暗黙知として個人の内部に蓄積されたナレッジやノウハウを形式知化し、業務効率化に役立てる手法としてナレッジマネジメントがあります。
ナレッジマネジメントを自社の業務プロセスへ効果的に反映させるためには「成功事例」を参考に、モデルケースと自社の差分を把握したうえで推進するのが近道です。しかし、「成功事例の情報収集に割く時間がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジマネジメントの成功事例5選と3つのポイントを中心にご紹介します。
- ナレッジマネジメントを成功させた事例やノウハウを知り、自社へ落とし込みたい
- 知見がないまま自社のナレッジマネジメントを推進したが、うまくいかなかった
- ナレッジマネジメントが失敗する原因を把握し、効果的な取り組みへ活かしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、事例からポイントを押さえつつ自社のナレッジマネジメントを成功に導けます。
目次
ナレッジマネジメントに成功している企業事例5選
ここからは、ナレッジマネジメントの成功事例5選をご紹介します。以下の事例から得たノウハウを自社の取り組みへ落とし込めば、成功の可能性を高められます。
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社は、オフィスプロダクトからソリューション事業を提供する企業です。
「製品開発プロセスの遅れ」を契機として、ナレッジマネジメントを推進する取り組みを始めました。背景として「製品開発の最終段階で設計変更が発生し、製品開発が延期になる」という課題がありました。
課題の克服には製品設計の初期段階で全担当者が持つ情報を共有する必要があったため、「全員設計」を掲げて独自の情報共有システムを導入しました。
同社の情報共有システムには設計者や技術者のナレッジが蓄積されており、各工程の担当者が有効活用できます。ナレッジマネジメントによって、製品開発プロセスの改善や各製造過程における業務効率化を実現したのです。
ニチバン株式会社
ニチバン株式会社は文具や医療用テープなどを製造・販売する会社です。
同社のお客様相談室では、顧客対応に必要な知識やノウハウがすべて各個人に蓄積されている課題がありました。
そこで、同社ではITツールを導入し、顧客対応に関する膨大な情報をツール上で管理しました。とくに、個人がメモ書きとしてまとめていた内容をFAQとして管理したことで、新人でもスムーズに顧客対応ができるようになったのです。
このように、同社のお客様相談室ではITツールを使って情報を一元管理し、業務効率を改善しました。
NTT東日本法人営業本部
引用：東日本電信電話株式会社
NTT東日本法人営業本部は電気通信事業を行う東日本電信電話株式会社の営業本部です。
ナレッジマネジメントの一環として、オフライン・オンラインの両方にナレッジを共有する場所を設置しました。
社員同士のリアルなコミュニケーションを重視して、社員のデスクを固定しないフリーアドレスの導入や、ドリンクコーナーを常備したリフレッシュゾーンの設置など、知識や経験を気軽に共有できる環境づくりを行いました。
また、営業本部に所属する全社員が個人のホームページを持つことで、日報やプロジェクトの記録など業務に関する共有が気軽に行われました。
オンライン・オフラインの両方において気軽にナレッジを共有できる環境を整備したことで、社員同士のインタラクティブな関係構築が可能となり、そのなかでナレッジ共有の文化が醸成されています。
磨き屋シンジケート
引用：磨き屋シンジケート
磨き屋シンジケートは新潟県の燕商工会議所が主催する金属加工業の共同受注組織です。
「下請け金属加工への危機感」を契機として、ナレッジマネジメントを推進する取り組みを始めました。まずは、本格的に事業が始まる前に、商工会議所が共同受注マニュアルを作成しました。
顧客の窓口と事務、債権管理、製造管理、品質管理などを提携する企業に分担することで、受注から納品までのプロセスを効率化したのです。
