ノウハウは一般的に、社員の一人ひとりがメモや個人で作成したファイル内で管理しているケースが多いです。一方、ノウハウを全社で統一し管理できると、社員の知識・情報が詰まったノウハウを全社に浸透させられます。
しかし、ノウハウの共有に必要な「ノウハウ共有ツール」の導入を検討していても、「どのツールが自社にマッチしているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内の知識・ノウハウ共有におすすめのツール7選とツール導入のメリット・選定ポイントをご紹介します。
- 社内のノウハウを効率的に管理し、必要に応じて柔軟に編集したい
- チームや部署におけるスキルの属人化が激しいので、スキルを横展開させたい
- ノウハウ共有ツールを選ぶポイントを知って、効果的なノウハウの活用に繋げたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチした最適なツールを選べるうえ、社内のノウハウ共有が活性化できるようになります。
目次
ノウハウ共有とは
ノウハウ共有とは、業務に関する専門的な知識や必要な情報を共有することです。
たとえば、マーケティングのテクニックやプログラム開発の知識、自社独自の製造技術など多岐にわたる情報を、部署内や全社で伝えます。このようにノウハウを共有することでばらつきやすい業務水準を社内で揃えられ、生産性を向上できるメリットが得られます。
またノウハウが共有されていない状態のことを「属人化」といい、属人化が起こると業務の滞りを引き起こしやすく、自社の経営状態が悪化しやすい環境になるのです。したがって、ベテランの知識を共有できる仕組みが求められます。
社内のノウハウ共有を成功させる方法とは
社内のノウハウ共有を成功させるには、ノウハウを簡単に残せる仕組みを構築する必要があります。
ノウハウの共有が社内で定着しない最も大きな理由のひとつに「知識・情報を手動で蓄積する手間」が挙げられます。したがって、社員一人一人が能動的に知見を教え合うような環境とシステムを整備する必要があるのです。
そこで、全メンバーが情報を記録・閲覧できるノウハウ共有ツールが不可欠です。ノウハウ共有ツールを活用すると、情報が一か所に集約されて知識の属人化を防げます。
ただし、操作の複雑なツールを導入するとノウハウ共有が社内に浸透しづらいので、「Stock」のように、少ない工数で情報管理可能なツールを選ぶなどの工夫が必須です。このように、ノウハウを簡単に共有できるように仕組みを整えるべきなのです。
【無料あり】おすすめのノウハウ共有ツール7選
以下では、厳選したおすすめのノウハウ共有ツール7選をご紹介します。
ノウハウ共有を実現するには、誰でも自由にノウハウを残し、蓄積されたノウハウへ簡単にアクセスできるシステムの構築が必須です。そこで、ノウハウをはじめとした社内情報を一元管理するITツールを導入し、情報共有の体制を整えるべきです。
ただし、多機能なノウハウ共有ツールを導入しても高いITリテラシーが要求されるので、ITが疎いメンバーがノウハウを共有できません。したがって、「ノウハウの共有に過不足のない機能を備えたツール」を選定しましょう。
結論、最も簡単にノウハウ共有を進めるには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも即日で使いこなせる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」を使えば、社内のノウハウを素早く残しつつ共有も簡単です。また、直感的な操作で体系的に整理できる「フォルダ」や、見たい情報へすぐにアクセスする「検索機能」を使うと、情報が見つからないストレスが発生しません。
【Stock】最も簡単にノウハウの蓄積・共有ができるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【Qiita:Team】Markdown形式にも対応
＜Qiita:Teamの特徴＞
Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。ChatWorkやSlackなどさまざまなツールと連携できるのが特徴です。
＜Qiita:Teamの注意点＞
- 無料プランがない
- 非エンジニアには馴染みづらい
