企業の資金繰りを円滑に進めるには、商品やサービスへの対価を確実に回収することが重要であり、請求業務の実行が欠かせません。
請求業務は金銭のやりとりが伴うので、ミスが許されない業務のひとつです。しかし、効率的な請求業務が自社でできておらず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、請求業務を行う際のフローや、請求業務が抱える課題・請求業務を効率化に導くサービスについて解説します。
- 請求業務をすすめるためのフローがわからず、現場任せになってしまっている
- 請求業務が上手く進行しない理由が知り、各社員に落とし込みたい
- 請求業務を効率化させる方法を把握し、現状のフローと照らし合わせたい
という方は本記事を参考にすると、効率的な請求業務の流れがわかり、自社の業務フローを最適化させることができます。
目次
請求書の役割とは
請求書とは、取引先に対して販売した商品・サービスへの代金の支払いを求める役割を持つ書類です。
企業活動を継続するうえで、提供した商品やサービスに対して対価を得て利益をあげるのは重要なことですが、請求書にはこの対価を得る権利を主張する役割があります。
しかし、請求書の発行は義務ではないゆえに、一部の企業では請求書を交わさずに取引をしているという例もあります。とはいえ、請求書なしのやりとりでは取引の実績や請求の事実が証明できないので、万が一未払いなどのトラブルが発生した場合、請求の権利が得られなくなる恐れがあるのです。
したがって、確実に取引があった事実や、代金の支払い義務の証明をするためにも、取引内容を確実に書面に書き起こす必要があるのです。
請求業務の作業フローとは
以下では請求業務を進める際の作業フローを解説します。手順に則り、請求業務を円滑に進めていきましょう。
請求内容の決定
請求内容の決定とは、請求金額の確定作業を表します。一般的に、企業間の取引では、月末など締め日までの取引を一括で請求する「締め請求」と、取引ごとに請求を行う「都度請求」の方法が用いられています。
自社の請求方法に合わせたタイミングで、契約内容や単価・数量を基に請求金額を決定しましょう。
請求金額の決定は、請求作業において最も重要な業務であり、請求金額にミスがあれば取引先からの信頼を失う原因にもなります。したがって、正確な算出が求められます。
請求書の作成
請求内容が確定したら、次は請求書の作成に入ります。請求書には一般的に以下の内容を記載します。
- 請求金額
- 商品名・数量・単価
- 支払期日
- 請求先情報
- 自社の会社情報
作成する請求書の件数が多い場合は、通し番号をつけておくと、あとから問い合わせがあった場合などに検索が簡単になります。
また、請求書の記載ミスは、取引先から不信感を持たれる原因にもなるため、作成後にすぐに送付するのではなく、必ず責任者などに確認するフローを設けておきましょう。
請求書の送付
内容に間違いのない請求書が作成できたら、次は送付を行います。請求書の送付方法は郵便またはメールのいずれかになりますが、請求書のみではなく送付状も一緒に送るよう注意しましょう。
また、郵送で送る場合は宅配便ではなく郵便を利用する、メールで送付する場合は作成者の氏名や会社名の証明となる電子署名を付与することも忘れてはなりません。
送付方法に限らず、支払期日の2～3週間前には取引先に届くようにしましょう。
代金の回収
請求書の送付が完了したら、最後に代金の回収を行います。
「支払期日までに入金があるかどうか」「入金額と請求額に相違がないか」の確認を行います。また、支払期日までの入金がないという場合は、取引先に対して支払いするように督促を行います。
入金が済んだものについては、あらかじめ作成しておいた入金リストと照らし合わせて消込を行います。リストのすべてが消込できたら、回収作業の完了です。
請求業務が抱える6つの課題
以下では、請求業務が抱える6つの課題について解説します。請求業務は企業活動において重要である一方、進めていくのにはどのような問題があるのか、ひとつずつ見ていきましょう。
時間がかかる
請求業務における一番の課題は、進めるのに膨大な時間がかかることです。とくに、請求業務をExcelなどの表計算ソフトで行っている企業の場合、請求内容の計算から請求書フォーマットへの記載までに多くの時間が必要になります。
経理担当がいる場合は問題ありませんが、自社の人数が少なく営業担当者が請求業務を行う必要がある場合、本来行うべき営業活動へのリソースを圧迫する恐れもあります。
ミスが起こりやすい
請求業務はミスが起こりやすいのも問題です。どれだけ注意して業務を進めていても、手作業で行う以上ヒューマンエラーによるミスは一定の割合で発生します。それが集中力を使い、根気強く行う必要がある仕事であれば尚更です。
しかし、請求業務においては少しのミスが信頼度に大きく左右するという一面があります。誤った請求を取引先に行えば、最悪の場合今後の取引に影響が出る恐れもあります。
ミスが多くなりやすい環境でありながらも、最大限ミスを予防するには、ダブルチェックシステムの導入などがありますが、社員の人手が少なく、営業担当が請求業務を行うような企業では実施が難しいのも現状です。
書類の管理が難しい
請求業務では書類管理の難しさも課題になります。請求業務に必要不可欠な請求書は、証憑書類と呼ばれ所得税法によって7年間の保管が義務付けられています。
したがって、それらを保管しておくためのスペースの用意はもちろん、後から請求書や税務調査があったときに速やかに提出できるよう、適切な分類・整理が必要になります。
