近年、働き手不足による社員の過重労働は解決すべき重要な課題となっています。そこで企業は、業務プロセスや社員の働く実態の「見える化」によって、不必要な業務や過剰な残業が発生していないかを把握し、改善策を講じる必要があるのです。
 
ただし、業務の見える化を手作業で行うのは、通常業務がひっ迫する要因になるので、システムの導入がおすすめです。しかし、「どのような要素を見える化したらよいか分からず、最適なシステムを選定できずにいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、見える化するべき要素とおすすめシステムを5選ご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、見える化するべき要素や自社の課題にマッチしたシステムも導入できるので、不必要なコストの軽減に繋げられるようになります。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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業務の見える化とは

業務の見える化とは、業務フローやスケジュール、進捗などを可視化して一目で把握できる環境を整えることです。
 
業務の見える化によって、従来まで不透明だった業務のムダが見えるようになれば「不必要な業務や工数の抽出・削減」に繋がり、あらゆる業務プロセスの最適化を図れます。
 
一方、業務が見える化できていなければ、不必要な業務プロセスに時間や労力を費やし続けることになり、労働負荷は軽減しません。その結果、各社員の負担やストレスが増加し、離職率が高まります。
 
したがって、業務の見える化は業務効率化や社員の離職防止の観点から、業界・業種問わず重要性があるのです。


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見える化にシステムを導入するメリットとは

業務の「見える化」には、システムを導入して実践する方法が一般的です。
 
日々増加する情報を手作業で処理するのは、人手や時間的コストがかかるうえ、処理が追い付かず人為的ミスの要因となりかねません。そこで、見える化にシステムを使うと、業務フローが可視化され、運用フローの改善が効率化できる点にメリットがあるのです。
 
また、企業活動において「見える化」するべき要素は数多く存在し、日々情報は更新されます。そこで、システムを使うとシステム内に情報が残るため、常に運用フローを最適化できているかの振り返りも可能となるのです。


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見える化するべき情報とは

ここでは、業務フローのなかで見える化するべき4つの情報を紹介します。
 
  • 業務プロセス
  • 業務プロセスの見える化により、不必要な作業が浮き彫りになるので、業務負担やリソースが削減できます。さらに、業務プロセスをチーム内で共有すると、業務の属人化や担当者不在による未対応も防げます。
     
  • 顧客情報
  • 商品やサービスの購入履歴や問い合わせ履歴を見える化すると、顧客一人ひとりへの最適なアプローチが可能になります。
     
  • ナレッジ
  • 社内に分散するナレッジは蓄積し、共有することでマニュアルとして活用できます。また、マニュアルとして活用すれば、教育コストの削減になるだけでなく、メンバーのスキルや業務の質を高めることにも繋がります。
     
  • 勤怠状況
  • 社員の勤怠状況の見える化によって、残業の常態化や休日出勤が発生していないかの管理が可能になります。そのため、長時間労働といった労務リスクの回避や職場環境の改善が見込めるのです。
     
    以上の要素を見える化すると、業界職種問わず業務プロセスの効率化ができるようになります。


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    業務の見える化におすすめのシステム5選

    以下では、業務の見える化におすすめのシステムを5選紹介します。
     
    業務を見える化すると、業務が滞る原因であるボトルネックを早急に発見できるので、業務の効率化が期待できます。見える化には、業務フローやスケジュール・進捗などを可視化し共有できるITツールを導入しましょう。
     
    ただし、見える化された業務フローや進捗が共有できても、迅速にメンバーとのコミュニケーションが取れなければシステムが使われずに形骸化してしまいます。そのため、見える化された環境でストレスなくやりとりできる機能までついたシステムがおすすめです。
     
    結論として、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に「情報」を一元管理できる情報共有システム一択です。
     
    Stockの「ノート」ではテーマごとに見える化した”情報”を残しつつ、メンバー内でリアルタイムでの共有が可能です。さらに、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使うと、情報が錯そうせずにタスク管理ややりとりができる点で、ほかのツールとの違いがあります。

    【Stock】65歳以上のメンバーも操作できるシステム

    Stockのトップページ
     
    「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

    https://www.stock-app.info/

    Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
     
    Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
     
    また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

    <Stockをおすすめするポイント>

    1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
      ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
    2. とにかくシンプルで、誰でも使える
      余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
    3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
      社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

    <Stockの口コミ・評判>

    塩出祐貴さん画像
    塩出 祐貴さん
    松山ヤクルト販売株式会社
    「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
    ★★★★★ 5.0

    弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

    加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
    加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
    SBIビジネス・イノベーター株式会社
    「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
    ★★★★★ 5.0

    当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

    江藤 美帆さん画像
    江藤 美帆さん
    栃木サッカークラブ(栃木SC)
    「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
    ★★★★★ 5.0

    元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

    <Stockの料金>

    Stockの料金プランページ

    Stockの詳細はこちら


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    【LANSCOPE】サイバーセキュリティに特化したシステム