無料利用は30日間のトライアルのみで、トライアル後は有償契約が前提となります。
マークダウン方式を採用しているため、非エンジニアが多い企業では浸透しづらいです。
＜Qiita:Teamの料金体系＞
- Personal：500円/月
- Micro：1,520円/月
- Small：4,900円/月
- Medium：7,050円/月
- Large：15,300円/月
- Extra：15,300円/月～
ファイル容量30GBまで、1名でのみ利用できるプランです。
1ユーザーあたり30GB、最大3名まで利用できるプランです。
1ユーザーあたり30GB、最大7名まで利用できるプランです。
1ユーザーあたり30GB、最大10名まで利用できるプランです。
1ユーザーあたり30GB、最大17名まで利用できるプランです。
1ユーザーあたり30GB、17名以上で利用できるプランです。
IPアドレス制限などセキュリティ機能が充実しています。
【iQube】グループウェアとしても使える
＜iQubeの特徴＞
iQubeはノウハウ蓄積に特化したグループウェアです。10人までなら無料で有料プランと同じ機能を使えます。
＜iQubeの注意点＞
- 無料プランでは一部機能に制限がある
- 強制ログアウトが起こりやすい
ほぼ有料プランと同様の機能が利用できますが、コンテンツ登録数や利用人数には制限があります。
情報をアップデートしたときに強制ログアウトされやすいというユーザーの声があります。
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プラン：最長1か月間無料
- スタンダードプラン：1ユーザーあたり440円/月
- プレミアムプラン：1ユーザーあたり770円/月
30MBまで、コンテンツ数は100個まで利用可能なプランです。
1ユーザーあたり1GBの容量が利用できるプランです。
1ユーザーあたり1GBの容量が利用できるプランです。
【Confluence】エンジニア向けのWiki
＜Confluenceの特徴＞
Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを開発しているAtlassianが提供する、Wikiツールです。JIRAとの連携ができ、プロジェクト管理とドキュメント管理をシームレスに進められるのが特徴です。
＜Confluenceの注意点＞
- ビジュアルエディターが使いづらい
- オンプレミスとクラウドで提供機能が違う
HTMLでの記載ができず、ビジュアルエディターが使いづらいというユーザーの声があります。
一部機能はクラウド版では利用できないため、導入前に確認する必要があります。
＜Confluenceの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：1ユーザーあたり690円/月
- Premium：1ユーザーあたり1,310円/月
- Enterprise：要問い合わせ
10ユーザー、2GBまで利用可能な無料プランです。
250GBまで利用可能なプランです。サポートは現地営業時間のみ対応になります。
容量無制限に利用できるプランです。Standardよりもより高度なセキュリティが利用可能です。
容量無制限に利用できるプランです。サイトも無制限に作成可能です。
【kintone】自由なカスタマイズが可能
＜kintoneの特徴＞
kintoneは自社で必要な機能を自在にカスタマイズ可能なサイボウズのクラウドサービスです。APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発ができるのが特徴です。
＜kintoneの注意点＞
- プラグイン導入した機能は表示されない場合がある
- 欲しいシステムを構築するには時間がかかる
プラグイン導入した機能はスマホで表示されない場合があるので注意が必要です。
自由に設計できる一方で、要望を盛り込んでいくと構築に時間がかかりすぎる恐れがあります。
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：1ユーザーあたり780円/月
- スタンダードコース：1ユーザーあたり1,500円/月
200アプリ、100スペースまで利用可能なプランです。
