ノウハウは一般的に、社員それぞれの「頭のなか」や「PCのなか」で、属人化してしまっているケースが多いです。そこで、ノウハウを全社で統一し管理できると、社員の知識・情報が詰まった“ナレッジ”として全社に浸透させられます。
しかし、ノウハウの共有に必要な「ノウハウ共有ツール」の導入を検討していても、「どのツールが自社にマッチしているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内のノウハウ共有に役立つツールの強みと弱みや、選定ポイントを紹介します。
- 特定のベテラン社員に業務が属人化していることに悩んでいるマネージャー
- 欲しい情報を探し出せず、同じ質問が繰り返されているチームリーダー
- マニュアル作成の工数が重すぎて、中身が更新されないことに悩んでいる担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社にマッチした最適なツールを選べるうえ、ツール導入後の運用術まで把握できます。
目次
なぜノウハウ共有ツール選びは失敗する？
ノウハウ共有ツール選びが失敗する原因として、選んだツールの「検索性が低い」ことや「操作が複雑」なことが挙げられます。
社内でノウハウを共有するためにツールを導入しても、検索性の低いツールだと情報が埋もれて活用されなくなってしまいます。また、操作が複雑なツールを導入しても社内で定着しません。
そのため、必要な情報に即アクセスでき、操作がシンプルなノウハウ共有ツールを導入するべきなのです。
主要タイプ別のツールの強みと弱みを徹底解剖
以下では、主要タイプ別のノウハウ共有ツールの強みと弱みを紹介します。
ノウハウが社内で共有されていなければ、知識が属人化してしまい、特定の社員がいないと業務が進まなくなるおそれがあります。また、ノウハウは日々変わっていくものであり、更新されないと誰からも見られなくなります。
個人のPC内や共有フォルダで文書管理すると、資料の管理場所を忘れたり、似た名前のファイルが増えて最新版がどれか分からなくなったりします。一方で、単に情報共有ツールを導入しても、機能が複雑で社内に定着しないおそれがあります。
そこで重要なのが、誰でも簡単に運用でき、検索性にも優れたツールを導入することです。このようなツールを使えば、目的の情報にすぐにアクセスできます。
こうした条件に最も当てはまるのが、高精度の検索機能を備えた、操作がシンプルなツール「ナレカン」です。ナレカンにはチャット形式の「AI検索機能」が備わっており、蓄積したノウハウから内容を引用して回答してくれます。
【ナレカン】最もシンプルなナレッジ管理ツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの活用例＞
以下では、「ナレカン」を使用してノウハウを蓄積・共有する方法を紹介します。
ナレカンは大きく3つのレイアウトに分かれており「1＝部署」「2＝業務内容」「3∂＝ノウハウの詳細」といった形で見やすく管理できます。また、添付ファイル内まで検索できる高度な検索機能も搭載されており、情報へスムーズにたどり着けるのです。
また、ノウハウを記録する記事には「コメント」も紐づいているため、分からないことがあっても、メンバー間で素早く情報共有できる効果もあります。
【Stock】簡単にノウハウの蓄積・共有ができるツール
目的ごとに複数のツールを導入すると、ツールの数が多いほど社員の負担となります。そのため、ノウハウ共有に加えて「タスク管理」や「個人やグループ間のメッセージ」などの機能を備えたツールを使う選択肢もあります。
したがって、あらゆる情報を「ノート」に蓄積でき、ノートごとに「タスク」「メッセージ」を紐づけられる「Stock」の利用が適しています。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Qiita Team】Markdown形式にも対応したツール
＜Qiita Teamの特徴・使い方＞
- 外部サービスとの連携
- 下書き機能
外部サービスとの連携により、Qiita Team内の新しいコメントにすぐ反応できます。具体的には、「Slack」や「Chatwork」などのツールと連携可能です。
Qiita Teamの記事に書いた内容は「下書き保存」もしくは「グループに投稿する」を選択できます。そのため、任意のタイミングで記事を公開できる点が便利です。
＜Qiita Teamがおすすめな企業＞
- エンジニア比率が高い
- 開発の知見を蓄積したい企業
Markdown形式に対応しているため、エンジニアが多く属している企業におすすめです。
コード、トラブルシューティング、技術検証ログを共有したい企業におすすめです。
＜Qiita Teamの注意点＞
- 非エンジニアには馴染みづらい
- タスク管理機能が不十分
文章の記載にMarkdown方式を採用しているため、非エンジニアが多い企業では浸透しづらいです。
利用しているユーザーからは「タスク管理機能がもっと強化されると使いやすくなると感じました。そして、カラーのフォントの変更などの細かい設定もできるようになれば良いと思います。」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜Qiita Teamの料金体系＞
- Personal（1人）：500円/月
- Micro（～3人）：1,520円/月
- Small（～7人）：4,900円/月
- Medium（～10人）：7,050円/月
- Large（～17人）：15,300円/月
- Extra（人数制限なし）：15,300円/月～
【Confluence】細かな権限設定ができる社内Wiki
＜Confluenceの特徴・使い方＞
- テンプレート機能
- 権限をレベルごとに管理できる
