チーム全体でスムーズに仕事を進めるには、メンバーごとの業務内容や進捗を見える化して共有する必要があります。そこで、すぐに使い始められるExcelで業務を見える化する企業は少なくありません。
しかし、「Excelを使って効果的に業務を見える化する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで見える化するメリット・デメリットや、エクセル管理が抱える限界を乗り越えて現場で確実に浸透させるための手順とコツについて紹介します。
- Excelで業務管理をしているが、リアルタイムで管理できていない現場責任者
- Excelではファイルが分散し、最新版がどれか分からなくなっている管理職
- Excelの限界を感じつつも、他ツールへの移行に踏み切れず悩んでいる実務担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、Excelでの業務管理の限界を理解し、よりスムーズに業務を見える化する方法が分かります。
目次
チームの仕事を一箇所にまとめるべき理由
チームの作業をスムーズに進めるためには、仕事を1箇所にまとめることが不可欠です。以下では、その理由を解説します。
特定の人の負担を減らすため
1つ目は、メンバーごとの業務量をオープンにして、特定の人の負担を減らすためです。
業務をスムーズに進めるには、業務をメンバーに適切に振り分けなければなりません。また、業務の全体像が明確になっていれば、一部のメンバーだけに作業負担が偏ってしまうリスクを防止できます。
その結果、過度な負担による作業の質の低下や納期遅れがなくなり、チーム全体のモチベーションを高く維持できるようになります。
仕事の遅れにすぐ気づくため
2つ目は、メンバーの進捗を常に共有し、仕事の遅れにすぐ気づくためです。
仕事をスムーズに進めるには、作業進捗をリアルタイムに把握し、サポートし合う体制が求められます。とくにチームで動く場合、メンバーの作業が1人でも遅れてしまうと、プロジェクト全体の深刻な遅延に直結しかねません。
お互いの進捗にすぐ気づいて助け合い、チームの足並みをそろえるためには、情報を1箇所にまとめる必要があります。
過去のノウハウを全員で活用するため
3つ目は、業務プロセスの可視化によって、過去のノウハウを全員で活用できるようにするためです。
やり方が1箇所にまとまっていれば、わざわざ先輩社員が付きっきりで指導しなくても、新人が自分で手順を確認して動けるようになります。また、急なトラブルが起きてもマニュアルを見て対処でき、「担当者が不在だから対処できない」という事態を防げるのです。
このように、過去の経験をチーム全員がいつでも見られる状態にしておくことで、経験の浅いメンバーでも迷わずに同じ手順で作業を進められるようになります。
Excelで業務を見える化する方法
Excelで業務を可視化する場合、進捗をまとめて管理できる以下の2つの方法が効果的です。
業務一覧表で役割分担をはっきりさせる
1つ目は、業務一覧表を作成して、誰が何のタスクを持っているかの役割分担をはっきりさせる方法です。
個人でタスク管理をしていると、誰がどの作業をどこまで進めているのかが判別不能になります。そのため、1箇所のシートに作業内容をすべて洗い出し、完了しているかが一目で分かるチェックボックスを使って管理するのが効果的です。
作業内容に加えて「着手日」や「期限」を項目に設ければタスク漏れを防げ、自社の体制に合わせて「部署」を追加する工夫もできます。
ガントチャートで期限を共有する
2つ目は、ガントチャートを作成し、各タスクのスケジュールと期限を共有する方法です。
上記のように、Excelにはプロジェクト計画の進捗を視覚的にまとめられるテンプレートがあらかじめ備わっています。テンプレートに合わせて記入するだけで作成できるため、「一から表をデザインするのは面倒」という方に適しています。
ただし、ガントチャートは作業が進むたびに手動で色や数値を更新する必要があるため、すぐに取り出せる状態で保管するようにしましょう。
3ステップ｜現場の仕事を見える化する手順
以下では、「業務の見える化・可視化をどのように進めれば良いか分からない」という方向けに、現場の仕事をすぐに見える化できる手順を解説します。
（1）今の業務をすべて書き出す
最初のステップとして、まずは現状チームの今の業務をすべて書き出しましょう。
業務を見える化する目的は、業務内容の改善を目指すことです。不必要な業務や形骸化した業務があれば目的の妨げになるため、現状の作業を「継続すべきかどうか」を客観的に一度見直すことが大切です。
現場の社員から業務の様子を丁寧にヒアリングし、担当者や業務時間、場所などの細かい部分まで一元的に洗い出していきます。
（2）無駄な作業や遅れを洗い出す
次に、現状の業務内容を漏れなく把握できたら、業務プロセスに潜む無駄な作業や遅れを洗い出しましょう。
現場の困りごとを調査しないまま新しいツールを入れても、現場に合わず、結局は使われないというケースがよくあります。そのため、「報告書作成のために過去の資料を何十分も探している」といった具体的な無駄・課題を見つけ出す必要があるのです。
改善点が明確になったら、課題を解決することでどのような効果・メリットがあるのかをチーム全体で共有し、全員が納得した上で次の改善へと進めていきます。
（3）ルールを定期的に見直す
最後のステップとして、一覧表などで業務を可視化したあとも、ルールや内容を定期的に見直しましょう。
