ノウハウは一般的に、社員それぞれの「頭のなか」や「PCのなか」で、属人化してしまっているケースが多いです。そこで、ノウハウを全社で統一し管理できると、社員の知識・情報が詰まった”ナレッジ”として全社に浸透させられます。
 
しかし、ノウハウの共有に必要な「ノウハウ共有ツール」の導入を検討していても、「どのツールが自社にマッチしているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内の知識・ノウハウ共有におすすめのツール7選や、選定ポイントをご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチした最適なツールを選べるうえ、社内のノウハウ共有を活性化できるようになります。


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ノウハウ共有とは

ノウハウ共有とは、”業務に関する専門的な知識や必要な情報を共有すること”です。
 
たとえば、「マーケティングのテクニック」「プログラム開発の知識」「自社独自の製造技術」など実体験から得た情報を、部署内や全社で伝えます。このように、ノウハウを共有することで、ばらつきやすい業務水準を社内で揃えられ、生産性を上げられるのです。
 
またノウハウが共有されていない状態のことを「属人化」といい、属人化が起こると業務の滞りや、自社の経営状態の悪化が起こりやすくなります。したがって、ベテランの知識を共有できる仕組みづくりが求められているのです。


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社内のノウハウ共有を成功させる方法とは

社内のノウハウ共有を成功させるには、「ノウハウを簡単に残せる仕組み」を構築する必要があります。
 
ノウハウの共有が社内で定着しない最も大きな理由のひとつに、「知識・情報を手動で蓄積していること」が挙げられます。したがって、社員一人ひとりが能動的に知見を教え合うような環境とシステムを整備する必要があるのです。
 
つまり、全メンバーが情報を記録・閲覧できるノウハウ共有ツールが不可欠になるのです。また、ノウハウ共有ツールを活用すると、情報が一か所に集約されて知識の属人化を防げます。
 
ただし、操作の複雑なツールを導入するとノウハウ共有が社内に浸透しづらいので、「ナレカン」のように、少ない工数で情報管理できるツールを選ぶなどの工夫が必須です。このように、ノウハウを簡単に共有できるように仕組みを整えましょう。


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ノウハウ共有ツールの選定ポイント3選

ノウハウ共有ツールの導入・運用には教育コストや利用料金など、さまざまなコストがかかります。そのため、ツールの導入前には以下の3つの選定ポイントを事前に把握しておき、ミスマッチのないツールを選びましょう。

(1)ノウハウの共有・蓄積が簡単か

とくに、非IT企業や社員のITリテラシーにばらつきのある大企業の場合、誰でも簡単にノウハウの共有・蓄積ができるかは一層注視すべきポイントです。
 
導入したツールの操作が複雑ではメンバーが面倒だと感じ、結果として中長期的にノウハウの蓄積・共有がされなくなってしまいます。また、「便利そう」という定性的な理由で多機能なツールを選定すると、全ての機能を使いこなせず、費用対効果は下がります。
 
したがって、社内のITリテラシーが異なる場合でも、誰でも簡単にノウハウ共有・蓄積できるツールの選定が大切です。

(2)サポートが手厚いか

サポートの手厚さも、ノウハウ共有ツールの選定ポイントのひとつです。
 
ナレッジ管理ツールは全社で使うものですが、最初は限られた部署から試用を始めて、徐々に利用人数を増やしていく必要があります。また、ツールを導入するにあたり”社内稟議”や、”すでに書き溜めているノウハウを移行する”ことにも手間がかかります。
 
そのため、試用計画の立案や、稟議・データ移行のサポートが手厚い「ナレカン」のようなツールが適しているのです。

(3)必要な機能が備わっているか

自社に導入するツールが、ノウハウ共有に必要かつ過不足ない機能を備えているかを確認しましょう。
 
ノウハウ共有のほかにも多数の機能を備えたグループウェアもありますが、多機能で操作が複雑なツールの導入は控えるべきです。そのため、ツールを選ぶときは、自社のノウハウ共有における一番の課題を特定しましょう。
 
たとえば、ノウハウの共有が上手くいかない理由には「ノウハウを貯めるのに労力がかかる」「ほしい情報がヒットしない」などがあります。したがって、誰でも簡単にノウハウを蓄積できる機能と、優れた検索機能を兼ね備えたツールの導入が重要となります。
 
関連記事: 「ノウハウ」とは?ビジネスにおける意味から使い方まで解説!
 
関連記事: ノウハウとは何か?正しい意味を簡単に解説!