とくに紙媒体で請求書を作成している企業の場合、企業ごと・取引内容ごとのファイリング作業が必要不可欠であり、分類に人的コストをかける必要がでてきます。
横領が起こりやすい
請求業務には横領が起こりやすいという問題もあります。億単位の横領は稀ではあるものの、請求業務の担当社員が横領を行うケースもあるのです。
たとえば「請求書を作成せずに口頭で取引相手に指示し、そのまま担当者が売上金を手にする」と、企業では取引の履歴が追えなくなってしまいます。
こうした横領のリスクを軽減するためにも「取引には必ず請求書を利用する」といった心構えが大切です。
未回収のリスク
請求業務では、取引先から代金を回収できないかもしれないというリスクを常に抱えています。いくら請求書で支払いの権利を主張したところで、取引相手の会社が倒産してしまえば、代金の回収は行えないからです。
確実な回収を実現するためにも、相手の支払い能力を調査する与信審査には力を入れ、総合的に信用を評価しましょう。
自社で与信審査に関するノウハウが十分にないという場合は、与信審査を代行してくれるサービスの利用がおすすめです。
リモートワークができない
請求業務ではリモートワークのしづらさも課題です。
自社の請求業務が紙媒体で行われる場合、請求書への捺印のためにリモートワークが促進しづらくなります。請求書への捺印は義務ではないものの、多くの企業ではビジネスマナーとして未だに根付いているからです。
また、郵送での送付や請求書の受取も出社しなくては対応ができないゆえに、リモートワークの浸透を阻む一因となっています。
請求業務が安全かつ効率的に進められるおすすめのサービス
以下では、手間がかかるうえに課題の多い請求業務を、安全かつ効率的に進められるおすすめのサービスをご紹介します。
請求業務において、最も重要なのは金銭トラブルの回避です。未回収のリスクはもちろん、横領のリスクも最大限回避しなくてはなりません。そのためにも、適切な与信審査を行い、請求書の徹底利用などの対策を立てる必要があります。
しかし、与信審査に重きを置きすぎると、審査に膨大な時間をかけることになったり、せっかくの新規契約のチャンスを逃したりする可能性もあります。また、請求書作成を徹底するゆえに担当社員の負担増加も懸念されます。
したがって、こうした金銭トラブルの回避するには、自社リソースを利用するのではなく、代行サービスを利用して効率化するのがおすすめです。
たとえば、今回ご紹介するマネーフォワード ケッサイでは、最短数秒で与信審査が終わるため、契約の機会を逃さずに取引可能です。また、万が一取引先が倒産した場合でも、マネーフォワードケッサイが代金を100％支払い、未回収のリスクもありません。
さらに、手間のかかる請求書作成も、情報を登録するだけで作成・送信までが終わり社員負担も軽減できます。
クラウド型BtoB請求サービス「マネーフォワード ケッサイ」
「マネーフォワード ケッサイ」｜企業間請求代行サービス
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マネーフォワード ケッサイは、クラウド型の企業間（BtoB）請求代行・決済代行サービスです。掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行します。
もし未入金が発生した場合にも入金を保証してくれるため、リスクなく掛け売りが可能です。
また、売掛金も最短3営業日で入金可能なため、成長に欠かすことのできないキャッシュフローを滞りなく回すことができます。
＜マネーフォワードケッサイをおすすめするポイント＞
- Web上で請求を登録するだけ請求業務が自動化されるため、本業に集中できるようになります。
- 最短数秒で与信審査が完了し、通過率も99％スピーディーな与信審査で、取引先の拡大に貢献します。
- 100%入金保証で、未回収リスクが軽減未回収リスクの不安が解消され、安心して販路を拡大できるようになります。
＜マネーフォワード ケッサイの料金＞
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「マネーフォワード ケッサイ」プランと、「マネーフォワード ケッサイ 請求代行プラン」から選択できます。
いずれのプランも、初期費用、月額費用は無料から利用できます。
マネーフォワードケッサイプランの場合、毎月の売掛金額の0.5%〜3.5%の手数料で利用できます。
与信審査や売掛保証が不要で、「デジタル化・効率化したい」企業の方は、「マネーフォワード ケッサイ 請求代行プラン」が最適です。
請求業務の手順まとめ
ここまで、請求業務の手順や課題・効率化におすすめのサービスを解説しました。
請求業務を効率化し、自社で行う課題を解消するには、請求代行サービスの導入は必要不可欠です。これまで手作業で行っていた作業を請求代行サービスに移行するだけで、本来必要な業務に十分なリソースが割けるようになるからです。
一方、どのサービスを利用するかには注意が必要です。サービスを導入したにも関わらず、自社の取引状況に合わないサービスを選んでしまえば、効果を十分に発揮できずコストばかりがかかってしまうからです。
今回ご紹介したマネーフォワードケッサイは、役務・ITサービスから物販まで幅広く利用できる請求代行サービスです。与信審査の通過率は98％を超え、最大数千万の与信枠が利用できるため、企業形態や取引内容によらず活用可能です。
最短7日で導入が完了するので、ぜひマネーフォワード ケッサイを導入して、自社の請求業務を効率的に進めましょう。