1000アプリ、500スペースまで利用可能なプランです。プラグイン機能による拡張もできます。
【Vertica】大量データ利用に最適
＜Verticaの特徴＞
Verticaは次世代型データベースと呼ばれ、蓄積された大量のデータから必要な情報を抽出して分析できるのが特徴です。
＜Verticaの注意点＞
- 日本での導入事例が少ない
導入事例の多くが海外のため、事例を参考にした導入が難しいです。
＜Verticaの料金体系＞
- 詳細な料金については問い合わせが必要です。
【Data Knowledge】分析レポートの出力ができる
＜Data Knowledgeの特徴＞
Data Knowledgeは、社内にある大量のデータを各種機能により、全社員がデータを活用できるようにするためのツールです。多彩な分析レポートを出力する特徴があります。
＜Data Knowledgeの注意点＞
- 代行を利用しない場合導入が難しい
代行サービスを利用すれば比較的短期間での導入が進められますが、全て自社で進める場合は時間がかかる可能性があります。
＜Data Knowledgeの料金体系＞
- 1サーバーあたり500,000円（税抜き）+保守サービス料の年間費用(使用許諾料の15%)
シングルサインオン設定などをする場合は別途オプションへの加入が必要です。
ノウハウ共有ツールを導入する3つのメリット
以下では、ノウハウ共有ツールを導入する3つのメリットを解説します。
ツールを導入するメリットをあらかじめ社内で浸透させておくと、導入後もスムーズに定着できるため、以下の内容を確認しておきましょう。
ノウハウの検索ができる
ノウハウ共有ツールを利用すると、検索ができるので目的のノウハウへ素早くアクセス可能です。
ノウハウを共有しても、必要なときに該当の情報をすぐに使えなければ、正しく共有できているとは言えません。そこで、キーワードやタグを検索するだけで該当のノウハウを確認するツールを使うと、ノウハウを効率的に活用可能になります。
ただし、ノウハウを明確なルールに則って格納しなければ、データ検索してもヒットしません。したがって、タイトルの付け方やどの階層で管理するかなど、あらかじめルールを明確化しておくこともポイントです。
ノウハウの更新が簡単
ノウハウ共有ツールを利用すると、ノウハウを簡単に更新できます。
紙の管理では修正を重ねるたびに視認性が低下するほか、メモやエクセルを使ったノウハウ共有であっても、更新したら都度共有しなおす必要があり効率的ではありません。さらに、どのデータが最新のノウハウなのか分からなくなってしまう可能性もあるのです。
しかし、ノウハウ共有ツールでは投稿されたノウハウに追記したり、タグをつけたりすることで情報を簡単に更新します。したがって、最新状態のノウハウが常にツール内に蓄積されるので、自由に活用できます。
ノウハウを社内の財産として残せる
ノウハウ共有ツールを活用すると、ノウハウを社内の財産として保管できます。
ノウハウが属人化すると特定社員にしかできない業務が増え、異動や退職時に引継ぎの手間がかかります。また、特定の社員が欠勤したときに業務が停滞する恐れもあるのです。
そこで、ノウハウ共有ツールに個人のノウハウを登録しておくと、必要に応じて任意のメンバーへ共有できます。このように、属人的なノウハウを社内の財産として定着させることで、業務を円滑に進められるようになるのです。
ノウハウ共有ツールにおける4つの選定ポイント
ノウハウ共有ツールの導入・運用には教育コストや利用料金など、さまざまなコストがかかります。そのため、ツールの導入前には以下の4つの選定ポイントを事前に把握しておき、ミスマッチのないツールを選ぶ必要があります。
ノウハウの共有・蓄積が簡単か
とくに、非IT企業の場合、誰でも簡単にノウハウの共有・蓄積ができるかは一層注視すべきポイントとなります。
導入したツールの操作が複雑ではメンバーが面倒だと感じ、結果として中長期的にノウハウの蓄積・共有がされなくなっていしまいます。また、「便利そう」という定性的な理由で多機能なツールを選定すると、全ての機能を使いこなせず、無駄な運用コストがかかります。
したがって、社内のITリテラシーが異なる場合でも、誰でも簡単にノウハウ共有・蓄積できるツールの選定が大切です。
少人数でも導入できるか
導入を検討しているツールは、少人数のチームや部署でも使用できるかもチェックしましょう。