また、ハイテク産業への参入に向けて、新たな技術を生み出す必要がありました。そのため、関連する技術を持つ職人が集まり個人が持つ技術を表出化・標準化しながら新技術の開発に取り組みました。
新技術によって、家電製造業や建材メーカーなど新たな分野からの注文が殺到しました。ナレッジ共有による事業成長の結果、斜陽産業から脱却できたのです。さらに、知識や技術を共有することで事業が成功した経験が職人の連携やモチベーションの向上に繋がり、生産性の改善や品質の向上が実現しました。
株式会社アイシン
引用：株式会社アイシン
株式会社アイシンは自動車部品やエネルギー関連製品を製造・販売する会社です。
同社では、スタッフが資料作成に膨大な時間を費やしているという課題がありました。なかでも、資料に必要な情報を「探す・調べる」作業に時間がかかっており、社内に蓄積された情報へ素早く簡単にアクセスできることが求められていました。
そこで、同社はITツールを導入し、必要な情報へすぐにたどり着けるように情報を管理するようになりました。結果、1か月のうち情報の検索にかかっていた時間を1,039時間削減でき、業務効率の向上を実現したのです。
また、同社ではITツールの導入と併せて「検索のコツ」などを含めたマニュアルを社内に展開しており、利用率の向上に役立てています。
ナレッジマネジメントにおける2つの失敗事例とは
ここからは、ナレッジマネジメントにおける2つの失敗事例を紹介します。
以下の内容を把握していなければ、ナレッジマネジメントを推進しても浸透せず、生産性向上などの効果が得られなくなってしまうため注意しましょう。
唐突に全社で取り組もうとする
唐突に全社で取り組もうとすると、ナレッジマネジメントに失敗しがちです。
ナレッジマネジメントは、段階的に目標を設定して推進することが重要です。一度に取り組もうとすれば、従業員の理解を得られず有用なナレッジが集まらないなどの事態に発展する可能性があるからです。
例として、管理者と現場との間にナレッジ共有に対しての温度差があることが挙げられます。現場社員に対してナレッジを共有する目的やメリットを浸透させなければ、運用を始めても形骸化してしまうのです。
そのため、特定の部署やチームで仮運用を行ってから徐々に規模を拡大するなど、慎重な取り組みが求められます。
運用ルールの整備が不十分
運用ルールの整備が不十分な場合にも、ナレッジマネジメントは失敗しやすくなります。
たとえば、ツールを導入して情報を管理していても、入力や整理のルールが整備されていなければ、ツール上のさまざまな場所にデータが散らばる事態に陥ります。そして、必要な情報がすぐに取り出せず、不慣れな運用に業務スピードも低下し逆効果となってしまうのです。
したがって、従業員がナレッジの共有・閲覧をスムーズに行えるように「情報のカテゴリー分け」や「記事の作成方法」といった運用ルールを定めましょう。
ナレッジマネジメントを成功させる3つのポイント
以下では、ナレッジマネジメントを成功させるための3つのポイントをご紹介します。社内のナレッジを有効活用するには、社員のやる気や高い目標設定に頼るだけでなく、正しいプロセスに則って必要な環境を整えることが重要です。
(1)「SECIモデル」を活用して暗黙知を形式知にする
ナレッジマネジメントで共有が困難な暗黙知を形式知に変換するためには「SECIモデル」の活用が有効です。
暗黙知とは、ノウハウや経験など他の人に伝えることが難しい知識のことで、反対に形式知は言語化や図式化して伝達できる知識を指します。そして、暗黙知から形式知へ昇華させるには、SECIモデルが示す以下4つのプロセスを踏襲する必要があります。
- 共同化（Socialization）
- 表出化（Externalization）
- 連結化（Combination）
- 内面化（Internalization）
同じ体験を通して、暗黙知を共有する段階
共有された暗黙知を形式知に近づける段階
形式知同士を組み合わせて、新しい知識体系を作る段階
新しい形式知を獲得して、新しい暗黙知が生み出される段階
上記4つのプロセスを回せる環境や仕組みを整備すると、暗黙知が共有されやすい形式知に変換されやすくなり、社内業務に有効活用できます。
(2)社内のナレッジを共有できる「場」を整備する
