業務改善を目指すうえで、フレームワークを使う企業は少なくありません。なかでも「PDCA」を取り入れて、計画から改善までの流れをルーティーンにすれば、継続的に業務をブラッシュアップできます。
しかし、「PDCAを導入したものの、サイクルを上手く回せない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「PDCAを見える化するメリット」や「サイクルを上手く回すコツ」を中心にご紹介します。
- PDCAを見える化して、円滑にサイクルを回したい
- サイクルを上手く回すコツを知りたい
- 簡単かつ効果的な方法でPDCAを見える化したい
という方はこの記事を参考にすると、PDCAを見える化するメリットや上手く回すコツが分かるだけでなく、自社に最適な見える化の方法を見つけられます。
目次
PDCAの見える化とは
PDCAの見える化とは、「PDCAがどのように回されているか」を目に見えるように表すことです。PDCAは以下の4つのプロセスを繰り返すため、「PDCAサイクル」とも呼ばれます。
PDCAを見える化すると、各プロセスの内容や進捗が明確になり、サイクルをスムーズに回せます。たとえば、実行（Do）した内容を見える化すると、あとから振り返えれるため評価（Check）がしやすいです。
また、見える化した内容をチームに共有すれば、メンバーの進捗を把握できるので、チームでもスムーズにサイクルを回せます。
PDCAを見える化する2つのメリットとは
ここでは、PDCAを見える化する2つのメリットを紹介します。PDCAを見える化すると以下のメリットを得られ、より効果的にPDCAを回せます。
（1）タスクが明確になる
PDCAを見える化すると、タスクが明確になります。
サイクルを上手く回せない原因として、計画を実行したものの評価をし忘れて「やりっぱなし」になってしまうケースが挙げられます。そこで、PDCAを見える化してタスクを明確にすれば、作業を忘れてサイクルがサイクルが滞る事態も回避できるのです。
（2）課題を発見しやすい
課題を発見しやすい点もPDCAを見える化するメリットです。
PDCAによって業務改善を実現するには、業務を適切に評価して課題を改善しなくてはなりません。そこで、PDCAを見える化すると、「どのプロセスに、どのような課題があるのか」を発見しやすく、改善につなげられます。
とくに、チームでサイクルを回す場合、各プロセスの担当者が異なるケースが多いです。それゆえ、客観的な評価を可能にするためにも、PDCAの見える化は不可欠と言えます。
PDCAの課題点とは
業務改善に効果的なPDCAですが、以下のような課題も抱えています。
- サイクルが形骸化する
- サイクルが止まりやすい
- 柔軟な対応が難しい
PDCAを過度に重視すると、サイクルを回すこと自体が目的化しやすくなります。その結果として、目標や目的を達成することなく、PDCAが形骸化するのです。
このように、PDCAが形骸化すると、サイクルを回すコストに対する効果が得られず、業務効率の低下につながります。
PDCAにおけるいずれかのプロセスが滞ると、サイクル全体が止まってしまいます。
たとえば、実行後の評価をせずに放置すると、改善ができず次の計画につなげられません。とくに、チームでサイクルを回す場合、業務内容や進捗の共有に漏れが生じてサイクルが止まるリスクが高いです。
PDCAは、あらかじめ定められた目標を前提とするため、突発的な出来事があった場合の柔軟な対応が困難です。
そのため、想定外の出来事に遭遇しても対応できるスピーディーな対応が必要です。
PDCAを上手く回す2つのコツとは
ここでは、PDCAを上手く回す2つのコツを紹介します。以下のコツを参考にすると、PDCAが抱える課題を解消でき、スムーズにサイクルを回せます。
（1）進捗を共有する
PDCAを上手く回すためには、進捗の共有が重要です。
PDCAをチームで回す場合、共有に抜け漏れが生じてサイクルが止まってしまう課題が挙げられます。そこで、PDCAを見える化して進捗を共有する仕組みを作れば、サイクルをスムーズに回せます。
ただし、ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば業務を見える化できますが、更新するのに手間がかかります。また、チャットツールで共有する場合は、他のメッセージと情報が錯綜しやすい点に注意が必要です。
（2）タスクを細分化して管理する
PDCAを回すうえでは、タスクを細分化して管理することも重要です。
タスクを細分化すれば、何をすべきか具体的に分かり、作業に取りかかりやすくなります。そのため、目的が曖昧になりPDCAが形骸化したり、タスクを後回しにしてPDCAが滞ったりする事態を防げるのです。
また、細分化したタスクごとに優先順位や期限をつけながら管理すれば、タスクを忘れないうえに効率よく進められます。
以上のことから、細分化したタスクを漏らさないように、通知でリマインド設定できる「Stock」のようなツールを導入する企業が増えています。
【非IT企業必見】効果的なPDCAを実現する最もおすすめのツール
以下では、非IT企業でも使える、効果的なPDCAを実現する最もおすすめのツールをご紹介します。
業務改善に役立つPDCAですが、サイクルが滞ったり形骸化したりする課題も抱えています。したがって、PDCAを見える化して進捗を共有したり、タスクを適切に管理したりして課題を解消する必要があります。
そこで、ITツールを使えば、情報の管理・共有とタスク管理を同時に実現できます。ただし、多機能なツールは複雑なので放置されてしまい、結果的にPDCAが抱える課題を解消できません。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に情報の管理・共有ができる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に進捗やタスクなどのあらゆる情報を保存して、「フォルダ」に分けて管理できます。また、「メッセージ」がノートに紐づいているので、共有内容が流れてPDCAサイクルが滞るリスクもありません。
非IT企業の65歳のメンバーでも簡単に業務内容を管理・共有できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
PDCAの課題点と上手く回すコツまとめ
これまで、PDCAを見える化するメリットや上手く回すコツを中心にご紹介しました。
PDCAを見える化すると、タスクが明確になるうえに課題を発見しやすくなります。また、見える化した進捗を共有したり、タスクを適切に管理したりすることで、PDCAの形骸化を防げるのです。
とはいえ、業務進捗とタスクはまとめて管理できなければ面倒なので、「情報共有とタスク管理が一元化できるツール」が必須と言えます。ただし、多機能なツールは使いこなせずに放置されてしまうので、シンプルなツールを選択しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない方でも簡単に使いこなせる情報共有ツールの「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、PDCAサイクルを上手く回しましょう。