ツールの導入を始めるとはいえ、突然ツールを全社に導入してしまうとルール決めや運用方法において混乱が生じ、業務効率を著しく下げる原因になる可能性もあるのです。
そのため、まずは数人で試してから部署内へ広げ、最終的には全社導入に持ち込むように段階を踏んで導入する必要があります。少人数で運用がスムーズに進められれば横展開できるので、ツールにおける教育コストの削減も実現します。
必要な機能が備わっているか
自社に導入するツールが、ノウハウ共有に過不足なく必要な機能を備えているかを確認しましょう。
ノウハウ共有のほかに、解決したい悩みに対応できない機能のツールを導入することは控えるべきです。なぜなら、機能が多すぎて社員が使いこなせないツールを導入しても、ツールはスムーズに使わなくなってしまう原因となるからです。
そのため、ツールを選定するときは、自社のノウハウ共有における一番の課題を特定しつつ、過不足のない機能を持ったツールの導入が重要となるのです。
導入事例が豊富か
ツール導入前には、自社の業界や業種と同じ導入・運用実績があるかどうかも確認が必要です。
同業界での実績があれば、導入から運用までのイメージがつきやすくなるうえ、どのような使い方をしているのかの参考にもできます。たとえば、ノウハウ共有ツールとして定評のある「Stock」では、Stockの具体的な活用事例ページに多くの事例を載せています。
導入企業の事例を参考にして、自社での運用のイメージに近いツールを選択しましょう。
関連記事： ノウハウとは何か？正しい意味を簡単に解説！
ノウハウ共有ツールの比較表
以下はご紹介した7つの「ノウハウ共有ツール」の比較表です。（右にスクロールできます）
| 【1番おすすめ】Stock | Qiita:Team | iQube | Confluence | kintone | Vertica | Data Knowledge | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にノウハウ共有・蓄積ができる |
さまざまなツールと連携できる |
グループウェアとしても使える |
プロジェクト管理とドキュメント管理をシームレスに進められる |
機能を自由にカスタマイズできる |
大量のデータ利用に適している |
社内のデータを分析してレポート出力できる |
| 機能 |
直感的な「ノート」と「フォルダ」でノウハウ共有・蓄積が可能 |
Markdown記法に対応、スムーズにノウハウを編集できる |
誰でも自由に編集できる社内Wiki機能でノウハウ共有が可能 |
スペース部分に「ページ」や「ブログ」を作成してノウハウを共有・蓄積できる |
「サポートFAQアプリ」のダウンロードで、過去に共有されたノウハウが一覧で見られる |
社内の取引記録などを時系列や内容ごとに蓄積できる |
「ナレッジ共有」機能で社内の分析ノウハウを公開・共有、ツール上で一元管理できる |
| 料金 |
有料プランでも1人あたり月額324円/ユーザー/～ |
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詳細な料金は要問合せ |
1サーバーあたり500,000円（税抜き）＋保守サービス料（使用許諾料の15%） |
おすすめのノウハウ共有ツールのまとめ
ここまで、ノウハウ共有に役立つおすすめツールと、選定ポイント・メリットについて解説しました。
ノウハウを蓄積・共有するとチーム規模を問わず、情報共有の効率化を実現しながらコスト削減にも繋がります。また、業務に関する知識・情報のデータベースを作るためにも、ITツールを活用して必要なときに必要な情報へアクセスできる環境構築が必要です。
そして、ツールの選定ポイントは、導入事例や対応人数はもちろん「誰でも簡単にノウハウの共有・蓄積ができ、必要な機能が備わっているか」が大前提です。また、ノウハウ共有ツールでは蓄積した情報に関するやりとりも可能なので、マニュアルやタスク管理にも使えるのです。
そこで、非IT企業における65歳以上の社員でも、簡単にノウハウの蓄積・共有が可能なツール：Stockを使うと、ITリテラシーを問わず、誰でも簡単に情報管理のストレスを解消できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、効率的にノウハウ蓄積・共有をしましょう。
