ビジネスにおいて「議事録」は、会議で決まったことをチーム全員に共有したり、あとから会議の内容を確認したりするために欠かせないものです。また、作成した議事録は、蓄積することで社内の情報資産としても役立ちます。
しかし、せっかく作った議事録がうまく活用されず、「何のために書いているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録が必要な理由や目的、見られる議事録にするためのコツを中心にご紹介します。
- 議事録作成を負担に感じており、必要性を確認したい現場担当者
- 議事録の共有・管理に手間がかかり、悩んでいるチームリーダー
- 会議後に認識のズレが発生しており、議事録の作成・共有を見直したい管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、議事録が必要とされる理由が分かるほか、読まれる議事録を作成するためのコツや管理体制まで理解できます。
目次
議事録を作成する意味がないと感じる理由
ここでは、議事録を作成する意味がないと感じる理由を2つ紹介します。以下を参考にして、議事録が活用されていない原因を正しく把握しましょう。
書くべき情報が抜けている
1つ目は、書くべき情報が抜けているという点です。
議事録には、会議で話した内容だけでなく、決定事項や担当者、対応期限なども記載する必要があります。そのため、次に何をするべきか具体的に明記されていなければ、議事録を作成してもあとから確認・活用できません。
このように、次の行動につながる重要な情報が記載されていないと、会議の結論や今後の対応内容が分からず、議事録が役立たない状態となるのです。また、必要な情報が不足していると、参加者の認識のズレが生じる原因にもなります。
作ったあとに見返す環境がない
2つ目は、作ったあとに見返す環境がないという点です。
たとえば、議事録を紙やメールで共有している場合、確認するたびに大量の資料・やり取りの中から探し出さなければなりません。また、担当者ごとに異なるフォルダに保存している場合は、どこに議事録が保管されているのか分からなくなることもあります。
その結果、議事録を確認するのに手間がかかり、作成しても見返されないという状態になるのです。また、あとから振り返りができないと、過去の会議と同じ内容を何度も話し合う原因にもなります。
議事録が必要な理由は？6つの目的
ここでは、議事録が必要な理由・目的を6つ紹介します。議事録の必要性を確認したい方は必見です。
【目的1】欠席者への確実な共有
1つ目は、欠席者へ確実に共有するためです。
議事録がないと、現場に出ていたメンバーやシフト制で休んでいたメンバーは、会議で何が決まったのかを正確に把握できません。人づてに口頭で聞くだけでは、大事なポイントが抜け落ちたり、聞き間違いが起きたりする原因になります。
そこで、議事録があれば、現場作業や顧客対応で会議に参加できなかった従業員がいても、時間を問わずあとから内容を確認できます。したがって、議事録は欠席者へ会議内容を確実に共有するための重要な役割を担っているのです。
【目的2】過去の決定事項の振り返り
2つ目は、過去の決定事項を振り返るためです。
会議で決まった内容は時間の経過とともに忘れられやすく、記録がなければ確認できなくなります。また、運用ルールや方針が決まった経緯について確認したい場合、記録がないと、参加者へ直接確認しなければならず、手間もかかってしまうのです。
さらに、参加者の記憶に頼るため正確な内容を把握できない可能性があります。したがって、議事録を作成して決定事項やその根拠を振り返れるようにするべきなのです。
【目的3】「言った・言わない」の防止
3つ目は、「言った・言わない」を防ぐためです。
会議内容を記録していないと、参加者ごとに認識が異なり、あとから意見が食い違うことがあります。「承認されたと思っていた」「そのような説明は聞いていない」といった認識のズレが発生すると、業務が滞る原因になりかねません。
したがって、会議で話し合われた内容や決定事項の事実確認をするためにも、議事録は必要なのです。
【目的4】タスクの担当・期限の明確化
4つ目は、タスクの担当・期限を明確にするためです。
担当者や期限が決まっていても記録されていなければ、対応漏れや進捗の遅れが発生しやすくなります。また、誰が対応すべき業務かが分からなくなり、業務の責任範囲も曖昧になってしまうのです。
そこで、議事録に担当者や対応期限を記載しておくことで、内容を確認しやすくなり会議後の行動につなげられます。したがって、議事録は会議で決まった業務を確実に実行するために必要なのです。
【目的5】個別で口頭伝達する手間の削減
5つ目は、個別で口頭伝達をする手間を削減するためです。
会議内容を口頭で何度も説明していると、説明する側・聞く側の双方に負担がかかります。また、説明が必要な従業員が複数いる場合、同じ内容を何度も説明しなければならず、情報共有に多くの時間を要してしまうのです。
そこで、議事録を作成・共有すれば、直接やり取りをする必要がなくなり、欠席者や関係者へ個別に説明する手間を減らせます。また、会議内容を統一して共有できるため、伝達漏れや認識のズレも防げるのです。
【目的6】次の会議をスムーズにする
6つ目は、次の会議をスムーズにするためです。
議事録がないと、前回の会議内容を正確に把握できず、過去の説明や確認に時間を取られてしまいます。また、同じ議論を繰り返しやすくなり、本来話し合うべき内容に十分な時間を確保できなくなるのです。
したがって、議事録を活用して前回の決定事項や未対応の課題を確認し、会議の続きから議論できる状態にしておくことが重要です。
議事録が活用されないと起こり得るリスク
