業務改善を目指すうえで、「PDCA」を取り入れる企業は少なくありません。とくに、計画から改善までの業務を共有して見える化すれば、継続的に業務をブラッシュアップできます。
しかし、「自社のPDCAを見える化する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「PDCAの見える化の失敗パターン」や「PDCAを形骸化させないコツ」を中心に解説します。
- 業務のPDCAを見える化して、円滑にサイクルを回したい
- PDCAサイクルが形骸化しており困っている
- 簡単に自社のPDCAを見える化できるアプリがあれば教えて欲しい
という方はこの記事を参考にすると、PDCAを見える化するメリットや上手く回すコツが分かるだけでなく、自社に最適な見える化の方法を見つけられます。
目次
なぜPDCAの“見える化”は失敗するのか
PDCAの見える化とは、「PDCAがどのように回されているか」を目に見えるように表すことです。PDCAは以下の4つのプロセスを繰り返すため、「PDCAサイクル」とも呼ばれます。
PDCAを見える化するためには、ただ資料化するだけでは不十分です。PDCAはDoからCheckへのスピードが重要で、資料を作成している間に状況が変化すると手遅れのアクションしか打てなくなってしまいます。
また、資料では結果は示せますが、それまでの過程を正確に示すことはできません。そのため、なぜ目標を達成できなかったのかという原因を突き止めにくいです。
【要注意】PDCAの見える化の典型的な失敗パターン
ここでは、PDCAを見える化するときの典型的な失敗パターンを4つ紹介します。PDCAを見える化するときは以下のパターンに陥らないよう注意が必要です。
レポート作成が目的化している
1つ目の失敗パターンは、レポート作成が目的化することです。
上司から報告を強く求められると、現場が「怒られないための資料作り」を進めてしまいます。また、フォーマットが複雑すぎると、ただ埋めるだけの「作業」になり、内容を深く検討しなくなります。
レポート作成はあくまでもPDCAを見える化するための手段であるため、凝ったレポートを作るのではなく報告内容を簡潔にまとめることが必要です。
進捗が個人の頭の中にある
2つ目の失敗パターンは、進捗が個人の頭の中にあることです。
情報を共有する手間がかかることや、失敗を共有すると責められると考えてしまうことが理由で、特定の人に聞かないと進捗状況が分からないという「属人化」が発生する場合があります。
属人化を解消するには、日ごろから「ナレカン」のような情報共有ツールで、内容の良し悪しにかかわらず進捗を共有するべきなのです。
KPIとアクションが紐づいていない
3つ目の失敗パターンは、KPI（数値目標）とアクションが紐づいていないことです。
このパターンが起きる原因は、KPIが現場がコントロールできない数字になっていること、または目標設定と実行プランの間に論理的な繋がりがないことです。
「どのような行動をとれば、数字がどれくらい改善するか」という仮説を記録することで、KPIに紐づいたアクションをとることができます。
会議のためのPDCAになっている
4つ目の失敗パターンは、会議のためのPDCAになっていることです。
PDCAと会議のそれぞれのサイクルが一致していないと、会議の直前に慌ててPDCAを回すという事態に陥ります。これでは、PDCAを回しても課題を発見できません。
状況報告を事前に情報共有ツールで済ませ、会議では改善点の議論に時間を使うことで、業務の質がより高まっていきます。
PDCAを形骸化させないコツ
ここでは、PDCAを形骸化させない3つのコツを紹介します。以下のコツを参考にすると、PDCAサイクルの質が高まります。
情報を集約する
1つ目のコツは、情報を集約することです。
情報が散らばっていると探すのに時間がかかり、PDCAのAct（改善）に割ける時間が減ってしまいます。そのため、情報を一つのツールにまとめることが必要です。
Excelやチャットツールでも情報の集約はできますが、情報の更新や共有に手間がかかるため、リアルタイムで最新の情報を共有できる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
更新の責任所在を明確にする
2つ目のコツは、更新の責任所在を明確にすることです。
所在責任が曖昧だと情報が更新されなくなり、PDCAの質が低下します。そのため、「誰が・いつまでに・何を」更新するのかを設定しましょう。
全体の管理者だけでなく、KPIごとの数値の更新担当、アクションごとの報告担当を指名するのがおすすめです。
振り返り可能な履歴を残す
3つ目のコツは、振り返り可能な履歴を残すことです。
結果だけが共有されても成功した理由が分からないため、そのプロセスまで具体的に記録すべきです。実際に結果を出した施策が見える化されるため、次期の戦略立案に役立ちます。
また、過去に失敗した施策の履歴も共有し、同じ失敗を繰り返さないようにしましょう。
【必見】PDCAの見える化を成功させるツール
以下では、PDCAの見える化におすすめのアプリを紹介します。
自社のPDCAを見える化する方法が分からない場合には、「情報共有ツール」の導入がおすすめです。PDCAを回す業務の情報をツールに集約して共有すれば、簡単に見える化が実現できるうえ、サイクルの進捗確認や改善点の発見にも役立つのです。
ただし、多機能で複雑なITツールは社内に浸透せず放置され、結果的にPDCAサイクルが形骸化する恐れがあります。そのため、「社員全員が簡単に使える操作性か」も重視する必要があります。
結論、PDCAの見える化にはあらゆる業務情報を集約し共有できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、PDCAに関するあらゆる情報を記載してリアルタイムで共有できます。また、シンプルで簡単な操作性で、社内にすぐに浸透するため、PDCAサイクルが形骸化する心配もありません。
業務情報を集約し共有できるツール「ナレカン」
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PDCAの課題点と上手く回すコツまとめ
これまで、PDCAを見える化するメリットや上手く回すコツを中心に解説しました。
PDCAを見える化すると、進捗が確認しやすくなるうえに課題も発見しやすくなります。また、情報を集約したり、更新の責任所在を明確にしたり、振り返り可能な履歴を残したりすることで、PDCAの形骸化を防げます。
とくに組織・部門の規模が大きい大企業では、PDCAサイクルをスムーズに回すことが困難です。そのため、ツールを使って情報共有することで共有漏れや認識齟齬によるミスを減らしましょう。
結論、PDCAの見える化には、大規模な組織でも確実に情報を共有し、PDCAサイクルを円滑に回せる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、PDCAの見える化の悩みを解消しましょう。