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【無料あり】おすすめのノウハウ共有ツール7選

以下では、厳選したおすすめのノウハウ共有ツール7選をご紹介します。
 
ノウハウ共有を実現するには、誰でも自由にノウハウを残し、蓄積されたノウハウへ簡単にアクセスできるシステムが必須です。そこで、個人のノウハウを一元管理するITツールを導入して、ナレッジ管理の体制を整えるべきと言えます。
 
ただし、多機能で操作が複雑なツールや検索機能が優れていないツールでは、操作に手間がかかり結局使われなくなる可能性が高いです。したがって、「高度な検索機能を備え、ノウハウの共有に必要かつ過不足のない機能を備えたツール」を選びましょう。
 
結論、最も簡単にノウハウ共有を進めるには、ITに不慣れでも簡単に社内のノウハウを一元管理して超高精度検索できる「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンでは、生成AIを活用した「完全な自然言語」で検索できるので、情報が見つからないストレスがありません。また、ノウハウを書き込める「記事」や、知恵袋のように”特定の人・部署”に回答リクエスト可能な「質問」機能が、情報の属人化を防ぎます。

【ナレカン】最もシンプルなナレッジ管理ツール

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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【Stock】簡単にノウハウの蓄積・共有ができるツール

目的ごとに複数のツールを導入すると、ツールの数が多いほど社員の負担となります。そのため、ノウハウ共有に加えて「タスク管理」や「個人やグループ間のメッセージ」などの機能を備えたツールを使う選択肢もあります。
 
したがって、あらゆる情報を「ノート」に蓄積でき、ノートごとに「タスク」「メッセージ」を紐づけられる「Stock」の利用が適しています。
 
Stockのトップページ
 
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
  2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
    作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
  3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

※最低ご利用人数:5ユーザーから

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの詳細はこちら


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【Qiita Team】Markdown形式にも対応したツール

Qiita Teamのトップページ画面

<Qiita Teamの特徴>

Qiita Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。Markdown記法で記入できるほか、入力補助やショートカットも用紙されているので、エンジニア以外のメンバーでも使いやすいです。

<Qiita:Teamの機能・使用感>

  • 外部サービスとの連携
  • 外部サービスとの連携により、Qiita:Team内の新しいコメントにすぐ反応できます。具体的には、「Slack」や「Chatwork」などのツールと連携可能です。
     
  • 下書き機能
  • Qiita Teamの記事に書いた内容は「下書き保存」もしくは「グループに投稿する」を選択できます。そのため、任意のタイミングで記事を公開できる点が便利です。

<Qiita:Teamの注意点>

  • 無料プランがない
  • 無料利用は30日間のトライアルのみで、トライアル後は有償契約が前提となります。
     
  • 非エンジニアには馴染みづらい
  • 文章の記載にMarkdown方式を採用しているため、非エンジニアが多い企業では浸透しづらいです。

<Qiita Teamの料金体系>

  • Personal(1人):500円/月
  • Micro(~3人):1,520円/月
  • Small(~7人):4,900円/月
  • Medium(~10人):7,050円/月
  • Large(~17人):15,300円/月
  • Extra(人数制限なし):15,300円/月~


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【iQube】グループウェアとしても使えるツール

iQubeのトップページ画面

<iQubeの特徴>

iQubeはノウハウ蓄積に特化したグループウェアです。「スケジュール」「掲示板」「タイムカード」など、15種類におよぶノウハウを蓄積するための機能が搭載されています。

<iQubeの機能・使用感>

  • 閲覧・編集権限の設定
  • フォルダごとに権限の設定が可能です。編集者の設定だけではなく、閲覧可能の設定もユーザー・グループごとにできるので、機密情報の管理にも適しています。

<iQubeの注意点>

  • 無料プランでは一部機能に制限がある
  • ほぼ有料プランと同様の機能が利用できますが、コンテンツ登録数や利用人数には制限があります。
     
  • 連携機能が不十分
  • 利用しているユーザーからは「googleカレンダーとの連携を行った際、連携機能はあるようですが、連携されませんでした」という声もあります。(引用:ITreview

<iQubeの料金体系>

  • 1か月無料プラン:最長1か月間無料
  • スタンダードプラン:440円/ユーザー/月(月払い)
  • プレミアムプラン:770円/ユーザー/月(月払い)


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【Confluence】エンジニア向けの社内Wiki

Confluenceのトップページ画面

<Confluenceの特徴>

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを開発しているAtlassianが提供する、Wikiツールです。JIRAとの連携ができ、プロジェクト管理とドキュメント管理をシームレスに進められるのが特徴です。

<Confluenceの機能・使用感>

Confluenceの使用画面
  • テンプレート機能
  • あらかじめ複数のテンプレートを用意しておくことができます。テンプレートの検索機能もあるため、すぐに見つけられます。

