  • 機能不足な可能性がある
  • 一部のユーザーからは「有名なグループウェアと比べると機能が劣る」という意見が上がっています。(参考:ITreview

<GroupSessionの料金体系>

 
  • GroupSession
  • 無料版:0円
     
  • GroupSession byCloud(クラウド型)
  • byCloudスマートプラン:300円/ユーザー/月
    byCloudプレミアムプラン:600円/ユーザー/月
    byCloud専用サーバプラン:サーバーのスペックにより料金が変動
     
  • GroupSession ZION
  • 一般価格:400,000円〜/100ユーザー~
    ガバメント・アカデミック価格:280,000円〜/100ユーザー~
 
関連記事: GroupSession(グループセッション)とは?ログイン方法から使い方まで紹介


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【LINE WORKS】LINEのような使い心地のグループウェア

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<LINE WORKSの特徴>

  • LINEと同じ感覚でチャットができる
  • プライベート用のLINEと同様の操作ができるため、LINEユーザーであればストレスなく使いこなせます。
     
  • 外部ツールと連携できる
  • 人事ソフトやワークフローの自動化サービスなど、自社で利用しているほかの外部ツールと連携できる場合があります。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • 音声/ビデオ通話/画面共有(4人まで・最大60分)、トーク/掲示板/アンケートなどの基本機能、制限ありの管理者機能を無料で利用できます。

<LINE WORKSの機能・使用感>

LINE WORKS掲示板の操作画面
 
  • 掲示板機能
  • 重要な情報を掲示板形式で周知できる機能です。お知らせ・業務マニュアル・自由掲示板と種別が分かれているので、掲示内容を大まかに分類したい方におすすめです。
     
  • トーク機能
  • 通常のLINEと同様、トークルームを作ってメッセージをやりとりできます。スタンプも送れるので、カジュアルなメッセージのやりとりに適しています。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。

<LINE WORKSの注意点>

  • 情報が流れてしまう
  • チャット機能の特性上、やりとりが流れてしまい情報を見返す手間がかかります。
     
  • カスタマイズ性が弱い
  • 利用しているユーザーからは「Slackなどに比べるとカスタマイズ性がない」という意見があるため、自社に合わせて仕様を変えたい場合には合わない可能性があります。(参考:ITreview

<LINE WORKSの料金体系>

 
  • FREE:0円
  • STANDARD:540円/ユーザー/月(月払い)
  • ADVANCED:960円/ユーザー/月(月払い)
 
関連記事: LINE WORKSとは?LINEとの違いや機能・使い方・料金を徹底解説!


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【Lark】最先端の機能が豊富なグループウェア

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<Larkの特徴>

  • さまざまな機能がある
  • メッセージや自動翻訳、ドキュメントアプリなど多くの機能が搭載されています。
     
  • ユーザー数50人までは無料プランがある
  • 無料プランであるSTARTERプランは、50名までであれば無料で使えます。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • 自動翻訳機能/Base含むドキュメントアプリ/音声・ビデオ通話(60分/回まで)/100GBまでの共有ストレージ/オンラインカスタマーサポートを無料で利用できます。

<Larkの機能・使用感>

  • カスタマイズアプリ作成機能(Base)
  • Excelからデータを取り込んだり、アンケートフォームを作成したりできます。コーディングなしでアプリを作れるので、自社に合ったカスタマイズを気軽に取り入れたい場合に適しています。
     
  • 自動文字起こし機能(Lark Minutes)
  • ビデオ会議の内容から自動で文字起こしする機能です。文字起こしだけでなく、議事録を英語や中国語をはじめとした18言語に翻訳できます。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • iOSアプリ・Androidアプリが用意されています。

<Larkの注意点>

  • 無料版はセキュリティの不安がある
  • 無料のSTARTERプランには、高度なユーザー権限設定やシングルサインオンなどの機能が搭載されておらず、セキュリティに不足を感じる可能性があります。
     
  • 上手くアプリにログインできないことがある
  • 口コミで「認証を求められ上手くログインできない」という声があるため注意が必要です。(参考:Google Play Store

<Larkの料金体系>

 
  • STARTER:0円
  • PRO:1,420円/ユーザー/月
  • ENTERPRISE:要問い合わせ


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【サークルスクエア】スケジュール管理に役立つグループウェア