あらかじめ複数のテンプレートを用意できます。テンプレートの検索機能もあるため、すぐに見つけられます。
「グローバル権限」「スペース権限」「ページ制限」の3つの権限レベルがあり、コンテンツを閲覧・編集・削除する権限の付与と取り消しができます。
＜Confluenceがおすすめな企業＞
- 書類を厳格に管理したい企業
- エンジニアやプロダクト開発を中心とする企業
細かい権限設定ができるため、情報の階層構造を保ちたい企業におすすめです。
JiraやBitbucketなどの他のAtlassian製品を使っている場合は必須です。
＜Confluenceの注意点＞
- ビジュアルエディターが使いづらい
- ページが重くなることがある
HTMLでの記載ができず、ビジュアルエディターが使いづらいというユーザーの声があります。
利用しているユーザーからは「前の議事録などをコピーして次の議事録を作っていく運用をした場合、データが雪だるま式に増えていきページの表示自体が重くなる。」という声もあります。（引用：ITreview）
＜Confluenceの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：〜920円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：〜1,810円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【kintone】自由なカスタマイズが可能なツール
＜kintoneの特徴・使い方＞
- AIでアプリを作成できる
- 検索性が高い
アプリを作ったことがなくても、チャットでAIにアプリ名やフィールドを指示しながらノーコードでアプリを作成できます。
キーワードや条件を絞り込んで、欲しい情報を検索できます。また、添付したファイルの中身も検索できます。
＜kintoneがおすすめな企業＞
- Excelでのデータ管理から脱却したい企業
- 情報共有とチャットを一か所で完結させたい企業
案件管理や顧客情報をExcelで共有しており、最新版が分からなくなっている企業におすすめです。
共有するデータに基づいたチャットまでまとめて管理したい企業におすすめです。
＜kintoneの注意点＞
- 最小契約数が10ユーザーに引き上げられた
- 閲覧状況が不明瞭
Kintoneでは2024年10月以降、最小契約人数が10ユーザーに引き上げされています。そのため、少人数での利用を検討している方は注意が必要です。
利用しているユーザーからは「閲覧状況がより明確に可視化されたり、“必ず確認すべき申請”が自然に目に入る仕組みが強化されると、より本来の情報共有ツールとしての価値が高まると感じます。」という声もあります。（引用：ITreview）
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月（月払い）
【iQube】グループウェアとしても使えるツール
＜iQubeの特徴・使い方＞
- ノウハウ共有に特化
- 閲覧・編集権限の設定
「Wiki」や「レポート」機能により、ナレッジを構造化して残す仕組みが整っています。
フォルダごとに権限の設定が可能です。編集者の設定だけではなく、閲覧可能の設定もユーザー・グループごとにできるので、機密情報の管理にも適しています。
＜iQubeがおすすめな企業＞
- 本格的なツールを導入したことのない企業
- 複数の機能をセットで揃えたい企業
ツールの導入が初めてで、いち早く社内規定やマニュアルを整備したい企業におすすめです。
ワークフロー、スケジュール、掲示板など多くの機能を安く揃えたい企業におすすめです。
＜iQubeの注意点＞
- 無料プランでは一部機能に制限がある
- ワークフロー機能が不十分
ほぼ有料プランと同様の機能が利用できますが、コンテンツ登録数や利用人数には制限があります。
利用しているユーザーからは「ワークフローは全く使い物にならない。単に申請を出せる程度。」という声もあります。（引用：ITreview）
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プラン：最長1か月間無料
- スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞主要タイプ別のノウハウ共有ツール
以下では、主要タイプ別のノウハウ共有ツールの比較表を紹介します。（右にスクロールできます）
シンプルにノウハウ共有したい場合
シンプルにノウハウを共有したい場合は、「ナレカン」か「Stock」がおすすめです。
| ナレカン【1番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | |
|---|---|---|
| 特徴 |
最もシンプルなナレッジ管理ツール
|
簡単にノウハウの蓄積・共有ができるツール
|
| AIによる自動要約・整理機能 |
○
|
×
|
| チャットツールとの連携 |
Slack、Teams等と連携可
|
Slack、Teams等と連携可
|
| 権限管理とセキュリティのバランス |
非常に良い
|
良い
|
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可
|
5名以上での利用が前提
|
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
|
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
|
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら
|
「Stock」の詳細はこちら
|
エンジニアと情報共有したい場合