<Confluenceの注意点>

  • ビジュアルエディターが使いづらい
  • HTMLでの記載ができず、ビジュアルエディターが使いづらいというユーザーの声があります。
     
  • 検索機能が不十分
  • 利用しているユーザーからは「ドキュメントの検索性が悪い、キーワード入力でも探したいものが見当たらないケースが多い」という声もあります。(引用:ITreview
     
  • フリーズすることがある
  • 利用しているユーザーからは「特定のページの特定の個所の記載を修正しようとした場合フリーズしてしまうことがある」という声もあります。(引用:ITreview

<Confluenceの料金体系>

  • Free:0円
  • Standard:645円/ユーザー/月(月払い)
  • Premium:1,174円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【kintone】自由なカスタマイズが可能なツール

kintoneのトップページ画面

<kintoneの特徴>

kintoneは自社で必要な機能を自在にカスタマイズ可能な、サイボウズのクラウドサービスです。APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発ができるのが特徴です。

<kintoneの機能・使用感>

kintoneの使用画面
  • 豊富な機能
  • 豊富な選択肢のなかから自社に必要な機能を選んで、設定することができます。自由にカスタマイズすることができますが、ITツールに不慣れな社員は使いづらいと感じる可能性が高いです。

<kintoneの注意点>

  • プラグイン導入した機能は表示されない場合がある
  • プラグイン(拡張機能)を導入した機能は、スマホで表示されない場合があるので注意が必要です。
     
  • 検索機能が使いづらいと感じる可能性がある
  • 利用しているユーザーからは「検索機能に対する制限があり、ちょっと使いにくいところがあります」という声もあります。(引用:ITreview
     
  • 最小契約数が10ユーザーに引き上げ
  • Kintoneでは2024年10月以降、最小契約人数が10ユーザーに引き上げされています。そのため、少人数での利用を検討している方は注意が必要です。
     

<kintoneの料金体系>

以下は、2024年10月1日より適用された改定後の料金です。
 
  • ライトコース:1,000円/ユーザー/月(月払い)
  • スタンダードコース:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • ワイドコース:3,000円/ユーザー/月(月払い)


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【Vertica】大量データ利用に最適なノウハウ蓄積ツール

Verticaのトップページ画面

<Verticaの特徴>

Verticaは次世代型データベースと呼ばれ、蓄積された大量のデータから必要な情報を抽出して分析できるのが特徴です。

<Verticaの機能・使用感>

  • データ圧縮
  • 最大90%のデータ圧縮によって、同じコストで10~30倍の量のデータを保存できるのです。

<Verticaの注意点>

  • 日本での導入事例が少ない
  • 導入事例の多くが海外のため、事例を参考にした導入が難しいです。

<Verticaの料金体系>

  • 詳細な料金については問い合わせが必要です。
 
関連記事: ノウハウの蓄積・管理を成功させるには?おすすめツールも紹介


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ノウハウ共有ツールの比較表

以下はご紹介した7つの「ノウハウ共有ツール」の比較表です。(右にスクロールできます)
 
ナレカン【1番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Qiita:Team iQube Confluence kintone Vertica
特徴
最もシンプルなナレッジ管理ツール
簡単にノウハウの蓄積・共有ができるツール
Markdown形式にも対応したツール
グループウェアとしても使えるツール
エンジニア向けの社内Wiki
自由なカスタマイズが可能なツール
大量データ利用に最適なノウハウ蓄積ツール
シンプルで簡単or多機能
シンプルで簡単(大手~中堅企業向け)
シンプルで簡単(中小規模の企業向け)
多機能
多機能
多機能
多機能
多機能
フォルダ機能
検索機能
注意点
法人利用が前提なので、個人利用は不可
マークダウン方式は採用していない
非エンジニアには馴染みづらい
無料プランでは一部機能に制限がある
オンプレミスとクラウドで提供機能が違う
欲しいシステムを構築するには時間がかかる
日本での導入事例が少ない
料金
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料プランあり
・有料プランは月額500円/ユーザー/~
・無料プランなし
・有料プランは500円/月(1名のみ)〜
・無料プランあり
・有料プランは1ユーザーあたり645円/月(月払い)〜
・無料プランあり
・有料プランは1ユーザーあたり790円/月(月払い)〜
・無料プランなし
・有料プランは1ユーザーあたり1,000円/月(月払い)〜
詳細な料金は要問合せ
公式サイト
「ナレカン」の詳細はこちら
「Stock」の詳細はこちら
「Qiita:Team」の詳細はこちら
「iQube」の詳細はこちら
「Confluence」の詳細はこちら
「kintone」の詳細はこちら
「Vertica」の詳細はこちら