    LANSCOPEトップページ画像

    LANSCOPEの特徴

    • サイバーセキュリティに特化したシステム
    • 社員の業務実態を見える化し、情報漏洩や外的からの攻撃を防げるサイバーセキュリティに特化しています。
       
    • 社内の機密情報や個人情報の取り扱い状況を管理できる
    • 社員のPCの利用状況だけでなく、「アプリの利用」「Webサイトの閲覧/アップロード/書き込み」「ファイル操作」などの操作ログを記録します。

    LANSCOPEの機能・使用感

    • 充実したPC管理機能
    • 充実したPC管理機能で、資産管理や記録メディアの制御、操作ログを見える化します。そのため、情報漏洩や改ざんのリスクを最小限に抑えたいという企業も安心して利用できます。
       
    • モバイル管理機能
    • モバイルデバイス管理機能で、従業員が使用している端末の利用状況を把握できるなど、社員の私物化を防げる点もポイントです。

    LANSCOPEの注意点

    • 自社の課題と機能性の親和性を見定める必要あり
    • 自社の課題に応じて必要な機能だけを追加できますが、その分コストがかかるので、課題と機能性の親和性を見定める必要があります。
       
    • 端末数制限がある
    • 利用しているユーザーからは「端末数制限があるのが少し面倒である」という声があります。(参考:ITreview

    LANSCOPEの料金体系

    • 詳細な料金は問い合わせが必要です。


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    【kaonavi】記憶頼りなマネジメントからの脱却を実現

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    kaonaviの特徴

    • 社員の情報の一元管理機能
    • 社員情報の一元管理によって、スキルに基づいた人材配置・育成の最適化だけでなく、搭載されたアンケート機能で社員のコンディション管理も可能になります。
       
    • 充実したサポート体制
    • 課題ごとのセミナーや専任スタッフによる支援といったサポート体制も充実しています。

    kaonaviの機能・使用感

    • 社員タイプ分析機能
    • 個人の特性を性格診断によって分類し、関わり方や成長するためのアドバイスも記載されているので、円滑なコミュニケーションを促進します。
       
    • スキルの可視化・管理機能
    • スキル関連のあらゆる情報を一元化し、スキルマップを作成できるので、社員の資格取得情報などを簡単に可視化できます。

    kaonaviの注意点

    • 費用対効果の検討が必須
    • 人事業務に特化したシステムであり、業界によっては効果が薄い可能性もあるので費用対効果の検討が必須です。
       
    • 申請画面が分かりづらい
    • 利用しているユーザーからは「申請画面で、注意してほしいところには色を付けたり、文字を大きくしたりして、申請者にとって分かりやすく申請間違いのないように促すような作りにしてほしい。」という声があります。(参考:ITreview

    kaonaviの料金体系

    • 詳細な料金は問い合わせが必要です。


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    【backlog】あらゆるチームのプロジェクトを一元管理

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    backlogの特徴

    • 課題の進捗管理を見える化できる
    • プロジェクトにおける課題はカンバンボード上で「カード」として管理され、進捗状況に応じて、未対応・処理中・処理済み・完了の4つのフォルダに振り分けられます。
       
    • 課題の担当者や期限を細かく設定できる
    • 課題の担当者や期限、優先度は個別に設定も可能なので、対応漏れや二重対応を防ぎます。

    backlogの機能・使用感

    • ガントチャート機能
    • プロジェクトを見える化でき、直感的に全体像を把握したい場合に便利です。
       
    • カンバンボード機能
    • 課題のカードをドラッグ&ドロップすることで課題の状態を変更でき、リアルタイムで更新できます。

    backlogの注意点

    • やりとりが流れないように管理が必要
    • 課題はテーマごとに分けて管理しなければ、ほかの課題とまぎれてしまい課題を確認するのに手間がかかるので注意が必要です。

    backlogの料金

    • スタータープラン:2,970円/月(月払い)
    • スタンダードプラン:17,600円/月(月払い)
    • プレミアムプラン:29,700円/月(月払い)
    • プラチナプラン:82,500円/月(月払い)
    • それぞれ30日間無料で利用可能です。


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    【TimeCrowd】業務時間の見える化に特化

    TimeCrowdの特徴

    • シンプルな時間管理ツール
    • タスクの時間を記録して見える化することに特化したツールで、簡単に操作ができます。
       
    • メンバーの動きも見える化
    • チームメンバーの時間の記録を見える化し共有できるので、業務のブラックボックス化を防ぎます。

    TimeCrowdの機能・使用感

    • メンバー機能
    • 稼働しているメンバーをリアルタイムで確認出来るため、チームの状況を見える化したい場合に便利です。
       
    • 単価計算機能
    • チーム、ユーザーごとに単価を設定でき、その月の金額やタスクごとの金額を確認したい場合に適しています。

    TimeCrowdの注意点

    • プランごとに価格や搭載機能が異なる
    • プランによって、料金設定、無料お試しの有無、機能性が異なるので注意する必要があります。
       
    • チームへの招待の工数が多い
    • 利用しているユーザーからは「チームへの招待の仕方が、チームごとにURLを送ってそこから入ってもらう、という形なので、 複数招待する場合に、面倒に感じている。」という声があります。(参考:ITreview