議事録が活用されないと起こり得るリスクとして以下の2点が挙げられます。
- スタッフ間で揉め事が発生する
会議で決定した業務手順やルールが議事録に記録・共有されていないと、スタッフごとに認識が異なってしまいます。その結果、対応方法をめぐって「どちらが正しいのか」が分からなくなり、スタッフ間で意見が対立して揉め事に発展します。 - 同じ会議を何度も繰り返す
前回の会議の結論が確認できないため、重複した内容を話し合う状態となり、議論が進みません。その結果、会議自体が時間の無駄となってしまうのです。
このように、議事録は作成して終わりではなく、そのあとも活用されなければ、トラブルや会議負担の増加につながります。そのため、管理・共有体制も見直すべきです。
誰も見ない議事録から脱却する3つのコツ・ポイント
ここでは、誰も見ない議事録から脱却する3つのコツ・ポイントを紹介します。議事録の活用方法に悩んでいる方は必見です。
（1）会議前にアジェンダを共有する
1つ目は、会議前にアジェンダを共有することです。
会議の目的や議題が明確になっていないと、話し合う内容が広がりやすくなり、議事録にも必要な情報を整理して記載できません。また、会議の進行が定まっていないと、決定・検討事項が整理されず、議事録もまとまりのない内容になってしまいます。
したがって、会議の目的や進め方といったアジェンダを事前に共有し、必要な情報を記録しやすくしておく必要があるのです。
（2）「誰が・何を・いつまで」を書く
2つ目は、「誰が・何を・いつまで」を記載することです。
会議内容や決定事項だけを記録しても、そのあとに何を実施すべきか分からなければ議事録は見返されなくなります。そのため、議事録を確認しただけで次の行動が分かる状態にするべきです。
たとえば、「見積書を作成する」ではなく、「営業部の○○さんが○月○日までに見積書を作成する」と記載しておけば、担当者はもちろん、管理者も対応状況を確認しやすくなります。したがって、会議後の行動につながる内容まで記載するようにしましょう。
（3）全員がいつでも見返せる場所に保管
3つ目は、全員がいつでも見返せる場所に保管することです。
議事録を紙やメール、個人フォルダなどで管理していると、保管場所が分散してしまいます。その結果、必要なときにどこにあるのか分からず、作成しても活用されなくなってしまうのです。
そのため、議事録・文書を一元管理する情報共有ツールを活用すれば、必要な情報が見つけやすくなるうえ、誰でも同じ情報を確認できるようになります。たとえば、「Stock」であればノートで情報を整理しつつ、検索機能で簡単に目的の情報を見つけられます。
議事録に記載すべき基本項目
議事録に記載する基本項目は、以下の通りです。
- 会議名（議題）
- 日時
- 場所
- 出席者
- 会議内容
- 決定事項
- 次回の会議予定
議事録に上記の内容をまとめることで、重要な項目の抜け漏れがない資料をつくれます。
作成した議事録を最も簡単に共有・管理できるツール
以下では、会議の決定事項をチーム全員へ確実に共有し、作成した議事録をあとからいつでも見返せるツールをご紹介します。
議事録を作っても、共有が遅れたり、誰も見ない場所に保管されたりしていては意味がありません。あとから内容を確認できない状態が続くと、スタッフ間で「言った・言わない」のトラブルが起きたり、業務が放置されて進捗が遅れたりする恐れがあります。
しかし、議事録をメールやチャットで送ると、日々のやり取りの中に情報が流されてしまい、あとから探すのが困難になります。また、Wordなどのファイルを社内フォルダに保存するやり方では、スマホから確認しづらく、外出の多い現場スタッフに読まれません。
そこで重要なのが、特別なITスキルがなくても全員が簡単に議事録を閲覧でき、過去の記録も一瞬で探せる仕組みを作ることです。会議のたびに情報がバラバラにならず、1つの場所に自然と蓄積されていく環境があれば、確認の手間は一気になくなります。
こうした非IT企業の現場に最も適しているのが、誰でも迷わず議事録を管理・共有できる情報共有ツールの「Stock」です。Stockはノートに文字を入力するだけで、全員に議事録が共有されるため、情報が流れることなく、スマホからでもすぐに見返せます。
議事録の作成を誰でも簡単にできるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【画像あり】Stockでできる議事録共有の方法
以下は、ITツール”Stock”で作成した議事録の見本になります。ぜひ、項目や書き方を参考に会議内容に合わせて見やすく整理しましょう。
また、右上にある「メッセージ」や「タスク一覧」を使うことで、作成した議事録を社内メンバーに即共有したり、議事録の作成自体をタスク化したりできます。
議事録が必要な理由や目的、見られる議事録にするためのコツまとめ
これまで、議事録が必要な理由や目的、見られる議事録にするためのコツを中心に紹介しました。
議事録は、欠席者への情報共有や過去の決定事項の振り返り、「言った・言わない」の防止などに欠かせません。一方で、必要な情報が記載されていなかったり、見返せる環境で管理されていなかったりすると、作成しても活用されなくなってしまいます。
そのため、議事録は作成するだけでなく、関係者がいつでも確認できる場所で一元管理し、会議後のタスクややり取りも合わせて共有可能な環境を整えることが重要です。
結論、議事録の共有・管理に最適なのは、ノート形式で簡単に議事録を作成でき、高度な検索機能で過去の内容をすぐに振り返れるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、「議事録が必要だ」とされる環境を整えましょう。
