ビジネスにおいて、優先順位のことを「プライオリティ」と言います。業務のプライオリティをつけると、利益を最大化しながら、働き方改革にもつなげられます。
とはいえ、なかには「どのように“プライオリティ”を設定していけば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プライオリティの使い方・ポイントを中心にご紹介します。
- プライオリティを使う具体的なビジネスシーンが知りたい
- ポイントを押さえて、適切なプライオリティをつけたい
- プライオリティをつけたタスクの管理に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、プライオリティの使い方やポイントが分かり、正しく優先順位をつけて業務を進められるようになります。
目次
プライオリティとは
ここでは、プライオリティの意味や使用される背景を中心に説明します。まず、プライオリティの基本情報を押さえたい方は必見です。
プライオリティの意味
「プライオリティ」とは、英語で「priority」と表記され、物事の優先度・優先順位を意味します。また、ビジネスにおいて「プライオリティ」は、業務の優先順位を表すときに使われるだけでなく、効果的に成果を出すための判断基準として使われます。
一方で、プライオリティの対義語には、「ポスティアリオリティ（posteriority）」という言葉があります。日本語では、「劣後（他よりも遅れをとっていること）」と翻訳されますが、日常ではほとんど使われません。
このように、対義語と比較してもプライオリティは、他よりも先に取り組むべきことを指していると言えます。
プライオリティをつけるメリット
ここでは、プライオリティをつけるメリットについて解説します。プライオリティを明確にして、ムダなく作業に取り組みましょう。
- 業務を円滑に進められる
- 利益を最大化できる
- 働き方改革に取り組める
プライオリティを見誤ると、タスクが終わらずにチーム全体の業務が遅れてしまう恐れがあります。そこで、適切なプライオリティをつければ、抜け漏れなくタスクに取り組み、業務をスムーズに進められるのです。
プライオリティを設定すると、最も自社に利益をもたらす案件に優先して対応できます。たとえば、複数の案件を抱えているとき、利益率の高い案件にプライオリティを置いて対応すると、売上の最大化を図れます。
プライオリティをつけると、「どの業務の優先順位が低く、翌日以降に持ち越せるのか」を判断できるようになります。そのため、残業・長時間労働を削減でき、働き方改革に取り組めます。
このように、プライオリティをつけることで、企業側にも従業員側にもメリットがあります。
ビジネスシーン以外でプライオリティが使用される場面
以下は、ビジネスシーン以外でプライオリティが使用される場面です。
- プライオリティパス
- プライオリティレーン
- プライオリティケア
「プライオリティパス」とは、クレジットカードに付帯するサービスを指します。プライオリティパスを持っていると、契約している世界中の空港のラウンジが利用可能です。
「プライオリティレーン」とは、対象者が優先的に利用できる、保安検査場や飛行機の搭乗口の優先レーンを指します。
「プライオリティケア」とは、看護の現場において、患者の状態に合わせて最適なケアをすることを指します。
このように、プライオリティは、日常生活にも広く普及している言葉です。
【例文あり】ビジネスにおけるプライオリティの使い方とは
ここでは、ビジネスシーンではどのように「プライオリティ」という用語が用いられるのか、その使い方について解説します。例文をもとに具体的な場面を把握して、適切に使いましょう。
（1）業務の優先順位を示すとき
1つ目は、業務の優先順位を示すときです。例文は以下の通りです。
- 「タスクにプライオリティをつけて整理しよう」
- 「一番プライオリティの高いこのタスクから取り組もう」
仕事のタスクが多すぎるときは、タスクの優先順位を決めることが重要です。そこで、タスクにプライオリティをつけると、取り組むタスクが明確になり、業務を円滑に進められます。
（2）会議・プロジェクト管理で使うとき
2つ目は、会議・プロジェクト管理で使うときです。例文は以下の通りです。
- 「今期のプライオリティは売上拡大です」
- 「急遽、このタスクのプライオリティを上げることとなりました」
このように、優先して進めてもらいたい場合は「プライオリティを上げる」と使います。優先順位をつけてメンバーに通達することで、相手もスムーズに業務に取り組めるようになります。
（3）社内メール・チャットで使うとき
3つ目は、社内メール・チャットで使うときです。例文は以下の通りです。
- 「明日10時の会議で使用するため、本件はプライオリティ高めで対応してください」