サークルスクエアのトップページ画像

<サークルスクエアの特徴>

  • イベントのスケジュール管理が効率化する
  • イベントの出欠状況やキャンセル待ちが分かったり、定員を設定したりできるので、イベントのスケジュール管理が効率化します。
     
  • アプリ内でコミュニケーションができる
  • チャットや掲示板を利用すれば、メンバー間で気軽にコミュニケーションができるので、別途チャットツールを使う必要もありません。
     
  • 無料で利用できる範囲
  • 管理者機能/スケジュール/未読チェック機能/掲示板/アルバム/フォルダ/チャット/メール配信などを無料で利用できます。ただし、それぞれの機能に制限が設けられています。

<サークルスクエアの機能・使用感>

サークルスクエアのスケジュールを開く画面
 
サークルスクエアのスケジュール詳細画面
 
  • スケジュール機能
  • サークルスクエアの「スケジュール」では、イベントの日時や場所、詳細情報を設定したり、必要に応じて繰り返し設定をしたりできます。そのため、重要なイベントをタスクとして管理したい方は便利です。
     
  • チャット機能
  • 「チャット」では、特定のメンバー間でコミュニケーションをとったり、ファイルや画像を送信したりできます。スケジュール管理だけでなく、情報共有も効率化したい方に役立ちます。
     
  • スマホアプリ対応の有無
  • iOSアプリ、Androidアプリがリリースされています。

<サークルスクエアの注意点>

  • 無料で使えるのは団体プランのみ
  • 無料プランが用意されているのは団体プランのみであり、個人利用する場合は308円/月の「個人プレミアム」に加入する必要があります。
     
  • 動画広告が頻繁に再生される
  • スケジュールを開いたり、出欠を入れたりする度に動画広告が再生されてしまい、煩わしく感じているユーザーもいます。なお、広告を非表示にするには別途1,100円/ユーザー/月の費用がかかります。(参考: App Storeプレビュー

<サークルスクエア(団体向けプラン)の料金体系>

 
  • フリー:0円
  • ライト:770円/月
  • べーシック:1,430円/月
  • プレミアム:1,980円/月
 
関連記事: 【最新版】無料から使えるおすすめグループウェア7選を徹底比較!


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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<比較表>無料で使えるグループウェア一覧

以下は、無料で使えるグループウェア7選の比較表です。(左右にスクロール可)
 
Stock【一番おすすめ】 GRIDYグループウェア R-GROUP
特徴
最も簡単に使いこなせるグループウェア
豊富な機能が完全無料で使える
インストール不要で完全無料
注意点
情報共有に機能が特化している
無料プランではスマホでは使えない
セキュリティに懸念がある
料金
・無料
・有料プランでも500円~/ユーザー/月
・無料
・有料プランは要問い合わせ
・無料
iOSアプリ対応
〇(有料プランのみ可)
Androidアプリ対応
〇(有料プランのみ可)
公式サイト
「Stock」の詳細はこちら
「R-GROUP」の詳細はこちら
GroupSession LINE WORKS Lark サークルスクエア
特徴
オンプレミス型でユーザー数無制限
LINEのような使い心地
最先端の機能が豊富
スケジュール管理に役立つ
注意点
導入でつまずく恐れがある
情報が流れてしまう
無料版はセキュリティ面での不安がある
動画広告が多く、ストレスになる場合がある
料金
・無料プランあり
・有料プランは300円~/ユーザー/月
・無料プランあり
・有料プランは540円~/ユーザー/月
・無料プランあり
・有料プランは1,420円~/ユーザー/月
・無料プランあり
・有料プランは770円~/ユーザー/月
iOSアプリ対応
△(有料プランのみ可)
Androidアプリ対応
△(有料プランのみ可)
公式サイト
「GroupSession」の詳細はこちら
「LINE WORKS」の詳細はこちら
「Lark」の詳細はこちら
「サークルスクエア」の詳細はこちら
無料だからといって、複数のツールを導入すると社員が混乱してしまいます。そのため、どのツールを導入するか迷ったときは「導入までのスムーズさ」「サポート体制」「現場への馴染みやすさ」などを注視するのがおすすめです。


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無料のグループウェアを選ぶときの4つの注意点

「有名だから」「大手の企業が導入しているから」という理由だけでグループウェアを選ぶと、機能が自社の現状とマッチせず、社内へ定着しない可能性があります。したがって、以下の注意点を押さえたうえで、グループウェアを選定しましょう。

