チーム全体でスムーズにプロジェクトを進めるには、メンバーごとの業務内容や進捗を見える化して共有する必要があります。そこで、Excelを使って業務を見える化する企業は少なくありません。
しかし、「Excelを使って効果的に業務を見える化する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで見える化するメリット・デメリットをを中心にご紹介します。
- 見える化する仕組みが作りたい
- Excelで見える化するメリット・デメリットを知り、導入するか否かを判断したい
- 簡単かつ効果的な方法で、業務の見える化を実現したい
という方はこの記事を参考にすると、業務を見える化する最適な方法が分かり、プロジェクト進行の効率化に役立てられます。
目次
業務を見える化する重要性とは
ここでは、業務を見える化する重要性を紹介します。チームの作業を円滑に進めるには、以下の重要性を把握して、適切に業務を見える化しなければなりません。
業務ノウハウを共有できる
業務の見える化によって、ノウハウの共有が可能になります。
業務の見える化によって、マニュアルや社内wikiなどが共有されれば、一から指導する手間を軽減できるので、教育コストの軽減につながります。また、業務のブラックボックス化や属人化も防止され、「担当者でなければ対処できない」といった事態も回避できるのです。
さらに、ノウハウが共有されると、経験の有無による業務の質のばらつきを抑えられます。そのため、経験の浅いメンバーでも一定の質を保ちながら業務に取り組めるのです。
作業を適切に配分できる
業務が見える化すると、メンバーへの適切な作業配分も実現します。
プロジェクトを円滑に進めるには、業務ごとの作業量を見える化して、メンバーに適切に振り分ける必要があります。
作業量が見える化されていない状態で作業を振り分けると、メンバーによって作業の負担が偏ってしまいます。
その結果として、負担が大きいメンバーの作業の質が低下したり、納期に遅れてしまったりするケースにもつながるのです。以上のことから、メンバーに適切に作業を配分するうえで、業務の見える化は不可欠だといえます。
進捗を把握できる
メンバーの進捗を把握できる点でも、業務の見える化は重要です。
プロジェクトを円滑に進めるには、メンバーの進捗を共有して、チームで連携を取らなければなりません。具体的には、作業がスムーズに進んでいるメンバーと遅れているメンバーを把握して、サポートし合う体制が必要なのです。
チームで作業をするうえで、メンバーの一人でも作業が遅れてしまうと、プロジェクト全体の遅延につながります。したがって、メンバー同士で助け合い、チームの足並みをそろえるためにも、業務の見える化は重要なのです。
Excelで業務を見える化する2つのメリット
業務の見える化にExcelを使用する企業は少なくありません。以下では、Excelで業務を見える化する2つのメリットを紹介します。
（1）導入コストが低い
導入コストが低く、手軽に利用できる点はExcelを使うメリットのひとつです。
Excelを業務に使っている企業がほとんどであり、追加費用をかけずに運用を始められます。また、専門知識も不要で手軽に使えるため、業務の見える化を簡単に実現できます。
とくに、ITに詳しいメンバーが多くない企業にとって、ツールを使いこなせないまま形骸化してしまうケースは少なくありません。したがって、教育コストをかけずに使い始められる点は大きなメリットといえます。
（2）カスタマイズ性が高い
カスタマイズ性が高く、自由に書き込める点もExcelのメリットです。
Excelは汎用性が高く、カスタマイズ次第でさまざまな用途に対応できます。それゆえに、「業務ノウハウの共有」「メンバーの進捗共有」など場面ごとに最適な方法で利用できるのです。
また、専門知識を持つメンバーがいれば、関数やマクロ機能を使って入力の手間を省いたり、グラフを使って見やすく管理したりできます。
Excelで業務を見える化する3つのデメリット
ここでは、Excelを使って業務を見える化する3つのデメリットを紹介します。Excelの利用を検討する場合は、メリットだけでなくデメリットも把握しなくてはなりません。
（1）編集・閲覧に手間がかかる
Excelのデメリットのひとつは、編集や閲覧に手間がかかる点です。
Excelで管理する場合、編集や閲覧のたびにファイルを開かなければなりません。とくに、進捗共有など頻繁に内容を更新する場合、ファイルを開く手間は大きなストレスとなります。
さらに、情報が増えてファイル数が膨大になると、管理が困難となり目的の情報にスムーズにアクセスできません。以上のことから、「Excelで業務の見える化はしたものの、誰も使わなくなってしまった」という事態も少なくありません。
（2）スムーズな共有ができない
スムーズな共有ができない点もExcelのデメリットです。
Excelは十分なメッセージ機能が備わっていないので、メンバーに共有するには別のツールを使う必要があります。しかし、共有のたびに別のツールを開き、ファイルを添付しなければならず面倒です。
また、メールやチャットツールを使って情報を共有する場合、他のメッセージで流れてしまうリスクもあります。情報の共有漏れは、納期の遅れや重大なミスにつながるので、ツールを導入する場合は慎重に選択しましょう。
（3）スマホやタブレットでは使いづらい
Excelのデメリットには、スマホやタブレットでは使いづらい点も挙げられます。
ExcelはPC向けのツールのため、スマホやタブレットなどの画面の小さいデバイスでは閲覧や編集が難しいです。それゆえ、入力ミスや重要情報の見落としも起こりやすく、仕事に支障が出ることもあります。
また、営業や現場仕事など、オフィスを離れる場面が多いと、スマホ等で手軽に使えない点は大きなデメリットとなります。
そこで、スマホやタブレットでも手軽に編集や閲覧ができる「Stock」のような情報共有ツールが、多くの企業でトレンドとなっています。
【非IT企業向け】業務の見える化に最もおすすめのツール
以下では、非IT企業でも使える、業務の見える化におすすめのツールをご紹介します。
業務の見える化に、導入コストが低くカスタマイズ性も優れているExcelを使う企業は少なくありません。しかし、Excelは編集や閲覧、共有に手間がかかるうえ、スマホ等でも使いづらいので形骸化しやすいと言えます。
そこで、業務の見える化には「管理や共有がしやすく、複数デバイスに対応しているツール」が必須なのです。ただし、多機能なツールは操作が難しく、形骸化を防げません。
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳のメンバーでも簡単に情報を管理・共有できる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に簡単に業務進捗を残せるうえに、ノートは「フォルダ」で分類できます。また、ノートに紐づく「タスク」を使えば、優先度の高い業務が一目で分かるので、納期の遅れも防げます。
ITに詳しくない方でも使いこなせる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelで業務を見える化するまとめ
これまで、業務を見える化する重要性やExcelを使うメリット、デメリットを中心にご紹介しました。
チームでプロジェクトをスムーズに進めるためには、業務を見える化して、「業務ノウハウの共有」や「適切な作業配分」「進捗の把握」をする必要があります。そこで、Excelを使って業務を見える化する企業は少なくありません。
しかし、Excelは編集や閲覧のたびにファイルを開く手間がかかるうえ、業務に関するやりとりは、ほかの連絡手段を使わなければなりません。また、スマホやタブレットにも対応しきれておらず、結果として使われなくなってしまいます。
したがって、業務の見える化には、スマホ等でも簡単に情報の管理・共有ができるシンプルなツールの「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、業務の見える化を実現しましょう。