- 「現在、こちらの案件のプライオリティを最優先にして動いております」
相手に業務を依頼するときは、プライオリティが高いとだけ言うのではなく、理由と期限を示すことで相手が動きやすくなります。
（4）発注先を決めるとき
4つ目は、発注先を決めるときです。例文は以下の通りです。
- 「価格やサービスを比較すると、A社にプライオリティがある」
- 「緊急対応が可能なパートナー企業にプライオリティを付けて発注先を選定している」
プライオリティには、優先権という意味もあります。そのため、他社よりも優位な立場にある企業に対して「プライオリティがある」と言います。
優先順位づけしたタスクの管理に役立つツール
以下では、優先順位づけしたタスクの管理に役立つツールをご紹介します。
タスクにプライオリティを設定しても、優先順位に沿ってタスクを進め、時間内に完了できなければ意味がありません。しかし、実際の業務の中では、優先順位を誤ってしまったり、期日に間に合わなかったりという事態が多々発生します。
そこで、「優先順位づけしたタスクを一覧で管理でき、担当者にリマインドしてくれるツール」を導入すれば、タスクを順調に進められます。また、タスクの遂行に必要な情報も一緒に管理できるものであれば、タスク着手時に資料を探す手間が省けます。
結論、プライオリティをつけたタスクの管理には、関連する情報をタスクに紐づけて管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、あらゆる情報をストックしつつ、ノートに紐づく「タスク」と関連づけながら管理できます。また、タスクを期限やステータスで絞り込んで検索できるので、タスクの抜け漏れの防止につながります。
関連情報をタスクと紐づけて管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを活用したタスク管理の例＞
以下の画像は、Stockを使ったタスク管理の例です。
Stockでは、「ノート」にタスク管理表を作ることができます。また、ノートには「タスク」が紐づいており、タスクと関連する情報をすぐに確認できます。さらに、「メッセージ」も紐づいているため、担当者をメンションしてリマインドすることも可能です。
プライオリティをつけるときの2つのポイント
以下は、プライオリティをつけるときのポイント2つです。業務にプライオリティを設定しようとしている方は必見です。
（1）緊急度と重要度で判断する
1つ目のポイントは、緊急度と重要度でプライオリティを判断することです。
具体的には、「緊急度と重要度のマトリクス」を活用すると、タスクの優先順位が明確化します。マトリクスを用いると自身のタスクを以下の4つに分類できます。
- 緊急度も重要度も高い仕事
- 緊急度は低いが重要度は高い仕事
- 重要度は低いが緊急度は高い仕事
- 緊急度も重要度も低い仕事
上記にタスクを振り分け、1のタスクを最優先にこなしましょう。2のタスクは3に比べて重要度が高いにもかかわらず、緊急度が低いゆえに後回しにされがちなので、2のタスクを意識して優先順位を定めるのがポイントです。
（2）相手との認識ズレに注意する
2つ目のポイントは、相手との認識のズレに注意することです。
「プライオリティが高い」という表現は人によって受け取り方が異なるため、「今日中なのか今すぐなのか、他の業務を止めて対応するのか」を明確にする必要があります。また、業務の優先順位を決めるために、タスクをこなすのにかかる時間も伝えるべきです。
期限や背景、業務にかかる時間をセットで伝えることで、相手が誤解しないようにしましょう。たとえば、「Stock」のようなツールであれば、タスクに進捗管理表なども紐付けて管理できるので、簡単に優先順位の判断が可能です。
プライオリティをつけるときのポイントまとめ
ここまで、ビジネスでのプライオリティの使い方や設定するときのポイントを中心にご説明しました。
業務を効率的に進めるには、タスクにプライオリティをつける必要があります。そこで、適切にプライオリティを設定するためには、「緊急度と重要度でタスクを振り分ける」「簡単なタスクを早めに対処する」「時間管理する」ことが重要です。
しかし、膨大なタスクを抱えている場合、適切にタスクの優先順位を決めていたとしても、見落としてしまう恐れがあります。そのため、優先順位の高いタスクを視覚的にも見つけやすいようなITツールでのタスク管理が理想的です。
したがって、プライオリティを決めたタスクの管理には、優先順位をつけたタスクを一覧で管理できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プライオリティをつけながら、円滑に業務を進めましょう。
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