エンジニアがいる現場で情報共有したい場合は、「Qiita Team」か「Confluence」がおすすめです。
| Qiita Team | Confluence | |
|---|---|---|
| 特徴 |
Markdown形式にも対応したツール
|
細かな権限設定ができる社内Wiki
|
| AIによる自動要約・整理機能 |
○
|
○
|
| チャットツールとの連携 |
Slack、Teamsと連携可
|
Slack、Teamsと連携可
|
| 権限管理とセキュリティのバランス |
良い
|
非常に良い
|
| 注意点 |
非エンジニアには馴染みづらい
|
ビジュアルエディターが使いづらい
|
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは500円/月（1名のみ）〜
|
・無料プランあり
・有料プランは1ユーザーあたり206円/月（月払い）〜
|
| 公式サイト |
「Qiita Team」の詳細はこちら |
「Confluence」の詳細はこちら |
自社独自のカスタム機能を使いたい場合
自社独自のカスタム機能を使いたい場合は、「kintone」か「iQube」がおすすめです。
| kintone | iQube | |
|---|---|---|
| 特徴 |
自由なカスタマイズが可能なツール
|
グループウェアとしても使えるツール
|
| AIによる自動要約・整理機能 |
○
|
×
|
| チャットツールとの連携 |
Slack、Teamsと連携可
|
不可
|
| 権限管理とセキュリティのバランス |
非常に良い
|
良い
|
| 注意点 |
最小契約数が10ユーザーに引き上げられた
|
ワークフロー機能が不十分
|
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは1ユーザーあたり1,000円/月（月払い）〜
|
・無料プランあり（1ヶ月）
・有料プランは1ユーザーあたり440円/月（月払い）〜
|
| 公式サイト |
「kintone」の詳細はこちら |
「iQube」の詳細はこちら |
失敗しないノウハウ共有ツールの3つの判断軸
以下では、ノウハウ共有ツールの3つの判断軸を紹介します。ツールの導入前には下記のポイントに着目し、ミスマッチのないツールを選びましょう。
（1）AIによる「自動要約・整理機能」はあるか
1つ目は、AIによる自動要約・整理機能があるかです。
ツールに投稿されたノウハウをAIが要約する機能があれば、読み手は重要なポイントに注目して読めます。また、関連する過去の投稿をAIが通知する機能があれば、情報が重なる心配もありません。
たとえば、記事を新たに作成するときに、類似した過去の投稿がないかAIが判定する「重複判定機能」を備えた「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
（2）既存のチャットツールと連携できるか
2つ目は、既存のチャットツールと連携できるかです。
ノウハウ共有ツールと普段から使っているチャットツールの画面を切り替えることがストレスになると、ノウハウを共有しても読まれなくなります。
両ツールを連携できれば、チャットツールから直接ノウハウにアクセスでき、社内にスムーズに共有できるようになるのです。
（3）「権限管理」と「セキュリティ」のバランスは適切か
3つ目は、権限管理とセキュリティのバランスが適切かです。
セキュリティを優先しすぎて閲覧権限を絞りすぎると、口頭で確認する手間が発生します。部署単位での共有に限らず、社外パートナーを含めたオープンな共有が簡単にできるかを確認しましょう。
また、情報漏洩を防ぐため、ISO27001(ISMS)やISO27017といった国際セキュリティ資格を取得しているツールかの確認も必要です。
形骸化を防ぐ！ツール導入後の運用術
以下では、ツール導入後の運用術を2つ紹介します。下記の運用術を実践すれば、社内でのツールの形骸化を防げます。
100点のマニュアルより1分のログを称賛
1つ目は、100点のマニュアルより1分のログを称えることです。
最初から完璧なマニュアルを作ろうとすると、業務の変化スピードについていけなくなります。そのため、箇条書きレベルの「ログ」を共有し、都度修正することが重要です。
とくに、マニュアルに誰でもコメントできる「ナレカン」のようなツールを使えば、フィードバックをもとにノウハウを最新のものに維持できます。
AIと人間の役割分担
2つ目は、AIと人間で役割を分担することです。
AIは長文の整理や要約、情報の検索が得意です。一方、人間は、「なぜこうしたのか」といった物事の背景を言語化したり、プロジェクトごとに最適な解決策はどれかを判断したりするのが得意です。
AIだけがマニュアルを作るとノウハウ共有が形骸化するため、AIが作ったマニュアルの土台に人間が業務や事例ごとの背景を記載するといった役割分担をしましょう。
社内のノウハウ共有ツールの選び方まとめ
ここまで、ノウハウ共有に役立つおすすめツールと選定ポイントについて解説しました。
ノウハウを蓄積・共有すると、企業の規模を問わず業務効率化を実現でき、コスト削減にも繋がります。また、業務に関する知識のデータベースを作るためにも、ITツールを活用して”必要なときに必要なノウハウへアクセスできる環境”を作る必要があるのです。
そして、ツールの選定ポイントで大切なのは、「AIによる自動要約・整理機能はあるか」「既存のチャットツールと連携できるか」「権限管理とセキュリティのバランスは適切か」です。また、“コメント機能”で共有したノウハウに対するやりとりができるツールを使うと、より効率的に業務を進められます。
結論、自社のノウハウ共有には、ITツールに不慣れな社員でも簡単に操作できるツール「ナレカン」が最適です。