    TimeCrowdの料金体系

    • 詳細な料金については問い合わせが必要です。


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    業務の見える化におすすめのシステム5選の比較表

    以下は、業務の見える化におすすめのシステム5選の比較表です。
     
    Stock【一番おすすめ】 LANSCOPE kaonavi backlog TimeCrowd
    特徴
    65歳以上のメンバーも操作できるシステム
    サイバーセキュリティに特化したシステム
    記憶頼りなマネジメントからの脱却を実現
    あらゆるチームのプロジェクトを一元管理
    業務時間の見える化に特化
    注意点
    業務フローやプロジェクトを図式化する機能はついていない
    自社の課題と機能性の親和性を見定める必要がある
    費用対効果の検討が必須である
    やりとりが流れないように管理が必要である
    プランごとに価格や搭載機能が異なる
    料金
    ・無料
    ・有料プランでも1人あたり500円/月〜
    ・無料プランなし
    ・有料プランは問い合わせが必要
    ・無料プランなし
    ・有料プランは問い合わせが必要
    ・無料プランあり(30日間)
    ・有料プランは2,970円/月〜
    ・無料プランなし
    ・有料プランは問い合わせが必要
    公式サイト
    「Stock」の詳細はこちら
    「LANSCOPE」の詳細はこちら
    「kaonavi」の詳細はこちら
    「backlog」の詳細はこちら
    「TimeCrowd」の詳細はこちら
     
    また、チームで業務に取り組むのであれば、各々のタスクを把握しておくことはもちろん、必要なときにすぐにやりとりできることが大切です。そのため、「タスク管理」だけでなく「メッセージ」機能を兼ね備えたシステムを選定しましょう。


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    業務を見える化するシステムを導入する注意点とは

    以下では、業務を見える化するシステムを導入するときの注意点を解説していきます。担当者の方は、システムを導入する際に以下の点に注意しましょう。

    (1)全社で浸透する操作性か

    まずは、全社で浸透する操作性かという点です。
     
    業務効率化を目的にしているにも関わらず、社内のITリテラシーを考慮せずに「操作が難しいシステム」や「自社に見合っていない多機能なツール」を導入しては、社内に浸透しないリスクがあります。
     
    社内にITの苦手な社員がいる場合、操作の難しいシステムを導入すると、教育コストがかかってしまいます。導入してすぐに全メンバーが使えなければ業務の見える化の意味がありません。
     
    また、多機能・高機能なシステムでは、自社では不要な機能がついていて費用対効果が高くなってしまう場合もあるため、必要な機能が過不足ないツールを導入しましょう。

    (2)セキュリティは安全か

    また、セキュリティは安全かという点にも注意してツール選びをしましょう。
     
    業務の見える化するシステムを導入すると、社内のセキュリティの一元管理ができ、機密データの改ざんや誤送信をはじめとする情報漏洩の防止に有効です。
     
    たとえば、業務を可視化するシステムの中には、社員のPCの操作ログを記録することで「内部不正を抑止する」「問題発生時には操作ログから検証できる」といったセキュリティ機能を備えたツールもあります。
     
    たとえば、「ISO27017」というクラウドサービスに特化した国際セキュリティ規格を取得している「Stock」なら、安心してビジネス上の情報を残すことができます。


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    見える化するべき情報とおすすめシステム5選まとめ

    ここまで、見える化するべき情報とおすすめシステム5選について紹介しました。
     
    どの業界職種においても「業務プロセス・ナレッジ・顧客管理・勤怠状況」は、業務効率化を図るための見える化すべき情報だと言えます。とはいえ、情報は日々増加していくので、見える化した「情報」をアナログで管理していては、更新に時間がかかり面倒です。
     
    そこで、システムを使って、簡単に情報を管理・共有しましょう。ただし、操作が難しいシステムでは、現場に馴染まないので「誰でも使えるシステムであるか」は大前提です。
     
    結論、ITリテラシーの有無にかかわらず「誰でも簡単に」見える化した情報の管理・共有ができるシステム『Stock』が最適です。
     
    無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って見える化した「情報」を正しく管理・共有し、業務プロセスの最適化を図りましょう。


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    関連記事: 非IT企業必見!見える化のメリットとは?シーン別事例も紹介
    代表取締役社長 澤村大輔
    この記事の監修者
    株式会社Stock
    代表取締役社長 澤村大輔

    1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
    新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
    その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
    2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
    2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
    2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。