SECIモデルの4つのプロセスを加速させるためには、社内で自発的にナレッジを共有できる「場」を整備しなければなりません。
「場」とは、新たなナレッジが創出されて積極的に共有や活用が促進される環境を指します。暗黙知を形式知に変換して組織財産を社内に蓄積するためには、以下4つの場を整備して社員が気軽にナレッジに触れられる機会を作る必要があります。
- 共同化の場
- 表出化の場
- 連結化の場
- 内面化の場
社内チャットや休憩室など、気軽に想いや経験を交えたコミュニケーションができる環境
ディスカッションや建設的対話など、共通のミッションを意識して共創できる環境
情報共有ツールやイントラネットなど、知識を共有、蓄積、整理できる環境
社内研修や企業大学など、社内の知識を実践できる環境
SECIモデルでプロセスを構築し、場で環境を整備することで、暗黙知を形式知化する際の抜け・漏れを抑えられます。
(3)有益なナレッジをすぐに発見できるように管理する
「SECIモデル」や「場」の整備によって社内で共有されたナレッジを有効活用するためには、求めるナレッジに素早くアクセスできる環境を整えることが重要です。
従来のナレッジの管理方法としては紙やエクセルなどが挙げられます。ただし、紙は検索性が悪く従業員が利用しなくなる可能性があり、エクセルは情報の追記・変更に手間がかかるため非効率です。
したがって、有益なナレッジをすぐに発見できるようにするには「Stock」のような「情報共有ツール」での管理が最適です。オンライン上で情報を蓄積・共有でき、変更した情報は自動で保存されるうえ、必要な情報へのアクセスもスピーディになります。
ナレッジマネジメントに役立つおすすめのツール
以下では、ナレッジマネジメントに最適なツールをご紹介します。
事例にもあるように、ナレッジマネジメントを成功させるには「場の構築」や「情報管理を適切に行う」取り組みが有効です。なかでも、ITツールを活用して社内の情報をまとめ、必要なときに簡単に取り出せるようにしておくと、費用対効果高くナレッジマネジメントに成功します。
ただし、多機能なITツールではITリテラシーの低い社員が使いこなせず「ナレッジを共有しない」「過去のナレッジを閲覧しなくなる」などの問題が生じてしまうのです。そのため、”誰でも簡単に操作できるツール”で社内に情報共有の文化を醸成させましょう。
結論、ナレッジマネジメントに最適なのは、非IT企業の65歳以上の社員でも使えるほどシンプルな操作性で、簡単にナレッジを共有・蓄積できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したナレッジを簡単に共有でき、シンプルな「フォルダ」でカテゴリーごとに分類して管理可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、情報が錯綜することなく共有されたナレッジに関する情報交換も行えます。
ナレッジマネジメントを最も簡単に行えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ナレッジマネジメントの成功事例まとめ
ここまで、ナレッジマネジメントの成功事例5選と3つのポイントをご紹介しました。
ナレッジマネジメントを成功させるには「SECIモデル」や「場」の整備によって暗黙知を確実に形式知化し、ナレッジに素早くアクセスできる環境を整えることが重要です。
また、成功事例からも分かるように、ナレッジへのアクセス性を高めて情報の活用を進めるには「情報の蓄積に適したITツール」の導入・運用が必須です。しかし、操作が複雑なツールでは社内に浸透せずツールが形骸化する可能性があるため、誰でも簡単にナレッジを共有・閲覧できるツールを選びましょう。
そこでたとえば、Stockのように、ITリテラシーを問わず誰でも簡単にナレッジを共有・蓄積できるツールであれば、効率よくナレッジマネジメントを推進できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でナレッジマネジメントを成功させ、生産性や業務効率を向上させましょう。