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ノウハウ共有ツールの無料と有料の違い

ノウハウ共有ツールの無料と有料の違いを以下の表で紹介します。以下のように「機能面」「サポート面」「セキュリティ面」で価格の差があらわれます。
 
ノウハウ共有ツールの無料と有料の違いを洗い出した表
 
ツールを導入するうえで”予算”はつきものですが「無料であること」に軸を置いてしまうと、十分な効果を得られません。そのため、ツールを選定するときは、長期的な運用を考えて費用対効果の高いものを選びましょう。


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ノウハウ共有ツールを導入する3つのメリット

以下では、ノウハウ共有ツールを導入する3つのメリットを解説します。
 
ツールを導入するメリットをあらかじめ社内で浸透させておくと、導入後もスムーズに定着できるため、以下の内容を確認しておきましょう。

(1)ノウハウを社内のナレッジとして残せる

ノウハウ共有ツールを活用すると、ノウハウを社内のナレッジとして保管できます。
 
ノウハウが属人化すると特定社員にしかできない業務が増え、異動や退職時に引継ぎの手間がかかります。また、特定の社員が欠勤したときに業務が停滞する恐れもあるのです。
 
そこで、ノウハウ共有ツールに個人のノウハウを登録しておくと、必要に応じて任意のメンバーへ共有できます。このように、属人的なノウハウを社内のナレッジとして定着させることで、業務を円滑に進められるようになるのです。

(2)ノウハウの検索がしやすい

ノウハウ共有ツールを利用すると、検索によって目的のノウハウへ素早くアクセスできます。
 
ノウハウを共有しても、必要なときに該当の情報をすぐに使えなければ、正しく共有できているとは言えません。そこで、キーワードやタグを検索するだけで該当のノウハウを確認できるツールを使うと、ノウハウを効率的に活用可能になります。
 
たとえば、「ナレカン」では超高精度の「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索(ゆらぎ検索対応)」ができるため、必要な情報に即たどり着けます。このようなツールを使えば、検索にかかるストレスを低減でき、業務に集中しやすくなるのです。

(3)ノウハウの更新が簡単

ノウハウ共有ツールを利用すると、ノウハウを簡単に更新できます。
 
紙の管理では修正を重ねるたびに視認性が低下するほか、メモやエクセルを使ったノウハウ共有であっても、更新したら都度共有しなおす必要があり効率的ではありません。さらに、どのデータが最新のノウハウなのか分からなくなってしまう可能性もあるのです。
 
一方で、ノウハウ共有ツールでは投稿されたノウハウに追記したり、タグをつけたりすることで情報を簡単に更新できます。つまり、最新状態のノウハウが常にツール内に蓄積されるので、自由に活用可能なのです。


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【見本あり】ノウハウを蓄積・共有する方法

ここでは、実際に「ナレカン」を使用してノウハウを蓄積・共有する方法を紹介します。
 
ナレカンのレイアウトを表示する画面
 
ナレカンは大きく3つのレイアウトに分かれており「①=部署」「②=業務内容」「③=ノウハウの詳細」といった形で見やすく管理できます。また、添付ファイル内まで検索できる高度な検索機能も搭載されており、情報へスムーズにたどり着けるのです。
 
ナレカンの記事機能にコメントを紐づけている画面
 
また、ノウハウを記録する記事には「コメント」も紐づいているため、分からないことがあっても、メンバー間で素早く情報共有できる効果もあります。
 


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おすすめのノウハウ共有ツールのまとめ

ここまで、ノウハウ共有に役立つおすすめツールと、選定ポイント・メリットについて解説しました。
 
ノウハウを蓄積・共有すると、企業の規模を問わず業務効率化を実現でき、コスト削減にも繋がります。また、業務に関する知識のデータベースを作るためにも、ITツールを活用して”必要なときに必要なノウハウへアクセスできる環境”を作る必要があるのです。
 
そして、ツールの選定ポイントで一番大切なのは、サポート体制はもちろん、「誰でも簡単にノウハウの共有・蓄積ができるか」です。また、”コメント機能”で共有したノウハウに対するやりとりができるツールを使うと、より効率的に業務を進められます。
 
結論、自社のノウハウ共有には、ITツールに不慣れな社員でも簡単に操作できるツール『ナレカン』が最適です。
 
ナレカンにはコメント機能も備えたツールなので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的にノウハウ蓄積・共有をしましょう。


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関連記事: 【必見】社内のノウハウを共有・管理する方法とは?
 
関連記事: 【徹底解説】ノウハウの類義語とは?チームで共有するメリットも解説!
 
関連記事: ベテラン社員のノウハウの継承が進まない?方法やメリットを解説
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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