ガントチャートや一覧表は、実際の進捗に合わせて、常に最新の状態を保ち続けなければ意味がありません。しかし、編集したいときにすぐに目的のファイルを取り出せなければ、現場のスタッフは更新を面倒に感じて放置してしまいます。
そこで、ファイルや画像内にまで高度な検索をかけられるシステムで管理すれば、定期的な振り返りや情報の更新も非常にスムーズに進みます。
Excelで業務を見える化する2つのメリット
多くの企業が業務の可視化をスタートするとき、最初の手段としてExcelを選ぶのには、次の2つのメリットがあるためです。
費用をかけずに今すぐ始められる
まず、導入コストが低く、費用をかけずに今すぐ手軽に始められる点です。
Excelはパソコンに最初から備わっていることが多いため、新しい高額な管理ソフトを別途契約する費用がかかりません。そのため、操作に慣れているメンバーも多く、新しいツールの使い方を全員に教える手間を省けるという強みがあります。
使いこなせないままシステムが形骸化してしまうリスクを恐れる企業にとって、コストをかけずにスタートできるのは魅力です。
自社に合わせて自由に変更できる
次に、カスタマイズ性が非常に高く、自社の運用スタイルに合わせて仕様を自由に変更できる点です。
Excelは、関数などを組み合わせると、文字の色を自動で変えたり数値を出力したりできるため、さまざまな用途に対応可能です。さらに専門知識を持つメンバーがいれば、入力の手間を省いたり、グラフを用いて視覚的に分かりやすく管理したりできます。
このように、Excelは他社の決まったシステムのデザインに合わせる必要がないため、自社独自の業務フローやチェック項目に合致したフォーマットを作れるのです。
Excelで業務を見える化する3つのデメリット
手軽に始められるExcelですが、チーム全体でリアルタイムに進捗を管理・共有するうえでは、避けて通れない3つの重いデメリットも存在します。
入力や確認に手間がかかりすぎる
1つ目のデメリットは、日々の編集や進捗の確認をするとき、毎回ファイルを開くための手間がかかる点です。
Excelで管理する場合、更新のたびに共有フォルダからファイルを探す必要があり、閲覧工数が毎日のストレスになります。頻繁に進捗を更新したい現場ほど、ファイルを開くのが面倒になり、形骸化が起きやすいです。
情報が増えてファイル数が膨大になると、目当ての情報へスムーズにアクセスできず、管理そのものが困難になります。
最新のファイルがどれか分かりづらい
2つ目のデメリットは、メッセージ機能が備わっていないため、最新のファイルがどれか分かりづらい点です。
Excelのファイルを共有するにはメールやチャットツールを別に開いて添付しなければなりません。しかし、共有のたびに別ツールを立ち上げるのは非常に面倒であり、他のメッセージの波にファイルが流れて埋もれてしまうリスクも常に付きまといます。
誰かが古いファイルを複製して個別に編集を始めると、どれが最終版か分からなくなり、情報の共有漏れから重大な納期遅れを引き起こす原因となります。
外出先からスマホで確認できない
3つ目のデメリットは、PC向けの構造であるため、外出先からスマホやタブレットで簡単に確認・編集ができない点です。
画面の小さなモバイル端末では、閲覧するだけでも大幅な拡大やスクロールを強いられ、見落としや入力ミスが発生しやすいです。とくに、営業活動などオフィスを離れる場面が多いメンバーは、最新の状況を移動中に見れず、実務に即座に反映できません。
このように、デバイスを問わずいつでも手軽に情報を確認できる環境でなければ、見える化の効果を最大化できないのです。
現場で浸透！Excelの限界を楽に解決できる仕組み
以下では、業務の見える化におすすめのツールをご紹介します。
Excelで業務を見える化する場合、「ファイルを開かないと中身が確認できない」「スマホからでは編集しにくい」というデメリットがあります。結果、情報の更新が後回しになって、気づけば現場の実態と乖離した古い情報が残り続けるという事態に陥りがちです。
また、Excelファイルを共有フォルダに保存して管理している場合、ファイルの数が増えるほど「どのファイルが最新版か分からない」といった事態に陥りやすく、目的の情報を探すのに時間がかかって本来の業務がおろそかになるケースも少なくありません。
そこで重要なのは、膨大な情報の中から目的の情報へ即座にアクセスできる仕組みを整えることです。わざわざファイルを開いて中身を確認する手間がなく、情報にすぐにたどり着ける環境があれば、無駄な確認作業や情報の更新漏れを防げます。
こうした条件を満たすのが、テキストやファイルを一元化でき、充実した検索機能で即アクセスできるツール「ナレカン」です。ナレカンではスマホからも簡単に情報を更新・確認できます。また超高精度の「キーワード検索」により、可視化した業務の分担を振り返りたいときに、探す手間がかかりません。
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Excelで業務を見える化するまとめ
これまで、業務を見える化する重要性や具体的な方法、Excelを使うメリットや数々のデメリットを中心にご紹介しました。
チームで仕事をスムーズに進めるためには、業務を見える化して「適切な作業配分」や「進捗の把握」をする必要があります。ただし、Excelは編集や閲覧のたびにファイルを開く手間がかかるうえ、スマホやタブレットからは使いづらいのが大きな難点です。
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