(1)機能に過不足がないか

ひとつ目の注意点は、必要な機能に過不足がないことです。
 
グループウェアを導入したものの、自社に必要な機能がなく、結果的に別のツールを併用することになれば余計なコストがかかります。一方で、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、社内へ定着しません。
 
以上のように、グループウェアの機能に過不足があると、業務がスムーズに進まない恐れがあるのです。したがって、「必要な機能に過不足のない、シンプルなグループウェアであること」を条件にしましょう。

(2)操作は簡単か

2つ目の注意点として、操作が簡単かを確認しましょう。
 
多機能で操作が難しいツールでは、ITに不慣れな方は使いこないため、社内に浸透しません。加えて、無料プランには、サポート体制が充実していない場合もあるので注意が必要です。
 
したがって、「即日で使いこなせるほど簡単に操作できるツール」を選びましょう。たとえば、あらゆる情報を「ノート」に残すだけで、簡単に社内共有できる「Stock」のようなツールを使えば、非IT企業の方も安心です。

(3)セキュリティが強固か

3つ目の注意点は、セキュリティが強固であることです。
 
グループウェアでは社内の機密情報を管理するため、高度なセキュリティ機能が必須です。たとえば、国際的なセキュリティ資格である「ISO27001(ISMS)」を取得しているかを基準にするだけでも、情報漏えいのリスクを下げられます。
 
以上のように、社内のあらゆる情報を一か所に集約するからこそ、セキュリティの強固なグループウェアであるか確かめましょう。

(4)スマホに対応しているか

4つ目の注意点は、スマホやタブレットに対応していることです。
 
PCからでしか使えないグループウェアでは、情報を確認できる時間や場所が限られます。その結果、現場で作業していたり、移動中だったりする場合に、すぐにメッセージを確認できず対応が遅れてしまうのです。
 
とくに、完全無料のグループウェアはPCにしか対応していないケースが多いため、スマホ対応であることを必ず確認しましょう。
 
関連記事: 【2024年最新】おすすめグループウェア10選!機能や選び方も紹介


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グループウェアを使う3つのメリットとは

以下では、グループウェアを使う3つのメリットをご紹介します。これまで、グループウェアを使っていなかった担当者の方は必見です。

(1)社内の情報共有ツールとして使える

ひとつ目のメリットは、社内の情報共有ツールとして使える点です。
 
従来、社内の情報共有は口頭やメール、Excelなどを使い分けるのが一般的で、さまざまな場所に情報が分散する状態でした。しかし、グループウェアで情報を一元化することで「何が、どこにあるのか分からない事態」を回避できるのです。
 
また、グループウェアでは案件や顧客ごとに「フォルダ」を作って振り分けられるので、必要な情報をスムーズに共有したり見つけたりできます。

(2)作業を一元化できる

2つ目のメリットは、作業を一元化できる点です。
 
たとえば、「社内の連絡にはチャットツール」「ファイル共有はストレージサービス」と、用途別にツールを使い分けるのは面倒です。一方、ファイルを残せる「ノート」と、ノートに紐づく「メッセージ」がある「Stock」であれば管理を一元化できます。
 
以上のように、ツールをひとつに集約すると情報を探す手間が省けるため、業務効率化につながるのです。

(3)すぐに情報へアクセスできる

3つ目のメリットは、すぐに情報へアクセスできる点です。
 
時間や場所を問わず必要な情報へアクセスしたい方は、クラウドサービスのグループウェアを選びましょう。クラウドサービスの場合、インターネットさえあれば外出先からも情報を確認できます。
 
その結果、業務に無駄なタイムロスがなくなり「PCが使えずに情報を確認できなかった」などのトラブルも防げるのです。
 
関連記事: 【比較表あり】中小企業におすすめのグループウェア7選を徹底比較!


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無料でも使えるグループウェアまとめ

ここまで、無料でも使えるグループウェア7選や選定ポイントを中心にご紹介しました。グループウェアを選ぶときは以下の4つのポイントを押さえましょう。
 
  • 必要な機能に過不足がなく、高い費用対効果を得られるか
  • 誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルか
  • 強固なセキュリティで情報漏えいのリスクを防げるか
  • マルチデバイス対応で、時間や場所を問わず使えるか
とくに、非IT企業では「操作は簡単か」というポイントを重視して、全員が使いこなせるグループウェアを選ばなければなりません。
 
したがって、自社で導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でも使いこなせるグループウェア「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有・管理を効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。